Miksi henkilöstönhallintajärjestelmä kannattaa hankkia ja mitä toimittajavalinnassa kannattaa huomioida. Opas

Transkriptio

1 Miksi henkilöstönhallintajärjestelmä kannattaa hankkia ja mitä toimittajavalinnassa kannattaa huomioida Opas

2 Henkilöstönhallintajärjestelmät sujuvoittavat monta henkilöstöön liittyvää tehtävää. Tehokkaat henkilöstönhallintajärjestelmät ovat sujuvan yritystoiminnan kivijalka. Järjestelmien avulla automatisoit henkilöstöjohtamisen prosessit ja yrityksen johtaminen ja kehittäminen on huomattavasti helpompaa. Lisäksi säästät aikaa ja vältyt virheiltä. Henkilöstön hallintaan on tarjolla monenlaisia järjestelmiä: Palkanlaskentajärjestelmällä hoidetaan palkanmaksut ja viranomaisvelvoitteet kuten vuosi-ilmoitukset. Selkeät raportit tukevat seurantaa. Matka- ja kulunhallintajärjestelmällä hallitaan muun muassa matkakulujen seurantaa, kuten päivärahoja, matkalaskuja sekä helpotetaan matkavuorokausien laskemista. Ohjelmistoihin kuuluu myös muiden kulujen seuranta riippumatta kustannusten suuruudesta. Niin neuvottelukahvipullien kuin tietokonehankintojenkin kustannuksia on helppo hallinnoida. Työajan- ja työvoimanhallintajärjestelmää hyödyntämällä varmistat, että työtuntihallinta ja -seuranta hoituu helposti ja tuntien korvaukset tulevat kirjattua. Eri työehtosopimusten ehdot tulevat huomioiduksi yksinkertaisesti. Myös lomien ja muiden poissaolojen suunnittelu sujuu kätevästi. Henkilöstönhallintajärjestelmässä vuorostaan hallitaan henkilöstötietoja ja sovelletaan tietoja yrityksen kehittämiseen. Tässä oppaassa keskitymme esittelemään henkilöstönhallintajärjestelmien ominaisuuksia sekä arvioimaan niiden hyödyllisyyttä yrityksen henkilöstöön liittyvien haasteiden ratkaisemisessa.

3 Milloin yrityksen kannattaa miettiä henkilöstönhallintajärjestelmän hankkimista? Henkilöstöön liittyvät tiedot ovat yrityksissä usein word- tai excel-dokumenteissa eikä tietoja ole hoidettu järjestelmällisesti. Sähköisen henkilöstöhallinnan työkalujen tehostamistarve saattaa herätä kun yritys on kasvanut nopeasti henkilöstön tietoja häviää työntekijöiden tietojen etsimiseen kuluu liian paljon aikaa yrityksen toimintaan tarvitaan parempaa ennustettavuutta yritystoiminnasta tarvitaan selkeämpi kuva Seuraavilta sivuilta löydät tietoa, miten henkilöstötietoihin liittyvät hallintahaasteet voidaan ratkaista ja samalla varmistaa, että yrityksen toiminnan sujuvuus näiltä osin. Onhan henkilöstö kuitenkin tärkein ainesosa yritysfunktiokeitossa.

4 Sähköistämällä henkilöstönhallinnan prosessit monet työvoiman hallintahaasteet voidaan välttää Monet henkilöstönhallintaan liittyvät haasteet hidastavat ja vaikeuttavat yritystoimintaa. Tutustu haasteisiin ja lue mitä etuja henkilöstönhallintajärjestelmä tuo haasteen ratkaisemiseen: HAASTE: Työntekijätietojen epäjärjestys 1 Henkilöstön tiedot ovat monessa eri paikassa Työntekijöiden tietoihin liittyvät dokumentit, kuten työsopimukset sovitut ja käytetyt lomat käytettävät työkalut osaamisen ja koulutuksen tiedot ovat usein hajallaan ympäri yritystä. Niitä säilytetään eri henkilöiden mapeissa ja sähköposteissa ja varsinkin pitkien työsuhteiden aikana työntekijöiden tiedot ovat saattaneet jopa hävitä. Yhteistä säilytyspaikkaa tiedoille ei oikein ole, minkä seurauksena tietojen etsijä menettää sekä aikaa että hermot niitä etsiessä. Henkilöstönhallintajärjestelmän edut: kaikki työsuhdetiedot kuten palkat, lomat, poissaolot, osaaminen ja koulutus löytyvät yhdestä paikasta työntekijöiden palkkakehitystä tai minkälaisiin koulutuksiin he ovat ottaneet osaa työsuhteen aikana on helppo seurata myös työntekijät pääsevät katsomaan omia tietojaan yhdestä ja samasta paikasta eli kaikilla työsuhteen osapuolilla on samat tiedot koska kaikki tiedot ovat pilvipalvelussa, niiden säilyvyys on varmistettu eikä erillisiä varmuuskopiointeja tarvita henkilöstön työtyytyväisyys säilyy ja kasvaa

5 HAASTE: Työntekijätietojen vaikea saatavuus 2 Tarvittaviin henkilöstötietoihin ei haluttaessa päästä käsiksi, vaikka tieto niiden säilytyspaikasta olisikin olemassa Työntekijätietoja saatetaan tarvita monessa yrityksen funktiossa. Yrityksen johto voi voi tarvita työntekijätietoja myös työajan ulkopuolella tai matkoilla. Henkilöstöhallinnon ammattilaisilta voi puuttua tiedot esimerkiksi koulutuksista tai johdon kanssa sovituista muutoksista. Tämä vaikeuttaa heidän työtään. Henkilöstönhallintajärjestelmän edut kaikki työntekijätietoja tarvitsevat henkilöt pääsevät tiedon äärelle helposti tiedot on kaikkien ulottuvilla 24/7 toimivassa pilvipalvelussa tiedot ovat aina hyvässä tallessa pilvipalvelussa eivätkä häviä, vaikka oman tietokoneen tai yrityksen tietokoneympäristössä ilmenee häiriöitä. HAASTE: EU:n uuden henkilötietoasetuksen asettamat vaatimukset EU:n henkilötietoasetuksen vaatimuksista ei ole varmuutta eikä asetuksen noudattamista varten ole suunnitelmaa 3 Toukokuussa 2018 yritysten on viimeistään alettava noudattaa uutta EU:n henkilötietosuoja-asetusta. Se velvoittaa yritykset tarvittaessa osoittamaan, mitä tietoja yrityksellä on työntekijöistään ja miten heitä koskevia tietoja säilytetään. Tietojen säilyttäminen eri henkilöiden erilaisissa mapeissa ja sähköpostilaatikoissa ei ole lainmukaista. Lain noudattamatta jättäminen aiheuttaa yritykselle sakkouhan. Sähköistä hallintajärjestelmää käyttävät yritykset pystyvät: säilyttämään ja suojaamaan työntekijöiden tiedot lain velvoittamalla tavalla noudattamaan henkilötietolakia kaikilta muiltakin osin toimimaan lain vaatimalla vastuullisella tavalla. Tätä myös yrityksen työntekijät arvostavat. hoitamaan asiat lainmukaisesti ja vaikuttamaan työntekijöiden kokemaan työtyytyväisyyteen positiivisesti

6 4 HAASTE: Tahattomat (erehdysten aiheuttamat) unohdukset Työntekijöihin liittyvät tärkeät tiedot saattavat työn hektisyyden takia unohtua Ilmoitukset erilaisista työsuhdetietojen muutoksista kuten esimerkiksi palkankorotukset, pankkitilimuutokset ja luontaisetujen muutokset saattavat jäädä ilmoittamatta niille sisäisille tahoille, jotka tietoja tarvitsevat. Työntekijöiden henkilökohtaisissa tiedoissa voi myös olla informaatiota, josta yrityksen johdon on hyvä olla tietoinen. Yritykset haluavat usein huomioida työntekijöitä eri tavoin, kuten esimerkiksi heidän täyttäessään pyöreitä vuosia. Usein halutaan myös palkita pitkästä urasta Kauppakamarin ansiomerkillä. Nämä ja muut tärkeät asiat työsuhteen elinkaarella saattavat unohtua, kun vastuu muistamisesta on kaikilla eikä näin ollen kenelläkään. Sähköisen henkilöstönhallintajärjestelmän avulla yritys voi automatisoida tärkeiden työsuhdetietojen muistutukset, kuten esimerkiksi koeajan tai määräaikaisen työsuhteen päättymisen automatisoida myös työntekijää koskevat henkilökohtaisten tietojen muistutukset ja varmistaa, etteivät tärkeät virstanpylväät, kuten syntymäpäivät, valmistujaiset tai jokin muu tärkeä tapahtuma, jää huomioimatta. varmistaa, että kaikki tietoja tarvitsevat henkilöt löytävät viimeiset, päivitetyt tiedot järjestelmästä eikä muistaminen ole yhden henkilön vastuulla vaikuttaa työntekijöiden kokemaan työtyytyväisyyteen positiivisesti

7 5 HAASTE: Tietojen ajantasaisuus Työntekijöiden tietoja ei päivitetä Kun työntekijöitä koskevat dokumentit ovat epäjärjestyksessä ja monessa paikassa, henkilöstön tietojen muutosten kirjaaminen on haasteellista, eikä tietoja välttämättä muisteta päivittää joka paikkaan. Tämä taas vuorostaan aiheuttaa muun muassa sen, että kenelläkään ei ole täsmällistä tietoa työntekijöiden lomien pituuksista tai miten lomia on käytetty, palkkatiedot saattavat olla ainoastaan palkanlaskijan tiedossa, eikä poissaolojen määrää tiedä kukaan. Tämä aiheuttaa turhaa sekasortoa ja ajanhukkaa. Yrityksen on myös yritysfuusioiden ja yrityskauppojen yhteydessä pystyttävä esittämään tarkat, päivitetyt työntekijätiedot. Kun yrityksessä käytetään verkkopohjaista henkilöstön hallintajärjestelmää: työntekijöiden tiedot ovat aina ajan tasalla, koska niitä ylläpidetään yhdessä paikassa. tietojen täydentäminen ja päivittäminen ei ole henkilöriippuvaista. palkat on aina maksettu viimeisimmän tiedon mukaan lomien pituudet ja niiden käyttöasteet ovat selkeästi tarkistettavissa yhdessä paikassa poissaolot merkitään selkeästi yhteen paikkaan ja ne on helppo tarkistaa jälkeenpäin laitteiden, työvaatteiden ja muiden työhön liittyvien työkalujen ostopäivämäärät, käyttöikä ja muut tiedot ovat selkeästi raportoitu, myös uusinta- ja korvausostot työntekijöiden työtyytyväisyys kasvaa

8 6 HAASTE: Puutteelliset työntekijätiedot vaikeuttavat yritystoimintaa Työn johtaminen ja yrityksen kehittäminen vaikeutuu kun työntekijätiedot ovat epätäsmällisiä. kehittäminen vaikeutuu kun työntekijätiedot ovat epätäsmällisiä. Yrityksen johdolla on oltava kokonaisnäkemys yrityksen tilanteesta. Jos työntekijöihin liittyvät tiedot ovat epäjärjestyksessä, puutteellisia tai osittain vanhentuneita, työn johtaminen ja toiminnan kehittäminen ei ole yhtä tehokasta kuin se voisi olla. Henkilöstönhallintajärjestelmällä voidaan luoda erilaisia raportteja, joiden pohjalta voidaan helposti luoda analyyseja. Ne auttavat johtoa paremmin ymmärtämään ja arvioimaan yrityksen kulurakenteita ja kehittämään yritystä haluamaansa suuntaan. Järjestelmä auttaa selvittämään muun muassa työntekijöiden: ikä- ja koulutusjakauman, joka tarvittaessa antaa osviittaa työtehtävien uudelleen jakamisesta ja koulutustarpeista palkkojen keskimääräiset suuruudet ja palkkakehityksen. Kokonaisnäkemys auttaa johtoa paremmin käsittämään palkkojen vaikutuksen toimintaan. Tieto helpottaa myös alan palkkojen vertailua. poissaolojen jakaumat, keskimääräiset pituudet sekä ajankohdat. Näitä tietoja tarkastelemalla johto helposti huomaa mahdolliset henkilöstöhaasteet. lomien pituudet ja ajoitukset. Nämä tiedot ovat tärkeitä muun muassa henkilöstön työkuormaa selvitettäessä. työhön käytettävien laitteiden ja työkalujen määrät ja niiden käyttäjät yhdellä silmäyksellä.

9 7 HAASTE: Henkilöstön tietojen hallinta ja päivitys HR-vastaavan aika kuluu työsopimusten pyörittelyyn ja tietojen keräämiseen esimiehiltä Monesti yrityksen henkilöstöhallinnolla on vastuu kaikista henkilöstön tietojen muutoksista ja päivityksestä. Uusien työsopimusten laatiminen, palkkamuutoksista tiedon saaminen ja välittäminen eteenpäin palkanlaskentaan sekä vaikkapa henkilöstön poissaolojen seuranta ja raportointi vievät paljon tehokasta työaikaa. Järjestelmä auttaa jakamaan henkilöstövastaavaan työtaakkaa useamman vastuuhenkilön kesken. Järjestelmä auttaa organisoimaan työtä: käyttöoikeuksien avulla työtä voidaan jalkauttaa yrityksen muille vastuuhenkilöille, kuten esimiehille, assistenteille tai IT-tuelle hyväksynnät voidaan ohjata halutulle henkilölle, jolloin tiedon kierrättäminen ja informointi muutoksista hoituu järjestelmän kautta henkilöstöhallintaan liittyvän työn jakaminen muille toimijoille luo järjestelmän avulla toimivat prosessiketjut, jolloin kaikkien toimijoiden työaikaa säästetään ja vapautetaan muulle työlle

10 Huomioi nämä 4 asiaa kun valitset henkilöstönhallintajärjestelmän toimittajaa Kun yritys haluaa parantaa omaa henkilöstönhallinnan prosessiaan, apua löytyy erilaista sähköisistä henkilöstönhallinnan järjestelmistä. Alle olemme koonneet tärkeimmät asiat, jotka on hyvä huomioida, kun yritys valitsee järjestelmätoimittajaa. 1. Miten haastavaa henkilöstöjärjestelmä on ottaa käyttöön Prosessi alkaa järjestelmän käyttöönottamisesta. Yrityksen koosta, henkilöstön määrästä, toimialasta ja monesta muusta seikasta riippuu miten aikaa vievä järjestelmän käyttöönotto on. Selvitä ainakin seuraavat asiat: Käyttöönoton ajantarve Työntekijätietojen siirto järjestelmään Käyttöönottovaiheen koulutus Lisäkoulutuksen tarve Käyttöönotto avaimet käteen -sopimuksella 3. Toimittajan tarjoama tuki Tuen laajuus Tuen kielivaihtoehdot 4. Järjestelmän integroitavuus ja kehityssuunnitelmat Järjestelmän integroitavuus muihin järjestelmiin Järjestelmän kehityssuunnitelmat 2. Järjestelmän kustannusten arviointi Kustannusten perusta Kustannusten läpinäkyvyys Koulutusten hinnat Kokonaiskustannukset

11 visma.fi/saima Visma Enterprise Oy Keskuskatu 3 A, Helsinki PL 50, VISMA Puh.: info.ep@visma.com visma.fi/enterprise