Sähköisen asioinnin OPETTAJAN OHJE

Transkriptio

1 Sähköisen asioinnin OPETTAJAN OHJE 1. Johdanto Syksystä 2014 lähtien uusien aloittavien vuosikurssien osalta otetaan käyttöön sähköinen AHOT - asioiden käsittely. Seuraavassa linkissä on esitetty pääpiirteittäin sähköisen asioinnin vaiheet sisällytyksen, korvaavuuden ja hyväksiluvun osalta: Näytön osalta on tehty erillinen prosessikuvaus ja se löytyy seuraavasta linkistä: Opiskelija pystyy tekemään sähköisen asioinnin kautta seuraavia hakemuksia:

2 Tässä ohjeessa käsitellään kohtien 1 4 hakemusten käsittelyä opettajan näkökulmasta. Kohtien 5 12 hakemusten käsittely tapahtuu opiskelijapalveluiden kautta ja niiden käsittely ei suoraan koske opettajia. Sähköiseen asiointiin kirjautuminen tapahtuu SoleOPS -järjestelmän kautta. Itse sähköinen järjestelmä on oma itsenäinen ohjelmistonsa, vaikka kirjautuminen tapahtuukin SoleOPSin kautta. Linkin sähköiseen järjestelmään löydät SoleOPSista sen yläpalkista. Linkin kautta avautuu seuraava näkymä: Omat hakemukset kohdasta saat näkyville sinulle osoitetut hakemukset: Seuraavassa on käyty läpi se, miten eri hakemukset käsitellään.

3 2. Sisällytys, vapautus ja korvaavuus Sisällytyksen, vapautuksen ja korvaavuuden osalta hakemusten käsittely menee samalla tavalla. Seuraavassa on esitetty se, miten käsittelet sisällytyshakemuksen. Kun avaat sisällyttämishakemuksen, sinulle avautuu seuraava näkymä: Valitse ensiksi Aloita käsittely -kohta, jolloin tieto käsittelyn aloittamisesta menee tiedoksi opiskelijan sähköiseen asiointiin. Tämän jälkeen edellä ollut näkymä muuttuu seuraavaksi:

4 Tarkista hakemus ja sen liitteet. Jos hakemus ei jostakin syystä kuulu sinulle, niin vaihda käsittelijää. Jos et tiedä, kuka hakemuksen käsittelee, lähetä hakemus koulutuksesta vastaavalle kk-päällikölle. Jos tarvitset opiskelijalta tarkempia tietoja hakemuksen käsittelemiseksi, niin laadi uusi lisätietopyyntö opiskelijalle. Jos et vielä tässä vaiheessa tee esitystä asiasta, niin palauta hakemus odottamaan käsittelyä. Kun teet esityksen, niin saat käyttöösi seuraavan näkymän: Hakemus -kohdasta näet hakemuksen sisällön. Täytä tekemäsi esitys perusteluineen. Vaikka päättäjän valinta ei ole tässä vaiheessa pakollista tietoa, niin se kuitenkin kannattaa valita jo tässä vaiheessa, jotta hakemus ei turhaan jää odottamaan sähköiseen järjestelmään! Valitse päättäjäksi koulutuksesta vastaavan keskuksen johtaja. Tallenna tekemäsi esitys. Jos päättäjä ei pyydä lisätietoja asiasta, niin opettajan osuus hakemuksen käsittelyssä päättyy tähän. Opintosihteeri kirjaa lopullisen arvioinnin Winhaan.

5 3. Uusi osaamisen näyttö Osaamisen näyttöön perustuva hakemuksen käsittely on kerrottu pääpiirteissään seuraavasta linkistä löydettävästä prosessikaaviosta: Eli perusajatuksena on se, että opiskelija laatii hakemuksen siitä, että hän voisi tehdä opinnon näytön avulla. Hän liittää jo hakemuksen laatimisvaiheessa liitteeksi näyttösuunnitelman ja muut tarvittavat liitteet. Tämän jälkeen hakemus tulee opettajalle, joka tarkistaa hakemuksen ja pyytää opiskelijalta tarvittaessa lisätietoja asiasta. Sen jälkeen opettaja tekee oman esityksen asiasta ja lähettää hakemuksen koulutuspäällikölle. Koulutuspäällikkö tekee lopullisen päätöksen siitä, voiko opiskelija tehdä opinnon näytön avulla. Koulutuspäällikkö määrittelee myös sen aikarajan, jona aikana näyttö tulee tehdä. Jos opiskelija voi tehdä opinnon näytön avulla, niin hyväksynnän jälkeen opiskelija ottaa suoraan yhteyttä opettajaan ja sopii hänen kanssaan, miten ja milloin hän tekee lopullisen näytön. Tämä osa näytöstä tapahtuu sähköisen asioinnin ulkopuolella. Kun näyttö on tehty, opettaja palauttaa hakemuksen uudelleen käsittelyyn ja tekee lopullisen arvioinnin sähköisessä asioinnissa tästä opinnosta. Tallennuksen jälkeen opettajan osuus näytöstä loppuu tähän. Kirjaa hakemuksen päätös tarkoittaa sitä, että opintojakson lopullinen arviointi on viety Winhaan. Tämän lopullisen kirjauksen tekee keskuksen toimistosihteeri siinä vaiheessa, kun lopullinen arviointi viedään Winhaan. Seuraavaan kuvassa on vielä näkyvillä se, miten edellä kuvattu näytön tekeminen näkyy käsittelyn historiatietoina opiskelijalle. Kuvassa on vain käsittelyn loppuvaiheen tietoja.