Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, 2. krs, Huone C222

Transkriptio

1 Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/ (5) KONSORTIORYHMÄN KOKOUSKUTSU / ESITYSLISTA Aika klo Paikka Läsnä Asiantuntijat Poissa Fabianian kokoushuone, Yliopistokatu 1, 2. krs, Huone C222 Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Stakes Jukka Lindeman, informaatikko, KTL Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Iiris Kuusinen, kirjastonjohtaja, Kymenlaakson ammattikorkeakoulu Mervi Pekkala, palvelupäällikkö, Oulun kaupunginkirjasto Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Toni Vesterinen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Esityslista 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen 2. FinELib-aineistojen kilpailuttaminen Osa FinELibin lisensioimista e-aineistoista kuuluu lain mukaan kilpailutettavien hankintojen piiriin. Uusi laki julkisista hankinnoista tuli voimaan ja sen mukaisia menettelyjä on noudatettava kaikissa euron kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Uuden lain myötä FinELib-aineistojen kilpailuttamista on kehitetty ja tehostettu entisestään. Olennainen asia aineistoja kilpailutettaessa on tarjouspyynnössä esitettävien tarjoukseen kohdistuvien ehdottomien vaatimusten ja tarjousten vertailussa käytettävien valintakriteerien määrittäminen. Lisäksi huolehditaan mm. hankintamenettelyjen edellyttämien asiakirjojen ja aikataulujen oikeellisuudesta. Aineistojen kilpailuttaminen on työläs ja asiantuntemusta vaativa prosessi, mutta keskitetysti hoidettaessa sen kautta saavutetaan hintaetua ja ajansäästöä. Kilpailuttamisprosessia seurataan jatkuvasti ja sen käytäntöjä kehitetään tarvittaessa. Suunnittelija Toni Vesterinen esittelee kilpailutusprosessia ja siihen liittyvää kriteeristöä. Keskustellaan prosessista ja kriteereistä.

2 Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/ (5) 3. Kertomus FinELibin toiminnasta vuodelta 2007 Vuosi 2007 oli FinELibin strategiakauden ensimmäinen vuosi. Kaudella aloitti myös uudella kokoonpanolla FinELibin ohjausryhmä ja konsortioryhmä sekä asiantuntijaryhmät. Vuonna 2007 juhlittiin FinELibin toiminnan 10- vuotisjuhlia. Juhlat huipentuivat perinteiseen FinELib-päivään Kansalliskirjaston organisaatiota uudistettiin vuonna 2007 ja sillä oli vaikutuksia myös FinELibin toimintaan. FinELibin palveluyksiköstä tuli osa Kansalliskirjaston Kirjastoverkkopalvelut-tulosaluetta. Vuoden 2007 keväällä toteutettiin FinELibin jäsenkirjastojen asiakkaille suunnattu elektronisten aineistojen käyttäjäkysely. Sillä selvitettiin, minkä tyyppisiä aineistoja opiskelijat, tutkijat ja muut kirjastojen asiakkaat tarvitsevat ja miten he käyttävät e- aineistoja. Lisäksi pyydettiin palautetta tarjolla olevista e-aineistoista sekä kartoitettiin palvelujen kehittämisideoita. Kyselyssä olivat mukana yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja tutkimuslaitosten lisäksi ensimmäistä kertaa myös yleiset kirjastot. Kysely osoitti selvästi, että e-aineistojen käytöllä on merkittäviä vaikutuksia. E- aineistojen käyttö on helpottanut aineistojen löytymistä ja käsille saamista sekä oman alan seurantaa erityisesti tutkijoiden osalta. Se on myös useissa tapauksissa laajentanut aineistotarjontaa ja säästänyt työaikaa. Yleisten kirjastojen aineistohankinnan volyymi on kasvanut kirjastosektoreista eniten. Artikkelilataukset lähes kaksinkertaistuivat vuodesta Vuoden 2007 alusta uutena aineistona saatiin konsortion käyttöön yleisten kirjastojen pitkään toivoma Aleksi-viitetietokanta. Myös muihin kotimaisiin hankintoihin (mm. Medic, Kansallisbiografia) tuli mukaan lisää yleisiä kirjastoja. Kasvusta huolimatta aineistojen käyttö ja aineistohankintoihin käytetty rahamäärä on vielä pieni verrattuna muihin kirjastosektoreihin. Yleisten kirjastojen osuus FinELibin e-aineistojen kokonaisrahoituksesta on 3 %. Vuodesta 2006 ammattikorkeakoulujen aineistojen käyttö (artikkelilataukset) kasvoi 25 % ja aineistoihin käytetty rahamäärä 14 %. Aleksi uutena FinELibaineistona keräsi ammattikorkeakouluista heti 21 tilaajaa. Myös jo aiemmin solmittuihin sopimuksiin tuli mukaan uusia ammattikorkeakouluja. FinELibin kautta lisensioitujen aineistojen käyttö tutkimuslaitoksissa on kasvanut edellisvuodesta vain 4 %. Vuosien välisenä aikana kasvua oli 5 %. Näyttääkin siltä, että aineistojen käytön määrä tutkimuslaitoksissa on vakiintumassa nykytasolle. Pienille erikoiskirjastoille kuuluminen FinELib-konsortioon antaa mahdollisuuden hyödyntää suuren konsortion neuvotteluetua ja asiantuntemusta aineistojen hinnoittelu- ja sopimusehdoissa. Kirjastoverkon laatimassa perusaineistoesityksessä esitetään keskitettyä rahoitusta myös tutkimuslaitoksille e- aineistojen hankintaan, jotta kansainvälisesti korkeatasoinen tutkimus voidaan turvata myös tutkimuslaitossektorilla. Toteutuessaan esitys antaisi tutkimuslaitoksille nykyistä paremmat mahdollisuudet laajentaa aineistovalikoimaansa. Yliopistot hankkivat edelleen valtaosan FinELib-aineistoista sekä määrällisesti että arvoltaan. Yliopistoissa aineistoja käytetään eniten ja käyttö kasvaa edelleen (31 %). Työ yliopistokirjastojen aineistomäärärahan uudelleen kohdentamiseksi aloitettiin vuonna 2007.

3 Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/ (5) Nelli-portaali pyritään integroimaan oppimisalustoihin, mikä helpottaisi opetuksen ja opiskelun sujuvuutta. Turun yliopiston kanssa käynnistettiin Moodleoppimisympäristön ja Nellin integrointipilotti. Shibboleth-tunnistuksen käyttö Nelliportaalissa kasvoi. Vuoden 2007 lopussa Shibboleth oli käytössä 11 yliopiston ja 7 ammattikorkeakoulun Nelli-portaaleissa. Arja Tuuliniemi esittelee yhdessä FinELibin muiden suunnittelijoiden kanssa raportin vuoden 2007 toiminnasta (liitteet 2-10). Keskustellaan raportista. Kootaan konsortioryhmän kommentit raportista ohjausryhmän käsittelyä varten. 4. FinELib toimintasuunnitelma vuodelle 2008 FinELib-konsortio edistää tutkimuksen laatua ja vaikuttavuutta tarjoamalla elektronisia aineistoja tutkijoiden ja opiskelijoiden käyttöön. Yleisten kirjastojen asiakkaille elektronisten aineistojen laaja käyttö mahdollistaisi tiedon saannin toteutumisen kaikkialla Suomessa. FinELibin palveluyksikkö on osa Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluja ja toimii e-aineistojen hankintaa ja käyttöä edistävänä palvelukeskuksena Suomen kirjastoille. Keskitettyjä palveluja kehitetään yhteistyössä jäsenkirjastojen kanssa, mistä yhtenä osoituksena on konsortion yhteinen strategia vuosille FinELib pyrkii tehokkaisiin, joustaviin, teknisesti moderneihin ja yksinkertaisiin prosesseihin. Vuoden 2008 toiminnan painopiste on elektronisten aineistojen hankinta ja käyttö muuttuvassa toimintaympäristössä. Opetusministeriön suunnitelman mukaan korkeakoulujen lukumäärä vähenee siten, että yliopistoja tulee olemaan ja ammattikorkeakouluja Tutkimuslaitosten osalta on nähtävissä sama suuntaus, toiminnan tehostaminen johtaa organisaatioiden yhdistymisiin. Rakennemuutos näkyy myös yleisissä kirjastoissa. Vuoden 2009 alusta Suomessa tulee olemaan vähintään 60 kuntaa vähemmän kuin vielä vuonna Muuttuva toimintaympäristö edellyttää, että konsortion on mietittävä uudelleen FinELibin rakenteita, asiakkuudenhallintaa, kustantajien kanssa solmittavia sopimuksia, työprosesseja, aineistojen käyttäjäryhmiä, käyttäjien tunnistautumista sekä konsortion ja palveluyksikön keskinäistä työnjakoa. Vuonna 2008 lisätään kohdennettua viestintää eri kirjastosektoreille ja muille kohderyhmille. Erityisesti yleisille kirjastoille suunnattua tiedotusta kehitetään. Alkuvuodesta 2008 www-sivu-uudistus saatetaan päätökseen. Palveluyksiköllä on vuonna 2008 käytettävissään vähemmän henkilöresursseja ja tästä syystä on mietitty yhteistyössä konsortion jäsenkirjastojen kanssa toiminnan tehostamisen mahdollisuuksia. Vuonna 2008 neuvotellaan sopimusten uudistamisesta sekä jatketaan neuvotteluja muutamasta vuodelta 2007 siirtyneestä aineistosta. Uusia aineistoneuvotteluja ei aloiteta. Palveluyksikkö kerää edelleen vuonna 2008 keskitetysti tilastoja FinELib-aineistojen käytöstä. Tallennettavien tilastoelementtien määrää vähennetään vuoden 2008 alusta lukien, jolloin kootaan koko-

4 Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/ (5) tekstiaineistoista artikkelilataukset ( downloadit ) ja muista aineistoista haut. Nelliportaalin toiminnan painopisteitä vuonna 2008 ovat toimintaympäristön aiheuttamat muutokset, järjestelmäarkkitehtuurin suunnittelu ja toteuttaminen, Nellin integrointi oppimisympäristöihin sekä kansainvälinen yhteistyö IGeLU:n puitteissa. Arja Tuuliniemi ja Ari Rouvari esittelevät toimintasuunnitelman ja alustavan budjetin (liite 11-12). Keskustellaan budjetista ja toimintasuunnitelmasta sekä konsortion jäsenten roolista toimintasuunnitelman toteuttajina. Kootaan konsortioryhmän kommentit toimintasuunnitelmasta ohjausryhmän käsittelyä varten. 5. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 5.1. Nelli-portaali Ari Rouvari kertoo Nelli-portaaliin liittyvistä ajankohtaisista asioista Kustannustoimiala Arja Tuuliniemi kertoo kustannustoimialan ajankohtaisista asioista. 6. Tiedotusasiat 6.1. FinELib-päivä Muut asiat 8. Seuraava kokous 9. Kokouksen päättäminen

5 Kansallinen elektroninen kirjasto ESITYSLISTA 1/ (5) LIITTEET Liite 1: Edellisen kokouksen pöytäkirja ( a/files/liitetiedosto2/konsortioryhma_poytakirja_2007_4_.pdf) Liite 2: FinELibin raportti vuoden 2007 toiminnasta Liite 3: FinELib-raportin liite 1a Ohjausryhmä Liite 4: FinELib-raportin liite 1b Konsortioryhmä Liite 5: FinELib-raportin liite 2 Tutkimukset Liite 6: FinELib-raportin liite 3 Kirjastoverkolle suunnatut koulutukset Liite 7: FinELib-raportin liite 4 Esitelmät, artikkelit Liite 8: FinELib-raportin liite 5 Jäsenyydet Liite 9: FinELib-raportin liite 6 Budjetin toteuma Liite 10: FinELib-raportin liite 7 Vertailu Budjetti 2007 toteuma Budjetti 2008 Liite 11: FinELibin toimintasuunnitelma 2008 Liite 12: FinELibin budjettiluonnos 2008