OHJE EVENTALEN ASIAKASKUTSUJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖÖN EvenTale Oy,

Transkriptio

1 Sisällys Mikä on Eventale?... 1 Miten käytän Eventalea?... 2 Tunnuksen luonti... 2 Käyttöohje... 3 Yrityksen taustatiedot... 3 Lisää käyttäjä... 3 Miten toimitan kutsun yhdelle nimetylle asiakkaalle?... 4 Kutsun lähettäminen sähköpostilla... 4 Kutsun tulostus... 4 Miten toimitan lippuja useammalle nimetylle asiakkaalle?... 5 Miten tulostan nimeämättömiä lippuja?... 6 Miten näen, kenelle kutsuja on toimitettu?... 7 Miten toimitan uudestaan asiakkaalle tämän hävittämän kutsun?... 7 Mikä on Eventale? Eventale on järjestelmä, jossa voit luoda ja lähettää asiakkaillesi kutsuja sähköpostitse. Kutsut voi myös tulostaa A4-kokoisena. Voit osoittaa kutsut asiakkaan nimellä tai jättää nimitiedon avoimeksi. Yksi kutsu oikeuttaa yhteen sisäänpääsyyn. Jokainen kutsu on yksilöllinen. Kutsun koodi luetaan näyttelyn lipunmyynnissä joko tulostetulta kutsulta tai mobiililaitteeseen avatulta pdf-kutsulta. Voit lähettää kutsuja aina tarvittaessa, vielä vaikka näyttelypäivinä. Järjestelmästä näet, kuka asiakkaistasi on käyttänyt kutsun ja milloin. Kutsut laskutetaan käytön mukaan. Voit luoda kutsut yksitellen asiakas kerrallaan tai tuoda järjestelmään asiakastiedot kerralla csvtiedostona (esim. Excelistä). Järjestelmään ladatut asiakastiedot tallentuvat käyttäjätunnuksesi taakse eivätkä välity järjestelmän ylläpitäjälle, tapahtuman järjestäjälle tai muille osapuolille. Yksilöivät asiakastiedot poistetaan pysyvästi järjestelmästä automaattisesti 30 päivää tapahtuman päättymisen jälkeen. Jos asiakkaasi kadottaa kutsun tai unohtaa tulostetun kutsun kotiin, voit lähettää tai tulostaa käyttämättömän kutsun hänelle uudelleen. 1

2 Miten käytän Eventalea? Tunnuksen luonti Kun järjestelmään luodaan sinulle käyttöoikeus, saat sähköpostin, jossa on ohjeet tunnuksen aktivoimiseen sekä salasanan luontiin. Avaa viestissä oleva linkki, jolloin avautuu kirjautumisikkuna: Valitse välilehti Luo tunnus, syötä sähköpostiosoitteesi (HUOM! sama, johon kutsun sait) ja kirjoita salasana, jota haluat käyttää järjestelmään kirjautumiseen. Valitse sen jälkeen Rekisteröidy. Jos haluat luoda käyttäjätunnuksen toiselle sähköpostiosoitteelle, ota yhteyttä tapahtuman edustajaan. Jatkossa voit kirjautua järjestelmään osoitteessa käyttämällä juuri luomaasi sähköposti-salasana -yhdistelmää. Huom! Sähköpostiosoitteelle kertaalleen luotu tunnus on voimassa jatkossakin. Jos et muista salasanaasi, voit kirjautumisikkunasta tilata uuden. 2

3 Käyttöohje Aloita palvelun käyttö lukemalla ohje Miten aloitan järjestelmän käytön?. Käyttöohjeen saat auki milloin tahansa klikkaamalla vasemman yläkulman kysymysmerkkiä. Yrityksen taustatiedot Valitse tapahtuma, täytä yrityksen taustatiedot ja luo yksilöllinen asiakaskutsu. Valitse Tapahtuma ja avautuvasta listasta tapahtuma, johon haluat lähettää kutsuja. Valitse Kutsujayritykset. Valitse yritys, jonka tietoja käsittelet. Täytä tiedot oikean reunan lomakkeelle. o Lisää yrityksesi logo. o Tarkista ja täytä yrityksen tiedot. Valmiissa kutsussa tulee näkymään Yrityksen Nimi, WWW-osoite ja Osastonumero tapahtumassa (jos sellainen on) sekä lisätty logo. o Personoi kutsu lisäämällä oma viestisi, joka tulee näkyviin lipun alaosaan. Kerro viestissäsi osastostasi, paikalla olevien asiantuntijoiden aikataulusta tai jotakin muuta, mikä houkuttelee vierailemaan osastollanne. o Lisää oletusviestin asiakkaalle lähetettävään sähköpostiin. Kannattaa lisätä yrityksenne näköinen tervehdys. Sähköposti lähtee osoitteesta tuki@myeventale.fi ja lähettäjänä näkyy käyttäjätunnuksen nimi oletuksena ensimmäiset käyttäjät on lisätty yrityksen nimellä. o Täytä laskutustiedot. Tiedon asiakaskutsujen hinnasta saat tapahtuman järjestäjältä. o Esikatsele kutsu/lippu ja Tallenna. Lisää käyttäjä Kohdassa Käyttäjät voit myöntää palvelun käyttöoikeuden muille yrityksenne henkilöille ( Kutsu käyttäjä ). Kaikki yrityksenne kutsut laskutetaan tapahtumajärjestäjän kanssa tekemänne käytänteen mukaisesti yhdellä laskulla. Palvelussa näet raportin eri käyttäjien asiakkaiden määrästä, joten lasku on helppo jyvittää eri osastojen kesken. Huomioi, että kutsuessasi käyttäjää, Käyttäjän nimi tulee näkymään asiakkaalle kutsujana hänen lähettämissään sähköposteissa. Kyseinen nimi toimii myös raportissa yksilöivänä tietona. Voitte käyttää viestintäpolitiikastanne riippuen henkilön nimeä, yrityksen nimeä tai yritys-osasto yhdistelmää. Vastaanottaja saa sähköpostiinsa ohjeet tunnuksen aktivointiin. Jos sähköposti ei jostain syystä tavoita vastaanottajaa, sen voi lähettää uudestaan klikkaamalla käyttäjän tiedoissa olevaa kirjekuoren kuvaa (kuvake poistuu, kun tunnuksen aktivointi on tehty). Roskakorin kuvaa klikkaamalla tunnuksen voi poistaa (omaa tunnustaan ei pysty poistamaan). 3

4 Miten toimitan kutsun yhdelle nimetylle asiakkaalle? Valitse Tapahtuma Valitse Asiakkaat-alakohdasta Lisää asiakas Syötä vähintään asiakkaan sukunimi. Etunimen lisäämällä teet kutsusta vielä henkilökohtaisemman. Kun lähetät kutsuja nimellä, jätä kenttä erätunniste tyhjäksi. Jos haluat lähettää kutsun sähköpostilla, lisää asiakkaan sähköpostiosoite. Muut kentät auttavat sinua yksilöimään asiakkaasi, ne eivät tule näkyville kutsuun. Valitse Kutsujen lukumäärä ja Tallenna Kutsun lähettäminen sähköpostilla Jos lisäsit asiakkaalle sähköpostin, valitse Lähetä kaikki kutsut Kirjoita haluamasi saateteksti asiakkaan sähköpostiin (kentässä näkyy valmiina joko määrittelemäsi oletusteksti tai järjestelmän oletusteksti). Sähköpostissa on lisäämäsi tekstin lisäksi myös ohjeet lipun käyttöön sekä linkit lippuihin. Valitse Lähetä Postin lähettäjänä on Kutsun tulostus Jos haluat antaa asiakkaalle paperisen kutsun, valitse Tulosta kaikki kutsut (jos et syöttänyt sähköpostiosoitetta, tämä on ainoa vaihtoehto). Kun pdf-kutsu avautuu, voit tulostaa sen normaalisti. Suosittelemme avaamaan pdf:n erilliseen ohjelmaan (Acrobat Reader), sillä kaikki selaimet eivät käsittele pdf-tiedostoja standardien mukaan. 4

5 Miten toimitan lippuja useammalle nimetylle asiakkaalle? Valitse Tapahtuma Valitse Asiakkaat-alakohdasta Tuo CSV Lataa mallitiedosto Käytä mallitiedostoa pohjana, kun tuot kutsuttavien tiedot omista rekistereistäsi. Tiedoston sarakkeiden otsikoiden on oltava seuraavat: firstname, lastname, , Phone, Company, Title, extid, ticketcount Täytä tiedot vähintään kohtiin lastname, , ticketcount o firstname ja lastname (asiakkaan nimi) tulevat näkyville asiakkaan lippuun Jos lähetätte lippuja esimerkiksi yritykselle, laittakaa lastname -kohtaan yrityksen nimi. o sähköpostiosoitetta käytetään lipun lähettämiseen sähköisenä o ticketcount on kyseiselle asiakkaalle lähetettävien lippujen määrä o muita tietoja ei tarvitse täyttää o tallenna tiedosto muodossa utf-8 o asiakastiedot eivät tule tapahtuman järjestäjän eivätkä järjestelmän ylläpitäjän tietoon. Ne ovat vain omaa sisäistä seurantaanne varten. Sähköpostiosoitetta käytetään vain kutsun toimittamiseen asiakkaalle. jatkuu seuraavalla sivulla 5

6 Lisää Tuonnin tunniste (Käytä yksilöityä tietoa, se auttaa hallinnassa. Esim. vip-asiakkaat ) Käytä painiketta Valitse CSV-tiedosto ja hae tallentamasi tiedosto. Valitse Käsittele tiedosto. Jos järjestelmä havaitsee puuttuvia pakollisia tietoja tiedostossa, se pyytää tässä vaiheessa täydentämään ne. Onnistuneen siirron jälkeen tuodut asiakkaat näkyvät listauksessa. Oletuksena toiminnot kohdistuvat kaikkiin kyseisessä tuontierässä oleviin asiakkaisiin. Lähetä kutsut lähettää sähköpostin kaikille ja Tulosta kaikki kutsut avaa kaikki kutsut yhteen pdf-tiedostoon, jonka voit tulostaa (tai lähettää esim. painoon). Voit myös valita asiakkaat listalta yksitellen ja valita, lähetätkö kyseisen asiakkaan kutsut sähköpostilla vai tulostatko kutsut. Painikkeella Käytä massatoimintoja pääset takaisin käsittelemään kaikkien tuotujen asiakkaiden kutsuja. Miten tulostan nimeämättömiä lippuja? Valitse Tapahtuma Lisää asiakas Lisää Erätunniste (esim. Vip-asiakkaiden kutsut ) Määrittele kutsujen määrä (1-100 kpl). Valitse Tallenna Valitse Tulosta kaikki kutsut > Tulosta kutsut Odota, kunnes pdf-tiedosto on luotu. Tämän jälkeen voit tulostaa kutsut normaalisti. Kutsun paperikoko on A4 (normaali toimistopaperi). Toimita kutsut asiakkaalle henkilökohtaisesti tai postita perinteisesti. Jos tarvitset lisää lippuja, tee uusi erä. Kutsujen määrää ei tarvitse tietää etukäteen, niitä voi tehdä aina tarpeen mukaan. 6

7 Miten näen, kenelle kutsuja on toimitettu? Miten toimitan uudestaan asiakkaalle tämän hävittämän kutsun? Valitse Tapahtuma > Luodut asiakkaat Listalla näkyvät kaikki asiakkaat, joille olet kutsuja toimittanut, sekä nimeämättömien lippujen erät. Hakusanalla voit etsiä tiettyä asiakasta. Riviotsikkoja klikkaamalla voit järjestää tiedot aakkosjärjestykseen. Käyttämällä suodattimia voit lajitella tietoja vielä tarkemmin esimerkiksi kutsun toimitustavan mukaan. Valitsemalla listalta asiakkaan, avautuu oikeaan reunaan tietolomake. Klikkaamalla Tämän erän/asiakkaan kutsut saat näkyviin asiakkaalle toimitetut kutsut, onko ne Lähetetty sähköpostilla (pvm), onko kutsu Tulostettu ja minä päivänä se on Käytetty. Painikkeet Jos olet lähettänyt kutsun sähköpostilla, ja tulostettu-kohdassa on päivämäärä, voit olettaa asiakkaan avanneen lipun. Lisää kutsu > voit tehdä asiakkaan nimellä vielä lisää kutsuja. Lähetä kaikki kutsut > lähettää uudestaan kaikki asiakkaan kutsut sähköpostilla (näkyy vain, jos osoite on asiakkaalle määritetty). Tulosta kaikki kutsut > antaa sinulle mahdollisuuden tulostaa asiakkaan kutsut milloin tahansa, esimerkiksi unohtuneet kutsut voi tulostaa uudelleen tapahtuman aikana. Jos osa kutsuista on jo Käytetty, voit tulostaa tai lähettää yksittäisen käyttämättömän kutsun rivin lopussa olevilla painikkeilla: Kirjekuori lähettää kutsun sähköpostilla Printteri tulostaa kutsun Kirjoita haluamasi saateteksti asiakkaan sähköpostiin (kentässä näkyy valmiina joko määrittelemäsi oletusteksti tai järjestelmän oletusteksti). Sähköpostissa on lisäämäsi tekstin lisäksi myös ohjeet lipun käyttöön sekä linkit lippuihin. Lähetä > Postin lähettäjänä on 7