FinELibin ohjausryhmän kokous

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA 3/ (5) in ohjausryhmän kokous Aika Keskiviikko. klo Paikka Läsnä Poissa Kansalliskirjaston Fabiania-kokoushuone, Yliopistonkatu 1, Helsinki. Matti Manninen, rehtori, Jyväskylän yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, johtaja, Kansalliskirjasto/kirjastoverkkopalvelut Tuula Hämäläinen, Team Leader, Knowledge Solutions, VTT Minna Karvonen, kulttuuriasiainneuvos, opetus- ja kulttuuriministeriö (Anne Luoto-Halvarin varajäsen) Eeva Klinga-Hyöty, tietopalvelupäällikkö, Haaga-Helia ammattikorkeakoulu Tarja Koskimies, kirjastonjohtaja, varapj., Seinäjoen ammattikorkeakoulu (etäyhteydellä) Merja Kummala-Mustonen, kirjastotoimen asiantuntija, Pohjois-Suomen aluehallintovirasto Eeva-Liisa Lehtonen, ylikirjastonhoitaja, Aalto-yliopisto Aija Laine, suunnittelija, Turun kaupunginkirjasto (Virva Nousiainen-Hiiren varajäsen) Ulla Nygrèn, kirjastonjohtaja, Turun yliopisto Petri Raivo, rehtori, Karelia ammattikorkeakoulu Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto (Liisa Rossin varajäsen) Maria Söderholm, informaatikko, Maankäyttötieteiden laitos, Aalto-yliopisto (Elisa Paavilaisen varajäsen) Paula Mikkonen, tietoasiantuntija, Kansalliskirjasto/, sihteeri Elisa Paavilainen, tietopalvelupäällikkö, Suomen ympäristökeskus Anne Luoto-Halvari, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö Virva Nousiainen-Hiiri, toimistopäällikkö, Helsingin kaupunginkirjasto Liisa Rossi, järjestelmä- ja verkkopäällikkö, Kuopion kaupunginkirjasto Asiantuntijat Iina Peltonen, tietoasiantuntija, Kansalliskirjasto/ Minna-Liisa Kivinen, suunnittelupäällikkö, Kansalliskirjasto/Kirjastoverkkopalvelut Terhi Manninen, hankinta-asiantuntija, Kansalliskirjasto/ Esittelijä Arja Tuuliniemi, palvelupäällikkö, Kansalliskirjasto/ 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa osallistujat. Hyväksyttäneen esityslista. Tiedoksi ed. kokouksen hyväksytty pöytäkirja (Liite 1). Puheenjohtaja avasi kokouksen klo ja totesi osallistujat. Esityslista hyväksyttiin sillä muutoksella, että kohta 5. -konsortion strategian uudistuksen käsittely siirrettiin viimeiseksi asiaksi. 2. Kansalliskirjaston keskitettyjen palvelujen ohjausjärjestelmän arviointi

2 PÖYTÄKIRJA 3/ (5) Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelut tuottaa muistiorganisaatioille (kirjastoille, museoille ja arkistoille) yhteisiä keskitettyjä palveluita. Palveluiden ohjausjärjestelmän tavoitteena on mahdollistaa muistiorganisaatioille ja rahoittajille palveluiden asiakasohjaus. Ohjausjärjestelmää on uudistettu vuosina Uudistuksen onnistumista päätettiin arvioida muutaman vuoden kuluttua uudistuksesta. Ohjausjärjestelmän arviointi suoritetaan syksyn 2014 aikana. Ohjausjärjestelmään kuuluvat seuraavat ohjausryhmät: KDK-asiakasliittymän konsortioryhmä, Tiedonhallinnan ohjausryhmä ja -konsortion ohjausryhmä sekä hankkeiden ohjausryhmät (UKJ-, Artiva- ja Onki hankkeet). Suunnittelupäällikkö Minna-Liisa Kivinen Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluista esittelee suunnitelman keskitettyjen palvelujen ohjausjärjestelmän arviointiin. (Liite 2) Minna-Liisa Kivinen esitteli Kansalliskirjaston keskitettyjen palvelujen ohjausjärjestelmän arvioinnin taustaa, tavoitteita, menettelytapoja ja aikataulua. Tavoitteena on selvittää, miten ohjausjärjestelmä tukee asiakasohjausta, palveluiden koordinointia ja vuorovaikutusta Kansalliskirjaston ja muistiorganisaatioiden välillä. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota toiminnan läpinäkyvyyteen sekä roolien ja päätöksenteon selkeyteen. Ohjausjärjestelmästä on laadittu kuvaus ja tutustumiskäynnit ohjausryhmissä on aloitettu. Arviointiprosessiin kuuluu lisäksi mm. ohjausryhmien itsearvioinnit, asiakasorganisaatioiden ja kirjastoverkkopalveluiden edustajien haastattelut sekä kyselyt asiakasorganisaatioiden valikoiduille edustajille. Hankkeen raportointi ajoittuu loppuvuoteen ja jatkotoimista sovitaan ensi vuoden alussa. piti suunnitelmaa hyvänä. 3. Uusien aineistojen valinta -konsortion kautta hankittavien uusien aineistojen valintaa on uudistettu osana konsortion palveluiden ja toiminnan arviointia ja uudistamista. Uudistetut valintakierrokset käytiin keväällä 2013 ja talvella Tietoasiantuntija Iina Peltonen esittelee uusien aineistojen valintaa ja konsortion jäseniltä saatua palautetta (Liite 3). keskustelee esittelystä ja päättää uusien aineistojen valinnan jatkosta ja periaatteista.

3 PÖYTÄKIRJA 3/ (5) Iina Peltosen mukaan aineistovalintaprosessia on kehitetty kirjastojen toivomuksesta aiempaa kevyemmäksi ja nopeammaksi. Kirjastot voivat esittää ja äänestää aineistoja in ekstranetin kautta. Ensimmäisen testikierroksen jälkeen kirjastot toivoivat ehdotettavien ja/tai äänestettävien aineistojen määrän rajoittamista per organisaatio ja mahdollisuutta laittaa aineistot tärkeysjärjestykseen. Lisäksi pohdittiin mm. eri sektoreiden koon ja erilaisten aineistotarpeiden vaikutusta äänestystuloksiin. Valintamenettelyä muokattiin kirjastoilta saadun palautteen perusteella. Kirjastot ovat kerätyn palautteen perusteella olleet tyytyväisiä uudistetun menettelyn avulla valittuihin neuvoteltaviin aineistoihin. Jatkossa tavoitteena on toteuttaa aineistovalinta kerran vuodessa. Kaikki konsortion jäsenet voivat ehdottaa aineistoja ja äänestää niitä, mutta äänestettävien aineistojen määrää voidaan rajoittaa. Palveluyksikkö voi muokata äänestettävien aineistojen listaa siten että esimerkiksi poistetaan äänestyksestä ne aineistot, joista jo neuvotellaan sekä aineistot, jotka eivät täytä konsortion lisensiointiperiaatteita. Palveluyksikkö analysoi äänestystulosta koko konsortion osalta ja sektoreittain. Myös neuvotteluihin käytettävissä oleviat resurssit otetaan huomioon. Neuvotteluun voidaan ottaa myös nykyisiin sopimuksiin ehdotettuja laajennuksia. korosti aineistovalintaprosessin tärkeyttä. Konsortion kautta ei ole saatavissa erikoisaineistoja, mutta in keskistetyt neuvottelut vapauttavat organisaatioiden resursseja omien erikoisaineistojen neuvotteluihin. Uudistettuun valintamenettelyyn ollaan tyytyväisiä, mutta ohjausryhmä haluaa arvioida aineistovalintaprosessin tuloksia, jotta voi ottaa kantaa valintaperusteihin ja ohjeistaa tarvittaessa seuraavaa valintakierrosta. piti tärkeänä, että aineistovalinnalla edistetään opetuksen ja oppimisen kilpailukykyä. Todettiin, että esim. tutkijoiden palaute tulee uudessa menettelyssä entistä paremmin esille, koska organisaatiot voivat ehdottaa ja äänestää aineistoja, joita juuri niiden asiakkaat haluavat. Puheenjohtaja totesi, että aineistovalinnan periaatteiden on oltava selvät, mutta niitä ei pidä lukita liian tiukasti. Arja Tuuliniemi kertoi, että konsortion jäsenorganisaatioilta kerättyä palautetta hyödynnetään myös jatkossa aineistovalintaprosessin arvioinnissa. Uusien aineistojen valintaa jatketaan esityksen mukaisesti (liite 3). Lisäksi sovittiin, että aineistovalintakierrosten jälkeen valitut uudet aineistot ja aineistojen valintaperusteet esitellään ohjausryhmässä. 4. -lisenssien laajennus aikuis-/täydennyskoulutuksen käyttöön -konsortiossa on tänä vuonna selvitetty tarvetta laajentaa -lisenssit myös aikuis-/täydennyskoulutuksen käyttöön. Sopimustekstit mahdollistavat laajasti e-aineistojen käytön maksullisissa koulutusohjelmissa, mutta näitä opiskelijoita ei nyt lasketa mukaan organisaatioidensa käyttäjälukuihin, johon hinnoittelu useissa aineistoissa perustuu. Yliopisto- ja ammattikorkeakoulukirjastoille järjestettiin kysely, jolla kartoitettiin laajennustarpeita. Kyselyn tulosten pohjalta -palveluyksikkö laati ehdotuksen siitä, mille ryhmille lisenssit laajennettaisiin. Ehdotusta käsiteltiin webinaarissa kesäkuussa. Esitys sai kannatusta ja asian valmistelua päätettiin jatkaa siltä pohjalta. Elokuussa palveluyksikkö toimitti kirjastoille kommentoitavaksi esityksen laajennuksen kohteeksi

4 PÖYTÄKIRJA 3/ (5) valittujen ryhmien käyttäjämäärien laskukaavoiksi. Esitys sai kannatusta. Laajennuksen kohteeksi esitetyt ryhmät ja käyttäjämäärien laskukaavat liitteenä (Liite 4). Kun ryhmät ja kaavat on ohjausryhmässä päätetty, korkeakouluja pyydetään ilmoittamaan, mille ryhmille kukin haluaa aineistot käyttöön. Laajennus tuskin kattaa kaikkia niitä ryhmiä, joilla on aineistotarpeita. Lisäksi korkeakoulujen koulutuskentässä on tapahtumassa muutoksia lähivuosina. Todennäköisesti asiaa tullaan jatkokäsittelemään vielä tulevina vuosina. Terhi Manninen esittelee (Liite 5). Hyväksytään laajennusten kohteet ja käyttäjämäärien laskukaavat. Terhi Manninen kertoi, että aineistojen käytön laajentaminen aikuis- ja täydennyskoulutusryhmiin on ollut aiemminkin esillä konsortiossa, mutta tietoja on ollut vaikea saada. Hanke on vaatinut runsaasti selvitystyötä palveluyksikössä. Jäsenorganisaatioille tehdyn kyselyn perusteella laajennuksen tarve kohdistuu pääasiassa pitkähköihin ohjelmiin. Tietoja aikuis- ja täydennyskoulutusopiskelijoiden opiskeluaktiivisuudesta hyödynnettiin potentiaalisten käyttäjämäärien laskukaavoja laadittaessa. Todettiin, että korkeakoulujen tarjoama aikuis- ja täydennyskoulutus on muuttumassa, mutta vielä ei tiedetä tarkasti, miten laajoja muutoksia on tulossa. Tästä syystä aikuis- ja täydennyskoulutuksessa tapahtuvia muutoksia tulee seurata ja ottaa muutokset huomioon jatkossa. Todettiin myös, että kirjastot koordinoivat aikuis- ja täydennyskoulutukseen liittyvää tiedonkeruuta niiltä osin kuin tietoja ei saada keskitetyistä tilastoista. hyväksyi esityksen. Laajennuksen kohteeksi valitut ryhmät ja niiden käyttäjämäärien laskukaavat liitteenä (Liite 6).Seurataan mitä muutoksia korkeakoulujen tarjoamassa koulutuksessa tapahtuu ja pyritään ottamaan muutokset myös jatkossa huomioon. 5. Ajankohtaista kustannustoimialalla ja konsortiossa 6. Muut asiat 7. Tiedotusasiat Kansalliskirjasto ja Aalto-yliopisto ovat saaneet tietopyynnön koskien Elsevierin lisenssisopimusta. Ei muita asioita. Ei tiedotusasioita.

5 PÖYTÄKIRJA 3/ (5) 8. -konsortion strategian uudistus in nykyinen strategia ulottuu vuoden 2015 loppuun. in ohjausryhmän kokouksessa 2/2014 päätettiin, että strategiaa työstetään syksyn 2014 ohjausryhmän kokouksissa ja tarvittaessa kevään 2015 ensimmäisessä kokouksessa. Päivitetty strategia hyväksytään viimeistään alkuvuonna Hyväksytään strategian uudistamissuunnitelma (Liite 7). Työstetään strategiaa työryhmissä (Liite 8). Arja Tuuliniemi esitteli strategian uudistamissuunnitelman. Keskeistä on miettiä, miksi konsortio on olemassa, mitä palveluyksikkö ja kirjastot jäseninä tekevät jatkossa ja mitä haasteita konsortiolla on tulevaisuudessa. keskusteli strategiasta kolmessa pienryhmässä. Työryhmissä esiin nousi mm. kireä taloustilanne, tutkijoiden ja opiskelijoiden muuttuvat tarpeet ja niihin vastaaminen sekä open access -julkaisemisen vaikutus tieteelliseen kustantamiseen. Keskusteltiin siitä, tarvitaanko jatkossa fyysistä kirjastoa, jos aineistot on pääosin saatavissa e-muodossa. hyväksyi strategian uudistamissuunnitelman. Seuraavassa ohjausryhmässä jatketaan strategian työstämistä ryhmäkeskusteluista tehtyjen yhteenvetojen pohjalta. 9. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään tiistaina klo Kokouksen päättäminen LIITTEET Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Liite 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja tiedoksi ( _2_2014.pdf) Liite 2: Kansalliskirjaston keskitettyjen palvelujen ohjausjärjestelmän arvioinnin suunnitelma Liite 3: Uusien -aineistojen valinta Liite 4: Aineistohankinnan laajennus aikuis- ja täydennyskoulutukseen: laajennuksen kohteeksi esitetyt ryhmät ja käyttäjämäärien laskukaavat Liite 5: Aineistohankinnan laajennus aikuis- ja täydentävään koulutukseen Liite 6: Laajennuksen kohteeksi valitut ryhmät ja niiden käyttäjämäärien laskukaavat Liite 7: -strategian uudistus Liite 8: Taulukko strategian uudistus -työskentelyyn