TEHOKAS ONGELMANRATKAISU SÄÄSTÄÄ RAHAA JA HERMOJA

Transkriptio

1 TEHOKAS ONGELMANRATKAISU SÄÄSTÄÄ RAHAA JA HERMOJA J Moisio, Qualitas Fennica Oy, 3/

2 2

3 TEHOKAS ONGELMAN RATKAISUPROSESSI PROSESSIN OMISTAJA TUNNISTA MIKÄ ON ONGELMA JA MIKSI MÄÄRIT- TELE MITTAA Määrittele kehitysprojektin fokus Arvioi menetykset (laaduttomuuskustannukset) Aseta kehitysprojekti Arvioi prosessin stabiilius, kyvykkyys ja mittausjärjestelmän luotettavuus Tunnista ja priorisoi ongelmaan mahdollisesti vaikuttavat muuttujat ANALYSOI Osoita mikä tai mitkä muuttujat vaikuttavat ongelmaan, juurisyyt PARANNA Tunnista, laadi ja priorisoi toimenpiteet ja valvontasuunnitelma, joilla eliminoit ongelmaan vaikuttavat juurisyyt Toteuta suunnitellut ja hyväksytyt ratkaisut VALVO Valvo, että ratkaisulla saatiin pysyvä, haluttu parannus toimintaan Todenna myös taloudelliset hyödyt ja päätä projekti 3

4 Laastaria haavan päälle välitön korjaus AUTOTEHTAIDEN 8 DISCIPLINES ONGELMANRATKAISUMALLI 4

5 AUTOTEHTAIDEN 8 DISCIPLINES ONGELMANRATKAISUMALLI 5

6 AUTOTEHTAIDEN 8 DISCIPLINES ONGELMANRATKAISUMALLI 6

7 Ongelman ratkaisemisen vaiheet 1) Määrittely 2) Mittaus 3) Analysointi 4) Parannus 5) Ohjaus Prosessin tehokas parantaminen, ongelmien ratkaiseminen Tunnista ja priorisoi ongelmat Määrittele ongelma huolellisesti (muista myös visuaalisuus, esim. Mind map-kaavioesitys ongelmasta) Aseta tavoite, johon päästävä vaikka et vielä tiedä ratkaisua Selvitä tilanne ja nykyinen suorituskyky ja vaje. Laadi mittaussuunnitelma lisätietojen keräämiseksi Kokoa ja esitä havaintotulokset selkeästi Selvitä syyt ja seuraukset (virhelähteet, pullonkaulat ) välittömät syyt, epäsuorat syyt ja eliminoitavat JUURISYYT Keksi ja innovoi ratkaisu juurisyiden eliminoimiseksi Suunnittele ja toteuta ratkaisu Arvioi ratkaisun mahdolliset riskit Testaa ratkaisu Vakiinnuta tehty ratkaisu Valvo, että prosessi toimii stabiilisti Korjaa ongelmat, jos niitä syntyy Levitä muualle organisaatioon tarvittaessa AVAINSANOJA: PRIORISOINTI HUOLELLINEN MÄÄRITTELY TAVOITE, JOHON PYRITÄÄN OSAAJAT, JOTKA MUKAAN MIKÄ ON LÄHTÖTILANNE, MITEN MITTAVA ONGELMA ON SUHTEESSA ESIM: ASIAKKAILLE / OMISTAJILLE TÄRKEISIIN SEIKKOIHIN? MITÄ LISÄTIETOJA ON HANKITTAVA? PERUSSYYN TUNNISTAMINEN ONKO PERUSSYITÄ USEITA? VIELÄ KOOTTAVA LISÄTIETOA TAI ESIM. PARIVERTAILULLA SUPISTETTAVA SYIDEN MÄÄRÄÄ RATKAISUN IDEOINTI ESIM. 8M RUOTOKAAVIOLLA, IDEOIDEN PRIORISOINTI JA RISKIEN ARVOT- TAMINEN RATKAISUN PURKA- MINEN TOIMENPITEIKSI VALVONTATOIMENPITEIDEN SUUNNITTELU, JOILLA RATKAI- SUN ONNISTUMINEN VOIDAAN SEURATA JA TODETA TOTEUTTAMINEN JA VALVONTA LEVITTÄMINEN MUUALLE JOS JÄRKEVÄÄ KOKO RATKAISUPROSESSIN TIIVIS DOKUMENTOINTI 7

8 1) MÄÄRITTELE 2) MITTAA 3) ANALYSOI 4) PARANNA Mitkä ovat asiakkaalle kriittisen tärkeitä laatu-, ym. vaatimuksia? Mikä on ongelma? Mihin prosessiin ongelma liittyy? Missä olosuhteissa ongelma esiintyy? Miten laajana ongelma esiintyy? Mitä haittaa tai vaikutuksia ongelma aiheuttaa? Mihin tavoitteeseen ongelman ratkaisemissa tulisi päästä? Millainen taloudellinen hyöty ongelman poistamisella voidaan saada? Keitä ongelmanratkaisuryhmään tulisi ottaa? Miten prosessin suorituskykyä aiotaan mitata? Mitä tietoa prosessista tarvitaan ongelman ratkaisemiseksi? Onko tieto kelvollista ja tarkkaa? Mikä on prosessin suorituskyvyn nykytaso? Pitääkö prosessissa saada keskiarvoa siirtymään vaiko pienentää vaihtelua? Missä osaprosessissa tai toiminnoissa ongelmaa pitää tutkia? Mistä seikoista, muuttujista Y saattaa riippua? Y = f(x1m, X2,,,Xn) Mitkä syyt todennäköisimmin aiheuttavat ongelman? Onko syitä monia, onko syy itsestään selvä vaiko? Miten todennäköisimpiin syihin päädyttiin? Mitä graafisia tai tilastollisia työkaluja syiden analysoinnissa käytettiin? Mitä syiden poistaminen mahdollisesti maksaa? Kuinka ongelma voidaan ratkaista? Mitä vaihtoehtoisia ratkaisuja on pohjustettu? Mitä riskejä eri ratkaisuvaihtoehtoihin liittyy? Parhaimman ratkaisuvaihtoehdon valitseminen? Miten ratkaisun vaikutus voidaan todeta? + vaiko -? Mitä varmistavia seurantamittauksia tulisi tehdä? 5) VALVO Kuinka ratkaisun toimivuus ja pysyvyys varmistetaan? Hullunvarmojen ratkaisujen käyttö? Vikasietoiset, robustit ratkaisut? Prosessin mittaus ja valvonta? Ratkaisun kokonaiskustannukset? Siirrettävyys muihin prosesseihin? Projektin dokumentointi ja päättäminen? Opiksi ottaminen? 8 8

9 1. TUNNISTA, MÄÄRITTELE, KERÄÄ TIETOA 1.3 Priorisoi prosessit strategian kannalta Prosessit / lisäarvomatriisi 2. FOKUSOI TÄRKEISIIN PROSESSEIHIN 3. YLIMMÄN JOHDON OHJAUS JA KOKONAISUUDEN HALLINTA 4. PROSESSIEN JOHTAMINEN 4.4 Vakiinnuta muutosten ja tulosten pysyvyys Tunnista prosessien suorituskykyongelmat Asiakasvalitukset ja mahdollisuudet PALAUTTEET 1.1 Tunnista lisäarvoa tuottava prosessit vaiheineen 1.2 Laadi koko yrityksen prosessikartta Priorisoi mitä prosesseja kehitetään 2.2 Nimeä prosessien omistajat 3.1 Ylimmän johdon seuranta strategian kannalta tärkeissä prosesseissa 4.1 Seuraa prosessien suorituskykyä 4.3 Valitse tavoitteeseen liittyvä kehitystapa Prosessien kustannustekijät MITTARIT ja TULOKSET 1.5 Määrittele prosessien kypsyysaste Kypsyysasteluokittelu 3.2 Varmista prosessien yhdensuuntaisuus strategian kanssa 4.2 Aseta kehitystavoitteet PROSESSIEN JATKUVA PARANTAMINEN / ONGELMIEN POISTAMINEN Kaikki prosessit eivät ole samalla viivalla tässä mielessä Mitkä prosessit ovat strategian ja asiakaslisäarvon kannalta olennaisia? Mitkä prosessit luovat asiakaslisäarvoa, luovat edellytyksiä toiminnalle tai tukevat muiden prosessien toimintaa? Missä prosesseissa kyvykkyys-, tehokkuus-, mukauttamistarve on suurin? Missä prosesseissä on asiakasongelmia, kustannusongelmia? Mikä on eri prosessien kypsyysaste ja sitä kautta millaisia työkaluja ja menetelmiä niiden kanssa tulee soveltaa? Määrittele prosessien omistajien roolit Yhdensuuntaista prosessien toiminta koko organisaation strategian kanssa Valitse kehitettävät prosessit Valitse prosessin kehittämistarpeen ja kypsyysasteen mukaiset työkalut ja menetelmät Vakiinnuta parannuksilla saavutetut hyödyt ja parantunut suorituskyky Priorisoinnissa aloita jo Big Picture tasolta pohdinta 9

10 Mikä tarkalleen on ongelma? Miksi se on ongelma? Milloin ongelma ilmeni? Missä ongelma esiintyy? Keitä ongelmaan liittyy? Kuinka laaja ongelma on? MÄÄRITTELE ONGELMA HUOLELLISESTI POHDI MYÖS MISSÄ ONGELMA IHME KYLLÄ EI TULE ESILLE (IS NOT?) 10

11 Case: Mikä ongelmaprosessin asiakkaille tärkeää: Mikä on ongelma: Missä prosessissa ongelma tulee esille: Missä olosuhteissa ongelma tulee esille: Miten laajana ongelma esiintyy (satunnaisesti, paikallisesti, jatkuvana tms): Mitä haittaa ongelma aiheuttaa asiakkaille ja yritykselle, jopa euroina: Mihin tavoitteeseen ratkaisussa pyritään: Keitä ratkaisuryhmään otetaan mukaan (osaaminen, näkemys, kokemus, muu syy): Muuta asiaan liittyvää kuten missä ongelma ei ihme kyllä tule esille: I Ongelman huolellinen määrittely 11

12 Lisätietojen keruu / lisämittausten tarve: Esimerkiksi, jos ei jo ole ongelman määrittelyssä kirjattu: Missä ongelma tarkalleen todettiin? Kuka tai ketkä havaitsivat ongelman ja mitä he havaitsivat? Mitkä ovat ongelman kohteena olevan tuotteen tai palvelun asiakasvaatimukset ja tai sisäiset spesifikaatiovaatimukset? Mitkä olivat olosuhteet silloin kun ongelma havaittiin? lämpötila, valaistus, melu, prosessiolosuhteet, aistinvaraiset havainnot kuten haju, maku, ulkonäkö tms? Mikä oli ongelmaa edeltänyt prosessin tapahtumahistoria, loki? Mitkä laitteet liittyvät ongelman esiintymiseen? Mikä oli vuorossa olleiden suorittajien kokeneisuus? Mitä muita havaintoja, ilmiöitä mahdollisesti tuli esille? Mitä muutoksia oli tehty ennen ongelman esilletuloa? Voidaanko omien tai toimittajan mittausten luotettavuuteen luottaa? Pitääkö tehdä R&R-testit, MSA (Measurement System Analysis)? II Suunnittele lisätietojen keruu huolellisesti 12

13 NÄKYVÄ ONGELMA OIREET Viestivät ongelman olemassaolosta VÄLITTÖMÄT SYYT Välittömät syyt ongelman takana KORKEAMMAN TASON SYYT Syytekijöitä, jotka toinen toisistaan riippuen mahdollistavat välittömien syiden toteutumisen JUURISYY, JOKA KÄYNNISTÄÄ KOKO TAPAHTUMAKETJUN Juurisyy, joka käynnistää tapahtumien ketjun ja mahdollistaa olosuhteet välittömien syiden esiintymiselle III JUURISYY ON KAIKEN PAHAN ALKU JA JUURI 13

14 MITÄ ON JUURISYYANALYYSI? 14

15 MITÄ ON JUURISYYANALYYSI? 15

16 5 7 MIKSI? 5 7 x MIKSI? on juurisyiden tunnistusväline, ei ongelman ratkaisumenetelmä. Sen avulla saadaan tunnistettua 1 tai useampi taustalla oleva syy, joka aiheuttaa todetun ongelman. ONGELMA JUURISYY KORJAAVAT TOIMENPITEET JUURISYYN ANALYSOINTITAPOJA: Prosessikuvauksen yksityiskohtaisuuden lisääminen / aivoriihi Tuplatiimi, aivoriihi 5 7 x MIKSI? Kalanruoto Syy-seuraustaulukko (mitkä syötteet eniten vaikuttavat tuotoksiin, subjektiivinen) Tapahtumapuu visualisoi tapahtuma -/syyketjun joka johti vahinkoon Tapahtumapuu logiikkaoperaattoreita (JA, TAI) käyttäen On / Ei ole analyysi Muutosanalyysi (muutosten vaikutusten arviointi jälkikäteen tai ennalta, subjektiivinen) Estojen toiminnan analyysi (mitkä estot eivät ole toimineet ja vahinko tapahtui) Tilastollinen analysointi (Histogrammi,Paretokaavio, SPC-kortit, korrelaatiot, ( jne regressiomallit, t-testit, Anova, Koesuunnittelu MITÄ ON JUURISYYANALYYSI? 16

17 JUURISYIDEN ANALYSOINNIN MONINAISIA KEINOJA 17

18 18

19 MIKSITTELYLLÄ PÄÄSTÄÄN PINTAA SYVEMMÄLLE 19

20 Miksittely voidaan purkaa puukaavioksi, jossa mennään soveltuvia haaroja entistä syvemmälle kohtia perussyitä 20

21 SYY SEURAUSKETJUJEN RAKENTAMINEN 21

22 Visuaalinen miksittely ja siitä syntyvä puukaavio NS. APOLLO-JUURISYYANALYYSI 22

23 Kysy: Jos jonkin avatun syy-seurausketjun tekijöiden ilmeneminen korjattaisiin tai poistettaisiin, estäisikö se Ei toivotun tapahtuman esiintymisen? Jos estäisi, silloin KO SYY SEURAUSHAARA on yksi selittäjä, joka pitää ottaa huomioon KORJAAVIA TOIMENPITEITÄ suunniteltaessa, mutta jos jonkin avatun ketjun ilmiöiden poistaminen ei estäisi ei toivottua tapahtumaa ilmenemästä, POISTA se juurisyyanalyysista (KUVASSA X merkityt eivät pysty estämään ei toivotun tapahtuman ilmenemistä ja ne voidaan ohittaa juurisyyanalyysissa NS. APOLLO-JUURISYYANALYYSI 23

24 NS. APOLLO-JUURISYYANALYYSI 24

25 KAKSI TAI USEAMPI SYY YHTÄ AIKAA SYNNYTTÄVÄT EI TOIVOTUN TILANTEEN, VAHINGON TAI POIKKEAMAN NS. APOLLO-JUURISYYANALYYSI 25

26 Ratkaisuehdotusten priorisointi Juurisyyt Valittu ratkaisu Miten paljon ratkaisu eliminoi juurisyytä? Paljonko ratkaisun toteutus maksaa? Millaisen työpanoksen vaatii - lyhyellä ja - pitkällä tähtäimellä? Millainen säästö tai asiakastyytyväisyysparannus ratkaisulla saadaan? Millaisia riskejä ratkaisun toteuttamiseen liittyy? Vaihtoehtoisista ratkaisuista tämän asema (1. vaiko 2. jne?) Miten vahvasti tämän ratkaisun toimivuus tulisi todentaa? Juurisyy 1 Juurisyy 2 Juurisyy 3 26

27 Prosessivaihe Mahdollinen virhe tai vikautuminen Mahdollisen virheen tai vian vaikutukset V a k a v u u s L u o k i t u s Mahdolliset syyt T o d. n ä k Nykyinen valvontatapa H A V A I T T A V U U S R i s k i l u k u Ehk. toimenpiteet Vastuu ja aikataulu Toteutetut toimenpiteet V A K T O D N Ä K H A V R i s k i l u k u 1 D E T ARVIOI MUUTOSTEN RISKIT ENNEN TOTEUTUSTA Toteutettavan ratkaisun riskien ennakointi Mitä muutostöitä ratkaisun takia tullaan tekemään ja mitä mahdollisia riskejä niihin saattaa liittyä? Miten merkittäviä riskit ovat ja miten ennalta ehkäistä niitä? 27

28 PROSESSIN VALVONTASUUNNITELMA Prosessin nimi: Prosessin omistaja: Versionumero: Päiväys: Määrittelyt: Prosessivaihe Vaiheen nro Mitä valvotaan? Muuttuja (X) tai tuotos (Y) Vaatimukset? Mittari? Valvontatapa? Näytekoko? Kuinka usein? Kuka tekee päätöksiä? Mitä ohjeita tähän liittyy? V LAADI TARVITTAESSA TOTEUTETTAVALLE RATKAISULLE VALVONTASUUNNITELMA 28

29 Tai autoteollisuuden 8D-dokumentointipohja DOKUMENTOI ONGELMANRATKAISU KOMPAKTISTI 29