Palveluntuottaja Tapahtumakirjausohje

Transkriptio

1 Palveluntuottaja Tapahtumakirjausohje Tuntipohjaiset palvelusetelipalvelut

2 2(10) Sisällysluettelo Sisällysluettelo... 2 Edellytykset tapahtumakirjauksille... 3 Kirjautuminen palveluun... 3 Palveluvarauksen tekeminen... 4 Tapahtumatietojen kirjaaminen... 5 Tapahtumakirjaus... 5 Tapahtumakirjausten tarkistaminen... 8 Käyttäjähallinta PSOP-järjestelmässä... 8 Luo käyttäjätunnus... 8 Liitä käyttäjä palvelutiimiin... 9 Yhteystiedot Ongelmatilanteet Palveluvarauksen tekeminen ei onnistu, ostovoiman tunnisteella ei löydy Asiakasta ei löydy Vanhentunut tai unohtunut salasana Lukkiutunut PSOP-käyttäjätunnus... 10

3 3(10) Edellytykset tapahtumakirjauksille Palveluntuottaja on Siun soten hyväksymä palveluseteli- tai ostopalvelutuottaja Asiakas on saanut Siun sotelta ostovoimaa (eli palvelusetelin tai ostopalvelun) Asiakas on antanut palveluntuottajalle palvelusetelinumeronsa, jonka avulla tuottaja tekee PSOP-järjestelmässä palveluvarauksen (luku NNN). Huomaa, että tämä ohje koskee palvelusetelipalveluja, joiden veloitettava yksikkö on tunti. Kirjautuminen palveluun Siirry PSOP-järjestelmän sivulle: Kirjaudu järjestelmään PSOP-sähköpostitunnuksellasi. Anna käyttäjätunnuksesi (sähköpostiosoite) ja salasanasi. Valitse Kirjaudu sisään. Katso-tunnuksia tarvitset vain, kun lähetät täydennetyn hakemuksen tai uuden hinnaston hyväksyttäväksi.

4 4(10) Palveluvarauksen tekeminen Valitse yläpalkista Asiakkaat ja Tee uusi palveluvaraus -välilehti. Lisää asiakkaan antama saldo- /palvelusetelin numero sille varattuun kenttään ja valitse Hae -toiminto. Huomioithan, että palveluvaraus tehdään aina jokaiselle asiakkaan setelille! Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot, ja saldo-/palvelusetelillä myönnetyt palvelusisällöt. Valitse listasta palvelusisällön vierestä Tee palveluvaraus. Mikäli tuotatte kaikkia listattuja palvelusisältöjä, riittää, kun teette yhteen palveluvarauksen. Järjestelmä näyttää palveluvarausnäkymän. Valitse palveluntuottajanosaksi se toimipaikka, joka antaa palvelua asiakkaalle. Alasvetovalikon listassa näkyvät ne yrityksesi toimipaikat, jotka palvelunjärjestäjä on hyväksynyt tämän palvelun tuottajiksi. Vapaamuotoiseen kenttään voit kirjoittaa annettavan palvelun kuvauksen ja määrän. Rastita, että asiakas on hyväksynyt sopimussuhteen yrityksesi kanssa. Paina Lähetä palveluvaraus.

5 5(10) Järjestelmä siirtyy Palveluvarauksetnäkymään, jossa näytetään kaikki yrityksesi ja Asiakkaan välillä tehdyt palveluvaraukset. Palveluvaraus asiakkaan ostovoiman ja yrityksesi välillä on nyt luotu ja tapahtumakirjauksia on mahdollista tehdä. Tapahtumatietojen kirjaaminen Tapahtumakirjaus Tapahtumakirjauksen tekeminen edellyttää, että palveluvaraus on tehty asiakkaan ostovoiman ja yrityksesi välille. Asiakkaan kirjaukset tulee tehdä mahdollisimman pian palvelun antamisen jälkeen. Valitse ylävalikosta Asiakkaat ja sen alta Asiakashaku -välilehti. Kirjoita kenttään asiakkaan nimi, henkilötunnus tai saldo-/palvelusetelin numero ja valitse Hae. Järjestelmä näyttää asiakkaan tiedot Haepainikkeen alla. Valitse asiakas napsauttamalla asiakkaan nimeä.

6 6(10) Olet Asiakkaan tiedot -sivulla. Syötä Asiakasnumero-kenttään yrityksesi asiakasnumero/-tunniste (maksimipituus 50 merkkiä). Tämä tieto näkyy yrityksesi saamalla laskulla ja on ainoa tieto, jolla voit yhdistää tapahtuman asiakkaaseen. Asiakasnumeron syöttäminen on kertaluonteinen tehtävä yrityksessäsi. Valitse asiakkaan ostovoiman perusteella yläpalkista välilehti Ostovoimat (palveluseteli) tai Saldoostovoimat (saldoseteli). Asiakkaan palvelu-/saldosetelin tiedot avautuvat näkymään. Valitse oikea seteli ja napsauta tekstiä Palvelusisällöt. Tässä näkymässä näet palvelusisältöjen ajantasaisen tilanteen eli paljonko on myönnetty ja paljonko setelillä on vielä käyttämättä sekä mahdollisen jakson. Huomioithan, että yrityksesi on velvollinen seuraamaan, onko asiakkaalla vielä palvelua käytettävissä. Saldo-ostovoiman setelillä näkyy yhteismäärä (yhteismäärä voi olla arvo euroissa tai määrä yksiköissä), paljonko palvelua on myönnetty jaksolla ja paljonko on käyttämättä. Asiakas voi itse valita minkä verran käyttää eri palvelumuotoja (eri palvelujen palvelusisältöjä). Valitse annetun palvelun mukainen sisältö, ja sen oikeasta laidasta Saldoseteli: valitse palvelusisällön kohdalta Kirjaa tapahtuma

7 7(10) Palveluseteli: valitse palvelusisällön kohdalta Kirjaa uusi Kirjaa palvelutapahtuman tiedot. Valitse (tarvittaessa) palveluntuottajaosaksi se toimipaikka, joka palvelun antoi. Palvelun antajaksi tulee oletuksena kirjautuneen käyttäjän nimi, muuta se tarvittaessa. Valitse - Alkupäivämäärä - Aloitusaika - Lopetuspäivämäärän tulee sama pv kuin Alkupäivämäärä, jonka voit tarvittaessa muuttaa toiseksi. - Lopetusaika. Järjestelmä laskee syöttämiesi aikojen perusteella Toteutunut määrä ja Veloitettava määrä Yksiköitä -kenttiin tapahtuman keston ja arvon. Kirjauksen lisätieto -kenttään voit lisätä palvelutapahtumaan liittyvän tiedon, esim. perustelun laskutettavalle veloitukselle, vaikka aika olikin peruutettu mutta peruutus oli tehty liian myöhään. Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, valitse lopuksi Kirjaa. Tapahtuman voi tallentaa myös keskeneräisenä, mikäli haluat tarkistaa ja päivittää tietoja vielä ennen lopullista kirjaamista. Keskeneräiset tapahtumat eivät koskaan siirry tilitykseen. Järjestelmä ilmoittaa, että kirjaus onnistui. Tapahtumakirjauksen kenttien tiedot tyhjenevät, kun kirjaus on tallennettu.

8 8(10) Tapahtumakirjausten tarkistaminen Tapahtumat-välilehdellä voit selata yrityksesi tekemiä tapahtumakirjauksia valitulle asiakkaalle. Yksittäisen kirjauksen tiedot saat näkyviin valitsemalla tapahtumarivin lopussa Tarkastele tapahtumaa - toiminnon. Tapahtuman tietoja voit muokata tilassa Kirjattu tai Kirjattu osittain. Kun kirjauksen tila on Kirjattu, Kirjattu osittain tai Hyväksytty, voit vielä poistaa tapahtuman. Poista-valinta on näkyvissä vain silloin kun kirjaus on mahdollista poistaa. Muista tarkistaa, että kaikki kuukauden kirjaukset on tehty viimeistään kalenterikuukauden vaihduttua. Käyttäjähallinta PSOP-järjestelmässä Luo käyttäjätunnus Valitse ylävalikosta kohta Käyttäjät. Valitse oikeasta alareunasta Luo uusi käyttäjä

9 9(10) Lisää käyttäjän tiedot kenttiin. Sähköpostiosoitteesta tulee käyttäjän käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus ei ole vaihdettavissa luomisen jälkeen. Salasanan tulee olla: vähintään 10 merkkiä pitkä vähintään 1 numero isoja ja pieniä kirjaimia vähintään 1 kpl molempia. Tässä annettu salasana on väliaikainen. Järjestelmä pakottaa käyttäjän vaihtamaan salasanan ensimmäisen sisäänkirjautumisen yhteydessä. Valitse rooliksi tarpeen mukaan esim. kirjaaja tai pääkäyttäjä. Rastita kenttien alalaidassa oleva teksti: Lähetä käyttäjän luonnista sähköpostia, niin järjestelmä lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen henkilön käyttäjätunnuksen ja salasanan. Lopuksi paina Tallenna. Muista lisätä käyttäjä myös oikeaan tiimiin (kts. Liitä käyttäjä palvelutiimiin -luku). Liitä käyttäjä palvelutiimiin Käyttäjä tulee aina liittää palvelutiimiin. Kun järjestelmän käyttö alkaa, tämän avulla hallinnoidaan asiakastietojen näkyvyyttä oikeille henkilöille. Tiimiin on mahdollista liittää käyttäjiä, mikäli palvelun hakeutuminen on aloitettu. Käyttäjät tulee lisätä tiimeihin viimeistään käytön alkamishetkellä (=palveluseteliasiakkaita voi tulla). Valitse päävalikosta Palvelutiimit. Valitse palvelunjärjestäjäksi Siun sote ja palvelu, jonka käyttäjiä haluat hallinnoida. Rastita tiimiin kuuluvat käyttäjät. Poista rasti niiltä, joiden ei kuulu kuulua tähän tiimiin.

10 10(10) Yhteystiedot Hakeutumiseen ja käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa otetaan aina ensisijaisesti yhteyttä Siun soten kyseisen palvelun yhteyshenkilöön. Lisätietoa Siun soten palveluseteli-sivuilta: Ongelmatilanteet Palveluvarauksen tekeminen ei onnistu, ostovoiman tunnisteella ei löydy Tarkasta, että käyttäjä on liitetty oikeaan palvelutiimiin (Liitä käyttäjä palvelutiimiin). Asiakasta ei löydy Tarkasta, että käyttäjä on liitetty oikeaan palvelutiimiin (Liitä käyttäjä palvelutiimiin). Vanhentunut tai unohtunut salasana Huomioithan, että käyttäjätunnus lukkiutuu neljän virheellisen yrityksen jälkeen, joten suosittelemme, että vaihdat salasanasi jo parin epäonnistuneen yrityksen jälkeen. Tilaa uusi salasana sisäänkirjautumissivulta. Järjestelmä lähettää sähköpostiisi salasanan vaihtolinkin, joka on voimassa kaksi tuntia. Vaihtoehtoisesti voit pyytää yrityksesi pääkäyttäjää vaihtamaan salasanasi PSOP-käyttäjähallinnan kautta. Käyttäjähallinnassa vaihdettu salasana on ns. kertakäyttöinen salasana eli käyttäjän on vaihdettava se heti seuraavalla kirjautumiskerralla. Lukkiutunut PSOP-käyttäjätunnus Lukkiutuneen PSOP-käyttäjätunnuksen vapauttaminen onnistuu vain palvelunjärjestäjän palvelusta vastaavaan henkilön kautta.