Toimisto-ohjelma 1/2017

Transkriptio

1 Toimistoohjelma 1/2017 Sisällysluettelo AYY aaltolaisuuden rakentajana... 2 Jaostojen tavoite ja tehtäväkartoitus... 2 Be a game changer... 3 Kansainvälistymisoppaan levittäminen ja kilpailu yhdistyksille... 4 Arabian muutto... 5 AYY:n työyhteisön arvojen määrittely... 6 Järjestörakenteet ja yhdistysohjesäännön päivittäminen... 7 AYY yhteiskunnallisena vaikuttajana... 8 Vaikuttamistavoitteiden määrittely... 8 Kansainvälisten opiskelijoiden sairausvakuutusten tilannekartoitus ja parantaminen... 9 Soponeuvosto Kuntavaalit Sidosryhmäkartoitus AYY:n asunnot opiskelijan kotina Asukasvalinnan uudistaminen Asumispreferenssiprofiiliselvitys Automaatiojärjestelmät (lukitus jne.) Asumisen nettisivujen ja Domon sisällön päivitys Tukevat projektit Opiskelijakeskus Brändityö Yleisten järjestelmien ohjeistukset Sisäiset viestintäjärjestelmät Vaalijärjestelmä Arkiston luettelointijärjestelmä Tilojen laskutusprosessi Maksuliikenne tapahtumissa Valokuvien arkistointi... 27

2 AYY aaltolaisuuden rakentajana Jaostojen tavoite ja tehtäväkartoitus AYY Aaltolaisuuden rakentajana: Jokainen tuntee itsensä aaltolaiseksi Konsta Huuki, jaostojen vastuutyöntekijät, jaostopuheenjohtajat, jaostolaiset Jaostojen toiminta on tärkeä osa ylioppilaskunnan näkyvyyttä, ja siksi on tärkeää, että myös vapaaehtoistoimintaa kuvastaa ylioppilaskunnan suuntaa. Monien jaostojen ja toimikuntien tehtävät ovat epäselvät eikä toiminnalla ole selviä suuntalinjoja. Jaostot ovat omilla tahoillaan kirjanneet toimintansa keskeisimmät tavoitteet sekä keskeisimmät tehtävät ylioppilaskunnan suunnan toteuttamisessa. Kartoituksen perusteella on löydetty päällekkäisyyksiä sekä tunnistettu, mitä ei vielä tehdä, mutta voitaisiin tehdä. Jokaisella jaostolla on selkeästi määritelty tehtävä, joka edistää ylioppilaskunnan suunnan toteutumista. Oletettu kesto: 12kk

3 Be a game changer Aaltolaisuus orientaatioihin Emmi Kosomaa, Pyry Huhtanen, Konsta Huuki, Yrppäjaosto Yliopisto ja yritysyhteistyö Tarkoitus on saada poikkitieteellisyyttä, tai aaltolaisuutta, jo orientaatioihin. Tapahtuman on tarkoitus olla hackathon ensi syksynä aloittaville Aallon kandidaattifukseille. Tapahtumaa lähdetään suunnittelemaan aikalailla nollasta. Tämä on pilottiprojekti, mutta vastaavista projekteista voi ottaa mallia ja tietoa ja taitoa varmasti löytyy tarvittaessa. Yhteistyöyritykset on lyöty lukkoon Viestintä on suunniteltu: miten mainostetaan? Minne? Käytännön asioista paikka ja tarvittavat on tiedossa. Päätapahtuman suurin piirteinen sisältö tiedossa + tutustumistapahtuma o Mikä on koulun vastuulla ja mikä meidän? Itse tapahtuma pidetään orientaatioviikon lauantaina ( ). Tämän yhteydessä olisi tarkoitus järjestää orientaatioviikolla tutustumista ryhmissä, joissa caset lopuksi ratkotaan (esimerkiksi Aalto Partyssä).

4 Kansainvälistymisoppaan levittäminen ja kilpailu yhdistyksille Aaltolaisuuden rakentajana Milla Ovaska, Emmi, järjestösektori Vuonna 2016 tehtiin ABCkansainvälistymisopas yhdistyksille. Vuonna 2017 levitetään oppaan sisältöä yhdistyksille sekä lanseerataan kilpailu yhdistyksille. Kvopas on netissä, kilpailu käynnissä, yhdistyksille on viestitty sekä AYY:n kanavissa että eri kokoonpanoissa (esim. neuvosto). Lopullinen tavoite (ja oletettu kesto): Yhdistykset ovat tietoisia oppaan sisällöstä ja viestintä on onnistunut innostamaan monia yhdistyksiä muuttamaan toimintaansa ja osallistumaan kilpailuun. Kilpailun voittajasta viestitään AYY:n kanavissa ja se luovutetaan juhlallisesti.

5 Arabian muutto AYY aaltolaisuuden rakentajana Katariina Helin, Anna, Petteri (Tokyon EAYkummi) Asenteet Otaniemeen muuttoa varten epäselviä. Loput ARTS:laisista tulee muuttamaan Otaniemeen vuonna Tavataan ARTS:laisia, mm. TOKYO, NUDE, päätetään muuttotapahtumasta Puhutaan roolijaosta Kuormittavuus isompaa loppukeväällä Tietoisuuden lisääminen (infotilaisuudet, muu toimiva tiedonvälitys yhdistyksille) Mietitään miten AYY voisi näkyä StartARTS:ssa AYY auttaa ARTS:n opiskelijajärjestöjä Otaniemeen muuton valmistelussa sekä tilojen löytämisessä. AYY pitää huolta, että tieto tärkeistä muuttoon liittyvistä asioista kulkee Arabiaan. Muuttotapahtuma ARTS:n yhdistyksille varmistetaan tiloja Otaniemestä Tietoisuuden lisääminen (infotilaisuudet, muu toimiva tiedonvälitys yhdistyksille) kesto: 24 kk

6 AYY:n työyhteisön arvojen määrittely AYY aaltolaisuuden rakentajana Johanna Pietiläinen, johtoryhmä Työntekijöiden, hallituksen ja muun työyhteisön jäsenten oletetaan myös osallistuvan arvoprosessiin AYY:llä on olemassa vuonna 2011 määritellyt arvot, mutta niitä ei ole käytännössä käytetty toiminnan ohjaamiseen vuoden 2013 jälkeen. Lisäksi myös organisaation toimintaympäristö on muuttunut ja organisaatio mennyt eteenpäin edellisten arvojen määrittelyn jälkeen. Tästä syystä koko arvoprosessi on syytä käydä kokonaan uudelleen, jotta toiminnanohjaus saadaan uudelle tasolle suhteessa uuteen strategiaan. AYY:n työyhteisöllä on määritellyt arvot ja hyveet, joiden mukaan eri toimiston toimintoja toteutetaan. Lopullinen tavoite on sama kuin osatavoite. Tavoitteena on saada arvoprosessi maaliinsa ensimmäisen toukokuun loppuun mennessä.

7 Järjestörakenteet ja yhdistysohjesäännön päivittäminen AYY aaltolaisuuden rakentajana Ville Myllylä, Ahto, neuvosto, tuottajat Voimassa oleva yhdistysohjesääntö ei sovellu nykyiseen järjestökenttään eikä esimerkiksi kaikilta osin edistä ylioppilaskunnan toimintaa. Yhdistysten keskinäiset suhteet ovat muuttuneet korkeakoulurakenteiden mukana paljon Aallon aikana, mutta ylioppilaskunnan määrittelevä järjestörakenne on pysynyt samana. Toimiston sisäiset tarpeet on pitkälle kartoitettu yhdistysohjesäännön 1. ja 2. luettelon sekä palvelutarjonnan osalta. Kuitenkin erityisasemayhdistyksiä koskevat määräyksien päivittämiseen pitää osallistaa nykyiset erityisasemayhdistykset. Tarkoitus ei ole muuttaa yhdistyksille tarjottavia palveluita. Huomionarvoista on, että vaikutuksia voi olla tilapisteytyksiin, budjetointiin, toimintaavustusperiaatteisiin, jaostorakenteisiin, jne. Aikataulu ja suuret linjat esim. osallistamisesta ovat selvillä. Projekti on osaprojekoitu (ELI TÄMÄ PROJEKTI YKSITTÄISENÄ EI JATKU, vaan pilkkoutuu). Lopullinen tavoite (ja oletettu kesto): Uusi rakenne on sekä yhdistyskentän että ylioppilaskunnan näkökulmasta nykyistä hyödyllisempi. (24kk (6kk mennyt)).

8 AYY yhteiskunnallisena vaikuttajana Vaikuttamistavoitteiden määrittely Vaikuttaminen Petteri Heliste, hallitus, edusektori, vaikuttamisen valiokunta Ylioppilaskunnan vaikuttamistyö tulee olla tavoitteellisempaa, pitkäjänteisempää ja proaktiivisempaa, minkä takia AYY:n edunvalvonnan rakenteita ja prosesseja tulee kehittää. Yksi olennainen kehityskohde on vaikuttamistavoitteiden määrittely: tällä hetkellä edunvalvonnan tavoitteita ei määritellä kootusti missään. Projektin tarkoituksena on määritellä vaatimukset vaikuttamistavoitteiden formaatille ja määritysprosessille, jonka jälkeen muu muassa sidosryhmäkartoituksen avulla voidaan aloittaa ajankohtaisten tavoitteiden määrittely. Tavoitteiden muoto ja määritysprosessi on päätetty o Tehdäänkö esimerkiksi linjapaperi tai Ylioppilaskunnan suunta tyyppinen dokumentti Alustava kartoitus ajankohtaisista vaikuttamistavoitteista on tehty o Ajankohtaiset teemat ja trendit kartoitettu Yliopiston strategia, kunnallispolitiikan kehitys Työstetään yhdessä toimiston, valiokunnan ja muiden sidosryhmien kanssa Muut relevantit projektit (mm. vaikuttamisen vuosikello, sidosryhmäkartoitus) otettu huomioon AYY:lla on selkeät edunvalvonnalliset tavoitteet o Tavoitteet ovat ajankohtaisia ja tukevat päivittäistä edunvalvontatyötä o Tavoitteiden edistymistä seurataan o Tavoitteita pystytään priorisoimaan AYY:lla on ketterä vaikuttamistavoitteiden päivittämisprosessi

9 Kansainvälisten opiskelijoiden sairausvakuutusten tilannekartoitus ja parantaminen AYY Yhteiskunnallisena vaikuttajana Milla Ovaska, Lauri, Emmi Vuonna 2016 Milla selvitti kvopiskelijoiden ongelmia sairausvakuutusten kanssa ja oli yhteydessä yliopistoon, viranomaisiin ja vakuutusyhtiöihin. Vaikuttamistyön tueksi tarvitaan laajempi selvitys kvopiskelijoiden kokemista ongelmista sairausvakuutusten, suomalaisen terveydenhuoltojärjestelmän ja YTHS:n kanssa. Selvitys/kysely on tehty, tulokset on saatu ja analysoitu ja niistä viestiminen on aloitettu. Tavoite nostaa julkiseen keskusteluun kvopiskelijoiden ongelmia sairausvakuutusten kanssa ja laajemmin suomalaisen yhteiskunnan peruspalveluiden saavutettavuudessa. Lukuvuosimaksut nostavat keskustelua kvopiskelijoista, me haluamme näyttää että ei riitä, että tutkinto toimii, myös peruspalveluiden pitää olla saavutettavia. Tukee ja kannustaa SYL:n ja UNIFI:n neuvotteluja viranomaisten ja palveluntarjoajien kanssa. Kesto kevät 2017.

10 Soponeuvosto Vaikuttaminen Annu Komulainen, Lauri Jurvanen, Oskar Niemenoja Sosiaalipolitiikan budjetissa on varaa Soponeuvoston perustamiselle. Projekti edistää ylioppilaskuntien kasvatustehtävää. Soponeuvosto keskittyy sosiaalipoliittisiin aiheisiin kuten opiskelijoiden hyvinvointiin, opiskelukykyyn, kuormitukseen ja jaksamiseen, terveydenhuoltoon, toimeentuloon sekä tasaarvo ja yhdenvertaisuuskysymyksiin. Käsiteltävät aiheet valikoituvat ryhmän jäsenten mukaan, mutta aluksi voidaan rajata pois urheilu sekä tapahtumat pois, sillä ne ovat yhteisöjaosto Aavan hyvin hoitamia. Soponeuvosto on kokoava ja aktivoiva keskusteluelin, joka voi tarvittaessa järjestää tapahtumia ja toimintaa. Kevään 2017 aikana on pidetty vähintään kaksi soponeuvoston tapaamista. Ensimmäisessä neuvostossa on suunniteltu neuvoston tarkoitusta ja vuoden sisältöä yhdessä osallistujien kanssa. Toinen neuvostotapaaminen toteuttaa ensimmäisessä neuvoston tapaamisessa kehitettyä suunnitelmaa. Vuoden päätteeksi soponeuvosto koetaan sekä neuvoston järjestäjien ja siihen osallistujien kesken tarpeellisena ja aidosti vaikuttavana paikkana, jota halutaan jatkaa.

11 Kuntavaalit Vaikuttaminen Vastuuhenkilö: Oskar Niemenoja, Lauri Jurvanen, Annu Komulainen Vapaaehtoinen kuntavaalitiimi, Viestintätiimi, AYY:n kaavoitusvaikuttamisen toimijat, Rahat kampanjointiin Kuntavaaleista tehtiin pohjustavaa työtä 2016, jonka perusteella edustajisto hyväksyi AYY:n kunnallisvaaliohjelman tavoitteet kokouksessaan 7/2016. AYY haluaa strategiansa ja tehtävänsä mukaisesti voimaannuttaa jäsenistönsä äänestämään, asettumaan ehdolle ja osallistumaan poliittiseen keskusteluun. Samalla AYY nostaa esille linjojensa mukaisia tavoitteita, pyrkii sitouttamaan ehdokkaita AYY:n tavoitteisiin sekä pyrkii luomaan mahdollisimman tehokkaita keskusteluyhteyksiä tuleviin kuntapäättäjiin. Vaalien jälkeen AYY pitää yllä yhteyttä uusiin kunnallisvaltuutettuihin.

12 Sidosryhmäkartoitus AYY yhteiskunnallisena vaikuttajana / Arkityö Susanna Koistinen (pääsektorin koordinointi mukana) AYY:n sidosryhmätoiminnan laajuus on kuvattu satunnaisilla tavoilla eri sektoreilla yleensä vain testamentin tai vastaavan dokumentin muodossa. Yhdessä CRMsuunnittelun kanssa sovitaan yhteinen toimintatapa sidosryhmätyön kuvaamiseksi ja sitä kautta kartoitetaan puutteet ja uudet avaukset. CRM on käytössä ja nykyinen sidosryhmätyö on näkyvillä AYY:n sisällä yli sektoreiden.

13 Edustajistovaalit 2017 AYY yhteiskunnallisena vaikuttajana / sääntömääräiset Ilkka Särkiö, Edustajiston puheenjohtajisto Keskusvaalilautakunta, hallintopäällikkö, viestintäsektori Edustajistovaalit kaipaavat isompaa panostusta näkyvyyden, merkityksellisyyden sekä äänestysprosentin kasvattamiseksi. Aikaisemmissa vaaleissa vastuu on ollut lähestulkoon yksinomaan KVL:n sekä hallintopäällikön ja tiedottajan harteilla. Keskusvaalilautakunnan, toimiston ja edustajiston puheenjohtajiston välinen työnjako on selvillä. Suunnitelma vaalikampanjoinnista on valmis ja edustajiston toiminnasta on viestitty näkyvästi jäsenistölle nostamaan edustajiston merkityksellisyyttä. Edustajistoryhmien kanssa on koordinoitu ryhmien vastuusta osana vaalikampanjointia ja ryhmille on tuotu työkaluja oman vaalikampanjoinnin tueksi. Uuden vaalijärjestyksen mukainen äänestysjärjetelmä on tuttu eri osapuolille ja pelisäännöistä erityisesti vaalimainnon suhteen on päästy yhteisymmärrykseen ryhmien ja esimerkiksi Aaltoyliopistokiinteistöjen kanssa. Edustajistovaalit 2017 sujuvat mallikkaasti ja niissä saavutetaan aiempaa korkeampi äänestysprosentti ennenkaikkea vaikuttavamman ja näkyvämmän vaalikampanjoinnin kautta. Ryhmät koordinoivat aktiivisesti kampanjointiaan myös AYY:n kanssa.

14 AYY:n asunnot opiskelijan kotina Asukasvalinnan uudistaminen Halutaan mahdollistaa enemmän yhteisöllistä asumista, hakemusten pisteytyksen tarkastaminen, asumisen ohjesäännön päivittäminen Kirsi Veijola, Saila M, Esa, Onni ja Saila N Nykyinen pisteytys ei mahdollista esimerkiksi porukalla soluun hakemista, palveleeko nykyinen pisteytys hakijoita Asumisen ohjesääntö ei ole ajan tasalla Domoon ja nykyisiin käytäntöihin nähden. Ollaan kartoitettu miten pisteytystä pitäisi muuttaa, että tavoitteet olisivat mahdollisia Ollaan kirjattu nykyisen asumisen ohjesäännön ongelmakohdat ja ehdotukset niiden korjaamiseksi. Lopullinen tavoite (ja oletettu kesto): Pisteytyksen muuttaminen Ehdotus asumisen ohjesäännön päivittämiseksi

15 Asumistuen muutoksiin valmistautuminen Asunnot Palvelupäällikkö Riitu Nuutinen, asuntosihteeri Kirsi Veijola ja edunvalvontaasiantuntija Annu Komulainen toimivat projektin vetäjinä. Korkeakouluopiskelijat siirtyvät opintotuen asumislisästä yleisen asumistuen piiriin alkaen. Tuki tulee opiskelijoille haettavaksi kuitenkin jo toukokuussa. Yleinen asumistuki on tarkoitettu pienituloisille. Tuen määrään vaikuttaa ruokakunnan koko, asunnon sijaintikunta ja bruttokuukausitulojen yhteismäärä. Tämä muutos aiheuttaa haasteita opiskelijoillemme ja näin ollen erityisesti myös asuntotoimistolle. Yleinen asumistuki on ruokakuntakohtainen, mikä aiheuttaa haasteita erityisesti vuokrasopimusten suhteen. Huomioon otettavaa: AYY:n edustajisto on esittänyt ponnen: Edustajiston kokouksessa 13/2016 Kiviluoma esitti Lintilän kannattamana seuraavaa pontta: Suomen eduskunnan tuoreen päätöksen mukaisesti opiskelijat siirtyvät yleisen asumistuen piiriin Päätös on tuoreeltaan aiheuttanut runsaasti keskustelua ja epätietoisuutta myös AYY:n opiskelijoiden keskuudessa. Lisäksi päätös luonnollisesti muuttaa merkittävästi asumistuen myöntämisperusteita. Erityisesti yhteisellä vuokrasopimuksella kimppakämpässä asuvien tilanne tulee yleiseen asumistukeen siirryttäessä olemaan kestämätön. Tämän ponnen hyväksyessään edustajisto velvoittaa hallituksen selvittämään seuraavat asiat: 1) Yleisen asumistuen myöntämisen perusteiden erot verrattuna nykyiseen tilanteeseen. 2) Tarvittavat opiskelijaasuntoja tarjoavien tahojen toimenpiteet, joilla yleiseen asumistukeen siirtymisen negatiiviset vaikutukset voidaan minimoida ja positiiviset maksimoida. 3) Toimenpiteiden käyttöönoton mahdollisuudet sekä AYY:ssa että muiden opiskelijaasuntojen tarjoajien, kuten HOAS:n, keskuudessa. Edustajisto hyväksyi ponnen. Esitys: Hallitus päätti esittää edustajistolle, että se merkitsee tiedoksi alla olevan hallituksen vastauksen ponteen: Hallitus jatkaa vastauksen ja toimenpiteiden valmistelua ja palaa siihen kevään aikana. Viesti ajankohtaisesti muutoksen toteutumisesta Kelan ja SYL:n tiedotusta hyödyntäen. Luoda tarvittavat toimenpiteet, joilla AYY:n asuntotoiminnassa huomioidaan asumistukeen siirtymisen vaikutukset, mm. Vuokrasopimusten suhteen.

16 Asumispreferenssiprofiiliselvitys AYYn asunnot opiskelijan kotina Vastuuhenkilö: Onni Lampi Budjetti selvityksen toteuttamiseen (monta vaihtoehtoa) AYYllä on tuhansia jäseniä, joita tarjotut asuntopalvelut eivät kiinnosta. AYY on kuitenkin rakentamassa uutta asuntokantaa voimakkaalla painolla, sekä korjaamassa vanhoja taloja. Tässä prosessissa kokonaisvaltainen tieto jäsenistön asumispreferensseistä on kullan arvoista Selvitys siitä, millaisissa asunnoissa jäsenet haluisivat asua on käynnissä. AYYllä on selvää, millaista asuntokantaa kannattaa tai ei kannata hankkia ja rakentaa. Arvioitu kesto 12kk

17 Automaatiojärjestelmät (lukitus jne.) AYY:n asunnot opiskelijan kotina Hannes Helminen, IT, jäsenpalvelut Lukkoliike, automaatiotoimittaja ja liike, Trinet, sähköliike AYY:n tilojen joustava käyttö on nykyisellään kankeaa. Sähköisten järjestelmien kehittäminen ja rakennusautomaatiojärjestelmien parantaminen ja niiden tehokas käyttö helpottaa AYY:n jäsenten toimimista mm. kertavuokrattavissa tiloissa sekä saunoissa. Sähköisten järjestelmien avulla henkilöresursseja pystytään kohdentamaan muihin tehtäviin. Kartoitetaan tilat ja rakennetaan tarvittava infra (sähköistys, tietoliikenneyhteydet). Tilojen käyttö hoituu vaivattomasti sähköisten järjestelmien avulla. Arvio kestosta 24kk.

18 Asumisen nettisivujen ja Domon sisällön päivitys AYY:n asumisen brändi, selkeämpää viestintää asiakkaille Saila Nojonen, asuntotiimi AYY:n asumisen nettisivuilla on vanhentunutta, väärää ja epäselvää tietoa. Tämä aiheuttaa ylimääräistä työtä asiakaspalvelussa ja antaa huonon kuvan AYY:n asumisesta. Ensisijaisen tärkeää on päivittää hakuohjeet vastaamaan Domoaikakautta, sillä asuntoja hakiessaan hakija kuittaa lukeneensa ja ymmärtäneensä nettisivuilla olevat hakuohjeet. Hakuohjeet tekevät selkeän jaon siitä, mitkä kohdat hakuprosessissa ovat hakijan ja mitkä asuntotoimiston vastuulla. Lisäksi tiedon pitää olla yhtenevää kaikilla kolmella kielellä, kun nykytilanteessa kaikki tieto ei edes ole saatavilla kaikilla kielillä. Domossa olevien ohjeiden ja sen lähettämien sähköpostien sisältö ei ole asuntotoimistolle täysin selvä, joten on syytä käydä materiaali yhdessä läpi ja selkiyttää sitä. Domosta puuttuu myös vielä joidenkin asuntojen pohjapiirustuksia, ja monet kuvista ovat epäselviä ja toisinaan jopa vääriä. Ollaan käyty läpi sisällön ongelmakohdat ja kirjoitettu uudet versiot lähetettäväksi kääntäjille. Lisäksi ollaan tarkistettu Domon oma ohjeistus ja sähköpostiviestit, jotta ne ovat mahdollisimman selkeitä ja yhteneviä nettisivujen kanssa. Kartoitettu Domosta puuttuvat pohjapiirustukset ja tarve paremmille kuville. Domossa ja asumisen nettisivuilla pelkästään oikeaa ja selkeää tietoa asioinnin helpottamiseksi. Arvioitu kesto 46 kk.

19 Tukevat projektit Opiskelijakeskus Kiinteistökehitys Onni Lampi, Pyry, Joona, KYn ja TFn vastaavat. Yliopiston, mahdollinen suunnittelija Aallon maksama arkkitehtikilpailu on ratkennut ja julkista näillä näppäimillä. AYY on mukana valmistelemassa hanketta, mutta ei ole sitoutunut vielä osallistumaan omalla pääomallaan. Edustajisto on tehnyt päätöksen siitä, jatketaanko hankkeessa ja jos jatketaan niin miten. On tehty selvitystä siitä, miten hanke etenisi ja valmisteltu kaavoitukseen vaikuttamista. Jäsenistö on tietoinen projektin kulusta ja luonteesta. Opiskelijakeskuksen suunnittelija ja kaavoitus on valmis / selvillä. Arvioitu kesto 24kk

20 Brändityö Kaikkiin, erityisesti viestintä Noora Vänttinen, brändityöryhmä, brändikoordinaattori Rahaa ilmeen uudistamiseen ja materiaalien uusimiseen. Vuoden 2016 strategiaprosessien ja toiminnan suunnittelun myötä on muodostunut tarve luoda AYY:lle brändi, joka yhdenmukaistaa organisaation työskentelyä ja saa ylioppilaskunnan näyttämään sekä kuulostamaan yhtenäiseltä. AYY:n brändityö on projektina vuoden 2017 toimintasuunnitelmassa. Toukokuun edustajistoon on tarkoitus tuoda selvitys AYY:n brändin tilasta. Selvitystä varten on tehty tutkimusta, jonka pohjalta on kiteytetty AYY:n brändin perusta, ydinarvot. Tämän lisäksi selvityksestä käy ilmi vaihtoehtoja tulevaksi visioksi, strategiaksi sekä identiteetiksi, joiden pohjalta on muodostettu erilaisia toimintatapoja siitä kuinka haluttuun tulokseen päästään. Selvityksestä käy myös ilmi mihin kaikkeen brändiuudistus ulotetaan ja osaa uudistuksesta on saatettu jo aloittaa. Brändityöryhmän tavoite on suunnitella AYY:lle brändi. Prosessin aikana työryhmä tulee pohtimaan muun muassa, miten AYY:n piirissä nykyään toimivat brändit ovat luonteva osa AYY:n kokonaisbrändiä ja miten asuntotoiminnan brändi yhdistyy ylioppilaskunnan brändiin. Brändityössä pohditaan ylioppilaskunnan tone of voice, ydinviestit sekä visuaaliseen ilmeen yhtenäistämistä ja uudistusta. Työryhmä huolehtii myös brändin käyttöönotosta ja jalkauttamisesta toimiston väelle. AYY:lla on selkeä ja yhtenäinen brändi, jonka toimijat ja opiskelijat tunnistavat. Brändilaunch lukuvuoden avajaisten yhteydessä ja jalkautus syksyn aikana uusille opiskelijoille.

21 Yleisten järjestelmien ohjeistukset Tietohallinto Jukka Karvonen, Ahto Harmo, AD Eri järjestelmien käyttöohjeistus on hajanaista, niiden säilytyspaikat ovat vaihtelevia ja ohjeistuksen muoto on usein pitkän listamainen, jota kukaan ei jaksa lukea. Osasta järjestelmiä puuttuu ohjeistus kokonaan ja useista on useita, osin ristiriitaisia versiota. (Hallinnollisella) ohjeistuksella on yksi paikka, johon kaikki ohjeistus keskitetään. Luettelo asioista, joihin ohjeistusta tarvitaan o Luetteloiduille ohjeille on nimetyt vastuuhenkilöt, jotka vastaavat ohjeen koostamisesta ja myöhemmin sen ajanmukaisuudesta ja päivityksestä Meillä on muutamia ohjeistuksia, joita voidaan käyttää mallina uusien luomiseen o Tavoitteena selkeä ja helposti ymmärrettävä ohje o Ohjeellinen mitta on yksi A4 (ei vain tekstiä, vaan havainnollisia kuvia jne). Kaikista aikaisemmin luetteloiduista, ohjeistusta tarvitsevista asioista on luotu ohjeistukset. Brändityön valmistuttua mukautetaan ohjeistukset brändin mukaiseksi (mahdolliset tekstityypit jne.)

22 Sisäiset viestintäjärjestelmät Tietohallinto Jukka Karvonen, Ahto Harmo, Niko Ferm, Noora Vänttinen, johtoryhmä Mahdollisesti hankittavat järjestelmät Tietoa säilötään AYY:llä hajanaisiin paikkoihin ja muoto sekä logiikka ovat eri sektorien omalla vastuulla. Selkeä ohjeistus minkä tyylistä tietoa mihinkin tallennetaan ja mitä tietojärjestelmiä tai sisäisiä viestintäkanavia AYY:llä on käytössä. Kenellä on pääsy mihinkin tietoon joko luku tai muokkausmuodossa.

23 Vaalijärjestelmä Edustajistovaalit Jukka Karvonen, viestintä Vaalijärjestelmän auditoinnin toteuttaminen Aikaisemmin käytössä ollut sähköinen vaalijärjestelmä (WebVoter) ei enää toimi nykyisin ylläpidettyjen taustajärjestelmien kanssa, eikä sitä voida luotettavasti enää käyttää. ITsektorin vuonna 2016 tekemän arvion mukaan on kevyempi prosessi luoda uusi järjestelmä AYY:n nykyisin käyttämien ohjelmistoalustojen päälle kuin päivittää nykyinen. Vaihtoehtona on selvitetty myös muita olemassa olevia järjestelmiä, joiden soveltuvuus AYY:n vaalijärjestyksen vaatimuksiin on selvitettävä. AYY:llä on edustajistovaalien sähköisen äänestyksen toteuttamiseen toimiva järjestelmä, joko olemassa olevasta avoimen koodin järjestelmästä muokattuna tai itse toteutettuna. Järjestelmä on (tarvittaessa) läpäissyt ulkopuolisen auditoinnin ja sitä on testikäytettyä pienemmässä mittakaavassa ennen syksyn 2017 edustajistovaaleja.

24 Arkiston luettelointijärjestelmä Tietohallinto Tiina Metso, Jukka Karvonen Investointikulu Arkistolla ei ole selkeää luetteloa arkiston sisältämistä asioista, vaan tieto on hajaantunut eri Excellistojen ja korttien välille tai keskitettyä tietoa ei ole ollenkaan. Merkittävästä osasta asioita puuttuu myös metatietoja. Excelluetteloinnissa on tällä hetkellä n esinettä, kokonaisuudessaan ilman sähköistä luettelointia on kymmeniä tuhansia esineitä, valokuvia ym. sekä neljän ylioppilaskunnan hallintoarkistot. Lisäksi parin kymmenen yhdistyksen deponointikokoelmissa on pari sataa hyllymetriä vaihtelevaa materiaalia. Luettelointijärjestelmää on selvitetty vaihtelevalla intensiteetillä vuodesta 2012 asti, mm. Uusi Seelantilaista Vernonia, vapaata koodia olevaa CollectionSpacea ja Museoviraston Muskettia. Jälkimmäinen vaikutti lupaavimmalta, mutta Museovirastolla oli juuri alkanut projekti uuteen järjestelmään siirtymiseksi ja he suosittivat odottamaan sitä. Järjestelmäksi on valikoinut MuseumPlusRIA, jonka pilotointi on ohi ja järjestelmää ollaan ottamassa laajemmin käyttöön. Riippuen käyttöönoton laajuudesta on alustava kustannus n (alv0) sekä vuosikulu (alv0). Tarvittava laajuus käyttöönotosta on selvitetty ja investointipäätös tehty. Järjestelmä on käytössä ja uusi arkistoon saapuva materiaali kirjataan suoraan sinne. Vanhojen materiaalien kirjaaminen on vuosien prosessi.

25 Tilojen laskutusprosessi Talous ja hallinto Reija Väätäinen, Johanna Pietiläinen, Riitu Nuutinen, Arja Ripatti, Karita Norström, Jukka Karvonen Tilojen laskutusprosessi kaipaa yhtenäistämistä ja virtaviivaistamista. Tavoite on, että projekti on valmis 4 kuukauden jälkeen siltä osin, että toiminnot on yhtenäistetty, netvisorista saatu paras mahdollinen hyöty ja ainakin on arvioitu mitä muita välineitä voidaan käyttää kertavuokrattavien tilojen maksatuksessa. Tavoite on arvioida myös perintää liittyen ko vuokriin. Lopullinen tavoite (ja oletettu kesto):

26 Maksuliikenne tapahtumissa Talous & Hallinto Tarja Toivanen ja tiimissä Arja Haverinen. Konsultoitavina palvelupiste, tapahtumien järjestäjät, Reija ja kvsektori. Käteisen rahan käyttö tapahtumissa on työlästä ja riskialtista. Maksupäätteiden käyttöä tulee lisätä. Käytössä olevat maksupäätteet kartoitetaan. osatavoitteena tapahtumia järjestävien vapaaehtoisten perehdyttäminen maksupäätteen käyttöön jo alkuvuodesta 2017 (Gravitaation lipunmyyntiä varten) lopullisena tavoitteena suunnata tapahtumien maksuliikennettä yhä enemmän maksupäätemaksuihin ja lisätä ohjeistusta eri toimijoille. Mahdollisesti vaihdetaan maksupäätteitä uudenaikaisempiin laitteisiin (lähimaksumahdollisuus). Tutkitaan myös mahdollisuutta integroida maksupäätetapahtumat Netvisoriin. Projekti painottuu huhtitoukokuulle ja tavoitteena on, että projekti on valmis elokuussa.

27 Valokuvien arkistointi Talous ja hallinto Tiina Metso ja Ahto Jukka ja tiedottaja Hallitsematon määrä tunnistamattomia kuvia, joista puuttuu kontekstitiedot ja käyttöluvat. Kuvien määrä kasvaa jatkuvasti. Lisäksi kuvat painottuvat pelkkiin tapahtumiin ja juhliin, kun arki jää ikuistamatta. Tapahtumien kuvaajilla ja järjestäjillä on selkeä käsitys siitä, mitä ja miten kuvataan sekä mitkä tiedot on talletettava kuvista. Tuottajat sekä jaostojen tapahtumavastaavat on perehdytetty ohjeista samoin muu toimisto.

28 Edustajistovaalit 2017 AYY yhteiskunnallisena vaikuttajana / sääntömääräiset Ilkka Särkiö, Edustajiston puheenjohtajisto Keskusvaalilautakunta, Johanna Pietiläinen, viestintäsektori Edustajistovaalit kaipaavat isompaa panostusta näkyvyyden, merkityksellisyyden sekä äänestysprosentin kasvattamiseksi. Aikaisemmissa vaaleissa vastuu on ollut lähestulkoon yksinomaan KVL:n sekä hallintopäällikön ja tiedottajan harteilla. Keskusvaalilautakunnan, toimiston ja edustajiston puheenjohtajiston välinen työnjako on selvillä. Suunnitelma vaalikampanjoinnista on valmis ja edustajiston toiminnasta on viestitty näkyvästi jäsenistölle nostamaan edustajiston merkityksellisyyttä. Edustajistoryhmien kanssa on koordinoitu ryhmien vastuusta osana vaalikampanjointia ja ryhmille on tuotu työkaluja oman vaalikampanjoinnin tueksi. Uuden vaalijärjestyksen mukainen äänestysjärjetelmä on tuttu eri osapuolille ja pelisäännöistä erityisesti vaalimainnon suhteen on päästy yhteisymmärrykseen ryhmien ja esimerkiksi Aaltoyliopistokiinteistöjen kanssa. Edustajistovaalit 2017 sujuvat mallikkaasti ja niissä saavutetaan aiempaa korkeampi äänestysprosentti ennenkaikkea vaikuttavamman ja näkyvämmän vaalikampanjoinnin kautta. Ryhmät koordinoivat aktiivisesti kampanjointiaan myös AYY:n kanssa.