Nuorisotila. Jonna Haavisto. Olli Seppälä. KOKOUSKUTSU 8/2017 laatimispäivämäärä: Aika: klo 18.00

Transkriptio

1 Jämijärven kunta vapaa-aikalautakunta Kokoustiedot KOKOUSKUTSU 8/2017 laatimispäivämäärä: Aika: klo Paikka: Nuorisotila Käsiteltävät asiat: VAPAA-AIKALAUTAKUNTA 63 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN VÄLIRAPORTTI NIINIMAJAN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA LAMMIKON KIINTEISTÖN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA SEURAVERKON KÄYTTÖÖNOTTAMINEN JÄMIJÄRVEN KUNNAN TOIMINTA-AVUSTUS-, KOHDEAVUSTUS- JA SPONSOROINTIOHJEEN VAHVISTAMINEN JÄMIJÄRVEN LATUJENHOITO MUUT ASIAT OIKAISUVAATIMUS, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Kutsujana Olli Seppälä Olli Seppälä Vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja Jonna Haavisto Jonna Haavisto Vapaa-aikalautakunnan esittelijä, pöytäkirjan pitäjä

2 Jämijärven kunta vapaa-aikalautakunta KOKOUSPÖYTÄKIRJA 8/2017 Kokoustiedot Aika: klo Paikka: Nuorisotila Saapuvilla olleet jäsenet, kokouksen puheenjohtaja Olli Seppälä, puheenjohtaja Antti Alarotu, varapuheenjohtaja Marita Mynttinen-Marjamäki Toni Sorvali Krista Koskinen Mika Rajala Poissa olleet jäsenet Eveliina Kuuskoski Muut saapuvilla olleet (läsnäolon peruste) Jesse Limpi, nuorten vaikuttajaryhmän edustaja Jonna Haavisto, esittelijä pöytäkirjanpitäjä Asiat sivut Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävillä virka-asema, päiväys Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Olli Seppälä Jonna Haavisto Tarkastusaika / 20 Allekirjoitukset Mika Rajala Paikka ja pvm Toni Sorvali / 20 Jonna Haavisto Vapaa-aikalautakunnan esittelijä, pöytäkirjanpitäjä

3 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Päätösehdotus: Päätös: Vuoden ensimmäisessä kokouksessa päätettiin, että kokouskutsut lähetetään lautakunnan jäsenille ja muille läsnäolo-oikeutetuille 1 viikko ennen kokousta, esityslistat menevät postitse kolme päivää ennen kokousta. 1. Puheenjohtaja avaa kokouksen 2. Todetaan, että lautakunta on kutsuttu koolle laillisesti. 3. Todetaan valtuuston päätös lautakunnan kokoonpanosta. 4. Lautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun sen jäsenistä yli puolet on paikalla. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Lautakunta todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Päätösehdotus: Päätös: Vapaa-aikalautakunta valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Valitaan pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Mika Rajala ja Toni Sorvali. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Mika Rajala ja Toni Sorvali Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

4 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN VÄLIRAPORTTI 2017 AVAINTULOKSET: Vapaa-aikalautakunta ylläpitää ja kehittää toiminta- ja osallistumismahdollisuuksia kuntalaisille omilla tulosalueillaan. Vapaa-aikalautakunta luo mahdollisuuden elinikäiseen oppimiseen, itsensä kehittämiseen, aktiiviseen osallistumiseen ja terveellisiin elämäntapoihin. Keskeisin lähitulevaisuuden päämäärä on lisätä lähiliikuntapaikkoja ja tukea koululaisten välituntiliikuntaa. Liikuntatoimi: Vastaa liikuntapaikkojen kunnossapidosta ja käytöstä. Kannustaa kuntalaisia terveysliikuntaan sekä tukee liikuntakasvatusta tekeviä yhdistyksiä. Raittiustoimi: Ennaltaehkäisevä päihdevalistus paikkakunnalla. Ongelmista kärsivien tukeminen kohti terveellisempää elämää. Nuorisotoimi: Nuorten harrastusmahdollisuuksien parantaminen ja luominen. Kuullaan nuorisoa päätöksentekovaiheessa. Kulttuuritoimi: Tuetaan ja kehitetään kulttuuri- sekä kotiseututyötä. Matkailutoimi: Pyritään saamaan Jämijärveä tunnetuksi monipuolisena harraste- ja matkailukohteena. Yhteistyössä kunnanhallituksen kanssa tuodaan yleisön tietoisuuteen tonttitarjontaa. TULOSTAVOITTEET: 1. Kuntalaisten mahdollisuuksien ja hyvinvoinninlisääminen. 2. Joustavat palvelut. 3. Ihmisten aktivoiminen. 4. Yhteistyö kolmannen sektorin kanssa, tukitoimilla. 5. Lähiliikuntapaikkojen profilointi eri ikäryhmille sopiviksi. Jämijärven kunnassa on tulossa uudelle valtuustokaudelle kuntastrategia sekä hyvinvointisuunnitelma, jossa molemmissa keskeinen teema on kolmannen sektorin tukeminen ja lähiliikuntapaikkojen sekä omaehtoisen hyvinvoinnin lisääminen. Tukemisen muotona on tarkoitus olla erilaiset koulutukset ja vapaaehtoisten jaksaminen, tukeminen ei automaattisesti tarkoita siis vain rahallista panosta. Lisäksi kunta tulee tulevaisuudessa panostamaan eri-ikäisille suunnattuun omaehtoisesti tapahtuvaan liikuntaan ja hyvinvointiin, luomalla monipuolisia mahdollisuuksia tällaiseen toimintaan. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

5 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu 61 Talousarvio Toimintakulut Nettokulut TA/Toimintakulut +/ ,1% / % 61% brutto +8,4% netto +5% -8346, / ,3% 55,3% vapaa-aikalautakunta TA-menokohta 2016 TA 2016 TP/6kk 2017 menot 2017 netto /asukas (1893) toteutuma toteutuma kulttuuritoimi , tuplasynttärit , vapaa-aikatoimi , liikuntapalvelut , nuorisotoimi ja raittiustyö leiritoiminta , nuorisovintti , nuorten vaikuttajaryhmä ,05 pikku-itävalta , YHTEENSÄ ~ 84, Päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta toteaa tavoitteiden toteutuneen puolessa vuodessa. Tasaisella kehityksellä talouden toteutumisen prosentit olisivat 50%, bruttomenot ovat 43,3% ja nettomenot 55,3%. Vapaa-aikalautakunta kiinnittää loppuvuoden menoissa tiukemmin huomiota talouden kehittymiseen. Vapaa-aikalautakunta merkitsee talouden ja toiminnan toteutumisen tiedokseen. Päätös: Vapaa-aikalautakunta totesi tavoitteiden toteutuneen jo puolessa vuodessa. Tasaisella kehityksellä talouden toteutumisen prosentit olisivat 50%, bruttomenot ovat 43,3% ja nettomenot 55,3%. Vapaa-aikalautakunta kiinnittää loppuvuoden menoissa tiukemmin huomiota talouden kehittymiseen. Vapaa-aikalautakunta merkitsi talouden ja toiminnan toteutumisen tiedokseen Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

6 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu NIINIMAJAN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA Niinimaja on vapautunut kunnan hallinnoimaksi kuluvana vuonna. Tähän asti on jatkettu Niinimajan vuokraamista Jämin Jänteen aikaisemman 65 /vrk sis. alv hintaan. Päätösehdotus: 1. Vapaa-aikalautakunta määrittää hinnaston Niinimajan vuokraukseen alkaen. 2. Vapaa-aikalautakunta määrittää vuokrauksen hinnat jämijärveläisille yhdistyksille alkaen. 3. Vapaa-aikalautakunta päättää asentaa Niinimajalle uudet ulko-ovet (2kpl) ja sarjottaa niiden lukot yhteneväisiksi. Samassa yhteydessä myös saunan oven lukko sarjotaan uudelleen. 4. Vapaa-aikalautakunta varaa ensi vuoden talousarvioon rahat Niinimajan pintaremontointiin ja kalusteisiin, mikäli tilalle ei löydetä uutta kokonaisvaltaista vuokraajaa kuluvan vuoden aikana. 5. Vapaa-aikatoimi ottaa vesiliittymän (1050 ) Jämijärven vesiosuuskunnalta ja samassa yhteydessä vedentulo muutetaan uutta putkistoa pitkin Harjumökki alueen kohdalta Niinimajalle. Päätös: 1. Vapaa-aikalautakunta määritti hinnaston Niinimajan vuokraukseen huomioiden vuokrauksen Jämijärven kunnan omille asukkaille, yhdistyksille, joiden kotipaikkakunta on Jämijärvi ja kunnan henkilökunnalle, sekä kuntayhtymille, joissa Jämijärvi on mukana alkaen. Liitteenä Vapaa-aikalautakunta päättää asentaa Niinimajalle uudet ulko-ovet (2kpl) ja sarjottaa niiden lukot yhteneväisiksi. Samassa yhteydessä myös saunan oven lukko sarjotaan uudelleen. 3. Vapaa-aikalautakunta päättää toteuttaa Niinimajan pinta-remontoinnin ja kaluste hankinnat syyskuun aikana, budjetin puitteissa. 4. Vapaa-aikatoimi ottaa vesiliittymän (1050 ) Jämijärven vesiosuuskunnalta ja samassa yhteydessä vedentulo muutetaan uutta putkistoa pitkin Harjumökki alueen kohdalta Niinimajalle Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

7 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu LAMMIKON KIINTEISTÖN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA Lammikon kiinteistössä on tehty uudelleen järjestelyjä. Yläkerrassa toimii erityisopettajan lisäksi kokoustila mahdollisuus yhdistyksille ja muille halukkaille. Terveystarkastajalle on tehty huoneiston käyttötarkoitusmuutos ilmoitus. Terveystarkastaja käy tilassa Päätösehdotus: 1. Vapaa-aikalautakunta määrittää hinnaston Lammikon vuokraukseen alkaen. 2. Vapaa-aikalautakunta määrittää vuokrauksen hinnat jämijärveläisille yhdistyksille alkaen. 3. Vapaa-aikalautakunta päättää asentaa Lammikon kiinteistöön wlan-verkon. Päätös: 1. Vapaa-aikalautakunta määritti hinnaston Lammikon vuokraukseen huomioiden vuokrauksen Jämijärven kunnan omille asukkaille, yhdistyksille, joiden kotipaikkakunta on Jämijärvi ja kunnan henkilökunnalle, sekä kuntayhtymille, joissa Jämijärvi on mukana alkaen. Liite Vapaa-aikalautakunta päätti asentaa Lammikon kiinteistöön wlan-verkon Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

8 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu SEURAVERKON KÄYTTÖÖNOTTAMINEN Seuraverkko kokoaa yhteen osoitteeseen tiedon suomalaisesta liikunta- ja urheiluseuratoiminnasta. Se on yhteinen työkalu seuroille, kunnille, lajiliitoille, aluejärjestöille sekä tiedotuksen ja tutkimuksen parissa toimiville. Seurat voivat ylläpitää ja tarkastella omia tietojaan sekä lähettää avustushakemuksia Seuraverkossa. Kunnat, järjestöt ja liitot saavat ylläpidettyä ja hyödynnettyä omien seurojensa tietoja ja viestiä Seuraverkon kautta. Kaikille käyttäjille Seuraverkko on maksuton. Seuraverkosta voi kuka tahansa etsiä tietoa harrastusmahdollisuuksista seuroissa. Seuraverkko on laajenemassa kaikkialle Suomeen. Kuntatason tunnuksilla pääsee määrittelemään oman kunnan avustuslomakkeita. Niillä pääsee myös hakemaan valmiita seurojen anomuksia ja laatimaan niistä oman tarpeen mukaisia yhteenvetoja. Seuraverkon kautta saa myös kätevästi tietoa niin oman kunnan kuin muidenkin kuntien ja alueiden seuroista. Kun huolehtii, että kunnan seurat ylläpitävät omat tietonsa, on kunnalla käytössä ajantasainen seurarekisteri. Päätösehdotus: 1. Vapaa-aikalautakunta keskustelee seuraverkko.fi palvelusta ja sen tuomista mahdollisuuksista. 2. Vapaa-aikalautakunta päättää, ettei Jämijärvi lähde mukaan seuraverkko.fi toimintaan. 3. Vapaa-aikalautakunta tiedottaa seuraverkosta liikuntaseurojaan. Päätös: 1. Vapaa-aikalautakunta päätti, ettei Jämijärvi lähde mukaan seuraverkko.fi toimintaan. 2. Vapaa-aikalautakunta tiedottaa seuraverkosta liikuntaseurojaan Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

9 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu JÄMIJÄRVEN KUNNAN TOIMINTA-AVUSTUS-, KOHDEAVUSTUS- JA SPONSOROINTIOHJEEN VAHVISTAMINEN Vapaa-aikalautakunta Kunnanhallitus Vapaa-aikalautakunta Kunnanhallitus Vapaa-aikalautakunta Päätösehdotus: Päätös: Vapaa-aikaltk 25 Jämijärven kunnan toiminta-avustusten, kohdeavustusten ja sponsorointi jakoperusteisiin halutaan yhdenmukaisuutta toimintaohjeella liite (toimitettu sähköpostitse). Sponsorisopimukset, jotka ylittävät liitteenä olevassa toimintaohjeessa olevat rajat, solmii edelleen Jämijärven kunnan-hallitus. Jämijärven kunnanhallitus päättää edelleen myös veteraanineuvoston alaiset avustukset sekä kylärahat. Jämijärven vapaa-aikalautakunta vahvistaa toiminta-avustusten, kohdeavustusten ja sponsorointi jakoperusteisiin toimintaohjeen, sekä tiedot-taa ohjeesta Jämijärven kunnan muille toimielimille ja kuntalaisille. Jämijärven vapaa-aikalautakunta vahvistaa toiminta-avustusten, kohdeavustusten ja sponsorointi jakoperusteisiin toimintaohjeen, sekä tiedot-taa ohjeesta Jämijärven kunnan muille toimielimille ja kuntalaisille. Lisätään ohjeisiin vielä lause, että vapaa-aikalautakunta voi perustelluista syistä poiketa näistä ohjeista KH 61 Jämijärven kunnanhallitus päättää kylärahojen jakamisesta ja veteraani-asioiden toimikunta päättää veteraaniavustusten jakamisesta kunnanvaltuuston talousarviossaan hyväksymän määrärahan puitteissa. Ehdotus: Kunnanhallitus päättää merkitä vapaa-aikalautakunnan päätöksen tiedokseen. Päätös: Kunnanhallitus pyytää vapaa-aikatoimea valmistelemaan ohjeen vielä yksinkertaisemmaksi ja käyttäjäystävällisemmäksi. Asian käsittely jatkuu Päätösehdotus: Toiminta-avustusohje ja lomake löytyvät tästä: Vapaa-aikalautakunta merkitsee tiedokseen kunnanhallituksen pyynnön ja toteaa, että toimintaohje on tehty selkeyttämään toiminta-avustuslomakkeen täyttämistä. Ohjeessa Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

10 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu 66 yleensä avataan asiaa enemmän, joten tällä on yritetty tuoda lomakkeen täyttöä käyttäjäystävällisemmäksi. Vapaa-aikalautakunta pitää toiminta-avustusohjetta selkeyttävänä osana lomakkeeseen sekä avustusten jakoperusteisiin, joten ohjeistus ei voi olla tämän selkeämpi. Toiminta-avustuslomake saadaan yksinkertaisemmaksi jättämällä pisteytykset pois, mutta silloin toiminta-avustusten jakaminen ei ole perusteltua ja tasapuolista yhdistysten kesken. Vapaa-aikalautakunta päättää pitää toiminta-avustusohjeen entisellään. Päätös: Vapaa-aikalautakunta päätti pitää toiminta-avustusohjeen entisellään Vapaa-aikasihteeri oli kunnanhallituksessa selventämässä tätä asiaa Kunnanhallituksen toiveen mukaisesti uutta toiminta-avustuslomaketta tulee vielä helpottaa enemmän. Uuden valtuustokauden aluksi seuraava lautakunta kokoonpano lähtee suunnittelemaan toiminta-avustuslomaketta, johon merkitään ainoastaan yhdistyksen tiedot ja toiminta, mahdolliset pisteet lasketaan viranhaltijan toimesta. Päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta merkitsee tiedokseen kunnanhallituksen toiveet. Vapaa-aikalautakunta ohjeistaa seuraavaa lautakuntaa miettimään hyvin yksinkertaisen lomakkeen. Lomakkeessa tulee kuitenkin edelleen kerätä tiedot, joita tarvitaan tehtäessä raportointeja, esimerkiksi alle 15/29 vuotiaiden jäsenten määrät. Seuraavaa talousarviota suunniteltaessa, tulee eläkeläis- ja vanhuspuolen muille toimintaavustuksen hakijoille lisätä potti esimerkiksi kulttuuri puolen toiminta avustuksiin. Näin saataisiin selkeät kategoriat mistä menokohdasta eri toiminta-avustukset jaetaan. Vapaa-aikalautakunta ohjeistaa yhdistyksiä merkitsemään toiminnastaan tänä vuonna ylös jäsenten määrät ja iät, säännöllisen toiminnan kokoontumiskerrat ja osallistuja määrät. Yhdistyksien tapahtumista kannattaa merkitä muistiin yhdistyksen talkoolaisten määrä sekä todistettavissa oleva yleisömäärä. Päätös: Vapaa-aikalautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti Vapaa-aikalautakunnanjäsenet tutustuu voimassa olevaan avustushakemukseen ja sen ohjeistukseen. Kokouksessa käydään yhdessä läpi lomaketta ja mietitään mihin suuntaan sitä lähdetään kehittämään. Nykyiset lomakkeet ja toimintaohjeet löytyvät: Päätösehdotus: 1. Vapaa-aikalautakunta päättää, ettei Jämijärven kunta myönnä toiminta-avustuksia. 2. Avustuksia myönnetään jämijärveläisille yhdistyksille yleishyödyllisiin investointeihin tai tapahtumiin, jonne voi päästä mukaan myös ne jotka eivät ole avustusta hakevan yhdistyksen jäseniä. Tätä varten tehdään uusi kohdeavustuslomake. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

11 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu Kohde avustukset haetaan kuitteja vastaan talousarvion tekovaiheessa. Esimerkiksi 2019 vuoden kohdeavustukset haetaan syyskuussa 2018, niistä yleishyödyllisistä investoinneista ja tapahtumista, jotka on toteutettu syyskuu 2017-elokuu 2018 välisenä aikana. Avustukset maksetaan uudesta talousarviosta keväällä Vuoden 2018 avustukset toteutetaan soveltaen kohdan kolme esimerkkiä. 5. Jämijärveläisille yhdistyksille tiedotetaan kotisivujen ja kuntatiedotteen kautta, että keväällä 2018 ei myönnetä toiminta-avustuksia. Yhdistyksiä pyydetään säilyttämään tositteiden kopiot yleishyödyllisistä investoinneista ja tapahtumista, joihin on ollut mahdollista osallistua kaikilla kuntalaisilla. 6. Kohdeavustuksien jakoperusteet muotoutuvat pisteistä jotka pohjautuvat kustannuksiin ja mahdollisiin tuloihin suhteutettuna kunnan väkilukuun. Päätös: 1. Vapaa-aikalautakunta päättää, ettei Jämijärven kunta myönnä toiminta-avustuksia. 2. Avustuksia myönnetään jämijärveläisille yhdistyksille yleishyödyllisiin investointeihin tai tapahtumiin, jonne voi päästä mukaan myös ne jotka eivät ole avustusta hakevan yhdistyksen jäseniä. Tätä varten tehdään uusi kohdeavustuslomake. 3. Kohde avustukset haetaan kuitteja vastaan talousarvion tekovaiheessa. Esimerkiksi 2019 vuoden kohdeavustukset haetaan syyskuussa 2018, niistä yleishyödyllisistä investoinneista ja tapahtumista, jotka on toteutettu syyskuu 2017-elokuu 2018 välisenä aikana. Avustukset maksetaan uudesta talousarviosta keväällä Vuoden 2018 avustukset toteutetaan soveltaen kohdan kolme esimerkkiä. 5. Jämijärveläisille yhdistyksille tiedotetaan kirjeitse, kotisivujen ja kuntatiedotteen kautta, että keväällä 2018 ei myönnetä toiminta-avustuksia. Yhdistyksiä pyydetään säilyttämään tositteiden kopiot yleishyödyllisistä investoinneista ja tapahtumista, joihin on ollut mahdollista osallistua kaikilla kuntalaisilla. Yhdistyksille pidetään tilaisuus asiasta mahdollisimman pian. 6. Kohdeavustuksien jakoperusteet muotoutuvat pisteistä jotka pohjautuvat kustannuksiin ja mahdollisiin tuloihin Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

12 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu JÄMIJÄRVEN LATUJENHOITO vapaa-aikalautakunta Päätösehdotus: Päätös: Päätösehdotus: Päätös: Vapaa-aikalautakunnan latujenhoitosopimus on umpeutunut. Vapaa-aikasihteeri ja kunnanjohtaja järjestää Jämin yrittäjien kuulemistilaisuuden klo Tilaisuudessa on tarkoitus selvittää, miten Jämijärven kunnan latujenhoitokustannuksia voitaisiin saada alemmaksi yhteistyössä Jämin alueen yrittäjien kanssa. Vapaa-aikalautakunta pyytää tarjouksia Jämijärven latujenhoidosta avoimella menettelyllä. Sopimus tullaan tekemään kolmeksi vuodeksi + kaksi optiovuotta. Sopimus sisältää yhteensä noin XXkm hiihtolatua, Jämijärvellä Tykkööllä, keskustassa ja Jämillä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat noudettavissa vapaa-aikatoimesta välisen ajan. Tarjoukset tulee jättää vapaa-aikatoimistoon kirjallisina viimeistään klo Vapaa-aikalautakunta keskustelee palaverissa käydyistä asioista, sekä työstää tarjouspyyntö asiakirjoihin tarvittavat muutokset palaverin pohjalta. Jämijärven kunnan latujenhoidosta tehdään tarjouskilpailutus ajalla Tarjoukset tulee jättää vapaa-aikatoimistoon kirjallisina viimeistään klo Tarjouksessa tulee näkyä hiihtolatujen joiden työskentelyleveys on minimissään 3 metriä kunnossa pidosta tuntihinta latukoneelle, traktorityölle sekä moottorikelkalle. Budjetoinnissa on tulevaisuudessa käytössä tuntimäärä kaudelle noin 200h, johon tarkennuksia voidaan antaa kauden aikana vapaa-aikatoimesta. Jämijärven vapaa-aikatoimi pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Tarjouksen pisteytys määräytyy 50% hinta, 30% konetyyppi ja laitteet, 15% kuljettajan kokemus sekä 5% referenssit. Tarjouspyyntöön lisätään liitteeksi työohjeet ja latukartta Vapaa-aikalautakunta keskustelee saapuneista tarjouksista ja tekee päätöksen latujenhoidosta. Yhteenveto tarjouksista nähtävillä kokouksessa. Vapaa-aikalautakunta sai yhden tarjouksen kunnan latujenhoidosta. Jämin Jänteen tarjous ei olut tarjousasiakirjojen mukainen ja vapaa-aikalautakunta päätti hylätä tarjouksen. Vapaa-aikasihteeri teki kokouksessa käydyn keskustelun pohjalta ehdotuksen, että lautakunta hyväksyy Jämin Jänteen latujenhoitotarjouksen Jämin alueen latujenhoidosta tuntiperusteisena yhdeksi vuodeksi asti, lautakunnan jäsenet kannattivat tätä ehdotusta. Vapaa-aikalautakunta päätti lisätä sopimukseen Jämin alueen latujenhoidosta erityisehtoihin seuraavat seikat: Latujen pohjatyöt tehdään huolellisesti, ja ylläpito ajoja tehdään tarvittaessa. Lumensatamisen aikana lähdetään latuja aukaisemaan kun maassa on 2-3cm lunta. Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

13 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi Päivämäärä: sivu 69 Ladut pidetään avoimena tarjouskilpailussa mainitussa järjestyksessä, kaikissa Jämin alueen latukohteissa. Vapaa-aikalautakunta käy sopimusneuvotteluja vuoden 2017 aikana Jämin Jänteen kanssa mahdollisesta heidän ehdottamastaan latukoneen vuokrauksesta, joka katsottiin kokouksessa Vapaa-aikalautakunta tekee erillisen sopimuksen keskustan ja Tykköön latujenhoidosta, 40 /h Jouko Kulmalan kanssa Marita Mynttinen Marjamäki poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi Jouko Kulmala poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana Jämijärven kunnan latujenhoidosta pitää järjestää uusi tarjouskilpailutus syksyllä Kilpailutuksen valmisteleminen pitää aloittaa ajoissa. Jämin hiihtotunneli oy:n latujenhoito ei ole kuulunut aikaisemmin kunnan latujenhoidon piiriin. Kunnan rooli Jämin hiihtotunneli oy:ssä on muuttunut tämän vuoden aikana, joten voisi olla tarkoituksen mukaista yhdistää hiihtotunnelin latujenhoito samaan sopimukseen. Päätösehdotus: 1. Vapaa-aikalautakunta päättää yhdistää Jämin hiihtotunnelin latujenajon vapaa-aikatoimen latujenajo tarjouspyyntöön. 2. Vapaa-aikalautakunta valmistelee tarjouspyynnön tältä uudelta pohjalta. 3. Tarjouskilpailutus käydään lokakuun loppuun mennessä. 4. Edellinen vapaa-aikalautakunta ehdotti latukoneen vuokraamista, mutta nykyinen lautakunta päättää ettei ole tarkoituksen mukaista vuokrata latukonetta kunnalle. Päätös: 1. Vapaa-aikalautakunta päättää yhdistää Jämin hiihtotunnelin latujenajon vapaa-aikatoimen latujenajo tarjouspyyntöön. 2. Vapaa-aikalautakunta valmistelee tarjouspyynnön tältä uudelta pohjalta. Lisäksi että myös osatarjoukset huomioidaan. 3. Tarjouskilpailutus käydään lokakuun loppuun mennessä. 4. Edellinen vapaa-aikalautakunta ehdotti latukoneen vuokraamista, mutta nykyinen lautakunta päätti, ettei ole tarkoituksen mukaista vuokrata latukonetta kunnalle Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

14 Jämijärven kunta vapaa-aikatoimi 71 MUUT ASIAT Päivämäärä: sivu 70 Päätösehdotus: Kuullaan onko vapaa-aikalautakunnan jäsenillä muita asioita. Päätös: 1. Vapaa-aikalautakunnalle kerrottiin tiedoksi kirkonkylän puistoon tulleista leikkivälineistä ja niiden sijoittelusta avoimet ovet nuorisotilassa ja kirkonkylän puistossa. 3. Nuorten vaikuttajaryhmä nimesi puiston Koulupuistoksi. 4. Nuorten vaikuttajaryhmä on nimennyt ryhmänsä lyhennenimeksi, Jämpän Nuoret OIKAISUVAATIMUS, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Päätösehdotus: Päätös: Puheenjohtaja liittää pöytäkirjaan kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen ja valitusosoituksen sekä päättää kokouksen. Puheenjohtaja liitti pöytäkirjaan kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen ja valitusosoituksen sekä päätti kokouksen klo Pöytäkirjantarkastajien nimikirjaimet lautakunta kh kv

15 JÄMIJÄRVEN KUNNAN LATUJENHOIDON TARJOUSPYYNTÖ Jämijärven kunta p. (02) Peijarintie 5 A JÄMIJÄRVI etunimi.sukunimi@jamijarvi.fi

16 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! Jämijärven kunta TARJOUSPYYNTÖ Vapaa-aikalautakunta Peijarintie 5A Jämijärvi YLEISTÄ HANKINTAMENETTELY, HANKINNASTA ILMOITTAMINEN Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanavalla (Hilma) Kankaanpään- Seutu ja Pohjois- Satakunta lehdissä. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat noudettavissa Jämijärven kunnanviraston vapaa-aikatoimistosta tai ladattavissa kunnankotisivuilta. Osoite: Jämijärven kunta/vapaa-aikatoimi, Peijarintie 5 A, Jämijärvi LATUJEN TEKO, TAMPPAUS, KUNNOSSAPITO JA HOITAMINEN 1. HANKINNAN KOHDE Jämijärven kunnan vapaa-aikatoimi pyytää Teiltä tarjousta seuraavien latujen tekemisestä, kunnossa pidosta ja hoitamisesta: Tykköön kyläkoululla keskustassa Jämillä Jämin hiihtotunnelissa Ladut, joihin palvelu ostetaan, on kuvattu liitteissä 1 ja 2. Latujen yhteenlaskettu matka on kyläkoululla 2km, keskustassa 2km ja Jämillä 32km, Hiihtotunnelissa 1,2km jotka tekevät yhteensä 37,2km. Tarjotun palvelun tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen. Tarjous tulee tehdä ensisijaisesti kokonaistarjouksena.

17 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! Latujen hoidosta tehdään sopimus kolmeksi (3) vuodeksi + kaksi (2) optiovuotta. Sopimus tehdään ajankohdaksi Option käytöstä sovitaan kolmannen sopimusvuoden kesäkuussa. Tilaaja kutsuu tuottajan neuvotteluun option käytöstä. Mikäli tilaaja ja tuottaja pääsevät sopimukseen mahdollisesta hinnan tarkastuksesta tehdään sopimus option käytöstä kolme (3) kuukautta ennen edellisen sopimuskauden päättymistä. Vapaa-aikalautakunta huomioi budjetoinnissa tulevaisuudessa käytössä olevat tuntimäärät hiihtokaudelle (2018 enintään noin h), tarkennuksia, miten tämä määritellään, tulee vielä ennen kauden alkua. Tuntimäärään vaikuttavia tekijöitä säännöstellään sääolosuhteiden mukaan ja mahdollisesti latujen avoinna olo ajoilla. Muita tarkennuksia voidaan antaa kauden aikana vapaa-aikatoimesta. Jämijärven vapaa-aikatoimi pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset. 2. HANKITTAVIEN PALVELUJEN KUVAUS Palvelun tuottajalle kuuluvat tehtävät: 2.1 LATUPOHJIEN KUNNOSTUS JA TAMPPAUS Sopimukseen kuuluu latupohjien kunnostaminen ja tamppaaminen kokonaisuudessaan, ennen varsinaista hiihtokautta. Myös latupohjien kesäaikainen kunnontarkkailu ja kunnossapito. Poikkeuksena Jämin hiihtotunnelin latupohjat, joista huolehtii Jämin hiihtotunneli Oy. 2.2 HIIHTOLATUJEN TEKO, KUNNOSSAPITO JA HUOLTO Hiihtolatujen teko, kunnossapito ja huolto kokonaisuudessaan seuraavasti; Näissä kohteissa tehdään sekä perinteisen-, että vapaantyylinurat. Kohteet selviävät paremmin liitteistä 1 ja 2. Seuraavat latuosuudet ovat aina auki seuraavassa aukaisemisjärjestyksessä, huomioiden lumitilanteen: 1. Jämi, valaistulatu (oranssi) 2. Jämi, kuntolatu 5km ja 10km (ruskea) 3. Keskusta, kuntorata 4. Mielahden yhdysladut (lila ja vihreä) 5. Jämin hiihtotunneli ajetaan sesonki aikana loka-tammikuu kaksi kertaa viikossa. Mahdolliset lisä kerrat laskutetaan siltä taholta, joka lisä kerrat tilaa.

18 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! Koulunjohtajan kanssa sovittuna ajankohtana, kuusi viikkoa talvesta, voidaan toteuttaa myös kevyemmällä vaihtoehdolla, vain perinteisellä ladulla: 6. Kyläkoulu,Tykköö Jämi-keskusta välinen yhdyslatu, tarvittaessa erillisellä korvauksella. Muut palvelun tuottajalta ostettavat palvelut sovitaan tarvittaessa erikseen. 2.3 OPASTEIDEN TARKKAILEMINEN Tuottajan tulee tarkkailla hoitaessaan latuja myös hiihtolatujen opasteista. Tuottajan tulee huolehtia, että jokaisessa risteyskohdassa on selkeät opasteet minne mikäkin reitti kulkee. Minkäänlaista hiihtäjän eksymisen vaaraa ei saa tulla. Puuttuvat, rikkoutuneet ja tahritut opasteet tulee välittömästi ilmoittaa tilaajalle, joka toimittaa tuottajan toimitettavaksi uudet opasteet, niiden omille paikoille. 2.4 LATUJEN KUNNOSTA INFORMOINTI Tuottajan tulee ilmoittaa reaaliajassa tapahtuvista latujen kunnon muutoksista tilaajalle sekä Jämikeskukseen. 2.4 LASKUJEN KUITTAUS Hankintasopimuksen allekirjoittaneen tuottajan (tarjoajan) tulee tarkastaa ja kuitata tilaajan kustannettavaksi tarvikkeista aiheutuneet laskut. Laskujen kuittaus suoritetaan vapaa-aikatoimistossa virastoaikana (klo välisenä aikana). 3. LATUJENHOITOTEHTÄVIEN JÄRJESTÄMINEN Latujenhoito tulee järjestää siten, että tarvittava päivystys on saatavilla kaikkina vuorokaudenaikoina sekä viikonloppuina. Latujenhoitotehtävät tulee suorittaa hyvin ja huolellisesti käyttäen ammattitaitoista henkilökuntaa.

19 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! Edellytämme palvelun tuottajalta alan kokemusta ja osaamista sekä yritystoimintaan liittyvää osaamista omassa yrityksessä tai toisen palveluksessa hankittua. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus edellä mainituista tehtävistä ja kokemuksesta. 3.1 HENKILÖSTÖN KOKEMUS JA OSAAMINEN Toiminnasta vastaavalla henkilöllä tulee olla alalle soveltuva koulutus tai riittävä kokemus vastaavista tehtävistä. Muulla henkilöstöllä tulee olla riittävä koulutus ja kokemus alalta. Tuottajan tulee liittää tarjoukseen seuraavat selvitykset: töistä vastaavan henkilön koulutus töistä vastaavan henkilön kokemus vastaavista töistä töihin osallistuvien muiden henkilöiden koulutus töihin osallistuvien muiden henkilöiden kokemus vastaavista töistä mahdollisten töissä käytettävien alihankkijoiden koulutus ja kokemus vastaavista töistä työsuunnitelma aikataulutuksineen referenssit aikaisemmista kohteistaan Lisäksi tarjoukseen on liitettävä kuvaus siitä miten uudet työntekijät perehdytetään tehtäviin. 3.2 TEKNISET EDELLYTYKSET Palvelun tuottajalla tulee olla käytettävissään palvelun tarjoamiseen soveltuvat koneet, laitteet ja varusteet. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus palvelun tuottajan käytössä olevista koneista, laitteista ja varusteista. Jämin alueen laitteiston vähimmäisvaatimukset ovat: o moottori; - teho yli 170 hv o murskain; - tehollinen työleveys vähintään 2700 mm - kokonaistyöleveys mm säädettävissä mahdollisilla lisäsiivillä - hydraulinen nosto ja lasku - urituslana - hydraulinen painatus ja kevennys - pyörimissuunnan valinta ja pyörimisnopeuden säätö

20 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! - ottokulman hydraulinen säätö - aisan lukitus jäykäksi o puskulevy; toiminen - työleveys vähintään 3200 mm o laduntaminen; - vähintään kaksi latuhöylää - vähintään toisessa höylässä latu-uran levitys - vähintään toisessa latuhöylän sivuttaissiirto - vähintään toisessa latuhöylässä oma latu-urajyrsin - latuhöylän hydraulinen painatus o korkeus - ei saa ylittää 2450 mm (hiihtotunnelin vuoksi tulevaisuudessa) o telat; - latutelasto o Lisäksi muu kalusto, esim. moottorikelkka, traktori ja latuhöylä, sekä muu käytössä oleva kalusto Edellytämme myös valmiuksia raportointijärjestelmien sekä sähköpostin käyttöön. Ajopäiväkirja on täytettävä reittikohtaisesti, niin, että jälkeenpäin on kirjallisesti todennettavissa eri reiteille käytetyt ajotunnit ja ajat sekä käytetty ajoneuvo. Kopiot ajopäiväkirjasta tulee toimittaa tilaajalle laskun yhteydessä. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus edellä mainitusta teknisistä edellytyksistä. 3.3 LAADUN VARMISTUS JA TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Tilaaja (Jämijärven kunta) edellyttää tuottajalta (tarjoajalta) toimivaa laadunhallintajärjestelmää tai muuta kirjallista käytössä olevaa menetelmien ja toimintatapojen kuvausta, jolla palvelujen laatu varmistetaan ja sitä kehitetään. Tuottajalta edellytetään vuorovaikutteista yhteistyötä kunnan ja latujen käyttäjien (henkilökunta, asukkaat, oppilaat, turistit) kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Tuottajalta edellytetään aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämiseksi seuraavasti; Toimintavarmuus Palveluntarjoajalla tulee olla toimiva sijaisjärjestelmä. Palveluntarjoaja takaa palvelun toimittamisen ja laadun toteuttamisen jokaisena päivänä. Valitusten vastaanottaminen ja niiden käsittely

21 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! Palveluntarjoajalla on systemaattinen kirjattu toimintatapa valitusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja korjaavien toimenpiteiden suorittamiseksi. Laatutakuu Palveluntarjoaja arvioi laadun toteutumista tämän tarjouspyynnön ja sopimuksen vaatimusten näkökulmasta riittävän usein, jotta tilaajan määrittämän palvelutason toteutuminen turvataan. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus edellä mainitusta toimivasta laadunhallintajärjestelmästä ja toiminnan kehittämisestä ALIHANKINNAT Tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin tuottajaa. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan. 3.5 VASTUUVAKUUTUKSEN OTTAMINEN Tuottajalla tulee olla vastuuvakuutus tarjouspyynnössä mainittujen töiden suorittamisesta mahdollisesti aiheutuvien vahinkojen korvaamiseksi kunnalle tai kolmannelle osapuolelle. Vakuutuksen tulee olla korvaussummaltaan vähintään Todistus vastuuvakuutuksesta on luovutettava kunnalle ennen hankintasopimuksen solmimista. Ko. vastuuvakuutussopimusehdot on esitettävä tarjouksen liitteenä. 4. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS SEKÄ TAR- JOUSTEN VERTAILU 4.1 TARJOUSTEN KÄSITTELY Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan arviointiryhmän toimesta kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

22 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! 4.2 TARJOAJIEN KELPOISUUDEN ARVIOINTI Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan tulee täyttää seuraavat soveltuvuusvaatimukset: Tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset; 1. Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin. 2. Tarjoajan tulee olla merkitty ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverovelvolliseksi. 3. Tarjoaja on suorittanut verot ja sosiaaliturvamaksut 4. Tarjoaja on suorittanut lakisääteiset eläkevakuutusmaksut, työttömyysvakuutusmaksut sekä ryhmähenkivakuutusmaksut. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä tiedot kaupparekisteriin merkitsemisestä verovelkatodistus todistus lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisesta Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä lukien. Tekniset edellytykset; Koneet, laitteet ja varusteet Sähköinen raportointijärjestelmä, sähköposti Kokemus ja osaaminen; Vastaavanhenkilön koulutus ja kokemus Muun henkilöstön koulutus ja kokemus Perehdytysohjelma Luettelo referenssikohteista, joissa toiminut aikaisemmin latujenhoitajana. Laadunvarmistus ja toiminnan kehittäminen Toimintavarmuus Valitusten vastaanottaminen ja niiden käsittely Laatutakuu ja toimenpiteet palvelujen kehittämiseksi

23 LIITE (37) TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! Jos tarjouksesta puuttuu edellä mainitut todistukset/ selvitykset tarjous hylätään. 4.3 TARJOUSTEN TARJOUSPYYNNÖN MUKAISUUDEN TARKASTAMINEN Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous on tehty tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa sekä tarjouksen liitteet ovat tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia. Jos tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tarjous hylätään. 4.4 TARJOUSTEN KOKONAISTALOUDELLISEN EDULLI- SUUDEN VERTAILU Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin painotuksella 50% hinta, 30% konetyyppi ja laitteet, 15% kuljettajan kokemus ja laadunvarmistus sekä 5% referenssit. 5. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN Sitova tarjous on toimitettava kirjeitse viimeistään klo mennessä osoitteeseen: Jämijärven kunta/ vapaa-aikalautakunta Peijarintie 5 A Jämijärvi Tarjouskuoreen merkintä: Latujenhoitotarjous Tarjouksessa tulee ilmoittaa tarjoajan yhteyshenkilön yhteystiedot mahdollisia lisätietoja varten. Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Sähköpostilla lähetettyjä tarjouksia ei hyväksytä. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. Tarjousta ei voi täydentää tarjouksen jättämisen jälkeen. Kirjeeseen saa sisällyttää vain juuri ko. tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita.

24 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ VASTAAVAKSI! 10 (37) ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA 5.1 KOHTEISIIN TUTUSTUMINEN Palvelun tuottajan vastuuhenkilön on mahdollista tutustua kohteisiin ennen tarjouksen jättämistä. Ennen tarjouksen tekemistä tilaaja (Jämijärven kunta) järjestää kohteiden esittelyn tarvittaessa. Lisätietoja antaa Jonna Haavisto, puh TARJOUSPYYNTÖÖN LIITTYVÄT MAHDOLISET LISÄ- KYSYMYKSET Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on laadittava erilliseen word- tiedostoon ja lähetettävä mennessä sähköpostitse osoitteeseen Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka lähetetään kaikille tarjouspyynnön jättäneille mennessä. Tarjoukset ovat sitovia, kunnes jonkun kanssa on allekirjoitettu sopimus, kuitenkin enintään 60 päivää tarjousten jättämiselle asetetun määräajan yli. Tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Liikesalaisuudet pyydetään ilmoittamaan erillisellä liitteellä (hinta ei voi olla liikesalaisuus). Julkisuuslain nojalla tarjouksia pyytävälle viranomaiselle kuuluu päätöksen tekeminen tarjouksen julkisuudesta ja liikesalaisuuksista. 6. TARJOUSHINTOJEN ESITTÄMINEN Tilaaja voi hylätä hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden hinnaltaan poikkeuksellisen tarjouksen. Tilaajan on kirjallisesti pyydettävä tarjoajalta kirjallista selvitystä tarjouksen perusteista ennen tarjouksen hylkäämistä. Hinnat täytetään liitteen 3 ja 4 taulukkohin. Mahdolliset lisätyöhinnat täytetään liitteen 5 taulukkoon. 7. MAKSUEHDOT Maksut suoritetaan laskua vastaan kuukausittain, laskun eräpäivä aikaisintaan kuun 15. päivä. Laskun liitteenä tulee olla eritelty ajopäiväkirja, josta nähdään eri osuuksille kulunut aika. PAIKKA KM AJO ALKOI KLO AJO PÄÄTTYI KLO KULJETTAJA Kyläkoulu 2 Tykköö Keskustan 2

25 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ VASTAAVAKSI! 11 (37) ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA kuntorata Jämi 8 valaistut ladut Jämi 16 kuntoladut Jämi-Mielahti 8 yhdysladut Jämin 1,2 hiihtotunneli YHTEENSÄ 37,2 Hyväksytyistä lisätöistä maksut suoritetaan eriteltyä laskua vastaan, laskun eräpäivä aikaisintaan kuun viimeinen päivä. 8. LISÄTIEDOT JA ALLEKIRJOITUS Lisätietoja tarjouspyynnöstä ja sen sisällöstä antaa Jonna Haavisto, puh Jämijärvellä Jonna Haavisto Jonna Haavisto vapaa-aikasihteeri LIITTEET Liitteet 1 ja 2 Liitteet 3 ja 4 Liitteet 5 Liitteet 6 Liite 7 Latujenhoitoa koskevien latujen kuvaus ja kartta. Tarjoushintalomakkeet Lisätyöhintalomake Tilattavien palvelutuotteiden laatuvaatimukset Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen (tiedoksi tarjoajille)

26 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ VASTAAVAKSI! 12 (37) ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA Liite 8 Liite 9 Liite 10 Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen (tiedoksi tarjoajille) Tarjousvertailu (tiedoksi tarjoajille) Pisteytykseen vaikuttavia asioita (tiedoksi tarjoajalle)

27 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ VASTAAVAKSI! 13 (37) ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA LIITE 1 LATUJENHOIDON PIIRIIN KUULUVAT SISÄALUEET Jämin hiihtotunneli oy 1,2km perinteinen- ja vapaatyyli sesonkiaikana lokakuusta tammikuun loppuun ajetaan kaksi kertaa viikossa Muuna aukioloaikana ladut ajetaan kerran viikossa, tai erikseen sovitusti Mahdollista on, että jotkut yhdistykset tai yritykset saattavat tilata latujen aukaisun suoraan, jolloin tällaiset laskutetaan tilanneelta taholta. LATUJENHOIDON PIIRIIN KUULUVAT ULKOALUEET PAIKKA KM URA HIIHTO KUNNOSSA- PITO AIKA Kyläkoulu 2 sovitaan koulunjohtajan kanssa 6 viikkoa/talvi Tykköö Keskustan 2 perinteinen- ja mahdollisuuksien kuntorata vapaatyyli mukaan aina auki Jämi 8 perinteinen- ja mahdollisuuksien valaistut ladut vapaatyyli mukaan aina auki Jämi 16 perinteinen- ja mahdollisuuksien kuntoladut vapaatyyli mukaan aina auki Jämi-Mielahti 8 perinteinen- ja mahdollisuuksien yhdysladut vapaatyyli mukaan aina auki YHTEENSÄ 36 KARTAN VÄRI oranssi ruskea lila ja vihreä

28 13(37)

29 14(37) LIITE 3 TARJOUSHINNAT (alv 0%), latupohjien kunnostaminen ja tamppaaminen kokonaisuudessaan, myös kesäaikana. Kesähoitoon kuulu mahdolliset pohjien raivaukset, oksien ja risujen poisto, rikkakasvien poisto. Huolehtiminen opastetauluista. Talvihoitoon kuuluu latupohjien teon aloittaminen ensilumien tullessa, tarkoituksen mukaisinta on tampata latupohjat lumella, välttää maa-aineksen joutuminen lumen päälle, jarruttamaan suksien kulkua. Jämin hiihtotunnelin latujen pohjustustyöt eivät kuulu tämän tarjouksen piiriin, vaan siellä puhutaan ainoastaan latujenajosta. Tässä taulukossa ilmoitetaan kokonaishinta hiihtotunnelin ei sesonki aikaan kuuluvasta ajosta, sekä erikseen tilattavista lisäajoista. LATU Kyläkoulu Tykköö Kokonaishinta / h Keskustan kuntorata Jämi valaistut ladut Jämi kuntoladut Jämi-Mielahti yhdysladut Jämin hiihtotunneli YHTEENSÄ Paikka ja päivämäärä Tarjouksenantajan allekirjoitus

30 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ VASTAAVAKSI! 15 (37) ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA LIITE 4 TARJOUSHINNAT (alv 0%), latujen teko, kunnossapito ja huolto kokonaisuudessaan. LATU moottorikelkka /h traktorityö /h Kyläkoulu Tykköö Keskustan kuntorata Jämi valaistut ladut Jämi kuntoladut Jämi-Mielahti yhdysladut Jämin hiihtotunneli ei mahdollista ei mahdollista YHTEENSÄ latukone / h Paikka ja päivämäärä Tarjouksenantajan allekirjoitus

31 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ VASTAAVAKSI! 16 (37) ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA LIITE 5 TARJOUSHINNAT (alv 0%), Lisätyöhinnat LISÄTYÖT, mahdolliset isommat opasteiden uusimiset, mahdolliset lumettamiset, mahdolliset muut lisätyöt joita tulee uusien lakien ja säädösten myötä Kyläkoulu Tykköö Kokonaishinta / h Keskustan kuntorata Jämi valaistut ladut Jämi kuntoladut Jämi-Mielahti yhdysladut Jämin hiihtotunneli MUUT LISÄTYÖT Jämi - Jämijärven keskusta välinen yhdyslatu Miestyötunnit Muut mahdolliset lisätyöt Paikka ja päivämäärä Tarjouksenantajan allekirjoitus

32 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ VASTAAVAKSI! 17 (37) ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA HANKINTALAKIA LIITE 6 TILATTAVIEN PÄÄPALVELUTUOTTEIDEN KUVAUS JA LAATU- VAATIMUKSET PALVELUTUOTE latupohjien kunnostaminen, kesällä latupohjien kunnostaminen ja tamppaaminen, talvella VAATIMUKSET Alla olevien vaatimusten turvaamiseksi sovitaan tarkastukset. Työt hoidetaan ammattimaisesti joko tuottajan toimesta tai ulkopuoliselta tilaamalla. Kesähoidon ja kunnossapidon tavoitteena on taata latualueilla liikkumiseen turvalliset ja tasaiset kulkuolosuhteet. Kesähoitoon kuulu mahdolliset pohjien raivaukset, oksien ja risujen poisto, rikkakasvien poisto. Huolehtiminen opastetauluista. Talvihoidon tavoitteena on turvata latu-alueilla liikkumisen häiriötön sujuminen sekä varmistaa yllätyksettömät ja turvalliset kulkuolosuhteet. Huolehtiminen opastetauluista. latujen teko, kunnossapito ja huolto, talvella Tällä tarjouspyynnöllä hankitaan hyvätasoista palvelua. Sopimuksen mukaisten palvelujentuottamista ohjataan tavoitteellisesti sopimusaikana saatavan oikean ja riittävän tiedon perusteella. Mukaan on otettu pitkäjänteistä ja elinkaariedullista latujenhoitoa tukevia palveluja, kuten latujen tuottaminen, asianmukaiset raportit ja laatuyhteistyö palvelutuottajan ja tilaajan kesken. Aktiivisessa käytössä on ylläpitotoimintaa kuvaavat määrälliset mittarit, jotka tukevat käytännön palvelutyötä ja oikean ylläpitotason asettamista ja saavuttamista. Edistymistä voi tapahtua vakiinnuttamalla käytäntöjä, jotka edistävät tosiasiatietojen hankintaa ja siitä oikein tehtyjä johtopäätöksiä sekä aitoa vaikuttamista toiminnan kehittymiseen. Latupohjien teko aloitetaan ensilumien tullessa, tarkoituksen mukaisinta on tampata latupohjat lumella, välttää maa-aineksen joutuminen lumen päälle, jarruttamaan suksien kulkua. Latuja pyritään pitämään hiihdettävässä, turvallisessa kunnossa vähintään tammikuusta maaliskuulle ja marraskuusta joulukuulle, sääolojen niin salliessa, jokaisena vuorokauden aikana, vähintään kello välisen ajan. Pois lukien kyläkoulu Tykkööllä, jossa hiihtoaika sovitaan erikseen koulun opettajien kanssa. Jämin Hiihtotunnelilla ladut tulee olla ajettuna kaksi kertaa viikossa sesonkiaikoina ja muuna aukiolo aikana kerran viikossa aamuisin klo 10 mennessä.

33 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA 18 (37) HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! LIITE 7 TIEDOKSI, TARJOAJAT EIVÄT TÄYTÄ Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuus tullaan arvioimaan alla olevan kuvauksen mukaisesti, muistattehan liittää tarjoukseen pyydetyt dokumentit! HANKINTAMENETTELY 1. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen Tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Todistus ennakkoperintärekisteriin merkitsemisestä Todistus kaupparekisteriin merkitsemisestä Verovelkatodistus Todistus lakisääteisten maksujen maksamisesta Tekniset edellytykset Varusteet, koneet ja laitteet (kuvaus /selvitys) Raportointijärjestelmä, sähköposti (selvitykset) Kokemus ja osaaminen Vastaavan hoitajan koulutus ja kokemus (todistukset/selvitykset) Muun henkilöstön koulutus ja kokemus (selvitykset) Perehdytysohjelma (selvitys) Laadunvarmistus ja toiminnan kehittäminen Toimintavarmuus (kuvaus/selvitys) Valitusten vastaanottaminen ja niiden käsittely (kuvaus/selvitys) Laatutakuu/ toimenpiteet palvelujen kehittämiseksi (kuvaus/selvitys) Yhteensä Yritys 1 Yritys 2 Yritys 3 Jne. On/Ei On/Ei On/Ei

34 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA 19 (37) HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! LIITE 8 TIEDOKSI, TARJOAJAT EIVÄT TÄYTÄ HANKINTAMENETTELY 2. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen vastaavuus tarjouspyyntöön Tarjousvastaa tarjouspyyntöä Kuvaus/selvitys latujenhoidon järjestämisestä Vastuuvakuutussopimusehdot Muut tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset Tarjouksen tarjouspyynnön mukainen muoto Hinnat taulukoihin täydennettyinä Yritys 1 Yritys 2 Yritys 3 Jne. On/Ei On/Ei On/Ei Yhteensä

35 LIITE TARJOUS ASIAKIRJAT TARKISTETAAN VIELÄ ENNEN JULKAISEMISTA UUTTA 20 (37) HANKINTALAKIA VASTAAVAKSI! LIITE 9 TIEDOKSI, TARJOAJAT EIVÄT TÄYTÄ Kokonaistaloudellinen edullisuus tullaan vertailemaan alla olevan mukaisesti, muistattehan liittää tarjoukseen vaaditut selvitykset. 3. Tarjousvertailu Arviointiskaala 1-5 Hinta 50 % (HALVIN HINTA:TARJOUS*50) Yritys 1 Yritys 2 Yritys 3 Jne. Kalusto, konetyyppi ja -laitteet 30 % (TULOS:SUURINPISTEMÄÄRÄ*30) Kuljettajan koulutus ja kokemus, laadunvarmistus 15 % (TULOS:SUURINPISTEMÄÄRÄ*15) Referenssit 5% (TULOS:SUURINPISTEMÄÄRÄ*5) TARJOUSKILPAILUN VOITTAJA

36 LIITE 10 PISTEYTYKSESSÄ HUOMIOITAVIA ASIOITA OVAT MUUN MUASSA SEURAAVAT ASIAT: PISTEET HINTA MAX 50 (HALVINHINTA: TARJOUS *50) LIITTEIDEN 3 JA 4 HINTOJEN YHTEENLASKETTU SUMMA LIITTEEN 5 HINTOJEN SUMMA PISTEET Kalusto, konetyyppi ja -laitteet MAX 30 (TULOS: SUURINPISTEMÄÄRÄ*30) JÄMILLÄ KÄYTETTÄVÄN LAITTEEN IKÄ ( ) VUOSIA o TEHO PALJONKO YLI 170hv o MURSKAIMEN TYÖLEVEYS PALJONKO YLI 2700mm o MURSKAIMEN KOKONAISTYÖLEVEYS o MONIKO TOIMINEN PUSKULEVY o PUSKULEVYN TYÖLEVEYS PALJONKO YLI 3200mm o LATUHÖYLIEN MÄÄRÄ o MONESSAKO LATU-URAN LEVITYS o MONESSAKO LATUHÖYLÄN SIVUTTAISSIIRTO o MONNESSAKO LATUHÖYLÄSSÄ LATU-URAJYRSIN o KORKEUS ALLE 2450mm PALJONKO SÄHKÖPOSTI RAPORTOINTIJÄRJESTELMÄ MUU KALUSTO PISTEET Kuljettajan koulutus ja kokemus, laadun varmistus MAX 15 (TULOS:SUURINPISTEMÄÄRÄ*15) VASTAAVAN HENKILÖN KOULUTUS (vuosia) VASTAAVAN HENKILÖN TYÖKOKEMUS (kk) MUIDEN HENKILÖIDEN KOULUTUS (vuosia) MUIDEN HENKILÖIDEN TYÖKOKEMUS (kk) ALIHANKKIJOIDEN KOULUTUS (vuosia) ALIHANKKIJOIDEN TYÖKOKEMUS (kk) TYÖSUUNNITELMA TYÖAIKATAULUTUS UUSIEN TYÖNTEKIJÖIDEN PEREHDYTTÄMINEN SIJAISTENMÄÄRÄ VALITUSTEN VASTAANOTTAMINEN VALITUSTEN KÄSITTELEMINEN VALITUKSIEN KORJAAMISSUUNNITELMA VASTUUVAKUUTUKSEN KORVAUSSUMMA PISTEET Referenssit MAX 5 (TULOS:SUURINPISTEMÄÄRÄ*5) Latujen hoidosta esille annettavat referenssit o kuntolatujen tekoa, missä ja kauanko o kilpailulatujen tekoa, missä ja kauanko o hiihtoliiton kanssa tehdyt yhteistyöladut, SM tai kansainväliset kilpailuladut, missä ja aika

37 LIITE NIINIMAJAN HINNASTO alkaen Siivouksen hinta tulee vuokrahinnan päälle, jos se on tilattu tai huonosti itse tehty. Siivous 150 (sis. alv.) Vuokrat sisältävät alv. Päiväkokous 50 Kokous+sauna (enintään 6h) 70 1 vrk 100 viikonloppu pe su vko perjantai klo 16 perjantai klo Jämijärven kunnan omille asukkaille, yhdistyksille, joiden kotipaikkakunta on Jämijärvi ja kunnan henkilökunnalle, sekä kuntayhtymille, joissa Jämijärvi on mukana vuokraushinnat ovat -50%. Hinnat sisältävät pesuaineet, wc yms paperit. Vuodevaatteet, pyyhkeet ym on majoittujalta itseltään. Niinimaja on käytössä klo alkaen ja luovutettava siivottuna viimeistään klo YHDISTYSVINTTI HINNASTO alkaen Siivouksen hinta tulee vuokrahinnan päälle, jos se on tilattu tai huonosti itse tehty. Siivous 150 (sis. alv.) Vuokrat sisältävät alv. Päiväkokous 50 1 vrk 100 viikonloppu pe su Jämijärven kunnan omille asukkaille, yhdistyksille, joiden kotipaikkakunta on Jämijärvi ja kunnan henkilökunnalle, sekä kuntayhtymille, joissa Jämijärvi on mukana vuokraushinnat ovat -100%. Hinnat sisältävät pesuaineet, wc yms paperit. Yhdistysvinttiä ei vuokrata kunnan oman käytön aikana muille. Tällä hetkellä varaukset ovat: viikolla maanantaista perjantaihin Yhdistysvintin vuokraaminen on mahdollista kokouskäyttöön tai yhdistyksen varainhankintaan kuten pop up kahvilan tai tuote-esittelijöiden käyttöön viikonlopun ajaksi. Yhdistysvintti on päihteetön ja tupakointi tulee tapahtua ulkona 10m päässä ulko-ovesta, myös ilta-aikaan. NUORISOTILA HINNASTO alkaen Siivouksen hinta tulee vuokrahinnan päälle, jos se on tilattu tai huonosti itse tehty. Siivous 150 (sis. alv.) Vuokrat sisältävät alv. Päiväkokous 50 1 vrk 100 viikonloppu pe su Jämijärven kunnan omille asukkaille, yhdistyksille, joiden kotipaikkakunta on Jämijärvi ja kunnan henkilökunnalle, sekä kuntayhtymille, joissa Jämijärvi on mukana vuokraushinnat ovat -100%. Hinnat sisältävät pesuaineet, wc yms paperit. Nuorisotilaa ei vuokrata kunnan oman käytön aikana muille. Tällä hetkellä varaukset ovat: Nuorisotila avoinna tiistaina ja torstaina klo sekä perjantaina ja lauantaina klo MLL Muksula keskiviikkoisin aamupäivällä. Nuorisotilan vuokraaminen on mahdollista kokouskäyttöön tai yhdistyksen varainhankintaan kuten pop up kahvilan tai tuote-esittelijöiden käyttöön viikonlopun ajaksi. Nuorisotila on päihteetön ja tupakointi tulee tapahtua ulkona 10m päässä ulko-ovesta, myös ilta-aikaan.