PROJEKTIPANKKI -TEHTÄVÄLUETTELO HANKEVASTAAVALLE Versio 1.0

Transkriptio

1 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 1 (14) PROJEKTIPANKKI -TEHTÄVÄLUETTELO HANKEVASTAAVALLE Versio Päätös projektipankin käyttöönotosta 2. Projektipankin perustamisen tilaus 3. ProjekTila-oikeuksien tilaus kohdetasolla 4. Investoinnin valmistelun dokumenttien tallennus 5. Hankkeen lähtötietojen keräys ja tallennus 6. Rakennuttajakonsultin PP-tehtävien valvonta 7. Laadunvarmistus ja tukitoiminta IM-managerin avulla 8. Loppudokumenttien hyväksyminen ja vastaanotto 9. Projektipankin sisällön hyväksyminen ja vastaanotto 10. Palautteen, kokemuksien ja ideoiden keräys doc-versio DM , pdf-versio DM Kumppaneille - ProjekTilan ohjeisto

2 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 2 (14) Sisällysluettelo 1. Päätös projektipankin käyttöönotosta Hankkeen turvaluokituksen selvitys Projektipankin perustamisen ajankohdan valinta Miten toimitaan, jos KOKI:n tai Hanketietokannan tiedot ovat vajaat? Miten toimitaan, kun hankevastaava hoitaa itse rakennuttamistehtävät? Projektipankin perustamisen tilaus Projektipankin perustaminen ennen rakennuttajakonsultin valintaa Projektipankin perustaminen, kun rakennuttajakonsultti on valittu ProjekTila-oikeuksien tilaus kohdetasolle Oikeuksien tilaaminen vanhoihin tai rinnakkaisiin projektipankkeihin Oikeuksien tilaaminen ProjekTila-kohteen pientyö- ja ajantasakansioihin Investoinnin valmistelu -vaiheen dokumenttien tallennus Hankkeen lähtötietojen keräys ja tallennus Vanhat suunnitelmat arkistosta Tavoitedokumentit Hankekohtaiset ohjeistukset Muu käytetty hankkeen lähtötieto Rakennuttajakonsultin projektipankkitehtävien valvonta Rakennuttajakonsultin projektipankkitehtävät Rakennuttajakonsultin valvottavat suunnittelijan projektipankkitehtävät Laadunvarmistus ja tukitoiminta IM-managerin avulla Aloituspalaveri rakennuttajakonsultin kanssa Tuki- ja koulutustehtävät Laadunvarmistustehtävät Tiedonkeruu ja ajantasaistus Loppudokumenttien hyväksyminen ja vastaanotto Laatutarkastuksen tilaus IM-managerilta Projektipankin sisällön hyväksyminen ja vastaanotto Projektipankin sisältötarkastuksen tilaus IM-managerilta Projektipankin jäädytyksen tilaus Palautteen, kokemuksien ja ideoiden keräys kehitysryhmälle...14 VERSIOHISTORIA Versio pvm Kirjoittaja Kommentti Kari Alatalo Ensimmäinen virallinen versio

3 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 3 (14) HANKEVASTAAVAN PROJEKTIPANKKIIN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT 1. Päätös projektipankin käyttöönotosta 1.1. Hankkeen turvaluokituksen selvitys Hankevastaavan tehtävänä on selvittää ja tehdä päätös, voidaanko hankkeessa käyttää projektipankkia. Selvityksessä huomioitavia asioita: o Mikä on hankkeen turvaluokitus? o Normaalitilanteessa turvaluokan päättää Senaatti-kiinteistöjen asiakas. Turvaluokan määrityksen on perustuttava julkisuuslakiin. o Tarvittaessa asiassa voi kääntyä Senaatti-kiinteistöjen turvallisuuspäällikön tai ProjekTila -pääkäyttäjän puoleen. o Vertaa myös CAD-ohjeen kohta Turvallisuusasioita. Nykyiset käytännöt o Julkisissa hankkeissa saa käyttää projektipankkia, mutta luottamuksellista aineistoa sinne ei saa tallentaa, esim. kulunvalvontasuunnitelmat. o Hankkeissa, joissa syntyy materiaalia, jotka käsittävät poliisin/ sisäministeriön tiloja, ei saa käyttää projektipankkia. o Vankiloiden hankkeet harkitaan tapauskohtaisesti, selvitys asiakkaalta. o Puolustusvoimien julkisissa hankkeissa saa käyttää projektipankkia. Hankkeet, joissa käsitellään turvaluokiteltua aineistoa, asiasta päätetään tapauskohtaisesti Projektipankin perustamisen ajankohdan valinta Projektipankki voidaan avata alkuvaiheen dokumenttien tallennuspaikaksi jo investoinnin esiselvitysvaiheessa, siis ennen rakennuttajakonsultin valintaa. Tällöin perustamisen tilauksen ja käyttöoikeushallintaan liittyvät tilaustehtävät hoitaa hankevastaava. Mikäli hankkeen valmisteluvaiheessa ei synny merkittävää määrää dokumentaatiota voidaan projektipankin perustamista lykätä siihen asti, kunnes rakennuttajakonsultti on valittu hankkeeseen. Tällöin rakennuttajakonsultin tehtäviin kuuluu projektipankin perustamisen tilaus ja käyttöoikeuksien hallinnointi. Valmisteluvaiheen dokumentit on tallennettava jälkikäteen hankkeelle lähtö- ja taustatiedoiksi Miten toimitaan, jos KOKI:n tai Hanketietokannan tiedot ovat vajaat? Projektipankki voidaan perustaa irrallisena, vaikka hankkeen tai rakennuksen tiedot eivät olisikaan Hanketietokannassa tai KOKI:ssa vielä olemassa. Irrallisuus tarkoittaa sitä, että projektipankki voidaan perustaa ja ottaa käyttöön, mutta sitä ei voida linkittää ProjekTila-kohteeseen KOKI-tietojen puuttuessa. Tällöin

4 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 4 (14) projektipankkien linkit eivät näy ProjekTila-kohteissa, eikä hankkeen perustietokorttia ole projektipankissa. Tällaiset Irrallisessa tilassa olevat projektipankit näkyvät kuitenkin ProjekTilan Omat projektipankit -listauksessa, josta niihin pääsee kirjautumaan. Silloin, kun KOKI- tai Hanketietokannan tietoja ei ole käytettävissä, tulee projektipankin tilauksen yhteydessä välittää hankkeen numero ja nimi sekä hankkeen toimiala- ja aluetiedot. Niiden perusteella määräytyvät oletuskäyttöoikeudet pankkiin Miten toimitaan, kun hankevastaava hoitaa itse rakennuttamistehtävät? Hankkeissa, joissa hankevastaava itse hoitaa myös rakennuttamisen, hänen tulee noudattaa projektipankkitehtäväluetteloita sekä hankevastaavan että rakennuttajakonsultin tehtävien osalta. 2. Projektipankin perustamisen tilaus Hankevastaava voi tilata projektipankin perustamisen itse tai odottaa rakennuttajakonsultin valintaa ja siirtää tehtävän hänelle (Vrt. Investointiprosessin toimintaohje A.1.7. Avaa hankenumero ja perusta projektipankki) Projektipankin perustaminen ennen rakennuttajakonsultin valintaa Hankevastaava voi tehdä itse projektipankin perustamisen tilauksen, huomioiden em. kohdan 1 päätökseen vaikuttavat asiat. Tällöin hankevastaava täyttää projektipankin tilauslomakkeen ja lähettää sen sähköpostilla ProjekTila aluevastuuhenkilölle, joka toimittaa tilauksen Buildercomin asiakaspalveluun, sähköpostiosoitteeseen support@buildercom.fi Projektipankin perustamistilaus tehdään vakiomuotoisella Excel-lomakkeella, joka löytyy ProjekTilan ja projektipankkien yläpalkin ohje-valinnasta avautuvalta sivulta. Lomakkeella voidaan välittää myös koulutuspyyntö, mikäli koulutustarve on todettu tarpeelliseksi projektipankin käyttöönototon yhteydessä. Projektipankkityypin valinta Ennen perustamistilauksen tekemistä hankevastaavan pitää päättää, minkä tyyppinen projektipankki hankkeeseen otetaan käyttöön. Projektipankkien päätyyppivaihtoehdot ovat: o Yksivaiheinen laaja hanke o Yksivaiheinen pienhanke o Tiedonkeruu Samalla tulee ottaa kantaa, mikäli mahdollista, kysymykseen tullaanko hankkeen suunnittelua tai toteutusta pilkkomaan tai vaiheistamaan. Tällä tiedolla on merkitystä projektipankin rakenteeseen.

5 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 5 (14) Projektipankin tilauslomake Projektipankin tilauslomake löytyy seuraavasti: 1. Yläpalkin Ohje-toiminnon takaa avautuu näkymä, josta löytyy kohdasta 2. Projektipankkiohjeet otsikon alta dokumentti, Projektipankin tilauslomake Senaattikiinteistöt.xls. 2. Vie hiiri dokumentin nimen päälle ja klikkaa hiiren oikeanpuolista painiketta. Tämän jälkeen valitse avautuvasta valikosta Tallenna kohde nimellä ja valitse seuraavasta ikkunasta kansio, minne haluat dokumentin omalla koneellasi tallentaa. 3. Avaa Excel-lomake omalla koneellasi ja täytä kysytyt tiedot ja tallenna lomake nimettynä kyseisen hankkeen hankenumerolla. Lomakkeella on annettava vähintään seuraavat tiedot: Hankeen tunnus: esim. A1234 Projektipankin tyyppi: laaja, pienhanke vai tiedonkeruu (1) (2) Hankkeeseen liitettävät kopiolaitokset: esim. Valopaino Oy (1) Erilaisten projektipankkityyppien käyttötarkoitukset on ohjeen liitteessä. (2) Jos projektipankkia täytyy räätälöidä ks. Projektipankki-tehtäväluetteloiden liite

6 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 6 (14) Sekä lisäksi välttämättömät tiedot jos KOKI- tai HTK tiedot puuttuvat (Koska Buildercomin asiakaspalvelu ei voi löytää niitä ProjekTilasta) Hankkeen pitkä nimi Toimiala ja alue Hankevastaavan yhteystiedot WorkPlace-suunnittelun liittäminen projektipankkiin Jos hankkeessa tullaan tekemään WorkPlace suunnittelua, on projektipankista olemassa malli myös tätä toimintaa varten. WorkPlace-osio voidaan tilata samalla, kun projektipankin perustaminen. Tämä voidaan tehdä myös myöhemmin tarpeen vaatiessa. Katso Projektipankki-tehtäväluetteloiden liite. 4. Lähetä täytetty lomake sähköpostilla alueesi ProjekTila-vastuuhenkilölle ja pyydä tekemään perustamistilaus Buildercomin asiakaspalveluun support@buildercom.fi. Mistä tietää milloin projektipankki on perustettu? o Buildercomin asiakaspalvelu perustaa projektipankin tilauslomakkeen tietojen perusteella. o Projektipankki perustetaan oletuskäyttöoikeuksin, jotka määräytyvät hankkeen alueen ja toimialan mukaan. Senaatin sisäisistä oletuskäyttöoikeuksista vastaa sovelluksen pääkäyttäjä ja alueiden kumppaneiden oletusoikeuksista alueelliset ProjekTila-vastuuhenkilöt. Projektipankki ilmestyy oletusoikeuksien haltijoiden listoille heti perustamisen jälkeen. o Kun projektipankki on perustettu, hankevastaavalle tulee sähköpostiin tieto, että hänen käyttäjätunnukseensa on liitetty uusi pankki. Käyttöoikeudet ennen rakennuttajakonsultin valintaa o Senaatti-kiinteistöjen oletuskäyttäjillä on tehtäväkuvasta riippuen melko laajat tallennusoikeudet projektipankkiin, joten ne yleensä riittävät siihen saakka kunnes rakennuttajakonsultti tulee mukaan hankkeeseen. o Mikäli käyttöoikeuksia tarvitaan ulkopuolisille tahoille, kuten esim. hankesuunnittelija tai tilankäyttäjän edustajille, tulee käyttöoikeudet tilata, kuten niistä on rakennuttajakonsultin tehtäväluettelossa yksityiskohtaisesti ohjeistettu. Seuraavassa kappaleessa on tilausmenettely kuvattu lyhyesti. Projektipankin käyttöoikeuksien tilausmenettely hankeryhmälle Jotta käyttöoikeuspyyntöjen välittäminen Buildercomin asiakaspalvelulle toimisi yksiselitteisesti, on käyttöoikeuksien hallintaa varten tehty valmis Excel-pohjainen matriisi. Hankkeen käyttöoikeuksista vastaava (rakennuttamistehtävistä vastaava) on velvoitettu pitämään käyttöoikeusmatriisia ajan tasalla projektipankin Käyttöoikeustaulukot kansiossa, johon on etusivulta suora linkki. Kun Excel-tiedoston muokattu versio tallennetaan kyseiseen kansioon uutena versiona, lähtee siitä automaattiviesti

7 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 7 (14) Buildercomin asiakaspalvelulle, joka tekee matriisin mukaiset käyttöoikeusmuutokset kyseiseen projektiin. Käyttöoikeuksista vastaavan vastuulla on huolehtia koko hankkeen aktiivivaiheen ajan, että käyttöoikeuksien määrittelyyn tarkoitettu hankkeen käyttöoikeustaulukko (Excel) on ajan tasalla kyseisessä projektipankissa. Hankkeen alusta, jolloin suurin osa oikeuksista perustetaan, hankkeen takuuajan loppuun, jolloin kaikki hankeryhmän oikeudet poistetaan projektipankista. Projektipankin WorkPlace -osion käyttöoikeuksista vastaa WorkPlace konsultti. Projektipankin puolelle katseltaviksi julkaistaan ainoastaan WorkPlace-suunnittelun tuotokset, jotka ovat hankkeen suunnittelun lähtötietoja. Yleistä käyttöoikeuksista Projektipankin käyttöoikeudet jakautuvat kahteen osaan: A. Rakennushankkeen varsinaisen hankeorganisaation käyttöoikeudet (muokkausoikeudet), joista vastaa rakennuttajakonsultti. Tähän kuuluvat myös ennen rakennuttajakonsultin valintaa tarvittavat muut kuin oletuskäyttöoikeudet. B. Senaatti-kiinteistöjen oletuskäyttäjien oikeudet (pääsiassa katseluoikeuksia, rajattuja muokkausoikeuksia lähtötietoihin), joista vastaa Senaatti-kiinteistöjen nimeämät alueelliset ProjekTila -vastuuhenkilöt. Käyttöoikeustaulukoita on kaksi kappaletta (Excel): A. Hankehenkilöiden roolit: Tällä taulukolla rakennuttajakonsultti ylläpitää tietoja hankeorganisaatioon kuuluvista käyttäjistä ja heidän käyttöoikeusroolistaan projektipankissa B. Senaatin oletusoikeudet: Tässä taulukossa on lueteltu Senaatti-kiinteistöjen oletuskäyttäjät oikeuksineen. Oletuskäyttäjillä on luku- ja rajallisia muokkausoikeuksia projektipankin tietoon, mutta he eivät ole hankeorganisaatioon kuuluvia. Oletuskäyttäjiä ovat valitut Senaatti-kiinteistöjen henkilöt sekä alueilta että toimialoilta ja mahdolliset IM-managerit ja tilahallinta-asiantuntijat yms. Käyttöoikeustaulukot -kansiossa on lisäksi erillinen taulukko, Roolioikeudet. Tässä taulukossa on esitetty projektipankin eri käyttöoikeusroolien oikeudet toiminnoittain. Mikäli hankekohtaisesti on tarpeellista, näihin käyttöoikeuksiin voidaan tehdä muutoksia rakennuttajakonsultin toimesta. ks. Projektipankkitehtäväluetteloiden liitteet ohjeesta liite D Hankkeen projektipankin räätälöinti. Muutoksien merkintä taulukkoon Excelin muokkaus tapahtuu omalla koneella ja taulukko tallennetaan projektipankin Käyttöoikeustaulukot -kansioon uutena versiona. Taulukkoon on aina muistettava merkitä muutokset punaisella fontilla, jotta ne on helppo löytää. Asiakaspalvelu muuttaa tekstin värit takaisin mustaksi käsiteltyään muutokset.

8 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 8 (14) 2.2. Projektipankin perustaminen, kun rakennuttajakonsultti on valittu Perustamisen tilaus rakennuttajakonsultin tehtäväksi Hankevastaava siirtää projektipankkivastuun (käyttöönottamisen ja käyttöoikeuksien ylläpidon) rakennuttajakonsultin tehtäväksi, sen jälkeen kun rakennuttajakonsultti on hankkeelle valittu. Kun hankevastaava on tehnyt päätöksen projektipankin käyttöönotosta hankkeessa, hän pyytää rakennuttajakonsulttia tilaamaan projektipankin perustamisen Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille -ohjeistuksen mukaisesti. Rakennuttajakonsultin vastuuhenkilön vahvistaminen Rakennuttajakonsultilta tulevan tilauksen yhteydessä Buildercomin asiakaspalvelun velvollisuuksiin kuuluu varmistustehtävä sähköpostikyselynä siitä, onko kyseinen henkilö valittu rakennuttajakonsultiksi kyseiseen hankkeeseen. Toimittaja ei saa perustaa projektipankkia ennen hankevastaavan vahvistusta, eli projektipankki odottaa perustamista kunnes hankevastaavalta saadaan vastaus. 3. ProjekTila-oikeuksien tilaus kohdetasolle 3.1. Oikeuksien tilaaminen vanhoihin tai rinnakkaisiin projektipankkeihin Hankevastaavan tulee arvioida hankeryhmän osalta, tarvitaanko lukuoikeuksia ProjekTila-kohteen eli ko. rakennuksen vanhoihin tai rinnakkaisiin projektipankkeihin ja missä laajuudessa ne tarvitaan. Mikäli on tarvetta, hankevastaava lähestyy alueellista ProjekTila-vastaavaa ja pyytää tilaamaan oikeudet. Tilaukseen tarvitaan seuraavat tiedot: - Hankkeiden tunnukset esim. A1234, A Henkilön nimi ja organisaatio sekä sähköpostiosoite - Henkilöittäin käyttöoikeusroolit pankkeihin ð Luku loppudokumenttitulosteet (vain loppudokumentit) ð Luku suunnitteludokumentit (kaikki suunnittelutiedostot) ð Luku kaikki (kaikki projektipankin tieto pois lukien sopimukset yms.) - Oikeuden voimassaoloaika 3.2. Oikeuksien tilaaminen ProjekTila-kohteen pientyö- ja ajantasakansioihin Mikäli ProjekTila-kohteen ajantasa- tai pientyökansiot sisältävät tietoa, jota voidaan käyttää lähtötietona hankkeessa, voidaan hankeryhmälle avata määräaikaiset katseluoikeudet em. tietoon ProjekTila kohteessa. Tällöin hankevastaava lähestyy alueellista ProjekTila-vastaavaa ja pyytää määrittämään/tilaamaan halutut oikeudet.

9 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 9 (14) Tilaukseen tarvitaan seuraavat tiedot: - Henkilön nimi ja organisaatio sekä sähköpostiosoite - ProjekTila kohde esim. 84 Lohipadon erityiskoulu, Oulu - Henkilöittäin käyttöoikeusroolit ProjekTila -kohteisiin ð Konsultti-katselu ð Konsultti-muokkaus - Oikeuden voimassaoloaika Huom! Pienessä mittakaavassa lähtötietoaineiston voi myös kopioida suoraan hankkeen lähtötietokansioon, jolloin hankkeen projektipankin ulkopuolelle ei tarvita mitään lisäoikeuksia. 4. Investoinnin valmistelu -vaiheen dokumenttien tallennus Projektipankissa on etusivulta kohdasta 1 Hankkeen yhteiset tiedot -linkki kansioon Senaatin hankeaineisto. Tähän hakemistoon ei ole käyttöoikeuksia muilla kuin Senaatti-kiinteistöjen henkilöillä. Hakemisto on tarkoitettu Senaatti-kiinteistöjen sisäisen hankeaineiston tallennuspaikaksi. Hankevastaava huolehtii siitä, että investoinnin valmisteluvaiheessa syntynyt aineisto tallennetaan kyseiseen kansioon tausta-aineistoksi Senaatti-kiinteistöjen hankeihmisille. Aineistolle on suositeltavaa tehdä alihakemistoja tarpeen mukaan, jotta dokumentit ryhmittyisivät järkevästi aiheittain myöhempää käyttöä varten. 5. Hankkeen lähtötietojen keräys ja tallennus Hankevastaavan tehtävä on organisoida ja omalta osaltaan kerätä hankkeen lähtötietoja ja tallentaa ne suoraan projektipankkiin tai toimittaa ne rakennuttajakonsultille tallennettavaksi. Seuraavissa kappaleissa on erilaisia mahdollisia hankkeen projektipankkiin talletettavia lähtötietoja: 5.1. Vanhat suunnitelmat arkistosta Hankevastaava toimii yhteistyössä rakennuttajakonsultin ja Senaatin arkiston kanssa. Jos lähtöaineisto on paperimuotoista, niin vaihtoehtona on joko skannata kaikki originaalit sähköiseen muotoon (pdf) tai skannata vain luettelot niistä. Teknisiä lähtötietoja varten projektipankin suunnitelmienhallinnasta löytyy pääkansio 00 Lähtötiedot, alikansioineen. Senaatti-kiinteistöjen arkisto siirtää pyynnöstä arkistosta löytyvän sähköisen lähtötiedon alikansioon 06 Vanhat suunnitelmat arkistosta. Pienessä mittakaavassa voidaan ProjekTila-kohteen ajantasa- ja pientyö kansioissa olevat dokumentit ja mahdollisesti rakennuksen aikaisempien, jo päättyneiden projektipankkien tieto kopioida hankkeen lähtötiedot-kansioon.

10 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 10 (14) 5.2. Tavoitedokumentit Hankkeen tavoitedokumentit tallennetaan projektipankin etusivun kohdan 1. Hankkeen yhteiset tiedot takaa löytyviin kansioihin: o WorkPlace-dokumentit o Hankesuunnitelma o Projektiohjelma o Projektisuunnitelma Tallennuksesta vastaa rakennuttajakonsultti oman tehtäväluettelonsa mukaisesti, mutta ennen rakennuttajakonsultin valintaa syntyvän Hankkeen tavoiteaineiston tallentaminen kuuluu hankevastaavalle. Silloin kun hankkeeseen sisältyy WorkPlace-suunnittelua, WorkPlace-dokumentit tallentaa WorkPlace-suunnittelija kyseiseen projektipankin kansioon. Muilla ei ole tallennusoikeutta kansioon. 00 Hankesuunnittelu kansio on tarkoitettu hankkeesta tehdylle erilliselle hankesuunnitelma-aineistolle. Tallennusoikeus on vain erillisellä hankesuunnittelijalla Hankekohtaiset ohjeistukset Kaikki hankekohtaiset ohjeistukset tulee tallentaa yhteen hakemistoon, joka löytyy kohdasta 1. Rakennuttamisen yhteiset tiedot Hankekohtaiset ohjeistukset Muu käytetty hankkeen lähtötieto Hankkeen suunnittelijoilla on tallennusoikeus 00 Lähtötiedot kansioryhmään. Suunnittelijat tallentavat sähköisessä muodossa kaiken lähtötietoaineiston kansioryhmän alikansioihin. Tarvittaessa alikansioita nimetään uudelleen tai luodaan uusia kansiota, jotta lähtötiedot saadaan jäsenneltyä järkevästi. Rakennuttajakonsultilla on oikeus luoda uusia alikansioita.

11 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 11 (14) 6. Rakennuttajakonsultin projektipankkitehtävien valvonta Hankevastaavalle kuuluu rakennuttajakonsultin projektipankkitehtäväluettelon mukaisten tehtävien toteutumisen valvonta ja rakennuttajakonsultille kuuluu koko hankeryhmän, erityisesti suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden tehtävien valvonta. Rakennuttajakonsultin tehtävät on määritelty konsulttisopimuksissa ja erityisesti projektipankkiin liittyvät tehtävät Projektipankkitehtäväluettelo rakennuttajakonsultille -dokumentissa. Suunnittelijan tehtävät on määritelty vastaavasti konsulttisopimuksissa ja Projektipankkitehtäväluettelo suunnittelijalle - dokumentissa. Hankevastaava voi käyttää valvonnan apuna IM-manageri -konsulttia Rakennuttajakonsultin projektipankkitehtävät 1. Projektipankin tilaus 2. Hankkeen käyttöoikeuksien hallinnointi 3. Aloituskoulutuksen järjestäminen 4. Pelisääntöpalaverin järjestäminen 5. Piirustuskopioiden jakelukäytäntöjen sopiminen 6. Hankkeen lähtötietojen tallennus 7. Rakennuttamisen dokumenttien tallennus 8. Sähköinen kilpailutus projektipankin avulla 9. Hankkeen sähköisen dokumentoinnin tuki ja valvonta 10. Loppudokumenttien tarkastus ja luovutus 11. Projektipankin sisällön tarkastus ja luovutus 12. Projektipankin jäädytyksen tilaus 6.2. Rakennuttajakonsultin valvottavat suunnittelijan projektipankkitehtävät 1. Omien yhteystietojen päivitys ja ylläpito 2. Pelisääntöpalaveriin ja koulutukseen osallistuminen 3. Käytettyjen lähtötietojen tallennus 4. Suunnittelutiedostojen (CAD ) tallennus 5. Ehdotus- ja yleissuunnitelmien (PDF) tallennus 6. Viranomaislupien ja asiakirjojen (PDF) tallennus 7. Teknisten kilpailutusasiakirjojen (PDF) tallennus 8. Toteutussuunnitelmien (PDF) tallennus 9. Osallistuminen huoltokirjatietojen päivitykseen 10. Osallistuminen mahdollisiin tarkastus- ja laadunvalvontatehtäviin 11. Urakoitsijoiden tarketietojen käsittely 12. Loppudokumenttien tallennus

12 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 12 (14) 7. Laadunvarmistus ja tukitoiminta IM-managerin avulla Hankevastaava voi käyttää apunaan ulkopuolista konsulttia (IM-manageri) tukemaan hankkeen tiedonhallintaa. IM-manageri on käytettävissä hankevastaavan oikeana kätenä. IM-manageri ei kuitenkaan ole varsinainen hankeryhmän jäsen. IM-manageria voi käyttää mm. seuraaviin tehtäviin: 7.1. Aloituspalaveri rakennuttajakonsultin kanssa Ensimmäisenä tehtävänä on pitää aloituspalaveri hankevastaavan, rakennuttajakonsultin, pääsuunnittelijan ja mahdollisen IM-managerin kesken. Palaverissa sovitaan hankkeen sähköisen tiedonhallinnan tasosta ja tavoitteesta ja mitä toimenpiteitä, esim. koulutuksia ja perehdytyksiä se hankeryhmälle edellyttää. Tavoitteet kirjataan ja tiedonhallinnan toteutumista verrataan hankkeen edetessä niihin. IM-managerit ovat kehittäneet valmiita lomakkeistoja ja toimintamalleja tavoitteiden ja tason määritykseen sekä seurantaan. Tavoitetta voisi lyhyesti kuvata hanketiedon tallentamisen osalta seuraavasti: oikea-aikaisesti, oikeaan paikkaan, oikein nimettynä ja oikean laatuisina Tuki- ja koulutustehtävät Hankkeen alussa järjestettävä koulutus voidaan jakaa kahteen osaan: 1. Tekniseen projektipankkikoulutukseen, jonka järjestää projektipankkitoimittaja 2. IM-managerin pitämään yleiseen hankkeen tiedonhallintakoulutukseen Hankkeen alussa voidaan myös sopia IM-managerin järjestämästä rajoitetusta puhelin ja/tai sähköpostituesta hankeryhmälle koskien hankkeen sähköisen tiedonhallinnan asioita Laadunvarmistustehtävät Hankevastaava voi tilata IM-managerin tekemään erilaisia projektipankin dokumentaatiota koskevia tarkastusraportteja. Tarkastus voi koskea mm. dokumenttien julkaisunopeutta, määrää tai dokumenttien muodollista teknistä laatua suhteessa CADohjeisiin Tiedonkeruu ja ajantasaistus IM-managerin palveluita voidaan käyttää myös hankkeen alun sekalaisen lähtöaineiston perkaamiseen. Ennen hanketta vanhaa historiatietoa voi koota, vanhoja tiedostomuotoja konvertoida uudempiin ja yhdistää yksiin ajantasaisiin sarjoihin. Samalla voi teettää pienessä mittakaavassa tarkistusmittauksia, jotta alkavalle hankkeelle saataisiin laadukkaat lähtötiedot.

13 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 13 (14) 8. Loppudokumenttien hyväksyminen ja vastaanotto Hankkeen loppuvaiheessa suunnittelijat laativat urakoitsijoiden toimittamien tarkepiirustusten pohjalta hankkeen loppudokumentit noudattaen CAD-ohjetta ( Kumppaneille Suunnittelun ohjeisto). IM-managerin mahdollisten välitarkastusraporttien osoittamat puutteet on korjattava viimeistään loppudokumentteihin. Valmiit loppudokumentit tallennetaan suunnittelualoittain kansioryhmään 40 Loppudokumentit. Työnjako on siis seuraava: urakoitsijat toimittavat tarketietonsa suunnittelijoille, suunnittelijat laativat ja tallentavat loppudokumentit, rakennuttajakonsultti tarkastaa ja vastaa siitä, että hankeryhmä saa loppudokumentaatiot valmiiksi aikataulun mukaisesti Laatutarkastuksen tilaus IM-managerilta Hankevastaava voi teettää IM-managerilla loppudokumenteille yhden sisältötarkistuskierroksen per suunnitteluala. Tarkastuksen tuloksena syntyy tarkastusraportti, jossa on erittelyt mahdollisista puutteista. Raportin pohjalta loppudokumentit joko hyväksytään tai hylätään. Hylätyt loppudokumentit palautetaan tekijälleen korjattavaksi ja/tai täydennettäväksi. Korjattavat loppudokumentit tarkistetaan vielä toisen kerran tilaajan kustannuksella. Jos loppudokumentit eivät vieläkään ole tulleet kuntoon, voidaan lopusta tarkastustoiminnasta syntyvät kustannukset laskuttaa suunnittelijalta. Huom! Viimeiset toteutuspiirustukset eivät ole loppudokumentteja! Loppudokumenttien tekojärjestys ja -ohjeet on kuvattu Senaatin CAD-ohjeissa. Hankevastaava ottaa vastaan rakennuttajakonsultilta tarkistetut loppudokumentit samanaikaisesti, kun paperisetkin loppudokumentit. Paperiversioiden on vastattava pankissa olevia sähköisiä loppudokumentteja. 9. Projektipankin sisällön hyväksyminen ja vastaanotto Rakennushankkeen aktiivivaiheen päätyttyä rakennuttajakonsultin vastuulla on tarkistaa ja valvoa, että kaikki rakennuttamisen, suunnittelun ja toteutuksen dokumentit ja tieto on tallennettu projektipankkiin oikein ja huolehtia että mahdolliset puutteet tulee korjattua ennen hankehenkilöiden käyttäjätunnusten sulkemista. 1. Takuutöihin liittyvät dokumentit on tallennettu takuuaikana Takuutöiden dokumentit kansioon. 2. Suunnittelun loppudokumentit on tallennettu projektipankkiin. 3. Rakennuttamisen loppuraportti, vastaanottotarkastusten pöytäkirjat ja muut luovutukseen liittyvät dokumentit on tallennettu niille varattuun kansioon.

14 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 14 (14) 9.1. Projektipankin sisältötarkastuksen tilaus IM-managerilta Tilaaja voi teettää IM-managerilla mahdollisen sisältötarkastuksen koko projektipankin sisällöstä. Työn tuloksena syntyy tarkastusraportti, jossa on erittelyt mahdollisista puutteista. Raportin pohjalta projektipankki joko hyväksytään tai hylätään. Hylätty projektipankki vaaditaan korjattavaksi ja/tai täydennettäväksi. Korjattu ja/tai täydennetty projektipankki tarkistetaan vielä toisen kerran tilaajan kustannuksella. Jos dokumentointi ei vieläkään ole tullut kuntoon, voidaan lopusta tarkastustoiminnasta syntyvät kustannukset laskuttaa rakennuttajakonsultilta Projektipankin jäädytyksen tilaus Projektipankin hyväksynnän jälkeen hankevastaava antaa rakennuttajakonsultille kehotteen jäädyttää projektipankki. Samalla hän hyväksyy ja vastaanottaa pankin. Hankkeen projektipankin aktiivinen vaihe lopetetaan poistamalla kaikilta hankeryhmän jäseniltä kaikki muokkaus- ja katseluroolit käyttöoikeustaulukosta. Operaatiosta käytetään nimitystä jäädytys. Ko. projektipankkiin ei enää sen jälkeen pääse tekemään mitään muutoksia. Senaatti-kiinteistöjen oletuskäyttöoikeudet jäävät voimaan lukuoikeuksina. 10. Palautteen, kokemuksien ja ideoiden keräys kehitysryhmälle ProjekTila-kehitysryhmä on nimitetty kehittämään ProjekTila-konseptia valtakunnallisesti. Ryhmään kuuluvat ProjekTilan pääkäyttäjä, järjestelmävastaava, Senaattikiinteistöjen alueelliset ProjekTila-vastuuhenkilöt ja järjestelmätoimittajan edustaja. Kaikesta ProjekTila-konseptiin liittyvästä toiminnasta toivotaan palautetta ja kehitysajatuksia alueellisille ProjekTila-vastuuhenkilöille, jotka tuovat viestiä kehitysryhmään.