SENAATTILA uudistuu keväällä 2015

Transkriptio

1 SENAATTILA uudistuu keväällä 2015 Senaatti-kiinteistöt yhtenäistää sähköisiä asiointikanaviaan vaiheittain keväästä 2015 alkaen. Senaattila.fi -osoite laajentuu sähköisen asioinnin palvelueteiseksi, jonka kautta voit jatkossa kirjautua kaikkiin Senaatin sähköisiin asiointipalveluihin. Myös palvelupyyntöjen välittämiseen tarkoitettu palvelupyyntökanava (nykyinen Senaattila) uudistuu vaiheittain toukokuun 2015 aikana. Palvelupyyntökanavan uudistamisen tavoitteena on kehittää kiinteistöjä koskevaa viestintää ja siten osaltaan varmistaa, että toimitilat ovat turvallisia, toimivia ja viihtyisiä. Asiointikokemuksen parantamiseksi yhtenäistämme myös sähköisen asioinnin kirjautumiskäytäntöjä. Selkeimmin uudistus näkyy palvelun ulkoasussa. Palvelun olennaisimmat ominaisuudet eli palvelupyyntöjen käsittely, ilmoitustaulu, yhteystiedot ja dokumentit/lisätiedot löytyvät myös uudesta palvelusta. Toiminnallisuudet sijaitsevat käyttöliittymässä jatkossa hieman eri kohdassa kuin nykyisin. Muutoksen aikataulu Siirtyminen uuteen palvelupyyntökanavaan tapahtuu vaiheittain. Ensimmäiset kiinteistökohteet siirretään uudistettuun palveluun toukokuun alkupuolella. Kaikki nykyisin Senaattilassa olevat kiinteistöt siirretään uuteen palveluun kesäkuun 2015 alkuun mennessä. Palvelun käyttö ja kirjautuminen Jatkossa kaikki palvelun käyttö tapahtuu henkilökohtaisin tunnuksin. Tunnukset toimitetaan rekisteröitymisen yhteydessä. Kirjautumista helpotetaan virkamiehen kertakirjautumisratkaisun eli Virtun avulla. Mikäli organisaationne ei ole Virtu-käyttäjä, rekisteröityminen tapahtuu sähköposti -tunnistautumisella. Ohjeet kirjautumiseen ja rekisteröitymiseen löytyvät osoitteesta senaattila.fi. Palvelun käyttöehdot säilyvät ennallaan. Keskeiset muutokset Senaattila.fi toimii jatkossa Senaatin sähköisten asiointipalveluiden eteisenä. Kiinteistön palvelupyyntöpalveluun pääsee jatkossakin senaattila.fi osoitteen kautta. Uudistettuun palveluun rekisteröidytään ensimmäisellä kirjautumiskerralla, mikä on keskeisin muutos palvelun käyttäjälle. Kuva: Palvelupyyntökanavan käyttöliittymä Lisätietoja muutoksesta ja tarkemmasta käyttöönottoaikataulusta antavat Senaatin kiinteistöpäälliköt.

2 Ylävalikko: Omat tiedot, Anna palautetta ja Kirjaudu ulos. Kiinteistökohteen tiedot: Palvelupyyntö-lomakkeella valitun rakennuksen osoite- ja yhteystiedot, ilmoitustaulu, lisätiedot sekä dokumentit. Palvelupyynnön jättäminen: 1. Kirjaa palvelupyynnön kuvaus 2. Valitse rakennus, johon palvelupyyntö liittyy 3. Tarkasta yhteystietosi 4. Paina Tallenna Lisätoiminnot -kohdasta pyyntöön on mahdollista liittää lisäksi esim. valokuvia. Tässä näkyvät valittuun rakennukseen aiemmat jätetyt palvelupyynnöt sekä pyyntöjen hakutoiminnot. Väri ilmaisee, missä vaiheessa palvelupyynnön käsittely on. Punainen = uusi palvelupyyntö, jota ei vielä ole otettu työn alle. Keltainen = palvelupyyntö on käsittelyssä. Vihreä = palvelupyyntö on valmis.

3 Palvelupyynnön/vikailmoituksen lisääminen. 1. Kuvaa palvelupyyntö/vikailmoitus mahdollisimman tarkasti. 2. Valitse rakennus, jota pyyntö koskee. Mikäli olet aiemmin jättänyt palvelupyyntöjä, niin edellisellä kerralla valittu rakennus säilyy lomakkeella oletuksena. 3. Tarkasta yhteystietosi. Oletuksena lomakkeelle syötetään kirjautumistunnuksesta saatavat yhteystiedot. Mikäli haluat saada palvelupyynnön vaihemuutoksista tiedon sähköpostiisi, aseta valinta ruutuun. Jos haluat lisätä pyyntöön valokuvan tai dokumentin, valitse Lisätoiminnot ja lisää palvelupyyntöön dokumentteja tai kuvia. 4. Paina Tallenna.

4 Tässä kohdassa näkyvät valittuun rakennukseen aiemmat jätetyt palvelupyynnöt sekä pyyntöjen hakutoiminnot. Väri ilmaisee, missä vaiheessa palvelupyynnön käsittely on. Punainen = uusi palvelupyyntö, jota ei vielä ole otettu työn alle. Keltainen = palvelupyyntö on käsittelyssä. Vihreä = palvelupyyntö on valmis.

5 Yhteystiedot välilehdellä näkyvät kiinteistökohteen oleelliset yhteystiedot, kuten kiinteistöpäällikön tiedot. Lisätiedoissa näkyvät kohteelle liitetyt dokumentit ja linkit. Ilmoitustaululla näkyvät kaikki kohteen ilmoitukset.

6 Ylävalikon toiminnot: Ylävalikon kautta avautuvat omat tiedot. Omista tiedoista löytyvät käyttäjän yhteystiedot. Sieltä tehdään myös käyttöliittymän kielivalinta. Omien yhteystietojen päivitys tehdään sisäänkirjautumissivun valikosta Omien tietojen päivittäminen. Kirjaudu ulos-linkistä pääsee takaisin sisäänkirjautumissivulle. Anna palautetta-linkin kautta voi antaa palautetta palvelusta.

7 Senaattilan tietojen päivittäminen Sisällysluettelo 1. Johdanto Kohteen etusivu Asiakkaat Muut käyttäjät Toiminnallisuudet Palvelupyynnön jättö Palvelupyyntöjen käsittely Palvelupyynnön palvelualueen vaihtaminen ja lajittelu Ilmoitustaulun hallinnointi Dokumenttien hallinnointi Yhteystietojen hallinnointi Kohteen aloitus näkymään palaaminen Senaattila palvelupyyntökanavan kohde Käyttäjäroolit Asiakas Senaattilainen Kiinteistönhoito Muut toimitilapalveluiden tuottajat Käyttäjätunnukset ja salasana Asiakas Muut Johdanto Senaattila palvelupyyntökanava (myöhemmin Senaattila) on tiedonvälityksen apuväline kiinteistössä toimivien sidosryhmien kuten asiakkaan, kiinteistöpäällikön ja palveluntuottajien välillä. Senaattilan tarkoituksena on helpottaa kiinteistön ylläpitoa ja huoltoa. Palvelu tarjoaa työkalut kiinteistöä koskevan päivittäisen informaation välittämiseen sekä historiatiedon seuraamiseen. Tässä ohjeessa on kuvattuna Granlund Managerin ne toiminnot ja toiminnallisuudet, joiden avulla voidaan hallita Senaattilan asiakkaan palvelupyyntökanavan tietoja. Senaattilan palvelupyyntöosiossa näytetään vain rakennuksia, ei hallinnollisia kiinteistöjä, eli kaikki kohdistamiset, dokumentit, ilmoitukset, yhteystiedot tulee liittää rakennustasolle.

8 2. Kohteen etusivu 2.1. Asiakkaat Asiakkaiden näkymä alla (kuva 1). Tässä ohjeessa kuvataan, kuinka tässä näkyviä yhteystietoja, lisätietoja, ilmoituksia ja kohteita voidaan hallita Managerissa Muut käyttäjät Muilla rooleilla, kuin asiakasroolilla, näkyy enemmän toimintoja. Kuva 1: Asiakkaan näkymä Kuva 2: Laajempien oikeuksien sisältämän roolin mukainen aloitusnäkymä

9 3. Toiminnallisuudet 3.1. Palvelupyynnön jättö Voit jättää palvelupyynnön kohdasta: Palvelupyynnöt > Jätä palvelupyyntö Kuva 4: Palvelupyyntönäkymä, laajemmilla oikeuksilla kuin asiakas -rooli Kuva 3: Palvelupyynnön jättäminen -valikko Näkymä on sama kuin asiakkaille, lukuun ottamatta ylävalikon toimintoja, jotka eivät näy asiakkaalle.

10 Palvelupyynnön kohteen pääset vaihtamaan, kun kirjoitat kohdevalintaan kohteen nimen tai tunnuksen. Kirjaa palvelupyynnön kuvaus, tarkasta yhteystietosi ja paina tallenna. Palvelupyynnön kohteen pääset vaihtamaan, kun kirjoitat kohde-valintaan kohteen nimen tai tunnuksen Kuva 6: Palvelupyynnön jättäminen Kuva 5: Kohteen valinta

11 3.2. Palvelupyyntöjen käsittely Palvelupyyntöjen käsittelyyn pääset etusivun otsikosta: Palvelupyynnöt tai Palvelupyynnöt -prosessin valikosta käsittele palvelupyyntöjä. Käsittelyssä valittu palvelupyyntö voidaan ottaa käsittelyyn tai merkitä valmiiksi. Kuva 8: Palvelupyynnön käsittely ja tilan vaihtaminen Kuva 7: Palvelupyyntöjen käsittely -valikko

12 3.3. Palvelupyynnön palvelualueen vaihtaminen ja lajittelu Kaikki kohteen palvelupyynnöt kohdistuvat oletuksena kohteen Kiinteistönhoito-palvelualueelle. Palvelualueen ja luokittelun voi vaihtaa myös muokkaamalla palvelupyynnön tietoja. Vaiheen vaihtamisen yhteydessä, voi luokittelu-sivulla, vaihtaa palvelualueen tai palvelupyyntölajin. Kuva 10: Palvelupyynnön käsittely, lajittelutiedot Kuva 9: Palvelupyynnön käsittely, luokittelu ja palvelualueen vaihtaminen

13 3.4. Ilmoitustaulun hallinnointi Ilmoitustaulun hallinnointi löytyy: Kiinteistötiedot > ilmoitustaulun hallinnointi Kuva 12: Ilmoitustaulun hallinnointi -merkki näkyy, kun ilmoitus on liitetty useammalle rakennuksella. Uuden ilmoituksen lisäys aloitetaan valitsemalla ne rakennukset, joita uusi ilmoitus koskee. Tämän jälkeen siirrytään: Lisää uusi ilmoitus - sivulle Kuva 11: Ilmoitustaulun hallinnointi -valikko Ilmoitustaulun hallinnoinnissa näkyvät valitun rakennuksen ilmoitukset.

14 Oletuksena kaikki ilmoitukset näkyvät kaikille käyttäjille, jos ilmoituksen näkyvyyttä haluaa erikseen rajoittaa, tehdään se roolikohtaisesti. näytetään Kuva 14: Ilmoituksen näkyvyyden rajoittaminen, valitaan rooli jolle ilmoitus Kuva 13: Uuden ilmoituksen jättäminen, ilmoituksen tietojen muokkaus

15 Ilmoituksen korostus tarkoittaa sitä, että korostettu ilmoitus näkyy kohdetiedoissa punaisella fontilla. Ilmoituksien muokkaus/poisto onnistuu ilmoituskohtaisesta etuväkäsestä. Kuva 16: Ilmoituksen muokkaus/poisto -valikko Ilmoitus, joka on liitetty usealle kohteelle, poistuu kaikilta kohteilta poistettaessa. Kuva 15: Ilmoituksen korostus

16 3.5. Dokumenttien hallinnointi Kaikki kohteelle tallennetut dokumentit eivät näy oletuksena asiakkaan käyttöliittymässä. Asiakkaalle voidaan näyttää erikseen valittuja dokumentteja. Dokumenttienhallintaan pääset valitsemalla: Dokumentit > dokumenttien hallinta Kuva 18: Dokumenttien hallinta -näkymä Kuva 17: Dokumenttien hallinta -valikko Avautuvalla listalla näet valitun rakennuksen dokumentit.

17 Asiakkaalle näkyvät ne dokumentit, jotka ovat tallennettu rakennukselle: Senaattila-luokittelulla ja näytä etusivulla rasti on päällä. Kuva 20: Dokumenttien näyttäminen kohteen etusivulla -valinta Kuva 19: Dokumenttien luokittelu, asiakkaalle näytettäessä

18 3.6. Yhteystietojen hallinnointi Yhteystietojen hallinnointi löytyy: Osapuolitiedot > yhteystiedot - osiosta Asiakkaalle näkyvät ne yhteystiedot, joissa on rasti näytä etusivulla. Kuva 21: Yhteystietojen hallinnointi -valikko Kuva 22: Yhteystietojen näyttäminen kohteen etusivulla -valinta

19 4. Kohteen aloitus näkymään palaaminen Pääset mistä tahansa järjestelmän osiosta takaisin aloitus -näkymään painamalla Senaatin logoa. Kuva 24: Kohteen vuokralaistiedot valikko Kuva 23: Aloitus -näkymään palaaminen tapahtuu klikkaamalla Senaattilogoa 5. Senaattila palvelupyyntökanavan kohde Rakennukset näytetään asiakkaalle vuokrasopimustiedon perusteella. Asiakas valitsee edustamansa organisaation rekisteröitymisen yhteydessä, jolloin kyseisen organisaation rakennukset näkyvät asiakkaalle kulloinkin voimassa olevien vuokrasopimustietojen perusteella. Rakennus näkyy palvelupyynnön jättäjälle, kun rakennukselta löytyy oikea vuokrasopimustieto ja sen lisäksi rakennuksella on attribuuttitietona Senaattila kohde = kyllä. Vuokrasopimustiedot siirretään Manageriin toistaiseksi kerran kuukaudessa. Osapuoli/yhteystiedot osiosta näkyvät rakennuksen vuokralaistiedot.

20 Kiinteistötiedot > tiedot -osiosta löytyy Senaattila kohde -tieto. Kuva 26: Senaattila -kohde = kyllä attribuuttitiedon tarkistaminen Kuva 25: Kiinteistötiedot -valikko Senaattilaisilla, palveluntuottajilla ja Granlund Managerin muilla käyttäjille palvelupyyntölomakkeella näkyvät kaikki rakennukset.

21 6. Käyttäjäroolit 6.1. Asiakas Asiakkaat voivat rekisteröityä palvelun käyttäjiksi osoitteessa Asiakasroolin oikeudet on rajattu palvelupyyntöjen jättämiseen ja tietojen katseluun Senaattilainen Senaattilaisilla on käytössä eri rooleja kuten: Kiinteistöpäällikkö, Asiantuntija, Senaattilan pääkäyttäjä ja Aluejohtaja. Kaikilla muilla rooleilla, paitsi asiakasroolilla, on vähintään lukuoikeus kaikkiin tässä ohjeessa mainittuihin osioihin. Lähtökohta oikeuksissa on roolin ja aluejaon mukainen, eli Etelä-Suomen henkilöt näkevät oman alueensa kaikki kohteet ja voivat tehdä roolinsa mukaisia asioita (mm. PTS:n hyväksymismenettely) Kiinteistönhoito Kiinteistönhoidolla on käytössä rooli Kiinteistönhoito. Kiinteistönhoidon oikeudet rajataan heidän edustaman yrityksen sopimuksen mukaisiin kohteisiin. Ko. roolilla on oikeus kaikkiin tämän ohjeen mukaisiin toimintoihin. Käyttöoikeutta on rajattu myös palvelualueen kautta (vrt. sopimus), eli he näkevät vain omien palvelualueidensa palvelupyynnöt (esim. siivouksen palvelupyynnöt eivät näy). Siivouksen palvelupyynnöt näkyvät kiinteistönhoidolla niin kauan, kunnes kiinteistönhoitaja vaihtaa palvelupyynnön palvelualueen esim. siivoukseksi. Siivous ei näe tullutta palvelupyyntöä ennen, kuin se on siirretty kiinteistönhoitajan toimesta siivouksen palvelualueelle Muut toimitilapalveluiden tuottajat Muilla toimitilapalveluntuottajilla on erikseen määritellyt roolit ja sopimuksen mukaisesti rajatut käyttöoikeudet heidän vastuidensa mukaisiin palvelualueisiin. Lähtökohtaisesti heillä on oikeus käsitellä vain kiinteistönhoidon toimesta heidän palvelualueelle siirrettyjä palvelupyyntöjä. 7. Käyttäjätunnukset ja salasana 7.1. Asiakas Asiakkaat rekisteröityvät palvelun käyttäjiksi osoitteessa Muut Muiden ulkopuolisten käyttäjien, kuin asiakkaiden, käyttöoikeudet haetaan alueellisilta tietopalvelukonsulteilta (ent. huoltokirjamanageri). Senaattilaisten oikeudet määritellään ja annetaan Senaatin käyttöoikeusprosessin mukaisesti. Senaattilaisten oikeudet perustaa järjestelmän pääkäyttäjä. Kiinteistönhoito voi siirtää palvelupyynnön myös palvelualueelle Senaatti, jolloin palvelupyynnön käsittelyvastuu siirtyy kohteen kiinteistöpäällikölle.