Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) FinELib

Transkriptio

1 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika klo Paikka Läsnä Fabianian auditorio, Yliopistokatu 1, 2. krs Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (saapui klo 10.20) Janne Ranta, päällikkö, YLE Kirjasto-tietopalvelu Ulla Nygrén,,kirjasto-tietopalvelun johtaja, Turun kauppakorkeakoulu (Maria Schröderin sijaisena) Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Saimaan ammattikorkeakoulu Pirjo Lipasti, projektisuunnittelija, keskustakirjastohanke, Helsingin kaupunginkirjasto Mervi Pekkala, kirjastotoimen vs. apulaisjohtaja, Oulun kaupunginkirjasto Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Asiantuntijat Kristiina Hormia-Poutanen, johtaja, Kansalliskirjasto Toni Vesterinen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto, (Arja Tuuliniemen sijainen asti) Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Esityslista 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Esitys: Hyväksyttäneen esityslista. Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen klo Esityslista hyväksyttiin. 2. Lisensioinnin rakenteelliseen kehittämiseen liittyvä selvitys keskitetyn hankinnan kustannustehokkuudesta FinELibissa kevään 2009 aikana toteutettu yhteistyössä Helsingin kauppakorkeakoulun kanssa projekti, jonka tavoitteena on selvittää FinELib:n keskitetyn e- aineistonhankinnan kustannustehokkuus verrattuna hajautettuun hankintaan. Hanke on osa OPM:n korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen hanketta. Projektissa on vertailtu ja analysoitu keskitetyn ja hajautetun e-aineistohankinnan malleja kolmella osa-alueella: hankintaprosessin työkustannukset, aineistojen

2 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) hankintahinnat ja e-aineistohankintaan liittyvät immateriaaliset eli aineettomat tekijät. Keskitetyn mallin osalta on selvitetty FinELib-konsortion toimintaa ja kustannuksia. Hajautetun mallin analysoinnissa on käytetty kahta case-organisaatiota, Oulun yliopistoa ja Haaga-Helia ammattikorkeakoulua. Projektin loppuraportti valmistuu toukokuun puolivälissä. Esitys: Toni Vesterinen esittelee hanketta. Keskustellaan hankkeesta. Toni Vesterinen esitteli hankkeen. FinELibistä hankkeessa on ollut mukana Paula Mikkonen, Virpi Pietikäinen, Toni Vesterinen ja Kristiina Hormia-Poutanen. Kauppakorkeakoulusta oli mukana kaksi opiskelijaa, ohjaaja ja projektikoordinaattori. Rahoitus on tullut OPM:n rahoittamasta Rake-hankkeesta. Loppuraportti, jota esitellään myöhemmin tarkemmin, valmistui pari päivää sitten. Hankintakustannusten analyysin aineisto-otokseen kuului 11 erityyppistä aineistoa Haaga-Helialta ja 13 aineistoa Oulun yliopistolta. Ilmeni että hajautettu hankinta olisi aineistojen hintojen osalta 75 % kalliimpaa kuin keskitetty hankinta. Työaikakustannukset tulisivat 10 % suuremmiksi hajautettua hankintaa käytettäessä. Työajan arvioinnissa ei käytetty työajanseurantaa ja se tehtiin yhden aineiston osalta. Kaikki tulokset ovat suuntaa-antavia. Immateriaaliset tekijät jaettiin 20 aiheuttajaan ja 10 vaikutukseen. Neuvotteluita ja asiantuntemusta pidettiin tärkeinä aiheuttajina. Vähiten tärkeinä eli negatiivisina pidettiin joustamatonta hinnoittelumallia, aineistokohtaisen hinnoittelun puutetta, aikatauluja ja neljän organisaation minimivaatimusta. Tärkeimmät vaikutukset olivat kustannus- ja työaikasäästöt sekä aineistojen sopimus- ja käyttöehdot. Todettiin että 75 % kalliimmat aineistojen hinnat hajautetussa aineiston hankinnassa tuntuvat korkeilta ja luku 10 % työajansäästössä tuntuu matalalta. Todettiin myös että keskitetyn aineiston hankinta on kustannustehokkaampaa. Lisäksi keskitetyn hankinnan etuihin liittyy paljon asioita joita ei voida rahassa mitata. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi että prosessi oli arvokas ja hyödyllinen. Tehtyyn tutkimukseen oltiin yleisesti tyytyväisiä. Kustannushyötyarviota (75%) pidettiin liian korkeana. Raportin lopputulosta voidaan pitää suuntaa antavana Päätettiin odottaa tarkempia selvityksiä. 3. FinELibin osavuosikatsaus vuoden 2009 toiminnasta Vuoden 2009 alkupuolella on vielä jatkettu vuonna 2008 käynnistettyjä sopimusneuvotteluja. Suurin osa vuoden 2008 sopimuksista on jo saatu valmiiksi. Uusien aineistojen (Scopus, World Development Indicators Online ja epress tai Suomen Media-arkisto) neuvottelut on käynnistetty. Koekäytön perusteella otetaan mahdollisesti neuvotteluihin mukaan myös Joanna Briggs Institute ja DigiZeitschriften. Lisäksi käynnistetään Sage Research Methods Online -aineiston neuvottelut. Taylor & Francis Online Journals ja ArtStor -aineistoista jatketaan neuvotteluja vuodelle Uusittavia aineistoja vuodelle 2010 on 78 kpl ja kilpailutettavia aineistoja n. 3-5 kpl. Kirjastojen ilmoittautumisia konsortiolaajennuksiin pyydetään Haltin kautta touko-kesäkuuun aikana.

3 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) Lisensioinnin rakenteelliseen kehittämiseen liittyen on priorisoitu ensimmäisen vaiheen kehittämiskohteet. Näitä ovat lisensiointi osaorganisaatioille, organisaatiorajat ylittävät lisenssit opiskelija- ja tutkijaryhmille ml. maksullinen koulutus ulkomailla, aikuis- ja täydennyskoulutettavien aineistolisenssit sekä lisensiointi yhteiskirjastoille. Kirjastoja pyydetään ilmoittautumaan lisensioinnin pilotointikohteiksi kesän aikana. Keskitetyn lisensioinnin kustannustehokkuutta selvittävä hanke valmistuu alkukesällä Myös aineistojen kilpailutusprosessia arvioidaan vuoden 2009 aikana. (Liite 2). Liitteenä FinELibin talousraportit tilanteesta (liitteet 3-5) ja vuoden 2009 budjetoimattoman määrärahan käyttösuunnitelma (liite 6). Esitys: Paula Mikkonen esittelee osavuosikatsauksen, Ari Rouvari Nelli-portaalin osuuden ja Kaisa Tamminen talousraportit. Keskustellaan katsauksesta ja raporteista. Kristina Hormia-Poutanen esitteli lisensioinnin rakenteellisista muutoksista tehtyä selvitystä ja kertoi että syksyn aikana selvitetään onko pilotointi mahdollista ensi vuonna. Kristiina Hormia-Poutanen toi esiin myös FinELib-päivillä esiintyneen Lorraine Estellen esityksen JISC:in lisensiointimallista joka poikkeaa meidän käytännöstämme avoimuudessa ja käyttäjämääriin perustuvassa hinnoittelussa. Myös Skotlannin yliopistojen periaatepäätös hankkia koko Skotlannille kansallisia, kaikille organisaatioille samanlaisia lisenssejä, oli mielenkiintoinen. Ensi syksynä selvitetään alustavasti kustantajien suhtautumista konsortion piirissä esitettyihin lisensiointitoiveisiin. Kristiina Hormia-Poutanen esitteli myös uusien aineistojen neuvottelun etenemistä ja kertoi että verkkosivujen kehittämisessä on edetty hyvin. Nellissä on tehty hallintaan ja käytettävyyteen liittyviä parannuksia. Lisäksi Voyageria integroidaan Nellipalveluun. Kirjastoilta on tullut toiveita saada asiantuntemus yhteiseen käyttöön. Yhteistyön infrastruktuurihanketta jossa voisi aktivoida eri alojen asiantuntijoita, on ideoitu. Tarkoitus olisi saada verkostossa olevat asiantuntijat yhteiseen ympäristöön. Käyttäjämäärien perusteella tapahtuvaa hinnoittelumallia osaorganisaatioille pidettiin hyvänä ajatuksena. Kansallisten lisenssien mahdollisuutta pidettiin vaikeana asiana. Kaisa Tamminen esitteli FinELibin taloustilanteen. Raportteja pidettiin selkeinä ja helppolukuisina. Kristiina esitteli kustannusten käytön suunnitelmaa. Ohjausryhmä keskusteli keväällä PCI-aineistosta ja pidettiin tärkeänä että sitä ei katkaista. Keskitetyn hankinnan kustannustehokkuuden selvitys, kilpailutukseen liittyvä selvitys, suunnittelijan palkkaus, ohjelmisto- ja laitehankintaa, koulutusta, matkoja ja IGeLukongressin kuluja on sisällytetty määrärahan käyttösuunnitelmaan. Budjetin todettiin olevan hyvin hallinnassa ja kustannusten käytön suunnitelmat olivat perusteltuja.

4 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) 4. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 4.1 FinELibin taloushallinnossa tapahtuvia muutoksia v alkaen Uudistukset Helsingin Yliopiston/ Kansalliskirjaston/ FinELibin taloushallinnossa: a) Yliopistolain voimaantuloon liittyviä: - Siirtyminen valtion budjettitalouden ulkopuolelle - Määrärahojen jaosta budjetointiin - HY huolehtii itse maksuvalmiudesta - Kirjanpito muuttuu perusteellisesti, TA-tilit poistuvat - Arvonlisäverokäsittely muuttuu (liitteessä 7 lisätietoja liittyen e-aineistolisenssien arvonlisäverotukseen) b) Muita muutoksia: - Kokonaiskustannusmalli - Uudet järjestelmät Kaisa Tamminen esittelee FinELibin taloushallinnossa tapahtuvia muutoksia (liite 7) Kaisa Tamminen esitteli taloushallinnon tulevat muutokset. Seuraava sopimusjakso on edelleen kolmivuotinen ja sitä seuraavan sopimuskauden osalta mietitään muutetaanko se nelivuotiseksi. Aineistomääräraha tulee edelleen sisältymään valtionapurahaan. E-aineistojen omarahoitusosuuksien laskutustapaan ei tule muutoksia. Mikäli yliopistolaki tulee voimaan, kotimaisten aineistojen lisenssikustannuksiin tulee muutos (kotimaisten aineistojen arvonlisäverot tulevat kuluiksi). Valtio on luvannut kompensoida yliopistojen budjeteissa kotimaisten hankintojen arvonlisäverokulut perustuen kahtena edellisenä vuotena kirjattuihin arvonlisäveroihin. Kompensaation ulkopuolelle jäävät kuitenkin ne kotimaiset hankinnat, joissa alv:a ei aiemmin ole ollut. Tällaisten e-aineistojen osalta alv:t ovat tulevaisuudessa kustannuksia, joista FinELibille jää aineistomäärärahan osuus arvonlisäverosta ja loppu arvonlisävero siirtyy tilaajaorganisaatioille. Erikoiskirjastojen palvelumaksujen osalta selvitys verollisuudesta on vielä kesken. EU-alueen ulkopuolelta tulevien palvelumaksujen osalta käytäntö jatkuu kuten aiemminkin. EU:n sisäpuolisen kaupan osalta kirjaus tapahtuu verottomana, ellei lakimuutoksia tulee. Lisäys : Saatujen tietojen perusteella arvonlisäverolaki muuttunee , mikä aiheuttaa muutoksia erityisesti EU-alueen palvelukaupan arvonlisäverotuksessa. Helsingin yliopiston projektien kokonaiskustannusmallin käyttöönoton vaikutuksista Kansalliskirjastoon ei vielä tiedetä. Keskusteltiin kotimaisten aineistojen mahdollisista arvonlisäveromuutoksista ja valtion arvonlisäverokompensaatiosta, miten se käytännössä tapahtuu. Asioista ei vielä ole tehty päätöksiä. Konsortiolle on odotettavissa noin lisäkustannus alv:n vuoksi. Mielenkiintoisena pidettiin myös kokonaiskustannusmallin käyttöönoton vaikutusta ja toivottiin että EU:ssa ei tulisi lakimuutoksia.

5 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) 4.2 Tutkimuslaitosten palvelusopimusten uudistaminen kaudelle Tutkimuslaitosten FinELib-palvelusopimukset päättyvät vuoden 2009 lopussa. Tutkimuslaitoksille esitetään uutta kolmivuotista sopimuskautta ajalle Tutkimuslaitoksia pyydetään ilmoittautumaan FinELibin asiakkaiksi syyskuun alkuun mennessä. Palvelusopimukseen ei tule muutoksia. Vuosittainen palveluhinta nousee n. 15 % sopimuskauden välillä, mutta siihen ei tule korotusta sopimuskauden sisällä (Liite 8). Palveluhinnan korotus on perusteltua siksi, että hintaan tuli korotus (5 %) viimeksi edellisen kolmevuotisen sopimuskauden alussa, mikä ei riittänyt kattamaan sopimuskauden aikana kohonneita kustannuksia. Palvelumaksuilla katetaan yhden lisensioinnista vastaavan suunnittelijan palkkauskustannusten lisäksi osa muista keskitettyyn palveluun liittyvistä kustannuksista (ml. aineistojen laskutus ja aineistokoulutusten järjestäminen, Halti-tietokannan ylläpito ja tiedotus). Kaisa Tamminen esitteli palvelusopimukseen tulevan hinnan korotuksen perusteet. Hintojen korotus ymmärrettiin. Janne Ranta esitti toivomuksen pidemmistä sopimuskausista. 4.3 OCLC:n linjaukset tietueiden käyttöoikeuksista Kristiina Hormia-Poutanen kertoo OCLC:n linjauksesta WorldCat-tietuiden käyttöoikeuksiin liittyen. OCLC julkisti OCLC Policy for Use and Transfer of WorldCat Records -dokumentin marraskuussa OCLC:n uudet linjaukset tietueidenkäyttöoikeuksista ovat herättäneet keskustelua laajalla rintamalla. - OCLC Policy for Use and Transfer of WorldCat Records: - ARL:n (Association of Research Libraries) vastine ja lehdistötiedote - ARL:n raportti kokonaisuudessaan: Ad Hoc Task Force to Review the Proposed OCLC Policy for Use and Transfer of WorldCat Records. Final Report to the ARL Board ( ) - ICOLCin (The International Coalition of Library Consortia) kannanotto aiheesta: [ei ole vielä julkistettu]. ICOLCin kannanoton on allekirjoittanut myös FinELib. OCLC on luvannut huomioida saadun palautteen ja jatkaa linjauksien työstämistä. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi kirjastoverkon mahdollisesta uudesta yhteistyöstä OCLC:n kanssa. Tällä hetkellä Kansalliskirjastossa ja kirjastojen taholla pohditaan mitä lisäarvoa yhteistyö voisi tuoda. OCLC on laatinut linjaukset bibliografisten tietueiden vaihdolle. Linjauksissa kansainvälistä keskustelua on herättänyt OCLC:n esitys rajata kirjastojen mahdollisuuksia itse määrätä omien viitetietueiden jatkokäytöstä. OCLC on kansainvälisen keskustelun myötä luvannut vielä miettiä omia linjauksiaan. Kristiina Hormia-Poutanen toi esille metadatan tärkeyden uusissa kirjastojärjestelmissä. OCLC pyrkii mahdollisesti suojaamaan omaa

6 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) toimintaansa. Keskustelu on käynnissä ja asiasta tullaan kuulemaan myöhemmin lisää. Yhteistyö OCLC:n kanssa globaalista tietokannasta koettiin osin kiinnostavaksi. Näkyvyys olisi yksi lisäarvo mutta mietittäväksi jää onko näkyvyys riittävä lisäarvo. Toimialakohtaisten tarpeiden katsottiin olevan näkyvyyttä tärkeämpää International Coalition of Library Consortia (ICOLC) julkaisi tiedonannon, jolla haluttiin tuoda kustantajien tietoisuuteen se, miten talouden taantuman vaikuttaa maailmanlaajuisesti kirjastojen budjetteihin. Kustantajilta/välittäjiltä toivotaan joustavampia hinnoittelumalleja, jotka sallisivat kustannusten alentamisen ilman että aineistojen sisällöstä jouduttaisiin merkittävässä määrin luopumaan. Yli 100 ICOLCin jäsenorganisaatiota, FinELib mukaan lukien, on ilmaissut tukensa julkilausumalle. Julkilausuma on luettavissa verkossa osoitteessa: Kristiina Hormia Poutanen piti että ICOLC:in kannanottoja tärkeinä OPM:n korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen hanke, tilannekatsaus Kristiina Hormia-Poutanen esittelee OPM:n korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen hankkeen tilanteen. Lisensioinnin rakenteellisen kehittämisen hankkeesta valmistellaan väliraporttia OPM:n raportin liitteeksi. Kirjastoille tarjotaan mahdollisuus kommentoida raporttia samassa yhteydessä, kun kirjastoja pyydetään ilmoittautumaan mukaan lisensioinnin rakenteellisen kehittämisen pilotteihin. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi että OPM kutsuu kirjastosektoreiden edustajat 2.6. kuulemistilaisuuteen. Kuulemistilaisuuden jälkeen pidettävässä ohjausryhmän kokouksessa sovitaan miten tullaan toimimaan. Raportti tulee vielä lausunnoille. Kommenttikierroksen jälkeen raportti lähtee Opetusministeriöön. Raporttiin lisätään FinELibin selvitys lisensioinnin rakenteellisesta kehittämisestä sekä Kauppakorkeakoulun raportti. On harkittu tilata myös toinen julkaisuarkistoinnin tuottamisen kustannusvaikutuksiin liittyvä raportti Kauppakorkeakoululta. Mirja Iivonen totesi kuulemistilaisuuden olevan mielenkiintoisen ja hän piti hyvänä sitä että raportti lähetetään kommenttikierrokselle FinELib-päivä FinELib-seminaarin teemana oli lisensioinnin rakenteellinen kehittäminen. Lorraine Estelle The Joint Information Systems Committeesta (JISC) esitteli JISCin piirissä tehtyjä lisensiointiratkaisuja, kuten kansallisia lisenssejä ja JISCin sisästä kustan-

7 5 Muut asiat Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) nustenjakomallia. Toisessa esityksessä hän kertoi JISCin e-kirjahankkeesta. Seminaarissa esiteltiin myös FinELibin lisensioinnin rakenteellisen kehittämisen hanketta, käyttöoikeustietojen välittämistä Haka-luottamusverkostossa, Jyväskylän ammattikorkeakoulun kokemuksia Shibboleth-autentikoinnista sekä Vaski-kirjastojen ja Tritonian kokemuksia. FinELib-päivät jotka poikkesivat rakenteeltaan aiemmista. Vierailijoiden esitelmät olivat mielenkiintoisia. Todettiin että kirjastoverkkopäivien ja FinELib-päivien peräkkäisyyden vuoksi osallistujat olivat tehneet valintoja ja tilaisuudet söivät toisiaan. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi että tilaisuudet pyritään jatkossa pitämään kauempana toisistaan. Hän pyysi myös ConnectPron käyttökokemuksia tilaisuuksissa. Todettiin sen olevan hyvä ja toivottiin käyttömahdollisuutta oletusarvoksi tuleviin tilaisuuksiin. Esitettiin myös mahdollisuutta katsoa tilaisuutta jälkinauhoituksena mutta tätä mahdollisuutta olivat tilaisuuden puhujat vastustaneet. 5.1 Uudet jäsenet kaudelle Palveluyksikkö lähettää syksyllä 2009 sektoreille pyynnöt nimetä uudet jäsenet konsortio- ja ohjausryhmiin sekä asiantuntiryhmiin kaudelle Syksyllä lähetetään kysely uusista jäsenistä. Sektorit päättävät jäsenistään itse. Keskusteltiin myös asiantuntijaryhmien jäsenistä ja kuinka asiantuntijoiden tulisi edustaa tiettyä alaa eikä vain omaa kirjastoaan. Todettiin että puheenjohtaja Mirja Iivosen jäädessä vuorotteluvapaalle toimii varajäsen Ari Muhonen loppuvuoden kokousten puheenjohtajana. Päätettiin palata asiantuntijaryhmien kokoonpanoon myöhemmin. Korjattiin esityslistassa virheellisesti ilmoitettu uusien jäsenten toimikauden pituus oikeelliseksi (3 vuotta). 5.2 Paula Mikkonen on osallistunut UKSG-seminaariin, Torquayssa Englannissa Seminaarin kuulumiset. Päätettiin pyytää Paula Mikkoselta lyhyttä tiivistelmää seminaarista. Seminaarin läpikäyvä teema oli talouden taantuma ja sen vaikutus kirjastojen budjetteihin ja hankintoihin. Esimerkiksi amerikkalaiset kirjastot ovat monissa tapauksissa joutuneet leikkaamaan budjettejaan jopa kesken vuoden. Kustantajilta/välittäjiltä toivottiinkin joustavuutta hinnoittelumalleihin ja mahdollisimman pieniä hinnankorotuksia. Seminaarin mielenkiintoisin anti liittyi e-kirjoihin. E-kirjat ovat yleistyneet yllättävän hitaasti. Erityisesti kurssikirjoja on vaikea saada e-muodossa. Kustantajat myyvät kirjoja suoraan opiskelijoille ja pelkäävät tulonmenetystä, jos kurssikirjatuotanto siirretään e-muotoon. E-kirjojen löytyvyys on haaste kirjastoille: e-kirjoja on ensin han-

8 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) kittava kriittinen massa ja ne on saatava kirjastojen OPACeihin, että asiakkaat voivat löytää niitä. Kirjojen visualisointi (esim. e-kirjojen kansien kuvat) ovat hyvä keino edistää kirjojen käyttöä. E-kirjoja on myös aktiivisesti markkinoitava asiakkaille, että niiden käyttö yleistyisi. 6 Seuraava kokous Seuraava kokous päätettiin pitää klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo LIITTEET Liite 1: Konsortioryhmän kokouspöytäkirja 1/2009 ( a_poytakirja_1_2009.pdf) Liite 2 Osavuosikatsaus 2009 Liite 3 FinELib BudjTot_vertailu_2007_2009_ pdf Liite 4 FinELib Budj Tot_ pdf Liite 5 FinELib BudjTot_vert_lyhyt_2007_2009_ pdf Liite 6 Vuoden 2009 jakamattoman määrärahan käyttösuunnitelma Liite 7 FinELib-talous 2010 Liite 8 Tutkimuslaitosten palveluhinnasto kaudelle