TARJOUSPYYNTÖ VIEREMÄN KUNNAN JA SEN TYTÄRYHTIÖIDEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA

Transkriptio

1 VIEREMÄN KUNTA Tarkastuslautakunta Myllyjärventie Vieremä TARJOUSPYYNTÖ VIEREMÄN KUNNAN JA SEN TYTÄRYHTIÖIDEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Tarjous pyydetään kuntalain 122 :n mukaisesta Vieremän kunnan ja sen kokonaan omistamien tytäryhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuuston toimikautta vastaavilta vuosilta ja optiona vuosi Vieremän kunnan tarkastussäännön mukaan tehtävään voidaan valita yksi JHTT tilintarkastaja ja yksi JHTT varatilintarkastaja tai JHTT -yhteisö. Lisäksi tarjous pyydetään muista tarkastuspalveluista, joita ovat 1) tarkastuslautakunnan avustaminen asiantuntijana 2) EU hankkeiden tai muun erityisen tarkastustehtävän tai lisäpäivien hinta Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) ja sitä täydentävän asetuksen (614/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. 1. Tarkastuspalvelun ostaja Vieremän kunnan tarkastuslautakunta, Myllyjärventie 1, Vieremä. 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Vieremän kunta on vuonna 1922 perustettu noin 3800 asukkaan kunta, jonka vahvuuksia ovat edistyksellinen maatalousyrittäjyys ja korkean teknologian metalliteollisuus. Vieremän kuntakonserniin kuuluvat kunnan täysin omistamat tytäryhtiöt Kiinteistö Oy Vieremän Hakatalot, Vieremän Lämpö ja Vesi Oy sekä Vieremän Toimitilat Oy. Lisätietoja on luettavissa kunnan kotisivuilla osoitteessa sekä Hilman julkiset hankinnat sivujen hankintailmoituksen liitelinkkeinä olevista asiakirjoista. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on kahdeksan (8) tarkastuspäivää vuodessa. Tarjouksessa tulee ilmetä tarkastuspäivien jako vastuullisen tilintarkastajan ja avustavan tilintarkastajan välillä.

2 Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain kirjallisia väliraportteja. Kunnan määräämisvallassa olevien tytäryhtiöiden tilintarkastuksen tarkastuspäivien määrä on yksikaksi(1-2) tarkastuspäivä vuodessa yhtiötä kohti. Nämä päivät eivät sisälly kunnan tarkastuspäiviin. Konserniyhtiöiden tarkastuksen hankinnoista päättävät tytäryhtiöt. Mikäli tarjoajan mielestä hyvän tilintarkastustavan mukainen tarkastus edellyttää edellä esitetyistä tarkastuspäivien lukumääristä olennaisesti eri suuruista työpanosta, tulee tarjoajan esittää perustelut poikkeavaan työarvioon Tarkastuslautakunnan avustaminen Tarkastuslautakunta pitää noin kuusi kokousta vuodessa (n. 24 tuntia). Tilintarkastaja on tarvittaessa ja erikseen sovittaessa läsnä tarkastuspäivien yhteydessä tarkastuslautakunnan kokouksissa lautakunnan arviointityön tukemiseksi sekä avustaa lautakuntaa arviointikertomuksen laadinnassa. Lautakunnan kokousten valmistelun, täytäntöönpanon ja sihteerin tehtävät hoitaa kunnan organisaatiosta nimetty sihteeri Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän ja lisäpäivien laajuus sovitaan tarvittaessa. Vastuunalaisen tilintarkastajan suorittamaa tarkastusta edellytetään olevan yllä olevissa kohdissa vähintään 60 %. JHTT tai JHT -tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa JHTT tai JHT -tarkastajalla on käytettävissä: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan tietoverkkoon - kopiointipalvelut 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT tai JHT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa - tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. -tilintarkastajalla tulee olla vähintään kymmenen (10) vuoden JHTT- tai JHT sekä KHT-pätevyys. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin.

3 Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein (arviointikriteerit) ja prosentuaalisin painoarvoin: 1) kunnan tilintarkastuksen kokonaishinta sopimuskaudelle, EU hankkeiden tai muun erityisen tarkastustehtävän tai lisäpäivien hinta, tarkastuslautakunnan avustamisen hinta sekä tytäryhtiöiden tarkastuspäivän hinta (40 %) 2) tilintarkastajan ja/tai tilintarkastusyhteisön kokemus kuntien ja niiden tytäryhtiöiden tarkastuksesta (30 %) 3) vastuullisen JHTT tai JHT -tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta (20 %) 4) tilintarkastuksen toteutustapa; kuvaus tarkastusprosessista (10 %) 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastusta ja optiona vuosi Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot 9. Alihankinta Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus tapahtuu tehdyn työn perusteella. Maksuehto on 14 vrk netto ja viivästyskorko korkolain mukaan. Tarjoajalla ei ole oikeutta suorittaa tarkastuspalveluita alihankintana.

4 10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen erimielisyydet Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Iisalmen käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Ylivoimainen este Osapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus kuntalain (410/2015) 122 :n perusteella. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus seuraavin perustein: Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, jos tilaaja osoittaa, ettei olisi tehnyt sopimusta palveluntuottajan kanssa, jos tilaaja olisi ollut hankintapäätöstä tehdessään tietoinen palveluntuottajaa koskevista todellisista olosuhteista. Näillä olosuhteilla tarkoitetaan hankintalain (348/2007) 53 :ssä ja 54 :ssä lueteltuja poissulkemisperusteita. Tällöin palveluntuottajalla on oikeus saada täysimääräinen maksu sopimuksen päättymishetkeen mennessä tuotetuista palveluista, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen sopimuksen päättymisen johdosta. Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajan taloudellisten tai muiden olosuhteiden havaitaan muuttuneen olennaisesti niin, ettei voida olettaa palveluntuottajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvollisuuksiaan eikä luotettavaa selvitystä velvoitteiden täyttämisestä anneta. Ennen irtisanomista tilaajan on huomautettava asiasta palveluntuottajalle ja varattava tälle mahdollisuus selvityksen antamiseen kohtuullisessa ajassa. Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehtäessä ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihankkijan viivästys johtuu kohdassa edellä tarkoitetusta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta. Jos sopimusvelvoitteen toteuttaminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä, sopimusvelvoitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

5 Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta toimitukseen. Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta. Sopimuksen siirtäminen ja muuttaminen Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää sopimusta kolmannelle. Tilaajalla on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt muutokset. Palvelua koskevista muutoksista ja niiden vaikutuksista palvelun suorittamisajankohtaan tai hintaan on sovittava kirjallisesti ennen toimenpiteisiin ryhtymistä. Sopimuksen yhteyshenkilöillä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matkaja muut kustannukset - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - EU-hankkeiden tai muun erityisen tarkastustehtävän tai lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavina tarkastajina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - JHTT tai JHT -auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta - vastuullisen JHTT tai JHT -tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - vastuullisen JHTT tai JHT -tarkastajan osallistuminen PRH:n valvomaan laadunvarmistukseen. - tarkastuspalvelun toteutustapa

6 Muut tiedot - tytäryhtiöiden tilintarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset Tarkastuslautakunnan avustamiseen liittyvät tiedot Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen liitteet: Vakuutukset Vahingonkorvaus Salassapito - avustavien tehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset Tarjouksen tulee olla voimassa asti. - JHTT tai JHT -pätevyyden omaavien tarkastajien osuus JHTT -yhteisön koko tarkastushenkilöstön määrästä - kuvaus siitä, minkälaista erityisosaamista yhteisöllä tilintarkastuksessa on käytettävissään - ulkoisen tarkastuksen prosessikuvaus kuvaus tilintarkastusjärjestelmästä - JHTT -yhteisön tilinpäätös edelliseltä toimikaudelta - referenssit Palveluntuottajan on hankittava toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin ja Palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. Tilaajalla ja palveluntuottajalla on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta. Tilaajalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta palveluntuottajan sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylittää tilaajalle maksettavan viivästyssakon ja muun sopijapuolten erikseen sopiman sopimussakon. Sopijapuolella on lisäksi oikeus korvaukseen välillisestä vahingosta, jos toinen sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella, rikkonut salassapitovelvoitteita tai loukannut immateriaalioikeuksia. Palveluntuottaja sekä tilintarkastuksen suorittavat henkilöt noudattavat lain julkishallinnon ja -talouden tilintarkastajista 1142/ :n mukaisia salassapitomääräyksiä. Lisäksi: Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi palveluntuottajan tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita.

7 12. Tarjousten jättäminen 13. Lisätiedot 14. Tarjouspyynnön liitteet Jos palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastettavia tehtäviä, on palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. Salassapitoa koskevia määräyksiä noudatetaan sopimuskauden päätyttyäkin. Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle mennessä suljettuna kirjeenä osoitteella Vieremän kunta, Tarkastuslautakunta, Myllyjärventie 1, Vieremä. Kuoren päälle merkintä Tilintarkastustarjous. Lisätietoja JHTT tai JHT -tarkastuspalvelujen hankinnasta antaa tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Heikki Ryhänen, sähköposti Katso / Vieremän kunnan ja sen tytäryhtiöiden hallinnon ja talouden tarkastus Tilinpäätös 2015 ja talousarvio 2016 lähetetään tarjoajalle pyynnöstä postitse.