Kaustisen kunta / tarkastuslautakunta. Postiosoite: PL 10, KAUSTINEN. Hankinnan nimi: Hallinnon ja talouden tarkastus

Transkriptio

1 Tarkastuspalvelun ostaja Kaustisen kunta pyytää tarjousta kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta valtuuston toimikautta vastaavilta vuosilta. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) ja Kaustisen kunnan hankintaohjeiden mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Kaustisen kunta / tarkastuslautakunta 1. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Postiosoite:, Hankinnan nimi: Hallinnon ja talouden tarkastus Kaustisen kunta on noin asukkaan kunta Keski-Pohjanmaalla. Vuoden 2011 lopussa kunnan henkilöstön määrä oli noin 300 henkilöä, luvussa on mukana vakinaiset ja määräaikaiset työntekijät. Kunnan tytäryhtiöitä ovat Kaustisen Lämpö Oy, Kiinteistö Oy Rekipolska, Kaustisen Oppilasasuntolat Oy, Kaustisen Kansantaiteenkeskus Oy ja Kaustisen Kehitys Oy. Kuntakonsernin rakenne ilmenee kunnan konserniohjeen liitteestä. Konsernissa mainittu Kaustisen Portti Oy on kokonaisuudessaan myyty, eikä se siten kuulu enää kuntakonserniin. Samoin Tunkkarin kuntayhtymä on purkautunut. Kaustisen kunta on jäsenenä Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito ja peruspalvelu kuntayhtymässä, Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymässä, Keski-Pohjanmaan liitossa ja Korpelan Voima Kuntayhtymässä. Kaustisen kunnan sosiaali- ja terveystoimi siirtyi vuoden 2009 alusta Jokilaakson yhteistoiminta-alueen hoidettavaksi. Yhteistoiminta-alueeseen kuuluvat Perhon, Halsuan, Vetelin, Kaustisen, Toholammin ja Lestijärven kunnat sekä Kannuksen kaupunki. Kaustisen kunnassa ei ole käynnissä kuntaliitosneuvotteluja tällä hetkellä.

2 2. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 2.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjouspyyntö pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 12 tarkastuspäivää vuodessa. Kunta pidättää oikeuden ostaa myös vähemmän tarkastuspäiviä. Päiviä ostetaan kuitenkin vähintään kymmenen päivää. Tarkastuspäivän pituus on 7 tuntia 15 minuuttia. Matka-aikaa ei lasketa työpäivän pituuteen. Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään neljä (4) kirjallista väliraporttia. Kaikki asiakirjat ja raportit on tehtävä suomen kielellä. Kaustisen kunta edellyttää, että tarkastuspäivistä vähintään 80 % hoitaa vastuullinen JHTT-tarkastaja. Tilintarkastus on tehtävä kokonaisuudessaan tarkastuskohteessa Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Tarkastuslautakunta pitää noin 9 12 kokousta vuodessa. Tarkastuslautakunnalla on käytössään sihteeri. Sihteeri hoitaa esityslistojen valmistelun, pöytäkirjan pitämisen ja arviointikertomuksen kokoamisen. Tilintarkastajan tulee osallistua tarkastuslautakunnan kokouksiin sekä avustaa lautakuntaa vuosittaisen työohjelman ja arviointikertomuksen teossa sekä muissa asiantuntijatehtävissä. Kokoukset pidetään pääsääntöisesti iltapäivisin tarkastuspäivien yhteydessä. Tilintarkastuskertomus on luovutettava tarkastuslautakunnalle tilivuotta seuraavan huhtikuun loppuun mennessä Erityistehtävien tai hankkeiden tarkastus 2.4. Tytäryhtiöiden tilintarkastus Tarjousta pyydetään myös mahdollisista muista erikseen sovittavista tarkastuspalveluista (esim. EU-projektitarkastukset, muut hanketarkastukset), elleivät ne sisälly normaalien tarkastuspäivien hintaan. Lisäksi tarjousta pyydetään kuntakonserniin kuuluvien tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta. Kuntakonserniin kuuluvat tytäryhtiöt tekevät omat päätöksensä tilintarkastajien valinnasta. Kunnan konserniohjeen mukaisesti tytäryhtiöiden tulee kuitenkin valita tilintarkastajakseen vähintään yksi kunnan tilintarkastaja/tilintarkastusyhteisö.

3 Arviot tytäryhtiöiden tilintarkastukseen käytettävästä ajasta ja tilintarkastajien määrä yhtiöjärjestysten mukaisesti ovat: Kaustisen Lämpö Oy (y-tunnus ) 1 työpäivä (yksi tilintark.) Kiinteistö Oy Rekipolska (y-tunnus ) 2 työpäivää (kaksi tilintark.) Kaustisen Kehitys Oy (y-tunnus ) ½ työpäivää (yksi tilintark.) Kaustisen Kansantaiteenkeskus Oy (y-tunnus ) ½ työpäivää (kaksi tilintark.) Kiinteistö Oy Kaustisen Oppilasasuntolat (y-tunnus ) ½ työpäivää (kaksi tilintark.) JHTT-tarkastajalla on käytettävissään seuraavat palvelut tarkastettavassa kohteessa: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon - kopiointipalvelut. 3. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia, jotka on mainittava tarjouksessa: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatukäsikirjassa - tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. - tarjoajan tulee olla merkittynä ennakkoperintä-, työnantaja- ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin sekä kaupparekisteriin. Sen tulee noudattaa työehtosopimuksia eikä sillä saa olla vero- tai työnantajamaksujen laiminlyöntejä. - nimi ja tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - nimi ja tiedot avustavina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta. 4. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja prosentuaalisin painoarvoin, maksimi 100 pistettä. kokonaishinta sopimuskaudelle sisältäen tarkastuksen, lautakunnan asiantuntijatehtävät, erityistehtävien / hankkeiden tarkastuspalvelut max. 50 pistettä vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta max. 15 pistettä (vastuullinen JHTT työn osuus 100 % = 15 p., 90 % = 10 p. ja 80 % = 5 p., alle 80 % = 0 p.) vastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien ja/tai kuntayhtymien sekä kuntakonsernin tilintarkastuksesta max. 25 pistettä (yli 10 vuotta = 25 p., 7 9 vuotta = 15 p., 2 6 vuotta = 10 p., 1 2 vuotta = 5 p., alle 1 v. = 0 p.)

4 5. Tarjousten laatiminen vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen max. 10 pistettä. Osatarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on laadittava suomen kielellä ja tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen. 6. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: - verovelkatodistus ja todistus maksetuista sosiaalivakuutusmaksuista. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia. - selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta - luettelo tarjoajan kunnallisista asiakkaista - yhtiön palveluksessa olevan henkilökunnan määrä - vastuullisen tilintarkastajan ja mahdollisen varatilintarkastajan CV 7. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille, käytämme ensisijaisesti sähköistä tiedoksiantoa. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. 8. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien tarkastusta. 9. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja tarkastustuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät ensimmäisen vuoden ajan. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen, enemmän kuin +/- 2 %. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Hintojen tulee olla kokonaishintoja ja niiden tulee sisältää kaikki kustannukset, mitään ylimääräisiä kuluja ei hyväksytä (esim. matkakulu, päiväraha tms.).

5 Laskutus ja maksuehdot Laskutus suoritetaan tehdyn työn perusteella. Laskutusosoite: Kaustisen kunta,,, viitteenä mainitaan tilintarkastus. Maksuehto vähintään 14 päivää netto, viivästyskorko korkolain mukaan. 10. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja alihankkijoiden nimet sekä näistä vastaavat tiedot kuin tilintarkastajasta on kohdassa kuusi vaadittu. Alihankkijoina saadaan käyttää vain samaan konserniin kuuluvien osakkuus- ja tytäryhtiöiden tarkastajia. 11. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. kuntaliitos, olennaisten organisaatio- ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolille. Sopimuksen erimielisyydet Mahdolliset sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään ensisijaisesti neuvottelemalla, mutta jos ratkaisuun ei päästä erimielisyydet ratkaistaan Kokkolan käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana Sopimus voidaan irtisanoa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla ilman korvausta. Jos Kaustisen kunta, kesken sopimuskauden yhdistetään toiseen kuntaan, kuntia yhdistetään Kaustisen kuntaan taikka perustetaan kokonaan uusi kunta, jossa Kaustisen nykyinen kunta on mukana, tilintarkastuksen järjestäminen neuvotellaan / kilpailutetaan uudelleen. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %). Tarjouksesta tulee käydä ilmi lisäksi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - tilintarkastuskautta (vuodet ) vastaavien vuosien tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset

6 Tarjouksen voimassaoloaika - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta erikseen mainittuna vastuullisen tilintarkastajan ja mahdollisen avustavan osalta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu. - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - mahdollisena tuntityönä tehtävä työn tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavina toimivien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksesta - JHTT auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta (%) - vastuullisen JHTT-tarkastajan osuus lakisääteisestä tarkastuksesta - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - vastuullisen JHTT-tarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen. Tarjouksen on oltava voimassa saakka. Asiakirjojen julkisuus Tarjouksen liitteet Tarjouksen liitteenä tulee tarjouspyynnössä aiemmin mainittujen asiakirjojen lisäksi olla: - JHTT-yhteisön tilinpäätös toimintakertomuksineen edelliseltä toimikaudelta. Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat päätöksenteon jälkeen julkisia. Siksi tarjous on laadittava siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli tarjouksen tekemiseksi on välttämätöntä, tulee liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Palvelun hinta ei ole liikesalaisuus. Tarjouksen voimassaolo, jättöpäivä ja toimitusosoite Tarjouksen tulee olla voimassa asti. Tarjous tulee toimittaa viimeistään klo mennessä osoitteella: Kaustisen kunta Tarkastuslautakunta. Kuoreen tulee merkitä tunnus: tilintarkastustarjous.

7 Hylkäämisperusteet Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarkastuslautakunnalla ja valtuustolla on oikeus hylätä kaikki tämän tarjouspyynnön perusteella annettavat tarjoukset ja määrätä asia uudelleen valmisteltavaksi. Tiedoksi anto Tilintarkastus tarjousten käsittelystä annetaan päätös tiedoksi kaikille tarjouksensa jättäneille sähköisesti. Tarjouksessa tulee mainita se sähköpostiosoite, johon tiedonannon voi toimittaa. Lisätiedot Kanslisti Annika Rauma (tarkastuslautakunnan sihteeri), puh , Tarjouspyynnön liitteet Talouspäällikkö Carita Söderbacka, (kirjanpitoon liittyvien kysymysten osalta) puh , Toimitusjohtaja Vesa Jouppila (Kaustisen Lämpö Oy:öön ja Kiinteistö Oy Rekipolskaan liittyvien kysymysten osalta) puh , Toimitusjohtaja Rauno Jauhiainen (Kaustisen Kehitys Oy:öön, Kaustisen Oppilasasuntolat Oy:öön ja Kaustisen Kansantaiteenkeskus Oy:öön liittyvien kysymysten osalta), puh , Lisätietoja kunnasta - Kaustisen kunnan tilinpäätös Kaustisen kunnan hallintosääntö (Uuden hallintosäännön valmistelu on kesken, päivitetään vuoden 2013 aikana.) - Kaustisen kunnan konserniohje - Sisäisen valvonnan ohje - Talousarvion 2013 ja taloussuunnitelman vuosille käsittely on kesken, saatavissa kunnan kotisivuilta joulukuun lopulla 2012 (Esityslistat/pöytäkirjat, valtuuston pöytäkirjan liitteenä). Kaustisella Annika Rauma tarkastuslautakunnan sihteeri