VUODEN 2014 TALOUSARVION TOIMEENPANO-OHJEET

Transkriptio

1 Lauta- ja hallintokunnat sekä konserniyhtiöt VUODEN 2014 TALOUSARVION TOIMEENPANO-OHJEET Kunnanvaltuusto on hyväksynyt talousarvion toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä niihin liittyvät tuloarviot kokouksessaan Talousarviossa määrätään sitovat talousarviokohdat ja sitovat tavoitteet. Näillä täytäntöönpano-ohjeilla saatetaan kunnanvaltuuston hyväksymä talousarvio käytäntöön Talousarvion velvoittavuus ja sitovuus Kuntalaki, kirjanpitolaki ja kunnan hallintosäännön taloutta koskevat määräykset velvoittavat hoitamaan kunnan taloutta hyväksytyn talousarvion mukaisesti, joten talousarvio on kaikilta osin sitova ohje kunnanhallitukselle, lautakunnille, konserniyhtiöille, viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka osallistuvat kunnan varojen käyttöön. Jokaisen toimielimen on perehdyttävä tarkasti talousarvioonsa ja seurattava sen toteutumista. Tästä on kunkin lautakunnan/toimielimen tehtävä päätös, joka merkitään pöytäkirjaan ja josta toimitetaan ote kunnanhallitukselle. 1. Talousarvion käyttösuunnitelmat ja toteutumisen raportointi 2. Henkilöstöasiat 3. Laskujen tarkastus ja hyväksyntä 4. Tavaroiden ja palvelujen hankinta 5. Maksut ja korvaukset 6. Sisäinen valvonta 7. Käyttösuunnitelmien yhteydessä nimetyt tilivelvolliset 8. Yhteenveto 1. Talousarvion käyttösuunnitelmat ja toteutumisen raportointi Lautakuntien tulee laatia valtuuston hyväksymän talousarvioraamin pohjalta käyttösuunnitelmat, toiminnalliset ja määrälliset tavoitteet. Käyttösuunnitelmiin tulee sisällyttää talousarviovuoden aikana toteuttavat palvelurakenneuudistukset. Kunnan sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti hallintokuntien tulee määritellä tulosalueille määrä-, laatu- ja tulostavoitteet. Tulosalueilla tulee olla toimintaa kuvaavat mittarit, joita käytetään yleisesti tilastoissa ja kuntien talousvertailuissa. Jos asiallista mittaria ei tulosalueella ole, käytetään mittarina kunnan asukasmäärästä laskettuja mittareita. Käyttösuunnitelmat laaditaan sillä tarkkuudella, että toiminnallinen ja taloudellinen vastuu on selkeä. Käyttösuunnitelman muutokset tulee tehdä välittömästi ja viimeistään talousarviovuoden aikana. Tulosalueiden välisistä muutosesityksistä päättää kunnanhallitus. Kaikki muutosesitykset tulee käsitellä

2 hyvissä ajoin, jotta päättävällä toimielimellä on tosiasiallinen mahdollisuus päättää asiassa. Hyväksytyt käyttösuunnitelman muutokset toimitetaan välittömästi laskentasihteerille. Toteutumisen raportointi Hallintosääntö 23 :Toimialan toiminta- ja tulostavoitteet määritellään valtuuston hyväksymässä talousarviossa ja taloussuunnitelmassa sekä hallintokuntien päättämissä talousarvion käyttösuunnitelmissa. Osastojen on 1. raportoitava kunnanhallitukselle, valtuustolle ja tarkastuslautakunnalle valtuuston asettamien painopistealueiden ja tulostavoitteiden toteutumisesta tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. 2. raportoitava kunnanhallitukselle, valtuustolle ja tarkastuslautakunnalle taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta neljännesvuosittain. 3. tehtävä toimintansa edellyttävät lupa- ja rahoitushakemukset, annettava valtionosuus- ja muiden viranomaisten edellyttämät selvitykset ja tilastotiedot sekä perittävä tulot ja suoritettava menot. 4. selvitettävä sisäisen valvonnan toimivuus sekä toimintojen tarkoituksenmukaisuus Talousarvion toteutumisen raportoinnissa tuotettujen palvelujen määriä, käyttöasteita ja toimialan vertailukuntien vertailu-/tunnuslukuja seurataan euromäärien ohessa. Kunnanhallitukselle ja lautakunnille tulee toimittaa talousarvion toteutumaraportti neljännesvuosittain Ensimmäinen raportti laaditaan ajalta Lautakunnat huolehtivat toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta, ja että tuloarvion käyttö vastaa enintään tuotettuja palveluja. Jokainen osastopäällikkö vastaa hallintokuntansa talousarvion toteutumisesta. Osastopäälliköiden tulee seurata ja arvioida toiminnallisten tavoitteiden toteutumista kuukausittain. Tarkastuslautakunnan arviointikertomus 2013 Hallintokuntien tulee käyttösuunnitelman käsittelyn yhteydessä ilmoittaa kunnanhallitukselle mihin toimiin se on ryhtynyt (tehnyt/kesken/tekemättä) arviointikertomuksessa esitettyjen havaintojen johdosta. 2. Henkilöstöasiat Ennen virkojen ja toimien haettavaksi julistamista valmistelussa on aina selvitettävä työtehtävien uudelleen järjestelymahdollisuudet kunnan jo palveluksessa olevien henkilöiden kesken. Lyhyet, alle yhden kuukauden, sijaisuudet tulee hoitaa tehtäviä sisäisesti järjestellen ilman sijaistyövoimaa. Määräaikaisia viran- ja toimenhaltijoita otettaessa on erityisesti selvitettävä, että määräaikaisuudelle on olemassa lain mukainen peruste ja peruste on myös aina kirjattava päätökseen ja virkamääräykseen/työsopimukseen. Kukin hallintokuntien tarkistaa henkilöstösuunnitelmansa vuosille ja ne tarkistetaan mennessä. Suunnitelmassa selvitetään luonnollinen poistuma, poistuman korvaamisen edellyttämä henkilöstötarve sekä muutosten vaikutus toimintaan ja talouteen.

3 Harkinnanvaraisista palkattomista virka/työvapaista, osa-aikatyön järjestämistavasta, henkilöstön eläkkeelle siirtymisestä kunnanhallitus on antanut yleisohjeen. Henkilöstön vuosilomat tulee keskittää toiminnan kannalta hiljaisimpaan aikaan pääasiassa heinäkuulle asiakaspalvelun ja työskentelyn tehostamiseksi. Kunnanhallitus on päättänyt , että lomia keskitetään mahdollisimman paljon viraston suljettuna oloaikaan sekä sen jälkeiseen ja edeltävään aikaan. Lomakauden ulkopuolelle jäävästä lomasta suositellaan pidettäväksi puolet kalenterivuoden loppuun ja puolet huhtikuun loppuun mennessä. Ylitöihin on aina oltava esimiehen kirjallinen etukäteen annettu määräys. Ylityökorvaus suoritetaan vain mikäli em. määräys on annettu. Matkakustannukset Virka- ja virantoimitusmatkat sekä työmatkat tulee tehdä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista. Kunnanhallitus päättää lähialueita lukuun ottamatta ulkomaanmatkoista. Virka- ja virantoimitusmatkasta ei makseta enempää kuin olisi maksettava, jos matka olisi tehty kunnalle edullisimmalla tavalla. Matkamääräyksen antaja toteaa ennen matkalle lähtöä, mikä on kunnalle edullisin ja tarkoituksenmukaisin matkustuspa. Yleisen virka- ja työehtosopimuksen mukaisesti virkamatkasta on esitettävä matkalasku viivytyksettä ja korvausten maksamisen edellytyksenä on, että matkalasku esitetään laskun hyväksyjälle viimeistään kuukauden kuluessa matkan päättymisestä. Koulutussuunnitelmat Ammatillisen osaamisen kehittämiseen saadaan taloudellista tukea voimaan tulevien säädösten mukaan. Tuen saannin edellytyksenä on koulutussuunnitelma. Jokaisen hallintokunnan tulee tehdä koulutussuunnitelma erillisen ohjeen mukaan. Suunnitelmat käsitellään YT-ryhmässä. Taloudellista tukea voi saada vain ennalta tehdyn suunnitelman mukaiseen koulutukseen. 3. Laskujen tarkastus ja hyväksyntä Laskujen hyväksyjä on hallintokunnan osastopäällikkö. Erillisellä kunnanhallituksen päätöksellä hyväksymisoikeus voidaan siirtää toiselle viran/toimenhaltijalle. Osastopäällikön sijaisena laskujen hyväksymisessä toimii toisen hallintokunnan osastopäällikkö tai hallintojohtaja. Hallintokunnat vahvistavat vuosittain laskujen asiatarkastajat ja heidän sijaiset. Laskut on hyväksyttävä viivytyksettä, jotta viivästysseuraamuksista ei aiheudu ylimääräisiä kustannuksia kunnalle. Yleinen maksuehto julkisissa hankinnoissa on 30 pv netto. Käteisalennusten käyttö laskuilla on suotavaa, jolloin on varmistauduttava myös, että käteisalennukset voidaan hyödyntää täysimääräisenä. Laskujen käsittelyjärjestelmässä, Rondossa, olevat laskut on hoidettava päivittäin. Maksun viivästymisestä aiheutuneet kustannukset voidaan periä henkilöltä, jonka laiminlyönnistä viivästyminen on aiheutunut. Laskujen tarkastajan on numerotarkastuksen lisäksi merkittävä kirjanpidon tilit, arvonlisäveromerkinnöt sekä tarkastettava, että lasku on aiheellinen. Laskun tarkastajana, vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö eikä hän saa olla toimessaan jäävi.

4 Kun toimittajana on yksityisten elinkeinonharjoittaja, on hänen osalta ennen tilauksen tekemistä varmistuttava, että hän on arvonlisäverovelvollinen ja verottajan ennakkoperintärekisterissä. Nämä tiedot tarkistetaan yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ( hakutekijänä on nimi tai y-tunnus. Lisäksi elinkeinoharjoittajan on toimitettava todistus yrittäjäeläkeyhtiöstään tai viimeinen yrittäjäeläkemaksukuitti. Yritysten osalta on tarkistettava arvonlisäverovelvollisuus ja ennakkoperintärekisteri ym. osoitteesta. Uusien toimittajien osalta kannattaa tarkistaa luottotiedot. Toimittajalta edellytetään aina sähköistä laskutusta, asiasta KH:n päätös Tavaroiden ja palvelujen hankinta Kunnan hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista, erityisalojen hankintalakia ja hankintaasetusta sekä kunnanhallituksen antamia hankintaohjeita, jotka löytyvät intranetistä Tiedostopankki - otsikon alta. Hankintoja voivat tehdä vain ne henkilöt, joille on myönnetty valtuudet hankintojen tekemiseen. Vuonna 2014 hankintavaltuudet ovat seuraavat: Kunnanhallitus päättää toimialojen yhteisistä hankinnoista, joiden suuruus ylittää tavaroiden ja palveluiden hankinnan EU-kynnysarvon ( euroa vuonna 2012). Kunnanhallitus voi delegoida toimivaltaansa edelleen. Hallintokunnat päättävät toimialansa hankinnoista Kunnanjohtaja päättää keskushallinnon hankinnoista, joiden (veroton) euromäärä vastaa enintään tavaroiden ja palveluiden hankinnan kansallista kynnysarvoa (Hankintalaki 15 ). Osastopäälliköt päättävät toimialallaan hankinnoista joiden (veroton) euromäärä on enintään euroa. Tietotekniikkahankinnat Tietotekniikkaan liittyvissä hankinnoissa käytetään pääsääntöisesti leasingrahoitusta koneiden ja laitteiden osalta. Sovellusten ja järjestelmien hankinnoissa tulee selvittää yhteydet muihin kunnassa jo oleviin järjestelmiin ja sovelluksiin. Hankintapäätös, sopimus/tilaus Käyttötalouteen liittyvistä hankinnoista tulee aina tehdä hankintapäätös sekä kirjallinen hankintasopimus tai tilaus mikäli hankinnan arvo ylittää euroa. Maksuehdoksi on sovittava vähintään 30 vrk netto. Kunta ei maksa ennakkoa tavarasta tai palveluksesta, ellei myyjä anna toimituksesta täyttä vakuutta (pankkitakaus tai vastaava). 5. Maksutulot ja korvaukset kunnan tekemät veloitukset

5 Hallintokuntien on huolehdittava siitä, että kunnalle kuuluvat tulot laskutetaan aiheuttamisperusteen mukaan ja vähintään kuukausittain. Laskut tulee lähteä seuraavan kuun 5. päivään mennessä. Laskujen perinnästä vastaa yleishallinto, perinnän hoidosta on tehty sopimus Lindorff OY:n kanssa. 6. Sisäinen valvonta Kaikissa kunnan toiminnoissa tulee noudattaa sisäisestä valvonnasta annettua yleisohjetta ja hallintosäännön taloutta koskevia määräyksiä. Organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on noudatettava riittävää sisäistä valvontaa ja säästäväisyyden periaatteita. Kunnan omaisuus-, vahinko- ja henkilöriskit tulee tiedostaa kaikilla tasoilla. Sisäisen valvonnan yleisohje päivitetään ja hyväksytetään kunnanhallituksen tammikuun ensimmäisessä kokouksessa. 7. Käyttösuunnitelmien yhteydessä nimetyt tilivelvolliset Hallintokuntien käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä nimeämät tilivelvolliset päättävät toimialan vastuullaan olevan talousarvion puitteissa hankinnoista, joiden arvo on enintään euroa. Perustellusta syystä raja-arvo voidaan käyttösuunnitelmissa määritellä myös matalammaksi tai korkeammaksi. Hallintokuntien tulee varmistua siitä, että henkilöt, joille hankintavaltuuksia siirretään, tuntevat ja hallitsevat hankintoja koskevat määräykset valtuuksiinsa nähden riittävän perusteellisesti. Kaikista kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tulee ilmoitta julkisesti, hankinnan arvosta riippuen joko kansallisesti tai EU-laajuisesti, julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanava HILMAssa ( Ilmoitukset tulee julkaista myös kunnan www-sivuilla. Vaikka hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvion alittaviin hankintoihin, on näihinkin sovellettava hankintalain johtavia periaatteita, jotka ovat: Syrjimättömyys Tasapuolisuus Avoimuus Suhteellisuus Kunnan hankinnat tehdään sopimustoimittajalta aina, kun se on mahdollista. Tietoa sopimustoimittajista (hankintarenkaan päättämistä) saa hallintojohtajalta ja osastopäälliköiltä. Ylitornion kunta on sopinut osallisuudestaan Länsi-Pohjan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hankintarenkaaseen ja olemme sitoutuneet hankkimaan sen kautta tietyt tuotteet. Tämän sopimuksen

6 ohiostoista voi seurata korvausvelvollisuus. Tämä kuluerä peritään ohiostoja tekevältä henkilöltä. 8. Yhteenveto Vuoden 2014 aikana pyritään käyttösuunnitelmien ja mittareiden avulla tavoiteasetannan edelleen kehittämiseen ja toteuttamiseen. Mikäli taloustilanne heikkenee suunnitellusta, kunnanhallitus tulee tarkistamaan ja esittämään valtuustolle vuoden 2014 talousarvion tarkistamista. Hallintokuntien laatimat käyttösuunnitelmat tulosalueittain tulee toimittaa kunnanhallitukselle välittömästi lautakuntakäsittelyn jälkeen ja viimeistään