KITKE-hanke. Inkeri Kranttila rekisteripäällikkö Kirkkohallitus

Transkriptio

1 KITKE-hanke Inkeri Kranttila rekisteripäällikkö Kirkkohallitus

2 Hankkeen johtoryhmä (1/2) Johtoryhmän puheenjohtaja: kirkkoneuvos Pirjo Pihlaja, Kirkkohallitus Muut jäsenet: keskusrekisterin johtaja Hannu Houtsonen, tietohallintojohtaja Aimo Karjalainen, keskusrekisterin johtaja Tuija Korhonen, tietojärjestelmäpäällikkö Inkeri Kranttila, tietohallintosuunnittelija Marjut Marila, keskusrekisterin johtaja Jouko Räty, talouspäällikkö Anne Saloniemi, yhteisen seurakuntatyön johtaja Timo Takala, hallintopäällikkö Mikko Tähkänen

3 Hankkeen johtoryhmä (2/2) Vakinaiset asiantuntijat: tietohallintopäällikkö Seppo Kuusivuori Helsingin seurakuntayhtymä, tietohallintopäällikkö Jukka Nyrhinen Tampereen seurakuntayhtymä, konsultti Juha Samela, Pivotal Consulting Oy Hankepäällikkö Inkeri Kranttila

4 Resurssoinnista Toiminnallinen hankepäällikkö Rekisteripäällikkö Inkeri Kranttila / HaO Järjestelmän toiminnallisuus / sisältöasiat Toimintaprosessit, organisointi ja käyttöönotto Tekninen hankepäällikkö Tietojärjestelmäpäällikkö Jukka Tamminen / TH Järjestelmän tekninen toteutus Käyttöpalveluympäristöt yms. Yksi sovellusryhmä tietohallintoon Useampi suunnittelija osallistuu hankkeeseen

5 Monitoimittajaympäristö Logica Oy: Kirjuri Data Affecto Oy: Kirjuri Digi InfoBuild Oy: Kirjuri WebFocus (raportointi) IBM Oy: Kirjuri käyttöpalvelut Väestörekisterikeskus Jäsentietoja Rakennustietoja Digitoinnin toimittajat

6 Kirkkolain muutos Kirkolliskokouksessa ja eduskunnan käsittelyssä jo hyväksytty Kirkkohallituksella vastuu Kirjurin teknisestä toiminnallisuudesta ja tietoturvasta Vahva tunnistaminen Tarkat lokitiedot ja niiden säilyttäminen 5 v.

7 Kirjuri-järjestelmän kuvaus, toimintamalli ja hyödyt

8 Kirjuri-järjestelmä 1/2 Jäsentietojärjestelmä Viranomaistehtävät Tilastot ja raportit Vaaliluettelot ja äänestysalueet Digitoidun ja skannatun aineiston hallintajärjestelmä Kirkonkirjat ja perhelehdet Arkistoitavat asiakirjat

9 Kirjuri-järjestelmä 2/2 Seurakunnallisen toiminnan suunnittelua ohjaava järjestelmä Karttapalvelu Monipuoliset raportit Jäsenkohtaaminen ja kansalaisliittymä

10 Raportointi Kirjurissa Monipuolinen raportointimahdollisuus Valmisraportteja Käyttäjän itse määrittelemiä raportteja WebFocus-raportointiväline Raportointisovelluksella yksilöllisiä raportteja Karttapalvelu raportoinnin apuna Tehtyjen raporttimäärittelyjen tallennusmahdollisuus

11 Kirjurin rajapinnat Yksi tekninen rajapinta: Ilmoitetaan kaikille seurakuntien muiden järjestelmien toimittajille Tietosisältö määritellään erikseen toimialakohtaisesti järjestelmiin Rajapintojen määrittely 3 vaiheessa: 1) HSRKY:n rajapinnat pilottina 2) Muut käytössä olevat rajapinnat 3) Mahdolliset uudet rajapinta-tarpeet

12 Konversio (1/2) Seurakuntien nykyisten jäsentietojärjestelmien tietokannoista viedään tiedot Kirjurin yhteiseen tietokantaan Sekä Papinkirjaa että Siriusta varten on tehty omat konversio-ohjelmat Eri tietokannoissa olevat samaa henkilöä koskevat tiedot yhdistetään Viitehenkilöjäseniä ei Kirjurissa Viitehenkilöt Kirjurissa ovat aitoja viitehenkilöitä

13 Konversio (2/2) Konversioajoista syntyy virhelistoja, joiden perusteella tarkistetaan ja korjataan tietoja Nykyisen jäsentietojärjestelmän tietokantaan Kirjurin tietokantaan Henkilötietoraportti työvälineenä konversiotietojen tarkistuksessa Virhelistoja syntyy vain niille seurakunnille, joiden tiedoissa konversio-ohjelma löytää virheitä Kukin seurakunta tarkistaa ja korjaa omia jäseniään koskevat tiedot konversion jälkeen

14 Tehtäviä (1/2) Käyttöpalveluympäristön suunnittelu ja toteutus eri tarkoituksiin Järjestelmän toteutus Järjestelmän testauksen suunnittelu ja toteutus (eri testausvaiheet) Rajapintojen suunnittelu ja toteutus Konversioiden suunnittelu ja toteutus Verkkokoulutuksen suunnittelu ja toteutus

15 Tehtäviä (2/2) Pilotoinnin suunnittelu Sovelluksen eri versiot Seurakuntien tehtäväkokonaisuudet Käyttöönoton suunnittelu Tietoturvatason määrittely ja ohjeistus Tukirenkaiden opastaminen ja yhteisistä toimintatavoista sopiminen Digitoinnin toteuttaminen

16 Seurakuntien toimenpiteitä (1/2) Nykyisten jäsentietojärjestelmien tietokantojen tarkistaminen ja mahd. virheiden korjaaminen ennen tuotantokonversiota Tietokantojen tietojen (dumppien) lähettäminen konversioita varten ohjeiden mukaisesti Konversioiden tietojen tarkistaminen, virheiden korjaaminen ja raportointi Pilotointiin osallistuminen Kirjurin verkkokoulutukseen osallistuminen Digitoinnin käynnistäminen (Yk 15/2008)

17 Seurakuntien toimenpiteitä (2/2) Tietoturvan parantaminen yhteistyössä ITaluekeskusten kanssa Tietoturvapolitiikka Tietoturvan yhteyshenkilö Tietoturvaohjeistus Tekninen tietoturva Käytännön tietoturva ja tietosuoja

18 Seurakuntien IT-yhteistyöalueet Isäntä-srk srk-taloudet Turun ja Kaarinan srky 43 Tampereen srky 36 Lahden srky 12 Rovaniemen srk 26 Oulun srky 11 Ylivieskan srk 20 Kouvolan srky 29 Pedersörenejdens ksamf 28 Kuopion srky 52 Seinäjoen srk 26 Jyväskylän srk 16 Järvenpään srk 25 EHKV-alue Yht Yht. 328

19 Kirjurin aikataulutus 1/2 Data-viranomaistehtävät-toiminnallisuus v Konversio-ohjelmat ja testaus v Digi-perustoiminnallisuus v Digi-Kirdi-näytöt v Data Digi integraatio v Raportointi v

20 Kirjurin aikataulutus 2/2 Karttapalvelun toteutus v Pilottikonversio ja pilotointi v keväällä Tuotantokonversio v syksyllä Käyttöoikeuksien hallintajärjestelmä TYP/IHA v Kaikissa srk:ssa tuotantokäyttö alkaa samanaikaisesti

21 Hyötyjä (1/2) Valtakunnallinen asiakaspalvelu Palvelua useammasta toimipisteestä Palvelua ja tietoa laajemmin vahvan tunnistautumisen myötä internetistä Palvelun monipuolistuminen ja yhdenmukaistuminen Henkilöstön koulutus- ja tukipalvelut Hiippakunnallinen tukirengas Verkkokoulutus Monipuoliset yhteistyömahdollisuudet

22 Hyötyjä (2/2) Kehittämis- ja suunnittelutyön keskittäminen Yksi oma yhteinen järjestelmä, jota kehitetään omien tarpeiden mukaisesti Teknisen ylläpidon keskittäminen Yhteydet muihin järjestelmiin Tiedonsiirrot muihin järjestelmiin (esim. VTJ) Tietoturvan parantaminen keskitetysti ja pienemmin kustannuksin Lokitiedot Käyttäjärekisterit Vahva tunnistautuminen

23 Kustannukset ja säästöt Esiselvitystyöryhmän raportti: Ulkoinen Oma Investointikustannukset Ylläpitokustannukset (10v) Hyödyt (10v) yhteishankinnasta ylläpidon keskittämisestä toiminnan kehittämisestä Yhteensä (Kustannukset ja hyödyt tuhansina euroina)

24 Sidoshankkeita Kirkonkirjojen ja perhelehtien digitointi TYP-hanke: työasemien yhteiset palvelut IT-alueet Käyttöpalvelut-hanke Tietoturva-hanke Viestintä

25 Digitointi Kirkonkirjat ja perhelehdet digitoidaan v alkaen: Pääkirjat (sis. mahd. lastenkirjat, siirtoväenkirjat ) Kastetut Vihityt Kuolleet Muuttaneet Seurakuntaan liittyneet ja eronneet LV/PV/PK-kirjat Perhelehtikirjat eli perhelehdet Hakuluettelot

26 Metatiedot Kuvailevaa ja määrittelevää tietoa digitoidusta aineistosta, esim.: Seurakunnan nimi Kirjatyyppi Kirjan alku- ja loppuvuosi Arkistointinumero Aakkosellinen tai kylien yms. mukainen hakutieto kirkonkirjan aukeamien tiedoista Perhelehtien päämiehen (ja puolison) hakutiedot

27 Digikonsultointi Seurakuntakimppojen käyttöön Ohjaa aiemmin digitoitujen aineistojen tarkistamiseen Opastaa aiemmin digitoitujen aineistojen metatietojen määrittämiseen Yhteydenotot:

28 Kirjuri-järjestelmän käyttöönottoon liittyviä tavoitteita ja tehtäviä

29 Tavoitteita 1/2 Kirkonkirjojenpito ja jäsentietojärjestelmät liittyvät keskeisesti seurakuntalaisten palveluun mm. kirkollisten toimitusten, muuttojen ja sukuselvitysten yhteydessä. Jäsentietojärjestelmä mahdollistaa myös seurakunnan viestien kohdentamisen tietylle ryhmälle iän, sukupuolen, perhetilanteen tms. mukaan. Seurakuntien jäsentietojen ja niihin liittyvien tietojärjestelmien tulee siis tukea ja palvella mahdollisimman tehokkaasti seurakuntatyön ja seurakuntahallinnon tarpeita.

30 Tavoitteita 2/2 Kirkonkirjojenpito tulee vastaisuudessa järjestää niin, että se mahdollistaa kirkon jäsenen asioinnin missä tahansa kirkon palvelupisteessä riippumatta siitä, mihin seurakuntaan asiakas itse kuuluu. Palvelupisteverkosto tulee säilyttää laajana, jotta asiakasta voidaan palvella lähellä. Tämä edellyttää kirkonkirjojenpidossa kaikkien jäsentietojen keskittämistä yhteen yhteiseen tietokantaan ja näiden tietojen käytettävyyttä valtakunnallisesti seurakuntien ja keskusrekisterien eri palvelupisteissä.

31 Uutta toiminnallisuutta 1/3 Kaikista seurakunnista voidaan antaa samantasoinen palvelu kirkkoherranvirastossa tai keskusrekisterissä asioiville, koska sama valtakunnallinen rekisteri on käytettävissä niin pienissä kuin suurissakin seurakuntatalouksissa. Sijaisuuksia voidaan järjestellä yli seurakuntarajojen. Kaikkiin palvelujen edellyttämiin tehtäviin ei tarvitse olla jokaisessa seurakunnassa osaajia, vaan Kirjuri mahdollistaa työnjaon seurakuntien kesken. Esimerkiksi vaativa sukuselvitys voidaan siirtää asiantuntijan tehtäväksi toiseen seurakuntatalouteen, jos niin halutaan.

32 Uutta Toiminnallisuutta 2/3 Seurakunnan jäsenet voivat asioida muuallakin kuin oman seurakunnan kirkkoherranvirastossa. Vastaava käytäntö on ollut pitkään jo maistraateilla. Aluekeskusrekisterin toimintamallia tukevat monet Kirjurijärjestelmän toiminnot, mm. työjono-, tehtävä- ja tilauskäytännöt sekä käyttöoikeuksien hallinnointi. Valtakunnallisen Kirjuri-järjestelmän perusteella voidaan toiminnallisia palveluja kohdistaa entistä paremmin kattavan raportoinnin ja karttapalvelun avulla. Palveluja voidaan suunnitella myös laajempina alueellisina kokonaisuuksina.

33 Uutta Toiminnallisuutta 3/3 Seurakunnallisen toiminnan suunnittelua varten Kirjurijärjestelmään kehitetään mm. monipuolinen työntekijän oman työalansa suunnittelussa tarvitseman raportin tai tilaston määrittelymahdollisuus sekä erilaisia valmiita raportteja ja tilastoja. Jäsenen kohtaaminen ja palvelujen saaminen myös internetissä tulee monipuolisemmaksi. Vahvan tunnistautumisen kautta mahdollistuu myös tiettyjen viranomaistehtäviin liittyvien toimintojen hoitaminen internetissä. (Kansalaisliittymän kautta) Seurakuntien työntekijöille tullaan kehittämään jäsentietoihin liittyviä palveluja helpottamaan ja auttamaan yhteydenpitoa seurakuntalaisiin erilaisissa elämän tilanteissa ja vaiheissa

34 Tehtäviä 1/3 Seurakuntien käyttöönottoon liittyen: Organisaatiomallien kartoittaminen ja päättäminen seurakuntien ja keskusrekisterien alueelliselle yhteistyölle Seurakuntien ja keskusrekisterien palvelujen ja toimintojen kartoittaminen ja prosessien kuvaaminen Pelisäännöt kirkonkirjojenpidossa laadittava huomioiden uusi organisoituminen ja uusitut prosessit Hankkeesta yleisesti ja mahdollisista muutoksista organisoitumisessa ja toimintatavoissa tiedottaminen Seurakuntien ja keskusrekisterien henkilöstön kartoittaminen

35 Tehtäviä (2/3) Kirkkohallituksen tehtäviä Kirjuriin liittyen: Hiippakunnallisten tukirenkaiden roolin selkeyttäminen käytännön työssä, työn ohjeistuksen laatiminen ja kouluttaminen Kirjuri-järjestelmän verkkokoulutuksen suunnittelu, toteutus ja markkinointi Kirjuri-järjestelmän pilotoinnin ja käyttöönoton suunnittelu ja toteutus Kirkonkirjojenpidon käytännön työn toimintaohjeiden uudistaminen huomioiden Kirjuri-järjestelmän antamat mahdollisuudet Sisäinen ja ulkoinen viestintä

36 Tehtäviä 3/3 Kirkkohallituksen tehtäviä Kirjuriin liittyen: Kirjuri-järjestelmän laajempien käyttöoikeuksien myöntäminen Kirjuri-järjestelmän käyttöoikeus- ja lokirekisterin käytännesäännöt Kirjuri-järjestelmän kehitystarpeiden kartoittaminen (sekä käyttäjien tarpeiden että lainsäädännön tai muuttuneiden käytäntöjen yms. vuoksi) Kirkonkirjojenpidon tehtävien ja Kirjuri-järjestelmän käytön organisoiminen, muutosten kehittäminen ja kouluttaminen Kirkonkirjojenpidon tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt Kirjurin tekninen kehittäminen ja ylläpito