JÄSENREKISTERIN KÄYTTÖOHJE Suomen noutajakoirajärjestö ry

Transkriptio

1 1 JÄSENREKISTERIN KÄYTTÖOHJE Suomen noutajakoirajärjestö ry Päivitetty SISÄLLYS Jäsenmaksujen asettamisesta... 3 Jäsentyypit... 3 Suomen noutajakoirajärjestön maksuosuudet... 4 Esimerkkitapaus Esimerkkitapaus Muut tapaukset... 5 Yhdistyksen yhteystietojen asettaminen... 6 Yhdistyksen jäsenmaksujen asettaminen... 7 Uuden jäsenen lisääminen... 8 Kun huomaat, että jäsen on jo ennestään rekisterissä kahteen kertaan... 9 Jäsenyyden lisääminen olemassa olevalle jäsenelle Kohdan Viimeksi laskutettu vuosi käytöstä Laskun tekeminen ja toimittaminen uudelle jäsenelle Perhejäsenen liittäminen vuosijäseneen ja koontilaskun muodostaminen Ja sitten kun se koontilasku kuitenkin menee kiville SNJ:n lisäämien jäsenten tai jäsenyyksien tarkistaminen Pentuejäsenistä Vuosilaskujen tekeminen Sähköpostitse laskuttamisesta... 19

2 2 Laskujen kirjaaminen maksetuiksi Maksamattomien laskujen karhuaminen Jäsenyyksien passivoituminen maksamattomuuden seurauksena Raporttien tekeminen Yleistä raporttien tekemisestä Uuden raportin luominen Tyypillisiä raporttitarpeita Aineiston tuottaminen lehtipostitusta varten SNJ:n jäsensihteeri lisäämien vuosi- ja pentuejäsenten hakeminen Uusien jäsenten hakeminen hallituksen kokousta varten Eronneiden jäsenten hakeminen hallituksen kokousta varten Äänivaltaisten jäsenten listaaminen vuosi- tai syyskokousta varten Sähköpostin lähettäminen jäsenistölle Jäsenmäärätilaston tuottaminen Jäsenten passivointi maksamattoman laskun perusteella... 31

3 3 JÄSENMAKSUJEN ASETTAMISESTA JÄSENTYYPIT Vuosijäsen Perhejäsen Yhdistyksen vuosijäsen Yhdistyksen perhejäsen Pentuejäsen VIP-jäsen Kunniajäsen Ainaisjäsen Normaali perusjäsen. Jäsenyyteen voi liittyä myös SNJ:n jäsenyys. Jonkun vuosijäsenen kanssa samassa taloudessa asuva henkilö. Liitetään aina johonkin vuosijäseneen. Jäsenyyteen voi liittyä myös SNJ:n jäsenyys. Sama kuin vuosijäsen, mutta ei koskaan ole samalla myös SNJ:n jäsen. Tätä jäsentyyppiä ei tarvitse käyttää, jollei yhdistyksen jäsenmaksukäytäntö ole sellainen, että sitä on käytettävä. Ks. seuraavat kappaleet. Sama kuin perhejäsen, mutta ei koskaan ole samalla myös SNJ:n jäsen. Tätä jäsentyyppiä ei tarvitse käyttää, jollei yhdistyksen jäsenmaksukäytäntö ole sellainen, että sitä on käytettävä. Ks. seuraavat kappaleet. SNJ:n jäsensihteerin lisäämä, kasvattajan maksama tutustumisjäsenyys. Tästä on tarkemmin tietoa myöhempänä ohjeistuksessa. Alueyhdistyksissä ei lisätä pentuejäseniä. Tämä jäsentyyppi asetetaan yhteistyötahoille, joille halutaan lähettää alueyhdistyksen lehti. Tämä ei ole varsinainen jäsenyys, vaan enemmänkin merkintä lehden jakelua varten. Tälle jäsentyypille alueyhdistykset eivät koskaan aseta SNJ:n jäsenyyttä. Suomen Noutajakoirajärjestön kunniajäsen. Tätä jäsentyyppiä ei pidä alueyhdistyksissä käyttää. Järjestöllä on muutama ainaisjäsen, mutta uutta ainaisjäsenyyttä ei pidä laittaa kenellekään jäsenelle.

4 4 SUOMEN NOUTAJAKOIRAJÄRJESTÖN MAKSUOSUUDET Tätä kirjoitettaessa Suomen Noutajakoirajärjestön (jatkossa SNJ) maksuosuudet ovat seuraavanlaiset: - Vuosijäsenen maksuosuus on 18 euroa. Tämä lisätään jokaisen sellaisen vuosijäsen-tyyppisen jäsenen jäsenlaskuun, jonka jäsenyystiedoissa on valittuna kohta SNJ JÄSENYYS. - Perhejäsenen maksuosuus on 1 euro. Tämä lisätään jokaisen sellaisen perhejäsen-tyyppisen jäsenen jäsenlaskuun, jonka jäsenyystiedoissa on valittuna kohta SNJ JÄSENYYS. Tämä tulee ottaa huomioon, kun valitaan miten jäsenmaksut asetetaan ja millaisia jäsenyystyyppejä käytetään. ESIMERKKITAPAUS 1 Yhdistyksen jäsenmaksut ovat seuraavat: Vuosijäsen Perhejäsen 30 euroa, jos henkilö on sekä alueyhdistyksen että SNJ:n jäsen 12 euroa, jos henkilö on vain alueyhdistyksen jäsen 6 euroa, jos henkilö on sekä alueyhdistyksen että SNJ:n jäsen 5 euroa, jos henkilö on vain alueyhdistyksen jäsen Asetetaan jäsenmaksut seuraavasti: Jäsentyyppi Jäsenmaksu SNJ:n osuus Kokonaishinta, silloin kun on myös SNJ:n jäsen vuosijäsen 12 euroa 18 euroa 30 euroa perhejäsen 5 euroa 1 euro 6 euroa Tässä tilanteessa vuosi- tai perhejäsenelle asetetaan valinta SNJ JÄSENYYS riippuen siitä, onko jäsen pelkästään alueyhdistyksen jäsen vaiko myös SNJ:n jäsen. SNJ:n osuus lisätään laskulle automaattisesti tilanteen mukaan nämä summat eivät näy millään tavalla yhdistyksen jäsenmaksuissa. Muita jäsentyyppejä ei tarvita, koska molemmissa tilanteissa SNJ:n osuus on suoraan lisättävissä yhdistyksen osuuteen.

5 5 Esimerkiksi vuosijäsenen osalta lasku näyttää tuolloin tällaiselta: ESIMERKKITAPAUS 2 Yhdistyksen jäsenmaksut ovat seuraavat: Vuosijäsen Perhejäsen 30 euroa, jos henkilö on sekä alueyhdistyksen että SNJ:n jäsen 20 euroa, jos henkilö on vain alueyhdistyksen jäsen 5 euroa, jos henkilö on sekä alueyhdistyksen että SNJ:n jäsen 5 euroa myös silloin, jos henkilö on vain alueyhdistyksen jäsen Nyt tarvitaan neljä eri jäsentyyppiä, koska yhdistyksen osuuden pitää olla erilainen, jotta SNJ:n maksuosuuden lisäämisen jälkeen päästään haluttuun lopputulokseen. Asetetaan jäsenmaksut seuraavasti: Jäsentyyppi Jäsenmaksu SNJ:n osuus Kokonaishinta vuosijäsen 12 euroa 18 euroa 30 euroa yhdistyksen suorajäsen 20 euroa - 20 euroa perhejäsen 4 euroa 1 euro 5 euroa yhdistyksen perhejäsen 5 euroa - 5 euroa Tässä tilanteessa vuosijäsenille asetetaan aina valinta SNJ JÄSENYYS, mutta yhdistyksen suorajäsenille ei koskaan. Vastaavalla tavalla toimitaan perhejäsenen ja yhdistyksen perhejäsenen osalta. MUUT TAPAUKSET Yhdistyksen jäsenmaksukäytäntö voi olla myös joku yhdistelmä kahdesta ensimmäisestä. Esimerkiksi siten, että vuosijäsenen maksu on 12 euroa tai 30 euroa (tällöin käytetään tältä osin esimerkin 1 käytöntöä) ja perhejäsenen maksu aina 5 euroa (tällöin käytetään tältä osin esimerkin 2 käytäntöä). Jos tuntuu siltä, että oman yhdistyksen käytäntö ei ole oikein mikään edellä kuvatuista, niin ota yhteyttä.

6 6 YHDISTYKSEN YHTEYSTIETOJEN ASETTAMINEN Valitse päävalikosta kohta Yhdistys : Varmista, että yhteystiedot ovat oikein. Mene tarvittaessa päivittämään tietoja painikkeella Muokkaa. Yllä olevilla tiedoilla laskun yläosa näyttää tältä: Perustiedoissa oleva Laskuttajan nimi tulostuu siis laskulle yhdistyksen nimen alle. Jäsensihteerin sähköpostiosoite tai puhelinnumero eivät tulostu automaattisesti laskulle. Jos haluat ne näkyviin, käytä alempana mainittua Yhdistyksen laskuteksti kenttää.

7 7 Varmista myös, että yhdistyksen tilinumero on oikein se on samalla näytöllä kuin yhdistyksen yhteystiedot: Huomaa myös, että voi tässä kirjoittaa tekstin, joka tulostuu jokaiselle laskulle ja sitä on kätevä käyttää hyvin monentyyppiseen tiedottamiseen. Tässä voit myös halutessasi ilmoittaa jäsensihteerin puhelinnumeron ja/tai sähköpostiosoitteen. Muista kuitenkin kohtuus kovin pitkää tekstiä ei tähän kannata kirjoittaa! YHDISTYKSEN JÄSENMAKSUJEN ASETTAMINEN Valitse päävalikosta kohta Yhdistys ja sieltä edelleen kohta Jäsenmaksut : Varmista, että kaikilla laskutettavilla jäsentyypeillä on oikea hinta valittuna. Huomaa, että näihin hintoihin lisätään Suomen Noutajakoirajärjestön jäsenmaksuosuus, jos jäsen on samalla SNJ:n jäsen. Tarkemmin asiaa jäsenmaksuista on tämän ohjeistuksen alussa.

8 8 UUDEN JÄSENEN LISÄÄMINEN Ennen kuin lisäät uuden jäsenen, niin tarkista, että sama henkilö ei jo löydy rekisteristä. Jos löytyy sama henkilö: - Samasta osoitteesta: Ei lisätä uutta jäsentä, vaan jo olemassa olevalle jäsenelle lisätään uusi jäsenyys. - Eri osoitteesta: Jos kyseessä voisi periaatteessa olla sama henkilö, niin olisi hyvä pyrkiä vaikka kysymään henkilöltä itseltään, että onko hän esimerkiksi muuttanut, jotta rekisteriin ei tule samasta henkilöstä kahta eri kopiota. Kun päädyt uuden henkilön lisäämiseen, niin: 1. Valitse kohdasta Jäsentiedot, oikeasta reunasta toiminto Lisää henkilö 2. Täytä henkilön nimi ja yhteystiedot 3. Kohtaa Kunta ei tarvitse täyttää siihen tulee tallennuksen jälkeen tieto automaattisesti.

9 9 4. Varmista erityisen huolellisesti, että sähköpostiosoite tulee kirjattua oikein etanaposti menee perille vähän väärälläkin postiosoitteella, mutta sähköposti ei. 5. Valitse Tallenna Nyt henkilön perustiedot ovat tallennettuna. Seuraavaksi henkilölle lisätään jäsenyys. KUN HUOMAAT, ETTÄ JÄSEN ON JO ENNESTÄÄN REKISTERISSÄ KAHTEEN KERTAAN Vuosien saatossa rekisteriin on kertynyt useita henkilöitä moneen kertaan. Yleensä silloin kun henkilöllä on jäsenyyksiä monessa eri yhdistyksessä. Näitä tuplia ja triploja olisi hyvä yhdistää siten, että henkilö on vain kertaalleen. Perusperiaatteen pitäisi olla se, että se kopio jäsenestä jätetään jäljelle, jossa on sen yhdistyksen jäsenyys, jonka alueella henkilö asuu. Aina tämä ei ole aivan selvää, mutta pääsääntöisesti kyllä. Jos ei ole selvää minkä yhdistyksen vaikutusalueella henkilö asuu, niin toisena sääntönä voi pitää sitä, että se kopio henkilöstä jää, jonka jäsenyyteen on liitetty SNJ:n jäsenyys. Esimerkki. Henkilöstä on kaksi kopiota (sama osoite) ja henkilö asuu Pirkkalassa. Toisessa on jäsenyys Pirkanmaan noutajakoirayhdistykseen (Pirkka) ja toisessa Kanta-Hämeen noutajakoirayhdistykseen (KHN). Kun KHN:n jäsensihteeri huomaa tällaisen jäsenen, hän tekee seuraavaa: 1. Ottaa kuvaruutukaapauksen tai muuten ottaa talteen henkilön jäsenyystiedot KHN:n osalta 2. Avaa henkilöstä sen kopion, jossa on Pirkan jäsenyys 3. Lisää ko. kopiolle KHN:n jäsenyyden niillä tiedoilla, jotka oli toisella kopiolla (muista asettaa jäsenyyden alkamispäivä sekä viimeksi laskutettu vuosi jne.) 4. Poistaa sen kopion jäsenestä, jossa oli alkuperäinen KHN:n jäsenyys Jos Pirkan jäsensihteeri huomaa ko. tuplan, hän kysyy KHN:n jäsensihteeriltä voisiko KHN:n tehdä em. operaation. Pirkan jäsensihteeri ei nimittäin tuota voi itse tehdä, koska vain KHN:n jäsensihteeri voi poistaa KHN:n jäsenyyksiä tai lisätä niitä.

10 10 JÄSENYYDEN LISÄÄMINEN OLEMASSA OLEVALLE JÄSENELLE Kun henkilön tiedot ovat avattuna, niin: 1. Valitse kohta Jäsenyydet 2. Valitse painike Lisää 3. Valitse oikea jäsenlaji (yleisimmin vuosijäsen tai yhdistyksen vuosijäsen ) 4. Yhdistys kohdassa on valmiiksi oma yhdistyksesi 5. Jäsenyyden tilaa ei tarvitse itse valita 6. Laita rekisteröintipäiväksi kuluva päivä 7. Laita liittymispäiväksi se päivä, josta alkaen haluat jäsenyyden voimaan. HUOM! Jos laitat liittymispäivän tulevaisuuteen, niin jäsenen tilana näkyy ko. päivään saakka Passiivinen. 8. Valitse kohta SNJ jäsenyys, jos henkilö haluaa alueyhdistyksen jäsenyyden lisäksi myös SNJ:n jäsenyyden. Valitse tällöin myös kohta Jäsenyys käsittelemättä SNJ:n hallituksessa, jotta SNJ:n jäsensihteeri saa tiedon uudesta jäsenestä.

11 11 9. Kohdan Viimeksi laskutettu vuosi käytöstä on alempana tarkempi ohje huomaa, että tämän kentän käytöllä on hyvin suuri merkitys! 10. Älä laita mitään kohtaan Maksaja / Perheenpää, jollei kyseessä ole tilanne, että samalle laskulle on tulossa esimerkiksi perhejäsenen maksu. Tästä on alempana tarkempi ohje ( Perhejäsenen liittäminen vuosijäseneen ) 11. Kohta Kennelin nimi on tarkoitettu pentuejäseniä varten ja sitä käyttää SNJ:n jäsensihteeri. 12. Valitse Tallenna KOHDAN VIIMEKSI LASKUTETTU VUOSI KÄYTÖSTÄ Jos jäsen maksaa jäsen- ja liittymismaksun yhdistyksen tilille, toimittaa tästä kuitin jäsensihteerille ja jäsensihteeri kirjaa vasta tämän jälkeen henkilön rekisteriin, niin merkitse kenttää kuluva vuosi. Tällöin henkilölle ei tule kuluvan vuoden osalta enää laskua, eikä seuraavassa laskussa ole mukana liittymismaksua. Jos jäsen kirjataan ensin rekisteriin ja hänelle halutaan tehdä järjestelmän kautta lasku, niin jätä kenttä tyhjäksi. Tällöin hänelle voi tehdä laskun ja laskulle tulee mukaan mahdollinen liittymismaksu. Jos joudut joskus hyvittämään virheellisen laskun ja haluat tehdä jäsenelle uuden laskun, niin käy asettamassa tähän kenttään joko edellinen vuosi (=> laskuun ei tule liittymismaksua) tai tyhjennä tämä kenttä (=> laskuun tulee mukaan myös liittymismaksu). Jos kentässä on jo kuluva vuosi, ei henkilölle saa tehtyä uutta laskua.

12 12 LASKUN TEKEMINEN JA TOIMITTAMINEN UUDELLE JÄSENELLE Kun olet lisännyt uuden jäsenen tai jo ennestään olleelle jäsenelle uuden jäsenyyden, on yleensä seuraava vaihe laskun tekeminen. Valitse näkyviin henkilön perustiedot: Oikeasta reunasta löytyy tällöin toiminto Laske maksut. Sitä klikkaamalla pääset tähän: Klikkaa painikatta Laske maksut. Ohjaudut tuon jälkeen automaattisesti jäsenen tiedoissa kohtaa Maksuyhteenveto :

13 13 Laskun tilana näkyy tässä vaiheessa Kirjattu. Valinnalla Esikatsele saat näkyviin PDF-muotoisen testilaskun: Valinnalla Laskuta muodostuu varsinainen lasku. Kun olet jo muutaman laskun tehnyt, ei ole mitään tarvetta jatkossa jokaista laskua erikseen esikatsella. Varsinainen lasku tulee samalla tavalla PDF-tiedostoksi kuten testilaskukin. Tilanteesta riippuen voit nyt 1. Tulostaa laskun, laittaa sen kirjekuoreen ja lähettää sen jäsenelle postitse. 2. Tallentaa PDF:n työasemallesi ja lähettää laskun jäsenelle sähköpostin liitetiedostona. Yksittäisen sähköpostin lähettäminen suoraan ohjelmasta ei ole mahdollista. Kun varsinainen lasku on muodostettu, näkyy tilana Laskutettu :

14 14 PERHEJÄSENEN LIITTÄMINEN VUOSIJÄSENEEN JA KOONTILASKUN MUODOSTAMINEN Jotta vuosijäsen ja perhejäsen(et) saadaan samalle laskulle, tulee tehdä kaikki alla mainitut vaiheet kertaalleen. Asia saattaa vaikuttaa aluksi monimutkaiselta, mutta muutaman kerran jälkeen asia menee kyllä suhteellisen vaivattomasti. Huomaa, että voit tietysti tehdä ison osan tässä kuvattuja vaiheita jo silloin, kun lisäät jäseniä rekisteriin tässä on kuvattuna tilanne, jossa henkilöt ovat jo rekisterissä valmiina. Jatkossa vuosilaskut tulevat tämän jälkeen automaattisesti. 1. Avaa vuosijäsenen (ns. pääjäsen) jäsenyystieto. 2. Valitse kohtaan Maksaja/perheen pää vuosijäsenen oma nimi. Kirjoittamalla nimen tai sen alkua ylempään kenttään ja painalla ENTERiä, tulee alempaan valittuna ko. nimi: 3. Ole tarkkana, että valituksi tulee oikea henkilö varmista, että alemmassa kentässä ei ole valittavissa useita saman nimisiä henkilöitä. Jos on, niin alussa oleva asiakasnumero erottaa ne toisistaan. 4. Avaa perhejäsenen jäsenyystieto. 5. Valitse myös tässä Maksaja/perheen pää pääjäsenen nimi aivan samalla tavalla kuin edellä. 6. Tämän jälkeen tiedon pitäisi näkyä tähän tyyliin kohdassa Jäsenyydet : 7. Tai kun tarkemmat tiedot ovat avattuna, niin tällä tavalla: 8. Nyt vuosi- ja perhejäsen on linkitetty toisiinsa. HUOM! Jos tilanne ei näytä edellä kuvatun kaltaiselta, niin älä edes yritä lähteä tekemään laskuja. 9. Kun jäsenille tehdään ensimmäistä laskua, on molempien tiedoissa, kohdassa Perustiedot klikattava valintaa Laske maksut. Tämä siis samalla tavalla kuin edellä kun tehtiin lasku yksittäiselle uudelle jäsenelle.

15 Tässä vaiheessa molempien kohdalla näkyy Kirjattu -tilassa olevat laskut. 11. Vielä on klikattava vuosijäsenen kohdalla valintaa Kerää koontilasku, jotta järjestelmä niputtaa molempien laskut samalle koontilaskulle. 12. Nyt lopputuloksen tulisi vuosijäsenen osalta kohdassa Maksuyhteenveto näyttää tämänkaltaiselta: 13. Klikkaamalla valintaa Esikatsele siltä riviltä, jossa maksun tilana on Kirjattu (ei siis se, jossa on Osa koontilaskua ), saat näkyviin testilaskun: 14. Varsinaisen laskun saat klikkaamalla valintaa Laskuta samalla tavalla kuin edellä yksittäisen jäsenen kohdalla. HUOM! Yllä oleva kuva on testikannasta, jossa oli vahingossa SNJ:n perhejäsenen vuosimaksuna 3 euroa oikeasti tuossa pitäisi olla 1 eur. HUOM! Jos yrität esikatsella laskua tai suorittaa laskutuksen rivillä, jossa tilana on Osa koontilaskua tai yrität tehdä saman perhejäsenen tiedoissa, niin saat tämän ilmoituksen: Tee em. toiminnot aina vain pääjäsenen kohdalla ja sillä rivillä, jossa tilana on Kirjattu tai Laskutettu.

16 16 JA SITTEN KUN SE KOONTILASKU KUITENKIN MENEE KIVILLE ja joudut ottamaan koko homman alusta: 1. Hyvitä pääjäsenen laskurivit 2. Hyvitä perhejäsenen laskurivi 3. Tyhjennä pääjäsenen kohdalla Viimeksi laskutettu vuosi 4. Tyhjennä perhejäsenen kohdalla Viimeksi laskutettu vuosi 5. Aloita prosessi alusta ja tarkista, että kaikki teet kaikki vaiheet juuri kuten ohjeessa. Tyypillisiä tilanteita, joissa prosessi voi mennä pieleen, on monia. Ainakin nämä: - Jätetään suorittamatta Laske maksut perhejäsenen kohdalla ja hänen osuutensa jää pois koontilaskusta - Pääjäsenen kohdalla jätetään asettamatta Laskun maksaja/perheen pää, jolloin pääjäsen jää pois koontilaskusta - Pääjäsenen kohdalla klikataan Laskuta ennen kuin on tehty koontilaskua Voiko pieleen menneet ja hyvitetyt laskut poistaa?. - Ei voi. Vaikka niitä olisi tullut jo useita samalle jäsenelle?. - Ei, ei silloinkaan.

17 17 SNJ:N LISÄÄMIEN JÄSENTEN TAI JÄSENYYKSIEN TARKISTAMINEN Yhdistykselle ilmestyy jäseniä muutenkin kuin yhdistyksen oman jäsensihteerin toimesta. Jäseniä lisää nimittäin myös SNJ:n jäsensihteeri seuraavissa tilanteissa: 1. Jäsen ilmoittautuu jäseneksi SNJ:n nettisivujen kautta. 2. Kasvattaja ilmoittaa joukon pennun ostajiaan ns. pentuejäseniksi. Näiden jäsenten osalta toimitaan seuraavasti: - SNJ:n jäsensihteeri lisää tällöin henkilön sen alueyhdistyksen vuosi- tai pentuejäseneksi, jonka vaikutusalueella henkilö asuu. - SNJ:n jäsensihteeri asettaa jäsenelle valinnan Käsittelemättä alueyhdistyksessä. - Alueyhdistyksessä tulee säännöllisesti tehdä haku jäsenistä, joilla on em. valinta asetettuna. Tästä tarkemmin kohdassa Raporttien tekeminen. - Alueyhdistyksen jäsensihteeri tekee uusille vuosijäsenille laskun ja toimittaa sen postitse/sähköpostitse. - Samassa yhteydessä hän voi toimittaa tervetulokirjeen, aiempia jäsenlehtiä tms. yhdistyksen toimintaperiaatteiden mukaisesti. - HUOM! Pentuejäsenille ei tehdä laskua, koska kasvattaja on jo maksanut pentuejäsenyyden. Pentuejäsenille voi ja kannattaakin toki toimittaa muuta materiaalia. - Kun lasku ja/tai materiaali on toimitettu, valinta Käsittelemättä alueyhdistyksessä poistetaan, jotta jäsen ei tule seuraaviin hakuihin enää mukaan. PENTUEJÄSENISTÄ Pentuejäsenet ovat kasvattajan maksamia sekä SNJ:n ja alueyhdistysten sponsoroimia tutustumisjäseniä potentiaalisia uusia jäseniä ja potentiaalisia innokkaita yhdistysaktiiveja. Pentuejäsenillä on muuten täysimääräiset jäsenoikeudet yhdistyksessä, mutta ei äänivaltaa yhdistyksen vuosi- ja syyskokouksissa. Pentuejäsenyys on voimassa sen vuoden loppuun, jonka aikana se on merkitty alkamaan. Vuoden alussa SNJ:n pääkäyttäjä suorittaa ajon, jossa pentuejäsenyys merkitään passiiviseksi ja jäsenelle lisätään normaali vuosijäsenyys, jolloin henkilöt saavat normaalin vuosijäsenen laskun vuosilaskutuksen yhteydessä. Jos he eivät halua jatkaa jäsenyyttä maksullisena, he ilmoittavat siitä jäsensihteerille (tai jättävät vain jäsenmaksunsa maksamatta, jolloin jäsenyys päättyy). Pentuejäseniä kannattaa aktivoida ja houkutella mukaan yhdistyksen toimintaan ja koulutuksiin, jotta heistä saa vakinaisia jäseniä.

18 18 VUOSILASKUJEN TEKEMINEN HUOM! Varmista, että yhdistyksen yhteystiedot, tilinumero, laskulle tulevat lisäteksti jne. ovat ajantasalla! HUOM! Varmista, että yhdistyksen jäsenmaksut ovat järjestelmässä ajantasalla! HUOM! Älä tee vuosilaskutusta ennen kuin olet varma, että SNJ:n pääkäyttäjä on tehnyt vuotuisen päivitysajon, jossa edellisen vuoden pentuejäsenet muuttuvat vuosijäseniksi. Muutoin kaikki ko. jäsenet jäävät laskuttamatta. Jos olet asiasta epävarma, voit tarkistaa asian tekemällä haun, jossa kriteereinä ovat omat yhdistyksesi pentuejäsenyys, jonka tila on aktiivinen. Kun tarkistat ko. jäseniä, niin joukossa ei saa olla sellaisia, joiden jäsenyys on alkanut edellisenä vuonna. Kun edellä mainitut asiat on varmistettu, voidaan siirtyä varsinaiseen laskujen tekemiseen. Valitse kohdasta Työkalut ainoa siellä näkyvä toiminto Työkalut : Klikkaa kohtaa Laskutus: Laskuta jäsenlaskut : Erittäin olennainen kohta laskutuksessa on valita oikeat valinnat kohdassa Maksuperusteet. Valinnat riippuvat siitä mitä laskutettavia jäsentyyppejä yhdistyksessäsi on käytössä. Aina valitaan vuosijäsen ja perhejäsen. Lisäksi

19 19 tilanteen mukaan yhdistyksen suorajäsen ja/tai yhdistyksen perhejäsen riippuen siitä onko yhdistyksen jäsenmaksukäytäntö sellainen, että ne ovat käytössä. Kunnia-, ainais-, VIP- ja pentuejäseniä ei laskuteta. Muista tarkistaa, että eräpäiväksi tulee sopiva päivä: Jätä aluksi valinta kohtaa Testi varmista ensin, että laskut näyttävät oikeanlaisilta ennen kuin lähetät ne eteenpäin! Kohdassa Laskutustapa valitaan miten laskut halutaan toimittaa: - PDF: Laskuista muodostuu selaimeen PDF-tiedosto, jonka tulostat, kuoritat ja postitat. Käytä aina testatessa tätä valintaa! Testivaiheessa ei luonnollisestikaan ole tarvetta tulostaa laskuja selaa tiedosto läpi ja katso, että laskut näyttävät siltä kuin pitääkin. - ITELLA: Laskut lähtevät Itellan kautta ns. ekirjeinä, jolloin mitään ei tarvitse tehdä, mutta lopputulos ei luonnollisestikaan synny ilmaiseksi. Tällä hetkellä voimassa olevan hinnaston mukaan kustannus on 1,07 euroa + alv per lasku. Hinta on kokonaiskustannus sisältäen tulostuksen, kuoren, kuorituksen ja postittamisen. Ne jäsenet, joiden tietoihin on asetettu ensisijaiseksi laskutustavaksi sähköposti, saavat laskunsa sähköpostin liitteenä tulevassa PDF-tiedostossa. Testatessa nämä laskut tulevat jäsensihteerin omaan sähköpostiosoitteeseen eivätkä mene jäsenelle. Kun lopulliset laskut tehdään, jäävät sähköpostitse menevät laskut pois PDF- ja Itella-aineistosta. Kun kaikki näyttää hyvältä ja olet valmis tekemään varsinaiset laskut, joudut avaamaan tämän toiminnon uudestaan kohdasta Työkalut. Kun Lataa laskut painiketta on kertaalleen käytetty, ei sitä voi käyttää enää uudestaan. Tämä on kuulemma suojauskeino virheellisille tuplalähetyksille. Tee siis samat valinnat uudestaan, poista valinta kohdasta Testi, valitse laskutustavaksi PDF tai ITELLA ja klikkaa Lataa laskut. HUOM! Jos sähköpostitse toimitettavia laskuja on paljon, kestää toiminnon suorittaminen varsin pitkään (useita minuutteja) ja selaimen alanurkassa näkyy vain teksti Odotetaan palvelinta osoitteessa rekisteri.sebacon.fi. Tässä kohtaa EI MISSÄÄN TAPAUKSESSA saa sulkea selainta tai sen välilehteä, keskeyttää sivunlatausta tai mitään muutakaan. Odota ihan rauhassa, kyllä se siitä valmistuu. SÄHKÖPOSTITSE LASKUTTAMISESTA

20 20 Kun lasku lähetetään sähköpostitse ja osoite on virheellinen, postilaatikko täynnä tms., ei siitä valitettavasti tule tietoa jäsensihteerille. Laskut eivät teknisesti ottaen lähde jäsensihteerin omasta sähköpostista, vaan jäsenrekisterin palvelimelta ohjelmallisesti siten, että lähettäjäksi merkitään jäsensihteerin osoite. Tämän takia pitää varmistaa, että sähköpostiosoite on oikein ennen kuin jäsenelle merkitään ko. laskutustapa. Sähköpostin asettaminen onkin turvallisinta tehdä jäsenen itse lähettämän sähköpostin perusteella. Lisäksi on hyvä korostaa jäsenille yhteystietojen ajantasalla pitämisen tärkeyttä. Kun henkilö on usean eri yhdistyksen jäsen, vaikuttaa yhdessä yhdistyksessä tehty laskutustavan valinta henkilön laskutukseen myös toisen yhdistyksen osalta, koska laskun toimitustapa valitaan henkilön perustiedoissa eikä yhdistyskohtaisissa jäsenyystiedoissa. Jos yhdistyksessä on tapana laittaa jäsenlasku jäsenlehden väliin, voi em. syystä johtuen jäädä osan jäsenistä lasku tulostumatta se on jo mennyt sähköpostilla. Kannattanee tehdä itselleen lista jäsenistä, joille laskutustavaksi on valittu sähköposti, jolloin jäsenlaskuja ja lehti täsmäyttäessä voi listasta tarkistaa onko henkilö em. listalla, jos laskua ei löydy tulostettujen joukosta. LASKUJEN KIRJAAMINEN MAKSETUIKSI Kun on aika alkaa kirjaamaan saapuneita maksua, niin valitse kohdasta Työkalut ainoa siellä näkyvä toiminto Työkalut : Klikkaa kohtaa Kirjaa suorituksia, jolloin aukeaa toimin, jossa ovat listattuna kaikki avoinna olevat laskut: Laskut ovat henkilön mukaan järjestyksessä. Helpointa on, jos maksaja on sama kuin laskulla rullaat listan oikealle kohdalle ja klikkaat kursorin viimeisenä olevaan kenttään, johon ilmestyy automaattisesti kuluva päivä. Voit vaihtaa tilalla oikean maksupäivän, mutta yleensä ei ole merkitystä onko rekisterissä aivan eksakti suorituspäivä kunhan on joku päivä, jolloin lasku tulee kuitattua maksetuksi. Samalla periaatteella merkitset kerralla kaikki suoritetut maksut ja klikkaat listan lopussa olevaa painiketta Tallenna tiedot :

21 21 Jos maksaja ei löydy nimen perusteella, niin hae viitenumerolla. Paina näppäin yhdistelmää Ctrl-F, jolloin pääset tekemään selaimen sivulla haun. Nopeinta lienee hakea maksun muutamalla viimeisellä numerolla. Esimerkiksi kolme viimeistä numeroa siten, että laittaa välilyönnin ennen viimeistä numeroa: Ei siis kannata alkaa naputtaa koko viitenumeroa Kun oikea rivi löytyy, maksu kuitataan samalla tavalla asettamalla maksupäivä viimeiseen sarakkeeseen. MAKSAMATTOMIEN LASKUJEN KARHUAMINEN Kaikki eivät luonnollisestikaan ehdi/jaksa/muista/viitsi maksaa laskua ajoissa. Ennen kuin jäsen katsotaan eronneeksi, on ehkä hyvä kertaalleen muistuttaa jäsenmaksusta. Tätä ei todennäköisesti kannata tehdä heti eräpäivän jälkeen vaan odotella ainakin pari viikkoa. Valitse taas kohdasta Työkalut ainoa siellä näkyvä toiminto Työkalut : Klikkaa kohtaa Laskutus : Karhua laskut, jolloin aukeaa toiminto, joka toimii samalla periaatteella kuin laskujen tekeminen. Valitse jäsentyypit samalla tavalla kuin laskujen teossa, pidä alussa valinta kohdassa Testi ja valitse kohtaan Jäsenmaksuvuosi kuluva vuosi. Kohdassa Alkuperäinen eräpvm voit rajata karhuamisen koskemaan vain esimerkiksi tiettynä päivänä erääntyneitä laskuja. Jos rajausta ei aseteta, karhutaan kaikkia erääntyneitä laskuja (myös esimerkiksi aiemmin lähetettyjä yksittäisiä laskuja, jotka ovat maksamatta). Kun lähetetään karhuja, ei sähköpostitse lähettäminen ole käytössä. Nämä menevät aina PDF:n kautta postitse tai Itellan kautta.

22 22 JÄSENYYKSIEN PASSIVOITUMINEN MAKSAMATTOMUUDEN SEURAUKSENA Jos jäsenelle lähetetään karhulasku, eikä hän maksa sitä, niin eräpäivän jälkeen jäsenyys menee automaattisesti tilaan passiivinen. Jos karhulaskuja ei lähetetä, tarvitsee suorittaa haku, jossa haetaan henkilöt, joilla on maksamattomia laskuja ja suorittaa näille jäsenille passivointiajo. Tästä enemmän tietoja kohdassa Raporttien tekeminen. RAPORTTIEN TEKEMINEN YLEISTÄ RAPORTTIEN TEKEMISESTÄ Kun haluat tehdä jonkun haun, niin tällöinkin lähdet aina tekemään uutta raporttia. Kun raportille ei anna mitään nimeä, se on kertakäyttöinen eikä jää talteen. Kun teet raportin, jota haluat käyttää jatkossa, niin annat sille nimen. Nimeä se siten, että raportin nimi alkaa aina yhdistyksen nimellä, lyhenteellä tms. samanlaisella tunnisteella. Tämä helpottaa erityisesti SNJ:n pääkäyttäjien työtä, koska heillä näkyy listallaan kaikkien yli 20 yhdistyksen kaikki raportit (tällä hetkellä n. 160 kpl) Siivoa säännöllisesti pois raportteja, joita et enää tarvitse. Raportteja on kahta tyyppiä: - Normaali raportti : Hakurajaukset valmiina, mutta voi tapauskohtaisesti valita mitä tietoja haluat tulostaa ja millä tavalla. - Valmis raportti : Kaikki on valmiiksi asetettuna sekä hakurajaukset, tulostustapa sekä tulostettavat tiedot. Yhdellä klikkauksella saa esimerkiksi valmiin osoiteaineistoa lehteä varten. UUDEN RAPORTIN LUOMINEN Raportin luomisen periaatteet: 1. Valitse kriteerit, joiden mukaan varsinainen haku tapahtuu ( Hakevat kriteerit ) 2. Rajaa tarvittaessa tulosjoukkoa ( Rajaavat kriteerit ) tätä ei kovinkaan usein tarvita 3. Tyypillisimmin haettavat tiedot löytyvät alakohdasta Jäsenyydet

23 23 4. Kun asetat hakuehtoja, näet toiminnon oikeasta reunasta kokoajan mitä olet valinnut ja paljonko jäseniä löytyy: 5. Kun alkaa näyttää sopivalta, klikkaa Hae valituilla, jolloin pääset seuraavaan vaiheeseen. Jos haluat tallentaa raportin jatkoa varten, anna tässä vaiheessa sille joku nimi. Kun nimi annetaan tässä vaiheessa, raportti tallentuu tyypiksi Normaali raportti. Jos teet vain kertaluonteisen haun, jätä nimi tyhjäksi, niin ei jää turhaa ylimääräistä raporttia listalle. 6. Klikkaa Jatka, jolloin pääset seuraavaan vaiheeseen:

24 24 7. Nyt voit kohdassa Toiminto valita mitä haluat tulosjoukolle tehdä: - HTML: Tulos tulee suoraan selaimeen listausmuodossa - CSV: Tulos tulee tekstitiedostoksi, jossa erotinmerkki kenttien välissä ja jokainen jäsen omalla rivillään - Excel: Tulos tulee Excel-tiedostoksi - Sähköposti: Voit lähettää löytyneille jäsenillä sähköpostia - Tarratuloste: Voit tulostaa postitusosoitetarrat löytyneille jäsenille (tulostettavia tietoja ei tarvitse valita) 8. Klikkaa Jatka, jolloin pääse viimeiseen vaiheeseen (paitsi, jos valitsit tarratulosteet tai sähköpostin): 9. Valitse tulostettavat tiedot sekä tulostusjärjestys. 10. Jos annat tässä vaiheessa raportille nimen, se tallentuu tyypiksi Valmis raportti. 11. Klikkaa lopuksi Jatka, jolloin saat lopputulokset valitsemassasi muodossa. Raporttityökalun anti on periaatteessa erittäin hyvä kun sitä opettelee käyttämään. Aivan kaikella rekisterissä olevalla tiedolla voi hakea ja kaiken siellä olevan tiedon saa tulosteisiin. Seuraavassa on hieman esimerkkejä tyypillisistä raporteista. Niiden kohdalla ei ole toistettu edellä mainittuja perusperiaatteita, vaan kerrottu lähinnä se mitä pitää asettaa hakuehdoiksi yms.

25 25 TYYPILLISIÄ RAPORTTITARPEITA Alla olevat ovat vain esimerkkejä. Voit luonnollisesti tehdä rajaukset ja tulostukset aivan siten kuin teidän yhdistyksenne tarpeet vaativat. Raportteja on turvallista kokeilla monilla eri tavoilla toisin kuin esim. laskutusta. AINEISTON TUOTTAMINEN LEHTIPOSTITUSTA VARTEN Valitaan mukaan muut oman yhdistyksen aktiiviset jäsenet paitsi perhejäsenet sekä ne, jotka eivät lehteä ole halunneet (esimerkiksi, jos taloudessa asuu kaksi vuosijäsentä, joista kumpikaan ei halua olla perhejäsen, mutta yksi yhteinen lehti riittää) Hakuvaihtoehdot / Hakevat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Jäsenlaji valitaan kaikki muut jäsentyypit paitsi perhejäsen ja yhdistyksen perhejäsen - Yhdistys valitaan oma yhdistys - Jäsenyyden tila valitaan aktiivinen Hakuvaihtoehdot / Rajaavat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Yksittäiset valinnat valitaan Ei alueyhdistyksen lehteä Valitse tulostustavaksi Excel (jos menee painotaloon) tai Tarratuloste (jos haluat tulostaa osoitetarrat itse). Jos valitset Excel-muodon, niin valitse tulostettaviksi tiedoiksi: - Sukunimi - Etunimi - Lähiosoite - Postinumero - Postitoimipaikka - (Maa) Em. excel-tiedosto käy sellaisenaan mm. Kopi-Jyvälle, jossa Pirkan jäsenlehti painetaan. Lehti lähtee suoraan painosta postiin. SNJ:N JÄSENSIHTEERI LISÄÄMIEN VUOSI- JA PENTUEJÄSENTEN HAKEMINEN Hakuvaihtoehdot / Hakevat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Yhdistys valitaan oma yhdistys - Yksittäiset valinnat valitaan Käsittelemättä alueyhdistyksessä

26 26 UUSIEN JÄSENTEN HAKEMINEN HALLITUKSEN KOKOUSTA VARTEN Hakuvaihtoehdot / Hakevat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Yhdistys valitaan oma yhdistys - Jäsenyyden tila valitaan aktiivinen - Liittymispvm ylempään kenttään edellisen kokouksen pvm Valitse Excel-muoto. Valitse tulostettaviksi tiedoiksi esim. - Sukunimi, Etunimi - Jäsenlaji - SNJ jäsenyys - Liittymispvm ERONNEIDEN JÄSENTEN HAKEMINEN HALLITUKSEN KOKOUSTA VARTEN Hakuvaihtoehdot / Hakevat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Jäsenlaji valitaan jäsentyypit, joita yhdistyksessä on käytössä (myös pentuejäsen) - Yhdistys valitaan oma yhdistys - Eropvm ylempään kenttään edellisen kokouksen pvm Valitse Excel-muoto. Valitse tulostettaviksi tiedoiksi esim. - Sukunimi, Etunimi - Jäsenlaji - SNJ jäsenyys - Eropvm

27 27 ÄÄNIVALTAISTEN JÄSENTEN LISTAAMINEN VUOSI- TAI SYYSKOKOUSTA VARTEN Hakuvaihtoehdot / Hakevat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Jäsenlaji valitaan muut jäsentyypit paitsi pentuejäsen ja VIP-jäsen - Yhdistys valitaan oma yhdistys - Jäsenyyden tila valitaan aktiivinen Valitse Excel-muoto. Valitse tulostettaviksi tiedoiksi esim. - Sukunimi, Etunimi - Kunta - Jäsenlaji - SNJ jäsenyys - Liittymispvm SÄHKÖPOSTIN LÄHETTÄMINEN JÄSENISTÖLLE Hakuvaihtoehdot / Hakevat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Yhdistys valitaan oma yhdistys - Jäsenyyden tila valitaan aktiivinen Kohdasta Perustiedot : - Sähköposti kirjoitetaan * (pelkällä tähdellä mukaan tulevat kaikki, joilla on sähköpostitosoite) Kohdassa Toiminto valitaan vaihtoehto Sähköposti, jolloin tulee käyttöön toiminto sähköpostin kirjoittamista ja lähettämistä varten:

28 28 Kirjoita sähköpostille otsikko, valitse kohta Sähköposti (mm. laskutusta varten), kirjoita viesti ja klikkaa painiketta Lähetä. Tuolloin tulee vielä varmistus: Vinkki! Tee haku, jossa löydyt vain sinä itse ja kokeile lähettämistä. Huomaa, että sähköposti ei tule aivan reaaliajassa, vaan kestää muutamia minuutteja. Tämä siksi, että lähetys tapahtuu palvelimella ajastetusti muutaman minuutin välein.

29 29 JÄSENMÄÄRÄTILASTON TUOTTAMINEN Ohjelmasta ei suoraan saa esimerkiksi tietoa siitä kuinka monta vuosi-, perhe- yms. jäsentä yhdistyksellä on. Tämä ei sinänsä ole ongelma, koska tarvittavan tiedon saa ulos, avattua Exceliin ja tehtyä tilaston siellä. Hakuvaihtoehdot / Hakevat kriteerit Kohdasta Jäsenyydet : - Yhdistys valitaan oma yhdistys - Jäsenyyden tila valitaan aktiivinen Valitse Excel-muoto. Tulostettavat kentät Kohdasta Jäsenyydet : - Jäsenlaji Lopputuloksena syntyy Excel-tiedosto, jossa on kaikkien aktiivisten jäsenten jäsentyyppi: Nyt vaan alat laskea kuinka monta mitäkin jäsentyyppiä tiedostossa on. No ei, siirry seuraavalle sivulle

30 30 Valitse Excelissä valikko Lisää ja sieltä Pivot-taulukko : Tulee tällainen ikkuna: Klikkaa OK. Avautuu uusi laskentataulukko. Raahaa sen oikeassa reunassa ylhäällä oleva Jäsenlaji (toimii maksuperusteena) sekä kohtaan Riviotsikot että kohtaan Arvot. Tällöin laskentapohjalle syntyy automaattisesti haluttu lopputulos: