Ylivoimaiset esteet postinjakelussa

Transkriptio

1 Ylivoimaiset esteet postinjakelussa Toimintamalli päivitetty Muokattu Rintanen 1 [Company]

2 Ylivoimaiset esteet postinjakelussa Posti on jaettava jokaisena työpäivänä, ellei postin jakaminen esty postinsaajasta, lainsäännöksestä, liikenteen keskeytyksestä tai muusta sen tapaisesta ylivoimaisesta esteestä, jota postin jakelussa ei ole voitu ottaa huomioon. Ylivoimainen este on sellainen Postista riippumaton syy, jonka johdosta normaali postinjakelu on mahdotonta tai aiheuttaisi kohtuuttoman vaaran. Postinjakajan turvallisuudelle fyysinen tai henkinen työväkivalta työtapaturma / työturvallisuus Postin tai kolmannen omaisuudelle Ylivoimainen este on aina poikkeuksellinen tilanne. Jakelu on palautettava välittömästi esteen lakattua. Käytännössä postinsaajalla tai esteen liittyessä osoitteeseen, esim. isännöitsijällä tai taloyhtiön puheenjohtajalla on usein paras tieto esteen lakkaamisesta. 2 [Company]

3 Esimerkkejä ylivoimaisista esteistä Kerrostalojen saneeraukset, jos liikkuminen rapussa vaarantaa jakajan turvallisuuden - Esimies arvio turvallisuuden Väkivalta tai sen uhka - Jakajaan kohdistunut väkivalta tai väkivallalla uhkaaminen Talvikunnossapito - Jos jakelunauton ajaminen tiellä on mahdotonta (rikkomatta autoa) - Jos jakelupisteelle ei pääse jalkaisin turvallisesti - Jos jakeluauto ei pääse niin lähelle jakelupistettä, että siitä voitaisiin suoraan jakaa, mutta jakelupisteelle pääsee turvallisesti jalkaisin kyse ei ole ylivoimaisesta esteestä Kulku jakelupisteelle ei muuten ole esteetön - lukossa olevat ovet, irrallaan olevat aggressiiviset kotieläimet. autosta, 3

4 Toimenpiteet tilanteen selvittäminen Jakaja ilmoittaa välittömästi esteestä esimiehelleen: Esimies arvioi tilanteen, jatkotoimenpiteet: Esimiehen ensisijaisena velvollisuutena on tiedottaa ongelmasta postinsaajille ja pyrkiä löytämään vaihtoehtoinen ratkaisu jakelun keskeytykselle. Esimies tekee uhkatilanteesta tapahtumailmoituksen järjestelmään tai esteen ollessa remontti tai muu fyysinen este, poikkeamailmoituksen. Riskienhallintayksikkö antaa tarvittaessa jatko-ohjeistusta jo tässä vaiheessa. Mikäli kyseessä näyttää olevan yksittäinen tapaus, kuten satunnainen häirintä, jakelua ei keskeytetä. Tarvittaessa voidaan varata ko. kohteeseen toinen jakaja tai jakaa kohde kahdella jakajalla muutaman päivän ajan tilanteen varmistamiseksi. Jos kyse on henkilön aiheuttamasta uhasta, joka vaikuttaa vakavalta, esimies on ensisijaisesti yhteydessä vaaran aiheuttajaan, joko puhelimitse tai paikan päällä käyden. Riskienhallintayksikkö arvioi tarvittaessa, voiko henkilöön olla suoraan yhteydessä. Tarvittaessa asiasta ilmoitetaan poliisille, Riskienhallintayksikkö auttaa arviossa. Tämän jälkeen: Esimies joko toteaa, että postinjakelua ei keskeytetä, koska asia on sovittu tai tilanne ei estä jakelua. Esimies toteaa, että postinjakelu on tilapäisesti keskeytettävä ylivoimaisen esteen takia. Esimies sopii jatkotoimenpiteistä palveluesimiehen kanssa, ilmoittaa keskeytyksestä tämän ohjeistuksen mukaisesti Lakiasioihin, Riskienhallintayksikköön, Resurssit-yksikköön ja jakelun funktiomanagerille. Jos jakelu päätetään keskeyttää useassa osoitteessa taloyhtiössä, on esimiehen oltava yhteydessä joko isännöitsijään tai taloyhtiön puheenjohtajaan. Poikkeustapauksissa voidaan ilmoitus keskeytyksestä toimittaa soveltuvaan paikkaan yhteisiin tiloihin nähtäville. 4

5 Toimenpiteet tiedotus ja seuranta Muut välittömät toimenpiteet, kun postinjakelu tilapäisesti keskeytetään: Postinsaajille jaetaan tiedote, jossa pyydetään poistamaan este tai sopimaan vaihtoehtoisesta jakelupaikasta. Tämä on ensisijainen toimi, kun este johtuu esim. remontista tai fyysisestä esteestä jakelulle. Tiedotteessa määritellään vaihtoehtoisen jakelun kesto, jos se on selkeästi tiedossa tai pyydetään postinsaajia ottamaan yhteyttä asian arvioimiseksi. Jos kesto ei ole selkeästi määriteltävissä (esim. väkivallan uhka), määritellään seurantajakso, max. 2 kuukautta, jonka kuluttua tilanne arvioidaan viimeistään uudelleen. Tiedotteessa kerrotaan, että tilanne voidaan seurantajakson määräajasta huolimatta koska tahansa arvioida uudelleen ja jakelu palauttaa normaaliksi Määräajan päättyessä esimies arvioi tilanteen yhteistyössä postinsaajien /isännöitsijän/taloyhtiön puheenjohtajan kanssa, ja jos todetaan, ettei uhkaa ei ole saatu poistetuksi, jatketaan tilapäistä jakelutapaa uudella postinsaajille jaettavalla tiedotteella. Jos tilapäisen esteen kestoa ei ole saatu määriteltyä, tiedotteessa pyydetään postinsaajaa/isännöitsijää/taloyhtiön puheen johtajaa ilmoittamaan esteen lakkaamisesta. Jos este on todennäköisesti lyhytkestoinen (esim. yleisen tien auraamattomuus), jaetaan posti heti seuraavalla jakelukierroksella, kun se on mahdollista. Kaikista keskeytyksistä lähetetään tieto jakelun funktiomanagerille, Resurssit-yksikölle, Lakiasioihin ja Riskienhallintaan tämän ohjeistuksen mukaisesti. 5

6 Toimenpiteet tilapäisen jakelun järjestely ja päättäminen Jos este on pitkäaikainen, eivätkä postinsaajat halua laittaa tilapäisiä postilaatikoita, selvitetään osoitteenmukaisen postitoimipisteen mahdollisuudet toimia noutopisteenä tarvittaessa järjestetään muu noutopiste Mikäli posti toimitetaan noudettavaksi toimipisteeseen/noutopisteeseen, noudatetaan noutopostin työohjeita. Osoitteettomia lähetyksiä ei jaeta noudettaviksi. Lähetykset pidetään aakkosittain erikseen normaalista noutopostista! tilapäisen esteen lakattua jakelu noutaa toimipisteestä/noutopisteestä noutamattomat lähetykset ja jakaa ne postinsaajille. 6

7 Erityistapauksista Jos ylivoimainen este johtuu yksittäisen postinsaajan toimesta tai laiminlyönnistä, mutta vaikuttaa myös muihin postinsaajiin, on tilanteesta tiedotettava lakiasioiden / kautta Viestintävirastolle. - Esimerkiksi kerrostalossa yhden asukkaan aiheuttama turvallisuusuhka. Postinjakelun keskeytyksestä ilmoitetaan Itellassa ilona.rintanen@posti.com / lakiasiat@posti.com corporate.security@posti.com harri.sairanen@posti.com marko.enberg@posti.com tuotantoasiat@posti.com 7