PROJEKTILA -TEHTÄVÄLUETTELO ALUEEN PROJEKTILA-VASTAAVALLE Versio 1.0

Transkriptio

1 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjektiTila-tehtäväluettelo 1 (12) alueen Projektila-vastaavalle PROJEKTILA -TEHTÄVÄLUETTELO ALUEEN PROJEKTILA-VASTAAVALLE Versio Omien yhteystietojen päivitys ja ylläpito 2. Alueen käyttöoikeuksien hallinta 3. Koulutuksien järjestäminen alueelle 4. Alueen IM-managerin työnohjaus ja sopimusasiat 5. Tiedonkeruupalveluiden tilaus 6. Ajantasaistuspalveluiden tilaus 7. Laadunvarmistuspalveluiden tilaus 8. Ajantasasarjojen ja mallien ylläpidon tilaus 9. Osallistuminen ProjekTila-kehitysryhmään

2 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 2 (12) Sisällysluettelo 1. Omien tietojen päivitys ja ylläpito ProjekTilassa ylläpidettävät omat tiedot Projektipankeissa ylläpidettävät omat tiedot Alueen käyttöoikeuksien hallinta Alueen ProjekTila-oletuskäyttöoikeuksien ylläpito Alueen projektipankkien oletuskäyttöoikeuksien ylläpito Vanhojen hankkeiden projektipankkioikeuksien tilaaminen senaattilaiselle ProjekTila-oikeuksien antamien ja ylläpito ulkopuolisille konsulteille Projektipankki-oikeuksien tilaaminen ulkopuolisille konsulteille Käyttöoikeuksien tarkastuksien järjestäminen Koulutuksien järjestäminen alueella Alueen IM-managerin työn ohjaus ja sopimusasiat Kohteen aineiston keräämisen ja ProjekTilaan tallentamisen tilaaminen Hankkeen lähtötietodokumentaation käsittelyn tilaus Hankkeen dokumentoinnin tuki- ja laadunvarmistuspalveluiden tilaus Koulutus ja ohjeistus hankkeen alussa Hankkeen aikaiset dokumentoinnin laatutarkastukset Loppudokumentaation laatutarkastukset Ajantasaistuksiin liittyvien töiden tilaus Senaatin ProjekTila-kehitysryhmän työskentelyyn osallistuminen VERSIOHISTORIA Versio pvm Kirjoittaja Kommentti Kari Alatalo Ensimmäinen virallinen versio

3 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 3 (12) ALUEEN PROJEKTILA-VASTAAVAN TEHTÄVÄT 1. Omien tietojen päivitys ja ylläpito 1.1.ProjekTilassa ylläpidettävät omat tiedot Omat käyttöoikeudet näkymä ProjekTilan päävalikosta löytyy linkki Omat käyttöoikeudet. Tällä valinnalla pääsee näkemään omat käyttöoikeudet ProjekTilan kohteisiin, sekä pääsee oman käyttäjätunnuksen asetuksiin. ProjekTilassa käyttöoikeudet jaetaan käyttöoikeusrooleilla kohderyhmien mukaisesti. Käyttöoikeusrooleja on kahden tyyppisiä, oletusrooli sekä kohderyhmäkohtainen käyttöoikeusrooli. Oletusroolilla määritetään ProjekTilan ylläpitoon liittyviä käyttöoikeuksia ja kohderyhmä kohtaisilla rooleilla oikeuksia kohteiden käyttöoikeuksiin. Kohderyhmillä kerrotaan, minkälaisiin kohteista muodostettuihin ryhmiin oikeuksia on myönnetty. Jokaiseen kohderyhmään voidaan antaa eri käyttöoikeusrooli niin haluttaessa. Kohderyhmätyyppejä ovat: Kaikki = Koko Senaatti-kiinteistöt (sisältää kaikki kohteet) Toimialat (jokaisella toimialalla on oma kohderyhmä) Alueet (jokaisella alueella on oma kohderyhmä) Isännöintialueet (jokaisella isännöintialueella on oma kohderyhmä) Jokaisella yksittäisellä kohteella on oma kohderyhmä Lisäksi voi olla käytössä ns. räätälöityjä käyttäjäkohtaisia kohderyhmiä. Oman käyttäjätunnuksen tiedot Salasana painikkeella nähdään oman käyttäjätunnuksen tiedot. organisaatiotiedot, sekä päästään vaihtamaan oma salasana. Samoin näkymästä nähdään oma oletusrooli. Jos organisaatio- ja yksikkötietoa halutaan muuttaa, (on esim. virheellinen tai muuttunut), tulee siitä ilmoittaa Buildercomin asiakaspalveluun support@buildercom.fi asian korjaamiseksi. Käyttäjätunnustiedot on yhteiset kaikkien Buildercomin palveluiden kesken. Muita palveluja ovat FacilityInfo huoltokirja sekä projektipankit. Käyttäjätunnustietojasi voit ylläpitää myös näissä sovelluksissa.

4 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 4 (12) 1.2.Projektipankeissa ylläpidettävät omat tiedot Projektipankin hankekohtainen henkilötietokortti Projektipankin henkilötietokortti löytyy projektipankin etusivun linkistä Henkilökortti. Kortille tullaan myös ensimmäistä kertaa hankkeen projektipankkiin kirjauduttaessa, heti käyttöoikeusehtojen hyväksymisen jälkeen. Kortin yhteystiedot tulee tarkistaa ja täydentää. Näitä yhteystietoja käytetään hankkeen yhteystietolistalla. Sähköpostiosoite on koko järjestelmän käytön kannalta oleellinen muistaa ylläpitää. Samoin osoitetiedot ovat tärkeät, sillä ne toimivat samalla mm. hankkeen kopiotilausten toimitusosoitteina. Titteli-kenttään tulee kirjoittaa oma tehtävänimike kyseisessä hankkeessa esim. hankevastuuhenkilön roolissa toimittaessa esim. Senaatti-kiinteistöjen hankevastuuhenkilö. Jokainen käyttäjä vastaa itse omien tietojen ajan tasalla olemisesta. Jos yhteystietoluettelossa olevissa organisaation yhteystiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee korjauspyyntö lähettää sähköpostilla Buildercomin asiakaspalveluun support@buildercom.fi tai käyttää projektipankin yläpalkista löytyvää palaute-toimintoa korjauspyynnön välittämiseen. Kortille tehdyt muutokset tallennetaan kortin alalaidassa olevalla Tallenna painikkeella.

5 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 5 (12) 2. Alueen käyttöoikeuksien hallinta 2.1.Alueen ProjekTila-oletuskäyttöoikeuksien ylläpito Alueen ProjekTila-vastaavan tehtävänä on huolehtia alueensa henkilöstön ja toimittajien ProjekTila-oletuskäyttöoikeuksien perustamisista, muutoksista ja poistamisista. Oikeuksien määritykset tehdään käyttäjän perustietokortin määrityksien avulla. ProjekTilan käyttöoikeudet perustuvat kohdekohtaisiin käyttöoikeusrooleihin. Yhdistelmiä voi olla useita erilaisia samalla henkilöllä. Eli hänellä voi olla erilainen rooli koskien eri kiinteistöryhmiä. Käyttöoikeudet on määritelty valmiiksi eri rooleille, joten oikeuksien antamiseen riittää vain sopivan roolin valinta listasta sekä sitä vastaavan kiinteistökohderyhmän valinta. 1. Käyttöoikeusroolin valinta Rooliksi valitaan joku oheisesta listasta. 00 Senaatti-kiinteistöpäällikkö Senaatti-kiinteistöjen kiinteistöpäälliköt. Laajat oikeudet omiin kohteisiinsa. 03 Senaatti-muokkaus Senaattilaisen peruskäyttöoikeus. Laajat muokkaus- ja kirjoitusoikeudet. 04 Senaatti-katselu Senaattilaisen katseluoikeus. Ei muutos- eikä tallennusoikeutta palveluun. 05 IM-manageri IM-managerin laajat muokkausoikeudet alueensa kohteisiin. 06 Ajantasatiedon ylläpitäjä Ajantasatiedon päivitysoikeus. Tarkoitettu henkilöille, jotka tekevät ajantasaistustyötä. 07 Kiinteistöhuolto Kiinteistöhuoltohenkilön rajoitettu katseluoikeus kohteeseen. 08 Asiakkaan tilayhdyshenkilö Vuokralaisen rajoitettu katseluoikeus ja oikeus lisätä dokumentteja Pientyöt -kansioihin. 09 Rakennuttajakonsultti Rakennuttajakonsultin laajat katseluoikeudet ja muokkausoikeus Pientyöt-kansioihin ja hankekorttiin. 10 Konsultti-muokkaus Konsulttien rajoitettu katseluoikeus ja kirjoitusoikeus pientöihin. 11 Konsultti-katselu Konsulttien rajoitettu katseluoikeus.

6 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 6 (12) 2. Kohderyhmän valinta Kohderyhmäksi valitaan joku oheisesta listasta. 1. Alueorganisaatio 2. Isännöintialue 3. Toimiala 4. Yksittäinen kohde 5. Kaikki Lisäksi voi tehdä itse räätälöityjä kohderyhmiä ja liittää niihin rooleja. Oikeudet ovat dynaamisia eli jos alueelle tulee uusia kohteita ne tulevat määritysten mukaan automaattisesti näkyviin kaikille niille, joiden kohderyhmään uudet kohteet kuuluvat. 2.2.Alueen projektipankkien oletuskäyttöoikeuksien ylläpito Alueen ProjekTila-vastaavan tehtävänä on huolehtia alueensa henkilöstön ja toimittajien projektipankki-oletuskäyttöoikeuksien perustamisista, muutoksista ja poistamisista. Oletusoikeudet alkaviin hankkeisiin Oikeuksien määritykset tehdään Käyttöoikeushallinta -projektipankin taulukoiden avulla. Projektipankkien käyttöoikeudet perustuvat käyttöoikeusrooleihin. Rooleja voi olla useita erilaisia samalla henkilöllä samanaikaisesti. Oletusoikeudet astuvat voimaan uusien alueen projektipankkien perustamisten yhteydessä. Jokaiseen pankkiin tuodaan oletusoikeudet ao. alueelta, toimialalta ja tukiyksiköistä. Oletuskäyttäjät ovat piilotettuja käyttäjiä eli eivät näy hankkeen yhteystietolistoilla. Oletusoikeudet antavat oikeuden projektipankkien katseluun ja lähtötietojen tallentamiseen. Aktiivikäyttöä varten käyttäjä tulee liittää varsinaiseksi hankeryhmän jäseneksi. Oletuskäyttöoikeudet on määritelty valmiiksi eri rooleille, joten oikeuksien antamiseen riittää vain sopivan roolin tai roolien valinta listasta. Rooliksi valitaan yksi tai useampi nimike oheisesta listasta. Senaatti hankehenkilöt (SKHH) Senaatti arkisto (SA) Senaatti Tate (SKTATE) Senaatti kiinteistöpäällikkö (Ski) Senaatti WorkPlace (SKWP) Senaatti Asiakaspäälliköt (SKAP) Senaatti IPY (SKIPY) ProjekTila-aluevastuu (Pav)

7 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 7 (12) Senaatti katselu (SK) IM-Manageri (IM) Tilahallinta-asiantuntija (TA) Luku loppudokumenttitulosteet (LLt) Luku Suunnitteludokumentit (LS) Luku Kaikki (Lk) Tiedonkeruu (Tk) 2.3.Vanhojen hankkeiden projektipankkioikeuksien tilaaminen senaattilaiselle Kun uudelle henkilölle halutaan oikeudet vanhoihin olemassa oleviin projektipankkeihin, tehdään käyttöoikeustilaus Buildercomin käyttötukeen (support@buildercom.fi) sähköpostilla. Viestiin liitetään henkilötiedot, käyttäjärooli projektipankissa (yleensä Senaatti katselu) ja luettelo hankkeista. Hankeluettelon sijaan voidaan antaa alue, toimiala, isännöintialue tai vastaava Koki-tietoihin pohjautuva rajoitin. 2.4.ProjekTila-oikeuksien antamien ja ylläpito ulkopuolisille konsulteille Alueen ProjekTila-vastaava tilaa tarvittavat uudet käyttäjätunnukset Buildercomin käyttötuesta (support@buildercom.fi) sähköpostilla. Tunnuksen valmistuttua siihen liitetään tarvittavat oikeudet. Oikeuksien määritykset tehdään käyttäjän perustietokortin avulla (kuten kohdassa 2.1). 2.5.Projektipankki-oikeuksien tilaaminen ulkopuolisille konsulteille 1. Yksittäiseen vanhaan tai menossa olevaan hankkeeseen Alueen ProjekTila-vastaava tilaa tarvittavan uuden käyttöoikeuden kyseisen projektipankin Käyttöoikeustaulukot -hakemistosta löytyvän taulukon avulla. Taulukkoon kirjataan henkilötiedot, organisaatio, sähköposti, rooli ja näkyvyys (piilotettu/yhteystietolistaan). 2. Suureen päättyneeseen hankejoukkoon Alueen ProjekTila-vastaava tilaa tarvittavan uuden käyttäjätunnukset Buildercomin käyttötuesta (support@buildercom.fi) sähköpostilla. Tilaukseen liitetään lisäksi rooli ja hankejoukon rajaus. (Luettelo hankkeista, toimiala, alue, isännöintialue yms.). Kyseeseen tulee esim. IM-managerin tai huoltokirjamanagerin aluekohtainen käyttöoikeustilaus. 2.6.Käyttöoikeuksien tarkastuksien järjestäminen ProjekTila-vastuuhenkilö järjestää säännöllisesti käyttöoikeusmatriisien tarkastuksia. Tarkastuskokoukset tulisi pitää vähintään kerran vuodessa.

8 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 8 (12) 3. Koulutuksien järjestäminen alueella Alueen ProjekTila-vastaava organisoi alueensa koulutukset yhdessä ohjelmistotoimittajan, IM-managerin ja pääkäyttäjien kanssa. o Aikatauluttaa yhteiskoulutukset o Jakaa koulutusvastuut koulutusten toteuttajille o Järjestää ICT-koulutukseen sopivan tilan, josta löytyy toimivat AV-laitteet verkkoyhteyden ProjekTila-vastaava tilaa koulutukset Buildercomilta lähettämällä sähköpostilla koulutuspyynnön osoitteeseen koulutus@buildercom.fi. Koulutuksia ovat: 1. ProjekTila-koulutukset Senaatin henkilökunnalle 2. Räätälöity koulutus eri kohderyhmille esim. rakennuttajakonsulteille, suunnittelijoille tai asiakkaille ProjekTila-vastaava huolehtii siitä, että alueen Senaatin henkilökunnalle ja kumppaneille annetaan riittävä tekninen koulutus projektipankin käyttöön. Jokainen osapuoli vastaa itse osallistumisestaan ja riittävän osaamisen hankkimisesta. 4. Alueen IM-managerin työn ohjaus ja sopimusasiat Alueen ProjekTila-vastaava - järjestää IM-managerin palveluiden kilpailuttamisen - tekee IM-managerointisopimukset - tukee ja ohjeistaa hankevastaavia IM-managerin hyödyntämisessä - tilaa IM-managerilta palveluita - seuraa palvelun toteutumista IM-manageripalveluiden hankinnassa hyödynnetään Senaatti-kiinteistöjen valtakunnallisia tarjouspyyntöaineistoja sekä sopimusmalleja. IMmanagerointipalvelut pyritään pitämään valtakunnan tasolla samansisältöisenä. IM-managerin palveluiden tilaaminen tapahtuu aina ProjekTila-vastaavan toimesta. Näin toimimalla ProjekTila-vastuuhenkilö pystyy koordinoimaan IM-manageritoimintaa ja kohdistamaan toiminnan kustannukset oikein. ProjekTila-vastaava seuraa IM-managerointipalveluiden toteutumista säännöllisen palaverikäytännön sekä tilanneraporttien avulla. Palavereissa käydään läpi toimeksiantotilanne sekä tulevat palvelutarpeet. Palavereista laaditaan muistio, joka välitetään tiedoksi myös ProjekTila-pääkäyttäjälle.

9 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 9 (12) 5. Kohteen aineiston keräämisen ja ProjekTilaan tallentamisen tilaaminen IM-managerin palveluita voidaan käyttää kohteen vanhan aineiston haltuunottoon sekä ProjekTilaan tallentamiseen. IM-managerilta voidaan tilata, - selvitys paljonko kohteesta on aineistoa paperiarkistossa - olemassa olevien piirustusluetteloiden skannaus pdf-muotoon sekä tallennus ProjekTilaan - sähköisessä muodossa olevien suunnitelmien ker(j)ääminen suunnittelijoilta ja saadun aineiston tallentaminen ProjekTilaan vanhoihin projektipankkeihin tai pientöihin. Työ tehdään tiiviissä yhteistyössä Senaatti-kiinteistöjen arkistonhoitajien kanssa. 6. Hankkeen lähtötietodokumentaation käsittelyn tilaus ProjekTila-vastaava voi tilata IM-managerilta käsittelypalveluita, kuten - aiemmin toteutuneiden hankkeiden suunnitelmien yhdistelyjä - konvertointeja tiedostomuodosta tai CAD-ohjelmasta toiseen - skannattujen kuvien puhtaaksipiirtoa - olemassa olevien suunnitelmien paikkansapitävyyden toteamista silmämääräisesti arvioituna kohdekäynnillä - tarkemittauksia tarvittavassa laajuudessa. Tällöin IM-manageri kerää pirstaloidun tai muutoin epäyhtenäisen piirustusmateriaalin ja koostaa niistä hankkeen lähtötiedoiksi yhtenäisen piirustus- tai tietomallimateriaalin. Tarvittaessa lähtötietoja voidaan täydentää kohteessa tehtävin mittauksin.

10 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 10 (12) 7. Hankkeen dokumentoinnin tuki- ja laadunvarmistuspalveluiden tilaus Hankkeen dokumentaation laatuasiat eivät ratkea loppudokumentointivaiheessa. Hankkeen loppudokumenttien laadunvarmistuksen kannalta on kriittistä, että laatunäkökulma nostetaan vahvasti esiin heti hankkeen alussa ja että dokumentoimista seurataan hankkeen päättymiseen saakka. Hankkeen laadunvarmistukseen voi vaikuttaa hankkeen aikana seuraavilla 7.1.Koulutus ja ohjeistus hankkeen alussa Hankkeen osapuolet sopivat menettelytavat heti ensimmäisen teknisen suunnittelukokouksen yhteydessä (kts. Projektipankki-tehtäväluettelo rakennuttajakonsultille, Pelisääntöpalaveri). 7.2.Hankkeen aikaiset dokumentoinnin laatutarkastukset Hankkeen aikana toteutettavat pistokoemaiset dokumentoinnin laatutarkastukset, jotka raportoidaan osapuolten tietoon. Hyvä ajankohta välitarkastukselle on kun suunnitelmista luonnokset on hyväksytty (L2- tai urakkalaskentavaihe). Tarkastuksen kohteena voi olla rakennuttamisen tai suunnittelun dokumentaatio. Suunnitelmien muotovaatimukset tarkastetaan suhteessa CAD- ja tietomalliohjeisiin. Havaitut puutteet tulee korjata toteutussuunnittelun aikana. Tarkastus voidaan ulottaa myös tallennusten kattavuuteen, tallennustahtiin sekä tallennuspaikan oikeellisuuteen. 7.3.Loppudokumentaation laatutarkastukset Hankkeen lopussa suoritetaan loppudokumentaation tarkastaminen ja raportoiminen osapuolten tietoon. Tarkastuksessa kiinnitetään erityistä huomiota, että urakoitsijan tarketiedot on huomioitu loppudokumentaatiossa ja suunnitelmat vastaavat toteutunutta. Urakoitsijan tarketiedot tulee löytyä sähköisessä muodossa (esim. skannattuna) projektipankissa, jotta voidaan varmistua suunnitelmien ajantasaisuudesta.

11 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 11 (12) 8. Ajantasaistuksiin liittyvien töiden tilaus A) Kun kohde on valittu ajantasallapidettäväksi, pyritään kohteessa tapahtuneet muutokset päivittämään ajantasasarjoihin ja malleihin välittömästi loppudokumentaation vastaanoton jälkeen hankkeen yhteydessä. Ajantasaistustyön kulku tulee dokumentoida tarkasti. Ajantasaistettavia teknisiä dokumentteja ovat - suunnittelualakohtaiset 2D CAD-dokumentit ja niistä tulostetut pdf-dokumentit - suunnittelualakohtaiset tietomallit ja niitä vastaavat IFCtiedostot sekä yhdistelmämallit B) Jos kohdetta ei ole vielä valittu jatkuvasti ajantasallapidettäväksi, ajantasaistamistyötä voidaan tarvittaessa kuitenkin tilata tarvittavassa laajuudessa ja tarkkuudessa, esimerkiksi - pohjapiirrokset kerroksittain tilahallinnan tarpeisiin - sähkötekniset suunnitelmat kiinteistönhoidon ja ylläpidon tarpeisiin - kohteen asemapiirros kiinteistönhoidon ja ylläpidon tarpeisiin - huoltokirjajärjestelmän tietojen päivitys - suunnittelualan ajantasaistus alkavan hankkeen lähtötiedoksi C) Kohteen ottaminen jatkuvan ajantasaistamisen käynnistämiseen liittyvä työmäärä voi vaihdella todella paljon. Työmäärän arviointia varten - Selvitetään kohteen muutoshistoria; rakentaminen, laajennukset, peruskorjaukset, omistajan tai vuokralaisen tekemät muutokset jne. - Selvitetään ja valitaan suunnittelualakohtaisesti nollataso, joka on mahdollisimman hyvä lähtökohta ajantasaistustyölle, esim. viimeisin peruskorjaus. - Analysoidaan suunnittelualakohtaisesti arkistoista nollataso ja sen jälkeisestä ajasta löytyvä aineisto, jonka perusteella voidaan laatia kohdekohtainen ajantasaistustarvesuunnitelma sekä alustava työmäärä- ja kustannusarvio. Kun edelliset asiat on selvitetty, niiden pohjalta voidaan tehdä priorisointi, aikataulutus ja valittujen ajantasaistustöiden tilaus.

12 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt ProjekTila-tehtäväluettelo 12 (12) 9. Senaatin ProjekTila-kehitysryhmän työskentelyyn osallistuminen ProjekTilan kehitystyö on organisoitu ohjaus- ja kehitystyöryhmään. ProjekTila-ohjausryhmässä tehdään linjauksia ja päätöksiä koko ProjekTilakonseptia koskevista asioista yhteistyössä investointi- ja ylläpitoprosessin kanssa. Ohjausryhmä kokoontuu neljännesvuosittain. ProjekTila-kehitysryhmä vastaa tietojärjestelmän jatkokehityksestä käyttäjiltä saamansa palautteen avulla, kehitetään käytännön toimintamalleja, toimii tiedonvaihto- ja keskustelufoorumina alueiden kesken. ProjekTila-kehitysryhmä kokoontuu noin kahden kuukauden välein. Alueiden ProjekTila-vastaavat osallistuvat kehitysryhmän kokouksiin ja tuovat yhteiseen tietoon oman alueen käyttäjien palautteet sekä kehitysehdotukset. ProjekTila-kehitysryhmä käsittelee - alueelliset yhteenvedot viimeaikaisista tapahtumista - käyttäjiltä tulleet palautteet ja kehitysehdotukset - järjestelmään tai sen käyttöön liittyvien ongelmien ratkaisut ja tapahtumaketjut - kehitysprojektien tilannekatsaukset - ProjekTilaan liittyvät toimintamallisuositukset, ohjeistukset ja tehtäväluettelot - järjestelmätoimittajan ajankohtaiskatsauksen meneillään olevista asioista sekä saadusta palautteesta