Lifecare Etevassa järjestelmä käyttäjän tehokkaana tukena

Transkriptio

1 Lifecare Etevassa järjestelmä käyttäjän tehokkaana tukena

2 Eteva kuntayhtymä Eteva tuottaa palveluja vuosittain noin 1600 vammaiselle ja kehitysvammaiselle henkilölle. Palveluja on myös mielenterveyskuntoutujille ja muille erityistä tukea tarvitseville henkilöille. Etevassa on toimipaikkoja noin 150 osoitteessa asuntoja noin 700 työ- ja päivätoimintapalveluja noin 1000:lle asiakkaalle vuosittain erilaisia asiantuntijapalveluja yli 300:lle asiakkaalle vuosittain Etevassa työskentelee 1300 henkilöä. Yli 95 prosenttia heistä toimii asiakaspalvelutyössä asumispalveluissa päiväaikaisessa toiminnassa kehitysvammapsykiatrian yksiköissä asiantuntijapalveluissa Etevan omistajia ovat 45 Etelä-Suomen kuntaa. Alueella asuu yhteensä noin 1,3 miljoonaa ihmistä. Eteva on Uudenmaan ja Etelä-Hämeen erityishuoltopiiri.

3 Käyttöönotto - Perusta saataville hyödyille Uuden järjestelmän käyttöönotto on aina suuri muutos niin organisaatiolle kuin yksittäiselle loppukäyttäjälle. Huolellinen valmistautuminen ja riittävä resursointi on käyttöönotossa avain hyvään loppukäyttäjäkokemukseen ja hyötyjen saamiseen Järjestelmä voi toimia tehokkaasti kaikkien käyttäjän tukena, kun käyttö sovitetaan mahdollisimman pitkälle loppukäyttäjän tarpeisiin -> Roolit Roolien määrityksissä selvitetään, millaista tietoa ja toiminnan tukea eri ammattiryhmien loppukäyttäjät todella tarvitsevat ja kuinka usein Uskallusta eri prosessien uudelleen arviointeihin Käyttöönotossa hyödynnetään myös tekniikan tuomia mahdollisuuksia

4 Käyttöönottoon liittyvät haasteet Etevassa Toimintaympäristö Koulutettavia loppukäyttäjiä noin 1200 Toimipisteet maantieteellisesti hajallaan ja pääsääntöisesti pieniä 1-3 talon toimipisteitä Osassa asumispalveluiden toimipisteitä työskennellään yksin vuorossa. Tästä johtuen keskitettyjen lähikoulutuksien järjestäminen vaatisi paljon liikkumista ja sijaisia yksiköihin, sekä samalla kustannuksia. Käyttöönotto toteutetaan samanaikaisesti koko organisaatiossa-> koulutus on toteutettava tehokkaasti lyhyen ajan sisällä Toimintayksiköissä yleisesti 1-5 tietokonetta. Isoimmissa yksiköissä tietokoneita kpl. Koulutussuunnittelussa varmistettava myös jatkossa uuden henkilökunnan ja sijaisten koulutus

5 Käyttöönottoon liittyvät tavoitteet Kaikki Lifecareen kirjattu tieto tulee mahdollisimman tehokkaasti asiakkaiden ja työntekijöiden hyödyksi Koulutustarpeen määritys tehdään kuvaamalla keskeisten työntekijäroolien työtä, mitä/minne ja milloin he nykyisin kirjaavat tietoa Efficaan -> Muutos Lifecare käytössä. Muodostuu koko asiakasprosessia tukeva kirjaaminen, jossa yksittäisen roolin kirjaama tieto saadaan tehokkaasti koko asiakasprosessin käytettäväksi. Tiedon kirjaaminen ja löytäminen vähemmillä klikkauksilla, jossa käyttö/työ sovitetaan Lifecare toimintamalliin ja työnkulkuun. Ei Copy-Paste Effican käyttöä Lifecareen Otetaan ohjelman tarjoamia uusia mahdollisuuksia hyötykäyttöön Lifecare loppukäyttäjäkoulutukset vaikuttavat mahdollisimman vähän yksiköiden palvelu-toimintaan. Kenenkään ei tarvitse lähteä erikseen koulutuksiin, perehdyttäminen tapahtuu mahdollisimman lähellä työntekijän omaa toimipistettä. Peruskoulutuksiin liitetään roolikohtaiset lisäkoulutukset (työtehtäväkohtaisuus) Käyttäjillä on käytön vaatima koulutus ja kokemus, sekä saatavilla käytön kannalta tarpeelliset käyttöohjeet. Tietojärjestelmiä käytetään Tiedon antamien ohjeistuksien mukaisesti

6 Roolien kuvauksesta Tiedon kanssa yhteistyössä Asiakasprosessit ja roolien tehtävät / kirjaukset (Kuva) Prosessilla varmistetaan mitä tietoa asiakasprosessissa tulee kirjata ja kenen vastuulla tiedon kirjaaminen on Varmistetaan roolien tarvitsemat käyttöoikeudet, jotta käyttäjä voi kirjata tarvittavat tiedot Määritys muodostui erittäin tärkeäksi osaksi Lifecare käyttöönottoa Molemmin puolinen hyöty (Eteva/Tieto) Saatiin selvyys mm. roolien vaatimiin tietosisältöihin Ohjelman uusien mahdollisuuksien sovitus helpottui Ohjeiden kohdentaminen tehtäväkohtaisesti

7 Aikataulu / resursointi yleisesti Projekti (2-4 hlöä) Validointi 1 => (3 hlöä) Validointi 2 => (3 hlöä) Pilotointi rooleilla => (3 hlöä) Validointi 3 => (3 hlöä) (hyväksyminen tuotantokäyttöön) Tuotantoon (sovellustuki 4 ja järjestelmätuki 2 hlöä)

8 Miten meille sitten kävi? Käyttöönotto onnistui suunnitelmien mukaan ja uusi Lifecare versio otettiin käyttöön Tukipyyntöjen määrät nousi hetkellisesti, mutta palautui nopeasti.

9 Mitä mitattavia hyötyjä eri ammattiryhmien käyttäjät ovat saaneet Lifecare Työpöydästä? Kirjattu tieto tulee paremmin asiakkaiden hyödyksi. Etevassa on käytössä on yhtenäiset, kirjatut toimintamallit ja sitä tukeva tietojärjestelmä. Lifecare-työpöytä on vakiinnuttanut tietojen kirjaamista. Kun keskeneräiset kirjaukset näkyvät käyttäjän työpöydällä, muistuttavat ne työntekijää huolehtimaan kirjaukset valmiiksi Tukipyyntöjä vastaanotettiin vähemmän kuin mihin oltiin varauduttu

10 Asiakkaan valinta Helpottunut ja on nopeampaa, koska aiemmin asiakkaan tietoihin on pääsääntöisesti siirrytty osastonhallinnan paikkakartan kautta. Asiakasmäärä yksiköissä on pääsääntöisesti alle 10, jolloin samat asiakkaat ovat valittavissa käyttäjän työpöydän Edelliset potilaat laatalta.

11 Koostesivun tiedot

12 Miten saavutetut hyödyt heijastuvat asiakastyöhön - miten asiakasta voidaan palvella paremmin? Tietoihin siirtymisen nopeutuminen ja tietojen saamisen helpottuminen, jättää enemmän aikaa asiakastyölle Rajoitustoimenpiteiden kirjaaminen helpottunut uuden sovelluksen myötä Asiakasturvallisuuden parantuminen, kun asiakkaan riskitiedot ovat heti näkyvissä asiakkaan koostesivulla

13 Mitkä ovat olleet keskeisimmät haasteet (tukipyynnöt) ensimmäisen toimintavuoden aikana työpöydän osalta? Työmallien muuttaminen niin, että työpöytien hyödyt tulisivat vielä paremmin käyttöön. Eteva otti ensimmäisten joukossa Lifecaren ja ensimmäisenä erityishuoltopiireistä, tästä on aiheutunut ohjelmassa normaalia suurempi virheiden määrä Onko käyttöönoton osalta jotain mitä tekisitte toisin? Vielä enemmän aikaa itse käyttöönotolle Asiakasprosessien kuvaamiseen enemmän aikaa, jotta olisi pystytty kuvaamaan kattavammin ja luotettavammin.

14 Mitä ominaisuuksia työpöydältä vielä odotetaan käytettäväksi? Hoitokertomus laatta Asiakkaalle tehdyt uusimmat kirjaukset laatalla näkyvissä Tietojen hakeminen hoitokertomuksesta helpommaksi Esimerkiksi sanahaku ja haku luokituksen perusteella (pääluokka ja alaluokka) Hoitokertomukseen erityishuoltopiirille sopivampia luokituksia Asiakkaan hoidon ja palvelun suunnittelu kokonaisuus Palvelupäätös laatat Palvelujakso laatat Hoito- ja palvelusuunnitelma laatat

15 Käyttöönoton ja hyötyjen saamisen kulmakiviä: Huolelliset tehtäväkuvauksien määritykset, joista muodostui koko asiakasprosessia tukeva roolikohtainen osaaminen ja roolit. Prosessien mallinnus todella tärkeää. Videoidut koulutusmateriaalit (Tekniikan hyödyntäminen) n. 70% loppukäyttäjistä perehdytettiin ja koulutettiin videoitujen koulutuksien avulla. Näin koulutuksen pystyi katsomaan osissa ja silloin kun yksikön työtilanne sen mahdollistaa. Ei sido kerralla kokoajaksi koulutukseen Hyötykäytössä myös käyttöönoton jälkeen Käyttöönottoon valmistautumiseen meni odotettua enemmän työaikaa, tosin nämä tunnit saatiin takaisin itse käyttöönoton yhteydessä. Suosittelemme panostamaan riittävästi resursseja ennen käyttöönottoa tehtäviin toimiin.