Nuorisotila. Jonna Haavisto. Olli Seppälä. KOKOUSKUTSU 8/2017 laatimispäivämäärä: Aika: klo 18.00

Transkriptio

1 Jämijärven kunta vapaa-aikalautakunta Kokoustiedot KOKOUSKUTSU 8/2017 laatimispäivämäärä: Aika: klo Paikka: Nuorisotila Käsiteltävät asiat: VAPAA-AIKALAUTAKUNTA 63 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN VÄLIRAPORTTI NIINIMAJAN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA LAMMIKON KIINTEISTÖN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA SEURAVERKON KÄYTTÖÖNOTTAMINEN JÄMIJÄRVEN KUNNAN TOIMINTA-AVUSTUS-, KOHDEAVUSTUS- JA SPONSOROINTIOHJEEN VAHVISTAMINEN JÄMIJÄRVEN LATUJENHOITO MUUT ASIAT OIKAISUVAATIMUS, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN... Kutsujana Olli Seppälä Olli Seppälä Vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja Jonna Haavisto Jonna Haavisto Vapaa-aikalautakunnan esittelijä, pöytäkirjan pitäjä

2 Jämijärven kunta vapaa-aikalautakunta KOKOUSPÖYTÄKIRJA 8/2017 Kokoustiedot Aika: klo Paikka: Nuorisotila Saapuvilla olleet jäsenet, kokouksen puheenjohtaja Olli Seppälä, puheenjohtaja Antti Alarotu, varapuheenjohtaja Marita Mynttinen-Marjamäki Toni Sorvali Krista Koskinen Eveliina Kuuskoski Mika Rajala Poissa olleet jäsenet Muut saapuvilla olleet (läsnäolon peruste) Jonna Haavisto, esittelijä pöytäkirjanpitäjä Asiat sivut Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi. Pöytäkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjaimillamme. Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä Olli Seppälä Jonna Haavisto Tarkastusaika / 20 Allekirjoitukset Pöytäkirja on pidetty yleisesti nähtävillä virka-asema, päiväys Paikka ja pvm / 20 Jonna Haavisto Vapaa-aikalautakunnan esittelijä, pöytäkirjanpitäjä

3 63 KOKOUKSEN AVAUS, LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Vuoden ensimmäisessä kokouksessa päätettiin, että kokouskutsut lähetetään lautakunnan jäsenille ja muille läsnäolo-oikeutetuille 1 viikko ennen kokousta, esityslistat menevät postitse kolme päivää ennen kokousta. 1. Puheenjohtaja avaa kokouksen 2. Todetaan, että lautakunta on kutsuttu koolle laillisesti. 3. Todetaan valtuuston päätös lautakunnan kokoonpanosta. 4. Lautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun sen jäsenistä yli puolet on paikalla. 64 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Vapaa-aikalautakunta valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Valitaan pöytäkirjantarkastajat. Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Mika Rajala ja Toni Sorvali.

4 65 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN VÄLIRAPORTTI 2017 AVAINTULOKSET: Vapaa-aikalautakunta ylläpitää ja kehittää toiminta- ja osallistumismahdollisuuksia kuntalaisille omilla tulosalueillaan. Vapaaaikalautakunta luo mahdollisuuden elinikäiseen oppimiseen, itsensä kehittämiseen, aktiiviseen osallistumiseen ja terveellisiin elämäntapoihin. Keskeisin lähitulevaisuuden päämäärä on lisätä lähiliikuntapaikkoja ja tukea koululaisten välituntiliikuntaa. Liikuntatoimi: Vastaa liikuntapaikkojen kunnossapidosta ja käytöstä. Kannustaa kuntalaisia terveysliikuntaan sekä tukee liikuntakasvatusta tekeviä yhdistyksiä. Raittiustoimi: Ennaltaehkäisevä päihdevalistus paikkakunnalla. Ongelmista kärsivien tukeminen kohti terveellisempää elämää. Nuorisotoimi: Nuorten harrastusmahdollisuuksien parantaminen ja luominen. Kuullaan nuorisoa päätöksentekovaiheessa. Kulttuuritoimi: Tuetaan ja kehitetään kulttuuri- sekä kotiseututyötä. Matkailutoimi: Pyritään saamaan Jämijärveä tunnetuksi monipuolisena harraste- ja matkailukohteena. Yhteistyössä kunnanhallituksen kanssa tuodaan yleisön tietoisuuteen tonttitarjontaa. TULOSTAVOITTEET: 1. Kuntalaisten mahdollisuuksien ja hyvinvoinninlisääminen. 2. Joustavat palvelut. 3. Ihmisten aktivoiminen. 4. Yhteistyö kolmannen sektorin kanssa, tukitoimilla. 5. Lähiliikuntapaikkojen profilointi eri ikäryhmille sopiviksi. Jämijärven kunnassa on tulossa uudelle valtuustokaudelle kuntastrategia sekä hyvinvointisuunnitelma, jossa molemmissa keskeinen teema on kolmannen sektorin tukeminen ja lähiliikuntapaikkojen sekä omaehtoisen hyvinvoinnin lisääminen. Tukemisen muotona on tarkoitus olla erilaiset koulutukset ja vapaaehtoisten jaksaminen, tukeminen ei automaattisesti tarkoita siis vain rahallista panosta. Lisäksi kunta tulee tulevaisuudessa panostamaan eri-

5 ikäisille suunnattuun omaehtoisesti tapahtuvaan liikuntaan ja hyvinvointiin, luomalla monipuolisia mahdollisuuksia tällaiseen toimintaan. vapaaaikalautakunta Talousarvio Toimintakulut Nettokulut TA/Toimintakulut +/ ,1% / % 61% brutto +8,4% netto +5% -8346, / ,3% 55,3% TA-menokohta 2016 TA 2016 TP/6kk 2017 menot 2017 netto /asukas (1893) toteutuma toteutuma kulttuuritoimi , tuplasynttärit , vapaa-aikatoimi , liikuntapalvelut , nuorisotoimi ja raittiustyö leiritoiminta , nuorisovintti , nuorten ,05 vaikuttajaryhmä pikku-itävalta , YHTEENSÄ ~ 84, Vapaa-aikalautakunta toteaa tavoitteiden toteutuneen puolessa vuodessa. Tasaisella kehityksellä talouden toteutumisen prosentit olisivat 50%, bruttomenot ovat 43,3% ja nettomenot 55,3%. Vapaa-aikalautakunta kiinnittää loppuvuoden menoissa tiukemmin huomiota talouden kehittymiseen. Vapaa-aikalautakunta merkitsee talouden ja toiminnan toteutumisen tiedokseen.

6 66 NIINIMAJAN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA Niinimaja on vapautunut kunnan hallinnoimaksi kuluvana vuonna. Tähän asti on jatkettu Niinimajan vuokraamista Jämin Jänteen aikaisemman 65 /vrk sis. alv hintaan. 1. Vapaa-aikalautakunta määrittää hinnaston Niinimajan vuokraukseen alkaen. 2. Vapaa-aikalautakunta määrittää vuokrauksen hinnat jämijärveläisille yhdistyksille alkaen. 3. Vapaa-aikalautakunta päättää asentaa Niinimajalle uudet ulko-ovet (2kpl) ja sarjottaa niiden lukot yhteneväisiksi. Samassa yhteydessä myös saunan oven lukko sarjotaan uudelleen. 4. Vapaa-aikalautakunta varaa ensi vuoden talousarvioon rahat Niinimajan pinta-remontointiin ja kalusteisiin, mikäli tilalle ei löydetä uutta kokonaisvaltaista vuokraajaa kuluvan vuoden aikana. 5. Vapaa-aikatoimi ottaa vesiliittymän (1050 ) Jämijärven vesiosuuskunnalta ja samassa yhteydessä vedentulo muutetaan uutta putkistoa pitkin Harjumökki alueen kohdalta Niinimajalle.

7 67 LAMMIKON KIINTEISTÖN TOIMINTA TULEVAISUUDESSA Lammikon kiinteistössä on tehty uudelleen järjestelyjä. Yläkerrassa toimii erityisopettajan lisäksi kokoustila mahdollisuus yhdistyksille ja muille halukkaille. Terveystarkastajalle on tehty huoneiston käyttötarkoitusmuutos ilmoitus. Terveystarkastaja käy tilassa Vapaa-aikalautakunta määrittää hinnaston Lammikon vuokraukseen alkaen. 2. Vapaa-aikalautakunta määrittää vuokrauksen hinnat jämijärveläisille yhdistyksille alkaen. 3. Vapaa-aikalautakunta päättää asentaa Lammikon kiinteistöön wlanverkon.

8 68 SEURAVERKON KÄYTTÖÖNOTTAMINEN Seuraverkko kokoaa yhteen osoitteeseen tiedon suomalaisesta liikunta- ja urheiluseuratoiminnasta. Se on yhteinen työkalu seuroille, kunnille, lajiliitoille, aluejärjestöille sekä tiedotuksen ja tutkimuksen parissa toimiville. Seurat voivat ylläpitää ja tarkastella omia tietojaan sekä lähettää avustushakemuksia Seuraverkossa. Kunnat, järjestöt ja liitot saavat ylläpidettyä ja hyödynnettyä omien seurojensa tietoja ja viestiä Seuraverkon kautta. Kaikille käyttäjille Seuraverkko on maksuton. Seuraverkosta voi kuka tahansa etsiä tietoa harrastusmahdollisuuksista seuroissa. Seuraverkko on laajenemassa kaikkialle Suomeen. Kuntatason tunnuksilla pääsee määrittelemään oman kunnan avustuslomakkeita. Niillä pääsee myös hakemaan valmiita seurojen anomuksia ja laatimaan niistä oman tarpeen mukaisia yhteenvetoja. Seuraverkon kautta saa myös kätevästi tietoa niin oman kunnan kuin muidenkin kuntien ja alueiden seuroista. Kun huolehtii, että kunnan seurat ylläpitävät omat tietonsa, on kunnalla käytössä ajantasainen seurarekisteri. 1. Vapaa-aikalautakunta keskustelee seutuverkko.fi palvelusta ja sen tuomista mahdollisuuksista. 2. Vapaa-aikalautakunta päättää, ettei Jämijärvi lähde mukaan seutuverkko.fi toimintaan. 3. Vapaa-aikalautakunta tiedottaa seuraverkosta liikuntaseurojaan.

9 69 JÄMIJÄRVEN KUNNAN TOIMINTA-AVUSTUS-, KOHDEAVUSTUS- JA SPONSOROINTIOHJEEN VAHVISTAMINEN Vapaa-aikalautakunta Kunnanhallitus Vapaa-aikalautakunta Kunnanhallitus Vapaa-aikalautakunta Vapaa-aikaltk 25 Jämijärven kunnan toiminta-avustusten, kohdeavustusten ja sponsorointi jakoperusteisiin halutaan yhdenmukaisuutta toimintaohjeella liite (toimitettu sähköpostitse). Sponsorisopimukset, jotka ylittävät liitteenä olevassa toimintaohjeessa olevat rajat, solmii edelleen Jämijärven kunnan-hallitus. Jämijärven kunnanhallitus päättää edelleen myös veteraanineuvoston alaiset avustukset sekä kylärahat. Jämijärven vapaa-aikalautakunta vahvistaa toiminta-avustusten, kohdeavustusten ja sponsorointi jakoperusteisiin toimintaohjeen, sekä tiedot-taa ohjeesta Jämijärven kunnan muille toimielimille ja kuntalaisille. Jämijärven vapaa-aikalautakunta vahvistaa toiminta-avustusten, kohdeavustusten ja sponsorointi jakoperusteisiin toimintaohjeen, sekä tiedot-taa ohjeesta Jämijärven kunnan muille toimielimille ja kuntalaisille. Lisätään ohjeisiin vielä lause, että vapaa-aikalautakunta voi perustelluista syistä poiketa näistä ohjeista. KH 61 Jämijärven kunnanhallitus päättää kylärahojen jakamisesta ja veteraani-asioiden toimikunta päättää veteraaniavustusten jakamisesta kunnanvaltuuston talousarviossaan hyväksymän määrärahan puitteissa. Ehdotus: Kunnanhallitus päättää merkitä vapaa-aikalautakunnan päätöksen tiedokseen. Kunnanhallitus pyytää vapaa-aikatoimea valmistelemaan ohjeen vielä yksinkertaisemmaksi ja käyttäjäystävällisemmäksi. Asian käsittely jatkuu

10 Toiminta-avustusohje ja lomake löytyvät tästä: Vapaa-aikalautakunta merkitsee tiedokseen kunnanhallituksen pyynnön ja toteaa, että toimintaohje on tehty selkeyttämään toiminta-avustuslomakkeen täyttämistä. Ohjeessa yleensä avataan asiaa enemmän, joten tällä on yritetty tuoda lomakkeen täyttöä käyttäjäystävällisemmäksi. Vapaa-aikalautakunta pitää toimintaavustusohjetta selkeyttävänä osana lomakkeeseen sekä avustusten jakoperusteisiin, joten ohjeistus ei voi olla tämän selkeämpi. Toiminta-avustuslomake saadaan yksinkertaisemmaksi jättämällä pisteytykset pois, mutta silloin toiminta-avustusten jakaminen ei ole perusteltua ja tasapuolista yhdistysten kesken. Vapaa-aikalautakunta päättää pitää toiminta-avustusohjeen entisellään. Vapaa-aikalautakunta päätti pitää toiminta-avustusohjeen entisellään. Vapaa-aikasihteeri oli kunnanhallituksessa selventämässä tätä asiaa Kunnanhallituksen toiveen mukaisesti uutta toiminta-avustuslomaketta tulee vielä helpottaa enemmän. Uuden valtuustokauden aluksi seuraava lautakunta kokoonpano lähtee suunnittelemaan toiminta-avustuslomaketta, johon merkitään ainoastaan yhdistyksen tiedot ja toiminta, mahdolliset pisteet lasketaan viranhaltijan toimesta. Vapaa-aikalautakunta merkitsee tiedokseen kunnanhallituksen toiveet. Vapaa-aikalautakunta ohjeistaa seuraavaa lautakuntaa miettimään hyvin yksinkertaisen lomakkeen. Lomakkeessa tulee kuitenkin edelleen kerätä tiedot, joita tarvitaan tehtäessä raportointeja, esimerkiksi alle 15/29 vuotiaiden jäsenten määrät. Seuraavaa talousarviota suunniteltaessa, tulee eläkeläis- ja vanhuspuolen muille toiminta-avustuksen hakijoille lisätä potti esimerkiksi kulttuuri puolen toiminta avustuksiin. Näin saataisiin selkeät kategoriat mistä menokohdasta eri toimintaavustukset jaetaan. Vapaa-aikalautakunta ohjeistaa yhdistyksiä merkitsemään toiminnastaan tänä vuonna ylös jäsenten määrät ja iät, säännöllisen toiminnan kokoontumiskerrat ja osallistuja määrät. Yhdistyksien tapahtumista kannattaa merkitä muistiin yhdistyksen talkoolaisten määrä sekä todistettavissa oleva yleisömäärä. Vapaa-aikalautakunta päätti päätösehdotuksen mukaisesti. Vapaa-aikalautakunnanjäsenet tutustuu voimassa olevaan avustushakemukseen ja sen ohjeistukseen. Kokouksessa käydään yhdessä läpi lomaketta ja mietitään mihin suuntaan sitä lähdetään kehittämään. Nykyiset lomakkeet ja toimintaohjeet löytyvät:

11 Vapaa-aikalautakunta päättää, ettei Jämijärven kunta myönnä toimintaavustuksia. Avustuksia myönnetään jämijärveläisille yhdistyksille yleishyödyllisiin investointeihin tai tapahtumiin, jonne voi päästä mukaan myös ne jotka eivät ole avustusta hakevan yhdistyksen jäseniä. Tätä varten tehdään uusi kohdeavustuslomake. Kohde avustukset haetaan kuitteja vastaan talousarvion tekovaiheessa. Esimerkiksi 2019 vuoden kohdeavustukset haetaan syyskuussa 2018, niistä yleishyödyllisistä investoinneista ja tapahtumista, jotka on toteutettu syyskuu 2017-elokuu 2018 välisenä aikana. Avustukset maksetaan uudesta talousarviosta keväällä Vuoden 2018 avustukset toteutetaan soveltaen kohdan kolme esimerkkiä. Jämijärveläisille yhdistyksille tiedotetaan kotisivujen ja kuntatiedotteen kautta, että keväällä 2018 ei myönnetä toiminta-avustuksia. Yhdistyksiä pyydetään säilyttämään tositteiden kopiot yleishyödyllisistä investoinneista ja tapahtumista, joihin on ollut mahdollista osallistua kaikilla kuntalaisilla. Kohdeavustuksien jakoperusteet muotoutuvat pisteistä jotka pohjautuvat kustannuksiin ja mahdollisiin tuloihin suhteutettuna kunnan väkilukuun.

12 70 JÄMIJÄRVEN LATUJENHOITO vapaa-aikalautakunta Vapaa-aikalautakunnan latujenhoitosopimus on umpeutunut. Vapaa-aikasihteeri ja kunnanjohtaja järjestää Jämin yrittäjien kuulemistilaisuuden klo Tilaisuudessa on tarkoitus selvittää, miten Jämijärven kunnan latujenhoitokustannuksia voitaisiin saada alemmaksi yhteistyössä Jämin alueen yrittäjien kanssa. Vapaa-aikalautakunta pyytää tarjouksia Jämijärven latujenhoidosta avoimella menettelyllä. Sopimus tullaan tekemään kolmeksi vuodeksi + kaksi optiovuotta. Sopimus sisältää yhteensä noin XXkm hiihtolatua, Jämijärvellä Tykkööllä, keskustassa ja Jämillä. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat noudettavissa vapaa-aikatoimesta välisen ajan. Tarjoukset tulee jättää vapaa-aikatoimistoon kirjallisina viimeistään klo Vapaa-aikalautakunta keskustelee palaverissa käydyistä asioista, sekä työstää tarjouspyyntö asiakirjoihin tarvittavat muutokset palaverin pohjalta. Jämijärven kunnan latujenhoidosta tehdään tarjouskilpailutus ajalla Tarjoukset tulee jättää vapaa-aikatoimistoon kirjallisina viimeistään klo Tarjouksessa tulee näkyä hiihtolatujen joiden työskentelyleveys on minimissään 3 metriä kunnossa pidosta tuntihinta latukoneelle, traktorityölle sekä moottorikelkalle. Budjetoinnissa on tulevaisuudessa käytössä tuntimäärä kaudelle noin 200h, johon tarkennuksia voidaan antaa kauden aikana vapaa-aikatoimesta. Jämijärven vapaa-aikatoimi pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Tarjouksen pisteytys määräytyy 50% hinta, 30% konetyyppi ja laitteet, 15% kuljettajan kokemus sekä 5% referenssit. Tarjouspyyntöön lisätään liitteeksi työohjeet ja latukartta. Vapaa-aikalautakunta keskustelee saapuneista tarjouksista ja tekee päätöksen latujenhoidosta. Yhteenveto tarjouksista nähtävillä kokouksessa. Vapaa-aikalautakunta sai yhden tarjouksen kunnan latujenhoidosta. Jämin Jänteen tarjous ei olut tarjousasiakirjojen mukainen ja vapaa-aikalautakunta päätti hylätä tarjouksen. Vapaa-aikasihteeri teki kokouksessa käydyn keskustelun pohjalta ehdotuksen, että lautakunta hyväksyy Jämin Jänteen latujenhoitotarjouksen Jämin alueen latujenhoidosta tuntiperusteisena yhdeksi vuodeksi asti, lautakunnan jäsenet kannattivat tätä ehdotusta. Vapaa-aikalautakunta päätti lisätä sopimukseen Jämin alueen latujenhoidosta erityisehtoihin seuraavat seikat:

13 Latujen pohjatyöt tehdään huolellisesti, ja ylläpito ajoja tehdään tarvittaessa. Lumensatamisen aikana lähdetään latuja aukaisemaan kun maassa on 2-3cm lunta. Ladut pidetään avoimena tarjouskilpailussa mainitussa järjestyksessä, kaikissa Jämin alueen latukohteissa. Vapaa-aikalautakunta käy sopimusneuvotteluja vuoden 2017 aikana Jämin Jänteen kanssa mahdollisesta heidän ehdottamastaan latukoneen vuokrauksesta, joka katsottiin kokouksessa Vapaa-aikalautakunta tekee erillisen sopimuksen keskustan ja Tykköön latujenhoidosta, 40 /h Jouko Kulmalan kanssa. Marita Mynttinen Marjamäki poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn ajaksi Jouko Kulmala poistui kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana Jämijärven kunnan latujenhoidosta pitää järjestää uusi tarjouskilpailutus syksyllä Kilpailutuksen valmisteleminen pitää aloittaa ajoissa. Jämin hiihtotunneli oy:n latujenhoito ei ole kuulunut aikaisemmin kunnan latujenhoidon piiriin. Kunnan rooli Jämin hiihtotunneli oy:ssä on muuttunut tämän vuoden aikana, joten voisi olla tarkoituksen mukaista yhdistää hiihtotunnelin latujenhoito samaan sopimukseen. 1. Vapaa-aikalautakunta päättää yhdistää Jämin hiihtotunnelin latujenajon vapaa-aikatoimen latujenajo tarjouspyyntöön. 2. Vapaa-aikalautakunta valmistelee tarjouspyynnön tältä uudelta pohjalta. 3. Tarjouskilpailutus käydään lokakuun loppuun mennessä. 4. Edellinen vapaa-aikalautakunta ehdotti latukoneen vuokraamista, mutta nykyinen lautakunta päättää ettei ole tarkoituksen mukaista vuokrata latukonetta kunnalle.

14 71 MUUT ASIAT Kuullaan onko vapaa-aikalautakunnan jäsenillä muita asioita. 72 OIKAISUVAATIMUS, VALITUSOSOITUS JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja liittää pöytäkirjaan kuntalain mukaisen oikaisuvaatimuksen ja valitusosoituksen sekä päättää kokouksen.