PROJEKTIPANKKI -TEHTÄVÄLUETTELO RAKENNUTTAJAKONSULTILLE Versio 1.0

Transkriptio

1 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 1 (20) PROJEKTIPANKKI -TEHTÄVÄLUETTELO RAKENNUTTAJAKONSULTILLE Versio Projektipankin tilaus 2. Hankkeen käyttöoikeuksien hallinnointi 3. Aloituskoulutuksen järjestäminen 4. Pelisääntöpalaverin järjestäminen 5. Piirustuskopioiden jakelukäytäntöjen sopiminen 6. Hankkeen lähtötietojen tallennus 7. Rakennuttamisen dokumenttien tallennus 8. Sähköinen kilpailutus projektipankin avulla 9. Hankkeen sähköisen dokumentoinnin tuki ja valvonta 10. Loppudokumenttien tarkastus ja luovutus 11. Projektipankin sisällön tarkastus ja luovutus 12. Projektipankin jäädytyksen tilaus doc-versio DM , pdf-versio DM Kumppaneille - ProjekTilan ohjeisto

2 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 2 (20) Sisällysluettelo 1. Projektipankin tilaus Tilauslomake WorkPlace-suunnittelun liittäminen projektipankkiin Projektipankin perustamiseen liittyvät varmistukset ja ilmoitukset Hankkeen käyttöoikeuksien hallinnointi Projektipankin käyttöoikeuksien tilausmenettelyn periaatteet Käyttöoikeusvastuun kapulanvaihto hankevastaavalta rakennuttajakonsultille Yleistä oletuskäyttöoikeuksista ja hankekohtaisista käyttöoikeuksista Käyttöoikeuksien tilaaminen uuteen projektipankkiin Käyttöoikeuksien muokkaaminen ja poistaminen Toimenpiteet hankkeen päättyessä Projektipankkikoulutuksen järjestäminen hankeryhmälle Pelisääntöpalaverin järjestäminen hankkeen alussa Turvaluokitellun aineiston käsittely hankkeessa Piirustuskopioiden jakelukäytäntöjen sopiminen hankkeessa Hankkeen lähtötietojen tallennus Tavoitedokumenttien tallennus Teknisten lähtötietojen ja hankekohtaisten ohjeistuksien tallennus Rakennuttajakonsultin tallennustehtävät Yleistä tallennustehtävästä ja -aikataulusta Projektipankin ylläpitoon liittyvät tallennustehtävät Rakennuttamisen dokumenttien tallennustehtävät ja -paikat Sähköinen kilpailutus projektipankin avulla Hankkeen sähköisen dokumentoinnin tuki ja valvonta Dokumentoinnin tilanneseuranta kokouksien asialistoille Suunnittelijan tallennustehtävien valvonta Valvojien tallennustehtävien valvonta Päätoteuttajan tallennustehtävien valvonta Loppudokumenttien laadinta, tarkastus ja luovutus Urakoitsijoiden tarketietojen dokumentointi Loppudokumenttien tarkastus Loppudokumenttien tallennuksen valvonta Loppudokumenttien luovutus Senaatin hankevastaavalle Projektipankin sisällön tarkastus ja luovutus tilaajalle Projektipankin sisällön oikeellisuuden tarkastus Loppuvaiheen tallennustehtävät Hankkeen projektipankin luovutus tilaajalle Projektipankin jäädytyksen tilaus... 20

3 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 3 (20) VERSIOHISTORIA Versio pvm Kirjoittaja Kommentti Kari Alatalo Ensimmäinen virallinen versio

4 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 4 (20) RAKENNUTTAJAKONSULTIN PROJEKTIPANKKITEHTÄVÄT 1. Projektipankin tilaus Senaatti-kiinteistöjen hankevastaava voi tilata projektipankin perustamisen itse tai odottaa rakennuttajakonsultin valintaa ja antaa tehtävän hänelle. Jos projektipankkia ei ole perustettu hankkeelle ennen rakennuttajakonsultin valintaa, jää tehtävä rakennuttajakonsultin huolehdittavaksi mikäli hankkeen turvaluokitus eivät sitä estä Tilauslomake Projektipankin perustamistilaus tehdään vakiomuotoisella Excel-lomakkeella, joka löytyy ProjekTilan ohjesivulta. 1. Jos käytössäsi on jo tunnus Senaatin ProjekTilaan tai johonkin Senaatin projektipankkiin, yläpalkin Ohje-toiminnon takaa avautuu näkymä, josta löytyy kohdasta 2. Projektipankkiohjeet otsikon alta dokumentti Projektipankin tilauslomake Senaatti-kiinteistöt.xls.

5 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 5 (20) 2. Ellei käytössäsi ole tunnusta näihin Senaatin palveluihin, lähetä sähköpostia osoitteeseen support@buildercom.fi ja pyydä toimittamaan kyseinen lomake. 3. Vie hiiri dokumentin nimen päälle ja klikkaa hiiren oikean puolista painiketta. Tämän jälkeen valitse avautuvasta valikosta Tallenna kohde nimellä ja valitse seuraavasta ikkunasta kansio, minne haluat dokumentin omalla koneellasi tallentaa. 4. Avaa Excel-lomake omalle työasemalle ja täytä kysytyt tiedot. Tallenna lomake nimettynä kyseisen hankkeen hankenumerolla. Kysy seuraavat lomakkeen tilaustiedot Senaatin hankevastaavalta: Hankeen tunnus: esim. A1234 Projektipankin tyyppi: laaja, pienhanke vai tiedonkeruu (1) (2) Hankkeeseen liitettävät kopiolaitokset: esim. Valopaino Oy 5. Lähetä täytetty lomake sähköpostilla Buildercom Oy:n asiakaspalveluun osoitteeseen support@buildercom.fi (1) Erilaisten projektipankkityyppien käyttötarkoitukset on esitetty liitteessä C. Projektipankkityyppien kuvaukset (2) Jos projektipankkia täytyy räätälöidä kts. liite D. Hankkeen projektipankin räätälöinti ProjekTilan tukipalvelun yhteystiedot: Käyttäjätukea tilauksen tekemisessä ja muutenkin on saatavilla sähköpostilla osoitteesta support@buildercom.fi tai puhelimitse WorkPlace-suunnittelun liittäminen projektipankkiin Jos hankkeessa tullaan tekemään WorkPlace suunnittelua, on projektipankista olemassa malli myös tätä toimintaa varten. WorkPlace-osio voidaan tilata samalla kun projektipankin perustaminen. Tämä voidaan tehdä myös myöhemmin tarpeen vaatiessa. Katso tehtäväluetteloiden liite D. Hankkeen projektipankin räätälöinti Projektipankin perustamiseen liittyvät varmistukset ja ilmoitukset Ennen projektipankin luontia tukipalvelu varmistaa kyseisen hankkeen Senaatin hankevastaavalta tilaustietojen oikeellisuuden. Rakennuttajankonsultti liitetään ensimmäisenä käyttäjäksi uuteen projektipankkiin ja hänelle lähetetään sähköpostilla tieto, että hänen käyttäjätunnukseensa on lisätty uusi projektipankki. Perustetussa pankissa on voimassa automaattisesti myös ns. Senaatin oletuskäyttöoikeudet.

6 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 6 (20) 2. Hankkeen käyttöoikeuksien hallinnointi 2.1. Projektipankin käyttöoikeuksien tilausmenettelyn periaatteet Jotta käyttöoikeustietojen määrittelytiedon välittäminen asiakaspalvelulle toimisi yksiselitteisesti, on käyttöoikeuksien hallintaa varten tehty valmis Excel-pohjainen matriisi, jota rakennuttajakonsultti pitää ajantasalla projektipankin Käyttöoikeustaulukot nimisessä kansiossa. Kun Excel-tiedoston muokattu versio tallennetaan kyseiseen kansioon, lähtee sieltä automaattiviesti Buildercomin asiakaspalvelulle, joka tekee matriisin mukaiset käyttöoikeusmuutokset kyseiseen projektiin. Rakennuttajakonsultin vastuulla on huolehtia koko hankkeen keston ajan, että käyttöoikeuksien määrittelyyn tarkoitettu hankkeen käyttöoikeustaulukko (Excel) on ajan tasalla kyseisessä projektipankissa. Hankkeen alusta, jolloin suurin osa oikeuksista perustetaan, hankkeen takuuajan loppuun, jolloin kaikki hankeryhmän oikeudet poistetaan projektipankista Käyttöoikeusvastuun kapulanvaihto hankevastaavalta rakennuttajakonsultille Jos projektipankki on otettu käyttöön hankkeessa jo ennen rakennuttajakonsultin valintaa, suoritetaan pankin käyttöoikeuksien ylläpitovastuun siirto rakennuttajakonsultille Senaatin alueellisen ProjekTila-vastaavan toimesta. Rakennuttajakonsultin tiedot lisätään Hankehenkilöiden roolit -käyttöoikeustaulukkoon ja rooliksi liitetään Käyttöoikeuksien hallinta rooli (rakennuttamisen lisäksi). Sen jälkeen hankkeen käyttöoikeuksien hallinta menee kohdan 2.5. mukaisesti Yleistä oletuskäyttöoikeuksista ja hankekohtaisista käyttöoikeuksista Projektipankin käyttöoikeudet jakautuvat kahteen osaan: A. Rakennushankkeen varsinaisen hankeorganisaation käyttöoikeudet (muokkausoikeudet), joista vastaa rakennuttajakonsultti. Tähän kuuluvat myös ennen rakennuttajakonsultin valintaa tarvittavat muut kuin oletuskäyttöoikeudet. B. Senaatti-kiinteistöjen oletuskäyttäjien oikeudet (pääsiassa katseluoikeuksia, rajattuja muokkausoikeuksia lähtötietoihin), joista vastaa Senaatti-kiinteistöjen nimeämät alueelliset ProjekTila -vastuuhenkilöt. Käyttöoikeustaulukoita on kaksi kappaletta (Excel): A. Hankehenkilöiden roolit: Tällä taulukolla rakennuttajakonsultti ylläpitää tietoja hankeorganisaatioon kuuluvista käyttäjistä ja heidän käyttöoikeusroolistaan projektipankissa. B. Senaatin oletusoikeudet: Tässä taulukossa on lueteltu Senaatti-kiinteistöjen oletuskäyttäjät oikeuksineen. Oletuskäyttäjillä on luku- ja rajallisia muokkausoikeuksia projektipankin tietoon, mutta he eivät ole hankeorganisaatioon kuuluvia. Oletuskäyttäjiä ovat valitut Senaatti-kiinteistöjen henkilöt sekä alueilta että toimialoilta ja mahdolliset IM-managerit ja tilahallinta-asiantuntijat yms.

7 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 7 (20) Käyttöoikeustaulukot -kansiossa on lisäksi erillinen taulukko, Roolioikeudet. Tässä taulukossa on esitetty projektipankin eri käyttöoikeusroolien oikeudet toiminnoittain. Mikäli hankekohtaisesti on tarpeellista, näihin käyttöoikeuksiin voidaan tehdä muutoksia rakennuttajakonsultin toimesta. ks. Projektipankkitehtäväluetteloiden liitteet ohjeesta liite D Hankkeen projektipankin räätälöinti Käyttöoikeuksien tilaaminen uuteen projektipankkiin 1. Siirry projektipankin etusivulle 2. Klikkaa linkkiä Käyttöoikeustaulukot 3. Vie hiiri kansiossa olevan Hankehenkilöiden roolit -dokumentin päälle ja klikkaa hiiren oikean puoleista painiketta. Tämän jälkeen valitse avautuvasta valikosta Tallenna kohde nimellä Lisää dokumentin nimeen hankkeen numerotunnus ja tallenna, esim. A1234.xls

8 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 8 (20) 4. Avaa dokumentti omalla koneellasi Exceliin muokattavaksi. Muokkaa ensimmäiseksi oranssilla värillä olevia väliotsikkorivejä vastaamaan kyseisen hankkeen osapuolten tehtäviä hankkeessa. Projektipankin yhteystietoluettelon rakenne määräytyy näiden väliotsikoiden mukaisesti. 5. Lisää otsikoiden alle organisaatioiden ja henkilöiden tiedot, jotka haluat näkyvän yhteystietoluettelossa. Sähköpostiosoitteen oikeellisuus on erityisen tärkeää. Henkilölle lähetetään kyseiseen sähköpostiosoitteeseen käyttäjätunnukset. Organisaatiotiedoissa on hyvä lajitella henkilöt organisaatioyksiköittäin osoitetietojen takia. 6. Rastita seuraavaksi jokaisen henkilön kohdalta ne käyttäjäroolit, joihin hänet projektipankissa liitetään. Henkilö voi kuulua yhteen tai useampaan rooliin. Piilotettu käyttäjä valinta tarkoittaa että henkilön tietoja ei näytetä yhteystiedoissa. Käyttöoikeuksien hallinta roolilla saa muokkausoikeuden Käyttöoikeustaulukot kansioon. 7. Kun olet tehnyt kaikki tarvittavat muokkaustoimenpiteet taulukkoon, tallenna ja sulje Excel. 8. Siirry kyseisen projektipankin Käyttöoikeustaulukot kansioon ja klikkaa siellä olevan vanhan tiedoston riviltä toimintoikonia Lisää uusi versio kohteeseen. 9. Valitse uusi tiedosto omalta koneeltasi Selaa-painikkeen toiminnolla ja klikkaa Lisää uusi. Nyt olet lisännyt uuden version kyseiseen dokumenttiin ja Buildercomin asiakaspalvelulle on lähtenyt automaattiviesti lisäyksestä, joka toimii palvelupyyntönä muutosten osalta.

9 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 9 (20) 2.5. Käyttöoikeuksien muokkaaminen ja poistaminen 1. Siirry projektipankin Käyttöoikeustaulukot kansioon 2. Jos käyttäjäroolimatriisista on useampia versioita, näet sen nimen edessä olevasta ikonista. 3. Siirry tiedostorivillä olevan ikonin Näytä versiot kohteesta päälle ja klikkaa ikonia. 4. Lataa uusin versio matriisista omalle koneellesi menemällä suurimman versionumeron päälle ja valitsemalla hiiren oikean painikkeen valikosta Tallenna kohde nimellä ja tallenna tiedosto. 5. Avaa kyseinen matriisi omalta koneeltasi Exceliin ja tee tarvittavat muokkaustoimenpiteet. a. Jos haluat lisätä uusia käyttäjiä, kirjaa organisaatio ja henkilötiedot sekä rastita roolit, joihin hänet liitetään b. Jos haluat poistaa henkilön hankkeesta, poista käyttöoikeusrastit ja kirjoita henkilön nimen perään, vaikka puhelinnumerosoluun POISTETAAN c. Jos haluat muokata henkilön yhteystietoja tai väliotsikkotietoja, kirjoita uusi tieto vanhan päälle punaisella fontilla. d. Jos haluat muuttaa henkilön käyttöoikeuksia, poista kaikki vanhat rastit ja syötä uudet rastit punaisella fontilla. e. Jos haluat muuttaa käyttöoikeusmatriisi-välilehdellä olevia kansioita tai oikeusmerkintöjä, tee muutokset punaisella fontilla vanhojen merkintöjen päälle. f. Jos haluat ottaa käyttöön uusia kansioryhmiä, Käyttöoikeusmatriisivälilehdeltä löytyy kaksi vara-kansioryhmää. Anna vara-kansioryhmän pääkansiolle suunnittelualan lyhenteen. Tee merkinnät punaisella fontilla. g. Mikäli em. vara-kansioryhmän on jo käytössä, voidaan niistä kopioida uusi kansioryhmä alle ja nimetään uudella suunnittelualan lyhenteellä ja käyttäen jälleen punaista fonttia. 6. Kun kaikki muokkaustoimenpiteet on tehty tallenna ja sulje taulukko 7. Siirry kyseisen projektipankin Käyttöoikeustaulukot kansioon ja klikkaa vanhan matriisin tiedostorivillä olevaa ikonia Näytä versiot kohteesta

10 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 10 (20) 8. Valitse uusi tiedosto omalta koneeltasi Selaa-painikkeen toiminnolla ja klikkaa Lisää uusi. 9. Nyt olet lisännyt uuden version kyseiseen dokumenttiin ja Buildercomin asiakaspalvelulle on lähtenyt automaattiviesti lisäyksestä, joka toimii palvelupyyntönä muutosten osalta Toimenpiteet hankkeen päättyessä Kun hanke valmistuu, hankeryhmän käyttäjätunnukset pitää poistaa hankkeesta. Tämä tapahtuu edellä kuvatulla tavalla. Rakennuttajakonsultilla on vastuu siitä, että hankkeen päättyessä ei ylimääräisiä käyttöoikeuksia jää käyttöoikeustaulukkoon hankeorganisaatioon kuuluvien osalta. 3. Projektipankkikoulutuksen järjestäminen hankeryhmälle Rakennuttajakonsultti organisoi koulutukset o Kutsuu osallistujat ja kouluttajat o Järjestää ICT-koulutukseen sopivan tilan, josta löytyy toimivat AV-laitteet verkkoyhteyden yhdessä ohjelmistotoimittajan kouluttajan (ja IM-managerin kanssa, jos niin on sovittu hankevastaavan kanssa). Ensimmäisen koulutuksen voi ajoittaa esim. 1. suunnittelukokouksen yhteyteen. Rakennuttajakonsultti tilaa koulutukset Buildercomilta lähettämällä sähköpostilla koulutuspyynnön osoitteeseen koulutus@buildercom.fi. Koulutuksia ovat: 1. Hankkeen aloituskoulutus kaikille mukana oleville tahoille, erityisesti suunnittelijoille ja rakennuttajakonsultille. 2. Hankkeen toteutusvaiheen koulutus päätoteuttajalle ja valvojille. 3. Räätälöity tukikonsultointi hankkeen eri kohderyhmille, esim. rakennuttajakonsultille tai käyttäjän edustajille. Koulutukset 1 ja 2 järjestetään kaikissa varsinaisissa hankkeissa. Koulutukseen 1 on osallistuttava edustus kaikista hankkeen osapuolista! Rakennuttajakonsultti huolehtii siitä, että hankeryhmälle annetaan riittävä tekninen koulutus projektipankin käyttöön. Jokainen osapuoli vastaa itse osallistumisestaan ja riittävän osaamisen hankkimisesta. Osaamattomuudesta on informoitava viipymättä hankevastaavaa, jotta mahdollista lisäkoulutusta voidaan kohdentaa oikein. Koulutuksista ja niiden osallistujista on pidettävä aina pöytäkirjaa.

11 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 11 (20) 4. Pelisääntöpalaverin järjestäminen hankkeen alussa Jokaisen rakennushankkeen alussa rakennuttajakonsultti järjestää hankkeen tiedonhallinnan aloituspalaverin. Palaverin tarkoituksena on käydä yhdessä osapuolten kanssa läpi tiedonhallinnan pelisäännöt ja toimintamallit. Kysymyksessä ei ole ohjelmistokoulutus, vaan eri osapuolten tiedonhallinnan tehtävien ja pelisääntöjen läpikäyminen ja niistä sopiminen. Lisäksi palaverissa käydään läpi Senaatti-kiinteistöjen CAD-suunnitteluohjeen mukaisia laadullisia asioita ja pelisääntöjä. Jos hankkeessa käytetään tieto- tai tuotemallinnusta, pitää tähän toimintaan liittyvät pelisäännöt sopia myös aloituspalaverissa, koska niillä on mahdollisesti vaikuttavat projektipankin hakemistorakenteeseen. Hankkeeseen nimetyt suunnittelijat ovat velvollisia osallistumaan aloituspalaveriin! Rakennuttajakonsultti huolehtii siitä, että hankeryhmälle on annettu riittävä mahdollisuus perehtyä projektipankin hankkeeseen liittyvien pelisääntöjen ja toimintamallien ymmärtämiseen. Jokainen osapuoli vastaa itse osallistumisestaan ja riittävän osaamisen hankkimisesta. Projektipankin aloituskoulutuksen ja pelisääntöpalaverin voi yhdistää samalle päivälle. Hankevastaavan päätöksellä voidaan myös IM-manageri kutsua pitämään dokumentaation teknistä laatukoulutusta (CAD-ohje). Rakennuttajakonsultti ottaa suunnittelu- ja työmaakokouksien asialistalle projektipankin käyttöönottoon ja käyttöön liittyvien asioiden läpikäymisen ja pelisääntöjen toteutumisen seurannan läpi hankkeen Turvaluokitellun aineiston käsittely hankkeessa Yhtenä tärkeänä asiana hankkeen tiedonhallinnan pelisäännöistä sovittaessa on käsitellä mitkä aineistot ja dokumentit ovat kyseisessä hankkeessa turvaluokiteltuja ja miten niiden suhteen toimitaan. Turvaluokitellun aineiston käsittelyn hankkeessa ohjeistaa rakennuttajakonsultti yhteistyössä hankevastaavan ja vuokralaisasiakkaan turvallisuusasiantuntijoiden kanssa. Yleisenä sääntönä on, että kulunvalvonta ja turvasuunnitelmat ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa projektipankkiin tallentaa. Lisäksi hankkeessa voi olla myös muuta turvaluokiteltua aineistoa. Turvaluokiteltuihin CAD-suunnitelmadokumentteihin tulee lisätä turvaluokka-blocki, joka löytyy Senaatti-kiinteistöjen CAD-ohjeen liitteestä ( -> kumppaneille -> Suunnittelun ohjeisto -> CAD-ohje). Vain enintään turvaluokka neljän dokumentteja voidaan tallentaa projektipankkiin, edellyttäen, että hankkeessa on tällainen päätös tehty.

12 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 12 (20) 5. Piirustuskopioiden jakelukäytäntöjen sopiminen hankkeessa Pienissä hankkeissa kukin osapuoli huolehtii omien paperipiirustusten ja muiden asiakirjojen jakelusta. Suurempien hankkeiden projektipankeissa ylläpidetään keskitettyjä jakelulistoja, joiden avulla kukin toimija jakelee omat paperiset asiakirjansa. Jakelulistojen ylläpitovastuu on rakennuttajakonsultilla. Jakeluiden määrät sovitaan sopimuksissa ja tarkennetaan hankkeen alun palavereissa ja kirjataan pöytäkirjoihin. Erittäin suurissa ja nopeissa hankkeissa voidaan siirtyä automatisoituun piirustusjakeluun. Silloin piirustuksen tuottaja ei enää itse hoida jakelua vaan työn tekee projektipankki automaattisesti. Jokainen hankeryhmän jäsen määrittelee rakennuttajakonsultin ohjaamana itse mistä hakemistoista haluaa automaattijakelun tuovan paperisen version. Sitten kun hakemistoon tallennetaan uusi tulostustiedosto (PDF), lähtee kopiolaitokselle automaattisesti tilaus, jonka jakelun määrittelee se, ketkä ovat kyseisen hakemiston jakelun itselleen valinneet. Yleensä jakelut ajastetaan tapahtuvat joko kerran tai kaksi kertaa päivässä. Automaattijakelun rakentaminen aloitetaan ottamalla yhteyttä Buildercomin käyttäjätukeen ja kopiolaitokseen. Automaattijakelun käyttöönotosta päättää Senaatin hankevastaava. 6. Hankkeen lähtötietojen tallennus 6.1. Tavoitedokumenttien tallennus Hankkeen tavoitedokumentit tallennetaan projektipankin etusivun kohdasta 1. Hankkeen yhteiset tiedot löytyviin kansioihin: esim. Hankesuunnitelma, Projektiohjelma ja Projektisuunnitelma. Tallennuksista vastaa rakennuttajakonsultti. Silloin kun hankkeeseen sisältyy WorkPlace-suunnittelua, WorkPlace-dokumentit tallentaa WorkPlace-suunnittelija WorkPlace loppuraportti kansioon, joka löytyy hankkeen tavoitteet kohdan alta. Muilla ei ole tallennusoikeutta kansioon Teknisten lähtötietojen ja hankekohtaisten ohjeistuksien tallennus Projektipankista löytyy valmiina teknisiä lähtötietoja ja hankekohtaisia ohjeistuksia varten tarvittavat hakemistot alikansioineen. Senaatti-kiinteistöjen arkisto siirtää hankevastaavan ohjauksen mukaisesti arkistosta löytyvän sähköisen lähtötiedon (ja tarvittaessa luettelot manuaalisesta aineistosta) alikansioon 06 Vanhat suunnitelmat arkistosta. Suunnittelijat tallentavat sähköisessä muodossa kaiken keräämänsä lähtötietoaineistonsa kansioryhmän alikansioihin. Tarvittaessa alikansioita voi nimetä uudelleen tai luoda uusia kansioita, jotta lähtötiedot saadaan jäsenneltyä järkevästi. Rakennuttajakonsultilla on oikeus muokata olemassa olevia ja luoda uusia alikansioita. Tallennuksesta kokonaisuutena vastaa rakennuttajakonsultti. 00 Hankesuunnittelu kansio on tarkoitettu hankkeesta tehdylle erilliselle hankesuunnitelma-aineistolle. Tallennusvastuu on erillisellä hankesuunnittelijalla.

13 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 13 (20) 7. Rakennuttajakonsultin tallennustehtävät 7.1. Yleistä tallennustehtävästä ja -aikataulusta Rakennuttajakonsultti tallentaa KAIKKI tehtäväluettelonsa ja toimeksiantonsa mukaiset dokumentit hankkeen projektipankkiin viivyttelemättä heti kun ne valmistuvat. Lisäksi hankevastaava voi välittää hänelle tallennettavaksi hankeryhmän ulkopuolisten tahojen dokumentteja tallennettavaksi hankkeen lähtötiedoiksi tai ohjeiksi. Paperioriginaalit kuten sopimukset muunnetaan sähköiseen muotoon skannaamalla Projektipankki-tehtäväluetteloiden liitteen mukaisesti Projektipankin ylläpitoon liittyvät tallennustehtävät 1. Projektipankin etusivun kuvan tallennus. Tallennus tapahtuu Asetukset - valinnan kautta. Kuvan tiedostomuodoksi sopii hyvin JPG. Kuvan leveys 300 pixeliä. 2. Hankeryhmän käyttöoikeustaulukon (Excel) ylläpito ajantasalla kohdan 2.5 mukaisesti.

14 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 14 (20) 3. Omien henkilökorttitietojen ylläpitäminen järjestelmässä Kun käyttäjätunnus liitetään uuteen Senaatti-kiinteistöjen projektipankkiin, lähettää Buildercomin palvelu käyttäjätunnukseen liitettyyn sähköpostiosoitteeseen viestin jossa kerrotaan, että tunnukseen on liitetty uusi projektipankki. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla siirrytään ensin järjestelmän käyttöoikeusehdot-sivulle. Sivun alalaidassa olevalla Hyväksyn painikkeella päästään eteenpäin. Seuraavaksi siirrytään omaan henkilötietokortti näkymään. Kortin yhteystiedot tulee tarkistaa. Sähköpostiosoite on koko järjestelmän käytön kannalta oleellinen muistaa ylläpitää. Samoin osoitetiedot ovat tärkeät, sillä ne toimivat samalla mm. kopiotilausten toimitusosoitteina. Titteli-kenttään tulee kirjoittaa vastuullisen rakennuttajakonsultin kohdalle Rakennuttajakonsultti. Kortilla olevat yhteystiedot näkyvät projektin yhteystietolistalla, josta ne ovat kaikkien osapuolten luettavissa. Jokainen käyttäjä vastaa itse omien tietojen ajan tasalla olemisesta. Jos yhteystietoluettelossa olevissa organisaation yhteystiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee korjauspyyntö lähettää sähköpostilla Buildercomin asiakaspalveluun tai käyttää projektipankin yläpalkista löytyvää palaute-toimintoa korjauspyynnön välittämiseen Rakennuttamisen dokumenttien tallennustehtävät ja -paikat 1. Rakennuttamisen yhteiset tiedot -osio Hankkeen tavoitteet -kansioon: Hankesuunnitelma, projektiohjelma ja projektisuunnitelma liitteineen, hankkeen kokonaisaikataulu. Sopimukset kansioon: Konsulttien ja urakoitsijoiden sopimukset. Skannaus tarvittaessa liitteen mukaisesti. Hankinnoittain lisäksi vertailutaulukot ja hankintapäätökset. Hankekohtaiset ohjeistukset kansioon: Erityisohjeet, jotka koskevat vain kyseistä hanketta. Esim. museoviraston ohjeet. Turvallisuusasiakirja kansioon: Hankkeen turvallisuusasiakirja. Rakennuttajakonsultin seurantaraportit kansioon: - kustannusarviot hankkeen vaiheiden mukaisesti (tavoitehinta-, rakennusosapohjainen, hankintajakoon perustuva kustannusarvio) - kustannusseurantaraportit kuukausittain tai sovitun aikataulun mukaan. Kansiossa tulee olla myös kyseisiä raportteja vastaavat hankkeen laajuustiedot! 2. Suunnittelun ohjaus -osio Suunnitteluaikataulu kansioon: Suunnitteluaikataulut. Muistiot ja raportit kansioon: Suunnittelukokouspöytäkirjat, sekä muut suunnittelun ohjaukseen liittyvät pöytäkirjat, muistiot ja raportit.

15 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 15 (20) 3. Rakentamisen ohjaus -osio Tarjouspyyntöasiakirjat linkki (linkki suunnitelmienhallinnan puolelle): Kaupalliset tarjouspyyntöaineistot kokonaisuudessaan. (Suunnittelijat tallentavat tekniset asiakirjat). Rakentamisen aikataulut kansioon: Toteutuksen aikataulut. Muistiot ja raportit kansioon: Työmaakokouspöytäkirjat, sekä muut rakentamisen ohjaukseen liittyvät pöytäkirjat, muistiot ja raportit. Rakennuttajakonsultti luo uusia alihakemistoja tarpeen mukaan. Työmaan valokuvat kansioon: Valokuvat, nimeämiseen kiinnitettävä erityistä huomiota, jotta kuvien löytäminen olisi helppoa jatkossa. Laadunvarmistus kansioon tai -osioon: Työmaan laadunvalvontasuunnitelma. 4. Luovutus ja takuuaika osio Luovutukseen liittyvät dokumentit kansioon: Esim. vastaanottopöytäkirjat Rakennuttamisen loppuraportti kansioon: Rakennuttamisen loppuraportti Takuutöiden dokumentit kansioon: Esim. takuutarkastuspöytäkirjat 5. Suunnitteludokumenttien hallinta osio 00 Lähtötiedot kansioon: Mahdolliset rakennuttajakonsultin tai käyttäjän toimittamat lähtötietodokumentit. Tarjouspyyntöasiakirjat kansioon: Kaupalliset tarjouspyyntöaineistot kokonaisuudessaan. (Suunnittelijat tallentavat tekniset asiakirjat). 8. Sähköinen kilpailutus projektipankin avulla Hankkeen kilpailutusten suorittaminen voidaan tehdä projektipankin sähköisellä kilpailutusaineistojen julkaisutoiminnolla. Toiminnon käyttöönotosta ja siihen tarvittavasta koulutuksesta päättää hankevastaava. Kilpailutustoiminnoista on erillinen ohje (Julkaisupaketit Sähköiset tarjoukset, löytyy ProjekTilan ohjevalikosta), jossa opastetaan kilpailutuksen suorittaminen. Lähtökohta kilpailutusaineiston sähköiselle jakelulle on, että tarjouspyyntöaineistot on kerätty omiin kansioryhmiinsä kokonaisuudessaan. Rakennuttajakonsultti huolehtii, että kaupalliset ja tekniset asiakirjat on tallennettuna oikein em. kansioryhmiin, ja tekee kilpailutusaineistojen jakelun sähköisesti projektipankin avulla.

16 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 16 (20) Palvelun avulla voi jakaa tarjouspyyntöaineiston ja vastaanottaa tarjoukset sähköisesti. Koko kilpailutuksen ajan voi tilaaja tarkkailla tarjouspyyntöaineiston katselua, latauksia ja tarjouksien jättöä. Varsinaiset tarjousten avaukset voi kuitenkin tehdä vasta määräajan kuluttua. Kilpailutuksesta jää automaattisesti tapahtumat talteen. Mitä kilpailutettiin, minkälaisella teknisellä aineistolla, keneltä, ketkä tarjosivat jne. Kilpailutus on myös helppo toistaa erilaisella aineistolla samoille tahoille. 9. Hankkeen sähköisen dokumentoinnin tuki ja valvonta 9.1. Dokumentoinnin tilanneseuranta kokouksien asialistoille Tärkeimmät muut tallentajat hankkeessa ovat suunnittelijat, rakennustyön valvojat sekä päätoteuttaja (pääurakoitsija, projektinjohtourakoitsija jne.). Pääsääntö heidän osaltaan on sama kuin rakennuttajakonsultilla. Kaikki dokumentaatio joka virallisesti hankkeessa tuotetaan, tulee julkaista projektipankissa, välittömästi kun ne ovat julkaisukelpoisia. Suunnittelu- ja työmaakokouksien asialistalla tulee olla pysyvästi hankkeen sähköisen dokumentoinnin tilanne. Dokumentointi tulee todentaa kokouksissa Suunnittelijan tallennustehtävien valvonta o Kaikki lähtötietodokumentit tallennetaan 00 Lähtötiedot kansion alihakemistoihin o CAD-suunnittelutiedostot (dwg) sekä muut muokattavat suunnittelutiedostot tallennetaan versioineen kyseisen suunnittelualan 10 Ajantasainen työkansio (dwg) alikansioihin o Jokainen suunnittelija tallentaa ehdotus- ja luonnossuunnitteluvaiheen piirustukset PDF-tiedostoina kyseisen vaiheen kansioon tai käyttäen alikansiointia. Alikansiot nimetään tarvittaessa uudelleen ja niitä voidaan perustaa lisää. Voimassaoleva piirustusluettelo tulee tallentaa jokaiseen pääkansioon. o Tarjouspyyntöaineistoja varten on kansioryhmä 30 Tarjouspyyntöasiakirjat. Sinne kootaan tarjouspyynnöittäin kaikki tarjouspyyntödokumentit PDF-tiedostoina. Jokainen suunnitteluala tallentaa oman suunnittelualansa kansioihin kyseisen pyynnön suunnitelmadokumentit. Alikansiorakenne tehdään tarjouspyynnöittäin ja suunnittelualoittain tarpeen mukaiseksi. o Varsinaiset toteutuksen piirustukset julkaistaan jokaisen suunnittelualan alihakemistoryhmässä 50 Toteutussuunnitelmat. Kaikki revisiot tallennetaan ja julkaistaan projektipankissa tallentamalla uutena versiona edellisen revision päälle. o Hankeen loppuvaiheessa suunnittelijat laativat urakoitsijoiden toimittamien tarkepiirustusten pohjalta hankkeen loppudokumentit noudattaen Senaattikiinteistöjen CAD-ohjetta. Valmiit loppudokumentit tallennetaan suunnittelualoittain kansioryhmään 40 Loppudokumentit.

17 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 17 (20) o Silloin kun hankkeessa käytetään tietomallinnusta, talletetaan tiedostot kansioryhmään 20 Tietomallit, hankkeessa erikseen sovittavan käytännön mukaisesti. o Suunnittelijoille voidaan myös hankekohtaisesti myöntää kommentointioikeuksia työmaapäiväkirjaan. Tällöin esim. rakennesuunnittelija voi kirjoittaa kommentteja avoimena olevan päiväkirja sivulle. Päiväkirja on avoin siihen asti kunnes rakennustyön valvoja on sen kuittauksellaan lukinnut. o Hankekohtaisesti voi olla myös laadunvarmistukseen liittyviä dokumentointitehtäviä. Sähköiseen tarkastusasiakirjaan dokumentoidaan nimiketasolla määritettyjä tarkastustoimenpiteitä. Kirjaukset tehdään nimikkeen viitetietoihin. Suunnittelijan projektipankki-tehtäväluettelossa tehtävät on kuvattu tarkemmin Valvojien tallennustehtävien valvonta o Keskeisimmät valvojia koskevat tallennustehtävät liittyvät toteutustyön valvonnan dokumentointiin. Välineitä ovat: o Sähköinen työmaapäiväkirja: Rakennustyön valvojalla on kirjaus ja kuittausoikeus päiväkirjaan. Tämä tarkoittaa että valvoja voi lukea vastaavan työnjohtajan avaamia sivuja ja kirjauksia ja suoritta sähköisen kuittauksen sen jälkeen kun vastaava työnjohtaja on omalta osaltaan kuitannut sivun. Rakennustyön valvojan kuittaus lukitsee sivun kokonaisuudessaan, eikä siihen tämän jälkeen voi tehdä kukaan muutoksia. Kaikille valvojille voidaan myöntää luku ja kommentointioikeus päiväkirjaan. Valvojat voivat kirjata tällöin kommenttejaan sivuille, tallentaa liitetiedostoja ja digitaalikuvia jne. Jokaisen valvojan kommentit kirjautuvat hänen käyttäjätunnuksellaan, joten tiedetään kuka on mitäkin kirjoittanut. o Laadunvalvonnan tarkastusasiakirja: On sähköisessä muodossa oleva laadunvalvontasuunnitelma ja dokumentointiväline. Tarkastusasiakirjassa määritetään nimiketasolla tarkastustoimenpiteen vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö voi tallentaa tarkastusnimikkeen viitetietoihin liitedokumentteja tai kirjoittaa tekstimuotoisia raportteja. Nimiketasolla vastuuhenkilö suorittaa tarkastustoimenpiteen kuittauksen valmiiksi. Kuittaus lukitsee nimikerivin niin että syötettyjä tietoja ei voi enää muuttaa. tarkastustoimenpiteen suorituspäivämääräksi tulee kuittaushetken päivämäärä. o Muistiot ja pöytäkirjat: Etusivun kohdan 3. RAKENTAMISEN OHJAUS alta löytyy linkit muistioihin ja raportteihin. Valmiina on kansiot työmaakokouspöytäkirjoille ja urakoitsijapalavereille. Valvoja voivat tehdä lisää alikansioita tarvitsemiaan muistioita ja raportteja varten tarpeen mukaan, työmaakohtaisesti. Etusivun kohdan 4. LUOVUTUS JA TAKUUAIKA alla olevien linkkien kautta löytyy kansiot luovutus ja takuutöiden dokumenttien tallentamiseen Päätoteuttajan tallennustehtävien valvonta o Tärkeimmät tallennustehtävät liittyvät rakennushankkeen laadun ja aikataulutuksen tehtäviin sekä työmaapäiväkirjan ylläpitämiseen. Myös erilaiset toteutuksen muistiot ja kokouspöytäkirjat tallennetaan projektipankkiin.

18 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 18 (20) o Työmaapäiväkirjan ylläpitämisestä ja täydentämisestä vastaa päätoteuttajan nimeämä työmaan vastaava työnjohtaja. Vastaavan työnjohtajan roolilla voidaan perustaa uusia työmaapäiväkirjan sivuja, kirjata päätoteuttajan asiat ja lukita kuitata sähköisellä kuittauksella päätoteuttajan osuus. o Laadunvalvonnan tarkastusasiakirjaa käytetään laadunvalvontatarkastusten dokumentointiin. Työmaan laadunvalvontasuunnitelma laaditaan nimiketasolla tarkastusasiakirjaan, valitaan tarkastuksille vastuuhenkilö, muut osallistujat sekä arvioitu päivämäärä. Dokumentointi tehdään tarkastusnimikkeen viitetietoihin ja tarkastustoimenpiteen lukitsee kuittauksellaan valmiiksi vastuuhenkilö. o Päätoteuttaja tekee omia alikansioitaan kansion Urakoitsijapalaveri alle tarvitsemassaan laajuudessa työmaan muistiota ja palaveripöytäkirjoja varten. o Päätoteuttaja julkaisee kansiossa Rakentamisen aikataulu toteutuksen aikataulut käyttäen yleisesti käytössä olevaa tiedostomuotoa, esim. pdf tai kuvatiedosto jpg, jolloin kaikilla hankkeen osapuolilla on mahdollista niitä katsella. o Päätoteuttaja toimittaa suunnittelijoille suunnittelualakohtaiset tarkepiirustukset toteutuksesta. o Päätoteuttaja voi ottaa käyttöönsä projektipankin sähköisen TR-mittausvälineen, jolla voidaan suorittaa työmaan viikoittaisen turvallisuuskierroksen merkinnät kätevästi kännykän avulla ja saada saman tien valmiit raportit ja kuvaajat turvallisuustasosta. Tällöin myös rakennuttamisesta vastaavien on helppo seurata työmaan turvallisuustasoa ja sen toteutumista tavoitteisiin nähden. 10. Loppudokumenttien laadinta, tarkastus ja luovutus Hankkeen loppudokumenttien laatimisessa noudatetaan Senaatti-kiinteistöjen CADsuunnitteluohjeen loppudokumentteja koskevia ohjeita. Myös loppudokumenttien laatimisjärjestys on ohjeistettu CAD-suunnitteluohjeessa. Rakennuttajakonsultin tulee laatia hankkeen suunnittelijoille ja urakoitsijoille loppudokumenttien laatimissuunnitelma, josta ilmenee, missä järjestyksessä eri suunnittelualat laativat loppudokumentit. Loppudokumentit laaditaan urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta niin, että ne kuvaavat lopullista rakennusta valmiina, kuten se on rakennettu Urakoitsijoiden tarketietojen dokumentointi 1. Tarketiedot suoraan CAD-kuviin Kun urakoitsijat tekevät tarkepiirustuksiaan he tarvitsevat suunnittelijoilta muokattavia suunnittelutiedostoja (dwg, xls, doc jne.) käyttöönsä. Suunnittelijat toimittavat nämä tiedostot heille tallentamalla ne oman suunnittelualansa alikansioon 60 Urakoitsijoiden tarkepiirustukset. Sieltä urakoitsijat saavat ne muokattavakseen ja tallentavat valmiit tarkepiirustuksensa saamaan kansioon.

19 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 19 (20) 2. Tarketiedot paperipiirustuksista skannaamalla Kun tarkemerkinnät on tehty paperikuviin punakynällä, urakoitsijan tulee skannata piirustukset ja tallentaa kyseisen suunnittelualan 60 Urakoitsijoiden tarkepiirustukset -kansioon. Urakoitsija voi myös käyttää suunnittelu- tai muita ohjelmia tarkepiirustusten tekoon. Tällöinkin laaditut tarkepiirustukset tulee tallentaa em. kansioon. Mikäli urakoitsija tilaa tarketietojen dokumentoinnin suunnittelijalta, menetellään samoin, eli suunnittelija tallentaa tarketiedot kyseiseen kansioon. Näin tarketiedot tallentuvat lähtötiedoiksi loppudokumenttien laatimista varten Loppudokumenttien tarkastus Suunnittelija laatii loppudokumentit rakennuttajakonsultin aikataulun mukaisesti urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta ja ilmoittaa rakennuttajakonsultille, kun ne ovat valmiina tarkastettavaksi kansioryhmässä 40 Loppudokumentit suunnittelualoittain. Mikäli puutteita laadussa tai laajuudessa havaitaan, annetaan suunnittelijalle korjauskehoitus ja ohjeet korjaustoimenpiteitä varten. Rakennuttajakonsultti voi pyytää tarvittaessa hankevastaavalta IM-managerin apua loppudokumenttitarkastuksessa. Hankevastaava voi teettää IM-managerilla loppudokumenteille yhden sisältötarkistuskierroksen per suunnitteluala. Tarkastuksen tuloksena syntyy tarkastusraportti, jossa on erittelyt mahdollisista puutteista. Raportin pohjalta loppudokumentit joko hyväksytään tai hylätään. Hylätyt loppudokumentit palautetaan tekijälleen korjattavaksi ja/tai täydennettäväksi. Korjattavat loppudokumentit tarkistetaan vielä toisen kerran tilaajan kustannuksella. Jos loppudokumentit eivät vieläkään ole tulleet kuntoon, voidaan lopusta tarkastustoiminnasta syntyvät kustannukset laskuttaa suunnittelijalta Loppudokumenttien tallennuksen valvonta Valmiit, rakennuttajakonsultin hyväksymät loppudokumentit tallennetaan kansioryhmään 40 Loppudokumentit suunnittelualoittain. Jokaisella suunnittelualalla on omaan alihakemistoryhmäänsä muokkausoikeudet. Kansioryhmä pitää sisällään valmiit hakemistot tiedostoille CAD-ohjeen mukaisesti. Tiedostoja tallennettaessa tulee huomioida, että tiedostojen metatiedot tulee täyttää. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät helposti mistä tiedostosta on kysymys Loppudokumenttien luovutus Senaatin hankevastaavalle Kun rakennuttajakonsultti on hyväksynyt loppudokumentit, hän ilmoittaa niistä Senaatti-kiinteistöjen hankevastaavalle. Ennen lopullista vastaanottoa ja hyväksyntää hankevastaava voi vielä tarkastuttaa aineiston IM-managerilla. Tarpeen vaatiessa aineistoa palautetaan takaisin rakennuttajakonsultille korjauksia/täydennyksiä varten.

20 Kari Alatalo Senaatti-kiinteistöt Projektipankki-tehtäväluettelo 20 (20) 11. Projektipankin sisällön tarkastus ja luovutus tilaajalle Projektipankin sisällön oikeellisuuden tarkastus Rakennushankkeen aktiivivaiheen päätyttyä rakennuttajakonsultin vastuulla on tarkistaa ja valvoa, että kaikki rakennuttamisen, suunnittelun ja toteutuksen oleelliset dokumentit ja tieto on tallennettu projektipankkiin oikein ja huolehtia että mahdolliset puutteet tulee korjattua ennen hankehenkilöiden käyttäjätunnusten sulkemista Loppuvaiheen tallennustehtävät 1. Suunnittelun loppudokumenttien laatiminen ja tallennus projektipankkiin. ks. luku 10. Viimeiset toteutuspiirustukset eivät ole loppudokumentteja! Loppudokumenttien teko-ohjeet on kuvattu Senaatin CAD-suunnitteluohjeessa. 2. Rakennuttajakonsultti tallettaa rakennuttamisen loppuraportin, vastaanottotarkastusten pöytäkirjat ja muut luovutukseen liittyvät dokumentit niille varattuun kansioon. 3. Takuutöihin liittyvät dokumentit tallennetaan takuuaikana Takuutöiden dokumentit kansioon Hankkeen projektipankin luovutus tilaajalle Projektipankin sisältötarkastuksen jälkeen rakennuttajakonsultti luovuttaa projektipankin tilaajalle. Ennen lopullista vastaanottoa ja hyväksyntää hankevastaava voi vielä tarkastuttaa koko projektipankin sisällön IM-managerilla. Työn tuloksena syntyy tarkastusraportti, jossa on erittelyt mahdollisista puutteista. Raportin pohjalta projektipankki joko hyväksytään tai hylätään. Hylätty projektipankki vaaditaan korjattavaksi ja/tai täydennettäväksi. Korjattu ja/tai täydennetty projektipankki tarkistetaan vielä toisen kerran tilaajan kustannuksella. Jos dokumentointi ei vieläkään ole tullut kuntoon, voidaan lopusta tarkastustoiminnasta syntyvät kustannukset laskuttaa rakennuttajakonsultilta. Hankevastaavan hyväksynnän jälkeen annetaan rakennuttajakonsultille kehote jäädyttää projektipankki. 12. Projektipankin jäädytyksen tilaus Rakennuttajakonsultin viimeisenä projektipankkiin liittyvänä tehtävänä sisältötarkastuksen jälkeen on pankin jäädytys. Hankkeen projektipankin aktiivinen vaihe lopetetaan poistamalla kaikilta hankeryhmän jäseniltä kaikki muokkaus- ja katseluroolit pois käyttöoikeustaulukosta. Operaatiosta käytetään nimitystä jäädytys. Ko. projektipankkiin ei enää sen jälkeen pääse tekemään mitään muutoksia. Katseluoikeudet jäävät voimaan vain käyttöoikeustaulukon oletuskäyttäjille.