Henkilötietojen siirtotiedoston muodostusohje Excel-ohjelman avulla

Transkriptio

1 EXCEL-SIIRTOTIEDOSTON MUODOSTUSOHJE KEVÄÄN 2014 YHTEISHAKUA VARTEN Henkilötietojen siirtotiedoston muodostusohje Excel-ohjelman avulla Tässä ohjeessa kerrotaan, miten perusopetuksen päättöluokkalaisten, perusopetuksen lisäopetusta, ammatilliseen peruskoulutukseen ohjaavaa ja valmistavaa koulutusta, valmentavaa ja kuntouttavaa opetusta ja ohjausta sekä maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistavaa koulutusta suorittavien henkilötiedoista muodostetaan Excel-ohjelman avulla Opetushallituksen siirtotiedostokuvauksen mukainen tiedosto, joka siirretään sähköisesti oppilaitoksesta kevään 2014 yhteishaun hakijarekisteriin. Tiedonsiirto tehdään välisenä aikana. Tämä ohje ei koske niitä oppilaitoksia, jotka käyttävät tiedonsiirtoon oppilashallintoohjelmaa, jonka ominaisuutena on siirtotiedoston muodostaminen. Samaa ohjetta voi soveltaa Open Officen Calc-ohjelman käyttöön. Calc-ohjelmalla muodostetun siirtotiedoston tallentaa lopuksi xls muotoon. Siirrettävien tietojen kuvaus Tiedot tulee tallentaa tiedostoon tässä mainitussa järjestyksessä ja sisältöisenä. Yksikin virheellinen merkki voi johtaa virheeseen siirrossa. Siirrettävä tieto (taulukon sarakkeen kirjain) Vuosi (sarake A) Kausi (sarake B) Lähtokoulu (sarake C) Pohjakoulutus (sarake D) Opetuskieli (sarake E) Luokka (sarake F) Sisältö Pituus, max. P= pakol linen tieto Kuvaus P Vuosiluku, hakuvuosi S=Syksy 1 P S = koulutuksen alkukauden tunnus, vakio P Lähettävän koulun oppilaitoskoodi 9 1 P Oppilaan pohjakoulutus 1 = Perusopetuksen oppimäärä 2 = Perusopetuksen osittain yksilöllistetty oppimäärä 3 = Perusopetuksen yksilöllistetty oppimäärä, opetus järjestetty toimintaalueittain 6 = Perusopetuksen pääosin tai kokonaan yksilöllistetty oppimäärä XX 2 P Oppilaitoksen opetuskieli, ylläpitämä kielikoodisto Oppilaitoksen sisäisesti käyttämä luokkatunnus. 5 P Numerotunnus (9 tai 10) ja kirjainkoodi, jos sellainen Huom! Tilastokeskuksen käyttämä 5-numeroinen koodi (ei yhteishakukoodi). Jos tunnuksessa on vähemmän kuin viisi merkkiä, laitetaan tunnuksen eteen nolla/nollia. FI = suomi, SV = ruotsi (isoilla kirjaimilla kirjoitettuna) Tähän voi syöttää vapaamuotoisessa

2 Luokkataso (G) Numero, tekstiä tai molemmat. on käytössä (Esim. 9a) tai vapaavalintaista tekstiä 99 tai xx 2 P Luokkataso kertoo onko peruskoulun oppilas ysivai kymppiluokkalainen. TAI opiskeleeko oppilas Ammattistartissa (A), maahanmuuttajien ammatilliseen koulutukseen valmistavassa koulutuksessa (M), Valmentavassa ja kuntouttavassa opetuksessa tai ohjauksessa (V). muodossa oppilaan luokan. Esim: 9a, 10b, erityisluokka HUOM! ilmaisee oppilaan luokkatason tai koulutustyypin. Sallitut arvot: 9,10, A, M ja V Hetu (sarake H) Sukupuoli (sarake I) Sukunimi (sarake J) Etunimet (sarake K) Kutsumanimi (sarake L) Kotikunta (sarake M) Äidinkieli (sarake N) x 11 P Oppilaan henkilötunnus tai syntymäaika muodossa ppkkvv-xxxx. Jos oppilaalla ei ole henkilötunnusta, kenttään lisätään pelkkä syntymäaika muodossa ppkkvv. 9 1 P Oppilaansukupuoli 1 = mies 2 = nainen xx 40 P Oppilaan sukunimi Esitystapa: Virtanen xx 40 P Oppilaan etunimet Esitystapa: Aila Inkeri xx 30 Oppilaan kutsumanimi Esitystapa: Inkeri P Oppilaan kotikunta, ylläpitämä kuntakoodisto XX 2 P Oppilaan äidinkieli, ylläpitämä kielikoodisto Tunnusosan erotinmerkki. Jos oppilaalle ilmoitetaan pelkkä syntymäaika, tulee kansalaisuustietona olla muu kuin 246=Suomi. Ei ole pakollinen tieto. Jos kutsumanimi ilmoitetaan, sen on oltava joku ilmoitetuista etunimistä samassa muodossa kirjoitettuna. Turvaoppilaille ja siirtotiedostossa mukana olevilla ulkomaalaisille, joilla lähiosoitekin on ulkomailla voidaan tarvittaessa ilmoittaa 999 = Ei tiedossa. SFS ISO koodisto. FI = suomi SV = ruotsi (isoilla kirjaimilla kirjoitettuna) 99 = tuntematon Kansalaisuus (sarake O) Lähiosoite (sarake P) Postinumero (sarake Q) P Oppilaan kansalaisuus, ylläpitämä maakoodisto SFS-EN ISO koodisto. 246 = Suomi Kosovon väliaikainen tunnus on 907. xx 50 P Oppilaan lähiosoite Ei ole pakollinen tieto turvaoppilailla, joilla postinumero-kenttään on merkitty (Ei tiedossa) P Oppilaan postinumero Turvaoppilailla ja siirtotiedostossa mukana

3 Maa (sarake R) Oppilaan maatieto, ylläpitämä maakoodisto olevilla ulkomaalaisilla, joilla lähiosoitekin on ulkomailla, postinumeroksi ilmoitetaan (Ei tiedossa). Ei ole pakollinen tieto. Maa tarkoittaa oppilaan asuinmaata, joka normaalisti kaikilla Suomessa koulua käyvillä on 246 = Suomi. SFS-EN ISO koodisto. Matkapuhelin (sarake S) Muu puhelin (sarake T) Era (sarake U) Oppilaan matkapuhelinnumero Oppilaan muu puhelinnumero Ei ole pakollinen tieto. Puhelinnumeroissa tulee ilmoittaa myös suuntanumero. Numeron tallentamisessa voidaan käyttää tyhjiä välilyöntejä. Ei ole pakollinen tieto. PKERA1_2014S_ P Erän tunnus Selitetty tarkemmin myöhemmin tässä ohjeessa koodin paikalle laitetaan oman lähtökoulun Tilastokeskuksen käyttämä 5-numeroinen oppilaitoskoodi. Oppilaan yksilöinti henkilötunnuksen tai syntymäajan perusteella Oppilaan henkilötunnus ppkkvv-xxxx ilmoitetaan aina, kun sellainen on olemassa. Jos hakija on ulkomaalainen eikä hänellä ole Suomen kansalaisuutta ja henkilötunnusta, ilmoitetaan pelkkä syntymäaika ppkkvv. Henkilötunnukseton oppilas yksilöidään opintopolussa myöhemmin Opetushallituksen toimesta. Tietojen tallennus Exceliin 1. Täytä tiedot liitteen 1 pohjataulukkoon Käytä apuna pohjataulukkoa. Pohjataulukon voit myös tulostaa Opintopolusta tiedonsiirtonäytöltä. Täytä kaikki sarakkeet ohjetaulukon mukaisesti. Tarkista, että käytät oikeita koodistoja (liite 2). Esimerkki: Tiedot tallennetaan excel-taulukkoon siten, että yksi rivi on yksi oppilas ja oppilasta koskevat tiedot kirjoitetaan sarakkeisiin. Yhteen sarakkeeseen tulee vain yksi tieto. Tiedot, jotka

4 kirjoitetaan, on lueteltu tietojen kuvauksessa Siirrettävä tieto-sarakkeessa ja ne tulee kirjoittaa kuvauksessa mainitussa järjestyksessä ja sisältöisenä. Samaan tiedostoon voi tallentaa useamman koulun tietoja. Tiedosto saa sisältää sekä 9. luokan että kymppiluokan oppilaiden tietoja. Lisäksi on mahdollista siirtää ammatilliseen peruskoulutukseen valmistavassa koulutuksessa, maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistavassa koulutuksessa ja valmentavassa ja kuntouttavassa opetuksessa tai ohjauksessa opiskelevien tietoja. Tiedostoon saa tallentaa vain niiden oppilaiden tiedot, jotka ovat antaneet luvan tietojensa siirtoon. Oppilaitos voi pyytää luvan valitsemallaan tavalla. 2. Tallenna tiedosto haluamaasi paikkaan xls- tai xlsx- muodossa Tiedoston nimi Tiedostomuoto PKERA1_2014S_09999 xls tai xlsx (ms-excel) Tiedoston nimen tulee olla tämä ja nimessä saa muuttaa ainoastaan oppilaitostunnusta: PKERA = peruskoululaisten tiedonsiirto erä 1 = henkilötiedot 2014 = vuosi S = kausi (koulutuksen alkukausi) = oman oppilaitoksen Tilastokeskuksen 5-numeroinen tunnus Jos tiedostossa on useamman oppilaitoksen tiedot, tiedosto nimetään minkä tahansa yhden näistä oppilaitoksista tunnuksella. Nimeä käytetään vain tiedoston yksilöintiin. Opintopolku katsoo oppilaiden oppilaitoskohtaiset tiedot tiedoston sisällöstä. Tiedostomuodon tulee ehdottomasti olla xls( ) tai xlsx (ms-excel). 3. Siirrä tiedosto Opintopolkuun Siirto tehdään osoitteessa virkailija.opintopolku.fi/tiedonsiirto ja se edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan Opintopolkuun. Käyttäjätunnukselle tulee olla määritelty siirtorooli Tiedonsiirtäjä. Yksikin väärässä paikassa oleva merkki voi johtaa virheeseen. Opintopolku ilmoittaa onnistuneesta tiedonsiirrosta tai mahdollisista virheistä tiedoissa, jotka tulee korjata alkuperäiseen tietolähteeseen. Tiedonsiirron edistymistä voi seurata tiedonsiirtojen tila välilehdellä.

5 4. Tarkasta Opintopolusta, että oppilaiden tiedot ovat siirtyneet Tiedonsiirron onnistuminen on hyvä varmistaa siten, että henkilö, jolla on tiedonsiirtäjärooli, käy tarkastamassa oppilaiden tiedot listauksesta, joka löytyy osoitteesta: virkailija.opintopolku.fi/suoritusrekisteri ja linkistä opiskeluoikeudet. 5. Miten toimia, jos tiedoston siirtäminen ei onnistu Opintopolku ilmoittaa mahdollisista virheistä tiedonsiirron yhteydessä ja ilmoittaa virheen syyn. Ellei tiedonsiirto onnistu ensimmäisellä yrityksellä, tarkista että jokainen tieto on tallennettu ohjeen mukaan. Korjaa virheellinen tieto alkuperäiseen tiedostoon. Siirto on tehtävä uudelleen. Jos tiedonsiirrossa ilmenee teknisiä ongelmia, ota yhteyttä Opintopolun hakuneuvontaan. Opintopolun hakuneuvonta virkailija(at)opintopolku.fi puh (klo 9-13)