PROJEKTIPANKKIOHJE SUUNNITTELIJALLE Versio 1.3

Transkriptio

1 Timo Mälkönen Projektipankkiohje 1 (13) Osmo Knaappila Buildercom Oy suunnittelijalle v PROJEKTIPANKKIOHJE SUUNNITTELIJALLE Versio 1.3 Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n projektipankkien käyttöön liittyvät ohjeet on tallennettu projektipankin etusivun välilehdelle <Ohjeet> sekä nettisivuillemme: Kiinteistöt Ohjeet kumppaneille Hankkeiden dokumentointiin liittyvät myös seuraavat ohjeet: Projektipalvelun peruskäytön ohje Projektipankkiohje rakennuttajakonsultille Projektipankkiohje työmaatoteutukselle Projektipankkidokumenttien tallennusohje / Asiakirjaluettelo Loppudokumenttien luovutusohje CAD-ohje Tietomallisuunnittelun ohjeistus (BIM-ohje) Tietomanagerointipalvelun kuvaus VERSIOHISTORIA Versio pvm Kirjoittaja Kommentti TMä CAD-, BIM- ja loppudokumentointiohjeen tuomat tarkennukset TMä & VRe CAD-ohjeen tuomat tarkennukset TMä & VRe Tietomanagerointipalvelun tarkennukset TMä & OKn 1. julkaisuversio

2 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 2 (13) PROJEKTIPANKKIOHJE SUUNNITTELIJALLE Sisällysluettelo 1. Omien henkilötietojen ylläpitäminen järjestelmässä Pelisääntöpalavereihin ja projektipankkikoulutukseen osallistuminen Hankkeen tiedonhallinnan pelisääntöpalaverit Projektipankin käyttökoulutus Turvaluokitellun aineiston käsittelystä sopiminen Miten tiedostot tallennetaan Käytettyjen lähtötietojen tallennus Rakennuttajakonsultin organisoima lähtötietojen keräys Suunnittelijoiden lähtötietojen tallennusvastuu Viranomaislupien ja -dokumenttien tallennus Suunnittelutiedostojen tallennus palveluun Suunnittelutiedostojen tallennus Turvaluokiteltujen aineistojen tallennus Tietomallien tallennus Luonnospiirustusten (ehdotus- ja yleispiirustukset) julkaisu Toteutuspiirustusten julkaisu Kilpailutusaineiston tallentaminen Huoltokirjatietojen keruu Toteutuksen seuranta ja mahdolliset laadunvalvontatehtävät Urakoitsijoiden tarkepiirustusten käsittely Dokumentaation tarkastukset Loppudokumenttien laatiminen ja luovutus... 13

3 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 3 (13) SUUNNITTELIJAN PROJEKTIPANKKITEHTÄVÄT Yleistä Lähtökohtana suunnittelijoiden ohjeistukseen on suunnittelusopimuksen mukaisten tehtävien ja niissä syntyvien dokumenttien tallentaminen projektipankkiin. Suunnittelijan tulee tallentaa projektipankkiin KAIKKI ne dokumentit, jotka hänen tehtäväluettelonsa mukaisesti tulee hankkeessa tuottaa. Tämä ohje toimii tehtäväluetteloa täydentävänä ja tukevana, mutta ei sulje pois em. mitään sopimusvelvoitteen mukaisista tehtävistä, vaikka niitä ei olisi erikseen tässä ohjeessa mainittu. 1. Omien henkilötietojen ylläpitäminen järjestelmässä Kun käyttäjätunnus liitetään uuteen Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n (SYK Oy) projektipankkiin, lähettää Buildercomin palvelu käyttäjätunnukseen liitettyyn sähköpostiosoitteeseen viestin jossa kerrotaan, että tunnukseen on liitetty uusi projektipankki. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla siirrytään ensin järjestelmän Käyttöoikeusehdot-sivulle. Sivun alalaidassa olevalla Hyväksyn painikkeella päästään eteenpäin. Seuraavaksi siirrytään omaan henkilötietokortti näkymään. Kortin yhteystiedot tulee tarkistaa. Sähköpostiosoite on koko järjestelmän käytön kannalta oleellinen muistaa ylläpitää. Samoin osoitetiedot ovat tärkeät, sillä ne toimivat samalla mm. kopiotilausten toimitusosoitteina. Titteli-kenttään tulee kirjoittaa kyseisen oma tehtävänimike hankkeessa esim. Pääsuunnittelija. Kortilla olevat yhteystiedot näkyvät projektin yhteystietolistalla, josta ne ovat kaikkien osapuolten luettavissa. Jokainen käyttäjä vastaa itse omien tietojen ajan tasalla olemisesta. Jos yhteystietoluettelossa olevissa organisaation yhteystiedoissa havaitaan virheitä tai puutteita, tulee korjauspyyntö lähettää sähköpostilla Buildercomin asiakaspalveluun mailto:support@buildercom.fi tai käyttää projektipankin yläpalkista löytyvää palaute-toimintoa korjauspyynnön välittämiseen.

4 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 4 (13) 2. Pelisääntöpalavereihin ja projektipankkikoulutukseen osallistuminen 2.1. Hankkeen tiedonhallinnan pelisääntöpalaverit Jokaisen rakennushankkeen alussa rakennuttajakonsultti järjestää suunnitteluvaiheen tiedonhallinnan pelisääntöpalaverin. Palaverin tarkoituksena on käydä yhdessä osapuolten kanssa läpi tiedonhallinnan pelisäännöt, toimintamallit ja dokumentaation tarkastuskäytännöt. Kysymyksessä ei ole ohjelmistokoulutus, vaan eri osapuolten tiedonhallinnan tehtävien ja pelisääntöjen läpikäyminen ja niistä sopiminen. Lisäksi käydään läpi SYK Oy:n CAD-ohjeen ja sen liitteen 1 mukaisia laadullisia asioita ja pelisääntöjä. Jos hankkeessa käytetään tietomallinnusta, pitää tähän toimintaan liittyvät pelisäännöt sopia myös tässä palaverissa, koska tietomallinnettavan hankkeen dokumentaatioprosessi eroaa merkittävästi perinteisellä tavalla dokumentoidusta rakennushankkeesta, ks. kohta 4.3 Tietomallien tallennus. Hankkeen rakennusaikaiset tiedonhallinnan pelisäännöt sovitaan toteutusvaiheen pelisääntöpalaverissa, jonka esityslista on CAD-ohjeen liitteenä 2. Hankkeeseen nimettyjen suunnittelutoimistojen edustajat ovat velvollisia osallistumaan molempiin pelisääntöpalavereihin! 2.2. Projektipankin käyttökoulutus Lisäksi järjestetään tarvittaessa projektipankin käyttökoulutusta. Rakennuttajakonsultti arvioi tarpeen ja pyytää ohjelmistotoimittajan kouluttajia järjestämään koulutusta. Suunnittelijoiden on ilmaistava koulutustarpeensa rakennuttajakonsultille heti hankkeen alussa. Rakennuttajakonsultti vastaa siitä, että hankeryhmälle on annettu riittävä mahdollisuus perehtyä projektipankin hankkeeseen liittyvien pelisääntöjen ja toimintamallien ymmärtämiseen. Jokainen osapuoli vastaa itse osallistumisestaan ja riittävän osaamisen hankkimisesta. Hankkeeseen nimettyjen suunnittelutoimistojen tiedontallentajilta edellytetään projektipankin teknisen käytön ja pelisääntöjen hyvää osaamista. Rakennuttajakonsultti pitää suunnittelu- ja työmaakokouksien asialistalla projektipankin käyttöönottoon ja käyttöön liittyvien asioiden läpikäymisen ja pelisääntöjen toteutumisen seurannan Turvaluokitellun aineiston käsittelystä sopiminen Yhtenä tärkeänä asiana hankkeen tiedonhallinnan pelisäännöistä sovittaessa on käsiteltävä, mitkä aineistot ja dokumentit ovat kyseisessä hankkeessa turvaluokiteltuja ja miten niiden suhteen toimitaan. Turvaluokitellun aineiston käsittelystä hankkeessa ohjeistaa rakennuttajakonsultti. Yleisenä sääntönä on, että kulunvalvonta ja turvasuunnitelmat ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa projektipankkiin tallentaa. Lisäksi hankkeessa voi olla myös muuta turvaluokiteltua aineistoa.

5 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 5 (13) 3. Miten tiedostot tallennetaan Tallennus tapahtuu dokumentinhallinnassa, yläpalkin Tiedostot valikon kautta. Ensin valitaan hakemisto, johon tiedostoja halutaan tallentaa ja tämän jälkeen siirrytään Tiedostot valikkoon ja valitaan yksi tallennustavoista. Tallennusvaihtoehtoja ovat: Lisää tiedosto => voit lisätä yhden tiedoston kerrallaan Lisää useita tiedostoja => voit lisätä useita tiedostoja kerrallaan, valitsemalla jokaisen erikseen. Soveltuu hyvin yksittäisten tiedostojen lataukseen. Lisää zip-tiedosto => Voit lisätä zip-paketin, joka sisältää tiedostoja. Tämä on käyttökelpoinen isoja määriä tallennettaessa, koska pakkaus pienentää tiedostokokoa, mutta zip-paketti on ensin tehtävä omalla työasemalla. Toiminto osaa purkaa automaattisesti paketin projektipankin hakemistoon. Lisää tiedostoja appletilla => applet on erillinen latauskomponentti, jonka etuna on, että tiedostoja voidaan keräillä oman työaseman eri hakemistoista omaan latausikkunaan, myös raahaamalla niitä hiirellä. Huomioitavaa erityisesti! Lisää zip-tiedosto on ainoa tallennusvaihtoehto, joka osaa purkaa zip-paketin tiedostoiksi. Muilla tallennustavoilla zippaketti tallentuu yhtenä zip-tiedostona, eikä sitä enää projektipankissa voida erikseen purkaa! Eli jos olet lisäämässä zip-tiedostoa, käytä aina Lisää zip-tiedosto komentoa. Jokaisesta vaihtoehdosta avautuu ensin ikkuna, jossa tiedostoja valitaan, valitsemalla niitä oman työaseman tai sisäverkon hakemistoista valintatyökalulla. Ikkuna on ulkoasullisesti hieman erinäköinen näissä eri vaihtoehdoissa. Kun tiedostot on valittu, aloitetaan varsinainen lataus. Seuraavassa vaiheessa pitää ladattaville tiedostoille syöttää tiedostojen metatiedot. Tiedoston luontipäivämäärän, versiotunnuksen, jne. lisäksi kaikkiin dokumentteihin on kirjoitettava tiedoston sisältö selväsanaisesti Kuvaus -kenttään. Kun metatiedot on syötetty, valitaan tallenna tiedostot. Latauksessa kannattaa huomioida se, mitä suurempi on tiedostojen yhteenlaskettu tiedostokoko, sitä suurempi on latausaika.

6 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 6 (13) Ohessa kuva appletin latausikkunasta. Tiedostoja valitaan Add painikkeella ja lataus käynnistyy alakulman vihreästä nuolesta. 4. Käytettyjen lähtötietojen tallennus 4.1. Rakennuttajakonsultin organisoima lähtötietojen keräys Rakennuttajakonsultti organisoi ja vastuuttaa hankkeen lähtötietojen keräämisen projektipankkiin. Lähtötietoja ovat ohjeet, hankkeen tavoitteet sekä tekniset lähtötiedot yms. o Hankkeen tavoitedokumentit tallennetaan projektipankin etusivun kohtaan 1. Hankkeen yhteiset tiedot. o o o Teknisiä lähtötietoja varten projektipankin suunnitelmienhallinnasta löytyy päähakemisto 05 Lähtötiedot, suunnittelualakohtaisine alihakemistoineen. Esim. SYK Oy:n hankeassistentti siirtää pyynnöstä arkistosta löytyvän sähköisen lähtötiedon arkistosta ao. suunnittelualan lähtötietokansioon. Suunnittelukohteesta tehtyjen tutkimusten, kartoitusten jne. raportit ja selvitykset tallennetaan kansioon 05 Lähtötiedot / 13 Tutkimukset ja selvitykset. Tarvittavat paperimuotoiset lähtötiedot skannataan pdf-tiedostomuotoon ja tallennetaan lähtötiedoiksi.

7 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 7 (13) 4.2. Suunnittelijoiden lähtötietojen tallennusvastuu Hankkeen suunnittelijoiden keräysvastuulla olevat lähtötiedot Suunnittelijat tallentavat sähköisessä muodossa kaiken käyttämänsä ulkoisen lähtötietoaineiston (esim. kaava-asiat) 02 SUUNNITTELUN OHJAUS / 05 LÄHTÖTIEDOT alihakemistoihin. Tarvittaessa alihakemistoja nimetään uudelleen, jotta lähtötiedot saadaan jäsenneltyä järkevästi. Rakennuttajakonsultilla ja kullakin suunnittelijalla on oikeus luoda uusia alihakemistoja omaan Lähtötiedot -kansioonsa. 5. Viranomaislupien ja -dokumenttien tallennus Tallennuspaikka Hakemistoryhmään 00 HANKKEEN YHTEISET TIEDOT / 05 Viranomaisasiat tallennetaan kaikki viranomaisluvat ja selvitykset, joita hankkeessa tehdään. Rakennuttajakonsultilla ja pääsuunnittelijalla on tallennusoikeus hakemistoryhmään ja oikeus muokata alihakemistoja. Vakioitu alihakemistorakenne Hakemistoilla on valmis alihakemistohierarkia. Rakennuttajakonsultti voi tarvittaessa nimetä uudelleen, poistaa ja luoda uusia alihakemistoja. Kun uusia alihakemistoja luodaan, periytyvät oikeudet ylemmän tason hakemistosta automaattisesti uudelle hakemistolle. Pakolliset metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, pvm, jne.) Tiedostojen metatiedot tulee täyttää tiedostoja tallennettaessa. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen ja tiedoston luontipäivämäärän liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä tiedostosta on kysymys. Tiedostojen luonnissa huomioitavia asioita Kansioihin tallennetaan lupa-asiakirjat kokonaisuudessaan pdf-tiedostoina. Paperimuotoiset lupadokumentit skannataan pdf-muotoon ja tallennetaan hakemistoihin. Myös mahdolliset jälkikäteen haettavat muutokset tai muut lisäykset lupaan tallennetaan hakemistoihin. Rakennusluvan tallennusvastuu on rakennuttajakonsultilla, mutta pääsuunnittelija tallentaa rakennuslupapiirustukset ja muut selvitykset rakennuslupa-asiakirjat kansioon. 6. Suunnittelutiedostojen tallennus palveluun Mitä tarkoitetaan suunnittelutiedostoilla? Suunnittelutiedostot ovat suunnitteluohjelmilla laadittuja, älykkäitä, muokattavia tiedostomuotoja, kuten esim. CAD-ohjelmilla tuotetut rakennuksen tietomallit (BIM) ja dwg-tiedostot sekä tekstinkäsittely- ja taulukkolaskentaohjelmilla tuotetut erilaiset selostukset, luettelot, taulukot ja laskelmat. Suunnittelutiedostojen käyttöoikeudet ovat tarkasti rajattu roolipohjaisella käyttöoikeushallinnalla vain niitä tarvitseville hankkeen osapuolille ja vain kohteessa käytettäväksi.

8 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 8 (13) 6.1. Suunnittelutiedostojen tallennus Suunnittelutiedostojen tallennuspaikat Jokaista suunnittelualaa varten on kansiossa 02 SUUNNITTELUN OHJAUS oma hakemistoryhmä, esim. ARK, RAK, LVI. Suunnittelualakohtaisen päähakemiston alta löytyy hakemistoryhmä. Tämä tarkoittaa kyseisen suunnittelualan hakemistoryhmää, jossa suunnittelija ylläpitää ajan tasalla omia dwg-muodossa olevia suunnittelutiedostojaan (kansio 01 Ajantasainen työkansio ), julkaisee luonnossuunnitelmat (kansio 02 Luonnospiirustukset ), julkaisee toteutussuunnitelmat (kansio 03 Toteutuspiirustukset ) ja tallentaa hankkeen loppudokumentit kansioihin 04 Loppudokumentit (pdf), 05 Loppudokumentit (natiivi) sekä 06 Loppudokumentit (dwg). Urakkakilpailutuksen valmisteluvaiheessa kansioon Toteutuspiirustukset tallennetut toteutuspiirustukset suunnittelija kopioi hakemistoryhmään 03 RAKENTAMISEN VALMISTELU / 01 Tarjouspyyntöasiakirjat hankintapaketeittain (tarkemmin kohdassa 8). HUOM! Toteutuksen aikaisia toteutussuunnitelmien päivityksiä ei kopioida kilpailutusaineistoon, ainoastaan tarjouspyyntöjen täydennyssuunnitelmat kopioidaan myös kilpailutusaineistoon. Lisäksi tietomallidokumentit tallennetaan omaan hakemistoonsa 17 TIETOMALLIT. Tilaajan edustajat, suunnittelijat ja rakennuttajakonsultti pääsevät oletuksena lukemaan suunnittelutiedostoja mutta mm. urakoitsijat eivät pääse. Urakoitsijoille annetaan lukuoikeus Toteutuspiirustukset kansioihin, joissa tiedostot on tallennettuna pdf- tai plt-muodossa. Vakioidut alihakemistorakenteet ja niiden täydentäminen Hakemistoilla on valmis alihakemistohierarkia. Suunnittelija voi tarvittaessa nimetä uudelleen, poistaa ja luoda uusia alihakemistoja. Kun uusia alihakemistoja luodaan, periytyvät oikeudet ylemmän tason hakemistosta automaattisesti uudelle hakemistolle. Pakolliset metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, pvm, jne.) Tiedostojen metatiedot tulee täyttää tiedostoja tallennettaessa. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen ja tiedoston luontipäivämäärän liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä tiedostosta on kysymys. Versioiden lisääminen Samalla tiedostonimellä olevat versiot tallennetaan uusina versioina, jolloin myös vanhat versiot jäävät talteen. Tiedostojen luonnissa huomioitavia asioita Projektipankkiin tallennettavien tiedostojen luonnissa on noudatettava SYK Oy:n CAD-ohjeen vaatimuksia.

9 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 9 (13) 6.2. Turvaluokiteltujen aineistojen tallennus Turvaluokitellun aineiston käsittelyn hankkeessa ohjeistaa rakennuttajakonsultti yhteistyössä hankevastaavan ja vuokralaisasiakkaan turvallisuusasiantuntijoiden kanssa. Yleisenä sääntönä on, että tele-, tieto- ja turvajärjestelmiin liittyvät suunnitelmat ovat luottamuksellisia, eikä niitä saa projektipankkiin tallentaa. Lisäksi hankkeessa voi olla myös muuta turvaluokiteltua aineistoa Tietomallien tallennus Projektipankin suunnitelmienhallinnan päätasolla on tietomallien tallennusta varten päähakemisto nimeltä 17 TIETOMALLIT. Sen alihakemistorakenteeseen tallennetaan suunnittelualoittain tietomallit. Lähtökohtaisesti tietomallien osia käsitellään yksittäisinä tiedostoina samoin kuin 2D suunnitelmia. Jokainen suunnitteluala tallentaa laatimansa tietomallitiedostot oman suunnittelualansa alihakemistoon. Tietomallien mahdollinen koordinointi ja tarkastustoiminta hankkeessa Koordinointi- ja tarkastustoiminnassa noudatetaan SYK Oy:n tietomallisuunnittelun ohjeistusta (BIM-ohje). Tarkastustoiminnassa syntyviä raportteja ja tietomallien erilaisia versioita ja yhdistelmiä varten luodaan hakemistorakenne hankekohtaisen tarpeen mukaan. Hakemistoja voi luoda ja muokata suunnittelija oman hakemistonsa osalta. 7. Luonnospiirustusten (ehdotus- ja yleispiirustukset) julkaisu Tallennuspaikka Ehdotus- ja yleispiirustuksille on suunnittelualakohtainen alikansionsa 02 Luonnospiirustukset, joihin tallennetaan kyseisten suunnitteluvaiheiden tulostustiedostot pdf- tai plt-muotoisina. Mikäli hankkeessa niin sovitaan tai katsotaan tarkoituksenmukaiseksi, voidaan hakemistoihin tallentaa myös kyseisiä tulostustiedostoja vastaavat suunnittelutiedostot. Vakioitu alihakemistorakenne Hakemistoilla on valmis alihakemistohierarkia. Suunnittelija voi tarvittaessa nimetä uudelleen, poistaa ja luoda uusia alihakemistoja. Kun uusia alihakemistoja luodaan, periytyvät oikeudet ylemmän tason hakemistosta automaattisesti uudelle hakemistolle. Pakolliset metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, pvm, jne.) Tiedostojen metatiedot tulee täyttää tiedostoja tallennettaessa. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä tiedostosta on kysymys. Samoin erityistä huomiota on kiinnitettävä asiakirjan luontipäivämäärän tallentamiseen; on yleensä eri pvm kuin tallennuspvm. Tiedostojen luonnissa huomioitavia asioita Tulostustiedostomuotona käytetään pdf-muotoa. Samaa tiedostoa käytetään kopiolaitoksien tulostustilauksiin ja projektipankin katselukäyttöön.

10 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 10 (13) 8. Toteutuspiirustusten julkaisu Tallennuspaikka Urakoitsijoille julkaistavat toteutuspiirustukset tallennetaan pdf-tiedostoina suunnittelualoittain hakemistoon 03 Toteutuspiirustukset. Hakemistoryhmästä lähtee päätoteuttajalle (päätoteuttajalla tarkoitetaan työmaavastuussa olevaa tahoa, esim. pääurakoitsijaa) sähköposti-ilmoitukset aina, kun uusia tiedostoja tallennetaan. Samanaikaisesti, kun sarja piirustuksia tallennetaan Toteutuspiirustukset hakemistoon, tehdään tiedostoista kopiotilaus ja jakelu hankkeessa sovitun jakelukäytännön mukaisesti. Kopiotilauksen voi käynnistää tiedostojen tallennuksen yhteydessä. Tiedostoversiot tallennetaan aina edellisen version päälle, vanhoja versioita ei saa poistaa! Tiedostoja tallennettaessa tulee huomioida, että tiedostojen metatiedot tulee täytettyä. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä suunnittelutiedostosta on kysymys. Piirustusten revisiointi tapahtuu hankkeessa sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. Tiedoston lukitseminen muutostyön merkiksi Kun toteutuspiirustuksiin on päätetty tehdä muutoksia, suunnittelijan tulee käydä lukitsemassa tiedoston lukitustoiminnolla kyseiset piirustukset projektipankissa, jotta hankkeen muut osapuolet, erityisesti päätoteuttajan henkilöt tietävät, että kyseiseen piirustukseen on tulossa muutos. Tulevista muutoksista on hyvä laittaa myös suunnitelmien hallinnan uutisiin tiedote, jolloin kaikki, jotka suunnitelmienhallinnan avaavat, näkevät uutisnäkymästä tilanteen. Näin voidaan parantaa tiedonkulkua ja välttää tiedonkulusta johtuvia virheitä. 9. Kilpailutusaineiston tallentaminen Tallennuspaikka Hankkeen kilpailutusaineistot kokonaisuudessaan tallennetaan hakemistoryhmään 03 RAKENTAMISEN VALMISTELU / 01 Tarjouspyyntöasiakirjat hankintapaketeittain. Kaikille hankintapaketeille yhteiset asiakirjat tallennetaan kansioon 00 Yhteiset asiakirjat. Suunnittelualakohtaisten alihakemistojen luominen Rakennuttajakonsultti (tai toteutusmuodosta riippuen esim. projektinjohtourakoitsija) perustaa hankintapaketin päähakemiston ja nimeää sen esim. 10 Rakennusurakka Tiedostojen tallennuksessa huomioitavia asioita Jokainen suunnitteluala tallentaa (= kopioi kansiosta 03 Toteutussuunnitelmat ) oman suunnittelualansa tarjouspyyntödokumentit hakemistoihin. Tiedostoja tallennettaessa tulee huomioida, että tiedostojen metatiedot tulee täytettyä. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät, mistä suunnittelutiedostosta on kysymys. HUOM! Näitä tiedostoja ei päivitetä toteutuksen aikaisilla muutoksilla, kansioiden sisällön tulee vastata urakkasopimuksen piirustussisältöä.

11 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 11 (13) 10. Huoltokirjatietojen keruu Rakennushankkeet vaikuttavat yleensä aina myös huoltokirjan tietoihin ja niitä pitää päivittää hankeen osalta ajan tasalle tai uudiskohteen ollessa kysymyksessä, koko huoltokirja pitää laatia hankkeen aikana. Huoltokirjatietoja tallennetaan suunnittelijoiden toimesta hankkeissa tällä hetkellä erillisen huoltokirjakoordinaattorin ohjeistusten ja toimintamallien mukaisesti. Huoltokirjan laadinnan ohjeistuksia Projektipankin etusivun yläreunan valikon kohdassa Ohjeet on tallennettuna SYK Oy:n huoltokirjaohje HUOLTOKIRJAN LAADINTA, KÄYTTÖ JA YLLÄPITO, jonka määrittelemällä tavalla perustetaan ja kootaan huoltokirja-aineisto. Lisäksi Huoltokirjakoordinaattori tallentaa kansioon 00 HANKKEEN YHTEISET TIEDOT / 02 Hankekohtaiset ohjeet ja pelisäännöt / Huoltokirjan laadinnan ohjeet mahdollisia hankekohtaisia ohjeistuksia ja sopii itse ja tiedottaa mahdollisista asiaan liittyvistä koulutuksista. 11. Toteutuksen seuranta ja mahdolliset laadunvalvontatehtävät Suunnittelijoilla voi olla hankkeessa erilaisia laadunvalvontaan ja työmaan tarkastuksiin liittyviä tehtäviä. Projektipankissa on työmaan laadunvalvonnan dokumentointiin olemassa sähköinen työmaapäiväkirja- sekä tarkastusasiakirjatoiminto. Näiden välineiden avulla voivat kaikki hankkeen osapuolet seurata toteutuksen etenemistä, mutta suunnittelijoita koskien niihin voi liittyä myös kommentointi ja kuittausvelvoitteita. Työmaan valvontatehtävien kirjaus työmaapäiväkirjaan Sähköinen työmaapäiväkirja on tietokantapohjainen toiminto, jossa on rooleihin sidottuja ominaisuuksia. Työmaapäiväkirjaa ylläpitää varsinaisesti työmaan vastaava työnjohtaja sekä rakennustyön valvoja, mutta kommentointioikeus voi olla mm. talotekniikan valvojilla, sekä osalla suunnittelijoita, useimmin rakennesuunnittelijalla. Tällöin suunnittelija voi kirjata kommenttejaan ja lisätä liitetiedostoja, esim. valokuvia ym. dokumentteja työmaapäiväkirjan sivulle. Työmaan laadunvalvontatarkastusten dokumentointi Tarkastusasiakirja on sähköisessä muodossa oleva työmaan laadunvalvontasuunnitelma, johon myös dokumentoidaan tehdyt tarkastukset. Jokaista tarkastusnimikettä kohden on yksi vastuuhenkilö ja muut osallistujat. Tarkastusnimikkeen viitetietoihin kirjataan tehdyt tarkastusta koskevat havainnot, mittauspöytäkirjat, digitaalikuvat jne. niin, että tarkastustoimenpide on kokonaisuudessaan kuvattu havaintoineen viitetietoihin. Tämän jälkeen tarkastusnimikkeen vastuuhenkilö kuittaa sähköisesti tarkastuksen hyväksytyksi. Tarkastustehtäviä voi liittyä tyypillisesti rakennesuunnittelijan ja talotekniikan suunnittelijoiden tehtäviin. Nämä tehtävät sovitaan aina erikseen hankekohtaisesti ja rakennuttajakonsultti ohjeistaa ja opastaa tehtävien suorittajia.

12 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 12 (13) 12. Urakoitsijoiden tarkepiirustusten käsittely Suunnittelutiedostojen toimittaminen urakoitsijoiden käyttöön Kun urakoitsijat tekevät tarkepiirustuksiaan, he tarvitsevat suunnittelijoilta muokattavia suunnittelutiedostoja (dwg, xls, doc jne.) käyttöönsä, tai tekevät tarkepiirustukset punakynällä paperikopioihin. Urakoitsijat eivät pääse näkemään suunnittelualojen Ajantasaisia työkansioita, joten suunnittelijoiden täytyy toimittaa tarvittavat tiedostot heille esim. CD-levykkeellä. Sähköisten tarketietojen tallennus Jos tarkemerkinnät tehdään paperikuviin punakynällä, tulee piirustukset skannata ja tallentaa pdf -tiedostomuodossa urakoitsijakohtaiseen 04 RAKENTAMISEN OHJAUS / 06 Urakoitsijan asiakirjat -hakemistoon. Urakoitsija voi muokata oman kansiorakenteensa haluamakseen. Tarkepiirustukset voidaan tehdä suoraan myös dwg tiedostoihin, jolloin nämä tiedostot tallennetaan urakoitsijan toimesta 04 RAKENTAMISEN OHJAUS / 06 Urakoitsijoiden asiakirjat / 0x yyy_urakoitsija / 01 As Built hakemistoon (urakoitsija luo kansion itse projektipankkiin). Urakoitsija voi myös teettää tarkepiirustukset suunnittelijalla ja ne tallennetaan myös tällöin suunnittelijan toimesta projektipankkikansioihin suunnittelualakohtaisesti kohdassa 13 annetun ohjeistuksen mukaisesti. Kunkin urakoitsijan tulee sopia näistä menettelyistä ao. suunnittelijan kanssa hyvissä ajoin ennen tarkepiirustusten luovuttamista. Urakoitsijat toimittavat tarkepiirustukset suunnittelualoittain Suunnittelija laatii loppudokumentit rakennuttajakonsultin aikataulun mukaisesti urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta ja ilmoittaa rakennuttajakonsultille, kun ne ovat valmiina tarkastettavaksi kansiossa Loppudokumentit suunnittelualoittain. Rakennuttajakonsultti hyväksyttää loppudokumentit urakoitsijalla ja mikäli puutteita laadussa tai laajuudessa havaitaan, annetaan suunnittelijalle korjauskehotus ja ohjeet korjaustoimenpiteitä varten. 13. Dokumentaation tarkastukset Tarvittaessa hankkeessa voidaan liittää Tietomanageri suorittamaan hankkeen dokumentaation laadun tarkastusta. Tarkastuksessa arvioidaan projektipankkiin viedyn dokumentaation määrää ja laatua. Tarkastus tehdään käyttäen SYK Oy:n CAD-, BIM- ja projektipankkiohjeistuksiin perustuvia tarkastusraportteja. Tarkastus voidaan suorittaa yhdessä tai useammassa vaiheessa hanketta. Tarkastusvaiheet: o o o Luonnosvaiheen välitarkastus & raportointi Toteutussuunnitelmien välitarkastus & raportointi Luovutusaineiston lopputarkastus & raportointi. Tarkastusten suorittaminen aikaisessa vaiheessa hanketta ohjaa hankkeen dokumentaatiota haluttuun suuntaan jo dokumentaatioprosessin alkuvaiheessa, mikä vähentää korjaavaa työtä esim. loppudokumenttien laadinnan yhteydessä.

13 Timo Mälkönen Projektipankkiohje suunnittelijalle 13 (13) Dokumentaation tarkastusraportit tallennetaan hankkeen projektipankkiin Hankekohtaiset ohjeet ja pelisäännöt -kansioon. 14. Loppudokumenttien laatiminen ja luovutus Laadinnan lähtökohtana SYK Oy:n CAD- ja BIM-ohje Loppudokumenttien laatimisessa noudatetaan CAD- ja BIM-ohjeissa esitettyjä pelisääntöjä. Loppudokumentit laaditaan urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta niin, että ne kuvaavat lopullista rakennusta valmiina, kuten se on rakennettu. Rakennuttajakonsultti tarkastaa loppudokumentit Suunnittelija laatii loppudokumentit urakoitsijoiden tarkepiirustusten pohjalta ja ilmoittaa rakennuttajakonsultille, kun ne ovat valmiina tarkastettavaksi. Tarkastuksen suorittaa rakennuttajakonsultti ja/tai hankkeeseen nimetty ulkopuolinen tiedonhallintakonsultti, Tietomanageri, ks. kappale 12. Mikäli puutteita laadussa tai laajuudessa havaitaan, palautetaan loppudokumentit suunnittelijalle korjaustoimenpiteitä varten takaisin. Hyväksyttyjen loppudokumenttien tallennus Valmiit, rakennuttajakonsultin hyväksymät loppudokumentit tallennetaan hakemistoryhmään 02 SUUNNITTELUN OHJAUS suunnittelualakohtaisesti seuraavasti: 04 Loppudokumentit; pdf-muotoiset tulosteet 2D dwg-tiedostoista 05 Loppudokumentit (natiivi); natiivimuodossa olevat CAD-tiedostot 06 Loppudokumentit (dwg); 2D dwg-tiedostot Jokaisella suunnittelualalla on omaan alihakemistoryhmäänsä muokkausoikeudet. Huom! Tiedostoja tallennettaessa tulee huomioida, että tiedostojen metatiedot (kuvaus, tiedostonimi, luontipäivämäärä, jne.) tulee täytettyä. Erityisen tärkeää on selkokielisen kuvauksen liittäminen tiedostoon, jotta muut osapuolet tietävät mistä suunnittelutiedostosta on kysymys. Rakennuttajakonsultti luovuttaa hyväksytyt loppudokumentit SYK Oy:lle Tämän jälkeen, kun rakennuttajakonsultti on hyväksynyt loppudokumentit, hän luovuttaa ne Suomen Yliopistokiinteistöt Oy:n hankevastuuhenkilölle. Hankevastaava voi käyttää vastaanotossa apuna Tietomanageria, ks. kappale 12.