Tiedonhallinnan tärkeys julkisen sektorin tuottavuuden kehittämisessä

Transkriptio

1 Tiedonhallinnan tärkeys julkisen sektorin tuottavuuden kehittämisessä Jyrki J.J. Kasvi Creative Commons: Nimeä & Ei muutoksia & Epäkaupallinen

2 Teknologisesta murroksesta yhteiskunnan murrokseen Suomi oli tietoyhteiskuntakehityksen ensimmäisen vaiheen, teknologisen murroksen voittaja: Suomi nousi nopeasti liki IMF:n holhouksesta kansainvälisten kilpailukykyvertailujen ykköseksi Suomi nosti lamavuosina työvoiman tuottavuutta 16 % Uuteen tieto- ja viestintäteknologiaan investoitiin lamasta huolimatta tai juuri sen vuoksi Nyt ollaan kehityksen seuraavassa vaiheessa, yhteiskunnan murroksessa Tieto- ja viestintäteknologia on läpäissyt yhteiskunnan rakenteet Teknologian asemesta ratkaisee se, mitä ja miten sillä tehdään Suomi on pudonnut nopeasti vertailujen kärkisijoilta

3 Lessig: Koodi on laki Teknologia määrittelee sen, mikä on mahdollista ja mikä ei Laki määrittelee vain sen, mitä saa ja mitä ei saa tehdä Ei ymmärretä, että on kyse Politiikasta Tietotekniikkaa ja yhteiskuntaa pidetään politiikassa edelleen teknisinä kysymyksinä Nyt päätetään siitä, millaiseksi suomalainen tietoyhteiskunta muodostuu, mikä on sen arvopohja Lainsäädäntöprosessi on pahasti hitaampi kuin teknologian kehitys

4 Niin mikä tuottavuus Tuottavuus = tulos/(työ)panos Eli tuottavuutta voi parantaa joko tulosta parantamalla tai panosta pienentämällä Tulokset ja panokset eivät ole riippumattomia: panoksen muutos vaikuttaa myös tulokseen Tuottavuuden parantaminen edellyttää investointeja työvälineisiin, työmenetelmiin ja/tai osaamiseen Jos toimintatavat eivät muutu, pelkkä henkilötytötuntien vähentäminen tai ulkoistaminen ei paranna tuottavuutta vaan pelkästään vähentää työn tulosta Tuottavuusohjelmat, joissa leikataan investoimisen asemesta ovat todellisuudessa supistusohjelmia

5 Julkisen sektorin tuottavuusparadoksi Suomen julkinen sektori on tuottavuuskriisissä Väestö ikääntyy ja vaatimustaso nousee. Mm. uudet terveydenhoitoteknologiat nostavat kustannuksia. Julkisen sektorin palkat nousseet yleisen tuottavuuskehityksen mukana, vaikka julkisen sektorin tuottavuus ei ole noussut Resurssit hupenevat verokilpailuun ja työvoimapulaan Julkisen sektorin tuottavuusparadoksi Julkinen sektori on investoinut viime vuosina tivi-teknologiaan, mutta toiminnan tuottavuus tai laatu ei ole parantunut. Tilanne on sama kuin teollisuudessa 1980-luvulla Perinteisten toimintatapojen tietokoneistaminen ei auta (MEBSh) Usein syntyy uusia, epävirallisia toimintatapoja, joilla tekniikan aiheuttama jäykkyys kierretään Tarvitaan sosiaalisia innovaatioita: uusia toimintatapoja ja niitä tukevia teknologisia ratkaisuja (Esim. veroilmoitus, terveysneuvonta, rakennuslupaprosessi)

6 Kehityksen pyörä pysähtyy Toiminnan tuottavuus ja laatu Reengineering Jatkuva kehittäminen Käyttöönotoan ongelmat teoria Jatkuva kehitys ei onnistu käytäntö

7 Kaksi näkökulmaa tiedon hallintaan Tiedon kodifiointi Tieto kodifioidaan ja sijoitetaan tietokantoihin Tietoa jaetaan tietokantojen ja artefaktojen kautta Kovaa tietoa (muistiot, dokumentit, toimintaohjeet) Tiedon personifikaatio Tieto on sidoksissa henkilöihin, jotka luovat sen. Tietoa jaetaan henkilöiden vuorovaikutuksen kautta Pehmeää tietoa (tarinoita, kokemuksia, päätöksenteon yksityiskohtia) Kodifioidun tiedon tausta ja konteksti: meta-tieto. Kumpaakin näkökulmaa tarvitaan!

8 Molemmat suunnat muistettava Strateginen tieto Tiedon Hallinta järjestelmä Operatiivinen tieto Johto Henkilöstö

9 Hiljaisen tiedon hallinta Haaste: yksilötyössä syntyvän hiljaisen tiedon kokoaminen, muuttaminen näkyväksi ja jakaminen muiden kanssa Tietotekniikan puolesta mahdollista jo pitkään, Ongelmat tottumuksissa ja asenteissa. Tiedon yhteinen luominen ja jakaminen edellyttää luottamuksen ja arvostuksen kulttuuria. Haaste: Oppimisen ja ymmärtämisen kannalta merkityksellisen tiedon tunnistaminen ja kodifiointi

10 Miksi? Miksi voin ostaa lentolipun ja maksaa laskuni netissä, mutta sähköiset viranomaispalvelut antavat edelleen odottaa itseään? Sähköiset palvelujärjestelmät ja niiden mahdollistama tuottavuuden ja palvelun paraneminen ovat vaatineet suuria investointeja, jotka julkisella sektorilla nähdään vain menoerinä. Avainasemassa uudet toimintatavat ja vasta niiden jälkeen uutta toimintatapaa tukeva uusi teknologia Muutoksen hallinta ja johtaminen on aina vaikeaa (osaamisvaje!) Osallistuva kehittäminen: palvelun, sen käyttäjien ja avainprosessien paras asiantuntemus on suorittavalla portaalla! Erityisesti uuden teknologian käyttöönotto on osoittautunut haasteeksi

11 Esimerkiksi erikoissairaanhoito Tiedon hallinta vie yli puolet erikoissairaanhoidon työtunneista! (kun tsunamin uhreille tehtiin sairaaloissa tilaa, käytäville nostettiin pöytiä vuoteiden asemesta papereille tarvittiin lisää tilaa) Julkisten palveluiden tiedonhallinnan prosessit ovat arkaaisia (kirjeitä, mappeja, käsin kirjoitettuja lippusia ja lappusia) Merkittävä hoitovirheiden ja aikaa vievien sekasotkujen lähde (Esim. lääkäri kirjoittaa reseptin käsin, hoitaja kopioi sen tiedot lapulle, josta lääkitystiedot syötetään potilastietojärjestelmään) Eri toimijoiden tietojärjestelmät ovat täysin epäyhteensopivia (kirje tietovälineenä terveyskeskuksesta sairaalaan) Myös yksiköiden sisällä on tiedonkulkuongelmia (esim. sairaalassa on tyypillisesti yli 100 eri tietojärjestelmää, jotka eivät ole yhteensopivia)

12 Kolmenlaisia sovelluksia Tietokannat Back office Suorat sähköiset palvelut Front office Käyttöliittymä Viranhaltijat Kansalainen Luottamus Luottamus Luottamus

13 Luutunutta sähköistä toimintaa Esimerkiksi perinteinen laskun sähköinen käsittely Sisäpostina keskushallintoon, skannataan, sähköpostina takaisin, asiatarkastus, sähköpostina esimiehelle, hyväksytään, sähköpostina keskushallintoon, maksetaan (usein myöhässä) Saa viedä viisi päivää eli töitä tehdään iltaisin ja viikonloppuisin. Kukaan ei saa olla sairas, matkalla, tehdä oikeita töitään koko päivää Kun toimintaprosessi on jäykkä, ihmiset joustavat Case Espoon sosiaalitoimi Uuden tietojärjestelmän käyttöönoton jälkeisessä kaaoksessa toimeentulotukipäätöksen saaminen saattoi kestää jopa 40 päivää Tarvittiinkin lisää henkilökuntaa tuottavuuden paranemisen asemesta Rakennuslupa kaavoittamattomalle tontille Kesti eräässä kunnassa jopa kahdeksan kuukautta Hakemusta käsitellään vain muutamia tunteja tai päiviä, joita kyllä on tehostettu tietotekniikan avulla Tekniikan on tuettava joustavuutta ja jatkuvaa kehitystä Ei vaikeutettava niitä! Kehityksen pyörä ei saa pysähtyä!

14 Kun keskitytään vain tekniikkaan Ei hajuakaan todellisuudesta. Hei, tämä homma ei kuulu tänne! Käyttöliittymän ongelmat Materiaalinhallinnan ongelmat Miten järjestelmää käytetään Kenen ja mihin tätä pitäisi käyttää Valtava määrä marmatusta ja kurinaa

15 Työssä osaamista tukeva operatiivinen tiedon hallinta Työsuorituksen aikana Ennen työsuoritusta Työsuorituksen jälkeen

16 Osallistuva toiminnan kehittäminen Tuotteiden, asiakkaiden ja avainprosessien paras asiantuntemus on suorittavalla portaalla! 1. Vanhojen toimintaprosessien ja organisaation tilanteen arviointi 2. Tavoitteiden ja niiden toteutumista arvioivien mittareiden ja muutosta tukevien kannustinten määrittely Eli miksi uusi tietojärjestelmä ylipäätään hankitaan? 3. Tavoitteen toteutumista palvelevien uusien toimintaprosessien ja organisaatiorakenteen määrittely 4. TiVi-järjestelmän määrittely Uudet lelut eivät saa olla toiminnan tavoite Myös henkilöstöllä on kehittämistarpeita, jotka hyödyttävät koko organisaatiota. Myös johto on altis muutosvastarinnalle

17 Kansalaiset tietävät parhaiten Iso-Britannian Power of Information Task Forcen ShowUsABetterWayideakilpailu Tuloksena myös suosituksia sähköisten julkisten palveluiden kehittäjille Yhdysvalloissa aktivistien Apps For Democracy ideakilpailu Useimmat ehdotukset käyttävät paikkatietoja, esimerkiksi erilaisia Google Maps - mashuppeja Suomen Somus-kilpailu tänä syksynä! Paikkatieto on avainroolissa monissa kansalaisten haluamissa palveluissa. Monet ihmisten jokapäiväisessä elämässä kohtaamista haasteista (ja asioista, joihin he haluavat vaikuttaa) liittyvät johonkin tiettyyn paikkaan Edellyttää verovaroin tuotetun paikkatiedon ilmaista käyttöoikeutta ja saatavuutta avoimen rajapinnan kautta

18 mysociety palveluperhe mysociety ( ylläpitää Iso-Britanniassa useita yksinkertaisia mutta hyödyllisiä hallintoa avaavia sivustoja: FixMyStreet.com-palvelun avulla voi lähettää raportteja katujen ongelmista kuten kuopista ja tukkeutuneista viemäreistä. Palvelun avulla korjataan tuhat katuongelmaa kuukaudessa raportteja on kertynyt yli PlanningAlerts.com lähettää sähköpostia kotikulmiasi koskevista kaavoitusasioista, talojen purkamisesta ja niin edelleen lopun jälkeen lähetetty yli ilmoitusta

19

20

21 Case Missouri Accountability Portal Näyttää sentin tarkkuudella, mistä verorahat tulevat ja mihin ne on käytetty. Myös veroja maksamattomat yritykset on listattu Liittovaltiotasolla: USASpending.gov

22

23

24

25 U.S. Army Photo Sukupuolten välinen digikuilu? Keskustelua