Tietojen siirtäminen excel-ohjelmalla ja tietojen kuvaus

Transkriptio

1 Tietojen siirtäminen excel-ohjelmalla ja tietojen kuvaus HUOM!: Perusopetuksen sekä perusopetuksen lisäopetuksen ja muiden valmistavien koulutusten päättävien tiedot tallennetaan KOSKI palveluun. Tietoja ei enää siirretä suoritusrekisteriin. KOSKI-palvelun dokumentaatio löytyy osoitteesta: Henkilötietojen siirtotiedoston muodostusohje Excel-ohjelman avulla Tässä ohjeessa kerrotaan, miten perusopetuksen päättöluokkalaisten, perusopetuksen lisäopetusta (kymppiluokka), ammatilliseen peruskoulutukseen valmentavaa koulutusta (VALMA), työhön ja itsenäiseen elämään valmentavaa koulutusta (TELMA) ja maahanmuuttajien ja vieraskielisten lukiokoulutukseen valmistavaa koulutusta (LUVA) suorittavien henkilötiedoista muodostetaan Excel-ohjelman avulla Opetushallituksen siirtotiedostokuvauksen mukainen tiedosto, joka siirretään sähköisesti oppilaitoksesta Opintopolun suoritusrekisteriin. Tietoja käytetään perusopetuksen jälkeisten hakujen (ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishaku, erityisopetuksena järjestettävän ammatillisen koulutuksen haku sekä perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen haku) hakemusten pohjatietoina sekä nuorisotakuun seurantaa varten. Huom! MIkäli tiedot on siirretty KOSKI-palveluun, ei tiedonsiirtoa tule tehdä, koska tiedot saadaan KOSKI-palvelusta. Opetuksen/koulutuksen järjestäjät voivat siirtää henkilötiedot alkaen. Tietoja voi siirtää oman aikataulun mukaan, mutta hakemusten seurannan vuoksi tiedot on siirrettävä viimeistään Tiedonsiirtoa varten tarvitaan voimassa oleva käyttäjätunnus ja salasana sekä tunnukselle määritelty Tiedonsiirtäjä-rooli oppilaitos- koulutustoimijatasolla. Oman organisaation vastuukäyttäjä auttaa käyttäjähallintaan liittyvissä kysymyksissä. Huom! Tämä ohje ei koske niitä oppilaitoksia, jotka käyttävät tiedonsiirtoon oppilashallinto-ohjelmaa, jonka ominaisuutena on siirtotiedoston muodostaminen. Samaa ohjetta voi soveltaa esim. Open Officen Calc-ohjelman käyttöön. Calc-ohjelmalla vastaavalla ohjelmalla muodostettu siirtotiedosto tulee tallentaa lopuksi xls-muotoon. Siirrettävät henkilötiedot Pakolliset tiedot Huom! Tiedot tulee tallentaa tiedostoon kuvauksessa mainitussa järjestyksessä ja sisältöisenä.yksikin virheellinen merkki voi johtaa virheeseen siirrossa. Siirrettävä tieto Kuvaus Pakollisuus Sisältö Huom! tieto, jos henkilönumero, jos tiedossa generoitu henkilötunnus. Jos hetu oppijanumero, on tämä tunniste Syntymäaika Sukupuoli Ilmoitettava, jos henkilöllä ei ole hetua oppijanumeroa Ilmoitettava, jos henkilöllä ei ole hetua oppijanumeroa vvvv-kk-pp Jos hetu oppijanumero, tämä on. Jos henkilön oppijanumero hetu on tiedossa, ei sukupuolta tarvita.

2 Lähtökoulu (Sarake F) Luokka Sukunimi (sarake H) Etunimet (Sarake I) Kutsumanimi (sarake J) Lähettävän koulun oppilaitoskoodi Oppilaitoksen sisäisesti käyttämä luokkatunnus. Numero, tekstiä sekä että. Henkilön sukunimi Esitystapa: Virtanen Hakijan etunimet Esitystapa: Aila Inkeri Hakijan kutsumanimi Esitystapa: Inkeri Tilastokeskuksen yhteishakukoodi). Tähän tulee oppilaitoksen itsensä käyttämä luokkatieto, esim. 9A Kutsumanimen on oltava joku ilmoitetuista etunimistä samassa muodossa kirjoitettuna. Kotikunta (sarake K) Äidinkieli (sarake L) Hakijan kotikunta, ylläpitämä kuntakoodisto Henkilön äidinkieli, 091 Turvaoppilaille ja siirtotiedostossa mukana olevilla ulkomaalaisille, joilla lähiosoitekin on ulkomailla voidaan tarvittaessa ilmoittaa 999 = Ei tiedossa. FI = suomi 99 = tuntematon Ei pakolliset tiedot Huom! Suosittelemme, että tässä kuvattuja ei pakollisia tietoja ei siirretä. Mikäli tiedot kuitenkin siirretään, tulee ne tallentaa tiedostoon kuvauksessa mainitussa järjestyksessä ja sisältöisenä.yksikin virheellinen merkki voi johtaa virheeseen siirrossa. Siirrettävä tieto Kuvaus Ei Sisältö Huom! Kansalaisuus (sarake M) Hakijan kansalaisuus, ylläpitämä maakoodisto Ei. 246 = Suomi SFS-EN ISO koodisto. Lähiosoite Henkilön lähiosoite Ei (sarake N) Postinumero (Sarake O) Maa (Sarake P) Henkilön postinumero Ei Turvaoppilailla ja siirtotiedostossa mukana olevilla ulkomaalaisilla, joilla lähiosoitekin on ulkomailla, postinumeroksi ilmoitetaan = Ei tiedossa. Henkilön asuinmaa Ei 246 = Suomi SFS-EN ISO koodisto. Matkapuhelin (sarake Q) Henkilön matkapuhelinnumero Ei Numeron tallentamisessa voidaan käyttää tyhjiä välilyöntejä.

3 Muu puhelin (sarake R) Henkilön muu puhelinnumero Ei Puhelinnumeroissa tulee ilmoittaa myös suuntanumero. Numeron tallentamisessa voidaan käyttää tyhjiä välilyöntejä. Siirrettävät todistuksiin liittyvät tiedot Todistuksilla kerrotaan oppilaiden suoritukset. Jokaiselle siirrettävälle oppilaalle siirretään vain se suoritus, jota hän suorittaa kevään 2018 aikana. peruskoulun yhdeksäsluokkalaiselle siirretään perusopetuksen oppimäärä, oletettu valmistumisen päivämäärä, perusopetuksen tila-tieto (KESKEN), oppimäärän myöntäjäoppilaitos sekä tieto yksilöllistetyistä oppiaineista. Perusopetuksen oppimäärä Perusopetuksen oppimäärä Henkilö on suorittanut hän suorittaa kuluvana lukuvuonna perusopetuksen oppimäärän tieto jos generoitu henkilötunnus. Jos hetu oppijanumero, on tämä tunniste Valmistumisen päivämäärä vvvv-kk-pp Keväällä 2018 valmistuvilla esim Jos ei täsmällisesti tiedossa, arvio Oppilaitosnumero. Perusopetuksen päättötodistuksen myöntävä/myöntänyt koulu. Tilastokeskuksen yhteishakukoodi). Perusopetuksessa opiskelevat keväällä valmistuvat siirretään Jos tutkinto on suoritettu aiemmin keväällä, tila on VALMIS XX FI = suomi KESKEN

4 Yksilöllistäminen (sarake H) EI = Ei yksilöllistettyjä oppiaineita OSITTAIN = Ositn yksilöllistetty oppimäärä ALUEITTAIN = Yksilöllistetty oppimäärä, opetus järjestetty toimintaalueitn KOKONAAN = Pääosin kokonaan yksilöllistetty oppimäärä Perusopetuksen lisäopetus Perusopetuksen lisäopetus Henkilö suorittaa perusopetuksen lisäopetusta tieto jos generoitu henkilötunnus. Jos hetu oppijanumero, on tämä tunniste Valmistumisen oletettu päivämäärä vvvv-kk-pp Jos ei Oppilaitosnumero Perusopetuksen lisäopetuksen todistuksen myöntävä koulu. Tilastokeskuksen yhteishakukoodi). Esim jos oppilaitoksen koodi on Yksilöllistäminen (sarake H) Perusopetuksen lisäopetuksessa opiskelevat keväällä 1100 tuntia suorittavat siirretään EI = Ei yksilöllistettyjä oppiaineita OSITTAIN = Ositn yksilöllistetty oppimäärä ALUEITTAIN = Yksilöllistetty oppimäärä, opetus järjestetty toimintaalueitn KOKONAAN = Pääosin kokonaan yksilöllistetty oppimäärä XX FI = suomi KESKEN

5 Ammatilliseen peruskoulutukseen valmentava koulutus (VALMA) VALMA Henkilö opiskelee ammatilliseen peruskoulutukseen valmentavassa koulutuksessa. tieto jos generoitu henkilötunnus. Jos hetu oppijanumero, on tämä tunniste Valmistumisen päivämäärä vvvv-kk-pp Jos ei Oppilaitosnumero. Tilastokeskuksen yhteishakukoodi). VALMA-koulutuksessa opiskelevat keväällä väh. 30 opintopistettä suorittavat siirretään XX FI = suomi KESKEN Maahanmuuttajien lukiokoulutukseen valmistava koulutus (LUVA) LUVA Henkilö opiskelee maahanmuuttajien lukioon valmistavassa koulutuksessa. tieto jos generoitu henkilötunnus. Jos hetu oppijanumero, on tämä tunniste

6 Valmistumisen oletettu päivämäärä vvvv-kk-pp Jos ei Oppilaitosnumero Tilastokeskuksen yhteishakukoodi). Esim jos oppilaitoksen koodi on LUVA-koulutuksessa opiskelevat keväällä väh. 25 kurssia suorittavat siirretään XX FI = suomi KESKEN Työhön ja itsenäiseen elämään valmentava koulutus (TELMA) TELMA Henkilö opiskelee työhön ja itsenäiseen elämään valmentavassa koulutuksessa. tieto jos generoitu henkilötunnus. Jos hetu oppijanumero, on tämä tunniste Valmistumisen oletettu päivämäärä vvvv-kk-pp Jos ei Oppilaitosnumero Tilastokeskuksen yhteishakukoodi). Tiedonsiirto vaiheitn TELMA-koulutuksessa opiskelevat keväällä väh. 30 opintopistettä suorittavat siirretään XX FI = suomi KESKEN

7 1. Täytä tiedot Excel-pohjataulukkoon Käytä apuna pohjataulukkoa. Pohjataulukon voit ladata Opintopolusta tiedonsiirto-näytöltä (Rekisterit ja tiedonsiirrot Tiedonsiirrot Tiedoston lähetys Perustiedot: Excel-pohja tiedonsiirtoa varten). Täytä kaikki sarakkeet ohjetaulukon mukaisesti. Henkilötiedot-välilehti: Tiedot tallennetaan siten, että yksi rivi on yksi oppilas ja oppilasta koskevat tiedot kirjoitetaan sarakkeisiin. Yhteen sarakkeeseen tulee vain yksi tieto. Tiedot, jotka kirjoitetaan, on lueteltu tietojen kuvauksessa Siirrettävä tieto-sarakkeessa ja ne tulee kirjoittaa kuvauksessa mainitussa järjestyksessä ja sisältöisenä. Suoritettavan oppimäärän/tutkinnon tiedot (esim. perusopetus-välilehti): Jokaiselle siirrettävälle oppilaalle siirretään vain se suoritus, jota hän suorittaa kevään 2018 aikana. peruskoulun yhdeksäsluokkalaiselle siirretään perusopetuksen oppimäärä, oletettu valmistumisen päivämäärä, perusopetuksen tila-tieto (KESKEN), oppimäärän myöntäjäoppilaitos sekä tieto yksilöllistetyistä oppiaineista. Samaan tiedostoon voi tallentaa useamman koulun tietoja. Tiedosto saa sisältää sekä 9. luokan että kymppiluokan oppilaiden tietoja. Lisäksi on mahdollista siirtää VALMAssa,TELMAssa ja LUVAssa opiskelevien tietoja.tiedostoon saa tallentaa vain niiden oppilaiden tiedot, jotka ovat antaneet luvan tietojensa siirtoon. Oppilaitos voi pyytää luvan valitsemallaan tavalla. 2. Tallenna tiedosto haluamaasi paikkaan xls- xlsx- muodossa Nimeä henkilötietojen siirtotiedosto haluamallasi tavalla, kuitenkin siten että se sisältää oppilaitoksen koodin (esim. oppilaat09999). Nimen avulla tiedoston löytäminen helpottuu esim. ongelmatilanteissa.jos siirtotiedostossa on useamman oppilaitoksen tiedot, nimeä tiedosto minkä tahansa yhden näistä oppilaitoksista tunnuksella. Opintopolku tarkistaa oppilaiden oppilaitoskohset tiedot tiedoston sisällöstä. Tiedostomuodon tulee ehdottomasti olla xls ( ) xlsx (ms-excel). 3. Siirrä tiedosto Opintopolkuun Kirjaudu Opintopolkuun osoitteessa virkailija.opintopolku.fi ja valitse Rekisterit ja tiedonsiirrot Tiedonsiirrot. Paina Valitse tiedosto - painiketta ja etsi aiemmin muodostamasi tiedosto paikasta, johon se on tallennettu. Lähetä -painike käynnistää siirron. Opintopolku tarkistaa käyttäjätunnuksen valtuudet siirtää kyseessä olevan oppilaitoksen tietoja sekä siirretyn tiedoston teknisen oikeellisuuden. Saat ilmoituksen, että tiedosto on lähetetty ja että se on muodollisesti oikein. Opintopolku salaa yhteyden automaattisesti. Tiedonsiirto tapahtuu aina suojattua tiedonsiirtoväylää pitkin. 4. Tarkista Opintopolusta, että oppilaiden tiedot ovat siirtyneet Henkilön, jolla on tiedonsiirtäjä-rooli, tulee tarkistaa tiedonsiirron onnistuminen Opintopolusta Tiedonsiirtojen tila-näytöltä (Rekisterit ja tiedonsiirrot Tiedonsiirrot Tiedonsiirtojen tila). Näytöllä näkyy onnistuneesti siirtyneiden oppilaiden määrä ( Käsitelty OK xx ) sekä mahdollisten ei-siirtyneiden oppilaiden määrä ( NOK xx ). Lisäksi henkilön, jolla on tiedonsiirtäjä- opinto-ohjaaja rooli, tulee tarkistaa suoritusrekisteristä (Rekisterit ja tiedonsiirrot SURE-suoritustiedot) tietojen oikeellisuus. Yksittäiset virheet voi korjata suoraan suoritusrekisteriin. Tiedonsiirrossa voi olla pientä viivettä, joten tarkistukset on hyvä tehdä vasta seuraavana päivänä. 5. Miten toimia, jos tiedoston siirtäminen ei onnistu Jos siirrettävissä tiedoissa on muodollinen virhe, kyseisen oppilaan tiedot eivät siirry. Opintopolku ilmoittaa mahdollisista virheistä tiedonsiirron yhteydessä ja ilmoittaa virheen syyn. Ellei tiedonsiirto onnistu ensimmäisellä yrityksellä, tarkista, että jokainen tieto on tallennettu ohjeen mukaan. Yksittäiset virheet voi korjata suoraan suoritusrekisteriin (suositeltavaa).