Soveltaen sujuvaan käyttökokemukseen, miten CGI:n mentorointipalvelu käytännössä toimii?

Transkriptio

1 Soveltaen sujuvaan käyttökokemukseen, miten CGI:n mentorointipalvelu käytännössä toimii? Heikki Aatola ja Virpi Pelto , WICT Forum 2014 CGI Group Inc. 2014

2 Miksi mentorointi? Potilastietojärjestelmän rooli on kehittynyt hallinnollisesta työkalusta kohti moniammatillista, alueellisesti palvelevaa tietojen käsittelyvälinettä. Nykypäivän versiot sisältävät lisäksi aiempaa merkittävästi enemmän muokattavuutta, uusia vaihtoehtoisia tapoja toimia sekä kehittyneitä työprosessien tukimahdollisuuksia, jotka edellyttävät, että järjestelmää täytyy paitsi oppia käyttämään myös opettaa ja muokata toimimaan optimaalisesti eri tilanteissa. Järjestelmien kehittymisen myötä myös asiakkaan ja toimittajan välisiä yhteistyötapoja on paikallaan päivittää uusien mahdollisuuksien saamiseksi tehokäyttöön 2

3 Mitä mentorointi on? Mentorointi on asiakkaan ja toimittajan välistä yhteistyötä, jossa yhdistyy asiakkaan toimintaympäristötuntemus toimittajan syvälliseen sovellus- ja soveltamisosaamiseen. Mentorointi auttaa asiakasta: Tiedostamaan ja soveltamaan tietojärjestelmän tarjoamat mahdollisuudet asiakkaan toimintaympäristön näkökulmasta Käyttöönottovaiheen perehdytyksiin Käyttötapasuunnitelmien sparrauksiin, Analysoimaan käyttäjätyytyväisyyden kipupisteitä ja hakemaan niihin ratkaisuja tuomalla CGI:n asiantuntijat mukaan 3 Saamaan täyden hyödyn käytössään olevista tietojärjestelmistä Käyttäjien sitouttamiseen: miksi sovellus on toteutettu juuri tietyllä tavalla Käytön seurantaan mm. käyttöhavainnoinnein

4 Mitä mentorointi ei ole? Konsultointia sen totutussa merkityksessä Mentorointi ei tähtää toiminnan tai omaksuttujen rakenteiden mullistamiseen vaan niiden tukemiseen ja hallittuun kehittämiseen Help desk palvelua / sovellusneuvontaa perinteisessä muodossa Mentorointi ei rajaudu sovelluksen sisältämien toiminnallisuuksien opastukseen, vaan fokusoituu niiden soveltamiseen eri käyttäjäryhmille sekä erilaisiin käyttöympäristöihin ja -tilanteisiin Keino säästää korvaamalla tai ulkoistamalla asiakkaan pääkäyttäjät Mentorointi on tarkoitettu ensisijaisesti asiakkaan pääkäyttäjälle työkaluksi Mentoroinnissa yhdistyy asiakkaan toimintaympäristötuntemus toimittajan syvälliseen sovellus- ja soveltamisosaamiseen Mentoroinnin lopputuloksena toimittaja ei esitä organisaation tekemien linjausten vastaisia konfiguraatio - tai toimintamallimuutoksia 4

5 Milloin mentorointia? Uranuksen mentorointipalvelu sisältää eri toteutusmenetelmiä ja työkaluja kuhunkin version käyttövaiheeseen: 1. Version kehitysvaihe perehdytykset uusista ominaisuuksista pääkäyttäjille ja projektipäälliköille versioesittelyt henkilöstölle 2. Version käyttöönottovaihe käyttötapasuunnitelmien sparraus sovellusperehdytykset ja esittelyt muutoksen läpiviennin tuki: miksi? -> siksi koska 3. Päivittäinen tuotantokäyttö käyttäjähavainnoinnit ja niiden pohjalta toimenpide-esitykset käyttäjätapaamiset / suora yhteyskanava toimittajaan 5

6 Miten mentorointi toteutetuu? Mentorointipalvelun valmistelu, toteutus, raportointi ja seuranta tehdään CGI:n asiantuntijoiden (sekä nykyversion että tulevien versioiden kehittämisen tuntevat, terveydenhuollon toimialatuntemusta omaavat asiantuntijat ja CGI:n asiantuntijalääkärit) ja asiakkaan toiminnan ja sen kehittämisen asiantuntijoiden yhteistyönä. 6

7 Mentorointi käytännössä 1. Asiakasympäristössä on havaittu käytettävyyshaaste 2. Asiakas pyytää tai toimittaja ehdottaa tapaamista tunnistettujen haasteiden ratkaisemiseksi 3. Molemmat osapuolet valmistautuvat tapaamiseen (esim. asiakasympäristössä valmistelun tukena käyttöohjeet, BP kuvaukset, koulutusmateriaalit) 4. Mentorointitapaamiseen osallistuu asiakasympäristön loppukäyttäjiä, tietohallinnon edustajia sekä toimittajan asiantuntijoita 5. Tapaamisessa sovituista konfigurointi -ym.muutoksista kirjataan toimenpidelista ja sovitaan toimenpiteiden vastuutahot 6. Toimenpidelistan tehtävien etenemistä seurataan asiakasympäristön ja toimittajan välisissä seurantapalavereissa 7

8 Kun mietit esimerkiksi... Miten kannattaa ohjeistaa sujuva saneluprosessi? Mitä uutta Uranus 8.4 tuo eri ammattiryhmille? Miten kannattaa hyödyntää Desktopin orientaatioita? Miten saamme tehtyä diabeteksen seurantanäkymän? Kuka kykenisi esittelemään koko version eri ammattiryhmille? Miten hoitotyön kirjaaminen kannattaa tehdä päivystyksessä? Miten kirjaan riskitiedon, jos potilaalla ei ole hoitotapahtumaa? Miten ja missä tilanteissa kannattaa käyttää Potilastiedon arkiston selausta? Mitä vaatimuksia on tuotettaessa arkistointikelpoista potilastietoa? PYYDÄ MEITÄ AVUKSI, ME SPARRAAMME ELI MENTOROIMME! 8

9 Our commitment to you We approach every engagement with one objective in mind: to help clients succeed 9