Kansalliskirjasto, Teollisuuskadun kiinteistö, Teollisuuskatu 23 A, 4. krs, huone B453

Transkriptio

1 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (7) OHJAUSRYHMÄN KOKOUS 4/2008 Aika tiistai klo Paikka Läsnä Esittelijä Asiantuntijat Poissa Kansalliskirjasto, Teollisuuskadun kiinteistö, Teollisuuskatu 23 A, 4. krs, huone B453 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, kirjastoverkkopalveluiden johtaja, Kansalliskirjasto, saapui klo Hannele Hermunen, opetusneuvos, OPM Päivi Kytömäki, ylikirjastonhoitaja, Oulun yliopisto Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjasto Hannele Niemi, vararehtori, Helsingin yliopisto, saapui klo Iris Tahvanainen, tietopalvelupäällikkö, Metropolia Ammattikorkeakoulu Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, OPM Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Pirjo Sutela, kehityspäällikkö, Tietoratkaisut VTT Pirkko Nuolijärvi, johtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Tapio Varis, professori, Tampereen yliopisto Timo Luopajärvi, pääsihteeri, ARENE ry Päivi Keränen, hallituksen puheenjohtaja, SAMOK/HAMOK Esityslista 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Mauri Ylä-Kotola avasi kokouksen klo ja totesi kokouksen olevan päätösvaltainen. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksyttäneen pöytäkirja (Liite 1). Arja Tuuliniemi kertasi aluksi sähköpostikokouksissa 3a ja 3b käsiteltyjen aineistojen hinnoittelun taustat ja sähköpostikokouksen päätöksen. Ohjausryhmä keskusteli kokouksista. Eri hinnoittelumalleista todettiin, että mitä eriytyneempää hinnoit-

2 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (7) telu on sitä vaikeampaa on soveltaa yhtä kustannustenjakomallia kaikkiin organisaatioihin ja aineistopaketteihin. Keskusteltiin myös FinELibin yhteisistä toimintaperiaatteista ja siitä voivatko kaikki organisaatiot hyväksyä periaatteet. Todettiin, että organisaatioiden on saatava hyöty FinELibiin kuulumisesta, jotta jäsenyys on mielekästä. Lisäksi toivottiin, että ohjausryhmän päätöksiä ei tarvitse tehdä niin nopealla aikataululla kuin mitä sähköpostikokoukset edellyttivät. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja 3/2008 sekä sähköpostikokousten pöytäkirjat 3a/2008 ja 3b/2008 (Liitteet 2,3). 3. Katsaus FinELibin talouteen FinELib-konsortion kokonaisrahoitus vuodelle 2008 on 16,2 miljoonaa euroa. Tästä 15,6 miljoonaa on budjetoitu aineistohankintaan ja 0,5 miljoonaa Nelliportaalipalveluihin. Aineistohankinnan varoista suurin osa on varattu elektronisiin lisensseihin (15,1 milj.). Luku sisältää organisaatioiden oma-rahoitusosuuden e- aineistoista (12 milj.). (Liitteet 4-6). FinELibin ohjausryhmä lähetti Kansalliskirjaston johtokunnalle kirjeen, jossa se esitti huolensa mahdollisten siirtyvien määrärahojen käytöstä sekä FinELibin taloushenkilöstön asemasta mahdollisen uudelleenorganisoinnin yhteydessä. (Liitteet 7, 8). Arja Tuuliniemi esittelee budjetin toteumaa lokakuun lopun tilanteen mukaan. Keskustellaan vuoden 2008 taloustilanteesta sekä Kansalliskirjaston johtokunnalle lähetetystä kirjeestä. Arja Tuuliniemi esitteli vuoden 2008 taloustilannetta lokakuun lopun tilanteen mukaan. Aineistohankintarahaa ei ole jäämässä ensi vuodelle. Halti-tietokannan kehittämiseen varatusta rahasta jäänee jonkin verran vuodelle 2009, mutta ylijäämä käytetään vuonna 2009 Haltin kehittämiseen. Nellin ATK-ylläpitoon budjetoituja varoja jäänee vähän käyttämättä. FinELibin ohjausryhmä lähetti Kansalliskirjaston johtokunnalle kirjeen, jossa ohjausryhmä esitti että mikäli FinELibille 2008 budjetoiduista määrärahoista on siirtymässä varoja seuraavalle vuodelle, tulisi Kansalliskirjaston kohdentaa ne FinELib-konsortion käyttöön ja että FinELib-konsortion ohjausryhmä esittäisi määrärahojen käyttösuunnitelman. Kansalliskirjaston johtokunta käsittelee kirjettä seuraavassa kokouksessaan Hannele Niemi totesi, että rahoitus- ja budjetointijärjestelmän muuttuessa tarvitaan informaatiota muutosten vaikutuksista FinELibin toimintaan. Mauri Ylä-Kotola totesi, että yliopistoille tärkeä kysymys on likviditeetin turvaaminen. Hän pohti myös Kansalliskirjaston roolia osana Helsingin yliopistoa samaan aikaan kun esimerkiksi Valtionarkisto ja Elokuva-arkisto ovat valtion virastoja.

3 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (7) Hannele Hermunen totesi, että opetusministeriön rahoitusmallimuistiossa mainitaan Kansalliskirjaston säilyvän toistaiseksi osana Helsingin yliopistoa. Kansalliskirjaston rahoitus säilyy omalla momentillaan ja Kansalliskirjasto on FinELibkonsortion toiminnan kannalta keskeinen toimija. Hän mainitsi myös, että opetusministeriö tulee antamaan Kansalliskirjastolle vuosittain erikseen palautetta. Tämä edellyttää Kansalliskirjastolta saatavia raportteja ja näin tulee myös FinELibin toiminta seurantaan. Päivi Kytömäki totesi, että toteuman perusteella FinELibin talouden suunnittelu ja toteutus ovat kulkeneet hyvin käsi kädessä koska siirtyviä määrärahoja ei ole paljon. Arja Tuuliniemi kertoi, että siirtyminen alkuperäisvaluuttakohtaisesta budjetoinnista eurobudjetointiin aineistohankinnassa vaikutti siihen että tarkempi seuranta on ollut mahdollista eivätkä valuuttakohtaiset vaihtelut ole vaikuttaneet budjetointiin. Arja Tuuliniemi muistutti myös, että kirjastojen on vuoden 2009 budjetoinnissaan otettava huomioon valuuttakurssien vaihtelut ja varauduttava valuuttamääräisissä aineistoissa vuotta 2008 suurempiin hintoihin. FinELib laskuttaa aineistot kirjastoilta päivän kurssin mukaan. Päivi Kytömäki mainitsi, että tästä on tiedotettava kirjastojen johtajille. Palveluyksikkö tiedottaa kirjastoille valuuttakurssien vaihtelujen vaikutuksista kirjastojen budjetointiin. 4. Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalveluja koskeva asiakaskysely Kansalliskirjasto toteutti asiakaskirjastoille suunnatun kyselyn Kansallisista kirjastoverkkopalveluista Kyselyn tuloksia käsiteltiin FinELibin ohjausryhmän kokouksessa 3/2008. Ohjausryhmä päätti, että kyselyä käsitellään uudelleen seuraavassa kokouksessa. Kokousta varten FinELibin palveluyksikkö analysoi kyselyn tuloksia sektoreittain ja esittää tulosten perusteella tehdyn toimenpideohjelman. Arja Tuuliniemi ja Paula Mikkonen esittelevät kyselystä tehtyä jatkoanalyysiä ja toimenpideohjelmaa. Paula Mikkonen, Arja Tuuliniemi ja Ari Rouvari esittelivät Kansalliskirjaston kirjastoverkkopalvelujen kyselyn analyysiä FinELib-konsortion palvelujen osalta sekä analyysin perusteella tehtyä toimenpideohjelmaa. Analyysiin ja toimenpideohjelmaan oli poimittu kehittämiskohteet henkilöstöryhmittäin ja palveluittain. (Liitteet 9, 10). FinELibin palveluista Nelli tunnetaan kaikilla sektoreilla ja työntekijäryhmissä erittäin hyvin, muissa palveluissa tunnettuus ei ole riittävää kaikissa työntekijäryhmissä ja sektoreilla. Aineistojen hankinnassa työskentelevistä vastaajista puolet ilmoitti tuntevansa FinELibin elektronisen aineiston hankintapalvelut, yleisissä kirjastoissa osuus oli vielä tätäkin pienempi. Asiakaspalvelussa työskentelevistä reilusti alle puolet ilmoitti tuntevansa FinELibin aineistojen käyttöehdoista tiedottami-

4 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (7) sen. Maakuntakirjastojen virtuaalisen yhteisluettelon Mandiksen hakukäytön tunsi puolet yleisten kirjastojen vastaajista, Mandiksen poimintaluetteloinnin yleisten kirjastojen luetteloijista joka kymmenes. Halti-tietokannan tunnettuutta on lisättävä hankinnan parissa työskenteleville ja johtajille. Palvelujen tunnettuutta edistetään tulevana vuonna toimenpideohjelman mukaisesti kohdennetulla tiedotuksella FinELibin verkkosivujen, kirjastot.fi:n, postituslistojen ja Haltin avulla. Lisäksi tiedotetaan aineistohankinnan asioista Nelliprojektipäällikkökokouksissa ja järjestetään koulutuksia maakunnissa. Päivi Kytömäki toivoi että toimenpideohjelma lähetetään kaikille johtajille tiedoksi sillä siihen liittyy myös kirjastoissa tehtävää työtä. Näin asiat menevät myös kirjastoissa eteenpäin. Hän piti mainittuja toimenpiteitä hyviä. Arja Tuuliniemi kertoi, että toimenpiteet tullaan liittämään ensi vuoden toimintasuunnitelmaan. Palveluissa onnistumisessa suurin ero tärkeyden ja onnistumisen välillä oli aineistojen käyttöehdoista tiedottamisessa. Yleisissä kirjastoissa oltiin muita sektoreita tyytymättömämpiä hankintaneuvotteluihin. Yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa Halti-tietokantaa pidettiin hyvin tärkeänä, mutta jossa onnistuminen oli odotuksia alhaisempi. Myös Nelliä pidettiin tärkeänä yliopistoissa ja ammattikorkeakouluissa, mutta jossa ei oltu onnistuttu kovin hyvin. Arja Tuuliniemi totesi, että FinELibin verkkosivu-uudistuksesta johtunut viive aineistojen käyttöehtojen päivityksessä näkyi tyytymättömyydessä sopimusehdoista tiedottamiseen. Yleisten kirjastojen tyytymättömyys aineistoneuvotteluihin johtuu mm. aineistotarjonnan rajallisuudesta ja kirjastojen kalliina pitämistä aineistohinnoista. Käyttöehdoista tiedottamista parannetaan ajantasaisilla sopimustiivistelmillä. FinELib neuvottelee etäkäytön järjestämisestä yleisten kirjastojen ja kustantajien kanssa. Haltin ajantasaisuutta parannetaan, Haltia kehitetään vastaamaan paremmin asiakkaiden tarpeita ja tiedotetaan Haltin ominaisuuksista. Nellin osalta Ari Rouvari kertoi, että Nellin suurin ongelma on käytettävyydessä. Parannuskeino ongelmaan on käyttöliittymän korvaaminen Kansallisen digitaalisen kirjaston hankkeella, kansallisella asiakasliittymällä jossa on yksi käyttöliittymä kirjastojärjestelmille ja elektronisille aineistoille. Mauri Ylä-Kotola tiedusteli kuvahakujen käyttöä uudessa käyttöliittymässä. Ari Rouvari sanoi että järjestelmä ei toimi kuvahaussa mutta tähän ehkä pitäisi tulevaisuudessa panostaa vaikka se on haasteellista. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että KDK-hankkeen osalta näyttää vahvasti siltä että pystytään linkittämään jo olemassa olevia ja rakenteilla olevia infrastruktuureja. Hannele Niemi piti hakuominaisuuksien parantamista erittäin hyvänä. Uudistuksissa pitää muistaa että pidetään tutkijoilla myös vanhat palvelut. Mauri Ylä- Kotola toi esiin semanttisen webin mahdollisuudet. Asiakaskyselyn toimenpideohjelmaa seurataan FinELibin vuosiraportoinnin yhteydessä. 5. FinELibin toimintasuunnitelmaluonnos vuodelle 2009 FinELib-konsortion toiminnassa vuonna 2009 näkyy rakenteellinen kehittäminen ja sen vaikutukset koko kirjastokentän toimintaan. Uuden yliopisto- ja ammattikorkeakoululain lopullinen sisältö määrittää korkeakouluissa tehtävää tutkimusta,

5 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (7) opetusta ja opiskelua ja muuttaa siten myös korkeakoulukirjastojen toimintaan. Korkeakoulujen kansainvälistyminen ja uudenlaiset yhteistyömuodot eri sektoreiden välillä edellyttävät muutoksia konsortion toimintaan. Kunnankirjastoissa rakenteellinen kehittäminen näkyy isompina kuntina ja pyrkimyksenä lisätä alueellista yhteistyötä. Vuoden 2009 aikana laaditaan yhdessä konsortion jäsenkirjastojen kanssa suunnitelma lisensioinnin uusista toimintaperiaatteista ja tarkoituksenmukaisesta työnjaosta konsortiossa. Arja Tuuliniemi, Paula Mikkonen ja Ari Rouvari esittelevät luonnoksen FinELibin toimintasuunnitelmaksi vuodelle (Liite 11). Keskustellaan luonnoksesta. Arja Tuuliniemi kertoi, että FinELibin toimintaan vuonna 2009 vaikuttavia asioita ovat mm. korkeakoulujen kansainvälistyminen, yritysyhteistyö ja innovaatiotoiminta joita painotetaan erityisesti ammattikorkeakoulupuolella, alueellinen yhteistyö, elinikäinen oppiminen ja avoimen korkeakoulun painottuminen, yliopistokeskukset ja yhteiset kirjastolaitokset ja yliopistojen taloushallinnon muutokset. Taloushallinnon osalta merkittävää on likviditeettikysymys laskujen maksussa sekä alv-kohtelu ja miten se vaikuttaa e-aineistojen keskitettyyn määrärahaan ja kirjastojen omarahoitusosuuteen. Korkeakoulujen profilointi sekä tulosindikaattoreiden ja avainlukujen entistä tarkempi seuranta vaikuttanevat myös kirjastojen toimintaan. Konsortioryhmässä todettiin, että FinELibin on selvitettävä miten uusi yliopistolaki vaikuttaa Kansalliskirjaston taloushallintoon ja aineistolaskujen maksamiseen. Todettiin, että asiaa valmistellaan ensin Kansalliskirjaston ja Helsingin yliopiston hallinnon kanssa, minkä jälkeen asia esitellään ohjausryhmässä. Kuntaliitoksista Barbro Wigell-Ryynänen totesi, että vaikka kuntaliitokset nyt teettävät paljon työtä, kuntien koon kasvu mahdollistaa tulevaisuudessa paremman erikoistumisen. Keskusteltiin myös julkaisuarkistoista. Arja Tuuliniemi kertoi, että julkaisuarkistoja perustettaessa Kansalliskirjastolta toivotaan metadatan lisensiointia lehti- ja artikkelitasolla. Tällä hetkellä neuvotellaan muutamaa aineistoa pilottina Helsingin yliopistolle. Kristiina Hormia-Poutanen kertoi, että Kansalliskirjasto koordinoi vuodenvaihteessa alkavaa Julkaisuarkistojen infrastruktuuri -hanketta, jolle opetusministeriö on myöntänyt rahoituksen vuosiksi Kansalliskirjaston lisäksi hankkeessa ovat aktiivisina toimijoina mukana myös Oulun yliopiston kirjasto ja Helsingin yliopiston kirjastopalveluiden koordinointiyksikkö. Arja Tuuliniemi kertoi, että ensi vuoden aikana tehdään suunnitelma konsortion rakenteellisesta kehittämisestä. Helsingin kauppakorkeakoulun kanssa on aloitettu hanke, jossa tutkitaan FinELibin keskitetyn hankinnan kustannusvaikutuksia. Kilpailutus ja sen arviointi otetaan ensi vuonna esille. Vuonna 2010 yhdistyville organisaatioille joudutaan käymään hintaneuvottelut niiden tilaamista aineistoista. Tutkimuslaitosten palvelusopimuskausi päättyy ensi vuoden lopussa joten ensi vuonna valmistellaan uutta sopimusta ja hinnastoa. Ensi vuonna valmistellaan myös ohjaus- ja konsortioryhmän uutta toimikautta. Kansalliskirjaston kansainväliseen arviointiin vuonna 2010 valmistaudutaan ensi vuonna. Virkamiesvaihtoa toteutetaan ensi vuonna. Ari Rouvari kertoi, että ensi vuonna Nelli-toimintayksikkö tekee asiakasliittymää, Metalib-ohjelmistosta tulee myös päivitys vuonna MetaLi-

6 6. Tiedotusasiat Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (7) bin integroiminen oppimisympäristöihin on saatu valmiiksi ja sitä markkinoidaan mm. opettajille. Perusaineistot-hankkeen osalta Arja Tuuliniemi kertoi, että FinELib on toistaiseksi mukana tutkimuksen infrastruktuurikartoituksessa. Kristiina Hormia Poutanen sanoi että perusaineistot ovat mukana RAKE-hankkeen suosituksissa. Hannele Hermunen kertoi että ensi vuoden budjetti on jo valmis ja on syytä varautua siihen että Kansalliskirjaston rahoitustaso ei nouse. Päätettiin, että Helsingin yliopisto ja Kansalliskirjasto pitävät palaverin yliopistolain aiheuttamista muutoksista FinELibin taloushallintoon. Päätettiin että ensi vuoden aikana selvitetään mahdollisuutta kansallisiin metadatalisensseihin Henkilöstöasiat (koulutussihteerin sijaisuus, vuorotteluvapaan sijaisuus 5 kk) Koulutussihteeri siirtyy Kansalliskirjastossa muihin tehtäviin kesäkuun loppuun asti. Uusi koulutussihteeri koordinoi koko Kirjastoverkkopalveluiden koulutuksia eikä hänen tehtäviinsä kuulu enää FinELibin tiedotustehtävät. Arja Tuuliniemi jää vuorotteluvapaalle maaliskuun alusta heinäkuun loppuun. Paula Mikkonen toimii sijaisena. Paula Mikkosen sijaisuus on avoinna. Osa aikainen suunnittelusihteerin paikka laskentatehtäviin on haussa ICOLC, München, ( European ICOLC on vuosittainen Euroopassa järjestettävä e-aineistoihin keskittyvä kirjastokonsortioiden konferenssi. E-kirjat olivat vahvasti esillä tämänvuotisessa konferenssissa. FinELibistä konferenssiin osallistuivat Paula Mikkonen ja Arja Tuuliniemi. 7. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 8. Ohjausryhmän seuraava kokous Seuraava kokous on klo Kokouksen päättäminen LIITTEET Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Liite 1: Edellisen kokouksen 3/2008 pöytäkirja Liite 2: Kokouksen 3a/2008 pöytäkirja Liite 3: Kokouksen 3b/2008 pöytäkirja Liitteet 4-6: FinELibin budjetti/toteuma 2008 Liite 7: Ohjausryhmän kirje Kansalliskirjaston johtokunnalle (lähetetty sähköpostitse )

7 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (7) Liite 8: Kansalliskirjaston johtokunnan kokouksen 2/2008 pöytäkirja ( 8.pdf) Liite 9: Kirjastoverkkopalvelut-asiakaskysely: analyysi FinELib-palvelujen osalta Liite 10: Kirjastoverkkopalvelut-asiakaskysely: toimenpideohjelma 2009 FinELib-palvelujen osalta Liite 11: Toimintasuunnitelma 2009: luonnos