PANKKIYHTEYS. Käyttäjän ohje Copyright OY SAMLINK AB

Transkriptio

1 PANKKIYHTEYS Käyttäjän ohje

2 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 2 (19) Sisällysluettelo Sisällysluettelo 1 Pankkiyhteys Tiliotepalvelu Lähtevät maksut Saapuvat viitemaksut (ent. Konekielinen tapahtumaluettelo) Suoraveloitus Verkkolasku, Finvoice-välityspalvelu E-laskupalvelu... 17

3 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 3 (19) 1 Käyttäjän ohje 1 Pankkiyhteys Asiakkaan tunnistus Pankkiyhteys on linjasiirtoon perustuva palvelukokonaisuus, jonka avulla asiakas omaa tai palvelukeskuksen laitteistoa käyttäen hoitaa sekä koti- että ulkomaisten laskujen ja palkkojen maksun, korttimaksujen välityksen sekä saatavien perinnän joko viitteellisillä tilisiirroilla, suoraveloituksena tai Finvoice-muotoisina verkkolaskuina. Linjasiirtopalveluna voi myös noutaa tiliotteet pankista sekä tehdä pankkitilin saldo- ja tapahtumakyselyjä sekä tosiaikaisia tilisiirtoja asiakkaan omien tilien välillä. Linjasiirtona voi myös lähettää ja noutaa Finvoice-muotoisia verkkolaskuja. Lisäksi tarjolla ovat ajantasaiset valuuttakurssit. Pankkiyhteyspalvelujen käyttö perustuu joko Patu- tunnistautumiseen ja aineistojen suojaukseen (linjasiirto) tai WebServices palvelukanavan käyttöön. Oy Samlink Ab tarjoaa pankkiyhteyspalvelut Aktia Pankki Oyj:n, Säästöpankkien ja POP Pankkien asiakkaille. Palvelujen käytöstä asiakas sopii oman tilipankkinsa kanssa. Pankkilinja Asiakas tunnistetaan linjatunnuksesta ja siihen liittyvistä PATU-avaimista. PATUsiirtoavaimet toimitetaan asiakkaalle kahdessa suljetussa kuoressa. Ensimmäisen avainkuoren asiakas saa pankistaan tehdessään sopimuksen linjasiirron käytöstä. Kuoren päälle pankki merkitsee kohdistintiedoksi linjatunnuksen kolme viimeistä numeroa muodossa Linjatunnus kokonaisuudessaan on merkitty linjasiirron liittymisilmoitukselle. Avainkuoren päälle merkitään pankissa myös sukupolvinumero. Ensimmäinen sukupolvi on aina nolla (0). Toinen PATU-avainkuori postitetaan asiakkaalle Oy Samlink Ab:stä sen jälkeen, kun pankkiyhteyssopimus on astunut voimaan. Myös toisen kuoren päällä näkyy sama kohdistintieto ja sukupolvinumero kuin ensimmäisenkin kuoren päällä. Kumpikin avainkuori on numeroitu samalla P-alkuisella tunnuksella. Kohdistintiedolla ja P-tunnuksella yhdistetään ensimmäinen ja toinen kuori toisiinsa. Saatuaan molemmat PATU-avainkuoret asiakas voi ottaa pankkiyhteysohjelman käyttöönsä. Ohjelmaan tallennetaan linjatunnus kokonaisuudessaan, esim Linjatunnuksen eteen tallennetaan 9991, mikäli tämä kiinteä lähettäjätunnuksen alkuosa ei ole vakiona ohjelmassa. Oy Samlink Ab:n vastaanottajatunnus on Sekä lähettäjä- että vastaanottajatunnuksen tarkenne on tyhjää. Asiakkaan lähettämät aineistot suojataan PATU-aineistosuojauksella. PATUsuojauksesta sovitaan aineistokohtaisesti pankin kanssa. Web Services palvelukanava

4 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 4 (19) 1 Käyttäjän ohje Asiakas tunnistetaan WS-tunnuksesta ja siihen liittyvästä varmenteesta. Varmenteen noutoon tarvittavan kertakäyttösalasanan asiakas saa kahdessa osassa. Ensimmäisen osan asiakas saa pankistaan tehdessään sopimuksen Web Services -yhteyden käytöstä. Toisen osan asiakas saa kirjeessä. Kuoren päälle pankki merkitsee WS yhteyssopimukselta kohdistintiedon, jolla saapunut kirje voidaan kohdistaa sopimukseen. Mikäli asiakkaalla on sovellus, joka tukee sähköistä varmenteen käsittelyä, kertakäyttösalasanalla vahvistetaan varmenteen nouto WS palvelukanavassa. Muussa tapauksessa asiakkaan varmennepyyntö ja pankin muodostama julkinen avain kuljetetaan salatulla sähköpostilla. Asiakas käyttää varmennetta, tai pikemminkin sen kuvaamaa salaista ja julkista avainta, aineiston ja sen lähetyksen allekirjoittamiseen ja pankki asiakkaan tunnistamiseen. Allekirjoituksesta pankki voi todentaa, että aineiston on allekirjoituksellaan hyväksynyt taho, jolla on oikeus kyseisen varmenteen ja vastaavan palvelun käyttöön. Samalla todennetaan, että aineistoa ei ole muunnettu sen allekirjoittamisen jälkeen. Varmenne on voimassa kaksi vuotta, jonka jälkeen se täytyy uusia. Varmenne mitätöidään pankissa, jos asiakas epäilee yksityisen avaimensa joutuneen vääriin käsiin, tai haluaa muista syistä mitätöidä varmenteensa. Mitätöinnin jälkeen uusi varmenne on tarvittaessa tilattava pankista. Mitätöinnin pyyntö on asiakkaan vastuulla, samaten uuden varmenteen tilaus, mikä edellyttää sopimuksen uusimista pankissa. Sopimuksen lopettaminen sulkee varmenteen eikä sitä voi ottaa uudelleen käyttöön. Palveluajat Pankkiyhteys on käytettävissä kaikkina viikonpäivinä ympäri vuorokauden. Oy Samlink Ab pidättää oikeuden palvelukeskeytyksiin, jotka johtuvat huolto- ja muutostöistä tai muista Oy Samlink Ab:stä riippumattomista satunnaisista katkoista. Katkot ovat yleensä lyhyitä ja niistä pyritään, mikäli mahdollista, ilmoittamaan etukäteen. Asiakas voi lähettää ja hakea aineistoja haluamanaan ajankohtana, mutta eri palveluissa noudatetaan jäljempänä annettuja palvelukohtaisia aikatauluja. Saldo- ja tapahtumakysely ja tilisiirrot omien tilien välillä Palvelut ovat tosiaikaisia ja käytettävissä kaikkina viikonpäivinä ympäri vuorokauden. Valuuttakurssit

5 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 5 (19) 1 Käyttäjän ohje Valuuttakurssit ylläpidetään kolme kertaa päivässä klo 9.30, ja mennessä. Asiakkaan vastuut ja velvollisuudet Yhteydet Pakettiverkot (X.25) Asiakas vastaa pankille annettujen tietojen oikeellisuudesta. Asiakas vastaa omien työntekijöidensä tai käyttämiensä kolmansien osapuolten aiheuttamista vahingoista. Asiakas vastaa myös vahingoista, jotka aiheutuvat käytettäessä palveluja sopimuksen ja ohjeiden vastaisesti. Asiakkaan tulee säilyttää PATU-avaimensa siten, että ulkopuolinen ei saa niitä käyttöönsä. Samlinkin vastaanottojärjestelmän Pankkilinjan yhteysnumerot ovat samat kaikille konekielisille palveluille. Käytössä ovat seuraavat yhteystavat/numerot. Pakettiverkkojen kautta PAD-linjayhteys edellyttää asiakkaalta asynkronista modeemia. Datapak Valintainen puhelinyhteys X.28-PAD-yhteyden suorat numerot ovat nopeudella 2400 bps nopeudella bps ja X.25 liittymätunnus on Liittymätunnus on sama myös silloin kun asiakkaalla on kiinteä X.25 yhteys. Asynkroninen soittosarja * modeemisarja V.34 nopeudella bps (09) FTP tiedostosiirrot (TCP/IP) IP-osoite LanLink-verkossa on IP-osoite DataNet-verkossa on

6 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 6 (19) 1 Käyttäjän ohje Portteina käytetään standardiportteja (21 ja 20). Yhteysliikenteen avaamiseksi tulee asiakkaan tehdä yhdysliikennesopimus palveluntarjoajan ja Oy Samlink Ab:n kanssa. Avoin Internetyhteys Aineiston siirrossa avoimen Internetverkon yli on aina käytettävä PATUturvajärjestelmää (esittäytyminen ja suojaus), joka suojaa siirrettävän aineiston muuttamiselta. Koska PATU-turvajärjestelmä ei salaa aineistoa, voi se avoimessa verkossa joutua ulkopuolisten nähtäväksi. Avoimen Internetyhteyden IP-osoite on bankline.samlink.fi (tai ) Portteina käytetään standardiportteja (21 ja 20). Eräsiirron VPN-yhteys Eräsiirtopalvelun VPN-yhteys on toteutettu Secgo Crypto IP ohjelmistolla. Ohjelmisto salaa kaiken IP-liikenteen pankin VPN-laitteen ja asiakkaan työaseman välillä. Asiakkaan tunnistus pankin eräsiirtopalvelussa tapahtuu pankin antaman linjasiirtotunnuksen ja esittäytymissanoman perusteella. VPN-yhteyden IP-osoite on bankline.samlink.fi (tai ). Passiivinen siirtotapa tulee olla käytössä. Ohjeet Secgo Crypto IP ohjelmiston asennusta ja konfigurointia varten saat osoitteesta: Web Services -yhteyden osoite Aktia Pankki Oyj Tiedostojen siirto: Varmennepalvelu: POP Pankit ja Säästöpankit Tiedostojen siirto: Varmennepalvelu: Yhteys on aina SSL-suojattu.

7 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 7 (19) 2 Käyttäjän ohje 2 Tiliotepalvelu Tiliotepalvelu tarkoittaa palvelua, jossa kirjanpitovelvollinen saa maksutapahtumatiedot yksilöityinä eräsiirtotiliotteella. Tiliotepalvelu perustuu Kirjanpitolautakunnan lausuntoon no 1114/1990, jossa todetaan, että tiliotteella olevat tiedot tapahtumasta ovat riittävät. Riittävät yksilöintitiedot ovat tapahtuman arkistointitunnus, välitystapa, maksajan/saajan nimitiedot sekä tapahtumalle annettu viestitieto. Eräsiirtotiliotteen lisäksi asiakas voi saada pankistaan tiliotteen myös verkkotiliotteena tai paperilla. Eräsiirtotiliotteen voi noutaa joko linjasiirtona tai WS-palvelukanavasta pankin kanssa tehdyn sopimuksen perusteella. Eräsiirtotiliotteen muoto on joko suomalainen KTOmuoto tai XML-muoto. Vastuut Pankki vastaa tilioteaineiston keräämisestä, paperitiliotteen toimittamisesta ja eräsiirtotiliotteen asettamisesta asiakkaan saataville. Pankki arkistoi oman tosite- ja muun kirjanpitoaineistonsa siten, että tarvittaessa voidaan saada asiakkaan kirjanpitoa ja sen tarkastamista varten jäljennös alkuperäistositteesta ja/tai asiakkaalle toimitetusta tiliotteesta. Asiakkaan vastuulla on maksuun liittyvien tositteiden ja muiden selvitysten käsittely ja säilytys. Kirjanpitovelvollisen asiakkaan vastuulla on myös pankin toimittaman tilioteaineiston ja muun maksuihin liittyvän kirjanpitoaineiston käsittely kirjanpidossaan hyvän kirjanpitotavan mukaisesti. Kirjanpitoaineistoa ovat tiliote ja pankista kaikki tiliotteen lisäksi toimitetut maksutositteet sekä maksuihin ja saataviin liittyvät osto- ja myyntilaskut ja muut selvitykset. Kirjanpitoaineisto on säilytettävä kirjanpitomääräysten mukaisesti. Asiakkaan vastuulla on eräsiirtotiliotteen noutaminen, sen tulostaminen ja arkistointi. Asiakkaan tulee järjestää pankkitoimintonsa, laskujen käsittelynsä ja kirjanpitonsa siten, että sisäinen tarkkailujärjestelmä ehkäisee virheet. Aikataulu Eräsiirtotiliote on mahdollista saada päivittäin, viikoittain, kaksi kertaa kuukaudessa tai kerran kuukaudessa. Tiliote toimitetaan niiltä pankkipäiviltä, joilla on tapahtumia. Mikäli jonain päivänä ei ole tilitapahtumia, asiakas saa linjasiirron virheilmoituksen Tapahtumatiedosto puuttuu. Eräsiirtotiliote muodostetaan aina pankkipäivinä. Tiliote on noudettavissa muodostamispäivää seuraavana päivänä.

8 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 8 (19) 3 Käyttäjän ohje Noutamattomia tiliotteita säilytetään Oy Samlink Ab:n laitteistolla 40 pankkipäivää. Haettu aineisto säilyy niin, että uudelleen haku on mahdollista vielä seuraavana pankkipäivänä. Asiakkaalla on mahdollisuus saada uusintatiliote kahden kuukauden kuluessa tiliotteen muodostamispäivästä lukien. Uusintatiliote pyydetään omasta tilipankista. 3 Lähtevät maksut Lähtevät maksut palvelu on XML-pohjainen yritysten laskujen maksamiseen tarkoitettu palvelu. Palvelussa maksaja toimittaa maksutiedot konekielisinä XML-muodossa pankkiinsa, joka välittää maksut saajien tileille. Maksaja muodostaa maksutiedoston ostoreskontrassaan tai syöttää maksut yksitellen pankkiyhteysohjelmaan. Maksuaineisto lähetetään pankkiyhteysohjelmalla pankin käsittelyyn käyttäen joko linajsiirtoa tai WSpalvelukanavaa. Maksuaianeistossa voi olla sekä SEPA-alueelle meneviä tilisiirtoja että eri valuutoissa olevia ulkomaan maksuja. SEPA-alueelle menevät tilisiirrot ovat aina euromääräisiä. Sekä maksajan että saajan tilinumero annetaan IBAN-muodossa. Maksajan ja saajan pankki yksilöidään pankin BIC-koodilla. Maksaja vastaa aina antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Maksuaineisto perustuu ISO maksustandardiin. SEPA-alueelle maksettava tilisiirto voi olla luonteeltaan palkka tai muu toistuvaissuoritus. Tällöin lähetettävä maksuaineisto yksilöidään SALA Category Purpose -koodilla. Maksupäivä Aikataulu Maksaja antaa aineistossaan maksupäivän, jonka mukaan koko laskuerä menee maksuun. Maksu voi tapahtua vain pankkipäivänä. Jos annettu maksupäivä on muu kuin pankkipäivä (esim. lauantai), maksuerä menee maksuun seuraavana pankkipäivänä. Myöhässä maksamisen aiheuttamista seurauksista vastaa maksaja. Maksuaineistoa voi lähettää kaikkina viikonpäivinä ympäri vuorokauden. Lähetys samalla eränumerolla on mahdollista päivän aikana vain kerran. Lähetettyjä aineistoja käsitellään pankin järjestelmissä useita kertoja päivän aikana. Aineiston lähetystä koskevat seuraavat aikataulut: Maksueriä voi lähettää pankkiin 120 päivää ennen maksupäivää. Maksupäivänä klo mennessä lähetetyt maksut tulevat samalle päivälle maksetuiksi Palkka- tai muita toistuvaissuoritusmaksuja (SALA-aineisto) maksettaessa on huomioitava, että maksuaineisto käsitellään tilisiirtoina. Aineistossa annetaan eräpäivä, jolloin maksujen kate veloitetaan maksajan tililtä. Maksut kirjataan saajien tileille seuraavana pankkipäivänä. Palkanmaksajan on siis huomioitava aineistoa muodostaessaan, että aineistossa annetaan veloituksen päivämäärä, joka on oltava pankkipäivä ja se on ajoitettava siten, että sitä seuraava pankkipäivä on varsinainen palkanmaksupäivä.

9 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 9 (19) 3 Käyttäjän ohje Lähtevät maksut aineistosta annetaan erittely eräsiirtotiliotteella, jos maksaja on tilipankkinsa kanssa näin sopinut. SALA-aineistosta ei kuitenkaan anneta erittelyä. Ulkomaan maksut yksilöidään kukin yksitellen maksajan tiliotteella. Hylätystä maksuaineistosta annetaan XML-muotoinen virhepalaute aineiston lähettäjälle. Hakematon virhepalaute säilyy Oy Samlink Ab:n laitteistolla 40 pankkipäivää. Haettu aineisto säilyy niin, että uudelleen haku on mahdollista vielä seuraavana pankkipäivänä. Kate Maksajan tililtä veloitetaan maksuerän yhteissumma. Maksupäivänä on tilillä oltava veloitushetkellä kate koko maksuerälle. Veloitusyrityksiä tehdään useita päivän aikana. Mikäli maksajan tilillä ei ole katetta maksupäivän viimeisessä veloitusyrityksessä, kaikki katteettomiksi jääneet erät hylätään. Maksun peruuttaminen Verojen ja lainojen maksu Jos maksaja haluaa peruuttaa lähettämänsä maksuerän, maksajan on oltava yhteydessä Oy Samlink Ab:n Maksuliikeselvittelyyn. Peruutuspyyntö on aina tehtävä kirjallisena. Jos maksuerä ei ole vielä mennyt Oy Samlink Ab:ssä maksuun, se on peruutettavissa. Maksuerästä ei voida peruuttaa yksittäistä maksua, vaan peruutus tehdään aina koko erälle. Verohallituksen ohjeistuksen mukaan oma-aloitteisten verojen maksussa on aina käytettävä maksulomakkeen mukaista viestiä. Muiden verojen maksussa käytetään aina viitettä. Lainojen maksaminen konekielisesti on muutoin sallittua paitsi, jos kyseessä on vekseli- tai valuuttaluotto. XML-muotoinen pikasiirto Maksaja voi lähettää linjasiirtona XML-muotoisia pikasiirtoja. Pikasiirrossa voi olla viite tai kaksi riviä viestitietoa. XML-muotoisia pikasiirtoja voi lähettää pankkipäivinä klo Käsittelyajan ulkopuolella tehdyt pikasiirrot hylätään. XML-pikasiirrot eivät ole reaaliaikaisia, vaan niitä käsitellään vain tasatunnein. Tästä johtuen pikasiirrot menevät saajille eri nopeudella.

10 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 10 (19) 4 Käyttäjän ohje Muihin pankkiryhmiin suoritukset välitetään kateveloituksen jälkeen, ja saajan pankki kirjaa suorituksen saajan tilille oman käytäntönsä mukaisesti. 4 Saapuvat viitemaksut (ent. Konekielinen tapahtumaluettelo) Viitenumero Saapuvat viitemaksut -palvelu perustuu viitenumeron käyttöön laskutuksessa. Viitenumerojärjestelmä on kehitetty helpottamaan saatavien käsittelyä maksunsaajalla. Laskuttava yritys saa pankistaan tiedot saapuneista maksuista konekielisessä muodossa. Reskontran päivitys suoraan näillä tiedoilla on vaivatonta ja saatavien valvonta nopeutuu. Laskuttaja voi tarvittaessa saada tiedot saapuneista suorituksista myös listalla. Myös maksajalle on viitteen käytöstä etua, sillä se mahdollistaa maksun nopean ja varman käsittelyn maksunsaajalla. Kun asiakas käyttää suoraveloitusta tai verkkolaskua, myös nämä maksut sisältyvät Saapuvat viitemaksut -luetteloon. Saapuvat viitemaksut aineiston voi noutaa joko linjasiirtona tai WS-palvelukanavasta. Laskuttaja yksilöi saatavansa viitenumerolla. Viite saa olla enintään 20 numeroa pitkä. Viimeinen numero on aina tarkiste. Viite on tulostettava sille varattuun kenttään tilisiirtolomakkeelle ja myös laskulle. Viitenumero voidaan esittää myös viivakoodissa. Viivakoodin käyttöönotosta on sovittava pankin kanssa, koska se on ennen käyttöönottoa testautettava Finanssialan Keskusliitossa. Viivakoodin sisään on viitteen lisäksi koodattu saajan tilinumero, laskun rahamäärä ja eräpäivä. Laskuttaja voi vapaasti muodostaa viitenumeron laskutussovelluksessaan esim. asiakasja laskunumerosta. Viitenumerojärjestelmää käyttävällä laskuttajalla ei välttämättä tarvitse olla laskutuseikä myyntireskontraohjelmia. Viitenumerot voidaan tilata esipainatettuina lasku- ja tilisiirtolomakkeisiin. Viitenumero on tällöin vain tarkisteellinen juokseva numerosarja. Tilisiirtolomake

11 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 11 (19) 4 Käyttäjän ohje Hyvitys laskuttajan tilille Tulosteet Aikataulu Viitenumerojärjestelmän maksulomake on nimeltään tilisiirto. Laskuttaja tulostaa laskun ja tilisiirtolomakkeen joko samalle lomakkeelle tai molemmat omina lomakkeinaan. Tilisiirtolomakkeita voi sekä tilata että esipainattaa tilipankin kautta. Laskuttajan tilinumerot tulostetaan lomakkeelle sekä kansallisessa muodossa sekä IBAN-muodossa. Laskuttajan pankki ilmaistaan pankin BIC-koodilla. Viitteellisinä tulleet maksut hyvitetään laskuttajan tilille päivittäin yhteisvientinä. Pankki muodostaa laskuttajalle maksuista Saapuvat viitemaksut -luettelon. Luettelolla maksut on lajiteltu laskuttajan pankkitileittäin ja kirjauspäivittäin viitenumeron mukaan nousevaan järjestykseen. Nämä tiedot laskuttaja päivittää omaan myyntireskontraansa, joka tunnistaa maksajan ja laskun viitteen avulla. Tiedosto voi sisältää usealle maksunsaajalle ja tilille tulleita maksuja esimerkiksi sellaisessa tilanteessa, että eri laskuttajat käyttävät samaa atk-palvelutaloa. Jos laskuttajalla ei ole valmiuksia vastaanottaa konekielistä tiedostoa, pankki tulostaa laskuttajalle Saapuvat viitemaksut paperille. Tällöin tämä pankin tulostama lista on laskuttajalle kirjanpidon tosite. Saapuvat viitemaksut -luettelo muodostetaan laskuttajalle sovitulla tulostustiheydellä, josta käytetään ilmaisua purkupäivä. Jos sovittu purkupäivä ei ole pankkipäivä, muuntuu se edelliseksi pankkipäiväksi. Tulostustiheydeksi eli purkupäiväksi voi valita 'joka päivä' tai määräaikaisen purkuajankohdan, jolloin purkupäiviä voi olla enintään kolme, esim. maanantaisin, torstaisin ja kuukauden viimeinen päivä. Saapuvat viitemaksut on linjasiirtona noudettavissa purkupäivän jälkeisenä päivänä. Pankki ja asiakas sopivat paperilistan toimittamisesta. Se postitetaan suoraan asiakkaalle tai tilipankin välityksellä. Saapuvat viitemaksut on haettava purkupäivän päivämäärällä. Esimerkiksi, kun purkupäivä on perjantai ja asiakas hakee tiedoston seuraavana maanantaina, haku on tehtävä perjantain päivämäärällä. Tiedostot ovat haettavissa myös ns. yleisellä hakumenettelyllä, jolloin asiakas saa kaikki hakemattomat tiedostot kerralla. Hakematon aineisto säilyy Oy Samlink Ab:n laitteistolla 40 pankkipäivää. Haettu aineisto säilyy niin, että uudelleen haku on mahdollista vielä seuraavana pankkipäivänä.

12 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 12 (19) 5 Käyttäjän ohje 5 Suoraveloitus Suoraveloitus perustuu laskuttavan yrityksen ja pankin väliseen sopimukseen. Maksaja antaa pankkinsa välityksellä laskuttavalle yritykselle valtuutuksen, joka oikeuttaa laskuttajaa lähettämään pankin tietojenkäsittelyyn maksajan kanssa sovitut laskut. Pankki veloittaa laskuttajalta saamillaan tiedoilla laskujen määrän maksajien tileiltä ja siirtää varat laskuttajan tilille. Laskuttaja lähettää suoraveloituspyyntöaineiston linjasiirtona pankin käsittelyyn. Aikataulu Laskuttaja voi lähettää veloituspyyntöaineistoja linjasiirtona kaikkina viikonpäivinä ympäri vuorokauden. Tapahtuman eräpäivä saa olla enintään 60 kalenteripäivää eteenpäin aineiston toimituspäivästä. Laskuttaja vastaa veloitusaineiston oikeellisuudesta. Suoraveloituksessa noudatetaan seuraavaa aikataulua: Tehtävä Aikataulu 1 Ennakkoilmoitus laskuttajalta maksajalle Normaalin käytännön mukaisesti 8 päivää ennen eräpäivää, ellei muuta ole sovittu 2a Veloitusaineisto laskuttajalta jakajapankille Vähintään 4 pankkipäivää ennen eräpäivää 2b Veloitusaineisto tilipankille Vähintään 2 pankkipäivää ennen eräpäivää 3 Laskuttajan suorittama peruutus pankkiin Vähintään 2 pankkipäivää ennen eräpäivää 4 Maksajan suorittama veloittamattoman maksun peruutus 5 Veloitus maksajan tililtä 6 Hyvitys laskuttajan tilille 7 Palauteaineisto laskuttajalle Ennakkoilmoitus Laskuttajalle vähintään 4 pankkipäivää ennen eräpäivää tai pankkiin ennen eräpäivää Eräpäivänä tai katekiertoa käytettäessä eräpäivänä ja kahtena sitä seuraavana pankkipäivänä Veloituspäivänä, jos maksajan tili on säästöpankissa tai paikallisosuuspankissa. Veloituspäivää seuraavana pankkipäivänä, jos maksajan tili on toisessa pankkiryhmässä. Sovitun toimitusjakson mukaisesti, aikaisintaan eräpäivää seuraavana päivänä linjasiirtona

13 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 13 (19) 5 Käyttäjän ohje Laskuttaja toimittaa ennakkoilmoituksen veloituksesta maksajalle joko laskutusjaksoittain tai esimerkiksi kerran vuodessa, jos tulevien veloitusten summat ovat tiedossa. Maksatus Katekierto Veloituspyyntöaineistoa käsitellään Oy Samlink Ab:ssä eräpäivänä kaksi kertaa. Ensimmäisen kerran aineisto on käsittelyssä eräpäivän aamuna. Mikäli aamuveloitusajossa jokin veloituspyyntö epäonnistuu katteen puuttumisen vuoksi, veloitusta yritetään uudelleen eräpäivän iltana. Laskuttaja voi sopia tilipankkinsa kanssa katekierrosta, jolloin veloitusta yritetään eräpäivän lisäksi kahtena seuraavana pankkipäivänä. Katteettomaksi jäänyttä veloituspyyntöä yritetään velkoa kaikkiaan kuusi kertaa. Laskuttaja on velvollinen tiedottamaan katekierrosta omille maksajilleen. Peruutukset ja korjaukset ennen eräpäivää Laskuttaja voi lähettää aiemmin lähettyä veloituspyyntöaineistoa koskevan korjauksen. Korjaus tehdään konekielisenä ja aina ns. bruttoperiaatteella, eli peruutetaan alkuperäinen tapahtuma ja annetaan uusi korjattu tapahtuma. Peruutustapahtuman tulee olla tietueen järjestysnumeroa lukuun ottamatta samanlainen kuin alkuperäinen tapahtuma ja oikaisutapahtuman tunnus on 1. Maksaja voi peruuttaa ennakkoilmoituksessa ilmoitetun maksun suoraan laskuttajalle viimeistään neljä pankkipäivää ennen eräpäivää tai tilipankkiinsa ennen eräpäivää. Eräpäivän jälkeiset korjaukset Hyvitys laskuttajan tilille Jo veloitettua maksua koskevat korjaukset hoidetaan laskuttajan ja maksajan keskenään sopimalla tavalla. Laskuttajaa hyvitetään onnistuneiden säästöpankki- ja paikallisosuuspankkiveloitusten katteella veloituspäivänä. Muissa rahalaitoksissa suoritettujen veloitusten kate hyvitetään laskuttajan tilille, kun palautetiedot ovat saapuneet Oy Samlink Ab:n käsittelyyn. Katekierrossa olevien veloitusten kate hyvitetään em. säännöillä. Tulosteet Onnistuneet veloitukset palautetaan laskuttajalle Saapuvat viitemaksut -luettelolla yhdessä viitteellisten tilisiirtojen kanssa.

14 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 14 (19) 6 Käyttäjän ohje Aktia, Säästöpankki- ja POP Pankkiveloitusten palaute on saatavilla aikaisintaan veloituspäivää seuraavana päivänä. Muissa rahalaitoksissa suoritettujen veloitusten palautteen voi saada vasta veloituspäivää seuraavana toisena pankkipäivänä. Noutamattoman palautteen säilytysaika Oy Samlink Ab:n vastaanottokoneella on 40 pankkipäivää. Epäonnistuneista veloituspyynnöistä palautetaan tiedot laskuttajalle onnistuneiden veloitusten mukana konekielisinä, jolloin epäonnistumisen syy ilmoitetaan laskuttajalle ns. syykoodilla. Jos laskuttaja ei voi vastaanottaa konekielisenä epäonnistuneita veloituksia, ne voidaan toimittaa laskuttajalle paperilistalla. Hylätyt veloituspyynnöt palautetaan laskuttajalle paperilistalla joko suoraan laskuttajalle tai tilipankin välityksellä. Maksajien antamat valtuutustiedot tallennetaan pankin valtakirjarekisteriin, josta ne välitetään edelleen laskuttajalle joko konekielisenä tiedostona tai listalla joka päivä tai kerran viikossa. 6 Verkkolasku, Finvoice-välityspalvelu Yritysten välinen verkkolaskupalvelu perustuu laskuttajan ja pankin ja laskun vastaanottajan ja pankin välisiin sopimuksiin verkkolaskujen välittämisestä. Verkkolaskupalvelu perustuu Finanssialan Keskusliiton Finvoice-välityspalvelun kuvauksiin. Laskuttaja lähettää verkkolaskun vastaanottajan verkkolaskuosoitteeseen oman pankkinsa välityksellä. Pankki asettaa saapuneen verkkolaskun vastaanottajan noudettavaksi sopimuksen mukaisesti. Verkkolaskujen välityksessä osapuolina ovat laskuttaja ja laskun vastaanottaja sekä kummankin osapuolen pankit. Verkkolaskuaineiston voi toimittaa pankkiin tai noutaa pankista myös kummankin osapuolen operaattori, tilitoimisto tai vastaava aineistonhoitaja. Aineistonhoitaja ja pankki sopivat linjasiirrosta, jolla aineistoa välitetään. Aineistonhoitajalla ei itsellään ole verkkolaskusopimusta. Verkkolaskuaineistoja lähetetään ja noudetaan linjasiirtona. Verkkolaskuosoite Sekä laskuttaja että laskun vastaanottaja sopivat omista verkkolaskuosoitteistaan pankkinsa kanssa.

15 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 15 (19) 6 Käyttäjän ohje Palvelun käyttöönotto Aikataulu Tulosteet Verkkolaskuosoite on ensisijaisesti yrityksen OVT-tunnus. Verkkolaskuosoite voi olla myös esim. IBAN-tilinumero. Verkkolaskuosoite voi olla myös nk. keinotekoinen IBAN-numero, jolloin osoitteessa ei ole yrityksen tilinumeroa. Verkkolaskuosoitteeseen kuuluu lisäksi laskuttajan / laskun vastaanottajan välittäjätunnus, joka on sopimuspankin BIC-tunnus. Esimerkki verkkolaskuosoitteesta: OVT BIC HELSFIHH tai IBAN FI BIC HELSFIHH Laskuttaja ottaa verkkolaskupalvelun käyttöönsä seuraavilla toimenpiteillä: tarkista, että yrityksen laskutusohjelma tuottaa Finvoice-välityspalvelun mukaisia verkkolaskuja ja että käytössä oleva pankkiyhteysohjelma pystyy lähettämään verkkolaskuja pankkiin, tarkista myös, että ohjelmistotoimittaja on testannut palvelun toimivuuden tee verkkolaskusopimus pankin kanssa pyydä laskutettavilta asiakkailta verkkolaskuosoitteet ja päivitä ne laskutusohjelmaan Laskun vastaanottaja ottaa verkkolaskupalvelun käyttöönsä seuraavilla toimenpiteillä: tarkista, että yrityksen pankkiyhteysohjelma pystyy noutamaan ja ostoreskontra käsittelemään Finvoice-välityspalvelun mukaisia verkkolaskuja (tarkista myös, että ohjelmistotoimittaja on testannut palvelun toimivuuden) tai imuroi verkkolaskujen arkistointiohjelma Finanssialan Keskusliiton sivuilta tee verkkolaskusopimus pankin kanssa toimita laskuttajille verkkolaskuosoite Laskuttaja voi lähettää verkkolaskuja linjasiirtona kaikkina viikonpäivinä ympäri vuorokauden. Verkkolaskut välitetään eteenpäin vastaanottajille tai vastaanottajien pankeille lähetyspäivän jälkeisen pankkipäivän aamuna, minkä jälkeen ne ovat vastaanottajien noudettavissa vastaanottajan pankin aikataulun mukaisesti. Säästö- ja paikallisosuuspankkien vastaanottajille verkkolaskut asetetaan noudettaviksi pankkipäivän aamuksi. Laskun vastaanottaja voi noutaa saapuneita verkkolaskuja linjasiirtona kaikkina viikonpäivinä ympäri vuorokauden. Hakematon aineisto säilyy Oy Samlink Ab:n laitteistolla 65 pankkipäivää. Haettu aineisto säilyy niin, että uudelleen haku on mahdollista vielä seuraavana pankkipäivänä.

16 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 16 (19) 6 Käyttäjän ohje Laskuttajan vastuu Vastaanottajan vastuu Laskuttajalle tuotetaan virheellisistä laskuista palaute. Verkkolasku on virheellinen seuraavista syistä: verkkolaskuaineisto ei ole Finvoice-välityspalvelun kuvauksen mukaista, jolloin Oy Samlink Ab:n vastaanotto hylkää koko aineiston, eikä se tule lainkaan pankin käsittelyyn vastaanottajan verkkolaskuosoite on virheellinen, jolloin laskua ei voida toimittaa vastaanottajalle, tieto palautetaan virheellisten laskujen palautteella Tietoa siitä, että laskun vastaanottaja jättää saapuneen laskun kokonaan noutamatta, ei välitetä laskuttajalle. Laskuttaja vastaa verkkolaskuaineiston oikeellisuudesta. Pankki ei tarkasta verkkolaskun sisältöä sitä välittäessään. Laskuttaja ei voi muuttaa verkkolaskuaineistoa sen jälkeen, kun pankki on käsitellyt aineiston ja välittänyt laskut vastaanottajien pankeille tai vastaanottajien noudettaviksi. Laskuttaja säilyttää verkkolaskuaineiston kirjanpitosäännösten mukaisesti. Laskuttaja vastaa siitä, että se lähettää verkkolaskuja vain sellaisille vastaanottajille, jotka ovat antaneet verkkolaskuosoitteensa laskuttajalle. Laskuttaja ei saa luovuttaa saamiansa verkkolaskuosoitteita palvelun ulkopuolisille osapuolille. Verkkolaskuna ei saa lähettää suoraveloitukseen kuuluvia laskuja, joista laskuttaja on saanut maksajalta suoraveloitusvaltuutuksen. Mikäli laskuttaja käyttää operaattoria tai muuta alihankkijaa verkkolaskujen välittämisessä, laskuttaja vastaa näiden kolmansien osapuolten toiminnasta. Laskuttajan on varauduttava toimittamaan laskut vastaanottajille uudelleen, mikäli vastaanottaja ei ole pystynyt vastaanottamaan lähetettyä laskua. Laskuttajalla on oltava myös varajärjestelmä laskujen toimittamiseen mahdollisissa häiriötilanteissa. Laskun vastaanottaja vastaa siitä, että se noutaa pankin linjasiirrosta sille saapuneet verkkolaskut. Vastaanottaja säilyttää saapuneen verkkolaskun kirjanpitosäännösten mukaisesti. Mikäli vastaanottaja käyttää operaattoria tai muuta alihankkijaa verkkolaskujen välittämisessä, vastaanottaja vastaa näiden kolmansien osapuolten toiminnasta. Vastaanottaja sopii laskuttajan kanssa verkkolaskun sisältöä koskevista korjaustoimenpiteistä.

17 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 17 (19) 7 Käyttäjän ohje Vastaanottajalla on oltava varajärjestelmä, jolla käsitellään laskuttajan kirjallisesti tai muilla tavoin lähettämät laskut, mikäli verkkolaskujen välitys ei onnistu. 7 E-laskupalvelu Sopimus pankin kanssa E-lasku on kuluttajille toimitettava verkkolasku. Laskuttaja lähettää e-laskuaineiston pankkiinsa, josta e-laskut siirretään e-laskuosoitteen perusteella laskutettavan asiakkaan Internet-pankkiin. Laskutettava asiakas näkee maksuehdotuksen tilillään ja hyväksyy sen maksuun. Itse lasku avautuu linkistä selaimelle. E-lasku perustuu Finanssialan Keskusliiton Finvoice-välityspalvelun kuvauksiin. Laskuttaja sopii e-laskutuksesta pankkinsa kanssa. Laskuttaja saa pankista verkkolaskuosoitteen, jolla laskuaineisto lähetetään pankin käsittelyyn. Verkkolaskuosoite koostuu varsinaisesta osoitteesta ja välittäjätunnuksesta, joka Aktialla, säästöpankeilla ja paikallisosuuspankeilla on HELSFIHH. Laskuttajan verkkolaskuosoite voi olla joko laskuttajan tilinumerosta muodostettu IBAN-muotoinen osoite, laskuttajan OVT-tunnus tai laskuttajan y-tunnuksesta muodostettu palvelutunnus. Laskuttaja sopii sekä yrityksille että kuluttajille lähetettävistä verkkolaskuista samalla sopimuksella. Sekä yrityksille lähetettävät verkkolaskut että kuluttajille lähetettävät e-laskut voivat tulla samassa aineistossa Oy Samlink Ab:n käsittelyyn. Laskuttaja voi käyttää e-laskujen välityksessä aineistonhoitajaa. Tällöin laskuttajan verkkolaskusopimus kytketään pankissa aineistonhoitajan sopimukseen. Laskuttajailmoituksen lähetys Jotta kuluttaja-asiakkaat tietäisivät, että laskuttaja käyttää e-laskupalvelua ja voisivat täten antaa oman e-laskuosoitteensa laskuttajalle, laskuttajan on lähetettävä omat tietonsa pankkinsa välityksellä kaikkiin niihin pankkeihin, jotka tarjoavat e-laskupalvelua omille kuluttaja-asiakkailleen. Laskuttajailmoitus on nimeltään SENDERINFO. Laskuttajailmoituksen kuvaus on saatavilla Finanssialan Keskusliiton sivulla Laskuttajailmoitus muodostetaan laskuttajan järjestelmässä, mikäli ohjelmistotoimittaja on kyseisen palvelun tuottanut laskuttajalle. Laskuttajailmoituksen voi muodostaa myös aineistonhoitaja. Laskuttajailmoituksen voi muodostaa myös Finanssialan Keskusliiton www-sivulla, osoite: Laskuttajailmoitus tehdään pankkikohtaisesti jokaisesta laskutusaiheesta. Pankki ei monista ilmoitussanomia.

18 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 18 (19) 7 Käyttäjän ohje Laskuttajailmoitukset lähetetään laskuttajan verkkolaskuosoitteella. Vastaanottajan osoite on Pankki Osoite BIC-koodi Nordea SENDERINFO NDEAFIHH Handelsbanken SENDERINFO HANDFIHH Tapiola SENDERINFO TAPIFI22 DNB SENDERINFO DNBAFIHX Aktia, Sp, POP SENDERINFO HELSFIHH OP-Pohjola-ryhmä SENDERINFO OKOYFIHH ÅAB SENDERINFO AABAFI22 Itella Pankki SENDERINFO ITELFIHH Sampo SENDERINFO DABAFIHH Laskuttajailmoituksen tietojen osalta on huomioitava seuraavat erityiskohdat: Laskuttajailmoituksessa ilmoitettu laskun aihe -koodi täytyy löytyä myös laskulta Laskun aihe tulee info sanomalle PaymentInstructionIdentifer - kenttään Laskun aihe tulee laskulle EpiPaymentInstructionID kenttään (ei pakollinen tieto Finvoice-määrityksissä) Laskun aiheet eri kieliversioina (suomi, ruotsi, englanti) Mikäli laskuttajalla on käytössä suoraveloitus, palvelutunnus välitetään siihen tarkoitetussa kentässä (SellerDirectDebitIdentifier) Yksilöintitieto (SellerInvoiceIdentifierText) mahdollisimman selkeästi. Esim. Viimeisen laskun viitenumero, Asiakasnumero. Yksilöintitietoja voi olla kaksi. Lisäohjetta (SellerInstructionFreeText) kannattaa käyttää yksilöintitiedon syöttöohjeena. Esim. Syötä viimeisen laskun viitenumero. Anna lisäohje kaikilla laskutuskielillä. Laskuttajan tilinumeroihin (SellerAccountDetails) kaikki tilinumerot, jotka ovat laskulla. Laskuttajailmoitukset käsitellään kerran päivässä. Osoitteella HELSFIHH tullut ilmoitus viedään Aktia Pankin, säästöpankkien ja paikallisosuuspankkien Internet-pankkiin lähetyspäivän jälkeiseksi pankkipäiväksi. Muilla osoitteilla tulleet ilmoitukset välitetään ko. pankkeihin, jotka käsittelevät ilmoitukset omien aikataulujensa mukaisesti. E-laskuosoiteilmoitusten vastaanotto Sen jälkeen kun laskuttaja on lähettänyt laskuttajailmoituksensa, kuluttaja-asiakkaat voivat lähettää laskuttajalle oman e-laskuosoitteensa, nk. vastaanottoilmoituksen

19 OY SAMLINK AB PANKKIYHTEYS 19 (19) 7 Käyttäjän ohje E-laskujen lähetys (RECEIVERINFO). Vastaanottoilmoituksen kuvaus on saatavilla Finanssialan Keskusliiton sivulla Vastaanottoilmoituksessa on mukana aina myös laskuttajailmoituksen tiedot, minkä avulla laskuttaja kohdistaa e-laskuosoitteet oikeaan laskutusaiheeseen. Kuluttaja-asiakkaasta välitetään laskuttajalle asiakkaan nimi ja osoitetiedot, e- laskuosoite, pankin välittäjätunnus HELSFIHH, asiakkaan tunnistetieto ja laskutuskielikoodi. Kun laskuttaja on noutanut e-laskuosoiteaineiston pankista, laskutusjärjestelmään muutetaan laskutettavan asiakkaan laskutusosoitteeksi e-laskuosoite ja pankin välittäjätunnus. E-laskuja käsitellään kerran päivässä. Aktian, säästöpankkien ja paikallisosuuspankkien asiakkaille tulleet e-laskut näkyvät asiakkaan Internet-pankissa laskujen lähetyspäivää seuraavana pankkipäivänä. Mikäli laskuttaja lähettää samassa aineistossa e-laskuja myös muihin pankkiryhmiin, kyseiset laskut välitetään välittäjätunnuksen mukaisesti eteenpäin ja toinen pankkiryhmä käsittelee e-laskut oman aikataulunsa mukaisesti. Linkki laskuttajan esilläpitopalveluun Laskuttaja voi sopia pankin kanssa, että e-lasku avautuu laskuttajan esilläpitopalvelusta (laskuhotellista). Esilläpitopalvelun osoitteesta sovitaan erillisellä verkkoerittelysopimuksella. Pankki näyttää maksajan Internet-pankkipalvelussa e-laskuun liittyvän verkkoerittelylinkin, josta maksaja saa avattua laskuttajan esilläpitämän e-laskun. Linkin tekninen kuvaus on Finanssialan Keskusliiton sivulla nimellä Verkkopankkilinkki. Laskuttaja vastaa verkkoerittelyn osoitteen oikeellisuudesta ja laskutietojen esilläpidosta. Laskuttaja vastaa e-laskun tietosisällöstä ja oikeellisuudesta. Laskuttaja pitää e- laskua esillä samanaikaisesti kuin itse e-laskutapahtuma on maksajan käsiteltävänä. E- lasku on oltava katseltavissa vähintään 2 kuukautta maksun eräpäivästä eteenpäin. Mikäli laskuttaja käyttää e-laskun esilläpidossa operaattoria tai muuta alihankkijaa, laskuttaja vastaa siitä, että alihankkija noudattaa tätä palvelukuvausta.