KehitysPlus menetelmä

Transkriptio

1 KehitysPlus menetelmä Organisaation kehitystoiminnan arviointi Työkirja ryhmäarviointeihin Taru Hakanen, VTT Liiketoiminta ja teknologian johtaminen Timo Liukko, Ibaco Solutions Oy

2 JOHDANTO MENETELMÄN KÄYTTÖÖN KehitysPlus on yksinkertainen ja tehokas menetelmä henkilöstön näkemysten kartoittamiseksi ja henkilöstön saamiseksi mukaan kehittämiseen. Menetelmän avulla käydään läpi tuloksellisen kehitystoiminnan elementtejä ja lisätään eri henkilöstöryhmien välistä vuorovaikutusta. Menetelmällä kartoitetaan yhdessä henkilöstön kanssa pienryhmissä näkemyksiä organisaation nykytilasta, tavoitetilasta, kehitysmahdollisuuksista, kehitystoiminnan organisoinnista ja sisällöstä sekä tarvittavista resursseista ja osaamisesta. Eri pienryhmien näkemyksistä kootaan yhteenvetona henkilöstön kokonaisnäkemys. Menetelmän avulla saadaan yleiskuva organisaation kehitystoimintaan liittyvistä vahvuuksista ja kehitystarpeista. Kartoituksen tuloksena määritetään jatkotoimenpiteet ja suunnitellaan niiden käytännön toteutus. KehitysPlus menetelmä kytkeytyy vahvasti kehityssyklin alkuvaiheisiin, kuten oheisessa kuvassa esitetään. VAKIINNUTTAMINEN Kehitysedellytysten luominen ja toimenpiteet Tavoitteiden ja tulosten kommunikointi Muutoksen ohjaus ja arviointi Jatkuva kehittäminen TAVOITTEET Muutoksen tarpeen luominen ja tavoitekuva KehitysPlus TOTEUT US Ryhmien perustaminen ja työskentely SUUNNITTELU Toteutussuunnitelmat, työskentelytavat ja ohjaus Kuva. KehitysPlus menetelmä kehityssyklissä. Menetelmän hyötyjä yrityksille ja muille organisaatioille ovat seuraavat: auttaa parantamaan kehitystoiminnan edellytyksiä tuottaa kattavan yleiskuvan organisaation kehittämisen halusta, mahdollisuuksista ja valmiuksista saadaan henkilöstö mukaan kehittämään kokoaa yhteen näkemyksiä ja konkreettisia kehittämisideoita

3 nopea ja yksinkertainen toteuttaa tuottaa selkeät tulokset henkilöstölle ja johdolle. toimii lähtökohtana jatkotoimenpiteille. Menetelmä on suunniteltu erityisesti pk yritysten kehitystoimintaan, mutta muutkin yritykset ja organisaatiot voivat käyttää sitä kehitystoiminnan tukena. Menetelmän soveltamisessa kannattaa käyttää lähestymistavan tuntevaa asiantuntijaa, joka suunnittelee prosessin yhdessä yrityksen kanssa, ohjaa työkokouksia ja laatii yhteenvetoraportin. Menetelmän mukainen arviointiprosessi on mahdollista toteuttaa myös ilman ulkopuolista asiantuntijaa, yrityksen sisältä tulevan henkilön ohjaamana. Ryhmäarviointien ohjaajan tai vastuuhenkilön tehtävät ovat: esitietojen kerääminen ja valmistelukysymysten valinta suunnittelukokouksen järjestäminen ryhmäarviointitilaisuuksien etenemisen ohjaus työkirjan tehtävien mukaisesti yhteenvedon tekeminen yhteenvedon ja sen pohjalta sovittavien jatkokehitystoimien esittely henkilöstölle jatkotoimenpiteiden tarkempi suunnittelu ja organisointi henkilöstön kanssa. Tähän työkirjaan on koottu menetelmän käyttöön liittyvä keskeinen aineisto ohjeineen ja lomakkeineen. Lisäksi menetelmään ja sen periaatteita esittelevään aineistoon sekä kehitystoiminnan pikatestiin voi tutustua www osoitteessa Sieltä saa myös tietoa menetelmän tuntevista asiantuntijoista ja esimerkkejä organisaatioista, jotka ovat soveltaneet KehitysPlusmenetelmää kehitystoiminnassaan.

4 ARVIOINNIN TOTEUTUS KehitysPlus arviointiprosessin päävaiheet ja niiden toteutus ovat seuraavat: Vaihe 1. Arvioinnin suunnittelu Arvioinnin suunnitteluvaiheessa pidettävässä kokouksessa johdon ja henkilöstön edustajat tarkentavat yhdessä vastuuhenkilöt, tavoitteet, tarkastelujen kohteet, avainkysymykset, esittelymateriaalin, osallistuvat henkilöstöryhmät sekä raportoinnin ja seurannan. Suunnittelukokoukseen varataan aikaa noin tunti. Vaihe 2. Ryhmäarviointi Tilaisuuden aluksi käydään läpi yrityskohtaisesti valittavat, jäljempänä työkirjassa esitettävät arvioinnin valmistelukysymykset. Valmistelukysymyksillä hankitaan taustatietoa yrityksestä, orientoidaan osallistujia tilaisuuden aihepiiriin ja avataan keskustelua. Ryhmäarvioinnissa käsitellään seitsemän kehitystoimintaa kuvaavaa avainkohtaa: 1. Visio ja tavoitteet 2. Kasvu ja kehittymismahdollisuudet 3. Kasvu ja kehityshakuisuus 4. Kehityssuunnitelmat 5. Kehitystyön resurssit ja osaaminen 6. Kehitystyön organisointi ja ohjaus 7. Kehitystoiminnan edellytykset ja tuki. Avainkohdat sisältävät väittämiä, joita arvioidaan ensin yksinään ja sitten ryhmässä keskustellen. Jokaisessa avainkohdassa kukin osallistuja merkitsee plussan kahdesta kolmeen kohtaan, joiden kokee toteutuvan hyvin organisaatiossaan. Samoin merkitään miinuksella 2 3 kohtaa, joissa koetaan olevan eniten kehittämistarpeita. Yksittäiset arviot kootaan ryhmäkeskustelussa kokonaisarvioksi yrityksen tilanteesta ja kehitystarpeista. Tulokset siirretään kustakin arvioitavasta avainkohdasta yhteenvetolomakkeeseen. Jos ryhmiä on useita, yhteenvetotaulukkoon voidaan koota kaikkien ryhmien tulokset. Suositeltava ryhmien koko on noin 4 7 henkilöä. Useimmiten on eduksi, että eri henkilöstöryhmien tai osastojen edustajia sekoitetaan eri ryhmiin, jolloin jokaiseen ryhmään saadaan paljon erilaisia näkemyksiä ja mielipiteitä. Ryhmätapaamisiin kannattaa varata aikaa 1,5 3 tuntia ryhmää kohti.

5 Vaihe 3. Yhteenveto ja raportointi Liitteenä olevien lomakkeiden avulla tulokset on mahdollista dokumentoida keskeisiltä osin jo työkokousten aikana. Lisäksi on suositeltavaa koota tulokset raportiksi, jossa esitellään ryhmäarviointien yhteenveto ja sen pohjalta sovittavat jatkotoimenpiteet. Yhteenveto ja jatkosuunnitelmat olisi hyvä viestiä koko henkilöstölle ja johdolle. Tulosten perusteella organisoidaan esiin tulleet kehitysajatukset konkreettisiksi jatkotoimenpiteiksi, joille on määritetty tavoitteet, resurssit, vastuuhenkilöt, osallistuva organisaatio, toteutustapa, aikataulu ja seuranta. Vaihe 4. Toimenpiteiden totutus ja seuranta Arvioinnin tuottamia jatkotoimenpiteitä toteutetaan ja seurataan yrityksessä henkilöstön ja johdon yhdessä sopimalla tavalla. KehitysPlus voi toimia esimerkiksi pohjana pidemmälle kehityshankkeelle, jossa toimenpiteitä viedään käytännössä eteenpäin.

6 RYHMÄARVIOINNIN ESI JA TAUSTATIEDOT Seuraavat tiedot kootaan suunnittelukokouksessa ennen varsinaisia ryhmäarviointeja. 1. Yrityksen perustiedot Yrityksen nimi: Yhteyshenkilö: Yhteystiedot: Toimiala: Henkilöstön määrä: 2. Ryhmäarviointien suunnittelu Suunnittelukokouksen ajankohta: Suunnittelukokouksen osallistujat: Ryhmäarviointien tavoite: Kohteena koko yritys/tulosyksikkö/osasto: Projektivastaava / ryhmäarviointien ohjaaja: Ulkopuolinen asiantuntija (tarvittaessa):

7 Ryhmäarviointien ryhmäjako ja aikataulu Ryhmä 1, osallistujat: Arviointitapaamisen ajankohta: Ryhmä 2, osallistujat: Arviointitapaamisen ajankohta: Ryhmä 3, osallistujat: Arviointitapaamisen ajankohta: Yhteenvedon esittely ja jatkotoimenpiteistä sopiminen henkilöstön kanssa (tilaisuudet ja aikataulu): Muuta huomioon otettavaa:

8 3. Arvioinnin valmistelukysymykset Seuraavasta kysymyslistasta valitaan yrityskohtaisesti tyypillisesti yhteensä noin 3 5 kysymystä, joilla aloitetaan ryhmäkohtaiset arviointitilaisuudet. Kysymyksillä on tarkoitus valmistautua ja orientoitua ryhmäarviointien aiheisiin ennen varsinaisia arviointikohtia. Kysymykset annetaan ryhmän pohdittavaksi ja keskusteltavaksi ja niistä voidaan koostaa ryhmäkohtainen yhteenveto. Tavoitteet ja odotukset: Mitkä ovat mielestäsi tavoitteet ja omat odotuksesi ryhmäarvioinnille? Tausta ja nykytila: Miten kiteyttäisit yrityksen strategian ja tavoitteet? Ovatko ne ajan tasalla ja riittävän selkeät? Miten laadulliset ja määrälliset kehitystavoitteet on saavutettu viimeisen kolmen vuoden aikana? Minkälaiset kehitysprojektit tai toimenpiteet ovat onnistuneet hyvin viimeisen kolmen vuoden aikana, ja minkälaisissa asioissa on ollut selkeitä haasteita? Miten tiiviisti henkilöstö osallistuu yrityksen kehittämiseen? Hyviä esimerkkejä? Kehityskohteita?

9 Miten henkilöstöä tuetaan ja kannustetaan kehittämään? Hyviä esimerkkejä? Kehityskohteita? Muuta, mitä? Tulevaisuus: Millainen on visio yrityksen toiminnasta 3 5 vuoden päästä? Miten asiakkaat ja markkinat ovat muuttumassa? Mitkä ovat yrityksen vahvuudet, joilla pärjätään tulevaisuudessa? Mitkä ovat yrityksen pullonkaulat ja heikkoudet? Yrityksen keskeiset kehityskohteet, lyhyellä ja pidemmällä 3 5 vuoden tähtäimellä?

10 Mitkä ovat osallistujien omat odotukset toiminnan kehittämiselle? Neuvot ja evästykset johdolle, miten parantaa tuloksellista kehitystoimintaa? Muuta, mitä?

11 RYHMÄARVIOINTILOMAKKEET Seuraavilla sivuilla on seitsemän ryhmäarviointilomaketta, joiden avulla arvioidaan oman yrityksen kehitystoimintaa. Kussakin avainkohdassa on väittämiä, joita arvioidaan ensin yksin ja sitten ryhmässä keskustellen. Ryhmän yhteinen kokonaisarvio ja kommentit kustakin kohdasta kootaan lopussa olevaan yhteenvetotaulukkoon.

12 1. VISIO JA TAVOITTEET Onko meillä selkeä suunta, johon haluamme mennä? +/ Väittämät 1.1 Meillä on kiinnostava visio, jota tavoittelemme pitkällä aikavälillä. 1.2 Visiomme ja tavoitteemme ovat selkeitä ja ymmärrettäviä. 1.3 Olemme keskustelleet tavoitteista yhdessä. 1.4 Tavoitteet eivät tunnu muuttuvan jatkuvasti. 1.5 Tavoitteet vaikuttavat mahdollisilta saavuttaa. 1.6 Tiedämme, mitä tavoitteet tarkoittavat oman ja tiimin toiminnan kannalta. 1.7 Käytännön toimintamme vastaa tavoitteita. 1.8 Seuraamme tavoitteiden onnistumista. Tehtävä 1.1 Merkitse listaan (+) kahdesta kolmeen kohtaa, jotka toteutuvat hyvin yrityksessä. Merkitse listaan ( ) kahdesta kolmeen kohtaa, joissa on parannettavaa. Arvioi edellä olevan pohjalta, miten väittämät kokonaisuudessaan kuvaavat yritystä (ympyröi sopiva vaihtoehto): 1. eivät kuvaa, paljon parannettavaa 2. kuvaavat vain vähän, melko paljon parannettavaa 3. kuvaavat jonkin verran, jonkin verran parannettavaa 4. kuvaavat hyvin, vain hieman parannettavaa Tehtävä 1.2 Miten asioita voisi kehittää?

13 2. KASVU JA KEHITTYMISMAHDOLLISUUDET Olemmeko parempia kuin muut? Onko meidän mahdollista menestyä markkinoilla? +/ Väittämät 2.1 Tunnemme markkinat, joilla toimimme. 2.2 Markkinoillamme on mahdollista kasvaa. 2.3 Tiedämme asiakkaidemme tarpeet ja odotukset. 2.4 Tiedämme vahvuutemme ja heikkoutemme kilpailijoihin nähden. 2.5 Olemme uskottava toimija. 2.6 Tuotteissamme ja palveluissamme on hyviä kehitysmahdollisuuksia. 2.7 Meidän on mahdollista kehittää toimintaamme vielä monella tapaa. 2.8 Meillä on hyviä yhteistyökumppaneita, joiden kanssa tehty yhteistyö parantaa mahdollisuuksiamme kehittyä. Tehtävä 2.1 Merkitse listaan (+) kahdesta kolmeen kohtaa, jotka toteutuvat hyvin yrityksessä. Merkitse listaan ( ) kahdesta kolmeen kohtaa, joissa on parannettavaa. Arvioi edellä olevan pohjalta, miten väittämät kokonaisuudessaan kuvaavat yritystä (ympyröi sopiva vaihtoehto): 1. eivät kuvaa, paljon parannettavaa 2. kuvaavat vain vähän, melko paljon parannettavaa 3. kuvaavat jonkin verran, jonkin verran parannettavaa 4. kuvaavat hyvin, vain hieman parannettavaa Tehtävä 2.2 Miten asioita voisi kehittää?

14 3. KASVU JA KEHITYSHAKUISUUS Onko meillä kaikki hyvin, koska näin on aina ennenkin tehty? +/ Väittämät 3.1 Kasvu on yksi tärkeä tavoitteemme. 3.2 Meille on selvää, mistä pyrimme hakemaan kasvua ja miten. 3.3 Etsimme uusia liiketoimintamahdollisuuksia. 3.4 Haluamme jotain parempaa kuin nykyinen toiminta. 3.5 Haemme aktiivisesti kehityskohteita. 3.6 Olemme halukkaita kokeilemaan uusia tapoja tehdä asioita. 3.7 Hyväksymme kehityksen ja muutokset toiminnassamme. 3.8 Koemme, että kehittämisestä on yrityksellemme käytännön hyötyä. Tehtävä 3.1 Merkitse listaan (+) kahdesta kolmeen kohtaa, jotka toteutuvat hyvin yrityksessä. Merkitse listaan ( ) kahdesta kolmeen kohtaa, joissa on parannettavaa. Arvioi edellä olevan pohjalta, miten väittämät kokonaisuudessaan kuvaavat yritystä (ympyröi sopiva vaihtoehto): 1. eivät kuvaa, paljon parannettavaa 2. kuvaavat vain vähän, melko paljon parannettavaa 3. kuvaavat jonkin verran, jonkin verran parannettavaa 4. kuvaavat hyvin, vain hieman parannettavaa Tehtävä 3.2 Miten asioita voisi kehittää?

15 4. KEHITYSSUUNNITELMAT Pitäisikö ensin miettiä hetki ja sitten vasta tehdä? +/ Väittämät 4.1 Kehitystoimintamme on suunnitelmallista. 4.2 Suunnitelmat tukevat yrityksemme tavoitteita. 4.3 Teemme tai teetämme tarvittaessa tarkempia analyysejä kehitystyön kohdentamiseksi. 4.4 Keskitymme valikoituihin hankkeisiin. 4.5 Kehitysprojektimme ovat selkeitä kokonaisuuksia. 4.6 Teemme kirjallisia kehitys /projektisuunnitelmia. 4.7 Suunnitelmissamme on selkeät osatehtävät, vastuut ja aikataulut. 4.8 Suunnitelmamme ovat realistisia (tavoitteet, aikataulut, resurssit jne.). Tehtävä 4.1 Merkitse listaan (+) kahdesta kolmeen kohtaa, jotka toteutuvat hyvin yrityksessä. Merkitse listaan ( ) kahdesta kolmeen kohtaa, joissa on parannettavaa. Arvioi edellä olevan pohjalta, miten väittämät kokonaisuudessaan kuvaavat yritystä (ympyröi sopiva vaihtoehto): 1. eivät kuvaa, paljon parannettavaa 2. kuvaavat vain vähän, melko paljon parannettavaa 3. kuvaavat jonkin verran, jonkin verran parannettavaa 4. kuvaavat hyvin, vain hieman parannettavaa Tehtävä 4.2 Miten asioita voisi kehittää?

16 5. KEHITYSTYÖN RESURSSIT JA OSAAMINEN Onko meillä aikaa ja osaamista kehittää? +/ Väittämät 5.1 Meillä on projekti ja tiimityöosaamista. 5.2 Meillä on riittävät resurssit kehittämiseen. 5.3 Meillä on mahdollisuus irrottautua päivittäistehtävistä kehitystyöhön. 5.4 Hyödynnämme kehitystyössä henkilöstön erilaisia osaamisia. 5.5 Kehitystyössä on mukana henkilöitä, jotka tuntevat laajemmin yrityksen toiminnan. 5.6 Toteutamme kehitysprojekteja tuloksellisena tiimityönä. 5.7 Meidän on mahdollista osallistua koulutuksiin tarvittaessa. 5.8 Hankimme tarvittaessa yrityksen ulkopuolista tukea kehittämiseen. Tehtävä 5.1 Merkitse listaan (+) kahdesta kolmeen kohtaa, jotka toteutuvat hyvin yrityksessä. Merkitse listaan ( ) kahdesta kolmeen kohtaa, joissa on parannettavaa. Arvioi edellä olevan pohjalta, miten väittämät kokonaisuudessaan kuvaavat yritystä (ympyröi sopiva vaihtoehto): 1. eivät kuvaa, paljon parannettavaa 2. kuvaavat vain vähän, melko paljon parannettavaa 3. kuvaavat jonkin verran, jonkin verran parannettavaa 4. kuvaavat hyvin, vain hieman parannettavaa Tehtävä 5.2 Miten asioita voisi kehittää?

17 6. KEHITYSTYÖN ORGANISOINTI JA OHJAUS Kuka tätä laivaa ohjaa ja keiden pitäisi olla mukana? +/ Väittämät 6.1 Kehitysprojekteilla on vastuuhenkilö, joka vastaa projektin läpiviennistä. 6.2 Kokoamme kokoonpanoiltaan sopivia kehitysryhmiä viemään eri kehitystyötä eteenpäin. 6.3 Hyödynnämme kehitystyössä sopivia menetelmiä ja työkaluja (esim. projektinhallinta). 6.4 Etenemme kehitystyössä systemaattisesti vaiheesta toiseen. 6.5 Seuraamme kehityshankkeiden etenemistä (esim. katselmukset) ja reagoimme poikkeamiin. 6.6 Vedämme kehitysprojektien tulokset yhteen. 6.7 Pyrimme oppimaan projektien kokemuksista ja tuloksista. 6.8 Levitämme parhaat kehitysideat ja käytännöt laajasti työpaikallamme. Tehtävä 6.1 Merkitse listaan (+) kahdesta kolmeen kohtaa, jotka toteutuvat hyvin yrityksessä. Merkitse listaan ( ) kahdesta kolmeen kohtaa, joissa on parannettavaa. Arvioi edellä olevan pohjalta, miten väittämät kokonaisuudessaan kuvaavat yritystä (ympyröi sopiva vaihtoehto): 1. eivät kuvaa, paljon parannettavaa 2. kuvaavat vain vähän, melko paljon parannettavaa 3. kuvaavat jonkin verran, jonkin verran parannettavaa 4. kuvaavat hyvin, vain hieman parannettavaa Tehtävä 6.2 Miten asioita voisi kehittää?

18 7. KEHITYSTOIMINNAN EDELLYTYKSET JA TUKI Onko meillä kehitysmyönteinen henki? +/ Väittämät 7.1 Esimiestemme asenne ja toiminta edistävät kehitysmyönteisyyttä. 7.2 Meillä on positiivinen asenne muutoksia ja uutta kohtaan. 7.3 Haluamme osallistua kehittämiseen ja päästä vaikuttamaan meitä koskeviin asioihin. 7.4 Meillä on mahdollista tuoda esiin kehitysideoita ja kyseenalaistaa nykyisiä toimintatapoja. 7.5 Jalostamme hyviä kehitysideoita yhdessä eteenpäin. 7.6 Jaamme vastuuta kehittämisestä organisaatiossa. 7.7 Edistämme eri henkilöstöryhmien välistä vuorovaikutusta kehitystyössä. 7.8 Olemme valmiit tekemään töitä yhteisten tavoitteiden eteen. Tehtävä 7.1 Merkitse listaan (+) kahdesta kolmeen kohtaa, jotka toteutuvat hyvin yrityksessä. Merkitse listaan ( ) kahdesta kolmeen kohtaa, joissa on parannettavaa. Arvioi edellä olevan pohjalta, miten väittämät kokonaisuudessaan kuvaavat yritystä (ympyröi sopiva vaihtoehto): 1. eivät kuvaa, paljon parannettavaa 2. kuvaavat vain vähän, melko paljon parannettavaa 3. kuvaavat jonkin verran, jonkin verran parannettavaa 4. kuvaavat hyvin, vain hieman parannettavaa Tehtävä 7.2 Miten asioita voisi kehittää?

19 YHTEENVETO ARVIOINNIN TULOKSISTA Taulukkoon kootaan ryhmien antamat kokonaisarviot asteikolla 1 4, keskustelussa esiin tulleet keskeiset kommentit ja kehitysehdotukset. Kehitystoiminnan alueet Ryhmä 1 Ryhmä 2 Ryhmä 3 Keskiarvo Kommentit ja kehitysehdotukset 1. Visiot ja tavoitteet 2. Kasvu ja kehittymismahdollisuudet 3. Kasvu ja kehityshakuisuus 4. Kehityssuunnitelmat 5. Kehitystoiminnan resurssit ja osaaminen 6. Kehitystoiminnan organisointi ja ohjaus 7. Kehitystoiminnan edellytykset ja tuki Keskiarvo

20 YHTEENVETORAPORTTI Seuraaviin taulukoihin kootaan koko arvioinnin yksittäisistä kohdista ne, jotka ovat saaneet yhteensä eniten plussia (vahvuudet) tai miinuksia (heikkoudet). TOP 10 VAHVUUDET Kehitystoiminnan alue/ otsikko Plussia/ kpl

21 BOT 10 HEIKKOUDET Kehitystoiminnan alue/ otsikko Miinuksia/ kpl

22 JATKOTOIMENPITEET Seuraavaan taulukkoon kootaan toteutettavat toimenpiteet, kirjataan vastuuhenkilöt ja aikataulu. Toimenpide Vastuuhenkilö(t) Aikataulu