Tietuekuvaus Palvelustietojen ilmoittaminen valtion palvelusrekisteriin (PSR) tiedostomuodossa

Transkriptio

1 1 (10) Tietuekuvaus 2013 Palvelustietojen ilmoittaminen valtion palvelusrekisteriin (PSR) tiedostomuodossa Valtiotyönantajat, yliopistotyönantajat, kunta- ja kuntayhtymätyönantajat sekä seuraavat erityisryhmät: Itämeren merellisen ympäristön suojelukomissio, pohjoismaiset instituutit, Pohjoismaiden Investointipankki, Saamelaiskäräjät, Tieteellisten seurain valtuuskunta Yksityiskohtaisemmat ohjeistukset tietojen ilmoittamisesta löytyvät VaEL-ohjeista 2013 valtio- ja kuntatyönantajille osoitteesta

2 2 (10) Siirrettävät palvelustiedot Palveluksen/palvelusjakson tunnistuminen eräajossa Palvelus tunnistuu valtion palvelusrekisterissä (PSR): henkilötunnuksella palveluksen alkamispäivällä yksilöintitunnuksella, joka muodostuu työnantajatunnuksesta ja yksilöintikirjaimesta. Kaikki nämä tunnistetiedot on pidettävä samoina, kunnes palvelus tai palvelusjakso jostakin syystä päätetään. Tällöin palvelus tunnistuu myös seuraavissa päivitysajoissa. Henkilöllä saattaa palkkajärjestelmässä olla yksi yhtäjaksoinen palvelus, mutta palvelusrekisterissä palvelus näkyy useana erillisenä päivästä päivään jatkuvana palvelusjaksona. Tämä johtuu siitä, että palvelukseen on tehty VaEL-ohjeissa mainituista syistä katkoksia. Palvelustietojen siirtoperiaatteet Siirtotietueen sisältö Tiedot siirretään palvelusrekisteriin yhdeltä täydeltä kalenterivuodelta kerrallaan. Tietojen siirto on tehtävä kerran vuodessa siten, että ilmoitettavan kalenterivuoden tiedot lähetetään Tieto Oyj:lle seuraavan kalenterivuoden tammikuun 31. päivään mennessä. Tiedostot toimitetaan aina 500-merkkisinä ja sisällön on oltava tässä kuvauksessa määritellyn kaltainen. Seuraavassa esitetään siirtotietueen tiedot siinä järjestyksessä, missä ne ovat tietueella. Osa tiedoista on ohjaustietoja, jotka ohjaavat tietojen päivitystä valtion palvelusrekisteriin. Kunkin tiedon kohdalle on merkitty PSR:n käyttämä tiedon lyhenne sekä positio, josta tietue alkaa ja tiedon pituus, jonka mukaisena tieto tulee tietueelle.

3 3 (10) Tietuekuvauksessa mainitut koodistot (rekisteröinnin perusteet, päättymissyy-, keskeytystieto- ja palkkajärjestelmäkoodit) löytyvät erillisistä VaEL-ohjeista valtio- ja kuntatyönantajille osoitteesta 1 Henkilötunnus (hetu; pos 1, pit 11 ) Muodossa PPKKVV-NNNT. Henkilötunnuksen vuosisatamerkki on oltava tai A (A ensimmäisen kerran vuonna 2018). 2 Palveluksen alkamispäivä (alkupv; pos 12, pit 8 ) Muodossa VVVVKKPP. Alkamispäivä on oltava aineistovuonna tai aiemmin. Alkupäivän täytyy olla henkilön 18-vuotispäivää seuraavan kuukauden 1. päivä. Alkupäivän täytyy olla myös pienempi kuin henkilön 68-vuotispäivää seuraavan kuukauden 1. päivä. Aikaisin mahdollinen palveluksen alkamisvuosi on 2005, koska lakimuutoksen vuoksi kaikki jatkuvat palvelukset katkaistiin päättymissyyllä Työnantajatunnus (työnantajatunnus; pos 20, pit 6 ) 6-numeroinen valtion työnantajarekisterin mukainen työnantajatunnus. Tunnistetieto. 4 Yksilöintikirjain (yksilöintikirjain; pos 26, pit 1) Isot kirjaimet, ei kuitenkaan Å, Ä tai Ö. Yksilöintikirjaimella erotetaan saman työnantajan palveluksessa olevan henkilön rinnakkaiset palvelukset toisistaan. Henkilöllä ei saa olla samalla työnantajatunnuksella kahta tai useampaa joko kokonaan tai osittain samanaikaista palvelusta, joilla on sama yksilöintikirjain.

4 4 (10) 5 Jatkotietueen numero ( jatkotietueennumero; pos 27, pit 1 ) Käytetään, jos kaikki keskeytystiedot eivät sovi samalle tietueelle. Ilmoitetaan tyhjänä, jos keskeytystiedot sopivat perustietueelle. Muuten ilmoitetaan järjestysnumero eli '1' = ensimmäinen jatkotietue, '2' = toinen jatkotietue jne. Kun jatkotietuetta käytetään, ilmoitetaan tunnistetiedot (tiedot 1 4, eli positiot 1-26) sekä lajittelutieto, jos se on käytössä (tieto 16). Lisäksi ilmoitetaan vain ne keskeytykset, jotka eivät sopineet perustietueelle tai edelliselle elementille. 6 Poistetaan PSR:stä- merkki ( poistetaan Merkki; pos 28, pit 1 ) Ei käytössä. Tämän tilalle positioon 28 tulee tyhjä merkki. 7 Ei muutosta- merkki ( eimuutostamerkki; pos 29, pit 1 ) Ei käytössä. Tämän tilalle positioon 29 tulee tyhjä merkki. 8 Ei PSR- palvelus ( eipalvelus; pos 30, pit 1 ) Ei käytössä. Tämän tilalle positioon 30 tulee tyhjä merkki. 9 Rekisteröinnin peruste ( rekisteroinninperuste; pos 31, pit 2 ) 2-numeroinen VaEL-ohjeissa olevan koodiston mukainen rekisteröinnin peruste Ei saa olla '00'. 10 Sukunimi ( sukunimi; pos 33, pit 25 ) Isot kirjaimet, ei erikoismerkkejä (esim. aksentti, heittomerkki, saksalainen u). Henkilön etu- ja sukunimet täytyy ilmoittaa palvelusrekisteriin samassa muodossa ja järjestyksessä kuin ne ovat Väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmässä lukuun ottamatta erikoismerkkejä.

5 5 (10) Palkkajärjestelmässä olevat nimet täytyy siis tiedostoa muodostettaessa kääntää PSR:n vaatimaan muotoon. 11 Etunimet ( etunimi; pos 58, pit 20 ) Ks. edellinen kohta 12 Palveluksen päättymispäivä ( loppupv; pos 78, pit 8 ) Muodossa VVVVKKPP. Jos palvelus jatkuu vuodenvaihteen yli, jätetään tyhjäksi. Pakollinen, jos palveluksen päättymissyy tulee eräaineistossa, muuten oltava tyhjä. Oltava aineistovuonna tai aiemmin, ei saa olla palveluksen alkupäivää pienempi. Jos loppupäivä on , niin loppupäivän täytyy olla pienempi kuin henkilön 68- vuotispäivää seuraavan kuukauden 1. päivä. 13 Palveluksen päättymissyy ( paattymissyy; pos 86, pit 2 ) 2-numeroinen VaEL-ohjeissa olevan koodiston mukainen päättymissyy. Ei saa olla '00'. Ilmoitetaan vain, jos päättymispäivä (tieto 12) ilmoitetaan. Tällöin se on pakollinen tieto. 14 Ammattikoodi ( ammattikoodi; pos 88, pit 5 ) 5-numeroinen koodiston mukainen ammattikoodi määräyksen tai sopimuksen mukaisesti, vuodenvaihteen yli jatkuvilla palveluksilla joulukuun viimeisen päivän arvo. Pakollinen, jollei rekisteröinnin peruste ole 37 (toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai vastaavat sekä työkorvaus). Tähän on tulossa muutos vuoden 2014 tavoitetilassa. Silloin myös rekisteröinnin perusteella 37 ilmoitetuille palveluksille on ilmoitettava ammattikoodi. Keva suosittelee, että ammattikoodi ilmoitetaan rekisteröinnin perusteella 37 ilmoitettuihin palveluksiin jo alkaen.

6 6 (10) 15 Toimipaikkakoodi ( toimipaikka; pos 93, pit 3 ) 3-numeroinen Tilastokeskuksen kanssa sovittu toimipaikkakoodin viimeinen arvo, vuoden vaihteen yli jatkuvilla palveluksilla joulukuun viimeisen päivän arvo. Ilmoitetaan PSR:iin Tilastokeskuksen toimipaikkatilastoa varten. Ei saa olla 000. Palveluksiin, jotka ilmoitetaan rekisteröinnin perusteella 37 (toimeksianto- tai konsulttisopimukset tai vastaavat sekä työkorvaus) tai 38 (luottamustoimi/-tehtävä), ei tarvitse ilmoittaa toimipaikkatunnusta (38:n osalta tämä on voimassa alkaen). Tieto välitetään Tilastokeskukselle palvelustietojen mukana kerran vuodessa. Käytetään työssäkäyntitilastoon. Kuntatyönantajat ilmoittavat tämän tyhjänä. 16 Lajittelutieto ( lajittelutieto; pos 96, pit 10 ) Enintään 10-merkkinen aakkosia tai numeroita tai molempia sisältävä tieto. Käytetään tulostettaessa tietoja palvelusrekisteristä. Sovitaan erikseen Kevan kanssa. Muutoin jätetään tyhjäksi. Lajittelutieto ei saa sisältää tyhjiä välejä. Jatkotietuetta (tieto 5) käytettäessä tulee olla sama kuin perustietueella. 17 Ansiovuosi ( vuosi; pos 106, pit 4 ) Muodossa VVVV. Ansiovuosi on palveluksen aloitusvuosi. Ansiovuodeksi ilmoitetaan maksuperiaatteen mukaan se kalenterivuosi, jona ansio on maksettu (yleensä sama kuin se kalenterivuosi, jolta tiedot siirretään PSR:iin). Jos kyseessä on takautuvasti maksettu ansio, katso erilliset PSR-ilmoitusohjeet. 18 Ansio ( ansiorm; pos 110, pit 8 ) Vuosiansio ilmoitetaan sentteinä. Pakollinen, jos ansiovuosi (tieto 17) tai ansionmenetys (tieto 19) annetaan. 0-ansio sallittu.

7 7 (10) Arvo laitetaan kentän oikeaan laitaan. Tyhjiksi jäävät etumerkit täytetään nollilla, myös 0-ansioita ilmoitettaessa. 19 Ansionmenetys ( ansionmenetysrm; pos 118, pit 8 ) Sairaudesta, kuntoutuksesta, lakosta ja lomautuksesta johtuvia ansionmenetyksiä ei tarvitse ilmoittaa alkaen (ilmoitusliikenteessä ansionmenetystiedoksi on laitettava tällöin 0). Jos sairaudesta, kuntoutuksesta, lakosta ja lomautuksesta johtunut ansionmenetys ilmoitetaan, se on ilmoitettava sentteinä. 0-ansio sallittu. Arvo laitetaan kentän oikeaan laitaan. Tyhjiksi jäävät etumerkit täytetään nollilla, myös 0-ansioita ilmoitettaessa. 20 Palkkajärjestelmä ( palkkajärjestelmä; pos 126, pit 2 ) 2-numeroinen VaEL-ohjeissa olevan koodiston mukainen tunnus. 21 Eläkemaksut maksettu ( eläkemaksutieto; pos 128, pit 1 ) lukien sallittu vain K = eläkemaksut maksettu (poikkeus: Ahvenanmaalla eläkemaksutietona E). Pakollinen tieto vuodesta 2003 alkaen. Palvelus, josta ei ole maksettu eläkemaksua, ei saa siirtyä palvelusrekisteriin. Kun valtion eläkelain piiriin kuuluvan palveluksen ansiot ovat jostakin syystä 0 euroa, ilmoitetaan myös K.

8 8 (10) 22 Tyhjää ( vara1; pos 129, pit 2 ) Ei käytössä toistaiseksi, ilmoitetaan tyhjänä Keskeytykset ( pos 131, 9 X 23 = 207 ) Palkattomat keskeytykset (7- ja 8-alkuiset syykoodit) ovat voimassaoloajallisia tietoja. Näistä siirretään eri arvot ja kunkin arvon yhtäjaksoisen voimassaoloajan alkamis- ja loppumispäivät. Keskeytystiedot ilmoitetaan vain siirrettävän vuoden ajalta. Kukin arvo siirretään 23-merkkisenä elementtinä, jossa on 1 Elementin tunnus ( elementintunnusx, x=1-9; pos 1, pit 1 ) K = keskeytys 2 Alkamispäivä ( alkamispaivax, x=1-9; pos 2, pit 8 ) Muodossa VVVVKKPP Alkamispäivän ilmoittamiseen on kaksi eri vaihtoehtoa seuraavasti: Vaihtoehto 1 Alkamispäiväksi ilmoitetaan siirrettävänä vuonna voimassaoleva alkamispäivä, jos saman yhdenjaksoisen arvon voimassaolo alkaa siirrettävänä vuonna. Jos saman yhdenjaksoisen arvon voimassaolo on alkanut ennen siirrettävää vuotta, alkamispäiväksi ilmoitetaan todellinen alkamispäivä. Keskeytyksen alkamispäivä on pakollinen tieto, jos keskeytystiedot tulevat eräaineistossa. Keskeytyksen alkamispäivän täytyy sisältyä palvelusaikaan. Vaihtoehto 2 Alkamispäiväksi ilmoitetaan siirrettävänä vuonna voimassaoleva alkamispäivä, jos saman yhdenjaksoisen arvon voimassaolo alkaa siirrettävänä vuonna. Jos saman yhdenjaksoisen arvon voimassaolo on alkanut ennen siirrettävää vuotta, alkamispäiväksi ilmoitetaan siirrettävän vuoden 1. päivä. Tässä vaihtoehdossa tiedot ilmoitetaan täten vain siirrettävän vuoden ajalta. Jos palvelus on alkanut ennen siirrettävää vuotta eikä ole ollut mukana edellisen vuoden siirrossa, palvelus joudutaan korjaamaan käsin.

9 9 (10) 3 Syy ( Syyx, x=1-9; pos 10, pit 6 ) - keskeytyksen syy 2-numeroisena koodiston mukaan Pakollinen, jos elementti tunnuksineen ja alkamispäivineen tuodaan. 4 Päättymispäivä ( paattymispvx, x=1-9; pos 16, pit 8 ) Muodossa VVVVKKPP Jos saman keskeytyksen syyn voimassaolo jatkuu vuodenvaihteen yli, päättymispäivä jätetään tyhjäksi. Päättymispäivä tulee ilmoittaa, jos palveluksen päättymispäivä (tieto 11) ilmoitetaan. Keskeytyksen päättymispäivän on oltava palveluksen loppupäivä. 5-alkuisia syykoodeja ei enää siirretä PSR:iin. Elementit ilmoitetaan alkamispäivän mukaan nousevassa järjestyksessä. Jos elementtejä tulee yli 9, voidaan käyttää jatkotietueita (tieto 5). 59 Työnantajan lajittelutieto ( tyonantajanlajittelutieto; pos 338, pit 10 ) Ei käytössä, ilmoitetaan tyhjänä merkkinä. 60 Huomautuskoodi ( huomautuskoodi; pos 348, pit 2 ) Ei käytössä, ilmoitetaan tyhjänä merkkinä. 61 Virhekoodit ( virhekoodit; pos 350, pit 6X2 ) Ei käytössä, ilmoitetaan tyhjänä merkkinä.

10 10 (10) 62 Tulosteiden lajitteluperuste ( tulosteidenlajitteluperuste; pos 362, pit 39 ) Ei käytössä, ilmoitetaan tyhjänä merkkinä. 63 Ilmoittajan muut tiedot ( muuttiedot; pos 401, pit 100 ) Ei käytössä, ilmoitetaan tyhjänä merkkinä.