HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI HELSINGFORS OCH NYLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Tarkastuslautakunta

Transkriptio

1 Valtuusto , LIITE 16 Fullmäktige BILAGA HELSINGIN JA UUDENMAAN SAIRAANHOITOPIIRI HELSINGFORS OCH NYLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKT Tarkastuslautakunta TARJOUSPYYNTÖ HUS KUNTAYHTYMÄN JA SEN LIIKELAITOSTEN SEKÄ TYTÄRYHTIÖIDEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (HUS) pyytää tarjoustanne HUS Kuntayhtymän ja sen yhdeksän liikelaitoksen HUSLAB, HUS-Röntgen, HUS-Apteekki, HUS-Desiko, HUS-Logistiikka, HUS-Lääkintätekniikka, Ravioli, HUS-Servis ja HUS-Tietotekniikka sekä kahden 100 % omistaman tytäryhtiön Uudenmaan Sairaalapesula Oy:n ja HUS-Kiinteistöt Oy:n tilintarkastuksen suorittamisesta kuntalain 9. luvun edellyttämällä tavalla. HUS Kuntayhtymässä on 5 sairaanhoitoaluetta: HYKS:n sairaanhoitoalue, Hyvinkään sairaanhoitoalue, Porvoon sairaanhoitoalue, Lohjan sairaanhoitoalue sekä Länsi-Uudenmaan sairaanhoitoalue. Länsi-Uudenmaan sairaanhoitoalueella hallinnon kieli on ruotsi. Tarjous pyydetään kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta HUS Kuntayhtymän valtuuston toimikautta vastaavilta vuosilta. Tarjouksen antajan tulee olla JHTT-yhteisö. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. 1. Tarkastuspalvelujen ostaja ja hankintayksikkö HUS Kuntayhtymä/Tarkastuslautakunta Hallintokeskuksen kirjaamo Stenbäckinkatu 9 PL HUS 2. Tarjousten arviointi ja vertailu Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: 1. Tarjoaja on rekisteröity kaupparekisteriin ja tarjoaja on hyväksytty JHTTtilintarkastusyhteisö 2. Tarjoajaa ei koske mikään julkisista hankinnoista annetun lain 53 ja 54 :ssä säädetty poissulkemisperuste

2 2. 3. Tarjoaja on luottokelpoinen, mistä tarjoajan tulee esittää pankin tai muun rahoituslaitoksen antama kirjallinen lausunto ja tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus 4. Tarjoajan palveluksessa on vähintään 5 JHTT-tilintarkastajaa sekä lisäksi vähintään 3 muuta ylemmän yliopisto/korkeakoulututkinnon suorittanutta tarkastusta suorittavaa henkilöä 5. Tarjoajalla on dokumentoitu laadunvarmistusjärjestelmä Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos a. se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia, b. siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin, c. tarjottu palvelu ei täytä sille asetettuja ehdottomia vaatimuksia Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelulle asetetut vaatimukset, vertaillaan tarjouspyynnön kohdassa Tarjousten valintaperusteet ja arviointikriteerit esitettyjen perusteiden mukaisesti. HUS Kuntayhtymä pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarkastuslautakunnalla ja kuntayhtymän valtuustolla on oikeus hylätä kaikki tämän tarjouspyynnön perusteella annetut tarjoukset ja määrätä asia uudelleen valmisteltavaksi. Tarjouksen tekemisestä ei makseta tarjoajalle palkkiota. 3. Tarjouskohde Tarjous annetaan konsernin nykyisen laajuuden mukaisena. Sen tulee olla niin tehty, että konsernissa 2012 loppuun mennessä mahdollisesti tapahtuvien merkittävien muutosten (myös mahdollinen pieneneminen) vaikutukset tilintarkastuksen hintaan voidaan vaikeuksitta sopia (lomaketiedot). Tarjousta pyydetään erikseen seuraavista tarkastuspalveluista: 1. HUS Kuntayhtymän lakisääteinen tilintarkastus 2. HUS Kuntayhtymän liikelaitosten lakisääteinen tilintarkastus 3. HUS Kuntayhtymän tytäryhtiöiden tilintarkastus Tarjouksen kohteet 1. HUS Kuntayhtymän lakisääteinen tilintarkastus ja 2. HUS Kuntayhtymän liikelaitosten lakisääteinen tilintarkastus ovat HUS Kuntayhtymän ja sen 9 liikelaitosten HUSLAB, HUS-Röntgen, HUS-Apteekki, HUS-Desiko, HUS-Logistiikka, HUS-Lääkintätekniikka, Ravioli, HUS-Servis ja HUS-Tietotekniikka tilivuosien tilintarkastus kuntalain 9. luvussa ja HUS Kuntayhtymän hallintosäännössä esitetyllä tavalla. Tilintarkastajan valitsee kuntayhtymän valtuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. Tarjouksen kohde3. HUS Kuntayhtymän tytäryhtiöiden tilintarkastus tarkoittaa HUS Kuntayhtymän kahden 100 % omistaman Uudenmaan Sairaalapesula Oy:n ja HUS-Kiinteistöt Oy:n tilintarkastusta asianomaisen yhteisölainsäädännön ja yhteisöjen määräysten mukaisesti sekä hyvää tilintarkastustapaa noudattaen. Tarkastuslautakunta valmistelee tilintarkastusehdokkaiden nimeämisen, mutta tilintarkastajien valinnasta päättää yhtiökokous vuosittain kutakin tilivuotta varten. 4. Tarjouksen laajuus 3.

3 Tarkastuslautakunta on arvioinut tarkastustyön määräksi koko kauden aikana päivää eli noin 285 päivää vuodessa. Tilivuosittain näistä tulee olla JHTT-tarkastajapäiviä vähintään 120, joista vähintään 30 % on vastuunalaisen tilintarkastajan tarkastuspäiviä. Vastuunalaisen tilintarkastajan tulee pyydettäessä ja raportoidessaan tarkastuksista olla läsnä tarkastuslautakunnan kokouksissa. Tarkastuspäivistä enintään neljännes saa olla avustavien, ei-auktorisoitujen suorittamaa tarkastusta. Tarkastuksessa noudatetaan JHTT ry:n suositusta Hyvä tilintarkastustapa julkishallinnossa Tarjoushinnan tulee sisältää myös muun lainsäädännön edellyttämät tilintarkastajan antamat lausunnot sekä erilaisten avustusten tarkastukset ja lausunnot, kuten EU-projektien tilintarkastukset ja lausunnot. 5. HUS Kuntayhtymän tarkastusorganisaatio HUS Kuntayhtymän oma tarkastusorganisaatio muodostuu kuntayhtymän valtuuston valitsemasta tarkastuslautakunnasta ja sen alaisesta ulkoisen tarkastuksen yksiköstä sekä yhtymähallinnossa toimivasta sisäisestä tarkastuksesta. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella kuntayhtymän valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Lautakunnassa on 7 jäsentä, jotka kaikki ovat valtuutettuja. Ulkoisen tarkastuksen tehtävänä on huolehtia tarkastuslautakunnan toimialaan kuuluvien tehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta sekä hoitaa tarkastuslautakunnan määräämät ja kuntayhtymän JHTT-tarkastajan ja/tai sisäisen tarkastuksen kanssa yhdessä koordinoidut tarkastus- ja muut tehtävät. Ulkoisen tarkastuksen yksikössä on tällä hetkellä kolme henkilöä (tarkastuspäällikkö, kuntayhtymätarkastaja ja arviointiylilääkäri) Yhtymähallinnossa toimivan sisäisen tarkastuksen tehtävänä on avustaa kuntayhtymän hallitusta ja toimitusjohtajaa valvontatehtävissä. Sisäisessä tarkastuksessa on tällä hetkellä kolme henkilöä, joista yhdellä on JHTT-pätevyys. 6. Sopimuskausi Sopimus HUS Kuntayhtymän ja sen liikelaitosten tilintarkastuksesta tehdään tilivuosiksi Sopimukset tytäryhteisöjen tilintarkastuksesta tehdään asianomaisten yhteisöjen kanssa vuosittain kutakin tilivuotta koskien yhtiökokousten päätöksiin perustuen. 7. Hinnat ja niiden sitovuus Tarjouskohteista 1. HUS Kuntayhtymän lakisääteinen tilintarkastus ja 2. HUS Kuntayhtymän liikelaitosten lakisääteinen tilintarkastus tulee erikseen, kuntayhtymän ja kunkin liikelaitoksen osalta, antaa kiinteä kokonaishinta ilman arvonlisäveroa koko tarjouskaudelle, joka tulee eritellä tilivuosille 2009, 2010, 2011 ja Palkkion tulee 4.

4 sisältää kaikki tarjoajan kulut, myös matka-, päiväraha-, majoitus- ym. kustannukset. Hintatiedot tulee antaa tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella A. Tarjouskohteesta 3. HUS Kuntayhtymän tytäryhtiöiden tilintarkastus tulee esittää kiinteä tarkastuspäivän hinta ilman arvonlisäveroa eriteltynä vuosille 2009, 2010, 2011 ja Veloitukset tulee esittää tarkastuspäivän hintoina (á 7,30 t) erikseen 1) JHTT-tarkastajan 2) KHT-tarkastajan, 3) HTM-tarkastajan 4) erikoisasiantuntijan ja 5) avustavan henkilön osalta sekä ilmoittaa kunkin edellä mainitun tahon tarkastuspäivien lukumäärä per vuosi, jotta tarjoukselle voidaan laskea tytäryhtiöiden osalta kokonaishinta tarjousvertailun suorittamiseksi. Tarkastuspäivän hinnan tulee sisältää kaikki tarjoajan kulut, myös matka-, päiväraha-, majoitus- ym. kustannukset. Hintatiedot annetaan lomakkeella B. 8. Laskutus Laskutus HUS Kuntayhtymän ja sen liikelaitosten osalta suoritetaan tarkastustyön etenemisen mukaan kuukausittain jälkikäteen. Laskuissa tulee käydä ilmi tarkastuksen aihepiirit, laskutusperusteet, tehdyt tarkastuspäivät henkilöittäin sekä työn suoritusaika (tunnit) ja paikka. Laskujen perusteella mm. osoitetaan konsernin eri toimijoiden osuudet tarkastuksen kuluista. kanssa. Tytäryhtiöiden tilintarkastuksen laskutuksesta sovitaan erikseen asianomaisen tytäryhtiön 9. Alihankinnan käyttö Tarjous pyydetään maksuehdolla 14 vrk netto ja viivästyskorko korkolain mukaan. Tarjoajalla ei ole oikeutta suorittaa vastuullisen tilintarkastajan palveluja alihankintana. Tarjouksesta on käytävä ilmi muut kuin vastuullisen tilintarkastajan tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. JHTT-yhteisö vastaa muutoin siitä, että alihankintana tehty työ vastaa tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia ja edellytyksiä. 10. Muut sopimusehdot Tarjoajan tulee sitoutua siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista ilmoitetaan sopijaosapuolille. Valittu tilintarkastaja voi muuttaa sopimuskauden aikana tarkastustiimin jäseniä edellyttäen, että tiimin pätevyys ja kokemus säilyy tarjouksen mukaisena. Tarkastuslautakunta voi antaa myös muulle henkilölle tai yhteisölle kuin valitulle tilintarkastajalle toimeksiantoja tarpeellisina pitämiensä tarkastusten ja selvitysten suorittamisesta. Tilintarkastaja ei saa ottaa vastaan lisätoimeksiantoja, konsultti- tms. tehtäviä HUS konsernilta eikä sen määräämisvallassa olevilta yhteisöiltä ilman tarkastuslautakunnan etukäteissuostumusta. Lisätoimeksiannot ja -tehtävät eivät saa vaarantaa tilintarkastajan riippumattomuutta. Tilintarkastajan omistaja- ja taustayhteisöjen on ilmoitettava edellä mainituista toimeksiannoista tarkastuslautakunnalle. 5.

5 Kuntalain 73 :n tarkoittama tarkastus tulee suorittaa niin, että tilintarkastuskertomus voidaan luovuttaa tarkastuslautakunnalle vuosittain maaliskuun 31 päivään mennessä. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista kolmannesvuosittain, tarkastuksista useamminkin tilintarkastajan harkinnan mukaan tai lautakunnan niin päättäessä. 11. Sopimusten laatiminen Tarjouskohteista 1. HUS Kuntayhtymän lakisääteinen tilintarkastus ja 2. HUS Kuntayhtymän liikelaitosten lakisääteinen tilintarkastus tehdään sopimus HUS Kuntayhtymän tarkastuslautakunnan ja valitun tilintarkastajan välillä Tarjouskohteesta 3. HUS Kuntayhtymän tytäryhtiöiden tilintarkastus tilintarkastuksista asianomainen tytäryhtiö ja valittu kuntayhtymän tilintarkastaja tekevät sopimukset vuosittain yhtiökokousten päätösten mukaisesti. 12. Tarjouksessa esitettävät asiat Tarjous on annettava suomen kielellä Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot Tiedot tarjoajasta 1. Ote kaupparekisteristä 2. Todistus yhteisön merkitsemisestä JHTT-luetteloon 3. Todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista 4. Selvitys vastuuvakuutuksesta 5. Tiedot tarjoajan JHTT-, KHT- ja HTM-tarkastajien sekä muun tarkastushenkilöstön lukumääristä 6. Tiedot tilintarkastukseen käytettävissä olevasta erityisosaamisesta (esim. laskenta-, alv-, kiinteistö-, konserni-, EU-, atk- ja riskienhallintakysymyksiin liittyvä osaaminen) 7. Kuvaus laadunvalvontajärjestelmästä 8. Referenssit Tiedot tarjottavasta lakisääteisestä HUS Kuntayhtymän ja sen liikelaitosten JHTT-tilintarkastuspalvelusta 1. HUS Kuntayhtymän ja sen liikelaitosten JHTT-tilintarkastuksen kiinteä kokonaishinta, eriteltynä koko kaudelle ja tilivuosittain eriteltynä lomakkeessa A edellytetyllä tavalla. 2. Kuvaus tarkastuksessa käytettävistä tarkastusmenetelmistä ja tarkastuksen toteutustavasta 3. Tiedot tarkastustiimistä 3.1 Vastuulliseksi tilintarkastajaksi nimettävän tilintarkastajan ansioluettelo (koulutus, tilintarkastus- ja erityistarkastuskokemus ja muut auktorisoinnit) ja tiedot hänen kokemuksestaan vastuullisena tilintarkastajana tai suurten (yli työntekijää) tarkastuskohteiden tarkastuksen organisoijana. 3.2 Tiedot muista tilintarkastajista ja heidän ansioluettelonsa (koulutus, tilintarkastuskokemus ja muut auktorisoinnit). 3.3 Tiedot erityisasiantuntijoista ja heidän ansioluettelonsa (koulutus, tilintarkastuskokemus ja muut auktorisoinnit). 6.

6 3.4 Tiedot muista tarkastustiimin jäsenistä ja heidän ansioluettelonsa (koulutus, tilintarkastuskokemus ja muut auktorisoinnit). 4. Tarkastustiimin ajankäyttösuunnitelma vuosittaisine tarkastuspäivineen 4.1 Vastuullisen tilintarkastajan tarkastuspäivien lukumäärä 4.2 Muiden auktorisoitujen tilintarkastajien tarkastuspäivien lukumäärä, eriteltynä JHTT-, KHT- ja HTM-tilintarkastuspäiviin 4.3 Muiden tarkastustiimin jäsenten tarkastuspäivien lukumäärä 5. Selvitys tarkastuksen raportoinnista. Tilintarkastuskokemuksen osalta pyydetään kuvaamaan tarkastuskokemus vuosina, tarkastuskokemus laajoista ja vaativista organisaatioista sekä tarkastuskokemus erityistarkastuksista. Tiedot tarjottavasta HUS Kuntayhtymän tytäryhtiöiden tilintarkastuksesta 1. Kiinteä tilintarkastuspäivän hinta, eriteltynä seuraavasti: 1. JHTT-tilintarkastaja, 2. KHT-tilintarkastaja, 3. HTM-tilintarkastaja, 4. erikoisasiantuntija ja 5. avustava henkilö sekä tarkastuspäivien lukumäärä per edellä mainittu taho per vuosi. 2. Tiedot kuhunkin tytäryhtiöön tilintarkastajiksi nimettävistä tilintarkastajista ansioluetteloineen (koulutus, tilintarkastus- ja erityistarkastuskokemus ja muut auktorisoinnit). 3. Kuvaus tarkastuksessa käytettävistä tarkastusmenetelmistä ja tarkastuksen toteutustavasta 4. Selvitys tarkastuksen raportoinnista Tilintarkastuskokemuksen osalta pyydetään kuvaamaan tarkastuskokemus vuosina, tarkastuskokemus laajoista ja vaativista organisaatioista sekä tarkastuskokemus erityistarkastuksista. 13. Tarjousten valintaperusteet ja arviointikriteerit Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Arvioinnissa hinnan osuus on 50 % ja laatutekijöiden osuus 50 %. HUS konsernissa on meneillään merkittäviä toimintatapa- ja muita muutoksia, joiden seurauksena vuosien 2009 ja 2010 tarkastustoiminnassa keskeisellä sijalla on esimiesten suorittaman sisäisen valvonnan toimivuuden tarkastaminen. Se edellyttää koko tarkastustoimen ja erityisesti JHTT-yhteisön painokasta jalkautumista tarkastamaan ja raportoimaan hallinnon toimintakyvystä ja tahdosta. Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein: Hintatekijät: - HUS Kuntayhtymän, sen liikelaitosten ja tytäryhtiöiden lakisääteisen tilintarkastuksen kiinteä kokonaishinta sopimuskaudella. Painoarvo 50 %. Laatutekijät ja niiden painoarvot: - Vastuulliseksi tilintarkastajaksi esitetyn tilintarkastajan kokemus (koulutus, tilintarkastus- ja erityistarkastuskokemus ja muut auktorisoinnit) ja suurten (yli 4000 työntekijää) kuntakonsernien tarkastuksen organisoinnista ja tarkastuksesta. Painoarvo 15 %. 7.

7 - Tarkastustiimin henkilöiden asiantuntemus, kokemus ja erityisosaaminen tilintarkastuksen osa-alueilla ja varsinkin sisäisen valvonnan toimivuuden tarkastamisesta. Painoarvo 15 %. - Tarkastustiimin henkilöiden ajankäyttösuunnitelma (vastuullisen tilintarkastajan osuus, JHTT-, KHT-, tai HTM-tilintarkastajien osuus, avustavan henkilöstön osuus) eli tarkastuksen toteutus. Painoarvo 10 %. - Tarkastuskohteiden valinnan riskiperusteisuus, tarkastusmenetelmät, tarkastuksen toteutus ja raportointi. Painoarvo 10 %. 14. Tarjousten voimassaoloaika Tarjousten tulee olla voimassa vähintään saakka. Valitun tarjouksen tulee olla voimassa, kunnes valintapäätös on saanut lainvoiman 15. Tarjousasiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen. Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena salassa pidettäviä, tulee tästä erikseen mainita tarjouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. 16. Tarjousten toimittaminen Kirjallinen tarjous on osoitettava HUS Kuntayhtymän valtuustolle ja toimitettava kahtena kappaleena suljetussa kuoressa klo mennessä osoitteella: 17. Lisätietoja HUS:n tarkastuslautakunta Hallintokeskuksen kirjaamo PL 100 Stenbäckinkatu HUS Kuoreen on merkittävä tunnus: "HUS Kuntayhtymän tilintarkastus Tarjouskohdetta ja tarjouspyyntöä koskevissa kysymyksissä lisätietoja antaa tarkastuspäällikkö Bo-Gustav Wilson puh , ja tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Antti Rantalainen puh Antti Rantalainen tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Bo-Gustav Wilson tarkastuslautakunnan sihteeri/ tarkastuspäällikkö 8.

8 LIITTEET 1. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin perussopimus 2. Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin hallintosääntö 3. HUS:n sairaanhoitoalueet ja sairaalat 4. HUS:n organisaatiokaavio 5. HUS:n yleiset tavara- ja palveluhankintojen hankinta- ja sopimusehdot