SoleOPS Sähköinen asiointi Opiskelijan ohje

Transkriptio

1 SoleOPS Sähköinen asiointi Opiskelijan ohje 1

2 1. SoleOPS Sähköinen asiointi HYVÄ TIETÄÄ ENNEN HAKEMUKSEN TEKOA KORVAAVUUS SISÄLLYTYS OSAAMISEN NÄYTTÖ VAPAUTUS KIELIOPINNOISTA Hakemuksen täyttäminen HENKILÖ- JA OPISKELUTIEDOT KORVAAVUUS HAKEMUS SISÄLLYTTÄMINEN HAKEMUS OSAAMISEN NÄYTTÖ HAKEMUS VAPAUTUS HAKEMUS LIITTEET LÄHETTÄMINEN OMIEN LÄHETETTYJEN HAKEMUSTEN KÄSITTELYN SEURANTA LISÄTIETOPYYNNÖT ENNEN LISÄTIETOPYYNTÖÖN VASTAAMISTA LISÄTIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN KÄYTÖN LOPETTAMINEN JOS YHTEYS JÄRJESTELMÄÄN KATKEAA TAI ISTUNTO VANHENEE SEURAA SÄHKÖPOSTIASI

3 1. SoleOPS Sähköinen asiointi Aiemmin hankitun osaamisen tunnistamisessa ja tunnustamisessa eli AHOTissa noudatetaan Kymenlaakson ammattikorkeakoulun voimassa olevaa tutkintosääntöä, (vaatii kirjautumisen intraan). Sähköinen asiointi on osa SoleOPSin toimintoja. SoleOPS löytyy parhaiten etusivulla olevasta linkistä Opiskelijalle ja Henkilöstölle tai suoraan osoitteesta AHOT hakemuksen tekeminen aloitetaan kirjautumalla SoleOPS -järjestelmään voimassa olevalla KyAMK:n verkon käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Valitse yläpalkista linkki Sähköinen asiointi. Ennen AHOT -hakemuksen aloittamista, varmistathan, että sinulla on oikea ehops. Opiskelijan oma ehops avautuu SoleOPSiin kirjautumisen jälkeen päävalikossa olevalta ehops -välilehdeltä. Ole tarvittaessa yhteydessä koulutusohjelmavastaavaasi, ryhmänohjaajaasi tai opinto-ohjaajaasi. Ammattiopinnoista, kielten opinnoista ja matemaattis-luonnontieteellisistä opinnoista (tekniikan ja liikenteen ala) tulee tehdä omat erilliset hakemukset, jotta ne saadaan kohdennettua oikealle päättäjälle. 1.2 Hyvä tietää ennen hakemuksen tekoa Käytössä on neljä eri hyväksilukulomaketta korvaavuus, osaamisen näyttö, sisällytys ja vapautus. Osaamisen näyttöhakemukset tulee tehdä opinto kerrallaan, eli yhdellä lomakkeella anotaan vain yhden opinnon osaamisen näyttöä. Jos sinulla on huomattava määrä hyväksiluettavia opintoja, otathan aina ensin yhteyttä opiskelijavastaavaan tai tiimivastaavaan. 3

4 1.2.1 Korvaavuus Voit hakea korvaavuutta, jos sinulla on aiempia ammattikorkeakoulussa tai yliopistossa suoritettuja opintoja. Kaikki tutkintoosi pakollisina sisältyvät opintojaksot voi korvata aiemmilla suorituksilla. Korvaavuushakemuksen päätösvaihtoehdot ovat hyväksytty, hyväksytty osin ja hylätty. Niistä hyväksytty osin tarkoittaa, että sinun ei tarvitse osallistua opintojakson opetukseen vaan että täydennät aiempaa suoritustasi opintojakson opettajalta saamiesi ohjeiden mukaan. Kokonaisuudessaan korvatun opintojakson opintopisteitä ei lasketa osaksi Kelan edellyttämää vuosittaista opintopistekertymää, poikkeuksena ovat opiskelun aikana muualla suoritetut (mm. avoin yliopisto, virtuaaliammattikorkeakoulu, vaihto-opiskelu) nykyiseen tutkintoosi korvatut suoritukset Sisällytys Jos sinulla on ammattikorkeakoulussa tai yliopistossa suoritettuja opintoja, jotka eivät kuulu pakollisina Kyamkin tutkintoon, voit hakea sisällytystä. Sisällytettävät opinnot eivät pääsääntöisesti korvaa tutkintoon kuuluvia pakollisia opintoja, vaan ne kirjataan vapaasti valittaviin opintoihin. Sisällytetyt opintojaksot eivät kartuta Kelan edellyttämää vuosittaista opintopistekertymää, poikkeuksena ovat opiskelun aikana muualla suoritetut (mm. avoin yliopisto, virtuaaliammattikorkeakoulu, vaihtoopiskelu) nykyiseen tutkintoosi sisällytetyt suoritukset Osaamisen näyttö Osaamisen näyttöön ei välttämättä tarvita aiempia opintoja. Jos hallitset jo SoleOPSiin kirjatut opintojakson osaamistavoitteet, voit hakea lupaa osaamisen näyttöön. Kerro hakemuksessasi esimerkiksi työtaustaasi ja työtehtäviisi viitaten, miten olet hankkinut opintojakson sisältöä vastaavan osaamisesi. Jos tiimivastaava hyväksyy hakemuksesi osaamisen näytöstä, sovi opintojakson opettajan kanssa siitä, minkälaisista osista näyttösuunnitelmasi koostuu. Osaamisen näyttöhakemukset tulee tehdä opinto kerrallaan, eli yhdellä lomakkeella anotaan vain yhden opinnon osaamisen näyttöä. Osaamisen näytöllä suoritetun opintojakson opintopisteet kartuttavat Kelan edellyttämää vuosittaista opintopistekertymää Vapautus kieliopinnoista Voit hakea vapautusta, jos et ole opiskellut Kyamkin tutkintoon pakollisina kuuluvia kieliä peruskoulussa tai lukiossa tai jos kielten ja/tai viestinnän opintojaksojen suorittaminen hyväksytysti on sinulle muuten mahdotonta esimerkiksi oppimisvaikeuksien takia. Opintojakso, josta on myönnetty vapautus, korvataan ensisijaisesti jollakin muulla kielten opintojaksolla tai toissijaisesti millä tahansa vapaasti valittavalla ammattiopinnolla, jottei tutkinnossa vaadittu opintopistemäärä jää vajaaksi. Vapautuksesta tulee merkintä tutkintotodistuksen kielitaitolausekkeeseen, mikäli vapautus koskee pakollisia ruotsin tai englannin kielen opintoja. Vapautus ruotsin kielen opinnoista johtaa siihen, että et voi saada valtion etkä kaksikielisten kuntien virkaa, koska niissä edellytetään toisen kotimaisen kielen osaamista. 4

5 2. Hakemuksen täyttäminen 2.1. Henkilö- ja opiskelutiedot Aloitettuasi uuden hakemuksen tekemisen, ensimmäisessä kohdassa esitetään henkilö- ja opiskelutietosi. Henkilö- ja opiskelutiedot tulevat opetushallintojärjestelmästä (Winha). Mikäli huomaat jotain virhettä tai sinulla on jotain kysyttävää, ole yhteydessä opintosihteeriisi. Kuva 1. Henkilö- ja opiskelutiedot 5

6 2.2 KORVAAVUUS Valitse sähköisen asioinnin päävalikosta Uusi korvaavuus. Korvaavuus -hakemuksessa on neljä päävaihetta 1. Henkilö- ja opiskelutiedot (kts. 1, s 3) 2. Hakemus 3. Liitteet (kts. 6, s 12) 4. Lähettäminen (kts. 7, s 15) Jos sinulla on huomattava määrä hyväksiluettavia opintoja, otathan aina ensin yhteyttä opiskelijavastaavaan tai tiimivastaavaan Hakemus Ammattiopinnoista, kielten opinnoista ja matemaattis-luonnontieteellisistä opinnoista (tekniikan ja liikenteen ala) tulee tehdä omat erilliset hakemukset, jotta ne saadaan kohdennettua oikealle päättäjälle. Kuva 2. Korvaavuushakemus Syötä pyydetyt tiedot Hakemus -välilehdelle. Huomaa, että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. Tooltip-kuvakkeesta saat lisätietoja, kun viet hiiren osoittimen kuvakkeen päälle. 6

7 Kuva 3. Valitse aiempi korvaavuushakemus Napsauta Valitse aiempi korvaavuushakemus -painiketta, jos olet jo aiemmin hakenut korvaavuutta samalla todistuksella (tämän saman järjestelmän kautta). Toiminnosta pääset valitsemaan aiemman korvaavuushakemuksen, jolloin tämän liitoksen avulla myös osa lomakkeen kentistä esitäytetään. Tieto aiemmasta korvaavuushakemuksesta on myös hakemuksesi hyväksynnän kannalta ehdottoman tärkeää! Todistuksen nimi suomeksi: Kirjoita tähän aiempaa suoritustasi kuvaava nimi, esimerkiksi Logistiikan koulutusohjelma, Kasvatustieteen approbatur Todistuksen nimi englanniksi: kirjoita tähän suorituksen käännös, mikäli se on tiedossasi Kuva 4. valitse opinto HOPSilta Napsauta Valitse opinto HOPSilta -painiketta niin pääset valitsemaan korvattavan opinnon vielä suorittamatta olevista HOPS:in opinnoistasi. Opinnot valitaan hakemukselle yksitellen, eli jos haluat korvata useampia opintoja samalla todistuksella/hakemuksella, pitää ne kaikki valita hakemukselle yksitellen. 7

8 Kuva 5. Päivitetty hakemus (= tallennettu) Napsauta lopuksi Tallenna hakemus jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa, että tämä tallennus ei vielä laita hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. 8

9 2.3. SISÄLLYTTÄMINEN Valitse sähköisen asioinnin päävalikosta Uusi sisällytys. Sisällytys -hakemuksessa on neljä päävaihetta 1. Henkilö- ja opiskelutiedot (kts. 1, s 3) 2. Hakemus 3. Liitteet (kts. 6, s 12) 4. Lähettäminen (kts. 7, s 15) Jos sinulla on huomattava määrä hyväksiluettavia opintoja, otathan aina ensin yhteyttä opiskelijavastaavaan tai tiimivastaavaan Hakemus Kuva 6. Sisällytys -hakemus tallennettavissa Syötä pyydetyt tiedot Hakemus -välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. Tooltip-kuvakkeesta saat lisätietoja, kun viet hiiren osoittimen kuvakkeen päälle. 9

10 Napsauta Valitse opinto HOPSilta -painiketta niin pääset valitsemaan Tutkintorakenteen osan/opintokokonaisuuden, jonka alle sisällytettävä opinto HOPS:illasi sijoitetaan. Kuva 7. Valitse opinto HOPSilta Napsauta lopuksi Tallenna hakemus, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa, että tämä tallennus ei vielä laita hakemusta vetämään (käsittelyyn) vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. 10

11 2.4. OSAAMISEN NÄYTTÖ Valitse sähköisen asioinnin päävalikosta Osaamisen näyttö. Osaamisen näyttö -hakemuksessa on neljä päävaihetta. Osaamisen näyttöhakemukset tulee tehdä opinto kerrallaan, eli yhdellä lomakkeella anotaan vain yhden opinnon osaamisen näyttöä. 1. Henkilö- ja opiskelutiedot (kts. 1, s 3) 2. Hakemus 3. Liitteet (kts. 6, s 12) 4. Lähettäminen (kts. 7, s 15) Jos sinulla on huomattava määrä hyväksiluettavia opintoja, otathan aina ensin yhteyttä opiskelijavastaavaan tai tiimivastaavaan. Huom! Jos osaamisen näytön päätös on myönteinen, teet näytön opettajan määräämänä aikana ja sovitussa paikassa. Näytön antamisen jälkeen, opettaja arvioi näytön ja merkitsee arvosanan Winhaan. 11

12 2.4.1 Hakemus Ammattiopinnoista, kielten opinnoista ja matemaattis-luonnontieteellisistä opinnoista (tekniikan ja liikenteen ala) tulee tehdä omat erilliset hakemukset, jotta ne saadaan kohdennettua oikealle päättäjälle. Kuva 8. valmis hakemus tallennettavaksi Syötä pyydetyt tiedot Hakemus -välilehdelle. Huomaa että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. Tooltip-kuvakkeesta saat lisätietoja, kun viet hiiren osoittimen kuvakkeen päälle. Napsauta Valitse aiempi osaamisen näytön hakemus -painiketta jos olet aiemmin hakenut osaamisen näyttöä samalla todistuksella, työkokemuksella tai osaamisella (tämän saman järjestelmän kautta). Toiminnosta pääset valitsemaan aiemman osaamisen näytön hakemuksen, jolloin tämän liitoksen avulla myös osa lomakkeen kentistä esitäytetään. Tieto aiemmasta osaamisen näyttöhakemuksesta on myös hakemuksesi hyväksynnän kannalta ehdottoman tärkeää! 12

13 Kuva 9. valitse opinto HOPSilta Napsauta Valitse opinto HOPSilta -painiketta niin pääset valitsemaan opinnon vielä suorittamatta olevista opinnoistasi. Osaamisen näyttöhakemukset tulee tehdä opinto kerrallaan, eli yhdellä lomakkeella anotaan vain yhden opinnon osaamisen näyttöä. Napsauta lopuksi Tallenna hakemus, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä pistä hakemusta vetämään (käsittelyyn), vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. 13

14 2.5. VAPAUTUS Vapautus on tarkoitettu ainoastaan pakollisten kieliopintojen vapautuksen anomiseen. Valitse sähköisen asioinnin päävalikosta Vapautus. Vapautus -hakemuksessa on neljä päävaihetta 1. Henkilö- ja opiskelutiedot (kts. 1, s 3) 2. Hakemus 3. Liitteet (kts. 6, s 12) 4. Lähettäminen (kts. 7, s 15) Hakemus Kuva 10. Vapautushakemus valmis tallennettavaksi Syötä pyydetyt tiedot Hakemus -välilehdelle. Huomaa, että pakolliset syöttötiedot on merkitty *-merkillä. Napsauta Valitse opinto HOPSilta -painiketta niin pääset valitsemaan opinnon, jolta haet vapautusta vielä suorittamatta olevista HOPS:in opinnoistasi. Napsauta lopuksi Tallenna hakemus, jotta syöttämäsi tiedot tallentuvat järjestelmään. Ja huomaa että tämä tallennus ei vielä laita hakemusta vetämään (käsittelyyn) vaan sinun pitää lähettää se erikseen käsittelyyn. 14

15 2.6. LIITTEET Kuva 12. Liitteet -toiminnon käynnistäminen Lisää hakemukseen liittyvät liitteet käyttämällä Liitteet -välilehteä. Liitä kaikki tarvittavat liitteet hakemukseesi ennen hakemuksen lähettämistä. Huom! Kaikki hakemusta koskevat tiedot pitää olla tallennettuna ennen liitteiden lisäystä. Jos et jostain syystä ole tehnyt tallennusta, järjestelmä muistuttaa sinua siitä ja antaa samalla mahdollisuuden tallentaa hakemus. Huom! Muista tallentaa myös hakemuksen muihin tietoihin tehdyt muutokset ennen liitteiden käsittelyä. Lisää liite napsauttamalla Lisää uusi liite -nappia jolloin sinulle avautuu alla oleva näyttö. Kuva 13. Liitetiedoston liittäminen hakemukseen Huomioithan, että liitetiedoston on oltava aina pdf -muodossa. Yksittäisen liitetiedoston maksimikoko on n kt. Poimi haluamasi tiedosto omalta koneeltasi käyttämällä Selaa -nappia (1). Valitse sitten liitteen tyyppi pudotusvalikosta (2) ja lisää halutessasi liitteen sisällön kuvaus Kuvaus -kenttään. Napsauta lopuksi Tallenna uusi liite -painiketta (3). Järjestelmä kuittaa liitteen lisäyksen alla olevalla viestillä. Voit tarvittaessa lisätä samalla kertaa useampia liitteitä, toistamalla vaiheet 1-3 uudestaan samalla tavalla. 15

16 Kuva 14. Tallennettu liitetiedosto hakemukseen Palaa Palaa -toiminnolla seuraavaan vaiheeseen Kuva 15. Hakemus liitetiedostoineen Lisäämäsi liite esitetään Liitteet -välilehdellä. Siitä näet mm. liitteen tiedostonimen ja hakemukseen tuonti päivämäärän (luonti pvm) ja tekijän tiedot. Jos haluat muokata liitettä napsauta joko rivin alussa olevaa kuvaketta tai Muokkaa -painiketta. Itse liitteen voit avata katsottavaksi napsauttamalla tiedostonimen linkkiä. Jos haluat poistaa liitteen napsauta Poista liite -nappia. Vahinkojen estämiseksi poistaminen varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai vahvistaa sen. 16

17 Voit halutessasi myös poistaa koko hakemuksen napsauttamalla Liitteet -välilehden Poista hakemus - nappia. Vahinkojen estämiseksi tämäkin poisto varmistetaan vielä varmistuskyselyllä, jossa voit peruuttaa poiston tai vahvistaa sen LÄHETTÄMINEN Kuva 16. Valmis hakemus liitteineen tallennettavissa lähettämistä varten AHOT -käsittelijälle. Kun hakemuksesi on valmis lähetettäväksi, napsauta Tallenna ja Lähetä painiketta. Hakemuksesi siirtyy odottamaan käsittelyä. HUOM. hakemuksen lähettämisen jälkeen et voi enää muokata sitä Omien lähetettyjen hakemusten käsittelyn seuranta Kuva 17. Omat hakemukset järjestelmässä Tekemiäsi ja lähettämiäsi hakemuksia pääset seuraamaan kahdella tavalla. Etusivulla esitetään järjestelmässä olevien hakemustesi yhteenlaskettu määrä (1). Määrää koskeva ilmoitusteksti on samalla linkki (1) josta pääset omien hakemustesi listausnäytölle. Toinen tapa siirtyä omien hakemustesi listausnäytölle on valita päävalikon Omat hakemukset -kohta. 17

18 Kuva 18. Omat hakemukset -listausnäyttö Omien hakemusten listausnäytöltä näet suoraan missä tilassa kukin hakemuksesi on ja milloin siihen on tehty viimeisin muutos. Samoin näet hakemusnumeron, sekä milloin hakemus on lähetetty käsittelyyn ja mitä hakemustyyppiä se on ja milloin sitä on viimeksi muutettu. Voit lajitella hakemuksesi näppärästi esim. tilan mukaan napsauttamalla hiirellä sarakeotsikkoa. Lajittelu toimii vastaavasti myös muualla järjestelmässä listanäkymissä joissa esitetään useita rivejä. Tiedon päätöksestä näet Tila-sarakkeesta. Tarkemmat tiedot hyväksynnän/hylkäyksen perusteluista pääset katsomaan napsauttamalla kunkin hakemusrivin alussa olevaa kuvaketta tai kyseisellä rivillä olevia tekstikenttiä jolloin pääset näkemään esim. päätöksen perustelut. Huom! Jos sinulla on joku hakemus vielä työn alla etkä ole lähettänyt sitä käsittelyyn sen tilana on Uusi ja Lähetetty käsittelyyn -sarake on tyhjä kuten alla olevassa kuvassa. Kuva 19. Uusi, vielä käsittelyyn lähettämätön hakemus 2.9. Lisätietopyynnöt Kuva 20. Omat hakemukset odottaa lisätietoja Sinulta voidaan pyytää hakemiseen/hakemukseen liittyviä lisätietoja, jolloin voit lisätä hakemukselle uusia liitteitä, muokata hakemustasi tai poistaa sen ja vastata lisätietopyyntöön. Huom! Lisätietopyyntöön on vastattava neljän viikon kuluessa tai hakemuksesi hylätään. 18

19 Lisätietopyyntöön pääset vastaamaan siirtymällä ensin kyseiselle hakemukselle. Kun olet siirtynyt hakemukselle näet lisätietopyynnöt Lisätietopyynnöt -välilehdeltä. Kuva 21. Lisätietopyyntöön vastaamisen aloittaminen Ennen lisätietopyyntöön vastaamista Voit halutessasi poistaa koko hakemuksen napsauttamalla Poista hakemus -nappia (2). Vahinkojen estämiseksi tämäkin poistaminen varmistetaan vielä varmistuskyselyllä jossa voit vielä peruuttaa poiston tai vahvistaa sen. Voit poistaa lähettämäsi hakemuksen vain jos se on palautettu takaisin sinulle lisätietoja varten. Jos haluat lisätä liitteitä hakemukseen, ennen hakemuksen palauttamista takaisin käsittelijälle, on sinun lisättävä ne ennen vastaamista varsinaiseen lisätietopyyntöön Lisätietopyyntöön vastaaminen Vastaamaan pääset napsauttamalla rivin alussa olevaa kuvaketta tai kyseisellä rivillä olevia tekstikenttiä (1). Riviltä näet milloin ja kuka on lisätietopyynnön lähettänyt. Lisätieto kysymyksen näet kokonaisuudessaan Viestin sisältö -kentässä. Samoin näet kaikki pyyntöön liittyvät muutkin tiedot. 19

20 Kuva 22. Lisätietopyyntöön vastaaminen Lisää vastauksesi Vastaus -kenttään (1) ja napsauta lopuksi Vastaa lisätietopyyntöön -nappia, jolloin tieto vastauksestasi lähtee hakemuksen käsittelijälle. Jos olet vastannut kaikkiin hakemusta koskeviin lisätietopyyntöihin, niin vastauksesi myötä koko hakemuksesi palautetaan takaisin käsittelijälle liitteineen. Mitä nopeammin vastaat, sitä nopeammin käsittely etenee. Kuva 23. Hakemuksen lisätiedot Jos vastasit onnistuneesti lisätietopyyntöön, antamasi vastaus näkyy myös Lisätiedot -välilehdellä, jossa näkyy kaikki hakemukseen virallisesti kuuluvat lisätiedot. Antamiesi vastauksien lisäksi siellä esitetään myös hakemuksesi käsittelijöiden lisäämät lisätiedot. 20

21 2.10. Käytön lopettaminen Kun haluat lopettaa järjestelmän käytön, poistu sähköisestä asioinnista napsauttamalla sivun ylälaidassa ensimmäisenä olevaa Kirjaudu ulos -linkkiä. Sulje myös SoleOPS jos et enää tarvitse sitä. Jos käytit SoleOPS:ia ja sähköistä asiointia yhteiskäyttöiseltä koneelta, muistathan tyhjentää myös selaimen välimuistin/selainhistorian Jos yhteys järjestelmään katkeaa tai istunto vanhenee Kun käytät sähköistä asiointia ja pidät välillä pidemmän tauon voi järjestelmän käytössä tarvittava sisäänkirjautumisen yhteydessä luotu istunto vanhentua. Tällöin yhteys palvelimeen katkeaa ja selaimessa näkemäsi sivu ei enää toimi. Sulje silloin kyseinen ikkuna ja aloita järjestelmän käyttö alusta. Jos myös SoleOPS:in istunto on vanhentunut, toimi sen kanssa vastaavasti tai kirjaudu uudelleen SoleOPS - järjestelmään sen etusivulta Seuraa sähköpostiasi Jotta sinun on helpompi seurata järjestelmässä olevien hakemuksiesi etenemistä, järjestelmä lähettää sinulle sähköposti-ilmoituksia seuraavista tapahtumista. Päätös Hakemuksesi on saanut päätöksen. Lisätietopyyntö Sinulta odotetaan lisätietoja hakemukseesi. Ilmoituksissa ei paljasteta yksityiskohtia vaan ne sisältävät vain tiedon siitä että jotain on tapahtunut. 21