EURAN SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 1 ( 6 ) Kirkonkirjojen digitointi

Transkriptio

1 EURAN SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 1 ( 6 ) 1. YLEISTÄ Euran seurakunta on perustettu viimeistään vuonna Seurakunnan ensimmäinen vakinainen pappi oli Jöns vuodesta Euran seurakunta kuuluu Rauman rovastikuntaan ja Turun arkkihiippakuntaan. Hinnerjoen ja Honkilahden seurakunnat liitettiin Euran seurakuntaan ja Kiukaisten seurakunta Kilport Juha - kilpailutuspalvelu Euran seurakunta käyttää tämän hankinnan kilpailuttamisessa sähköistä Kilport Juha -kkilpailutuspalvelua. Kilport Juha mahdollistaa kilpailutusprosessin toteuttamisen suljetussa järjestelmässä. Hankintalain mukaan kilpailutus ilmoitetaan HILMAilmoituskanavalla. Tarjousten jättäminen Kilport Juha - järjestelmään opastetaan myöhemmin kohdassa "tarjousten jättäminen". 2. HANKINNAN KUVAUS 2.1. Hankinnan sisältö Hankinnan kohteena on seurakuntien vuodesta 1860 eteenpäin olevíen kirkonkirjojen ja perhelehtien mikrokuvaaminen ja digitointi. Asiakirjojen lukumäärä on eritelty tarjouspyynnön liitteessä (asiakirjamäärät.doc). Asiakirjasta ilmenee, mitkä asiakirjat on jo mikrokuvattu. Mikrofilmien työkappaleet ovat Euran seurakunnan arkistossa, josta niitä voidaan luovuttaa valitun toimittajan käyttöön. Mikrofilmien parempilaatuisia originaaleja säilytetään Mikkelin maakunta-arkistossa, josta niitä voidaan tarvittaessa myös saada käyttöön. Kaikki perhelehdet digitoidaan, indeksoidaan ja kuvataan. Metatiedot toteutetaan tarjoajan toimesta. Vanhanmalliset perhelehdet toteutetaan kaksipuoleisina ja uudenmallisista vain tekstipuoli. Kirkonkirjojen kaikki sivut ja aukemat kuvataan ja digitoidaan siihen saakka kuin kirjassa on merkintöjä, Asiakirjojen loppuosan tyhjiä ja numeroimattomia sivuja ei kuvata eikä digitoida. Koko digitoitu aineisto tullaan aikanaan siirtämään rakenteilla olevaan Suomen evankelisluterilaisen kirkon yhteiseen jäsentietojärjestelmään. Aineiston käsittely ja tietojen haku tapahtuu tämän yhteisen jäsentietojärjestelmän avulla, joten nyt hankinnan kohteena digitoinnin osalta on ainoastaan skannaus ja skannattujen kuvien indeksointi Sopimusaika Hankintapäätös tehdään Toteutuksen tulisi tapahtua vuoden 2011 aikana. Aikataulut täsmennetään hankintasopimuksessa.

2 EURAN SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 2 ( 6 ) 2.3. Alihankinta Palveluntuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoiden käyttö tulee määritellä tarjouksessa ja alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tarjoajan on hyväksytettävä etukäteen tilaajalla käyttämänsä alihankkijat tai vuokratyövoima Muuta Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Osa- ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Tarjous on tehtävä suomen kielellä. 3. HANKINNAN VAATIMUKSET 3.1. Hankinnan määrittely Mikrokuvauksen, digitoinnin ja metatietojen tulee tapahtua liitteenä olevien Kirkkohallituksen malliasiakirjojen vaatimusten mukaisesti. Tarjouksen tulee kattaa tässä hankinnassa mukanaolevien kirkonkirjojen ja perhelehtien digitoinnin, indeksoinnin ja mikrokuvauksen kokonaisvastuullisena toimituksena. Osa materiaalista sekä digitoidaan että mikrofilmataan, osa vain digitoidaan. Digitointi ja mikrofilmaus tehdään tarjouksen hintaliitteen (tarjouksen hintaliite.xls) mukaisesti alkuperäismateriaalista, ei mikrofilmeiltä. Kaikkien mikrokorttien tulee sisältää otsikkolehtien tunnistetiedot ja kaiken digitoidun materiaalin tulee sisältää digitoitujen kuvien metatiedot. Tyhjiä perhelehtien ja kirkonkirjojen sivuja ei kuvata. Mikäli perhelehden kääntöpuolella on tietoja, tämän kanssa on meneteltävä samoin kuin etupuolenkin kanssa. Automaattiskannausta ei hyväksytä, vaan työ tehdään käsi-skannauksena. Optista tekstintunnistusta ei hyväksytä digitoitujen kuvien indeksoinnissa. Tarjoukseen tulee sisältyä toimittajan kuvaamien heikkolaatuisten kuvien uudelleenkuvaus kaikkine lisäkustannuksineen. Laadun määrittelee tilaaja Tarjoajan soveltuvuus Tarjoajalla on oltava palvelun laatuun ja laajuuteen nähden riittävästi kokemusta vaativista, loppuunsaatetuista ja laadukkaasti toteutetuista seurakuntien mikrokuvaus-, digitointija indeksointipalveluista. Riittävänä kokemuksena pidetään viimeisen 3 vuoden aikana toteutettuja vaativia mikrokuvaus- ja digitointipalveluja. Tarjoajan tulee antaa tarjouksen liittenä vapaamuotoinen selvitys kokemuksestaan ja referensseistään (referenssiluettelo). Tarjoajan tulee tarjouksessaan näyttää toteen teknistä suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset esim. Talle ry:n laatupiirin jäsenydellä tai vastaavalla määrittelylä laatukriteerien täyttämiseksi. Tarjoajan tulee toimittaa myös ainakin työhön osallistuvan vastuutekijän ansioluettelon (CV) tarjouksen liitteeenä. Muuta tarjousta täydentävää ja selkeyttävää aineistoa voi toimittaa tarjouksen mukana. Ennen tarjousten arviointia pyydetään vaatimukset täyttäviltä tarjoajilta työnäyte 2-3 malliasiakirjan mikrokuvaukseksi ja digitoinniksi. Koekuvausten ja työnäytteen kaikki

3 EURAN SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 3 ( 6 ) kustannukset jäävät tarjoajan maksettavaksi Palvelukuvaus Tarjouksen mukana tulee toimittaa vapaamuotoinen selvitys ja määrittely (esim. 1 A 4) mikrokuvauksen ja digitalisoinnin toteutuksesta. Palvelukuvauksen arviointi on osa laadullisten kriteerien arviointia Muuta Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus Euran seurakunnan ja valitun toimittajan kesken. Sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Seurakunta pidättää oikeuden olla perustellusta syystä hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Mikrokuvauksen, skannauksen ja indeksoinnin tulee tapahtua Suomessa. Tarjouksen tulee olla voimassa 3 kuukautta tarjousten sisäänjättöpäivästä. Hankinnassa tulee toteutua tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. 4. TARJOUKSEN HINNOITTELU 4.1. Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjous annetaan tarjousliitteellä seurakunnittain ilman arvonlisäveroa (tarjouksen hintaliite.xls). Tarjouksessa on eriteltävä hinnat, joista palvelukokonaisuus muodostuu. Tarjojan on huomioitava, että tarjousliite tallennetaan excel-muodossa tai vähintään xlspäätteisenä asiakirjana. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä. 5. TARJOUKSEN HYVÄKSYMINEN Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen arviointikriteereinä ovat tarjoushinnan lisäksi palvelukuvaus ja työnäytteen toteutus. Ennen arviointia seurakunta pyytää näytteen 2-3 asiakirjan digitoinnista ja mikrokuvauksesta. Valintaperusteet sekä niiden tarkemmat perustelut ja painoarvot ovat: Palvelukuvaus 40 % palvelun käytännön toteuttaminen toimitusten ajallinen ja toiminnallinen soveltuvuus omaehtoinen laaduntarkkailu

4 EURAN SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 4 ( 6 ) kuvausmateriaalin turvallinen käsittely ja tietoturva Työnäytteen toteutus 20 % malliasiakirjojen lopputuloksen soveltuvuus käyttöön Tarjoushinta 40 % kokonaispalvelun tarjoushinnan edullisuus 5.1. Arvioinnin toteutus Arviointikriteerien painoarvoprosentit muutetaan tarjousten arvioinnissa pisteiksi. Hankinnan arvioinnissa tuotteiden käyttöön soveltuvuuden ja toimintakuvauksen maksimipistemäärä on 60 ja tarjoushinnan 40 pistettä. Hinnan painoarvot pisteytetään siten, että halvin tarjoushinta saa 40 pistettä ja muut tarjoushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjoushintaan kaavalla halvin tarjous/tarjous * 40. Laadullisten arviointikriteerien painoarvot arvioidaan tarjousten arviointityöryhmässä käyttäen asteikkoa Painoarvot muuttuvat pisteiksi, kun arviointityöryhmän antama keskiarvo kerrotaan ilmoitetulla painoarvoprosentilla. Eniten pisteitä saanut tarjous valitaan toimittajaksi. Pisteytyksen tulos ilmoitetaan päätöksenteon yhteydessä. 6. TOIMITUS- JA MAKSUEHDOT 6.1. Laskutus ja maksuehto Laskutus tapahtuu seurakunnan hyväksyttyä työn. Tarjouksen maksuehdon tulee olla 21 päivää netto. Tarjoaja voi esittää tarjoushinnan mahdollisesta ajoittamisesta Laadun seuranta Palvelun laadun seurantaan toteutetaan julkisia yleisiä sopimusehtoja (Jyse palvelut 2009) Sanktiot Jos tarjoaja ylittää 21 vuorokaudella (3 vk) ilmoittamansa/sitoutumansa työn toimituksen, tilaajalla on oikeus alentaa lopullisen laskun loppusumma 0,5 %/viikko laskettuna tarjoajan ilmoittamasta työn toimitusajasta. Tarjouksessa pyydetään ilmoittamaan ne asiat, joita seurakunnilta odotetaan, että ilmoitettu aikataulu toteutuu.

5 EURAN SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 5 ( 6 ) 7. TARJOUSPYYNNÖN LISÄTIEDOT Mahdolliset hankintaa koskevat lisätiedot tulee pyytää Kilport Juhassa osoitteessa Ennen kysymysten jättämistä yrityksen tulee rekisteröityä Kilport Juhan käyttäjäksi. Mahdollisia hankintaa koskevia kysymyksiä voi tehdä klo saakka ja niihin vastataan mahdollisimman pian tai viimeistään klo Kysymys näkyy rekisteröityneillä käyttäjillä kyseisen hankinnan kohdalla "Näytätoiminnon" alla avoimesti ja anonyymina. Hankintayksikkö vastaa kysymyksiin mahdollisimman pian tai viimeistään hankinnan perustiedoissa määrittelemänä aikana. Vastaukset näkyvät samassa paikassa. Muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. 8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN Kilport -tarjousten jättäminen Tarjoukset jätetään viimeistään klo Tarjoukset jätetään Kilport Juha - palveluun osoitteessa Jättääkseen tarjouksen sähköisesti, yrityksen tulee ensimmäisellä kerralla rekisteröityä Kilport Juhaan osoitteessa Rekisteröinnistä yritys saa itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jolla pääsee kirjautumaan Kilport Juhaan. Rekisteröityminen ja tarjousten sähköinen jättäminen Kilport Juhaan on maksutonta. Tarjous tulee antaa mahdollisimman vakioversioina. Tekstiasiakirjan yleisiä muotoja ovat word ja pdf Asiakirjojen julkisuus Julkisuuslain mukaan hankinta-asiakirjat ovat julkisia, kun päätös on tehty ja päätöspöytäkirja allekirjoitettu. Hinta ei ole salainen. Mikäli hankinta-asiakirjoihin liittyy salassa pidettäviä asioita, tulee ne tarjouksessa selkeästi ilmoittaa erillisellä liitteellä. Hankintayksikkö harkitsee, ovatko liikesalaisiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviksi Osoitetiedot täytäntöönpanoa varten Hankintayksikkö toimittaa hankintapäätöksen tiedoksi sähköpostilla. Tätä varten tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa sähköpostiosoite, johon hankintapäätös ja sen täytäntöönpanotiedot osoitetaan. Euran seurakunta Anneli Järvinen talouspäällikkö

6 EURAN SEURAKUNTA TARJOUSPYYNTÖ 6 ( 6 ) 9. TARJOUSPYYNNÖN LIITTEET Tarjouspyyntöä täydentävinä liitteinä olevat asiakirjat Asiakirjamäärät/Euran srk (asiakirjamäärät.xls) Digitointivaatimukset (digitointiliite.pdf) Ohjeistus hankinnan nimeämiseksi (hankinnan nimeäminen.pdf) Ohje metatietojen määrittelystä (metatietomäärittely.xls) 10. TARJOUKSEN LIITTEET Tarjoajan on huomioitava, että voidakseen jättää tarjouksen siinä on oltava alla mainitut liiteasiakirjat: Erityisesti huomautetaan, että vaadittava tarjousliite on palautettava excel-muodossa tai vähintäänkin xls-päätteisenä asiakirjana. Palvelukuvaus Referenssiliuettelo Vastuuhenkilön CV Tarjouksen hintaliite (tarjouksen hintaliite.xls)