Liite 3 INDEKSOINTI. 1. Digitoitavat kirjatyypit

Transkriptio

1 1 Liite 3 INDEKSOINTI 1. Digitoitavat kirjatyypit Kirkon yhteisen jäsentietojärjestelmän DIGI-järjestelmään tullaan digitoimaan erityyppisiä kirjoja, joiden metatietoja järjestelmään tullaan tallentamaan. Järjestelmään digitoitavat kirjatyypit ovat: 1. Pääkirjat Sisältää myös mahdolliset lastenkirjat ja siirtoväenkirjat, joiden todettiin olevan rinnastettavissa muihin pääkirjoihin 2. Kastetut Sisältää myös vierasseurakuntalaisten kastetut 3. Vihityt Sisältää myös vierasseurakuntalaisten vihityt 4. Kuolleet Sisältää myös vastaavan vierasseurakuntalaisten kirjan 5. Muuttaneet Sisältää erikoiset muuttaneiden kirjat esim. Amerikkaan muuttaneet 6. Seurakuntaan liittyneet ja eronneet 7. LV/PV/PK-kirjat (Läsnä olevaan väestöön, poissa olevaan väestöön ja pois kokonaisväestöstä siirrot) 8. Perhelehtikirjat Sisältää myös siirtoväenkortit. Ovat metatiedoiltaan samankaltaisia. Tämä tyyppi tarkoittaa perhelehtiä Perhelehdet kuvataan molemmin puolin 9. Hakuluettelot Näitä voi olla hyvinkin erityyppisiä eri seurakunnissa Digitointi aloitetaan vuodesta 1860 alkaen. Kirjamuotoiset kirkonkirjat digitoidaan perhelehtiin asti. Myös ennen perhelehtiä pidetyt LV/PV/PK-kirjat täytyy digitoida, paitsi jos näiden kirjojen tiedot on varmuudella siirretty pääkirjoihin tai perhelehtiin. Tällöin ne voidaan jättää digitoimatta. Perhelehtien ajalta ei niitäkään tarvitse digitoida. Jos fyysinen kirja alkaa ennen perhelehtien alkua ja jatkuu vielä perhelehtien pidon aikana, on tästä fyysisestä kirjasta digitoitava aineisto ajalta ennen perhelehtiin siirtymistä. Loppuosan kirjasta voi digitoida, mutta tämä ei enää ole välttämätöntä.

2 2 Jos fyysinen kirja alkaa ennen vuotta 1860, tulee tämä fyysinen kirja digitoida kokonaan. Huomioitavaa on myös digitoida joka kirjatyypin vierasseurakuntalaisten luettelot. Perhelehtien mahdolliset hakuluettelot on myös hyvin suositeltavaa digitoida. 2. Perhelehtien aakkostaminen Digitoimisprosessissa metatietomäärittelyt vaikuttavat perhelehtien aakkostamiseen, sekä metatietojen nimeämiskäytäntöön. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu DIGIjärjestelmän vaatimuksia aakkostamiseen, sekä määritelty vaatimukset metatietojen nimeämiseen ja nimeämistietojen merkintätapaan. Perhelehdet aakkostetaan kaikki yksiin aakkosiin. Kuitenkin niin, että mikäli osa perhelehdistä on jo mikrofilmattu, niin näitä ei tarvitse aakkostaa samoihin aakkosiin mikrofilmaamattomien kanssa. Aakkostuksessa noudatetaan normaalia sanoittaista aakkostusta seuraavin poikkeuksin: - Etunimissä väliviivaa ei huomioida aakkostuksessa, vaan nimet aakkostetaan kuin ne olisivat kirjoitettu erikseen ilman väliviivaa. - Etuliitteitä kuten de, von ja af ei huomioida aakkostuksessa. - Etuliitteet kuten Mc ja O huomioidaan aakkostuksessa. - Erikoiskirjaimet, eli é, í, ym. merkit aakkostetaan pääkirjaimen mukaan. Ainoat poikkeukset tähän ovat ü, joka on aakkostettu kuten y ja ø, joka on aakkostettu kuin ö. 3. Indeksointi Indeksointi (myös: nimeäminen) on äärimmäisen tärkeä osa kuvien digitointiprosessia. Indeksoinnissa kuville syötetään metatiedot, jotka mahdollistavat kuvien löytymisen myöhemmin seurakunnan, kirkonkirjan, sekä kirjan hakemiston avulla. Oikeasta indeksoinnin suorittamisesta vastaa digitoinnin suorittanut seurakunta. Indeksointi tehdään muodostamalla tiedoista puolipilkulla eroteltu tekstitiedosto (csvtiedosto), jossa ylimmällä rivillä ovat tietojen tässä dokumentissa määrätyt määrämuotoiset otsikot ja seuraavilla riveillä itse tiedot. Tunnistetietojen lisäksi myös itse kuvatiedoston sijainnilla on oma sarake. Samalle kuvalle voidaan muodostaa useampia tunnistetietojen rivejä. Esimerkiksi perhelehdiltä voidaan syöttää lisätunnisterivejä päähenkilön puolisoiden ja/tai lasten tiedoista. Tällöin perhelehden kuva löytyy myös näiden henkilöiden tiedoilla. Lisätietorivejä voidaan sovelluksen kautta syöttää kuville myöhemminkin. Järjestelmään näin tuotavat digitoidut kuvat tulee olla järjestelmään tuotaessa indeksoitu eli nimetty alla olevan taulukon mukaan, seuraavia ohjeita noudattaen:

3 3 Yleisiä ohjeita o Syötettävät tiedot erotellaan puolipisteellä. o Erikoiskirjaimet (esimerkiksi í, é, õ, û, jne.), mukaan lukien ü ja ø, nimettävä peruskirjaimella. Eli í = i, é = e, õ = o ja û = u, sekä ü = u ja ø = o. o Tietokenttä voidaan myös kirjoittaa -merkkien sisälle, mutta tietoja luettaessa nämä jätetään huomiotta. Virtanen = Virtanen o Jos tieto jätetään tyhjäksi, ei tiedon kohtaan tarvitse kirjoittaa mitään. Eli tähän kohtaan tulee vain kentän edellisestä ja seuraavasta kentästä erottavat puolipisteet peräkkäin. Srk.tunnus: Pakollinen tieto. Srk.tunnukseksi laitetaan seurakuntakoodi. Jos seurakunnalla ei ole seurakuntakoodia, laitetaan tähän kirjan tällä hetkellä omistavan seurakunnan tai keskusrekisterin koodi ja kirjan seurakunnan lyhenne viivalla erotettuna. Esimerkiksi ( Te). Srk.nimi: Kenttä on hyvin suositeltava. Kirjatyyppi: Kirjatyyppeinä on käytettävä kappaleessa 1. lueteltuja nimiä. Kirjan alkuvuosi: Vuosiluvut kirjoitetaan neljällä numerolla muodossa vvvv, esimerkiksi Ei milloinkaan vain viimeisellä kahdella numerolla. Kirjan loppuvuosi: Vuosiluvut kirjoitetaan neljällä numerolla muodossa vvvv, esimerkiksi Ei milloinkaan vain viimeisellä kahdella numerolla. Kirjanro: Kirjannumero kirjoitetaan numeroina, ei roomalaisilla numeroilla. Määre: Määre-kenttään laitetaan pääkirja-kirjatyypissä pääkirjaa mahdollisesti tarkemmin kuvaava tieto. Esimerkiksi, jos pääkirja on jonkun tehtaan pääkirja (Finlayson), tai johonkin seurakuntien liitokseen liittyvä kirja (Kurun liitos), tai jos kirja sisältää tietyn ryhmän tietoja esimerkiksi naimattomien naisten-kirja (Naimattomat naiset), lastenkirja tai siirtoväen kirja. Alla on lueteltu kirjat, joissa määre-kentän sisältö on määrätty tiettyyn muotoon. o Muuttaneet-kirjatyypissä määre-kenttään tulee muuton suunta: Seurakunnasta tai Seurakuntaan o Seurakuntaan liittyneet ja eronneet-kirjatyypissä määre-kenttään tulee: Liittyneet tai Eronneet

4 4 o Vierasseurakuntalaisten kirjoissa (Kastetut, Vihityt ja Kuolleet) määrekenttään merkitään: Vieras srk Fyysisen kirjan tunnus: Fyysisen kirjan tunnukseksi merkitään seurakuntakoodi ja sen kirjan arkistotunnus, josta rivin kuva on, välilyönnillä erotettuna muodossa: srk.koodi arkistotunnus Filmitunnus: Filmitunnukseksi laitetaan mikrokortin tai mikrofilmin numero. Tunniste: o Pääkirjoissa tunnisteeseen tulee kirjojen lajitteluperuste, eli esimerkiksi sukunimi tai kylännimi, jolla kuvan sivu alkaa. o Luetteloissa tunnisteeseen ei laiteta mitään. o Perhelehdiltä tunniste-kenttään laitetaan päähenkilön sukunimi. Kaikki etuliitteet sukunimissä kirjoitetaan mukaan, vaikka niitä ei aakkostuksessa huomioida. Väliviivat ja välilyönnit tiedoissa kirjoitetaan normaalisti väliviivoilla ja välilyönneillä. o Hakuluetteloissa tunnisteeseen tulee hakemiston lajitteluperuste, esimerkiksi sukunimi. Etunimet: Käytetään syöttämään perhelehden päähenkilön etunimet. Väliviivat välilyönnit tiedoissa kirjoitetaan normaalisti väliviivoilla ja välilyönneillä. Entiset etunimet: Perhelehden päähenkilön entiset etunimet, jos ne on merkitty perhelehdelle. Väliviivat ja välilyönnit tiedoissa kirjoitetaan normaalisti väliviivoilla ja välilyönneillä. Hetu: Perhelehden päähenkilön syntymäaika ja jos päähenkilölle on merkitty myös tunnusosa, niin koko päähenkilön hetu. Puutteellisen syntymäajan kohdalla syötetään aika ja jos hetu on puutteellinen, niin nimetään se muotoon ppkkvv Esimerkiksi: Alkupvm : Alkupvm-kentän päivämäärä kirjoitetaan muotoon vvvv-kk-pp. Alkupäivämäärään talletetaan myös sellaiset tiedot kuin esimerkiksi. muuttoaika ja kasteaika. Sivunro: Perhelehdissä sivunumeroksi laitetaan kuvan järjestysnumero. Pääkirjoilla kenttään merkitään sivun tai aukeaman numero. Jos kirjassa ei ole sivunumeroita, merkitään tähän sivun järjestysnumero. ja

5 5 Versio: Jos samasta sivusta joudutaan ottamaan useampi versio, jotta saadaan sivun kaikista osista selvää, merkitään versio-kenttään sivuille omat versionumerot. Versiot numeroidaan aina numeroilla yhdestä eteenpäin. KP: Mikäli kyseessä on perhelehden kääntöpuoli tai lisäperhelehti, kirjoitetaan KPkenttään kääntöpuolimerkiksi KP, muutoin tämä kenttä jätetään tyhjäksi. Tiedosto: Tiedosto-kenttään kirjoitetaan polku kuvaan, jonka metatietoja kyseisellä rivillä on. Polku kerrotaan suhteessa csv-tiedostoon, eli jos csv-tiedoston kansiossa, jonka sisällä on kansio nimeltä kuvat ja sen sisällä itse kuvatiedostot kuva1.tif, kuva2.tif ja kuva3.tif, niin tiedosto kenttään tulee teksti kuvat/kuva1.tif, kuvat/kuva2.tif ja kuvat/kuva3.tif. Otsikkorivi: Srk.tunnus;srk.nimi;Kirjatyyppi;kirjan alkuvuosi;kirjan loppuvuosi;kirjanro; määre;fyysisen kirjan tunniste;filmitunnus;tunniste;etunimi;entiset etunimet; hetu;alkupvm;sivunro;versio;kp;tiedosto Esimerkki csv-tiedostosta liitteenä 4. Kuva 1. Liitteen csv-tiedosto MS Excelissä