PDF-XChange 6 PDF-XChange Editor Plus 6 EDUCAT OY / MMPRO

Transkriptio

1 PDF-XChange 6 PDF-XChange Editor Plus 6

2 Kirjoitus ja taitto: Bittikatti/Raili Huttunen 2013 EDUCAT OY / MMPRO Paula Hämäläinen PL RAJAMÄKI p paula.hamalainen@mmpro.fi Tämän koulutusmateriaalin saa vapaasti ladata ja tulostaa PDF-XChangen ja PDF-XChange Editorin kouluttamiseen ja itseopiskeluun osoitteesta Versio 7.0 / Huhtikuu 2016 PDF-XChange Standard V6 (6.0/317), PDF-XChange Editor Plus 6.0 (317.0) Ohjelmiston kehittyessä materiaalista ilmestyy uusia versioita.

3 Sisältö 3 PDF-XChange Standard V6 ja Editor Plus 6.0 Sisältö PDF-XChange PDF-tiedostojen luominen 1 PDF-tiedoston tulostaminen Tulostimen valinta ja tulostusasetukset PDF-tulosteen tallentaminen Tulostettavien tiedostojen yhdistäminen Tiedoston lähettäminen sähköpostina PDF-asetukset Käyttöliittymän kieli Perusasetukset Paperiasetukset ja omat lomakkeet...17 Asettelu: Vakio...19 Asettelu: Useita sivuja...20 Asettelu: Kirjanen...21 Omat lomakkeet Ylä- ja alatunnisteet Kirjanmerkit Vesileimat...27 Vesileimojen tulostaminen...27 Tekstivesileiman luominen...28 Kuvavesileiman luominen Kerrokset Tiedostojen yhdistäminen oletuksena Linkit...33 Paikalliset tiedostot Dokumentin suojaus...34 Asiakirjan salasanat...34 Asiakirjan oikeudet...35 Digitaalinen allekirjoitus Tallennusasetukset...39 Nimeämismakrot Asiakirjan tiedot Fonttien sisällyttäminen Pakkaus, optimointi ja grafiikka...47 Pakkaus...47 Optimointi...48 Grafiikka Profiilit Sähköpostiyhteydet Asetukset tallennuksen yhteydessä Ohjauspaneelin asetusikkuna...55

4 4 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Tulostaminen Office-ohjelmista 1 MS Office -integraatio MS Office -integraation työkalut Yhteiset asetukset Office-ohjelmissa...57 Asetukset...57 Linkit...57 Lisäasetukset Sovelluskohtaiset asetukset...60 Word...60 Excel...61 PowerPoint...61 pdfsaver 1 pdfsaverin käyttö Tulostettavien asiakirjojen kerääminen Ryhmien hallinta Asetukset...64 Office2PDF 1 Office-tiedostojen automaattinen muunto Perusteet Tarkkailtavien kansioiden käyttö...66 PDF-XChange Editor Plus PDF-tiedostojen katselu ja muokkaus 1 Perusteet Ohjelman avaaminen ja sulkeminen Ohjelmaikkuna...68 Komentojen valitseminen Käyttöliittymän mukauttaminen...69 Valikkorivi...69 Työkalurivit...69 Suunnistusruutu...72 Dokumenttien siirtymisvälilehdet ja ikkunointi Ohjelman asetukset...74 Dokumentit...75 Sivunäyttö...76 Sivun teksti...76 Koko näyttö...77 Kielet...77 Tiedostokytkennät...78 Mitoitus...78 Tilannekuva-työkalu...79 Lomakkeet...80 Kommentointi...80 Käyttöliittymän mukauttaminen...81

5 Sisältö 5 2 Tiedostojen hallinta Tiedostojen avaaminen Siirtyminen asiakirjasta toiseen Tiedostojen sisällön selaaminen...84 Sivun tarkastelukohta...84 Navigointipainikkeet...84 Siirtyminen tietylle sivulle...85 Suunnistusruutu...85 Linkit Sivujen asettelu Sivujen koko...89 Suurentaminen ja pienentäminen...89 Panoroi ja zoomaa...89 Luuppi...90 Sivun sovittaminen ikkunaan Tulostaminen Tietojen ja tiedostojen etsiminen...95 Etsinnän asetukset...95 Tarkennettu haku Tiedostojen yhdistäminen...97 Tiedostojen yhdistäminen Editorissa...97 Sivujen lisääminen toisesta PDF-tiedostosta Muutosten tallentaminen Tallentaminen kuvatiedostoksi Uusien tiedostojen luominen Uusi dokumentti tyhjästä sivusta Uusi dokumentti kuvatiedostosta Liitetiedostot Liitetiedoston lisääminen Liitetiedostojen avaaminen ja tallentaminen Liitetiedostojen poistaminen Tiedoston lähettäminen sähköpostissa Tiedoston koon optimointi Dokumentin ominaisuudet Kuvaus Fontit Suojaus Aloitusnäkymä Lisäasetukset Portfolio Portfolion muokkaaminen Tiedostojen sulkeminen Tiedostojen sivujen käsittely Sivujen lisääminen toisesta PDF-tiedostosta Sivujen lisääminen muista tiedostoista Lisääminen kuvatiedostoista Lisääminen tekstitiedostoista Lisääminen skannerilta Tyhjien sivujen lisääminen Sivujen poistaminen...120

6 6 PDF-XChange ja Editor Plus Sivujen siirtäminen ja kopioiminen Sivujen kopioiminen uudeksi dokumentiksi Sivujen siirtäminen ja kopioiminen pienoiskuvien avulla Sivujen korvaaminen Sivujen rajaaminen Rajaustyökalu Dokumentin sivukoon muuttaminen Sivujen kiertäminen Dokumentin jakaminen osiin kirjanmerkkien kohdalta Tiedostojen sisällön käsittely Tekstin valinta valintatyökalulla Tekstin kopioiminen valintatyökalulla Tekstin kopioiminen PDF-dokumentissa toiseen paikkaan Tekstin ja kuvan kopioiminen tilannekuvana Tekstin ja kuvan muokkaaminen sisällön muokkaustyökalulla Tekstin korvaaminen, poistaminen, siirtäminen ja kopioiminen Uuden tekstin lisääminen tekstin väliin Tekstin tyyliominaisuuksien muuttaminen Tekstilohkon käsittely hiirellä Kuvan poistaminen, siirtäminen ja koon muuttaminen Tekstin lisäystyökalu Kuvien lisääminen sivulle Objektien koon ja muodon muokkaus valintaikkunassa Sivujen jakaminen Sisällön hävittäminen Ylä- ja alatunnisteet Tunnisteiden lisääminen Tunnistemääritysten tallentaminen Tunnisteiden muokkaaminen ja poistaminen Bates-sivunumerointi Vesileima Vesileiman lisääminen Vesileimamääritysten tallentaminen Useita erilaisia leimoja Vesileiman muokkaaminen ja poistaminen Tausta Uuden taustan lisääminen Taustamääritysten tallentaminen Taustan muokkaaminen ja poistaminen Tekstin tunnistus Kirjanmerkkien hallinta ja linkit Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkin kohteen muokkaaminen Kirjanmerkkien nimi ja ulkoasu Kirjanmerkkien tasojen muuttaminen Kirjanmerkkien järjestys Kirjanmerkki linkkinä Kirjanmerkkien poistaminen...155

7 Sisältö Kirjanmerkkien ja sisällysluettelon apuohjelma Kirjanmerkkien luominen tekstityylien avulla Sisällysluettelon luominen kirjanmerkkipuusta Nimetyt kohteet Kirjanmerkkien muokkaus Linkkien luominen Linkki dokumentin toiseen kohtaan Linkki toiseen dokumenttiin Linkki Web-sivulle Tiedoston avaaminen linkin avulla Linkkien muokkaaminen Linkkien poistaminen sivulta Kommentit ja merkinnät Asettelun apuvälineet Ruudukko Viivaimet Apulinjat Mittaustieto Mittatyökalut Kommenttien lisääminen ja muokkaaminen Ominaisuustyökalurivit Objektien valitseminen Tarralappukommentti Tekstin korostaminen Kirjoituskone, tekstiruutu ja puhekupla Piirrosmerkinnät Tiedostokommentti Kommenttityylit Leimasimet Leiman lisääminen dokumenttiin Oman leimasimen luominen Oman leimasimen poistaminen Kommenttien hallinta suunnistusruudussa Kommenttien tarkastelu Vastaaminen kommenttiin Kommenttien poistaminen Kommenttien kiinnittäminen Kommenttien tulostaminen ja yhteenveto Dokumentin ja kommenttimerkintöjen tulostaminen Kommenttien yhteenveto Lomakkeiden täyttäminen Lomakkeen täyttäminen Lomakekenttien kiinnittäminen Lomaketietojen vieminen ja tuominen Tietojen vieminen tiedostoon ja tuominen...191

8 8 PDF-XChange ja Editor Plus Lomakkeen luominen Syöttökenttien lisääminen Tekstikenttä Kenttien laskenta Valintaruutu Valintanappi Luetteloruutu Yhdistelmäruutu Painikekenttien lisääminen Kenttien muokkaaminen Kenttien valitseminen Koon muuttaminen ja siirtäminen Kenttien tasaaminen Kenttien kopioiminen Kenttien monistaminen Kenttien poistaminen Kenttien sarkainjärjestys Tiedostojen suojaus Salasanasuojaus Suojauksen muuttaminen Suojauksen poistaminen Suojatun dokumentin käyttö Dokumentin allekirjoittaminen ja nimikirjaimet Nimikirjaimet Lukijalle PDF-XChange -opiskeluaineisto sopii itseopiskeluun, kurssimateriaaliksi ja työskentelyn tueksi. Ohjelmien taustana on tässä aineistossa Windows 7 -käyttöjärjestelmä. Microsoft Office -versiona on Office Komennot ja painikkeiden nimet on kirjoitettu siten, että ensin mainitaan suomenkielinen komento lihavoituna ja englanninkielinen sen jälkeen suluissa. Peräkkäin valittavat valikkokomennot on erotettu toisistaan pystyviivalla. Näppäimistönimet on kirjoitettu lihavoituna, esimerkiksi Enter tai Nuoli ylös. Jos toiminnon toteuttamiseksi täytyy painaa näppäimiä yhtä aikaa, ne on merkitty peräkkäin +-merkillä erotettuna, esimerkiksi Ctrl+Home.

9 PDF-tiedoston tulostaminen 9 PDF-XChange PDF-tiedostojen luominen 1 PDF-tiedoston tulostaminen PDF-XChange asennetaan kirjoittimeksi Windows-käyttöjärjestelmään. Paperitulostuksen sijasta se toimii virtuaalisena kirjoittimena, joka tuottaa Adoben kanssa yhteensopivan PDF-muotoisen tiedoston. PDF-tulostus käynnistyy melkein mistä tahansa ohjelmistosta valitsemalla tavalliseen tapaan tulostaminen ja sen jälkeen kirjoittimeksi PDF-XChange. Lopullisen tiedoston muoto määrittyy valittujen asetusten mukaisesti. Tiedoston tallennukseen voidaan valita tiedostonimi alkuperäisestä sovelluksesta siirtyväksi, etukäteen määriteltyjen muuttujien mukaiseksi (esim. päiväys tai päiväyksen ja kellonajan yhdistelmä jne.) tai käyttää vakituista oletusarvoa. PDF-tiedostojen luomiseen ei tarvita mitään muuta ohjelmistoa kuin varsinaisen sovellus, jossa alkuperäinen asiakirja luodaan. 1.1 Tulostimen valinta ja tulostusasetukset Tee asiakirja, taulukko, esitys tai muu tiedosto valmiiksi sen luontiohjelmassa tavalliseen tapaan. PDF-tiedostoksi muunnat sen näin: 1. Valitse sovellusohjelmassa tulostuskomento esimerkiksi Tiedosto (File) -valikosta, tulostuspainikkeella, Office 2007:ssa Office-valikosta tai Office 2010:ssä ja 2013:ssa Tiedosto (File) -valintanauhasta. 2. Avaa luettelo Tulostin (Printer) tai vastaava komento ja valitse PDF-XChange Standard V6.

10 10 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse tavalliseen tapaan tulostuksen vakioasetukset kuten tulostettavat sivut. Kopioiden määrällä ei ole merkitystä. Valitusta alueesta tulostetaan yksi tiedosto. 4. Jos haluat määrittää PDF-tiedoston asetuksia, napsauta Office 2010:n tulostusikkunassa linkkiä Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) tai joidenkin ohjelmien ikkunoissa vastaavaa painiketta Ominaisuudet (Properties). Tee määritykset ja napsauta OK. 5. Käynnistä PDF-tulostaminen napsauttamalla Tulosta (Print) tai vastaavaa painiketta OK. 1.2 PDF-tulosteen tallentaminen Kun tulostus käynnistyy, näyttää PDF-XChange muunnon etenemisen. Kun muunto on valmis, avautuu tallennusikkuna. 1. Valitse tallennuspaikka ja kirjoita tiedostolle nimi. 2. Merkitse ruutu Avaa lukuohjelmassa tallennuksen jälkeen (Run Viewer Application After Saving). Näin pääset heti tarkastelemaan muunnon tuloksen. 3. Napsauta Tallenna (Save).

11 PDF-tiedoston tulostaminen 11 Jos samanniminen tiedosto on jo olemassa, avautuu seuraava varoitusikkuna. Voit peruuttaa tallentamisen (Cancel) ja vaihtaa tiedostonimen tai vahvistaa, että edellisen version saa korvata uudella (Direct Overwrite). Tiedostonimeen voi myös lisätä automaattisen numerotunnisteen, jolla tiedostot erottuvat toisistaan (Auto Number). Uuden tulostettavan asiakirjan voi myös lisätä olemassa olevan samannimisen tiedoston alkuun tai loppuun. 1.3 Tulostettavien tiedostojen yhdistäminen Tallennusikkunassa voit kerätä PDF-tiedostoja peräkkäin. 1. Tulosta ja tallenna ensin ensimmäiseksi tuleva tiedosto. 2. Tulosta seuraavaksi tuleva tiedosto. 3. Kun tallennusikkuna avautuu, valitse tiedostonimiruutuun ensimmäisenä tallennettu tiedosto. 4. Merkitse ruutu Liitä toiseen PDF-tiedostoon (Append To Existing PDF). 5. Napsauta Tallenna (Save). Tiedosto liitetään ensimmäisenä tallennetun tiedoston perään. Voit kerätä samaan tiedostoon seuraavan tiedoston, kunnes koko pakettisi on valmis. Samannimiset tiedostot voi yhdistää peräkkäin valitsemalla tiedostonimen korvausikkunassa Yhdistä olemassa olevaan (loppuun) (Merge With Existing (Append To)) tai Yhdistä olemassa olevaan (alkuun) (Merge With Existing (Insert Before)). Jos tarvitset usein samaa kansilehteä tai esimerkiksi toimitusehtoja tarjouksen loppuun, voit asetuksissa määrittää tulostettavaan tiedostoon oletuksena aina liitettävän eteen tai perään tulevan tiedoston.

12 12 PDF-XChange ja Editor Plus Tiedoston lähettäminen sähköpostina Kun tulostat ja tallennat PDF-tiedoston, voit tallennusikkunassa määrittää tiedoston lähettämisen sähköpostiin liitteeksi. Kun tallennat tiedostoa, merkitse ruutu Lähetä valmistuva PDF-tiedosto sähköpostina ( PDF After Creation). Oletussähköpostiohjelma avautuu ja tiedosto on valmiina sen liitteenä. Täydennä viestin vastaanottaja ja muut tiedot. Kun lähetät viestin, PDF-XChangen ikkuna sulkeutuu. Oletuksena tiedosto muunnetaan pakatuksi ZIP-tiedostoksi. Nykyisin virukset ja muut ongelmalliset liitetiedostot ovat aiheuttaneet sen, että liitteitä sisältävien viestien saapuminen voi olla estetty, elleivät liitteet ole ZIP-tiedostoja. PDF-XChangen avulla luot liitteistä standardin mukaisia ZIP-tiedostoja. ZIP-tiedostomuodon käyttö myös pakkaa lisää tiedostoa ja siten viestin lähettämiseen ja vastaanottamiseen käytetty aika vähenee. ZIP-tiedostot voi purkaa viimeisimpien käyttöjärjestelmäversioiden toiminnoilla tai useilla ilmaisilla purkuohjelmilla. Käytettävän sähköpostiohjelman ja liitteen muodon voit vaihtaa asetuksissa.

13 PDF-asetukset 13 2 PDF-asetukset PDF-XChange sisältää paljon erilaisia asetuksia, joilla muokataan tulostettavan PDF-tiedoston ominaisuuksia ja optimoidaan tiedoston kokoa. Voit mm. lisätä tiedostoon ylä- ja alatunnisteen, vesileimoja, linkkejä ja kirjanmerkit. Voit pakata kuvia ja määrittää mukaan upotettavat fontit. Voit myös suojata tiedoston salasanoilla ja erilaisilla käyttöoikeuksilla. Suojattu PDF-tiedosto on turvallinen tapa lähettää tietoja sähköpostiliitteenä. Kun PDF-XChange Printer 2012 valitaan tulostimeksi ja napsautetaan tulostusikkunoissa linkkiä Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties) tai joissakin ohjelmissa vastaavaa painiketta Ominaisuudet (Properties), on ikkunassa oletuksena seuraavat asetukset: Kaikki välilehdet eivät mahdu samanaikaisesti ikkunaan, mutta voit selata välilehtiä esiin napsauttamalla nimiluettelon ylä- ja alapäässä olevia nuolipainikkeita. Asetuksiin tekemäsi muutokset jäävät voimaan myös seuraaviin tulostuksiin. Jos tarvitset jotain ominaisuutta vain yhteen PDF-tiedostoon, poista toiminto käytöstä muunnon jälkeen. Jos tarvitset jotain tiettyä tulostusmääritystä usein, voit tallentaa sen profiiliksi. Näin monimutkaisetkin määritykset saa nopeasti käyttöön ilman välilehtien selaamista.

14 14 PDF-XChange ja Editor Plus Käyttöliittymän kieli PDF-XChange on käännetty monelle kielelle. Välilehdessä Kielet (Languages) voit valita käyttöliittymän kielen. Oletuskieleksi voidaan valita käyttöjärjestelmän maa-asetuksista löytyvä kieli, jos tuki sille löytyy. Voit vaihtaa käyttöliittymään minkä tahansa kielen, jolle kielituki on olemassa. Kielen voi vaihtaa aina tarvittaessa. Valitse asetusikkunan välilehti Kielet (Languages). Valitse haluamasi kieli ja napsauta Oletuskieleksi (Set Asd Default). Jos ruutu Käytä maakohtaisia asetuksia (Use Users Regional Settings) merkitään, käytetään kielenä valitun oletuskielen sijaan käyttöjärjestelmän ohjauspaneelissa määriteltyjä maakohtaisia asetuksia.

15 PDF-asetukset Perusasetukset Yleisiin perusasetuksiin liittyy ominaisuuksia, joilla määritetään PDF-tiedoston jatkokäyttöä katseluohjelmassa, kuten PDF-XChange Viewer -ohjelmassa. Valitse ominaisuusikkunan välilehti Yleiset (General). PDF-määrittely (PDF Specification) kertoo, minkä eri Acrobat-versioiden kanssa luotava tiedosto on yhteensopiva. Valittu versio vaikuttaa mm. salaustasoon. Jos olet varma, että kaikilla käyttäjillä on käytössään uusin katseluohjelmaversio (Acrobat 8 tai uudempi, PDF-XChange Viewer), kannattaa valita taso 1.7. Näin voi hyödyntää uusimpia ominaisuuksia ja pienentää tiedoston kokoa. Automaattinen (Auto). Varmistaa, että PDF-XChange luo tiedoston, jossa otetaan huomioon kaikki manuaalisesti eri valintaikkunoissa valitut vaihtoehdot ja sovitetaan yhteen mahdollisimman hyvin. Versio 1.3 (Version 1.3) Versio 1.7 (Version 1.7). Määrittää yhteensopivuustason. PDF/A-1a ym. Luo PDF-tiedoston, joka on yhteensopiva ISO:n PDF/A -standardin kanssa. Asiakirjan avautumistapa (When Document Opened) kertoo katseluohjelmalle avauksen oletusasetukset. Sivun asettelu (Page Layout). Määrittää, miten sivuja näytetään katseluohjelmassa. Voit valita tavaksi katseluohjelman oletusarvon tai määrittää mm. näytettäväksi sivun kerrallaan tai aukeaman. Kahden sivun aukeamanäytössä on helppo tarkistaa esimerkiksi peilikuvasivujen asettelut ja asiakirjan yleisilme. Sivun tila (Page Mode). Avaako katseluohjelma oletuksena tiedoston siten, että myös kirjanmerkit (Bookmarks) tai sivujen pienoiskuvakkeet (Thumbnails) näkyvät. Jos asiakirjaan on luotu kirjanmerkit, ne kannattaa järjestää näkyviin heti avattaessa. Näin katsoja huomaa niiden olemassaolon.

16 16 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kokosivun näyttötila (Full Screen Page Mode). Jos sivun tilaksi valitaan koko näyttö, voi näytölle silti valita mukaan esimerkiksi kirjanmerkit tai pienoiskuvat. Suurennus (Magnification). Määrittää, kuinka suurena asiakirjan sivut avattaessa näytetään. Avaussivu (Open to Page). Tiedoston ensimmäisenä näytettävä sivu. Sivujen siirtymät (Transitions) -kohta määrittää, miten sivut vaihtuvat katseluohjelmassa. Voit valita sivujen vaihtumistehosteen tyypin ja suunnan kohdista Vaihtumistyyppi (Transition type) ja Vaihtumistapa (Transition mode). Lisäksi voit määrittää näyttöajan ja vaihtumisanimaation keston kohdissa Sivun kesto (Page duration) ja Siirtymän kesto (Transition duration). Katseluohjelman asetukset (Viewer Preferences) määrittää ominaisuudet, millä tavoin luotu tiedosto näkyy esimerkiksi Adobe Readerissa ja PDF-XChange Viewerissa. Määritetyt ikkunan osat piilotetaan tai näytetään riippumatta niistä asetuksista, jotka käyttäjä on valinnut katseluohjelmassa oletuksiksi.

17 PDF-asetukset Paperiasetukset ja omat lomakkeet Paperiasetuksilla (Page Setup) voidaan muuttaa tulostettavien asiakirjojen pääominaisuuksia, kuten paperikokoa, suuntaa, reunuksia, kuvien resoluutiota, skaalausta sivujen pienentämiseksi tai suurentamiseksi ja tiedostosta tulostuvien määrää ja sivujen järjestystä arkilla. Valitse ominaisuusikkunassa välilehti Paperi (Paper). Sivun koko (Page Size) voi olla jokin vakiokoko tai voit määrittää sivun tarpeen mukaan. Valitse ennen koon ja reunusten arvojen valitsemista mitoituksen sopiva mittayksikkö. Joidenkin ohjelmien, kuten MS Wordin, omat asetukset ohittavat kirjoitinohjaimen asetukset. Vakio (Standard). Papereiden ja kirjekuorien vakiokoot. Muu koko (Custom). Vakioista poikkeava paperikokoasetus. Jos tarvitset jotain erikoiskokoa usein, voit tallentaa sen omaksi lomakkeeksi. Reunus (Margin). Sivun reunukset määritellään oikeana sivureunuksena ja alareunuksena. Jos nämä arvot eivät riitä, tarkemmat määritykset on tehtävä alkuperäisen asiakirjan luontiohjelmistossa.

18 18 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Grafiikka (Graphic) Resoluutio (Resolution). Tiedoston sivujen resoluutio määritellään DPI-arvona (Dots per inch) välillä Arvon vähentäminen pienentää yleensä PDF-tiedoston kokoa, joten näytöllä katseltaviin tiedostoihin ei kannata valita suurinta arvoa. Skaalaus (Scaling). Tästä ominaisuudesta on hyötyä erityisesti Web-sivujen tulostuksessa, koska niiden korkeus- ja leveysasetuksia on voitu muokata vakiosivukoosta poikkeavasti. Jos alkuperäistä sivu on liian suuri verrattuna PDF-XChangen sivunasetuksissa määriteltyyn kokoon, voidaan koko skaalata alle 100 %:iin. Jos tulostettava sivu ei riitä täyttämään koko PDF-sivukokoa, voidaan skaalausarvona käyttää lukua, joka on yli 100 %. Suunta (Orientation). Sivun suunta sen mukaan, tuleeko pitempi suunta pystyyn (Portrait) tai vaakasuuntaan (Landscape). Asettelu (Layout) Asettelutapa (Layout Type). Valittavana on kolme sivun asettelua. Vakio (Standard). Yksi asiakirjan sivu jokaisella PDF-sivulla. Useita sivuja arkilla (Multiple Pages Per Sheet). PDF-sivulle voidaan sijoittaa 1, 2, 4, 6, 8, 9 tai 16 asiakirjan sivua. Kun valitset määrän, näyttää oikealla oleva esikatselukuva sijoittelun. Kirjanen (Booklet). PDF-sivu suunnitellaan kaksipuoleista sidontaa varten, jolloin sivut eivät tulostu normaalijärjestykseen 1, 2, 3, 4 jne. Alapuolella olevat valinnat vaihtuvat asettelutavan mukaan ja niiden avulla määritellään lopullinen tulostustapa. Arkin koko (Sheet Size). Voi olla Automaattinen (Auto), Mukautettu (Custom) tai jokin standardi arkkikoko. Lisäasetukset (Advanced Printing Options) -kohdassa voi kääntää sivun tulostussuunnan peilikuvaksi joko pysty- tai vaakasuuntaisen akselin ympäri.

19 PDF-asetukset 19 Asettelu: Vakio Vakio (Standard) -asettelussa tulostetaan yksi asiakirjan sivu yhdelle PDF-sivulle. Sivun sisällön kokoa ja sijoittelua PDF-sivulla voi tarvittaessa muuttaa. Näin voit varata sivulle tilaa esimerkiksi mahdollisille kommenteille. Kohta Asettelu (Layout) näyttää seuraavalta: Sovita sivun kokoon (Scale to Fit). Tämä valinta määrittää sekä kohtien Koko (Size) että Skaalaus (Scale) arvoja, ja osittain myös kohtaa Sijainti (Position). Kun sovitus on voimassa, täyttää sivun sisältö PDF-sivun alueen automaattisesti mahdollisimman suurena. Jos sovitus poistetaan käytöstä, voi sivun sisällön kokoa muuttaa esikatselukuvassa vetämällä hiirellä jostain kulmasta. Vetämisen aikana hiiren osoitin on kaksisuuntainen nuoli. Arvot ruuduissa Koko (Size) muuttuvat uuden koon mukaisiksi. Voit muuttaa arvoja myös suoraan ruuduissa napsauttamalla ruutujen perässä olevia ylös- ja alaspäin osoittavia askellinnuolia. Sivun sisällön sivusuhde pysyy muuttumattomana. Sijainti (Position). Mitoittaa sivun sisällön sijoittamisen vasemmasta yläkulmasta alkaen vaakasuunnassa ja pystysuunnassa. Vaikka standardina PDF-sivujen koordinaattijärjestelmässä pystysuunta ilmoitetaan ylöspäin alkaen vasemmasta alakulmasta, PDF-XChange käyttää Windows-tapaa ilmoittaa pystymitat alaspäin vasemmasta yläkulmasta. Keskelle (Center). Pakottaa sijainnin keskelle. Kun ruudussa on merkintä, sijoitetaan sivun sisältö keskelle PDF-sivua. Sivun koon muuttaminen muuttaa kokoa kaikista suunnista ja pitää keskikohdan paikallaan. Kun toiminto on pois käytöstä, sijainnin voi mitoittaa joko arvoruutuihin tai sivun voi esikatselukuvassa vetää hiirellä haluttuun kohtaan. Vetämisen aikana hiiren osoitin on nelisuuntainen nuoli. Arvot ruuduissa Sijainti (Position) muuttuvat uuden paikan mukaisiksi ja osoittavat mitat vasemmasta yläkulmasta.

20 20 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Asettelu: Useita sivuja Valinnalla Useita sivuja arkilla (Multiple Pages Per Sheet) asetellaan samalle PDF-sivulle useita asiakirjan sivuja. Näin voit tulostaa esimerkiksi kaksi A5-kokoista sivua yhdelle normaalille A4-arkille tai tulostaa suurikokoista tekstiä sisältäviä sivuja pienennettynä useita samalle sivulle. Sivuja arkilla (Page Per Sheet). PDF-XChangen avulla voidaan tulostaa 1, 2, 4, 6, 8, 9 tai 16 sivua yhdelle arkille. Kun valitset sivumäärän, näet esikatselukuvassa mallin. Sivujen asettelu arkille muuttuu alkuperäisen sivun suunnan mukaan. Kaksi pystysuuntaista sivua asetellaan vierekkäin, kaksi vaakasivua allekkain jne. Sivujärjestys (Page Order). Jos tulostat useita sivuja arkille, voit myös määrittää tulostusjärjestyksen. 2 sivua: Vasemmalta oikealle (Left to Right) tai Oikealta vasemmalle (Right to Left). Muut sivumäärät: Ristikkäin vasemmalta (Across From Left), Alas vasemmalta (Down From Left), Ristikkäin oikealta (Across From Right) tai Alas oikealta (Down From Right). Esikatselukuvassa sivujen numerointi muuttuu osoittamaan valitsemaasi järjestystä. Tulosta sivujen kehykset (Print Pages Borders). Kun ruutu merkitään, tulostetaan PDF-sivulle asiakirjan sivujen kehykset erottamaan ne selvemmin toisistaan.

21 PDF-asetukset 21 Asettelu: Kirjanen Valinnalla Kirjanen (Booklet) PDF-sivu tulostetaan kaksipuoleista sidontaa varten. Sivut järjestetään niin, että ne tulevat oikeaan järjestykseen papereiden taittamisen jälkeen. Kirjasen tyyppi (Booklet Type). Esite (Brochure). Esitteet ovat yleensä kaksi- tai nelisivuisia ja ne mahtuvat yhdelle arkille. Kirja (Book). Sisältää useita sivuja ja tulostetaan suurten arkkien molemmille puolille. Arkit taitetaan ja leikataan niteiksi, joita voi olla lopullisessa kirjassa useita sidottuna peräkkäin. Arkkeja niteessä (Sheets in signature). Arkkien määrä niteessä. Määrittää sivujen tulostusjärjestyksen ja ryhmittelyn arkeille, jotka taitetaan ja leikataan niteeksi sidontaa varten. Jos arkille esimerkiksi tulostetaan molemmin puolin kaksi sivua ja niteessä on neljä arkkia (eli yhteensä16 sivua), tulostetaan sivut 1 ja 16 vierekkäin jne. Sidontareunus (Gutter size). Sidontaa varten varattava tila sivujen sisäreunassa. Oletuksena arvo on 12,7 mm (0,5 tuumaa) yhtä sivua kohti. Kun sivut tulostetaan vierekkäin, on tila niiden välissä kooltaan kaksi kertaa määritetty reunus.

22 22 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Omat lomakkeet PDF-XChange sisältää kaikki keskeiset lomakkeiden vakiokoot ja lisäksi voit määrittää sivukokoja vapaasti erikoistulosteisiin. Jos tarvitset jotain mukautettua paperikokoa usein, voit tallentaa sen määrityksen ominaisuusikkunan välilehdellä Omat lomakkeet (Custom Forms). Voit luoda ja tallentaa 256 erilaista lomakekokoa. Omat lomakekokosi näkyvät paperiasetusten välilehdellä viimeisinä luettelossa Vakio (Standard). Oman lomakkeen määrität näin: 1. Napsauta painiketta Lisää... (Add...). 2. Kirjoita nimi ruutuun Mukautetun lomakkeen nimi (Custom Form Name). Jokaisella lomakkeella tulee olla yksilöllinen nimi. 3. Valitse sopivin mitoitustapa kohdasta Yksikkö (Units). 4. Kirjoita arvot kohtaan Mukautetun lomakkeen mitat (Custom Form Size Dimensions). Lomakkeen leveys ja korkeus ovat kokonaismittoja, jotka sisältävät reunuksille tarvittavan tilan. Välilehdellä Omat lomakkeet (Custom Forms) voit myös muokata mitoituksia ja poistaa tarpeettomiksi käyneet lomakekoot.

23 PDF-asetukset Ylä- ja alatunnisteet Tunnisteet ovat jokaisella sivulla sivun ylä- tai alareunassa toistuvia tietoja. Voit lisätä vakiomuotoisia valmiita tunnistetietoja tai luoda omat tunnisteet ja muotoilla ne haluamallasi tavalla. Molemmat tunnisteet sisältävät samat valmiit mallit ja myös oman tunnisteen luominen tehdään samalla tavalla kumpaankin tunnisteeseen. Tunnisteet määrität ominaisuusikkunan välilehdellä Ylä- ja alatunnisteet (Headers/Footers). 1. Merkitse ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages). Toiminto aktivoituu. 2. Valitse valmis tunniste. Tai LuetteloYlätunniste (Header) sisältää vakiomuotoisia ylätunnisteita. Luettelo Alatunniste (Footer) sisältää puolestaan vastaavat vakiomuotoiset alatunnisteet. 2. Napsauta haluamasi tunnisteen kohdalla painiketta Mukauta... (Customize...). Avautuva mukautusikkuna on samanlainen ylä- ja alatunnisteille. Tunniste jakautuu kolmeen lohkoon ja jokaisen lohkon kohdalla on kolme painiketta.

24 24 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Painikkeella Fontti (Font) avautuu valintaikkuna, jossa valitaan tekstin fontti. Painikkeella Väri (Color) avautuu paletti, jossa valitaan lohkossa olevan tekstin väri. Painikkeella Makro (Macros) avautuu luettelo, josta voit valita tunnistelohkoon jonkin valmiin makron, esimerkiksi päiväyksen, kellonajan tai asiakirjan nimen. 3. Valitse valmis makromuuttuja tai kirjoita lohkoon tuleva teksti. Teksti voi sisältää useita rivejä. Riviä vaihdat tavalliseen tapaan painamalla Enter. Tekstin voit muotoilla ennen kirjoittamista tai jälkikäteen. Muotoilu vaikuttaa kaikkeen lohkossa olevaan tekstiin. Eri lohkoissa voi olla eri tavoin muotoiltuja tietoja. Makrot ovat koodeja, jotka sisältävät %-merkin ja hakasuluissa olevan makronimen. Ne muuntuvat asiakirjan sivuilla tarvittavaksi tiedoksi, esimerkiksi sivunumeroksi. Jos valitset useita makroja peräkkäin, erota ne toisistaan välilyönnillä tai muulla merkillä, esimerkiksi %[Page] (%[Pages]) eli Sivunumero (Sivumäärä). Napsauta lopuksi OK. 4. Valitse kohdasta Ensimmäisen sivun numero (First Page Number) numerointisarjassa käytettävä ensimmäinen numero. Toimintoa tarvitaan, jos luotava PDF-tiedosto liitetään osaksi suurempaan kokonaisuuteen. 5. Määritä kohtaan Siirtymät (Offsets) ylätunnisteen ja/tai alatunnisteen sijoitus vasemmasta (Left), oikeasta (Right), ylä- (Top) ja alareunasta (Bottom). Mitat voi ilmoittaa millimetreinä, pisteinä tai tuumina. Vasemman ja oikean reunan mitoitukset vaikuttavat molempiin tunnisteisiin. Yläreunus vaikuttaa ylätunnisteeseen ja alareunus alatunnisteeseen. 6. Napsauta OK tai siirry muille välilehdille jatkamaan määrityksiä. Tunnisteita pääset muokkaamaan vain, jos ruutu Lisää ylä- ja alatunnisteet asiakirjan sivuille (Add Headers and Footers to the Document s Pages) on merkittynä. Tunnisteen poistat tulosteesta poistamalla ruudun merkinnän. Tunnistemäärityksen poistat valitsemalla ylätunnisteen ja/tai alatunnisteen luettelosta vaihtoehdon Ei mitään (None).

25 PDF-asetukset Kirjanmerkit PDF-XChange osaa luoda kirjanmerkit mistä tahansa Windows-sovelluksesta, jos asiakirjaa luotaessa on noudatettu yhtenäistä muotoilua eri otsikkotasoissa. PDF- XChange jäsentää asiakirjan etsimällä annettujen ohjeiden mukaan ominaisuuksiltaan kirjanmerkiksi tulkittavia tekstiryhmiä. Näitä kirjanmerkkipuun tasoihin yhdistettäviä tunnistusominaisuuksia ovat esimerkiksi fontti ja sen lihavointi ja kursivointi. MS Office -käyttäjät voivat luoda kirjanmerkkejä myös MS Office Addin -lisäohjelman avulla. Siitä löydät lisätietoja myöhemmin kohdasta "Tulostaminen Officeohjelmista". Kirjanmerkit voidaan luoda esimerkiksi suoraan Wordin tyyleistä. Kirjanmerkit määritetään välilehdellä Kirjanmerkit (Bookmarks). Kirjanmerkkiruudun puun määrityksen teet näin. 1. Kirjanmerkkien jäsennys alkaa merkitsemällä kohta Automaattinen kirjanmerkkien etsiminen (Enable Automatically Bookmarks Detection). 2. Merkitse tarvittaessa ruutu Hyväksy moniriviset kirjanmerkit (Allow Multi-Line Bookmarks). Jos ruutua ei merkitä, se tarkoittaa, että vain yksiriviset tekstinpätkät voivat olla kirjanmerkkejä. Jos tekstissä ei ole käytetty selkeitä otsikkomuotoiluja, yksirivisyyden käyttö lisätunnistuskeinona auttaa siinä, ettei kaikista tekstikappaleista tule kirjanmerkkejä. 3. Merkitse ruutu Käytä asiakirjan otsikkoa kirjanmerkkien päätasona (Use Document Title as Bookmark Root). Saat aikaiseksi siistimmän kirjanmerkkipuun, jos muodostat puun "0-tason" eli juuren otsikosta. Kaikki 1-tason otsikot sijoitetaan puuhun tämän alapuolelle. 4. Jos ruutu Tasosta riippumaton täsmävalinta (Match Node Regardless of Level) on merkitty, suoritetaan kirjanmerkkimäärittely täsmällisesti fontin ja tyylin mukaan, vaikka muotoilujen järjestys (esim. fontin koko) ei eri otsikoissa olisikaan looginen.

26 26 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse luettelosta Esitystapa (Display Mode), miten kirjanmerkit näytetään, kun lukija haluaa ne esiin. Kirjanmerkkipuu voi avautua laajennettuina johonkin määrättyyn alatasoon asti, tai alatasot voivat olla suljettuina, jolloin lukija laajentaa ne itse näkyviin tarpeen mukaan. Kaikki avattu (All opened) tai Kaikki suljettu (All closed) Erikseen määritelty (Defined by Item). Valitse avaustila valintaikkunan kohdasta Näyttöominaisuudet/Tila (Display Options/State). Valinta määrittää kirjanmerkkitason olemaan oletuksena laajennettuna tai suljettuna. Yksittäinen kirjanmerkki näkyy vain, jos sen oma ylemmän tason kirjanmerkki puussa avataan. Avaa solmukohtaan (Open Up to Level). Määrittää kuinka monta tasoa näkyy avattuna kirjanmerkkipuussa. 6. Kohdassa Malli (Template) näet suunnitellun kirjanmerkkipuun. Uusia tasoja lisätään napsauttamalla Lisää (Add). Painikkeella Poista (Remove) voidaan puusta poistaa valittuna oleva taso ja samalla kaikki sen alatasot. 7. Valitse kirjanmerkkipuusta taso ja siirry määrittämään sen etsittäviä ominaisuuksia kohtaan Tunnistusominaisuudet (Detection Options). Kirjanmerkkitekstin täytyy täyttää kaikki määritetyt tunnistusominaisuudet. Kunkin ominaisuuden määritys otetaan käyttöön merkitsemällä ruutu. Fontti (Font). Etsittävän fontin nimi. Oletusfontti on Arial, mutta voit vaihtaa fontiksi kirjanmerkeiksi tarkoitetuissa otsikoissa käyttämäsi fontin. Tyyli (Style). Luettelosta valitaan tyyli, jota on käytetty otsikoissa. Tyyli voi olla Normaali (Regular), Lihavoitu (Bold), Kursivoitu (Italic) tai Lihavoitu-kursivoitu (Bold-Italic). Huomaa, että alleviivaus ei sisälly etsittäviin otsikkotyyleihin Koko (Size). Fontin koko pisteinä. Valitse kohdan Koko (Font Size) perässä olevaan ruutuun +/- arvoksi 1. Tämä varmistaa sen, että mahdolliset fonttikoon pienet vaihtelut otetaan huomioon ja kirjanmerkit muodostetaan oikein. Väri (Color). Jos otsikoissa on käytetty eri väriä kuin muussa tekstissä, voi sen määrittää tunnistusominaisuudeksi. Merkitsemällä ruudun ja napsauttamalla väriin avautuu paletti, josta voi valita tarvittavan värin. 8. Valitse kohtaan Näyttöominaisuudet (Display Options), minkälaisena kirjanmerkit halutaan näyttää lukijalle. Tämä ominaisuus toimii vain uusimmissa katseluohjelmissa. Tyyli (Style). Tyyli voi olla Normaali (Regular), Lihavoitu (Bold), Kursivoitu (Italic) tai Lihavoitu-kursivoitu (Bold-Italic). Väri (Color). Napsauttamalla väriin avautuu paletti, josta voi valita tarvittavan värin. Tila: Avattu (State: Opened). Jos kirjanmerkkitason esitystapa määritetään erikseen, voit merkitä ruudun Avattu (Opened). Näin tason kaikki kirjanmerkit näytetään avattuna PDF-tiedostoa avattaessa. Huomaa kuitenkin, että ylemmän tason kirjanmerkki täytyy myös olla näkyvissä, jotta alatason kirjanmerkit pystytään näyttämään. 9. Napsauta lopuksi OK tai siirry muille välilehdille jatkamaan määrityksiä. Kirjanmerkkimäärittelyn voit tallentaa ja avata käytettäväksi eri asiakirjoissa ja sovelluksissa.

27 PDF-asetukset Vesileimat PDF-XChangen avulla voidaan lisätä vesileima PDF-tiedoston kaikille sivuille, vain ensimmäiselle tai viimeiselle sivulle sekä parillisille tai parittomille sivuille. Vesileimat voivat olla tekstiä tai kuvia ja niitä voi olla useita yhdellä sivulla. Vesileimat luodaan ja niiden tulostaminen määritellään ominaisuusikkunan välilehdellä Vesileimat (Watermarks). Voit luoda kaikki tarvitsemasi vesileimat valmiiksi ja valita niistä asiakirjaan tarvittavat leimat tulostusvaiheessa. Vesileimojen tulostaminen 1. Merkitse ruutu Vesileimojen tulostus (Enable Printing Watermark). Jos ruudussa ei ole merkintää, estetään vesileimojen tulostaminen. Vesileimoja voi kuitenkin luoda ja muokata. 2. Jos ruudussa on merkintä, tulostetaan vesileimaluettelosta ne leimat, jotka on valittu. Valinta tehdään merkitsemällä nimen edessä oleva ruutu. Painikkeella Valitse kaikki (Select All) voit merkitä kaikki leimat. Painikkeella Poista kaikki (Clear All) poistat voimassa olevat valintamerkit. 3. Napsauta leimarivillä kohtaa Käytössä sivuilla (Print On) ja avaa vaihtoehtoluettelo nuolipainikkeella. Valitse, mille sivuille vesileimat tulostetaan. Vaihtoehdot ovat kaikille sivuille (All Pages), vain ensimmäiselle (First Page Only), vain viimeiselle (Last Page Only), parillisille (Even Pages) tai parittomille (Odd Pages) sivuille. 4. Vesileima voidaan tulostaa myös joko taustalle tai etualalle. Jos haluat asiakirjan sisällön päällimmäiseksi, merkitse ruutu Taustalla (On Background). 5. Napsauta OK tai siirry muille välilehdille muihin asetuksiin.

28 28 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Voit järjestää vesileimat haluamaasi järjestykseen vesileimaluettelossa nimiruudun oikealla puolella olevilla nuolilla. Painikkeella Poista (Remove) saat poistettua turhan leiman. Napsauta ensin leimariville korostaaksesi poistettavan leiman. Poisto pitää vahvistaa. Tekstivesileiman luominen Tekstivesileimassa voidaan määritellä tekstin lisäksi sen fontti, väri ja koko. Näiden lisäksi voidaan määritellä vesileiman läpinäkymättömyys (Opacity ) ja pyöritysaste (Rotation). 1. Napsauta Vesileimaluettelo (Watermarks List) -osan painiketta Uusi... (New...). 2. Valitse luettelosta Tyyppi (Type) vaihtoehto Tekstivesileima (Text Watermark). 3. Kirjoita ruutuun Vesileiman nimi (Watermark Name) leimaluettelossa näkyvä nimi. 4. Kirjoita ruutuun Teksti (Text) vesileimaan tuleva teksti. 5. Oletuksena leiman fontti on Arial. Valitse halutessasi luettelosta Fontti (Font) jokin muu fontti ja merkitse fontin tyyliruuduista haluamasi vaihtoehdot Lihavoitu (Bold), Kursivoitu (Italic) ja/tai Reunaviiva (As Outlines). 6. Avaa väripaletti (Color) ja valitse leimatekstille mieleisesi väri. Esikatselukuva näyttää koko ajan valintojesi vaikutuksen. 7. Kierrä tekstin asentoa muuttamalla kulmaa kohdassa Pyöritys (Rotation). 8. Muuta leiman läpinäkyvyyttä (Opacity). Mitä pienempi prosenttiluku on, sitä läpinäkyvämpi leima on. Jos sijoitat leiman asiakirjan sisällön taustalle, valitse pieni arvo.

29 PDF-asetukset Jos kohta Autom. koko (Auto Size) merkitään, muuttuu fontin koko automaattisesti sellaiseksi, että vesileima täyttää käytettävissä olevan vaakatilan ja leima on pystysuunnassa keskellä. Poista merkintä, jos haluat muokata leiman tekstin fonttikokoa ja leiman sijaintipaikkaa. 10. Valitse tekstin fontille koko (Size). 11. Määritä leiman sijoittuminen (Placement). Leima voi olla vaakasuunnassa vasemmalla (Left), keskellä (Center) tai oikealla (Right) ja pystysuunnassa ylhäällä (Top), keskellä (Middle) tai alhaalla (Bottom). Kun olet valinnut perussijainnin, voit hienosäätää leiman vaakasijaintia ruudun Vaakasiirtymä (Horizontal Offset) arvolla. Positiivinen arvo siirtää tekstiä oikealle, negatiivinen vasemmalle. Vastaavasti voit mitoittaa paikkaa pysty-suunnassa ruudussa Pystysiirtymä (Vertical Offset). Mitoitusyksikköinä (Units) voi käyttää millimetrejä, tuumia tai pisteitä. 12. Napsauta lopuksi OK. Jo luotuja vesileimoja voidaan muokata korostamalla leimarivi ja napsauttamalla Muokkaa... (Edit...) -painiketta. Kuvavesileiman luominen Kuvavesileimoja lisättäessä ja muokattaessa voidaan määritellä seuraavat ominaisuudet: leveys (Width) ja korkeus (Height), pyöritys (Rotation), läpinäkymättömyys (Opacity) ja vesileiman sijoittuminen sivulle (Placement). 1. Napsauta Vesileimaluettelo (Watermarks List) -osan painiketta Uusi... (New...). 2. Valitse luettelosta Tyyppi (Type) vaihtoehto Kuvavesileima (Image Watermark)

30 30 PDF-XChange ja Editor Plus Kirjoita ruutuun Vesileiman nimi (Watermark Name) leimaluettelossa näkyvä nimi. 4. Napsauta ruudun Tiedosto (File) perässä olevaa selauspainiketta (kolme pistettä). Valitse tallennuskansio ja tiedosto. Napsauta Avaa (Open). Kuva tuodaan sivulle oletuskokoisena siten, että sen mittasuhteet säilytetään. 5. Poista merkintä ruudusta Säilytä mittasuhteet (Keep aspect ratio), jos haluat vapaasti muuttaa kuvan kokoa. 6. Merkitse ruutu Sovita sivun kokoon (Fit to Page), jos leima saa täyttää koko sivun taustan. Jos ruutu ei ole merkitty, pääset muuttamaan kuvan kokoa ja sijoittumista. 7. Muuta kuvan kokoa tarpeen mukaan ruutuihin Leveys (Width) ja Korkeus (Height). Mitoitusyksikköinä (Units) voi käyttää millimetrejä, tuumia tai pisteitä. Yksikön valitset kohdasta Sijoittuminen (Placement). 8. Määritä kuvan sijoittuminen (Placement). Leima voi olla vaakasuunnassa vasemmalla (Left), keskellä (Center) tai oikealla (Right) ja pystysuunnassa ylhäällä (Top), keskellä (Middle) tai alhaalla (Bottom). Kun olet valinnut perussijainnin, voit hienosäätää leiman vaakasijaintia ruudun Vaakasiirtymä (Horizontal Offset) arvolla. Positiivinen arvo siirtää kuvaa oikealle, negatiivinen vasemmalle. Vastaavasti voit mitoittaa paikkaa pystysuunnassa ruudussa Pystysiirtymä (Vertical Offset). Esikatselu näyttää leiman koon ja paikan. 9. Muuta tarpeen mukaan arvoja ruuduissa Pyöritys (Rotation) ja Läpinäkyvyys (Opacity). 10. Napsauta lopuksi OK. 2.7 Kerrokset Kerrostoiminnon avulla voit kerrostaa olemassa olevan tallennetun PDF-tiedoston käsittelyssä olevaan asiakirjaan joko päällimmäiseksi tai taustalle. Tulostukseen tarvitaan esimerkiksi yrityksen logo ja yhteystiedot vakiopaikalle. Kun tulostetaan tavallisella kirjoittimella, voidaan siihen vaihtaa kulloinkin tarvittavat tiedot sisältävä paperilomake. Kerrostustoiminto mahdollistaa vastaavan toimenpiteen elektronisesti. Voit valmistaa etukäteen vakiolomakkeet PDF-muotoon. (Tässä ei tarkoiteta dynaamisia lomakkeita, joiden avulla voi syöttää tietoja katseluohjelmassa). Lomakkeille voit sitten lisätä tietoa Word-tekstinkäsittelystä, taulukkolaskennasta, tietokannoista jne. Tämän saat aikaan käyttämällä lomaketta taustakerroksena ja tulostamalla sitten tekstin tai muun datan kohtaan, johon se on PDF-lomaketta luotaessa suunniteltu. Näin asiakirjan laatiminen onnistuu elektronisesti ilman paperille tulostamista. Kerrokset määritetään ominaisuusikkunan välilehdellä Kerrokset (Overlays).

31 PDF-asetukset Merkitse ruutu Lisää kerrokseksi olemassa olevaan PDF-tiedostoon (Overlay with an existing PDF file). Toiminto aktivoituu. 2. Määritä kohtaan Kerrostiedosto (Overlay File) tiedosto, jota käytetään taustalla tai päällimmäisenä kerroksena, esimerkiksi logon sisältävä lomake. 3. Jos kerrostiedostoksi halutun tiedoston tulostaminen vaatii salasanan, kirjoita se kohtaan Suojatun tiedoston avaussalasana (Password to Open protected file). 4. Merkitse tarvittaessa ruutu Sijoita kerrostiedosto päällimmäiseksi (Place Overlay as Foreground). Ilman tätä valintaa valittu PDF-tiedosto sijoitetaan uuden luotavan PDF:n taustaobjektiksi. 5. Jos pohjana oleva kerrostiedosto on eripituinen kuin luotava dokumentti, määritä Toistoasetukset (Repeat Options). Ei toistoa (No Repeat). Kerroksena käytetyn PDF-tiedoston sivut sovitetaan uuden luotavan PDF-tiedoston sivujen mukaisesti. Jos kerrostiedostossa on vain 3 sivua ja uudessa lähdetiedostossa niitä on kuusi, ovat kerrostiedoston ja uuden tiedoston sivut 1 päällekkäin, samoin sivut 2 ja 3. Sen sijaan sivut 4, 5 ja 6 sisältävät vain lähdetiedoston vastaavien sivujen tiedot ilman kerrostiedostoa. Toista lyhyemmän kerrostiedoston viimeistä sivua (Repeat Last Page of Shorter Overlay File). Edellisen esimerkin mukaisista tiedostoista luodaan sivut 1-3 samalla tavalla. Seuraavat sivut sisältävät kerrostiedoston sivun 3, joka liitetään kaikkiin lähdetiedoston loppuihin sivuihin 4-6. Toista lyhyempää kerrostiedostoa jatkuvana (Continuous Repeat of Shorter Overlay File). Esimerkin mukaisista tiedostoista luodaan sivut 1-3 edelleen samalla tavalla. Sen jälkeen yhdistetään kerrostiedoston sivu 1 ja lähdetiedoston sivu 4 uuden dokumentin sivuksi 4. Sen jälkeen kerrostiedoston sivusta 2 ja lähdetiedoston sivusta 5 muodostetaan uusi sivu 5, jne.

32 32 PDF-XChange ja Editor Plus Määritä kohtiin Sijoittuminen (Positions) mihin kerrostiedosto sijoitetaan uuden tiedoston sivuasettelussa ja miten sen koko muuntuu tarvittaessa. Vaakasuunnassa (By Horizontal). Vaakasijainti voi olla Vasemmalle (Left), Keskelle (Center) tai Oikealle (Right). Pystysuunnassa (By Vertical). Pystysijainti voi olla Ylös (Top), Keskelle (Middle) tai Alas (Bottom). Sovita kerrossivut uuden dokumentin sivukokoon (Fit Overlay Pages to Newly Created Document Pages). Jos ruutu merkitään, sovitetaan kerrostiedoston sivukoko uuden PDF-sivun kokoon. Tämä voi vääristää lopullisen kuvan. Säilytä sivusuhde (Keep Aspect Ratio). Jos ruutu merkitään, sovitetaan kerrostiedoston sivukoko uuden PDF-sivun kokoon, mutta sivussa ei tapahdu suhteiden vääristymistä. 7. Napsauta lopuksi OK tai siirry muille välilehdille. 2.8 Tiedostojen yhdistäminen oletuksena Voit asetuksissa määrittää, että luotavaan tiedostoon lisätään aina alkuun ja/tai loppuun jokin toinen tiedosto. Näin saat esimerkiksi kaikkiin tietyn projektin tiedostoihin saman kansilehden tai sopimusasiakirjoihin loppuun jotkin yleiset liitteet. Jos samaa liitettävää tiedostoa tarvitaan usein, kannattaa sille luoda oma profiili, jolloin asetusten vaihtaminen käy nopeasti. Profiilien luomista ja käyttöä kuvataan tarkemmin myöhemmin luvussa "Profiilit". Oletuksena aina yhdistettävät tiedostot määritetään ominaisuusikkunan välilehdellä Yhdistettävä tiedosto (Default file append). Merkitse ruutu Yhdistä tulostettavan tiedoston alkuun (Prepend output with a PDF file) ja/tai Yhdistä tulostettavan tiedoston loppuun (Append output with a PDF file). Tämän jälkeen voit kohdissa Aloitustiedosto (Prepend document) tai Lopputiedosto (Append document) valita tiedoston, joka oletuksena automaattisesti lisätään tulostettavaan tiedostoon.

33 PDF-asetukset Linkit Toiminto etsii asiakirjaan sisältyvät hyperlinkit. Käyttäjä voi napsauttaa linkkiä ja näin avata esimerkiksi web-sivun. PDF-XChange tukee vain merkkimuotoisia linkkejä, kuten Ohjelmaan sisältyvä MS Office Addin tukee kuitenkin lisäksi Officeasiakirjojen upotettuja linkkejä, myös sisällysluetteloissa ja tekstilinkkeinä. Esimerkki sisäänrakennetusta linkistä, joka ei ilman Office-integraatiota PDF-asiakirjassa toimi: kotisivullemme pääset kun 'napsautat tähän'. Sama sääntö pätee myös sähköpostiosoitteisiin. Linkkitoiminto määritellään välilehdellä Linkit (Links). Merkitse ruutu Etsi URL:t tekstistä (Analize URLs in Printed Text). Tämän jälkeen voit sovittaa kohdassa Linkkiasetukset (Links Options) linkkitekstin ulkoasun omien tarpeiden mukaisiksi. Merkintätapa (Border Type). Antaa mahdollisuuden valita hyperlinkin esitystavaksi esimerkiksi alleviivauksen, suorakulmion tai tavallisen tekstin. Merkintätyyli (Border Style). Alleviivauksen tai suorakulmion viiva voi olla kiinteä (solid), pistemäinen (dotted) vai tavuviivamainen (dashed). Viivojen tyyliä voidaan edelleen määritellä kohdissa Viivan leveys (Border Width) ja Viivan väri (Border Color). Paikalliset tiedostot PDF-XChange osaa muodostaa linkit tiedostoihin, jotka sijaitsevat oman koneesi tai verkon levyasemassa (Local Files). Kun linkkiä napsautetaan, tiedosto avautuu edellyttäen, että sen avaamiseen sopiva sovellus löytyy koneelta, johon linkki viittaa ja jossa tiedosto tosiasiassa on. Linkkitiedon täytyy sisältää tiedostonimi ja koko hakupolku, esimerkiksi C:\Documents and Settings\All Users\Documents\asiakirja.doc. Etsi tiedostonimet ja muunna PDF-linkeiksi (Detect Filenames and Convert To PDF Links). Kun ruutu merkitään, sivuilta etsitään täydellisiä polkunimiä ja ne muunnetaan tiedostolinkeiksi. Tarkista linkitettävien tiedostojen olemassaolo (Check Files Exist For Linking). Kun edellinen kohta on merkitty ja tämäkin kohta otetaan käyttöön, tarkistetaan tiedoston olemassaolo ennen kuin linkki luodaan.

34 34 PDF-XChange ja Editor Plus Dokumentin suojaus Voit suojata asiakirjan avaussalasanalla, käyttörajoituksilla ja digitaalisilla allekirjoituksilla. Suojausmahdollisuudet ja salauksen vahvuus riippuvat käytössä olevasta PDF-muodosta. Erityisen hyödyllistä salaus on silloin, kun sähköpostissa pitää lähettää luottamuksellista tietoa. Vastaanottajan kanssa voi esimerkiksi puhelimitse sopia salasanan ja kaikki tärkeä informaatio lähetetään suojattuna PDF-liitteenä. Suojaus määritellään välilehdellä Suojaus (Security). PDF-asiakirjat suojataan merkitsemällä ruutu Käytä PDF-suojausta (Use PDF security). Välilehdellä voimassa olevat käyttöoikeusrajoitukset astuvat voimaan tulostettavassa PDF-dokumentissa. Asiakirjan salasanat Suojaukseen voidaan soveltaa kahta eri salasanaa (Document Passwords): Salasana asiakirjan avaamiseen (Password Required to Open the Document). PDF-tiedoston käyttäjän salasana asiakirjan avaamiseen. Salasana asiakirjan oikeuksien ja salasanan muuttamiseen (Password Required to Change Permissions and/or Password). "omistaja- ja hallintasalasana" käyttöoikeuksien muuttamiseen sekä avaukseen tarvittavan salasanan muuttamiseen. Merkitse ruudut ja kirjoita salasanat.

35 PDF-asetukset 35 Kun avaat katseluohjelmaan avaussalasanalla suojatun asiakirjan, avautuu ensin ikkuna, johon vaaditaan avaussalasana. Asiakirja avautuu kummallakin salasanalla. Jos valmiin PDF-asiakirjan salauksen purkaminen ja muokkaaminen on mahdollista, siihen vaaditaan omistajan salasana. Kun käytät salasanaa, on tärkeätä pitää se muistissa. Ilman asiakirjan avaukseen tarvittavaa salasanaa ei kukaan, ei edes asiakirjan tekijä pääse dokumentin suojausmäärittelyihin. PDF-dokumentti voidaan näin kokonaan menettää. Asiakirjan oikeudet Voit rajoittaa toimintoja, joita katseluohjelmassa asiakirjalle voi tehdä (Document Permissions). Voit esimerkiksi estää kaiken muokkaamisen, mutta sallia tulostamisen. Käyttöoikeuksia voit rajoittaa merkitsemällä ruudun Käytä PDF-suojausta (Use PDF Security). Jos et liitä käyttöoikeuksiin samalla myös omistajan salasanaa, voi kuka tahansa purkaa käyttöoikeuksien rajoituksen sellaisessa katseluohjelmassa, jossa suojausta voi muuttaa. Käytännössä siis kannattaa yhdistää rajoituksiin salasana. Jos halutaan ottaa käyttöön vain avauksen eston, mutta sallia muokkaukset, on muistettava valita kohtiin Muutosoikeudet (Changes Allowed) ja Asiakirjan tulostus (Printing the Document), että ne ovat sallittuja.

36 36 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Käyttöoikeuksien eston taso vaihtelee eri PDF-muodoissa. Uudemmissa versioissa voit käyttää 128- tai 256-bittistä salaustasoa, jolloin mahdollisuuksia on enemmän. 40-bittinen RC4 (Acrobat-versiot 3.0 ja uudemmat) (40-bit RC4 (Compatible with Acrobat 3.0 and above)) - voidaan määritellä neljä eri käyttöoikeustasoa: Tulostus sallittu (Allow Printing). Sallii kirjoitintulostuksen. Muokkaus sallittu (Allow Changing the Document). Sallii asiakirjan sisällön muokkauksen. Sisällön kopiointi ja tiedon poiminta sallittu (Allow Content Copying or Extraction, Enable Accessibility). Käyttäjä voi kopioida PDF-asiakirjan sisällön tai poimia siitä mitä tahansa osia. Huomautusten ja lomakekenttien muokkaus sallittu (Allow Adding or Changing Comments and Form Fields). Käyttäjä voi lisätä tai muokata huomautustekstejä. Samoin hän voi täyttää, lisätä ja muokata myös interaktiivisia lomakekenttiä, mukaan lukien allekirjoituskentät. 128-bittinen RC4 (Acrobat-versiot 5.0 ja uudemmat) (128-bit RC4 (Compatible with Acrobat 5.0 and above)) 128-bittinen AES (Acrobat 7.0 ja uudemmat) (128-bit AES (Compatible with Acrobat 7.0 and above) Käytettävissä on vahvempi salausalgoritmi ja joustavammat käyttöoikeusmäärittelyt. Kirjoitintulostusta voidaan rajoittaa sallimalla se normaalina tai heikompilaatuisena. Käyttöoikeuksissa voidaan myös määritellä erikseen sisällön muokkausoikeudet, esim. lomakkeiden kenttien täyttö, allekirjoitus, huomautusten kirjoittaminen, sisällön muokkaus tai vain asiakirjojen yhdistely. Lisäksi voidaan sallia sisällön tarkastelu näkövammaisominaisuuksilla sekä sisällön kopiointi ja osien poiminta. Samat oikeudet ovat määritettävissä myös, jos valitset salaustasoksi jonkin 256- bittisen AES -salauksen, jotka ovat voimassa vasta Acrobat 9:stä lähtien.

37 PDF-asetukset 37 Digitaalinen allekirjoitus PDF-XChangen avulla voit lisätä asiakirjaan digitaalisen allekirjoitustiedoston, tai voit luoda ja lisätä helposti oman yksinkertaisen digitaalisen allekirjoituksen. Digitaalinen allekirjoitus on elektronisesti jaettuun asiakirjaan tai viestiin liitettävä koodi, josta voi yksiselitteisesti tunnistaa lähettäjän. Virallisiin digitaalisella allekirjoituksella varmennettuihin dokumentteihin tarvitaan kolmansien osapuolten sertifikaattipalveluita. Jos haluat luoda oman tunnuksen, merkitse ominaisuuksien välilehdellä Suojaus (Security) ruutu Allekirjoita asiakirja digitaalisesti (Digitally sign Document) ja napsauta painiketta Asetukset... (Settings...).

38 38 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Napsauta painiketta Luo sertifikaatti... (Create Serticate...) ja täytä allekirjoitustiedot. Kun olet luonut allekirjoituksen, napsauta OK. Tämän jälkeen voit valintaikkunassa määrittää, mille sivulle allekirjoitus lisätään ja mihin kohtaan ja minkä kokoisena. Lisäksi voit määrittää allekirjoitukselle perusteen ja mitä tietoja allekirjoituksessa näytetään. Kun PDF-dokumentin käyttäjä avaa asiakirjan, hän näkee allekirjoituksen määrittämässäsi kohdassa ja laajuudessa.

39 PDF-asetukset Tallennusasetukset Tallennusasetuksissa voi määrittää, miten dokumentti tallennetaan ja muodostetaanko nimi jonkun etukäteen valitun nimeämiskäytännön mukaisesti. Lisäksi voit valita dokumentin avattavaksi jossakin PDF-tiedoston katseluohjelmassa ja näin tarkistaa sen ulkoasun välittömästi tallennuksen jälkeen. Tallennusasetuksia voit halutessasi vaihtaa tallennuksen aikana. Asetukset määritetään ominaisuuksien välilehdellä Tallennus (Save). Työn hallinta (Job Management). Tallennuksen työnohjaukseen on käytettävissä neljä vaihtoehtoa: Käytä pdfsaver -ohjelmaa työn hallintaan (Use PDFSaver for Job Management). Ohjaa tulostustyön pdfsaver-ohjelmistoon. Ohjelman ominaisuuksista kerrotaan tarkemmin myöhemmin aineistossa. Lisää työ pdfsaver in ryhmään viimeiseksi aktiiviseksi työksi (Append Current Job to the Last Active Job). Lisää työn viimeiseksi pdfsaverin kautta menneiden töiden joukkoon. Jos ryhmässä ei ennestään ole töitä, tämä vaihtoehto toimii edellä olevan kohdan 1. tavoin. Tallenna luotu PDF-tiedosto (Save Generated PDF File). Tällä vaihtoehdolla voidaan itse määritellä kuinka PDF-XChangen tulee tallentaa asiakirjatiedostot. Luo PDF ja lähetä sähköpostina, ei tallennusta (Generate PDF, then Delete). PDF-tiedosto luodaan ja lähetetään asetusten välilehdellä Sähköposti ( ) määriteltyyn osoitteeseen.

40 40 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Tallennusasetuksissa (Save Options) voidaan määritellä miten PDF-XChangen tulee suorittaa asiakirjojen tallennus. Näytä "Tallenna nimellä..." valintaikkuna (Show 'Save As...' Dialog). Jos tämä asetus on valittuna, PDF-XChange pyytää aina ennen tulostamista määrittelemään tai vahvistamaan luotavan tiedoston nimen Windowsin Tallenna nimellä -valintaikkunassa. Näin voit käyttää jotain oletustapaa nimen luomiseen ja muuttaa sen tarvittaessa. Polku (Path) -kohdassa määritellään oletuspolku tulostettaville PDF-asiakirjoille. Selaa... (Browse...) -painikkeen nuolella avataan luettelo keskeisistä paikoista, kuten Omat tiedostot (My Documents). Napsauttamalla painikkeeseen voit etsiä tallennuspaikan valintaikkunassa Selaa kansioita (Browse Folders). Jos valitset Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunan avautumaan, voit tapauskohtaisesti tarvittaessa muuttaa tallennuskansiota. Tiedostonimi (File Name) -kenttään voidaan määritellä oletusnimi tai makro, jota käytetään tiedoston nimeämiseen. Makro määritellään napsauttamalla Makro (Macro) -painiketta. Tekstiä ja makroja voidaan yhdistellä toivotun tiedostonimen luontikaavaksi. Katso lisätietoja makroista kohdasta "Nimeämismakrot". Poista hakupolku asiakirjan nimestä (Strip Path From Document Name). PDF-XChange perii PDF-tiedostoksi konvertoitavan lähdetiedoston nimen ja hakupolun siitä ohjelmasta, jossa tiedosto on luotu. Voit tarvittaessa muokata näitä tietoja Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunassa. Voit myös antaa nimen automaattisesti ja valita tallennuspolun erikseen jokaisen tiedoston luonnin yhteydessä.

41 PDF-asetukset 41 Nimi jo käytössä (When File Exists) - asetus kertoo miten PDF-XChangen tulee toimia tallentaessaan tiedostoa, jonka nimi on samassa kansiossa jo ennestään käytössä. Näytä varoitusikkuna (Show Warning Dialog). Avaa valintaikkunan, jossa kysytään, haluatko tallentaa luomasi tiedoston entisen samannimisen päälle (Overwrite) vai liittää sen siihen (Append). Tallenna aina päälle (Always Overwrite). Uusi tiedosto tallennetaan aina entisen päälle. Automaattinen numerointi (Auto Number). Lisää uuteen tiedostonimeen järjestysnumeron, jolloin tiedostonimi ei enää ole sama. Tässä vaihtoehdossa voidaan myös määritellä aloitusnumero ja kuinka paljon lisätään, jotta saadaan seuraava numero. Yhdistä samannimisen tiedoston loppuun (Merge With Existing (Append To)). Liittää uuden tiedoston sivut entisen samannimisen PDF-tiedoston loppuun. Yhdistä samannimisen tiedoston alkuun (Merge With Existing (Insert Before)). Liittää uuden tiedoston sivut entisen PDF-tiedoston alkuun. Kysy tiedostonimeä (Ask for new file name) Huomaa, että asetuksista riippumatta voit vielä PDF-tiedoston luonnin aikana tallennusikkunassa liittää luotavan tiedoston aikaisemman samannimisen tiedoston loppuun. Avaa luotu PDF-tiedosto tulostuksen jälkeen (Run Application After Printing). Jos tämä vaihtoehto on merkittynä, voidaan uuden PDF-tiedoston valmistuttua käynnistyvä sovellus määritellä kahdella tavalla: PDF-tiedostojen oletussovelluksessa (Default Application for PDF Files). Käynnistyvä sovellus on tiedostotyypille määritelty oletussovellus Windowsissa. Eli esimerkiksi sama sovellus, joka käynnistyy kun Windowsin Resurssienhallinnassa kaksoisnapsautetaan PDF-tiedoston nimeen. Jos oletussovellusta ei ole määritelty, jää valinta huomiotta. Sovelluksessa (Application). Tässä vaihtoehdossa voidaan itse määritellä käynnistyvä sovellus. Napsauttamalla Selaa... (Browse...) voidaan navigoida koneella olevaan sovelluksen käynnistystiedostoon. Selausnäppäimen nuolipainiketta painamalla avautuu valikko, josta voi valita sovelluksen. Asetuksista riippumatta voit vielä PDF-tiedoston luonnin aikana tallennusikkunassa merkitä, että luotu tiedosto avataan oletuksena olevassa katseluohjelmassa. Parametrit (Parameters) -kenttä voi sisältää komentoriviin kuuluvia sovelluksen toimintaa ohjaavia määritteitä. Oletusarvona on makro '%f' jonka useimmat sovellukset muuttavat juuri luodun tiedoston nimeksi ja sijaintipaikaksi. Jos parametrikentän jättää tyhjäksi, se saa oletusarvon '%f'.

42 42 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Nimeämismakrot PDF-XChangen dokumenttien nimeämismakrot ovat tehokas tapa antaa luotavillee dokumenteille automaattisesti jokin yleinen oletusnimi. Kun toiminto on käytössä, nimetään jokainen luotava dokumentti yksilöllisesti hyödyntäen esimerkiksi sovelluksen nimeä, tiedoston nimeä, tallennuspolkua, päiväystä, tietokoneen ja käyttäjän nimeä tai annettua ympäristömuuttujaa. Voit luoda haluamasi PDF-tiedoston nimen myös yhdistelemällä makroja siten, että käytät erottimena '\' -merkkiä, esimerkiksi %[User]\%[DocName]. Esimerkki (Example) -kenttä kertoo, miltä tulostuva tiedostonimi näyttää. Sovelluksen nimi (Application Name) - %[AppName]. Korvataan sen sovelluksen nimellä, josta PDF-XChange 4.0 suorittaa tulostuksen. Esimerkiksi Microsoft Wordissa tulostettaessa %[AppName] korvautuu nimellä WIN- WORD. Asiakirjan nimi (Document Name) - %[DocName]. Tiedostonimeksi sijoitetaan tulostetun asiakirjan nimi. Jos tulostat esimerkiksi Microsoft Wordista asiakirjan, jonka nimi on Testi.doc, saa luotu tiedosto nimen Testi.PDF.. Tallennuspolku (Document Path) - %[Docpath]. Alkuperäisen asiakirjan tallennuspolku kuitenkin siten muunnettuna, että asematunnuksen kaksoispiste muuttuu alaviivaksi, esimerkiksi C:\Omat tiedostot muuttuu muotoon C_\Omat tiedostot. Kenoviivat pysyvät muuttumattomina. Päiväys (Date) - %[Date]. Tähän sijoitetaan tämän päivän päiväys amerikkalaisessa muodossa MM-dd-yyyy. Katso kohdasta "Päiväysten muotoilu", miten voit muokata päiväyksen esitystapaa. Vuosi (Year) - %[Year]. Tähän sijoitetaan tämä vuosi. Kuukausi (Month) - %[Month]. Tähän sijoitetaan tämä kuukausi. Päivä (Day) - %[Day]. Tähän sijoitetaan tämä päivä. Aika (Time) - %[Time]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostusaika muodossa HH-mm-ss. Katso kohdasta "Kellonaikojen muotoilu", miten voit muokata kellonaikojen esitystapaa. Tunti (Hour) - %[Hour]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostushetken kellonajan tunnit. Minuutti (Minute) - %[Minute]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostushetken kellonajan minuutit. Sekunnit (Seconds) - %[Second]. Tähän sijoitetaan asiakirjan tulostushetken kellonajan sekunnit. Sivumäärä (Pages Count) - Sivujen kokonaismäärä. Tietokoneen nimi (Computer Name) - %[Computer]. Lisää tiedostonimeen järjestelmässä määritetyn tietokoneen nimen. Käyttäjän nimi (User Name) - %[User]. Lisää tiedostonimeen järjestelmään tulostushetkellä kirjautuneen käyttäjän nimen. Ympäristömuuttuja (Environment Variable) - %[Env]. Makron täydellinen muoto on %[Env:<name of environment variable>]. Jos esimerkiksi käyttäjän osastosta käytetään koodia THALL, voidaan tämä lisätä tiedostonimeen makrolla %[Env:THALL] Huom! Tiedoston nimeen ei tarvitse merkitä tunnusosaa, koska PDF-XChange sijoittaa nimen loppuun automaattisesti tunnuksen.pdf.

43 PDF-asetukset 43 Päiväysten muotoilu %[Date]-makroa voi laajentaa niin, että se sisältää myös päiväyksen muotoilun: %[Date:<date formatting string>]. <date formatting string> noudattaa Windows-standardin mukaista päiväysten koodausta ja se muodostuu seuraavan luettelon kirjaimista. Huomaa, että kirjainkoko on oleellinen osa koodia. d - kuukauden päivä, yksinumeroisissa päiväyksissä ei ole etunollaa. dd - kuukauden päivä, yksinumeroisissa päivissä etunolla. ddd - viikonpäivän nimi lyhyenä. dddd - viikonpäivän nimi täydellisenä. M - kuukausi, yksinumeroisissa kuukausinumeroissa ei ole etunollaa. MM - kuukausi, yksinumeroisissa kuukausinumeroissa etunolla. MMM - kuukauden nimi lyhyenä. MMMM - kuukauden nimi täydellisenä. y - vuosi ilmaistuna kahdella viimeisellä numerolla. etunolla jos arvo alle 10. Sama kuin muotoilu yy. yy - vuosi ilmaistuna kahdella viimeisellä numerolla. etunolla jos arvo alle 10. yyyy - vuosiluku täydellisenä ilmaistuna neljällä merkillä. Esimerkiksi nimi "ke, tammi 30 08" muodostetaan makrolla ja muotoilulla: %[Date:ddd, MMM dd yy] Huom. Kaikki sellaiset merkit, joita ei voi käyttää tiedostonimissä, esimerkiksi kenoviiva (\), korvataan alaviivalla. Kellonaikojen muotoilu %[Time] makroa voi laajentaa niin, että se sisältää myös päiväyksen muotoilun: %[Time:<time formatting string>]. <time formatting string> noudattaa Windows-standardin mukaista päiväysten koodausta ja se muodostuu seuraavan luettelon kirjaimista. Huomaa, että kirjainkoko on oleellinen osa koodia. h - yksinumeroisissa tunneissa ei etunollaa; 12-tuntinen kello hh - yksinumeroisissa tunneissa etunolla; 12-tuntinen kello H - yksinumeroisissa tunneissa ei etunollaa; 24-tuntinen kello HH - yksinumeroisissa tunneissa ei etunollaa; 24-tuntinen kello m - yksinumeroisissa minuuteissa ei etunollaa mm - yksinumeroisissa minuuteissa etunolla s - yksinumeroisissa sekunneissa ei etunollaa ss -yksinumeroisissa sekunneissa etunolla t - yksikirjaiminen päivänaikatunnus, kuten A tai P tt - monikirjaiminen päivänaikatunnus, kuten AM tai PM Esimerkiksi nimi "11_29_40" muodostetaan koodilla: "hh:mm:ss" Huom. Kaikki sellaiset merkit, joita ei voi käyttää tiedostonimissä, esimerkiksi kaksoispiste (:), korvataan alaviivalla.

44 44 PDF-XChange ja Editor Plus Asiakirjan tiedot Asiakirjan tekijä voi halutessaan liittää PDF-XChangella luotuun asiakirjaan tietoja itsestään tai asiakirjan sisällöstä. Valitse välilehti Asiakirjan tiedot (Document Info). Merkitse kohta Sisällytä asiakirjaan lisätietoja (Place Additional Information Into the Document) ja täytä lisätietokentät. Valinta aktivoi tietokentät. Pyydä asiakirjan tiedot tulostuksen alkaessa (Ask For Document Information On Printing Start). Kun ruutu merkitään, avautuu tulostuksen alkaessa valintaikkuna, johon voi täyttää tietokenttiä. Lisää asiakirjaan XMP-metadata (Add XMP Metadata to the Document). Lisätietoja tästä standardin PDF-muodon laajennuksesta löydät Adoben sivulta Extensible Metadata Platform (XMP). PDF-tiedot (PDF Information) Otsikko (Title). Tähän voidaan antaa asiakirjan otsikko. Kaikki PDF-XChangella luodut asiakirjat saavat tämän otsikon, jollei sitä erikseen muokata. Aihe (Subject). Tähän voidaan kirjoittaa asiakirjan aihe. Aihe pysyy samana, jollei sitä erikseen muokata. Kirjoittaja (Author). Kirjoittaja voi olla esim. henkilö tai yritys jne. Avainsanat (Keywords). Tähän voidaan kirjoittaa asiakirjaa luonnehtivat avainsanat. Avainsanan muoto on vapaa, mutta oikein muotoiltuna näistä voi olla huomattava apu silloin, kun joudutaan etsimään määrättyä asiakirjaa suuresta asiakirjajoukosta. Laatija (Creator). Tässä ilmoitetaan asiakirjan laatija. Voi olla sama kuin kirjoittaja tai esim. yrityksen osasto jne. Tuottaja (Producer). Sisältää kiinteän tiedon ohjelmasta, jolla PDF-tiedosto on tuotettu, eli ohjelman nimen PDF-XChange ja sen version. Tämän kentän sisältöä ei voi muuttaa.

45 PDF-asetukset Fonttien sisällyttäminen Sisällyttäminen (upottaminen) antaa mahdollisuuden upottaa tai olla upottamatta alkuperäisen asiakirjan fontteja luotuun PDF-tiedostoon. Asetuksissa voidaan myös erikseen määrittää ne fontit, jotka sisällytetään aina, ja ne fontit, joita ei sisällytetä koskaan. Jos fonttia ei upoteta ja sitä ei löydy lukijan koneelta, korvautuu fontti jollakin samantapaisella fontilla. Fonttien sisällyttäminen lisää luodun PDF-tiedoston kokoa. Useimmilla koneilla yleensä olevia stantardifontteja (esim. Arial, Times New Roman jne.) ei kannatakaan koskaan sisällyttää. Niitä voi käyttää asiakirjaa luotaessa, jos PDF-dokumenttia jaetaan esimerkiksi Internetissä tai katsellaan näytöllä. Tiedoston koko pysyy pienenä ja sen lataus ja katselu nopeutuu. Erikoisfontit sen sijaan pitää upottaa, jos esimerkiksi käytät yrityksesi logofonttia tai jokin virallinen asiakirja on laadittava vaadittua tyyliä käyttäen. Näissä tapauksissa on harvinaisten fonttien sisällyttämisellä varmistettava, että lukija näkee tekstin tarkalleen samanlaisena kuin kirjoittaja. Fonttien asetuksia määritetään ominaisuusikkunan välilehdellä Fontit (Fonts). Sisällytä kaikki käytössä olevat fontit (Embed All Used Fonts). PDF-tiedostoon sisällytetään kaikki alkuperäisen asiakirjan tekstiin sisältyvät fontit. Asiakirja voidaan koostaa katseluohjelmassa millä tahansa koneella riippumatta siitä, onko ko. koneella näitä fontteja vai ei. Määrittely lisää tiedostokokoa riippuen siitä, miten paljon alkuperäisessä asiakirjassa on käytetty erilaisia fontteja ja tyylejä. Suojattujen fonttien pakollinen sisällyttäminen (Force Embed Protected Fonts). Osa käytössä olevista fonteista saattaa olla käyttäjälle lisensoituja, eikä niitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle. Siinä tapauksessa, että PDFtiedosto on tarkoitettu omaan käyttöösi tai sinulla ja asiakkaallasi on oikeus niiden toimittamiseen myös ulkopuoliselle, voit pakottaa fontin sisällyttämisen luotavaan PDF-tiedostoon.

46 46 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Sisällytä laajennettu fontti- ja merkkitieto (Embed Extended Font/Character Info). Tätä asetusta tarvitaan vain, jos katselijalle halutaan antaa mahdollisuus kopioida tai muokata luomasi PDF-asiakirjan sisältöä. Suomenkielisessä tekstissä ei normaalisti tarvita tätä asetusta. Sen sijaan monessa muussa kielessä käytetään erikoismerkkejä ja aksentteja, joiden säilyttäminen oikeassa muodossa vaatii tämän asetuksen käyttöä. Toiminto lisää tiedostokokoa, joten sitä tulisi käyttää vain, jos halutaan säilyttää tiedoston myöhempi muokkausmahdollisuus. Sisällytä osajoukko, kun käytettyjen merkkien osuus on pienempi kuin % (Embed a subset of fonts only, if percentage of characters used is less than...%). Tämä toiminto analysoi tekstin ja tutkii, esiintyykö fontista merkkejä vähemmän kuin etukäteen määritetyssä prosentissa mainitaan. Jos merkkejä on vähemmän, sisällytetään tiedostoon koko fontin sijaan vain se merkkivalikoima, jota on käytetty. Näin voidaan optimoida PDF-tiedoston kokoa. Jos fonttisisältö ylittää määritetyn kynnyksen, sisällytetään tiedostoon fontin koko merkkivalikoima. Muita käyttäjiä varten on hyvä tehdä PDF-dokumentista luettava ja tarkasti alkuperäisen asiakirjan näköinen. Jos tiedostoa kuitenkin saa muokata ja sen sisältöä poimia muualle, voi osittaisen fontin sisällyttäminen koko fontin sijaan aiheuttaa jatkossa ongelmia. Jos PDF-tiedoston muokkaaja tarvitsee merkkiä, jota osittaisessa valikoimassa ei ole, hän ei voi käyttää alkuperäistä fonttia ellei sitä löydy hänen omasta järjestelmästään. Jos tiedosto on tarkoitettu muokattavaksi, on suositeltavaa jättää arvoksi oletuksen mukainen 100%. Jos huomaat PDF-tulostuksen jälkeen, etteivät kirjaimet tule oikean näköiseksi, tee konversio uudestaan merkitsemällä asetus Sisällytä kaikki käytössä olevat fontit (Embed All Used Fonts). Pääsääntöisesti tämä asetus on tehtävä mm. silloin, jos joltain www-sivulta avataan PDF-tiedosto ja halutaan tallentaa se valitsemalla Tiedosto/Tulosta (File/Print) ja tulostimeksi PDF-XChange. Välilehden alaosan luettelosta Käytettävissä olevat fontit (Available Fonts) voit erikseen poimia tiettyjä oletusfontteja. Valitse fontti (tai fontit) ja siirrä se jompaa kumpaan oikeanpuoleiseen luetteloon napsauttamalla >>. Merkitsemällä ruudut voit määrätä fontit aina tai ei koskaan upotettaviksi. Sisällytä aina nämä fontit (Always Embed Fonts). Jos luomasi asiakirja sisältää käytettävissä olevien fonttien luettelossa mainitun fontin ja se sisällytetään PDF-tiedostoon, varmistetaan asiakirjan lukijalle täsmälleen oikea muotoilu. Tiedostoko kasvaa. Älä sisällytä näitä fontteja (Never Embed Fonts). Tähän luetteloon valittuja fontteja ei koskaan sisällytetä PDF-tiedostoon riippumatta siitä, mitä muissa asetuksissa on sanottu. Luettelossa on valmiiksi oletusarvona tyypillisiä Windowsin fontteja. Mitä enemmän käyttämiäsi fontteja tällä listalla on, sitä pienempiä ovat yleensä luodut tiedostot. Tosin tälle listalle ei kannata sijoittaa niitä fontteja, joita ei koskaan käytetä. Edellä sanotusta on yksi poikkeus: kaikkien alkuperäisessä asiakirjassa esiintyvien fonttien erikoismerkit sisällytetään asetuksista riippumatta.

47 PDF-asetukset Pakkaus, optimointi ja grafiikka PDF-tiedostot ovat usein huomattavasti pienempiä, kuin sen ohjelman tiedostot, jolla alkuperäinen asiakirja on laadittu. Varsinkin PDF-XChangessa on erityisesti kiinnitetty huomiota tiedostojen pakkaus- ja optimointiominaisuuksiin. Sopivimman algoritmin valinta tekstille tai kuville on usein monimutkainen toiminto, koska samalla kuitenkin sisällön on pysyttävä laadukkaana ja virheettömänä. Useimmat käyttäjät löytävät perusasetuksia kokeilemalla keskimäärin parhaan ratkaisun omille tyypillisille asiakirjoilleen. Pakkaus- ja optimointitietoa löytyy laajasti Internetistä tai kirjallisuudesta. Usein paras vaihtoehto löytyy vain testaamalla. Seuraavassa on lyhyesti esitelty PDF- XChangen pakkaus- ja kuvankäsittelyominaisuuksia. Pakkaus Pakkausmääritykset teet ominaisuusikkunan välilehdellä Pakkaus (Compression). Pakkaa grafiikka (Compress Graphics). Valitse ensin, haluatko tiivistää grafiikkaa. Jos haluat, valittavaksi tulee lisää määritysvaihtoehtoja. Vaihtoehto Automaattinen (Auto) tarjoaa usein riittävän hyvän pakkausoptimoinnin. Vihje! Joissakin kuvatyypeissä DPI-arvon suurentaminen tulostinasetuksissa voi jopa pienentää tiedostokokoa eikä päinvastoin kuten voisi olettaa. ASCII-tiedosto (ASCII Format). PDF-tiedosto luodaan käyttäen 7-bittistä ASCII-merkistöä. Tämä kannattaa valita vain todella tarvittaessa, koska lopputuloksena on huomattavasti suurempi tiedosto. Pakkaa teksti (Compress Text). Tämä vaihtoehto on yleensä valittuna varmistamassa tekstin osalta tehokkaasti tiivistetyn PDF-tiedoston. Lopputulokseen vaikuttavat myös tekstiä koskevat lisämäärittelyt.

48 48 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Jos olet päättänyt tiivistää kuvia, voit soveltaa pakkausta erityyppisiin kuviin, Väri- ja harmaasävykuviin (High Color/Grayscale Images), Indeksoituihin kuviin (Indexed Images) ja Yksivärikuviin (Monochrome Images). Indeksoidut kuvat ovat kuvia, jotka esiintyvät asiakirjassa useaan kertaan. Ne sisällytetään PDF-tiedostoon vain yhden kerran aina kun se on mahdollista ja PDF- XChange ylläpitää luetteloa kertautuvista kuvista. Tiedostoa katseltaessa oikea kuva näkyy omalla paikallaan. Pakkausmenetelmistä voi valita kullekin kuvatyypille yleensä sopivimman tavan: Automaattinen (Auto). PDF-XChange valitsee parhaat tiivistysasetukset ja säilyttää kohtuullisen hyvän kuvien laadun. JPEG. Paras värikuvalaatu. Sopii väri- ja harmaasävykuviin, joissa on enemmän sisältöä kuin mitä näytöllä tai tulostimella voi esittää. Tällaisia ovat mm. valokuvat. JPEG-pakkaus hukkaa tietoa, JPEG2000 on tietoja hukkaamaton pakkausmenetelmä. Valitsemalla sopivan prosentin JPEG laatu (JPEG Quality) -kohtaan voi optimoida laadun ja tiedostokoon. Mitä korkeampi luku, sitä pienemmäksi jää pakkaus ja sitä paremmaksi kuvan laatu. ZIP-pakkaus (Flate) sopii väri- ja harmaasävykuviin, joissa on suuria yksivärisiä alueita. Tällaisia ovat esimerkiksi tämän aineiston näyttökuvat. ZIP-pakkaus ei hävitä tietoa. CCITT-pakkaus sopii esimerkiksi piirto-ohjelmilla tuotettuihin mustavalkokuviin. Pakkaus ei hävitä tietoa. Suorituspituus (Run Length) -pakkaus on tietoa hävittämätön pakkaus erityisesti kuville, joissa on suuria mustia tai valkoisia alueita. Optimointi Välilehden Optimointi (Optimization) monet asetukset liittyvät tiettyjen ohjelmien tapaan käsitellä grafiikkaa. Muutamien asetusten avulla voit ratkaista joidenkin Adobe Acrobat Reader -versioiden kanssa tiedossa olevia ongelmia.

49 PDF-asetukset 49 Grafiikka Grafiikka-asetuksia voidaan käyttää vähentämään liitettyjen kuvien pikselimäärää (interpolointi) tai muuntamaan ne harmaasävy- tai yksivärikuviksi. Määritykset vaikuttavat kaikkiin asiakirjan samantyyppisiin kuviin. Jos tiedostoa katsellaan lähinnä web-sivuilla tai näytöllä, tai tulostusjäljen ei tarvitse olla muuten huippulaatua, ei kannata panostaa PDF-tiedoston korkeaan laatuun. Heikomman kuvalaadun vastapainoksi saa pienemmän tiedostokoon ja sen avulla nopeamman latautumisen ja selauksen. PDF-XChange tarjoaa grafiikka-asetuksissa välineet tiedostojen optimoimiseksi siihen ympäristöön, johon ne on tarkoitettu. Asetukset määrität ominaisuusikkunan välilehdellä Grafiikka (Graphics). Kuvan bittikartta koostuu pikseli-nimisistä yksiköistä. Kuvan interpolointi alaspäin (Downsampling) vähentää tiedoston sisältämien pikselien määrää ja siten tiedoston kokoa. Monet tietokonenäytöt pystyvät esittämään enintään 96 pistettä tuumalla. Interpolointi on järkevää, jos luotua kuvaa käytetään selailuun Internetissä tai tietokoneen näytöllä, eikä sitä yleensä tulosteta paperille. Valittavaan tarkkuuteen vaikuttaa myös se, onko kuvaa tarpeen suurentaa katselussa. Syötä arvo ruutuun kuville yli (for images above). Jos tarkkuus ylittää raja-arvon, yhdistetään pikseleitä tarpeen mukaan. Käytettävissäsi on kolme kuvan interpolointitekniikkaa: Lineaarinen interpolaatio (Linear Downsampling). Lineaarinen on nopea menetelmä. Menetelmä laskee tietyn alueen kuvapikselien värien keskiarvon ja korvaa kaikkien pikselien arvot tällä keskiarvolla. Näin tallennetun informaation määrä vähenee ja tiedostokoko pienenee. Sen vaikutus eräiden kuvatyyppien laatuun voi kuitenkin olla vähemmän toivottu. Bilineaarinen (Bilinear Downsampling). Lineaarista hitaampi menetelmä, joka vaatii enemmän prosessointia, mutta tuottaa tarkemman tuloksen. Pehmeä interpolaatio (Bicubic Downsampling). Tarkkuudeltaan paras menetelmä. Pikselin väri lasketaan painotetulla keskiarvolla. Käsittely voi viedä aikaa, varsinkin jos kuva on suuri ja sen sisältö monimutkainen. Muunto (Conversion) -asetuksia käyttämällä voidaan esimerkiksi värikuva muokata harmaasävykuvaksi, yksivärikuvaksi tai mustavalkoiseksi. Näin pienennetään tiedostokokoa.

50 50 PDF-XChange ja Editor Plus Profiilit Tallennettu profiili voi sisältää useita PDF-XChange -kirjoittimen asetuksia, kuten käytettävän paperikoon, fontit, vesileimat jne. Kun profiili ladataan käyttöön, käytetään siihen tallennettuja asetuksia kaikkiin tulostustöihin nykyisen istunnon aikana, kunnes profiili vaihdetaan muuhun profiiliin. Kun PDF-XChange otetaan uudelleen käyttöön, on voimassa aina aluksi oletusprofiili. Profiilien avulla voidaan asetukset nopeasti vaihtaa tehtävätyypin tarpeen mukaan. Jos samalla tietokoneella on useita käyttäjiä, voi jokaiselle käyttäjälle luoda hänen työtehtäviensä mukaisen profiilin. Pääkäyttäjä voi myös hyödyntää profiileja ja määrittää niihin PDF-XChangen oletusasetukset. Profiileja luodaan ja muokataan ominaisuuksien ikkunan yläreunan työkaluilla ja painikkeella Hallinta... (Manage...). Luettelosta Profiili (Profile) voit valita tarvittavan profiilin ja sen jälkeen vahvistaa sen käyttöönoton. Tallennuspainikkeella voit lisätä profiilin, jonka sisällöksi tulee asetusten senhetkinen tilanne. Anna jokaiselle uudelle profiilille yksilöllinen nimi (Name) ja kirjoita mahdollinen kuvaus (Description). Napsauta lopuksi OK. Painikkeella Hallinta... (Manage...) pääset muokkamaan profiileja. Voit monistaa jonkin melkein oikein olevan profiilin, muuttaa sitten tarvittavat ominaisuudet ja tallentaa sen uudella nimellä.

51 PDF-asetukset 51 Voit monistaa (Clone) jonkin melkein oikein olevan profiilin, muuttaa sitten tarvittavat ominaisuudet ja tallentaa sen uudella nimellä. Poista (Remove). Poistaa valitun nimen luettelosta. Vie... (Export...). Vie valitun profiilin asetukset tiedostoksi, joka voidaan siirtää toiseen ympäristöön. Tuo... (Import...). Muualla tehdyn profiilin asetukset voidaan tuoda toiseen ympäristöön tai aikaisemmin tehty ja tallennettu profiili voidaan palauttaa. Profiilin nimen tulee olla erilainen kuin aikaisemmat nimet Sähköpostiyhteydet Helppo tapa lähettää valmistuva PDF-tiedosto sähköpostina on merkitä luonnin aikana tallennusikkunassa ruutu Lähetä valmistuva PDF-tiedosto sähköpostina ( PDF After Creation). Sähköposti lähetetään asetuksissa viimeksi käytettyjen määritysten mukaan. Tallennusikkunassa voit vielä siirtyä asetuksiin, joissa esimerkiksi lisäät lähetettävään liitteeseen salasanan. Kun haluat muuttaa sähköpostin oletusasetuksia, siirry ominaisuusikkunan välilehdelle Sähköposti ( ).

52 52 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Sähköpostin lähetät oletussähköpostiohjelman avulla näin: 1. Merkitse ruutu Lähetä luotu asiakirja sähköpostiliitteenä (Send Created Document as Attachment). Toiminto aktivoituu. 2. Valitse luettelosta Tapa (Method), miten postiohjelmaa käytetään: Käynnistä oletussähköposti (Launch Default Client). Käynnistää oletussähköpostiohjelman ja laatii määritysten mukaisen sähköpostiviestin PDF-liitteineen. Ohjelma jää odottamaan lähetyskäskyä, jolloin viestiä voidaan muokata ja lisätä siihen muita liitteitä. Tässä vaiheessa viesti voidaan tarvittaessa myös peruuttaa. Lähetä käyttäen oletussähköpostia (Send Through Default Client). Käynnistää oletussähköpostiohjelman ja lähettää heti määritysten mukaisen sähköpostiviestin PDF-liitteineen. Ohjelma ei jää odottamaan erillistä lähetyskäskyä. Tällöin ei myöskään viestiä voi enää peruuttaa, sisältöä muokata tai lisätä viestiin uusia liitteitä. 3. Täydennä sähköpostiviestin normaalisti tarvitsemat tietokentät kohtaan Sähköpostin ominaisuudet ( Properties). Jos valitsit lähetystavaksi postiohjelman avaamisen, voit täydentää tiedot myös sähköpostiohjelmassa. Lähettäjä (From). Lähettäjän sähköpostiosoite. Vastaanottaja (To). Sähköpostin ja PDF-liitteen vastaanottajan tai vastaanottajien sähköpostiosoitteet. Osoitteet erotetaan toisistaan puolipisteellä (;). Jos et halua kirjoittaa osoitteita, voit napsauttaa kentän perässä olevaa hakupainiketta (kolme pistettä). Oletussähköpostin osoitteisto avautuu ja voit valita vastaanottajat valintaikkunassa. Seuraavassa kuvassa on esimerkkinä Microsoft Outlookin ikkuna:

53 PDF-asetukset 53 Voit valita vastaanottajien lisäksi samalla myös kopion ja piilokopion saajat. Vastaanottaja voi olla myös jakelulista. Kopio (Cc). Kopion vastaanottajan sähköpostiosoite. Piilokopio (Bcc). Kopion vastaanottajan sähköpostiosoite siten, että muut saajat eivät näe sitä. Aihe (Subject). Sähköpostin aihetta koskeva otsikko. Sisältö (Content). Viestin teksti. 4. Merkitse tarvittaessa ruutu Lähetä asiakirja ZIP-muotoisena (Send Document in a ZIP Archive). Voit luoda liitteistä standardin mukaisia ZIP-tiedostoja, jotka ovat virusten ja muiden haittaohjelmien kannalta turvallisia liitteitä. ZIP-tiedostomuodon käyttö myös pakkaa lisää tiedostoa ja siten viestin lähettämiseen ja vastaanottamiseen käytetty aika vähenee. ZIP-tiedostot voi purkaa käyttöjärjestelmän purkutoiminnolla tai useilla ilmaisilla purkuohjelmilla. 5. Napsauta OK tai siirry muille välilehdelle. Lähetystavaksi voi valita myös vaihtoehdon Lähetä käyttäen SMTP Palvelinta (Send Directly Through SMTP Server). Viestin lähetys ohittaa oletussähköpostin ja käyttää PDF-XChangen SMTP-asetuksiin tallennettuja oletusarvoja. Tässä vaihtoehdossa voidaan asentaa ja käyttää useita SMTP-palvelimia. SMTP-palvelinasetusten määrittäminen vaatii usein järjestelmäasiantuntijan tai palveluoperaattorin apua.

54 54 PDF-XChange ja Editor Plus Asetukset tallennuksen yhteydessä Voit muuttaa joitakin PDF-tiedoston ominaisuuksia luotavan tiedoston tallennuksen yhteydessä. Kun tulostus etenee tallennusvaiheeseen, napsauta valintaikkunan alareunassa olevaa painiketta Lisäominaisuudet... (Additional Properties...). Avautuva asetusikkuna sisältää kolme välilehteä: Tietoja (Information), Suojaus (Security) ja Sähköposti ( ), Niiden toiminnot vastaavat kirjoitinohjaimen asetusikkunan samoihin ominaisuuksiin liittyviä määrityksiä.

55 PDF-asetukset Ohjauspaneelin asetusikkuna Kun valitset sovellusohjelmissa tulostimeksi PDF-XChangen, pääset muokkaamaan luotavan PDF-tiedoston ominaisuuksia napsauttamalla Tulostimen ominaisuudet (Printer Properties). Kun teet eri välilehdellä muutoksia asetuksiin, ne jäävät voimaan myös seuraaviin PDF-XChangen tulostuksiin. Muutamat ominaisuudet, mm. profiilin nimi on kuitenkin oletusarvona aina tulostusasetuksissa ohjainta käynnistettäessä. Tulostusasetuksia voit ohjelmien tulostusikkunoiden lisäksi muuttaa Ohjauspaneelin Laitteet ja tulostimet (Devices and Printers) -ikkunassa. Seuraavassa kuvataan näiden asetusten muuttaminen Windows 7:ssa. Ohjauspaneelin avaat eri käyttöjärjestelmäversioissa hieman eri tavalla, mutta perusperiaate on kuitenkin sama. 1. Avaa Laitteet ja tulostimet (Devices and Printers) -ikkuna suoraan Käynnistä (Start) -valikosta tai avaa ensin Ohjauspaneeli (Control Panel) ja sen jälkeen kohta Laitteet ja tulostimet (Devices and Printers). Ikkunassa näet lueteltuna kaikki järjestelmääsi asennetut tulostimet. 2. Napsauta kuvakkeeseen PDF-XChange Standard V6 hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tulostimen ominaisuudet (Printer properties) tai kaksoisnapsauta kuvakkeeseen ja valitse tulostuksen hallintaikkunassa Tulostin (Printer) -valikosta Ominaisuudet (Properties). 3. Avautuvassa ikkunassa voit määrittää tulostimen yleisiä asetuksia, kuten tulostusjonojen käsittelyä. PDF-tulostuksen asetuksiin pääset napsauttamalla välilehdellä Yleiset (General) painiketta Asetukset... (Preferences...) tai välilehdellä Lisäasetukset (Advanced) painiketta Tulostuksen oletusasetukset... (Printing Defaults...). Avautuva valintaikkuna on täsmälleen sama kuin avattaessa PDF-XChangen ominaisuusikkuna tulostuksen yhteydessä. Tee määritykset ja napsauta OK. 4. Napsauta OK ja sulje kaikki ikkunat.

56 56 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Tulostaminen Office-ohjelmista 1 MS Office -integraatio Uusimpiin PDF-XChange -ohjelman versioihin on lisätty yhteys kolmeen MS Office -sovellukseen: MS Word MS Excel MS PowerPoint Office Addin -toiminnon asennus pitää erikseen vahvistaa. Integraatio toimii MS Office 97:n ja sitä uudempien versioiden kanssa. Office-ohjelmiin lisätään työkalut, joiden avulla voidaan luoda PDF-tiedostoja, tulostaa asiakirjat PDF-muotoon ja lähettää luotu tiedosto sähköpostina sekä määrittää luontiasetuksia. Kun käytät työkaluja, ei ohjelman varsinaista tulostuskomentoa tarvita PDF-XChange -tulostimen valintaa varten. Asetus-työkalun valinnoista monet ovat samoja kuin muissakin ohjelmissa tai edettäessä asetuksiin PDF-tiedoston tulostusikkunassa. Osa asetuksista liittyy kuitenkin vain Office-ohjelmiin ja niissä on parannettu muutamia luontiominaisuuksia. Voit esimerkiksi tulostaa Word-asiakirjan sisäisiä linkkejä, kuten ristiviittauksia tai loppuviitteitä. Lisäksi kirjanmerkit voi muodostaa suoraan Wordin tyyleistä jne. Nämä laajennetut ominaisuudet ovat voimassa vain, kun tulostus tehdään Office Addin -lisäohjelman välineillä. 1.1 MS Office -integraation työkalut Kun PDF-XChange -ohjelman Office Addin -lisäys asennetaan, lisätään valintanauhaan PDF-XChange -välilehti. Konvertoi PDF:ksi (Convert to PDF). Tulostaa näytöllä aktiivisena olevan asiakirjan PDF-muotoon käyttäen voimassa olevia asetuksia ja asennettua virtuaalista PDF-XChange -tulostinta. Luo PDF ja lähetä sähköpostina (Create PDF & ). Tulostaa PDF-tiedoston ja lisäksi lähettää sen sähköpostina. Muokkaa asetuksia (Settings). Avaa valintaikkunan, jossa voit määrittää käytössä olevat asetukset. Suurin osa vaihtoehdoista on samoja kuin PDF- XChange -tulostimen ominaisuuksissa. Ne on toistettu ikkunassa ensimmäisellä välilehdellä käytön helpottamiseksi.

57 MS Office -integraatio Yhteiset asetukset Office-ohjelmissa Asetukset Ensimmäinen välilehti Asetukset (Settings) sisältää samoja asetuksia kuin PDF- XChange yleensäkin, ja ne on kuvattu jo aikaisemmin tulostinasetuksissa. Linkit Välilehti Linkit (Links) poikkeaa PDF-XChangen vastaavasta asetussivusta.

58 58 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Voit määrittää asetukset, miten asiakirjassa olevat linkit analysoidaan ja luodaan. Luotu PDF-tiedosto perii ne ominaisuudet, jotka olet määrittänyt asiakirjaan Officen ominaisuuksien avulla. Luo tulostettavaan PDF-tiedostoon linkit (Generate links in Result PDF file). Aktivoi linkkien luontitoiminnon. Muunna MS Office -linkit (Convert MS Office Links) Kohdassa valitaan, mitkä MS Office -asiakirjan linkit muunnetaan PDF-linkeiksi: Alaviite- ja loppuviitelinkit (Footnote And Endnote Links). Asiakirjojen väliset linkit (Cross-document Links). Internet-linkit (Internet Links). Ristiviitelinkit (Cross-reference Links). Linkkien ulkoasu (Links Appearance) Kehyksen tyyppi (Border Type). Kohdasta valitaan, miten luodut hyperlinkit esitetään PDF-dokumentissa. Vaihtoehdot ovat: Ei merkintää (No Border). Ei näkyvää merkkiä, linkin päällä hiiren osoitin muuttuu. Alleviivaus (Underline). Aktivoi loput linkkien merkintäasetukset. Suorakulmio (Rectangle). Aktivoi loput linkkiasetukset. Kehyksen tyyli (Border Style). Vaihtoehdot ovat Kiinteä (Solid), Tavuviiva (Dashed) ja Pisteviiva (Dotted). Kehyksen leveys (Border Width). Alleviivauksen tai kehysviivan leveys pisteinä. Kehyksen väri (Border Color). Avaa väripaletin, josta voi valita merkintävärin. Asiakirjojen väliset linkit (Cross-document Links) Käytä suhteellista osoitusta kohdeasiakirjaan (Address Target Document with Relative Path Name). Muuttaa linkitettyjen dokumenttien tallennuspolut suhteellisiksi nykyiseen asiakirjaan. Tätä voidaan käyttää, jos dokumenttien keskinäinen hierarkia aiotaan säilyttää. Vaihda tiedoston tunnisteeksi PDF (Change File Extension to PDF). Muuttaa linkitettyjen tiedostojen tunnisteeksi ".pdf". Tämä on käyttökelpoinen toiminto, jos nykyisen dokumentti viittaa muihin tiedostoihin, jotka myös on tarkoitus muuntaa PDF-muotoon.

59 MS Office -integraatio 59 Lisäasetukset Välilehti Lisäasetukset (Advanced) sisältää muutamia asetuksia: Lisäasetukset (Advanced Options) Kun ruudut merkitään, otetaan toiminnot käyttöön: Tallenna asiakirja ennen konversiota (Save Document Before Conversion). Tallentaa aktiivisen asiakirjan ennen kuin PDF-muunto aloitetaan. Käynnistä PDF-tiedostojen katseluohjelma konversion jälkeen (Run Default Application for PDF Files After Conversion). PDF-tiedoston luomisen jälkeen avataan se oletuksena olevaan PDF-katseluohjelmaan. Ohjelma käynnistetään tarvittaessa. Kysy PDF-tiedoston nimeä (Prompt for PDF File Name). Avaa Tallenna nimellä -valintaikkunan, jossa voit itse määrittää luotavan PDF-tiedoston nimen. Jos ruutua ei ole merkitty, nimi muodostetaan automaattisesti PDF- XChangen tallennusasetuksissa voimassa olevien sääntöjen mukaan. Poista PDF-tiedosto kun sähköposti on lähetetty (Remove PDF File after ). PDF-tiedosto poistetaan sen jälkeen kun se on luotu ja lähetetty sähköpostin liitteenä. Siirrä asiakirjan yhteenveto PDF-tiedostoon (Convert Document Information). PDF-tulostukseen upotetaan asiakirjan tiedot, jotka löytyvät Office-tiedoston Ominaisuus (Properties) -ikkunan yhteenvedossa, esimerkiksi tekijän nimi tai asiakirjan aihe. Actify SFO -asetukset (Actify SFO Options) 3D-grafiikkaa voi sisällyttää PDF-versioon 1.6 ja uudempiin.

60 60 PDF-XChange ja Editor Plus Sovelluskohtaiset asetukset Asetusikkunassa on lisää välilehtiä riippuen siitä, missä MS Office -sovelluksessa työskentelet. Word Välilehti Kirjanmerkit (Bookmarks) auttaa määrittämään ja luomaan kirjanmerkit, jotka perustuvat Office-tiedostossa käytettyihin tyyleihin. Tämä luontitapa on joustavampi ja automaattisempi kuin PDF-XChangen virtuaalisen tulostimen. Välilehti Kirjanmerkit (Bookmarks) löytyy vain Wordin asetuksista. Merkitse ruutu Luo tulostettavaan PDF-tiedostoon kirjanmerkit (Generate Bookmarks in Result PDF File). Valitse luettelosta Käytettävissä olevat tyylit (Available Styles) ne tyylit, joita asiakirjasta etsitään ja joista on tarkoitus luoda kirjanmerkki. Mitä enemmän tyylejä on, sitä kauemmin PDF-tiedoston luonti kestää, joten ylimääräisiä tyylejä ei kannata ottaa mukaan.

61 MS Office -integraatio 61 Lisäksi Wordissa on välilehti Word-asetukset (Word Options), joka sisältää kaksi valintaruutua: Muunna Web-lomakkeet (Convert Web Forms). Kun ruutu merkitään, muunnetaan MS Officen Web-lomakkeet Adobe PDF AcroForms -lomakkeiksi. Näissä lomakemuodoissa on kuitenkin jonkin verran eroja ja konvertoinnissakin on rajoituksia, mitä näin voidaan muuntaa. Muunna muokkausmerkinnät (Convert Revision Markups). Näyttää myös PDF-sivulla Word-dokumentin muutosmerkinnät. Excel Excelissä on myös yksi oma välilehti Excel-asetukset (Excel Options): Tulosta aktiivinen taulukko (Print Active Sheet). Valinta tulostaa työkirjasta vain aktiivisen taulukon. Tulosta koko työkirja (Print entire workbook). Kun nappi merkitään, muunnetaan kaikki työkirjan taulukot PDF-muotoon. Tulosta valitut taulukota(print Selected Sheets). Valinta tulostaa työkirjasta kaikki valittuna olevat taulukot. PowerPoint Myös PowerPointissa on yksi oma asetusvälilehti PowerPoint-asetukset (Power- Point Options): Tee jokaisesta diasta kirjanmerkki (Place each slide as bookmark). Dioista muodostetaan kirjanmerkkipuu. Muunna diojen vaihtumistehosteet (Convert slide transition). Diasta toiseen siirtymiseen määritetyt vaihtumistehosteet tallennetaan PDF-tiedostoon.

62 62 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 pdfsaver 1 pdfsaverin käyttö pdfsaverin avulla tulostustyöt voidaan yhdistää jonoon ennen lopullisen PDF-tiedoston luontia. Esimerkki tästä voisi olla yhdistelmä, jossa on 3 Excelin taulukkosivua, 5 PowerPoint-diaa ja 10 sivua Word-tekstiä. Vastaava ominaisuus löytyy ilman pdfsaverin käyttöä myös PDF-XChangen tulostusikkunassa, kun merkitset tallennusvaiheessa ruudun Liitä toiseen PDF-tiedostoon (Append To Existing PDF). Näin voit liittää tallennettavan asiakirjan olemassa olevan tiedoston loppuun. 1.1 Tulostettavien asiakirjojen kerääminen Kun asiakirja lähetetään pdfsaveriin työstettäväksi, siitä voidaan muodostaa uusi ryhmä tai se voidaan liittää jo aikaisemmin luotuun tulostustöiden ryhmään. Lopullinen ryhmä ja tulostusjärjestys voidaan muokata pdfsaver-ohjelmassa ennen PDF-tiedoston luontia. 1. Varmista, että tallennusasetuksissa on valittuna kohta Käytä pdfsaver -ohjelmaa työn hallintaan (Use pdfsaver for Job Management). 2. Kun määrität asetukset ja tulostat asiakirjan, avautuu seuraava valintaikkuna: Jos napsautat painiketta Tallenna PDF-asiakirja (Save PDF Document), tulostetaan ja tallennetaan dokumentti tavalliseen tapaan. Tallennusikkunassa on kuitenkin valmiiksi oletuksena, että luotava asiakirja liitetään toisen dokumentin perään (Append To Existing PDF).

63 pdfsaverin käyttö Jos haluat kerätä tulostettavista asiakirjoista ryhmän, napsauta painiketta Luo uusi ryhmä (Create New Group). Kun lisäät dokumentteja olemassa olevaan töiden ryhmään, valitse ryhmä ja napsauta Lisää valittuihin (Append To Selected). 1.2 Ryhmien hallinta Voit muokata ryhmiä ja tulostaa ne pdfsaverista. Ryhmiä voidaan tallentaa ja avata. Näin niitä voidaan helposti siirtää monen käyttäjän ympäristössä. 1. pdfsaver5-ohjelman avaat Käynnistä (Start) -valikosta ryhmästä Tracker Software. Kun ryhmä valitaan Työt/Ryhmät (Jobs Groups) -luettelosta, näkyviin tulee luettelo kaikista siihen sisältyvistä asiakirjoista. 2. Asiakirjojen järjestystä ryhmässä voidaan muokata Työt/Asiakirjat (Jobs Documents) -luettelon vieressä olevilla painikkeilla Siirrä ylöspäin (Move Up) ja Siirrä alaspäin (Move Down). 3. Jos halut irrottaa jonkin asiakirjan ryhmästä, valitse se ja napsauta Irrota (Detach). Irrotettua asiakirjaa ei poisteta kokonaan, vaan se poistetaan entisestä ryhmästä ja luodaan sille uusi ryhmä. Turhan asiakirjan voit poistaa ryhmästä napsauttamalla Poista (Remove). 4. Kun ryhmän sisältö on koottu asianmukaisesti, se voidaan siirtää lopullisen PDF-tiedoston luontiin napsauttamalla Luo (Generate).

64 64 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Jos samaa ryhmämääritelmää tarvitaan usein, voit tallentaa sen myöhempää käyttöä varten. Tiedosto tallentuu asetuksissa määriteltyyn kansioon. Luettelossa Työt/Ryhmät (Jobs Groups) olevan tulostusryhmän voit poistaa painikkeella Poista... (Remove...). Poisto pitää vahvistaa. 1.3 Asetukset Asetukset (Settings) -välilehdelle voidaan tallentaa pdfsaver-asetukset. Töiden asetukset (Job Options) Työtiedostojen oletuskansio (Default Folder for Jobs Files). Kansio, johon ryhmämääritystiedostot tallennetaan. Tallenna työt automaattisesti (AutoSave Jobs). Ryhmämääritykset tallennetaan edellä mainittuun oletuskansioon poistuttaessa ohjelmasta. Avaa työt automaattisesti käynnistettäessä (AutoLoad Available Jobs on StartUp). Ryhmätiedostot avataan pdfsaver-ikkunaan oletuskansiosta ohjelman käynnistyessä. Muut asetukset (Miscellaneous Settings) Näytä kuvake tehtäväpalkissa (Show Icon in System Tray). Kun ruutu merkitään, näytetään pdfsaverin kuvake tehtäväpalkissa. Kuvakkeen napsauttaminen avaa PDFSaverin valintaikkunan. Käynnistä pdfsaver Windowsin käynnistyessä (Run pdfsaver at Windows Startup). Avaa pdfsaverin automaattisesti aina kun Windows käynnistetään. Näytä tulostuksen eteneminen (Show Printing Progress Window). Jos ruutu merkitään, avautuu ikkuna, jossa seurataan PDF-luonnin edistymistä. Sulje pdfsaver automaattisesti (Autounload pdfsaver after). Käyttämätön pdfsaver-moduuli voidaan sulkea tietyn ajan kuluttua. Aika määritetään sekunteina.

65 Office-tiedostojen automaattinen muunto 65 Office2PDF 1 Office-tiedostojen automaattinen muunto Office2PDF on PDF-XChangen lisäohjelma, jonka avulla voidaan muuntaa Microsoft Officen Word-, Excel- ja HTML-tyyppiset tiedostot PDF-muotoon eräajona. Lisäksi käyttäjä voi hyödyntää Tarkkailtavia kansioita (Watched Directories). Tuettujen tiedostomuotojen asiakirjat muunnetaan automaattisesti PDF-muotoon, Näin voi esimerkiksi arkistoida kokonaisen kansion sisällön PDF-tiedoistoiksi muun työskentelyn taustalla. Office2PDF:n luoma PDF-tiedosto voidaan tallentaa tarkkailtavaan kansioon tai mihin tahansa käyttäjän määrittämään kohdekansioon. 1.1 Perusteet Office2PDF V6 avataan Käynnistä (Start) -valikosta ryhmästä Tracker Software tai työpöydällä olevalla kuvakkeella. OffFice2PDF:n tukemat ohjelmat näkyvät ikkunan luettelossa. Lisäksi luettelossa on haara Tarkkailtavat kansiot (Watched directories), johon voit lisätä kokonaisia kansioita automaattista PDF-konversiota varten. Kun lisäät ikkunaan muunnettavan tiedoston, se näkyy kyseisen tiedostotyypin kuvakkeen alla.

66 66 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Muunnettavien asiakirjojen lisääminen ja poistaminen on hyvin yksinkertaista jollakin seuraavalla tavalla: Voit käyttää konvertoitavien asiakirjojen lisäämiseen ja poistamiseen painikkeita Lisää (Add), Poista (Delete) ja Poista kaikki (Delete All). Voit hyödyntää Tarkkailtavia kansioita (Watched directories). Niihin sijoitetut asiakirjat muunnetaan automaattisesti. Kun asiakirja tai asiakirjat on lisätty luetteloon, voit suorittaa muunnon napsauttamalla painiketta Käynnistä (Go). Tarkista myös tilanne ruudussa Näytä Office-käyttöliittymä konversion aikana (Show application GUI). Jos ruutu on merkitty, prosessoitavan tiedoston luontiohjelma avautuu ja näkyy. Jos se ei ole merkitty, suoritetaan muunto ilman luontiohjelman näyttämistä. Asetukset Asetuksiin pääset valitsemalla pääikkunassa Asetukset (Options) -valikosta Asetukset (Options). Valintaikkunassa voidaan muuttaa kaikkia PDF-asetuksia. 1.2 Tarkkailtavien kansioiden käyttö Voit valita Tarkkailtaviin kansioihin (Watched Folders) oletuskansioita, joita Office2PDF-ohjelma seuraa. Näihin kansioihin sijoitetut tuettujen tiedostotyyppien tiedostot muunnetaan automaattisesti PDF-muotoon ja tallennetaan asetusten mukaiseen kohteeseen. Kun merkitset ruudut Tallenna muunnetut dokumentit niiden alkuperäisiin kansioihin (Store converted documents into their original folders) ja Muunna automaattisesti juuri lisätyn tarkailtavan kansion tiedostot (Automatically process files from just added watched folder) ja lisäksi tarkistat asetuksista, että Tallenna nimellä (Save As) -valintaikkunaa ei avata, tapahtuu lisätyn kansion tiedostojen muunto täysin automaattisesti. Kansion voi lisätä tarkkailtavien kansioiden luetteloon napsauttamalla painiketta Kansio (Folder).

67 Office-tiedostojen automaattinen muunto 67 Valitse kansio ja napsauta OK. Jos sopivaa kansiota ei ole, voit luoda uuden kansion. Jotta kansiota ei lisättäisi vahingossa, täytyy lisääminen vahvistaa. Kun kansio lisätään tarkkailtaviin kansioihin, Office2PDF tarkistaa sen sisällön. Jos kansiossa on tuettujen tiedostotyyppien asiakirjoja ja automaattinen muunnon aloitus ei ole voimassa, avautuu seuraava valintaikkuna: Jos napsautat Kyllä (Yes), tuetut tiedostot muunnetaan välittömästi. Niin kauan kuin Office2PDF on käynnissä, muunnetaan jokainen tarkkailtaviin kansioihin tallennettu tuettujen tiedostotyyppien mukainen asiakirja välittömästi PDF-muotoon asetusten mukaisesti.

68 68 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 PDF-XChange Editor PDF-tiedostojen katselu ja muokkaus 1 Perusteet 1.1 Ohjelman avaaminen ja sulkeminen PDF-XChange Editor -ohjelma löytyy Windows 7 -käyttöjärjestelmässä Käynnistä (Start) -valikosta Tracker Software -kohdasta. Asennuksen yhteydessä luodaan yleensä myös työpöydälle ohjelman kuvake. Ohjelma käynnistyy napsauttamalla valikkonimeen tai kaksoisnapsauttamalla työpöydällä olevaan kuvakkeeseen. Windows 8 -käyttöjärjestelmässä ohjelman voi käynnistää suoraan aloitusnäytössä tai työpöydältä. Tässä aineistossa ohjelman taustalla on Windows 7. Ohjelman toiminnot ovat samanlaisia eri järjestelmissä, vain valintaikkunoiden ulkonäkö on hieman erilainen. Ohjelma suljetaan tavalliseen tapaan napsauttamalla ohjelmaikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa sulkemispainiketta (risti). Jos asiakirjaan on tehty muutoksia, varmistetaan niiden tallentamistarve ennen ohjelman lopettamista. 1.2 Ohjelmaikkuna Editorin ikkunasta löytyvät asiakirjan katseluun, muokkaamiseen ja tulostamiseen tarvittavat komennot ja työkalut. I

69 Perusteet 69 kkunoita hallitset samalla tavalla kuin muitakin Windows-ympäristön ikkunoita. Ikkunoiden pienentäminen, suurentaminen ja sulkeminen tapahtuvat nopeimmin oikean yläkulman painikkeilla. Ikkuna sisältää toimintojen valitsemiseen tarvittavien valikoiden ja työkalurivien lisäksi varsinaisen dokumenttiruudun, avoinna olevien dokumenttien välilehdet ja vasemmassa reunassa olevan suunnistusruudun. Ikkunan oikeaan reunaan avautuu tarvittaessa ominaisuusruutu ja hakuruutu. Komentojen valitseminen Komentoja voit toteuttaa hiirellä valikoiden ja työkalujen avulla tai näppäinyhdistelmillä. Editorissa on myös pikavalikkoja, jotka sisältävät hiiren osoittamaan kohteeseen liittyviä keskeisiä komentoja. Pikavalikon avaat hiiren kakkospainikkeella (oikealla painikkeella, jos et ole vaihtanut kätisyyttä). 1.3 Käyttöliittymän mukauttaminen Editorin näytöllä olevia elementtejä voi säätää monin tavoin. Voit piilottaa tarpeettomat osat ja siirtää usein tarvittavat osat paremmin esille. Jos muutat työskentelyalueen osien paikkoja tai ulkoasua, ovat muutokset voimassa kunnes muutat niitä uudelleen. Ohjelman asetuksissa voit vaihtaa käyttöliittymän fontteja ja värejä. Valikkorivi Valikkorivin voit piilottaa ja ottaa esiin painamalla F9. Rivin voit piilottaa tai ottaa esiin myös napsauttamalla työkalurivien alueelle hiiren kakkospainikkella ja valitsemalla Valikkorivi (Menu Bar) tai vastaavan komennon Näytä Työkalurivit (View Toolbars) -valikosta. Työkalurivit Editorissa on joukko työkalurivejä, jotka oletuksena näkyvät avoimina. Työkaluista näytetään niin suuri määrä painikkeita kuin ikkunan leveyteen mahtuu. Työkalurivien avaaminen ja sulkeminen Työkalurivejä voit avata ja sulkea napsauttamalla työkalurivien alueelle hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla sitten avattavan tai suljettavan rivin nimeen. Avoinna olevat rivit on merkitty valintamerkillä. Työkalurivien luettelon saat esiin myös valitsemalla Näytä Työkalurivit (View Toolbars). Myos Työkalut (Tools) -valikossa on joukko työkaluja. Työkalurivien siirtäminen Jokaisen työkalurivin alussa on harmaa erotinpalkki, josta vetämällä voit siirtää rivit uuteen järjestykseen tai vetää rivin kelluvaksi paletiksi työalueelle. Kelluvaa palettia siirrät otsikkorivistä vetämällä. Pystypalkki osoittaa uuden sijoituskohdan rivillä.

70 70 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Rivien piilottaminen ja näyttäminen Yleistyökalut näytetään kahdella rivillä valikkorivin alapuolella. Ylin rivi on kahden työkalun korkuinen. Dokumenttiin liittyvät työkalurivit ovat ikkunan alareunassa, kun jokin dokumentti on avoinna. Jokaisen rivin perässä on pieni nuolipainike, jolla kyseisen rivin voi piilottaa. Alimmalla nuolipainikkeella piilotat kaikki rivit. Kun rivi on piilotettu, on sen tilalla palkki, jossa on keskellä alaspäin osoittava nuolipainike. Rivin palautat näkyviin napsauttamalla palkkiin. Jos kaikki rivit on piilotettu, on ikkunan otsikkorivin alapuolella palautuspalkki. Työkalujen näyttäminen rivillä Jokaisen työkalurivin alussa on harmaa pystypalkki, jonka alareunassa on vasemmalle osoittava nuoli. Napsauttamalla palkkiin piilotat rivin työkalut ja vastaavasti palautat ne tarvittaessa näkyviin. Jos kaikki työkalut eivät mahdu kapeassa ikkunassa näkyviin, kerätään työkalut niiden otsikon mukaiseen painikkeeseen, jota napsauttamalla avautuu työkaluvalikko. Jos esimerkiksi valikkojen nimet tai jonkin suunnisruudun kaikki työkalut eivät mahdu näkyviin, on rivin perässä alapäin osoittava nuoli, jota napsauttamalla avaat näkyviin loppujen työkalujen valikon. Voit säätää työkalurivien korkeutta yhden tai kahden työkalun korkuiseksi alareunasta vetämällä. Myös valikkorivin korkeutta voi kasvattaa.

71 Perusteet 71 Työkalurivien mukauttaminen Voit lisätä painikkeita ja poistaa omiin työtehtäviisi tarpeettomia painikkeita. Rivien mukauttamiseen pääset napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella työkalurivien alueelle ja valitsemalla Mukauta työkalurivejä... (Customize Toolbars...). Komento löytyy myös Näytä Työkalurivit (View Toolbars) -valikosta. Avautuvan ikkunan ensimmäisellä välilehdellä Työkalurivit (Toolbars) voit merkitä, mitkä rivit näytetään. Työkalupainikkeita lisäät ja poistat näin: 1. Tarkista, että muokattava rivi on avoinna ja siirry välilehdelle Komennot (Commands). 2. Valitse luettelosta Luokat (Categories), mihin toimintoluokkaan lisättävä painike kuuluu. 3. Valitse painike ruudusta Komennot (Commands) ja vedä se haluamaasi työkaluriviin sopivaan väliin. Niin kauan kuin mukautusikkuna on avoinna, voit lisätä painikkeita ja siirtää niitä riveissä uuteen järjestykseen tai toiseen riviin. Samalla tavalla voit myös lisätä ja siirtää painikkeita valikoihin. 4. Jos haluat poistaa työkalun tai komennon valikosta, vedä se pois rivistä tai valikosta. 5. Kun kaikki muokkaukset on tehty, sulje muokkausikkuna. Painikkeella Palauta kaikki (Reset All) rivit palautetaan oletusten mukaisiksi.

72 72 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Suunnistusruutu Ikkunan vasemmassa reunassa näkyy suunnistusruutu ja sen alareunassa avoinna olevien eri ruutujen välilehtikielekkeet, joita napsauttamalla avaat sisällön esiin. Suunnistusruudun leveyttä voit säätää vetämällä sen ja dokumenttiruudun välistä rajaa haluamaasi suuntaan. Jos ruudussa on tilaa, voi esimerkiksi sivujen pienoiskuvia suurentaa tai pienentää painikkeilla ja sijoittaa useita vierekkäin. Jos ruutu on kapea, voi kirjanmerkit rivittää useammalle riville. Ruutujen näyttäminen ja järjestäminen Uusia sisältöjä avaat valitsemalla nimen Näytä (View) -valikosta tai ikkunan vasemman kulman Asetukset (Options) -painikkeen Näytä (View) -valikosta. Yksittäisen välilehden voi sulkea napsauttamalla sen sulkemispainikkeeseen (risti oikeassa yläkulmassa tai välilehtikielekkeessä). Välilehden sisällön voi vetää suunnistusruudusta kelluvaksi ikkunaksi siten, että vedät sen otsikkorivistä tai kielekkeestä dokumenttiruudun päälle.

73 Perusteet 73 Ikkunaa siirrät otsikkorivistä vetämällä. Voit palauttaa ikkunan takaisin suunnistusruutuun vasempaan reunaan tai dokumentin yläpuolelle otsikkorivistä vetämällä. Vetämisen aikana näet ohjaimet opastamassa, mihin kohtaan ruutu sijoitetaan. Samalla tavalla vetämällä voit järjestää myös eri välilehdet samanaikaisesti näkyviin suunnistusruutuun päällekkäin tai vierekkäin. Dokumenttien siirtymisvälilehdet ja ikkunointi Oletuksena dokumentit avataan välilehdille, jolloin jokaisella dokumentilla on näkyvissä oma kieleke. Niiden avulla siirtyminen dokumentista toiseen käy nopeasti. Ikkuna (Window) -valikon komennoilla voit ryhmitellä dokumentteja päällekkäin ja vierekkäin oleviin ikkunoihin ja välilehtiryhmiin. Komennot vaikuttavat aina vain aktiiviseen dokumenttiin. Komennolla Kaikki dokumentit yhteen välilehtiryhmään (All Documents to One Tab Group) palautat dokumentit yhteen ikkunaan peräkkäisiin välilehtiin. Jokaisen ikkunan välilehtiryhmässä on viimeisenä pluspainike, jolla voit avata ryhmään lisää dokumentteja. Ohjelman asetuksissa voit poistaa käytöstä välilehdet ja avata jokaisen dokumentin omaan ikkunaansa. Silloin ikkunoita ei voi ryhmitellä. Ikkuna (Window) -valikossa on myös komennot, joilla palautat ikkunaan avatut ruudut oletusarvoihin (Reset Main Panes Layout, Reset Document Panes Layout). Pääruutuja ovat mm. ominaisuusruutu ja hakuruutu, jotka voivat olla avoinna dokumenteista riippumatta. Dokumenttiruudut liittyvät avoinna olevaan dokumenttiin, esimerkiksi kirjanmerkkiruutu ja sivut-ruutu. Dokumentti-ikkunoita voit järjestellä ja siirtää dokumentteja eri ryhmiin myös hiirellä vetämällä. Ohjaimet näyttävät sijoituskohdan.

74 74 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Jos vedät välilehdestä dokumentin irralliseksi kelluvaksi ikkunaksi, avataan uusi Editor-ohjelmaikkuna ja dokumentti siirretään siihen. Ikkunoiden jakaminen Komennolla Ikkuna Jaa (Window Split) voit jakaa dokumentin ikkunan joko vaakasuunnassa tai pystysuunnassa. Molemmissa osissa on oma vierityspalkki, joilla voit selata näkyviin eri kohtia asiakirjasta. Ikkunoiden keskinäistä kokoa voit säätää jakoviivasta vetämällä. Ikkunan palautat yhdeksi valitsemalla Ikkuna (Window) -valikosta Poista jako (Remove Split). 1.4 Ohjelman asetukset PDF-XChange Editoriin liittyy suuri joukko asetuksia, joilla vaikutetaan ohjelman käyttöön ja PDF-tiedostojen katseluun. Oletusasetusikkunan avaat valitsemalla Muokkaa (Edit) -valikosta Ohjelman asetukset... (Preferences...).

75 Perusteet 75 Asetukset on koottu luokittain eri välilehdille. Asetukset ovat voimassa, kunnes muutat niitä uudelleen. Seuraavassa esitellään muutamia keskeisiä oletusasetuksia. Dokumentit Välilehdellä Dokumentit (Documents) valitset mm. välilehtien ja ikkunoiden käyttötavan, edellisten käytettyjen dokumenttien näyttämisen avauskomennossa sekä dokumenttien oletustallennuksen, Jos napsautat ikkunoiden kohdassa painiketta Asetukset... (Setup...), pääset valitsemaan, avataanko tiedostoja välilehdille vai omiin ikkunoihin. Napsauttamalla Viimeksi käytetyt ja historia... (Manage History ja Recents...) voit valita, kuinka monta dokumenttia historiatiedoissa ja viimeksi käytettyjen luettelossa näytetään. Voit halutessasi tyhjentää luettelot.

76 76 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kohdassa Tallenna dokumentit (Save Documents) valitset, mihin tiedostot oletuksena tallennetaan. Osatallennus tallentaa dokumenttiin vain tiedot muutoksista. Se suurentaa tiedoston kokoa, mutta voit tarvittaessa palauttaa dokumentin aikaisempaan versioon. Sivunäyttö Välilehdellä Sivunäyttö (Page Display) voit monin tavoin vaikuttaa siihen, millaiseen näkymään dokumentit avataan. Laatija voi määrittää dokumentille avaustilan, jos esimerkiksi kirjanmerkit tai liitetiedostot halutaan näkyviin jo avattaessa. Tämä ohittaa oletusasetukset kuitenkin vain, jos käyttäjän oman viimeisimmän näkymän käyttö ei ole merkittynä. Sivun teksti Välilehdellä Sivun teksti (Page Text) voit mm. valita, että tekstissä olevista webosoitteista muodostetaan linkit.

77 Perusteet 77 Koko näyttö Välilehdellä Koko näyttö (Full Screen) voit mm. valita näyttöesityksen ulkoasun, navigointitavan ja sivujen vaihtumissiirtymän. Kielet Välilehdellä Kielet (Languages) voit vaihtaa ohjelman käyttöliittymän kielen. Valinnalla Käytä maa-asetuksia (Use Regional Settings) käytetään samaa kieltä kuin käyttöjärjestelmän asetuksissa on valittuna. Voit valita luettelosta minkä tahansa kielen, johon tuki on olemassa, ja asettaa sen oletuskieleksi.

78 78 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Tiedostokytkennät Välilehdellä Tiedostokytkennät (File Associations) voit vaihtaa katseluohjelmaa, johon PDF-tiedostot oletuksena avataan. Mitoitus Välilehdellä Mitoitus (Measurement) voit valita yksikön, jota käytetään monissa eri yhteyksissä mittojen ilmoittamiseen.

79 Perusteet 79 Välilehdellä myös määrität erilaisten apuviivojen etäisyydet ja objektien tarttumisen esimerkiksi ruudukkoon. Jos napsautat painiketta Mukauta... (Customize...), voit tarkemmin määrittää esimerkiksi objekteihin tarttumisen kohdan. Tilannekuva-työkalu Välilehdellä Tilannekuva-työkalu (Snapshot Tool) määrität, millainen tilannekuva otetaan ja mitä kopioidaan.

80 80 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Lomakkeet Välilehdellä Lomakkeet (Forms) voit ottaa käyttöön laskettavien kenttien automaattisen päivittämisen tietojen syötön aikana ja määrittää lomakkeessa olevat täytettävät kentät korostettaviksi. Kommentointi Välilehdellä Kommentointi (Forms) määrität mm. tekijän ja päivämäärän näytön kommenttien ponnahdusikkunoissa ja valitun tekstin liittämisen niihin automaattisesti.

81 Perusteet 81 Käyttöliittymän mukauttaminen Välilehdellä Käyttöliittymän mukauttaminen (Customize UI) voit vaihtaa mm. valikkojen ja valintaikkunoiden fonttia ja kokoa. Voit myös vaihtaa ikkunan eri osien ja fonttien värejä. Voit kokeilla värejä painikkeella Käytä (Apply) ennen lopullista hyväksymistä. Jokaisessa värivalikossa on kohta Oletus (Default), jolla voit palata alkuperäiseen muotoiluun. Painikkeella Palauta oletusarvoihin (Reset to Defaults) kumoat kaikki tekemäsi muutokset.

82 82 PDF-XChange ja Editor Plus Tiedostojen hallinta 2.1 Tiedostojen avaaminen Viimeisimmät käsittelemäsi asiakirjat näkyvät Avaa... (Open...) -painikkeen nuolta napsauttamalla tai osoittamalla Tiedosto (File) -valikosta vastaavaa komentoa. Kun osoitat jotain nimeä, näet samalla sen pienoiskuvan ja tiedot. Jos tiedoston nimi näkyy luettelossa, voit avata sen napsauttamalla nimeen. Jos haluat, että jokin usein tarvitsemasi asiakirja ei häviä luettelosta, voit kiinnittää sen pysyvästi luetteloon napsauttamalla rivin perässä olevaan neulapainikkeeseen. Vapautuksen teet napsauttamalla kuvaketta uudelleen. Viimeisenä kunkin tiedoston rivillä on painike, jolla poistat tiedoston luettelosta. Historiatiedon poistaminen pitää vahvistaa.

83 Tiedostojen hallinta 83 Muita asiakirjoja voit avata tavalliseen tapaan napsauttamalla avauspainiketta tai valitsemalla Tiedosto Avaa... (File Open...). Avausikkunassa valitset ensin tallennuspaikan ja sen jälkeen avattavan tiedoston tai tiedostot. Valitun tiedoston pienoiskuvan näet halutessasi valintaikkunan oikealla puolella. Näin voit varmistaa, että valittava dokumentti on oikea. Napsauta lopuksi painiketta Avaa (Open). PDF-tiedoston voit avata myös esimerkiksi sähköpostiviestin liiteluettelosta tai Windowsin Resurssienhallinnasta (Windows Explorer) kaksoisnapsauttamalla sen nimeä tai kuvaketta. Samalla avautuu katseluun tarvittava oletuksena oleva ohjelma. Web-sivulla oleva linkki voi avata dokumentin myös selaimessa näkyvään katseluruutuun. Jos olet tallentanut samaan työtehtävään tai projektiin liittyvät dokumentit samaan kansioon, pääset nopeasti tarkastelemaan avoinna olevan dokumentin tallennuskansiossa olevia muita dokumentteja valitsemalla Tiedosto Avaa dokumentin kansio... (File Open Containing Folder...). Windows Explorer avautuu ja näyttää kansion sisällön. Voit avata dokumentteja oletuksena olevaan katseluohjelmaan kaksoisnapsauttamalla nimeen. Tiedosto (File) -valikossa on myös toinen komento Avaa (Open), josta pääset avaamaan yhteiskäytössä olevia dokumentteja. Tämä edellyttää, että sinulla on käytettävissä SharePoint-palvelin. Tiedostot voivat sijaita myös pilvipalvelimilla.

84 84 PDF-XChange ja Editor Plus Siirtyminen asiakirjasta toiseen Jos avoinna on useita asiakirjoja, näkyvät niiden välilehdet dokumenttiruudun yläpuolella. Aktiivisen dokumentin nimikieleke on korostettu erivärisenä. Toiseen dokumenttiin siirryt napsauttamalla sen välilehteä. Voit myös napsauttaa nimeä palkin alussa olevasta nimiluettelosta, jossa kaikki avoinna olevat dokumentit näkyvät aakkosjärjestyksessä. Ohjelman asetuksissa voit valita, että avoinna voi olla vain yksi dokumentti kerrallaan tai että jokainen dokumentti avataan uuteen ohjelmaikkunaan, jolloin vaihdat asiakirjaa tehtäväpalkin Editor-painikkeen avulla. 2.3 Tiedostojen sisällön selaaminen PDF-tiedoston sivuja voit selata mm. siirtymispainikkeilla, vierityspalkeilla, yläja alanuolinäppäimillä sekä Page Up- ja Page Down -näppäimillä. Lisäksi käytössä on suunnistusruutu, josta löytyy lisää vaihtoehtoja. Sivun tarkastelukohta Jos sivua on suurennettu paljon, voit vierittää esiin haluamasi kohdan vierityspalkin avulla tai valitsemalla käsityökalun. Sen jälkeen voit työkalulla osoittaa sivua ja vetää sitä pysty- ja vaakasuunnassa, kunnes tarvittava kohta on esillä. Navigointipainikkeet Ikkunan alareunassa oleva navigointirivi sisältää siirtymispainikkeet. Nuolipainikkeilla siirryt asiakirjan edelliselle tai seuraavalle sivulle. Reunimmaisilla nuolilla siirryt asiakirjan alkuun tai loppuun. Vihreät painikkeet siirtävät katselun taaksepäin edelliseen katsottuun näkymään tai vastaavasti eteenpäin seuraavaan näkymään. Samat painikkeet löytyvät myös Tiedosto (File) -työkalurivistä. Vastaavat siirtymisvaihtoehdot löytyvät myös Näytä Siirry (View Go To) -valikosta.

85 Tiedostojen hallinta 85 Siirtyminen tietylle sivulle Jos haluat edetä tietylle sivulle, kirjoita sivunumero navigointirivin numeroruutuun ja paina Enter. Voit myös vetää pystyvierityspalkkia, kunnes vihjeruutuun tulee näkyviin haluttu sivu. Siirtymisen voit tehdä myös valitsemalla Näytä Siirry Siirry sivulle... (View Go To Go to Page...). Kirjoita numero ja valitse OK. Suunnistusruutu Dokumentin laatija voi määrittää suunnistusruudun näkymisen ja siihen tietyn sisällön välilehden näkyviin jo tiedoston avautuessa. Välilehden sisällön voit sulkea napsauttamalla sulkemispainikkeeseen tai avata ja sulkea valitsemalla halutun sisällön Näytä (View) -valikosta. Myös dokumentin asetuspainike ikkunan vasemmassa alakulmassa sisältää ruutujen luettelon. Suunnistusruudun hallintaa käsiteltiin jo aikaisemmin luvussa "Käyttöliittymän mukauttaminen". Kirjanmerkkien käyttö Kirjanmerkit näkyvät ikkunan vasemmassa reunassa suunnistusruudussa välilehdellä Kirjanmerkit (Bookmarks) ja ne yleensä muodostavat asiakirjan sisällysluettelon. Siirtyminen halutulle sivulle tapahtuu yksinkertaisesti napsauttamalla kirjanmerkkilinkkiin.

86 86 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kirjanmerkkien tekstikokoa voit suurentaa ja pienentää napsauttamalla suunnistusruudun painiketta Asetukset... (Options..) ja valitsemalla koon kohdasta Tekstin koko (Text Size). Valikon komennoilla voit myös mm. rivittää pitkät kirjanmerkkitekstit (Wrap Long Bookmarks) ja piilottaa tekstien edessä olevat kuvakkeet (Show/Hide Icons). Yksittäisen kirjanmerkin alatason voit laajentaa näkyviin napsauttamalla nimen edessä olevaa oikealle osoittavaa nuolta ja vastaavasti alatason saat piiloon napsauttamalla alaviistoon osoittavaa nuolta. Kaikki tasot voit laajentaa tai supistaa kirjanmerkkipalkin työkaluilla. Viimeisellä painikkeella voit laajentaa näkyviin valittuna olevan kirjanmerkkin yläpuolella olavat tasot. Sivujen pienoiskuvien käyttö Sivujen pienoiskuvat näkyvät suunnistusruudun välilehdessä Sivut (Thumbnails). Niiden avulla voit siirtyä tietylle sivulle napsauttamalla sivun kuvaa. Plus- ja miinuspainikkeilla voit suurentaa tai pienentää sivujen kuvakkeita (Zoom In Thumbnails, Zoom Out Thumbnails). Linkit Tiettyyn asiakirjan kohtaan voi siirtyä napsauttamalla linkkiä. Linkit ovat yleensä alleviivattuja ja erottuvat muusta tekstistä erivärisinä samalla tavalla kuin Web-sivuilla. Linkeillä voi siirtyä toiseen kohtaan dokumentissa, muihin PDF-dokumentteihin tai Web-osoitteisiin. Linkin avaat käsityökalulla. Kun siirrät osoittimen linkin päälle, käsi muuttuu osoittavaksi sormeksi. Napsauta sitten linkkiä.

87 Tiedostojen hallinta Sivujen asettelu Asiakirja avautuu katseluohjelmaan tekijän määrittämien koko- ja asetteluominaisuuksien mukaisena. Jos tämä ei ole mielestäsi paras mahdollinen katselutapa omalla näytölläsi, voit muuttaa sivujen näyttötapaa. Voit katsella esimerkiksi yhtä sivua tai aukeamaa sovitettuna dokumenttiruudun kokoon. Vaihtoehdot löytyvät valitsemalla Näytä (View) -valikosta Sivunäyttö (Page Layout) ja sen jälkeen näyttötapa tai napsauttamalla sivun alareunassa dokumentin navigointityökalurivillä olevia vastaavia painikkeita. Yksi sivu (Single Page) Jatkuva (Continuous)

88 88 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kaksi sivua (Two Pages) Aukeamanäytössä voidaan kansisivu näyttää yksin ensimmäisenä aukeamana. Kaksi sivua jatkuva (Two Pages Continuous) Sivuja selatessa siirrytään asetteluvalinnan mukaan kokonainen sivu tai aukeama kerrallaan. Jos valintana on jatkuva vaihtoehto, voi sivuja vierittää vierityspalkin avulla myös vähän kerrallaan tai napsauttaa palkkiin, jolloin siirrytään eteenpäin tai taaksepäin näytöllinen kerrallaan. Jatkuvassa näytössä sivuja voidaan vierittää pystysuunnassa (Standard Layout) tai vaakasuuntaisena nauhana (Ribbon Layout).

89 Tiedostojen hallinta Sivujen koko Suurentaminen ja pienentäminen Näkymää voit suurentaa valitsemalla sopivan koon työkalurivin zoomaustasoluettelosta. Voit myös kirjoittaa ruutuun haluamasi arvon ja painaa Enter tai valita Näytä Zoomaa Zoomaa... (View Zoom Zoom To...) ja kirjoittaa halutun zoomausprosentin. Voit myös napsauttaa suurennus- tai pienennyspainikkeita niin monta kertaa, että koko on sopiva. Jos haluat suurentaa tietyn kohdan, valitse zoomaustyökaluista käyttöön Zoomaustyökalu (Zoom Tool). Hiiren osoitin muuttuu suurennuslasiksi, jossa on plusmerkki. Napsauta kohtaan, jota haluat tarkastella suurempana. Napsauta niin monta kertaa, että koko on sopiva. Voit myös vetää hiirellä kehyksen suurennettavan alueen kohdalle. Jos pidät napsautettaessa samalla painettuna Ctrl-näppäintä, voit vastaavasti pienentää tarkastelua. Zoomaustyökalun käytön lopetat valitsemalla valintatyökalun tai käsityökalun. Panoroi ja zoomaa Valitse Työkalut Zoomaus (Tools Zoom Tools) -valikosta Panoroi ja zoomaa (Pan and Zoom). Ikkunassa olevan vaaleansinisen suurennuslaatikon kokoa voit muuttaa vetämällä koonmuuttokahvoista. Laatikon voit siirtää haluamallesi tarkastelukohdalle keskeltä vetämällä. Taustalla dokumentti-ikkunassa olevaa sivua zoomataan koko ajan tekemiesi valintojen mukaan.

90 90 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Luuppi Valitse Työkalut Zoomaus (Tools Zoom Tools) -valikosta Luuppityökalu (Loupe Tool). Napsauta suurennettavaa aluetta. Kohta näkyy luuppi-ikkunassa. Jos viimeinen ikkunan työkalu (Track Mouse) on käytössä, vaihtuu ikkunan sisältö hiiren vetoliikkeiden mukaisesti. Voit muuttaa luuppiruudun suurennussuhdetta napsauttamalla plus- tai miinuspainikkeita tai valitsemalla suurennuksen zoomausluettelosta. Luuppitoiminnon lopetat sulkemalla ikkunan ja valitsemalla valintatyökalun tai käsityökalun. Sivun sovittaminen ikkunaan PDF-sivun todellinen koko on yleensä 100 % eli alkuperäisen kokoinen, mutta suurennussuhdetta on voitu muuttaa luontivaiheessa. Voit sovittaa ikkunan kokoa dokumenttiruudun mukaisesti. Vaihtoehdot löytyvät zoomaustyökaluista tai valikosta Näytä (View). Sovita sivu ikkunaan Napsauta sivun sovituspainiketta (Fit Page) tai valitse Näytä Zoomaa Sovita sivu (View Zoom Fit Page). Koko sivu tai aukeama näkyy dokumenttiruudussa.

91 Tiedostojen hallinta 91 Sovita sivun leveys tai korkeus ikkunaan Napsauta leveyspainiketta (Fit Width) tai valitse Näytä Zoomaa Sovita leveys (View Zoom Fit Width). Sivu tai aukeama muokataan dokumenttiruudun levyiseksi. Korkeussuunnassa osa sivusta ei näy. Valikosta voit valita myös komennon Sovita korkeus (Fit Height). Silloin vastaavasti leveyssuunnassa osa sivusta täytyy vierittää esiin vierityspalkilla. Näytä sivun todellinen koko Sivut voit palauttaa asiakirjan alkuperäiseen kokoon napsauttamalla todellisen koon painiketta (Actual Size) tai valitsemalla Näytä Zoomaa Todellinen koko (View Zoom Actual Size).

92 92 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Sovita näkyvä Valitsemalla Näytä Zoomaa Sovita näkyvä (View Zoom Fit Visible) muokataan sivu dokumentti-ikkunaan niin, että vain sivun sisältö näkyy ja reunukset jätetään pois. 2.6 Tulostaminen Asiakirjojen laatija voi määrittää dokumenteille erilaisia käyttörajoituksia. Jo tiedoston avaukseen voidaan tarvita salasana. Laatija voi myös rajoittaa dokumentin muokkaus- ja tulostusoikeuksia. Jos tulostus on estetty, näkyy tulostuskomento valikossa harmaana. Asiakirjan mahdolliset suojaukset näet valitsemalla Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...) ja sen jälkeen välilehden Suojaus (Security). Jos haluat tulostaa asiakirjasta sivuja sieltä täältä, voit ennen tulostamisen aloittamista valita sivut suunnistusruudun Sivut (Thumbnails) -välilehdellä. Hajallaan olevia sivuja valitset siten, että pidät Ctrl-näppäintä painettuna samalla, kun napsautat sivujen pienoiskuviin. Peräkkäiset sivut voit valita siten, että napsautat ensimmäiseen sivuun ja pidät Vaihto-näppäintä painettuna samalla kun napsautat viimeiseen valittavaan sivuun. Sivualueen voit valita myös piirtämällä hiirellä kehyksen valittavien sivujen ympärille. Tulostamisen teet näin: 1. Tulostamisen aloitat napsauttamalla tulostuspainiketta tai valitsemalla Tiedosto Tulosta... (File Print...).

93 Tiedostojen hallinta Valitse ensin tarvittava laite kohtaan Tulostin (Name) ja määritä tarvittaessa tulostimen ominaisuudet. Napsauttamalla painiketta Sivun asetukset... (Page Setup...) voit vaihtaa paperikoon ja sivun suunnan. 3. Valitse kohdasta Tulostuksen lisäasetukset (Advanced Print Options) asiakirjasta tulostettava sisältö. Vaihtoehto Dokumentti ja merkinnät (Document and Markups) tulostaa sisällön, leimat ja kommentit. Vaihtoehto Dokumentti ja leimat (Document and Stamps) tulostaa asiakirjasta sisällön ja leimat, mutta ei siihen sisältyviä kommentteja. 4. Valitse tulostettavat sivut kohtaan Sivualue (Pages Range). Oletuksena asiakirjasta tulostetaan kaikki sivut (All). Jos valittuna oli ennen komentoa joitakin sivuja, on valintaikkunassa oletuksena vaihtoehto Valitut sivut (Selected Pages). Kohtaan Sivut (Pages) voit valita tulostettavaksi jonkin yhtenäisen sivualueen siten, että kirjoitat sivunumerot viivalla erotettuna (1-4). Hajanaisen alueen tulostat kirjoittamalla sivunumerot pilkulla erotettuna (1,3,6). Kirjoitustavan voit tarkistaa napsauttamalla ruudussa olevaan i-painikkeeseen.

94 94 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kohdasta Osajoukko (Subset) voit valita tulostettavaksi erikseen parilliset (Even Pages Only) ja parittomat sivut (Odd Pages Only). Voit lisäksi tarvittaessa tulostaa sivut käänteiseen järjestykseen (Reverse Order). 5. Valitse kohtaan Sivun asettelu ja skaalaus (Page Placement and Scaling), miten sivun kokoa käsitellään tulostettaessa. Loput kohdan asetusvaihtoehdot muuttuvat tämän valinnan mukaan. Ei mitään (None). Sivusta rajataan pois se osa, joka ei mahdu paperille. Sovita tulostusalueeseen (Fit to Printer Margins). Sivua suurennetaan tai pienennetään paperikoon mukaan tulostinohjaimen määrittämälle alueelle. Pienennä tulostusalueeseen (Reduce to Printer Margins). Sivua pienennetään paperikoon mukaan tulostinohjaimen määrittämälle alueelle. Pientä sivua ei sen sijaan suurenneta. Mukautettu skaalaus (Custom Zoom). Aktivoi ruudun Skaalaus (Page Zoom) ja voit itse määrittää suurennuksen tai pienennyksen prosenttiarvon. Valinnoilla Jaa suuret sivut (Tile Large Pages) ja Jaa kaikki sivut (Tile All Pages) voit pilkkoa tulostuksen useammalle arkille ja tarvittaessa lisätä osiin limityksen ja leikkausmerkit. Useita sivuja arkille (Multiple Pages per Sheet). Voit pienentää useita sivuja samalle tulostusarkille. Valinnalla Kirjanen (Booklet) voit sijoittaa esitteen (Brochure) tai kirjan (Book) sivut arkille painamisen vaatimaan järjestykseen. 6. Merkitse tarvittaessa ruutu Kierrä automaattisesti paperille (Auto-Rotate Page on Paper), jos PDF-sivu ja tulostimen oletuspaperi pitää sovittaa samansuuntaisiksi, esimerkiksi vaakasivu vaakasuuntaiselle paperille. 7. Merkitse ruutu Keskitä automaattisesti paperille (Auto-Centre Page on Paper), jos haluat keskittää pienen sivun tulostuspaperille tai arkilla sille varattuun tilaan. 6. Tarkista esikatseluruudusta, miten valintasi vaikuttavat asiakirjaan. Numeropainikkeilla voit selata asiakirjan tulostettavia arkkeja. 7. Napsauta lopuksi Tulosta (Print). Jos napsautat painiketta Lisää... (More...), voit mm. muuttaa kuvien tulostusresoluutiota ja vaihtaa tulostuksen harmaasävyiseksi, vaikka käytössä olisikin väritulostin.

95 Tiedostojen hallinta Tietojen ja tiedostojen etsiminen Jos teet yksinkertaisen tietyn sanan etsinnän avoinna olevassa asiakirjassa, valitse Muokkaa Etsi... (Edit Find...) tai napsauta kohdistin etsimisruutuun, jos se on valmiiksi avoinna. Kirjoita sana tekstiruutuun ja paina Enter. Esiintymiskohdat korostetaan ja ensimmäinen esiintymiskohta merkitään kehyksellä. Voit selata esiintymiä napsauttamalla etsimistyökaluista edellisen ja seuraavan kohdan nuolipainikkeita. Etsimisruudun suljet sen omalla sulkemispainikkeella tai valitsemalla Etsi (Find) -komennon uudelleen. Etsinnän asetukset Kun avaat tekstiruudun perässä olevan asetuspainikkeen (Find Options) luettelon, voit rajata etsinnän kokonaisiin sanoihin (Whole Words) tai samalla tavalla kirjoitettuihin sanoihin niin, että isojen ja pienten kirjainten on vastattava toisiaan (Case Sensitive). Tarkennettu haku Jos haluat määritellä etsimisehdot tarkemmin tai laajentaa etsintää useisiin dokumentteihin, otat käyttöön tarkennetun etsinnän. 1. Valitse Muokkaa Tarkennettu haku... (Edit Search...). Näytölle avautuu etsinnän asetusruutu. 2. Kirjoita etsittävä sana tai ilmaisu tekstikenttään (What would you like to search) tai

96 96 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 jos valitset kohdan Lisäehdot (Advanced Criterion), avautuu ruutuun lisää valintamahdollisuuksia. Voit määritellä hakusanoja, joiden kaikkien täytyy esiintyä asiakirjassa yhtä aikaa (all these words) tai erikseen (any of these words) tai ei lainkaan (none of these words). Mukautetut lisähakuehdot voit tallentaa. 3. Painikkeella Asetukset... (Options) voit rajata haun kokonaisiin sanoihin tai vain samalla tavalla kirjoitettuihin sanoihin. 4. Jos etsit tietoja myös tallennetuista tiedostoista, voit kohdasta Mistä etsitään (Where would you like to search) komennolla Selaa kansioita... (Browse for folder...) valita kohteeksi jonkin tallennuskansion. 5. Napsauta painiketta Tark.haku... (Search...). Etsinnän tulos näytetään etsimisruudussa. Tuloksissa näet kaikki tiedostot ja niissä olevat tekstikohdat, joissa etsitty tieto esiintyy. Dokumentti avautuu ja etsitty kohde korostetaan, kun napsautat tulosruudussa haluamaasi kohtaa. Etsintäehdon voit poistaa napsauttamalla tekstikentän lopussa olevaa painiketta ja valitsemalla Tyhjennä (Clear). Etsintätuloksen poistat ruudusta Asetukset... (Options...) -painikkeen valinnalla Tyhjennä tulokset (Clear Results).

97 Tiedostojen hallinta Tiedostojen yhdistäminen Tiedostoja luotaessa voit yhdistää niitä peräkkäin monella eri tavalla. Jos kuitenkin pitää yhdistää samaan tiedostoon jo olemassa olevia PDF-tiedostoja, ne voi kopioida peräkkäin Dokumentti (Document) -valikon komennolla Lisää sivuja... (Insert Pages...). Tiedostojen yhdistäminen Editorissa Voit luoda kokonaan uuden PDF-tiedoston yhdistämällä useita tiedostoja.tiedosto (File) -valikon komennolla. Voit yhdistää PDF-tiedostoja ja kuvatiedostoja. 1. Valitse Tiedosto (File) -valikosta Uusi dokumentti Yhdistä tiedostoja yhdeksi PDF-tiedostoksi... (New Document Combine Files into a Single PDF...). 2. Napsauta painiketta Lisää tiedostoja... (Add files...). Painikkeen nuolella avautuvassa luettelossa näkyvät avoinna olevat PDF-tiedostot. Voit myös napsauttaa painiketta Lisää kansio... (Add Folder...) ja pääset valitsemaan muuntoon kaikki tietyn kansion PDF- ja kuvatiedostot. 3. Kerää ikkunaan kaikki yhdistettävät tiedostot. Valitsemalla tiedoston ja napsauttamalla Sivualueen asetukset... (Page Range Options...) voit rajata tiedostosta mukaan vain haluamasi sivut. 4. Muokkaa tarvittaessa tiedostojen järjestystä ja napsauta lopuksi OK.

98 98 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Sivujen lisääminen toisesta PDF-tiedostosta Jos yhdistät avoinna olevaan tiedostoon muita olemassa olevia PDF-tiedostoja, ne voi kopioida peräkkäin myös Editorin Dokumentti (Document) -valikon komennolla Lisää sivuja Lisää sivuja... (Insert Pages Insert Pages...). Voit myös poimia lisättäväksi vain tietyt sivut tai useita sivualueita. Lisäksi sivut voi sijoittaa toiseen dokumenttiin mihin tahansa kohtaan. 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään. Voit myös avata kaikki ne tiedostot, jotka tähän ensimmäiseen tiedostoon lisätään. Näin tiedostojen nimet löytyvät valmiina valintaikkunassa. 2. Valitse Dokumentti Lisää sivuja Lisää sivuja... (Document Insert Pages Insert Pages...). 3. Valitse kohtaan Lähde (Source) asiakirja, joka sisältää lisättävät sivut. Jos lisättäviä sivuja sisältävä tiedosto on avoinna, voit merkitä kohdan Avoinna olevasta dokumentista (From Already Opened Document) ja valita tiedoston nuolella avautuvasta dokumenttiluettelosta. Merkitsemällä Tiedostosta (From File) voit valita minkä tahansa suljettuna olevan PDF-tiedoston. Selauspainikkeella pääset etsimään tiedostoa.

99 Tiedostojen hallinta Valitse, miten käsitellään tuotavan tiedoston kommentteja, lomakekenttien tietoja ja kirjanmerkkejä. 5. Valitse kohtaan Sivualue (Pages Range) ne sivut, jotka nykyiseen dokumenttiin lisätään. Jos olet yhdistämässä kokonaisia tiedostoja, valitse Kaikki (All). 6. Jos aloitit kokoamisen yhdistelmän ensimmäisestä dokumentista, tarkista, että lisäyskohteena on Jälkeen (After) ja Viimeinen sivu (Last Page). 7. Napsauta OK. 8. Jatka samalla tavalla, kunnes kaikki tiedostot on yhdistetty ja tallenna tulos. 2.9 Muutosten tallentaminen Yleensä PDF-tiedosto nimetään ja tallennetaan jo luontivaiheessa. Jos muokkaat dokumenttia, voit tallentaa tekemäsi muutokset nykyiseen dokumenttiin. Joskus dokumentin laatija on suojannut alkuperäisen tiedostonsa niin, että sitä ei voi muokata. Silloin asiakirjasta voidaan tallentaa kopio uudella nimellä, mutta tämäkin asiakirja on edelleen suojattu muutoksilta. Jos asiakirjaan on tehty muutoksia viimeisimmän tallennuksen jälkeen, näkyy sen välilehtikielekkeessä nimen perässä pieni tähtimerkki. 1. Napsauta tallennuspainiketta tai valitse Tiedosto Tallenna (File Save). Tai 1. Valitse Tiedosto Tallenna nimellä... (File Save As...). 2. Valitse tallennuspaikka, kirjoita tiedostolle nimi ja napsauta Tallenna (Save). Jos samanniminen tiedosto on jo olemassa, varmista sen korvaaminen tai kirjoita tiedostolle uusi erilainen nimi. Jos valitset Tallenna kopio... (Save Copy As...), tarjotaan tiedostolle automaattisesti uutta nimeä, joten et voi vahingossa korvata aikaisempaa versiota. Jos käytössäsi on SharePoint-palvelin, pääset Tiedosto (File) -valikon toisella Tallenna (Save) -komenolla tallentamaan dokumentin suoraan palvelimelle yhteiskättöön.

100 100 PDF-XChange ja Editor Plus Tallentaminen kuvatiedostoksi PDF-tiedoston tai osan sen sivuista voi tarvittaessa muuntaa kuvatiedostomuotoon. 1. Jos haluat muuntaa vain tiedoston osan, siirry ensin sivulle tai muunnettavaan näkymään. Useita sivuja ja sivualueita voit valita suunnistusruudun Sivut (Thumbnails) -välilehdellä. 2. Valitse Tiedosto Vie (File Export) ja sen jälkeen Vie kuvatiedostoksi... (Export to Images...). 3. Valitse kohdasta Sivualue (Pages Range), mitä osaa muunto koskee. 4. Valitse kohdasta Tallenna nimellä (Save As) kuvatiedoston tallennuskohde ja kirjoita tiedostolle nimi. Voit hyödyntää nimeämismakroja tiedoston nimeämisessä. 5. Valitse kohdasta Kuvan tyyppi (Image Type) kuvatiedoston muoto. Valittuasi tallennusmuodon voit napsauttaa painiketta Asetukset... (Options...) ja muokata tiedoston ominaisuuksia. Valitse kuvatiedoston asetukset ja napsauta OK.

101 Tiedostojen hallinta Valitse kohdasta Grafiikka (Graphic) zoomaus (Page Zoom), kuvan resoluutio (Resolution) ja taustan tyhjien kohtien ominaisuudet (Page Background). 7. Napsauta lopuksi Vie... (Export...). Kuvatiedosto tallennetaan määriteltyyn kansioon. Jos sille ei erikseen anneta muuta nimeä, se perii nimen alkuperäisestä PDF-tiedostosta ja luodut tiedostot numeroidaan Uusien tiedostojen luominen Editorissa on mahdollista luoda uusia PDF-tiedostoja tyhjistä sivuista, tekstitiedostoista, kuvatiedostoista ja skannaamalla sivuja kuvanlukijalla. Uusi dokumentti tyhjästä sivusta Voit luoda uuden dokumentin, jossa on yksi tai useampia tyhjiä sivuja. 1. Valitse Tiedosto Uusi dokumentti Tyhjä sivu... (File New Document With Blank Pages...). 2. Valitse sivujen koko vakiokokoisista sivuista tai määritä mitat kohtaan mukautettu (Custom). 3. Valitse sivujen suunta kohtaan Suunta (Orientation) ja sivujen lukumäärä kohtaan Määrä (Count). 4. Napsauta OK ja tallenna tiedosto.

102 102 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Uusi dokumentti kuvatiedostosta Voit luoda uuden PDF-tiedoston kokoamalla siihen kuvia, joita voit sijoittaa monta samalle sivulle. Näin voit esimerkiksi helposti lähettää jonkin kuvakokoelman toisille. 1. Valitse Tiedosto Uusi dokumentti Kuvatiedostosta... (File New Document From Image File(s)...). 2. Napsauta painiketta Lisää tiedostoja... (Add Files...) tai Lisää kansio... (Add Folder...), jos uuteen tiedostoon lisätään kaikki samassa kansiossa olevat kuvat. Valitse avautuvista valintaikkunoista tiedosto, tiedostot tai kansio. Painikkeella Tuo... (Import...) voit skannata tiedostoon uusia kuvia. Kun kaikki kuvatiedostot on kerätty luetteloon, voit järjestää ne sopivaan järjestykseen nuolipainikkeilla. 3. Napsauta painiketta Asetukset... (Options...). Valitse paperin koko ja suunta.

103 Tiedostojen hallinta Valitse välilehti Kuvien asettelu (Images Layout Options). 5. Valitse, kuinka monta kuvaa sivulle sijoitetaan vierekkäin palstoihin (Columns) ja allekkain (Rows) ja kuinka paljon tilaa kuvien välissä tulee olla (Space). Voit keskittää pienet kuvat niille varattuun tilaan (Align Images). 6. Välilehdellä Kuvien nimeäminen (Image Labels) voit luoda kuville jonkin nimeämistavan (Use special text label for each image), esimerkiksi yleisen kuvauksen ja sen jälkeen automaattisen numeroinnin makron avulla. 7. Välilehdillä Kuvien pakkaaminen (Image Compression) ja Kuvien käsittely (Image Processing) voit pakata kuvia ja muuntaa värejä. Välilehdellä Kuvien jälkikäsittely (Image Post-processing) voit mm. käynnistää tekstintunnistuksen. 8. Napsauta OK kaksi kertaa ja tiedosto luodaan. 9. Tallenna uusi tiedosto. Uusia tiedostoja voit luoda myös tekstitiedostoista tai suoraan skannerin avulla. Samalla tavalla voit lisätä niitä jo olemassa oleviin dokumentteihin ja lisätietoja löydätkin kohdasta "Sivujen lisääminen muista tiedostoista".

104 104 PDF-XChange ja Editor Plus Liitetiedostot PDF-dokumenttiin voidaan liittää toinen PDF-tiedosto tai muu tiedosto liitteeksi. Tiedostot näytetään suunnistusruudun Liitteet (Attachments) -välilehdessä. Tiedostoja voi avata, lisätä, poistaa ja tallentaa uudella nimellä. Avaa näkyviin ruutu Liitteet (Attachments) joko Näytä (View) -valikon kohdasta Muut ruudut (Other Panes). Oletuksena ruutu avataan näytön alareunaan. Ruudun korkeutta voi säätää sen ylärajasta vetämällä, kun hiiren osoitin on kaksisuuntainen nuoli. Ruudun voi siirtää kelluvaksi ikkunaksi tai esimerkiksi vasemman reunan suunnistusruututilaan tai yläreunaan. Vetämisen aikana ohjaimet kertovat, mihin ruudun voi sijoittaa. Jos tiedostossa on liitteitä, voi tiedoston ominaisuuksissa määrittää, että dokumenttia avattaessa avataan myös suunnistusruutu. Jos liite lisätään liitetyökalulla, liitteen olemassa olo näkyy dokumentissa sijoitussivulla olevana liittimenä. Liitetiedoston lisääminen 1. Napsauta Liitteet (Attachments) -välilehden painiketta Lisää... (New...) tai valitse kommenttityökaluista liitetyökalu ja napsauta dokumenttiin. Näin dokumenttiin tulee merkintä liitteestä kohtaan, johon liite liittyy. 2. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Liitetiedostojen avaaminen ja tallentaminen PDF-liitteen voi avata Editorissa ja tehdä siihen muutoksia käyttöoikeuksien mukaisesti. Jos avaat jonkin muun liitteen, avautuu sen luontisovellus. Jos teet muutoksia liitteeseen, se pitää tallentaa ja liittää uudestaan dokumenttiin. Liitteen voit avata suunnistusruudun Liitteet (Attachments) -välilehdeltä kaksoisnapsauttamalla nimeen. Voit myös valita liitteen ja napsauttaa painiketta Avaa (Open). Liitteen voi tallentaa uudella nimellä napsauttamalla painiketta Tallenna... (Save...). Sen jälkeen valitaan tallennuspaikka ja kirjoitetaan tiedostonimi. Liitetiedostojen poistaminen 1. Valitse poistettava liite tai liitteet Liittert (Attachments) -välilehdeltä. 2. Paina Delete-näppäintä tai napsauta Poista (Delete). Voit myös valita dokumentissa olevan liitekuvakkeen ja poistaa sen. Samalla siihen liittyvä liite poistetaan.

105 Tiedostojen hallinta Tiedoston lähettäminen sähköpostissa Voit lähettää avoinna olevasta dokumentista kopion toiselle käyttäjälle sähköpostin välityksellä. Kun valitset Tiedosto Liitä sähköpostiin... (File Send by E- mail...) tai napsautat sähköpostipainiketta, saattaa avautua ikkuna lähetystavan määrittämiseksi. Lähetystavan oletusarvon voit valita ohjelman asetuksissa. Asetuksissa voit myös valita lähetysmuodoksi PDF- tai pakatun ZIP-tiedoston. Editor avaa oletussähköpostiohjelmaan uuden viestin ja sijoittaa tiedoston siihen liitteeksi. Täydennä vastaanottajan tiedot ja kirjoita viesti. Lisää mahdolliset muut liitteet ja lähetä sitten viesti tavalliseen tapaan Tiedoston koon optimointi Editor-ohjelmaan on lisättävissä erilaisia ominaisuuksia apuohjelmien (plug.ins) avulla. Nämä apuohjelmat näkyvät ohjelman asetusten välilehdellä Plug-init (Plug-ins) ja voit tarpeen mukaan ottaa niitä käyttöön tai poistaa käytöstä.

106 106 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Ohjelman PDF Optimizer avulla voit tallentaa tiedostosta version, jonka kokoa pienennetään esimerkiksi verkkojakelua varten. Valitse Tiedosto (File) -valikosta Tallenna optimoitu kopio... (Save Optimized Copy...). Valitse kohdasta Muuta yhteensopivaksi (Make compatible with), kuinka vanhojen PDF-ohjelmien kanssa dokumentin on oltava yhteensopiva. Mitä vanhempi taso on otettava huomioon, sitä suurempi on tiedoston koko. Jos kaikilla on käyttäjillä on uudet ohjelmat, voit ottaa käyttöön vain viimeisimmän versiotason. Napsauttamalla painiketta Seuraa tilankäyttöä... (Audit space usage...) näet, mikä ominaisuus kasvattaa kokoa ja siten kannattaa optimoida.

107 Tiedostojen hallinta 107 Merkitse ikkunan vasemmasta laidasta, mitä haluat optimoida ja tee sitten valinnat. Kohdassa Kuvat (Images) voit eritavoin pakata kuvatiedostoja. Kohdassa Fontit (Fonts) voit päättää, tarvitaanko dokumenttiin upotettuja fontteja. Jos poistat upotuksen, fontti korvautuu tarvittaessa lähimmällä järjestelmäfontilla. Kohdassa Hylkää objektit (Discard Objects) voit poistaa poistaa esimerkiksi kirjanmerkit ja pienoiskuvat.

108 108 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kohdassa Hylkää käyttäjätieto (Discard User Data) voit poistaa dokumentista esimerkiksi kommentit ja liittteet. Kohdassa Siivoa (Clean Up) voit mm. poistaa turhia kaksoiskappaleita ja sivuilta leikatut alueet.

109 Tiedostojen hallinta Dokumentin ominaisuudet Dokumentin ominaisuuksissa on tietoja asiakirjasta. Osa niistä syntyy automaattisesti, mutta laatija voi täydentää ominaisuuksissa mm. dokumentin perustietoja, kuten lisätä avainsanoja. Ominaisuustiedot näet valitsemalla Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...). Kuvaus Kuvaus (Description) -välilehdellä ovat dokumentin perustiedot, jotka voidaan usein määrittää jo lähdesovelluksessa, esimerkiksi Wordissa. Avainsanoihin voi kirjoittaa tarkentavia sanoja, joita muut voivat hyödyntää hakuohjelmissa dokumentin etsimiseen.

110 110 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Fontit Ominaisuusikkunan välilehdellä Fontit (Fonts) näet alkuperäisessä dokumentissa käytetyt kirjasimet. Suojaus Välilehdellä Suojaus (Security) näkyy, mitä asiakirjalle voi tehdä. Suojaustapoja käsitellään myöhemmin erillisessä luvussa "Dokumenttien suojaaminen".

111 Tiedostojen hallinta 111 Aloitusnäkymä Ominaisuusikkunan välilehdellä Aloitusnäkymä (Initial View) voit muuttaa näkymää ja asettelua, johon dokumentti avataan. Jos dokumentissa on kirjanmerkit tai esimerkiksi liitteitä, kannattaa dokumentti valita avattavaksi niin, että suunnistusruudut näkyvät. Näin varmistetaan, että käyttäjä huomaa ne. Kohdassa Suunnistusnäkymä (Navigation View) määrität, näytetäänkö vain dokumentin sivu vai myös jokin suunnistusruutu. Kohdassa Sivun asettelu (Page Layout) valitset, näytetäänkö yksi sivu kerrallaan vai aukeama. Kohdassa Suurennus (Magnification) valitset, minkä kokoisena dokumentti avataan näytölle. Lisäksi voit valita, mikä nimi näytetään ikkunan otsikkorivillä (Show in Title), ja piilottaa joitakin käyttöliittymän osia näkyvistä.

112 112 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Lisäasetukset Välilehdellä Lisäasetukset (Advanced) voit mm. määrittää dokumentin tulostuksen oletusarvot Portfolio Portfolioon on paketoitu yhteen kuuluvia tiedostoja. Jokainen tiedosto on itsenäinen osa, jolla on esimerkiksi oma numerointi ja asettelu. Portfolio muodostaa kuitenkin yhden tiedoston, joten sitä on helppo jakaa eteenpäin. Portfoliossa voi olla muitakin kuin PDF-tiedostoja, joita voi avata muokattavaksi niiden omiin luontiohjelmiin. PDF-XChange Edotorissa voit avata, katsella ja muokata portfolioita. Kun olet avannut portfoliomuotoisen PDF-tiedoston, voit tarkastella sitä eri tavoin. Valitse näyttötapa Näytä (View) -valikon kohdasta Portfolio. Tarkista ensin, että kohta Näytä Navigaattori (Show Navigator) on merkittynä.

113 Tiedostojen hallinta 113 Navigaattorin Asettelunäkymä (Navigator Layout View) Asettelunäkymässä näet tiedostojen nimet ja pienoiskuvat. Voit kaksoisnapsauttaa tiedostoa tai valita esikatselun hiiren kakkospainikkeella avautuvasta pikavalikosta (Priview File) ja tiedosto avataan sen luontiohjelmaan. PDF-tiedostot avataan Editoriin. Navigaattorin Yksityiskohdat-näkymä (Navigator Details View) Yksityiskohdat-näkymässä näet tiedostojen nimien lisäksi tietoja koosta yms. Tässäkin näkymässä voit avata tiedostoja kaksoisnapsauttamalla tai pikavalikolla. Tiedostoja voit järjestää nousevaan tai laskevaan järjestykseen napsauttamalla sarakeotsikkoa. Sarakkeiden leveyttä säädät otsikkojen oikeanpuoleisesta rajaviivoista vetämällä. Portfolion muokkaaminen Pikavalikon komennolla Poimi portfoliosta... (Extrack from Portfolio...) voit erottaa valitun tai valitut tiedostot ja tallentaa ne haluamaasi kansioon. Poimiminen uudeksi tiedostoksi ei poista alkuperäistä tiedostoa portfoliosta. Näytä Portfolio (View Portfolio)-kohdan vaihtoehto Näytä kansilehti (Show Cover Sheet) avaa standardimuootisen (esimerkiksi Adoben) tai tekijän luoman kansilehden. Avaa ensin kansilehti ja valitse sitten Näytä Muut ruudut (View Other Panes) -valikosta Liitteet (Attachments). Liitteet-ruudussa voit mm. lisätä tiedostoja portfolioon tai poistaa niitä. Katso tarkemmin kohdasta "Liitetiedostot".

114 114 PDF-XChange ja Editor Plus Tiedostojen sulkeminen Voit sulkea aktiivisen ikkunan napsauttamalla joko välilehtirivin lopussa olevaan sulkemispainikkeeseen tai välilehtikielekkeessä olevaan painikkeeseen. Aktiivisen tiedoston voit sulkea myös valitsemalla Tiedosto Sulje (File Close). Ikkuna (Window) -valikon tai Tiedosto (File) -valikon valinnalla Sulje kaikki (Close All) voit sulkea kaikki avoinna olevat työt. Jos jossakin asiakirjassa on tehty muutoksia edellisen tallentamisen jälkeen, varmistetaan mahdollinen tallentaminen ennen sulkemista. 3 Tiedoston sivujen käsittely PDF-dokumentista on helppo poistaa tarpeettomia sivuja ja lisätä uusia sivuja. Sivuja voi myös rajata tai poimia uudeksi tiedostoksi. Sivujen käsittelyyn tarkoitetut komennot löytyvät Dokumentti (Document) -valikosta tai napsauttamalla suunnistusruudun välilehdellä Sivut (Thumbnails) painiketta Asetukset... (Options...). Jos lisätyissä sivuissa on lähdedokumentissa ollut kirjanmerkit, ne saadaan mukaan, mutta niiden tarkistaminen on yleensä tarpeen. Asiakirjoissa mahdollisesti näkyvät sivunumerot eivät myöskään muutosten jälkeen vastaa PDF-tiedoston todellisia sivuja, jotka aloitetaan juoksevasti numerosta 1. Tämä kannattaa muistaa esimerkiksi valittaessa tulostettavia sivuja tai siirryttäessä johonkin tiettyyn sivuun. 3.1 Sivujen lisääminen toisesta PDF-tiedostosta Kun lisäät tiedostoon sivuja toisesta dokumentista, voit liittää siitä nykyiseen dokumenttiin kaikki sivut. Näinkin voit siis yhdistää useita PDF-tiedostoja peräkkäin. Voit kuitenkin myös poimia lisättäväksi vain tietyt sivut tai useita sivualueita. Lisäksi sivut voi sijoittaa toiseen dokumenttiin mihin tahansa kohtaan. Lisäksi voit tuoda lisättävien sivujen mukana mm. kommentit ja kirjanmerkit. 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään.

115 Tiedoston sivujen käsittely Valitse Dokumentti Lisää sivuja Lisää sivuja... (Document Insert Pages Insert Pages...). 3. Valitse kohtaan Lähde (Source) asiakirja, joka sisältää lisättävät sivut. Voit valita kohtaan Tiedostosta (From File) minkä tahansa suljettuna olevan PDF-tiedoston. Selauspainikkeella pääset etsimään tiedostoa. Jos lisättäviä sivuja sisältävä tiedosto on avoinna, voit merkitä kohdan Avoinna olevasta dokumentista (From Already Opened Document) ja valita tiedoston nuolella avautuvasta dokumenttiluettelosta. 4. Valitse, miten käsitellään tuotavan tiedoston kommentteja, lomakekenttien tietoja ja kirjanmerkkejä (Comments, Form Fields, Bookmarks). 5. Valitse kohtaan Sivualue (Pages Range) ne sivut, jotka nykyiseen dokumenttiin lisätään. Voit valita kaikki sivut tai vain joitakin sivuja tai sivualueita. Voit myös rajoittaa lisättäväksi vain parilliset (Even Pages Only) tai parittomat sivut (Odd Pages Only). Kaikki poimittavat sivut lisätään peräkkäin valitsemaasi kohtaan. 6. Valitse, lisätäänkö uudet sivut kohdedokumentissa (Destination) valitsemasi sivun eteen (Before) vai sen jälkeen (After). 7. Valitse lisäyskohta. Voit valita ensimmäisen sivun (First Page), viimeisen sivun (Last Page) tai jonkin tietyn sivun määrittämällä sen numeron ruutuun Sivu (Page). Oletuksena siinä on valmiina valittuna ollut sivu. 8. Napsauta OK.

116 116 PDF-XChange ja Editor Plus Sivujen lisääminen muista tiedostoista Voit lisätä dokumenttiin sivuja myös kuvatiedostoista, tekstitiedostoista tai suoraan skannerilta lukemalla. Lähdedokumentit muunnetaan tuotaessa samalla PDFmuotoon. Lisääminen kuvatiedostoista 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään. 2. Valitse Dokumentti Lisää sivuja Lisää kuvatiedostoista... (Document Insert Pages Insert Images...). 3. Napsauta painiketta Lisää tiedostoja... (Add Files...) tai Lisää kansio... (Add Folder...), jos uuteen tiedostoon lisätään kaikki samassa kansiossa olevat kuvat. Valitse avautuvista valintaikkunoista tiedosto, tiedostot tai kansio. Painikkeella Tuo... (Import...) voit skannata tiedostoon uusia kuvia. Kun kaikki kuvatiedostot on kerätty luetteloon, voit järjestää ne sopivaan järjestykseen nuolipainikkeilla. 4. Napsauta painiketta Asetukset... (Options...), jos haluat vaikuttaa kuvien muuntotapaan. Asetuksia käsiteltiin aikaisemmin kohdassa "Uusi dokumentti kuvatiedostosta". 5. Valitse kohtaan Kohde (Destination), lisätäänkö uudet sivut kohdedokumentissa valitsemasi sivun eteen (Before) vai sen jälkeen (After). 6. Valitse lisäyskohta. Voit valita ensimmäisen sivun (First Page), viimeisen sivun (Last Page) tai jonkin tietyn sivun määrittämällä sen numeron ruutuun Sivu (Page). Oletuksena siinä on valmiina valittuna ollut sivu. 7. Napsauta OK.

117 Tiedoston sivujen käsittely 117 Lisääminen tekstitiedostoista Kun tuot PDF-tiedostoon tekstitiedostoja, muunnetaan ne samalla PDF-muotoon. Kaikki tiedoston sivut lisätään valitsemaasi kohtaan. Lisääminen RTF-tiedostoista (Insert RTF...) tapahtuu samalla tavalla kuin kuvatiedostojen tuonti. Jos tuot Vain teksti -muotoisia tiedostoja (Insert Text...), on valintaikkunassa hieman enemmän määrityksiä. Samat valinnat voit tehdä myös, kun luot uusia tiedostoja tekstitiedostoista. Valitse kohtaan Kappaleasetukset (New Paragraph Mode), miten teksti jaetaan kappaleisiin. Valitse kohtaan Tiedostoasetukset (Place File Mode), miten tiedostot sijoitetaan peräkkäin. Jos napsautat painiketta Asetukset... (Options...), voit mm. vaihtaa fontin ja palstoittaa tekstin.

118 118 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Lisääminen skannerilta 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään. 2. Valitse Dokumentti Lisää sivuja Lisää skannattuja sivuja... (Document Insert Pages Insert Scanned Pages...). 3. Valitse skanneri, jos käytössä on useita laitteita. Jos ruutu Näytä käyttöliittymä (Show Native UI) on merkittynä, voit valita väritilan ja resoluution skannerin omassa ohjelmaikkunassa, muussa tapauksessa voit valita säädöt Editorin valintaikkunassa. 4. Jos ruutu Näytä kuvien lisäyksen valintaikkuna (Show Images Insertion Dialog) on merkittynä, kootaan skannatut sivut samaan valintaikkunaan kuin lisättäessä sivuja kuvatiedostoista. Voit sitten muuttaa vielä esimerkiksi järjestystä ja muuntaa lopuksi kuvat PDF-sivuiksi valitsemaasi sijoituskohtaan. Jos ruutu ei ole merkittynä, skannataan sivut ja muunnetaan PDF-muotoon ilman välivaiheita. 5. Valitse sivujen sijoitus dokumentissa ja napsauta Skannaa... (Scan...).

119 Tiedoston sivujen käsittely Tyhjien sivujen lisääminen Voit luoda tiedostoon haluamaasi kohtaan uusia tyhjiä sivuja. Näin voit luoda lisätilaa esimerkiksi kommentoinnille. 1. Avaa tiedosto, johon sivuja lisätään. 2. Valitse Dokumentti Lisää sivuja Lisää tyhjiä sivuja... (Document Insert- Pages Insert Empty Pages...). 3. Valitse kohtaan Sivut (Pages) sivujen koko, suunta (Orientation) ja lisättävien sivujen määrä (Count). 4. Valitse, lisätäänkö uudet sivut kohdedokumentissa (Destination) valitsemasi sivun eteen (Before) vai sen jälkeen (After). 5. Valitse lisäyskohta. Voit valita ensimmäisen sivun (First Page), viimeisen sivun (Last Page) tai jonkin tietyn sivun määrittämällä sen numeron ruutuun Sivu (Page). Oletuksena siinä on valmiina valittuna ollut sivu. 6. Napsauta OK.

120 120 PDF-XChange ja Editor Plus Sivujen poistaminen Voit poistaa sivuja Dokumentti (Document) -valikon, sivujen pienoiskuvien Asetukset... (Options...) -valikon tai pikavalikon poistokomennolla. 1. Valitse ensin poistettava sivu aktiiviseksi tai sivujen kuvakkeet suunnistusruudun välilehdeltä Sivut (Thumbnails). Useita pienoiskuvia valitset vetämällä kehyksen niiden ympärille. Jos osakin pienoiskuvasta on kehyksen sisässä, se tulee mukaan valintaan. Sivualueen valinnan voit tehdä myös siten, että napsautat ensimmäistä valittavaa sivua ja pidät Vaihto-näppäintä painettuna samalla kun napsautat viimeiseen sivuun. Hajallaan olevia sivuja valitset siten, että pidät Ctrl-näpppäintä painettuna samalla kun napsautat sivujen miniatyyreihin. 2. Valitse Dokumentti Poista sivuja... (Document Delete Pages...) tai vastaava komento Sivut-ruudun Asetukset... (Options...) -valikosta. 3. Vahvista, että poisto koskee valittuja sivuja (Selected Pages), nykyistä sivua (Current Page) tai määritä poistettava sivualue ruutuun Sivut (Pages). Voit rajata poiston myös parillisiin (Even Pages Only) tai parittomiin sivuihin (Odd Pages Only). 4. Napsauta OK. Voit poistaa sivun tai sivut myös siten, että valitset niiden pienoiskuvat ja painat Delete-näppäintä tai napsautat Sivut-ruudussa olevaa poistotyökalua.. OIetuksena poisto pienoiskuvien avulla pitää vahvistaa. Virheellisen poiston voi kumota.

121 Tiedoston sivujen käsittely Sivujen siirtäminen ja kopioiminen Sivujen kopioiminen uudeksi dokumentiksi Poimi (Extract) -toiminnolla voit siirtää tai kopioida sivuja erilliseen uuteen tiedostoon. Kirjanmerkit voi kopioida poimittujen sivujen mukana. 1. Voit ennen komentoa valita asiakirjasta poimittavat sivut miniatyyrien avulla. 2. Valitse Dokumentti Poimi sivuja... (Document Extract Pages...) tai vastaava komento Sivut-ruudun Asetukset... (Options...) -valikosta. 3. Valitse poimittava sivualue (Pages Range). Jos valitsit sivut ennen komentoa, on valintaikkunassa valmiina kohta Valitut sivut (Selected Pages). Valitse myös, miten käsitellään dokumentin kommentteja, lomakekenttien tietoja ja kirjanmerkkejä.

122 122 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse kohdasta Tulostusominaisuudet (Output Options), poimitaanko sivut uuteen dokumenttiin (View New Document After Creation), joka avataan ja jonka tallennat ja nimeät itse erikseen. Jos valitset Kaikki poimitut sivut yhteen dokumenttiin (Save all extracted pages to one document), nimetään luotu dokumentti automaattisesti alkuperäisen nimen mukaan kopioksi. Voit myös kopioida jokaisen sivun tai sivualueen erilliseksi tiedostoksi (Save each page to separate document, Save each page range to separate document), jolloin ne nimetään automaattisesti. Oletuksena yksittäisen tiedoston nimeksi tulee alkuperäinen nimi ja sivun järjestysnumero. Ennen poimintaa voit määrittää uusien tiedostojen tallennuspaikan (Destination folder). 5. Napsauta OK. Sivujen siirtäminen ja kopioiminen pienoiskuvien avulla Pienoiskuvien avulla voit siirtää ja kopioida sivuja samassa asiakirjassa eri paikkoihin tai voit siirtää ja kopioida ne kokonaan toiseen tiedostoon. Siirron ja kopioimisen voi kumota. Sivujen siirtäminen samassa dokumentissa 1. Valitse siirrettävän sivun tai sivujen pienoiskuvat. 2. Siirrä valinta suunnistusruudussa uuteen kohtaan. Punainen viiva osoittaa sivujen uuden kohdan. Jos valittuna oli useita alun perin hajallaan olleita sivuja, ne sijoitetaan peräkkäin uuteen kohtaan. Sivujen kopioiminen samassa dokumentissa 1. Valitse kopioitavan sivun tai sivujen pienoiskuvat. 2. Siirrä valinta suunnistusruudussa uuteen kohtaan. Punainen viiva osoittaa sivujen uuden kohdan. 3. Paina Ctrl-näppäinta ja vapauta se vasta sen jälkeen, kun olet ensin vapauttanut hiiren painikkeen. Ctrl-näppäin muuttaa siirron kopioinniksi ja näet siitä osoituksena hiirisoittimessa mukana plus-merkin. Jos valittuna oli useita alun perin hajallaan olleita sivuja, ne monistetaan peräkkäin uuteen kohtaan. Sivujen kopioiminen ja siirtäminen toiseen dokumenttiin 1. Valitse kopioitavan sivun tai sivujen pienoiskuvat. 2. Tee kopiointi vetämällä valinta ensin toisen dokumentin välilehtikielekkeeseen ja sen jälkeen avautuneessa suunnistusruudussa uuteen kohtaan. Punainen viiva osoittaa sivujen uuden kohdan. Oletuksena sivu kopioidaan. Jos haluat siirtää sivun tai sivut, pidä Vaihtonäppäintä painettuna kun vapautat hiiren painikkeen. Näin sivu lisätään uuteen dokumenttiin ja poistetaan alkuperäisestä.

123 Tiedoston sivujen käsittely Sivujen korvaaminen Voit korvata jonkin asiakirjan sivun toisella kokonaisella sivulla. Dokumentissa olevat alkuperäiseen sivuun viittaavat kirjanmerkit eivät korvaudu uuden sivun vastaavilla tiedoilla, joten ne on poistettava korvauksen jälkeen ja tarvittaessa korjata kirjanmerkkien järjestys. Uuden sivun mahdolliset kommentit siirtyvät sivun mukana. Sivujen korvaamisen voi kumota. 1. Avaa tiedosto, joka sisältää korvattavat sivut. 2. Valitse ne sivut, jotka on tarkoitus korvata uusilla. 3. Valitse Dokumentti Korvaa sivuja... (Document Replace Pages...) tai vastaava komento Sivut-ruudun Asetukset... (Options...) -valikosta. 4. Määritä kohtaan Korvattavat sivut (Pages to Replace) se sivualue, joka korvataan. Jos olit valinnut sivut ennen komentoa, niiden numerot näkyvät ikkunassa valmiina. 5. Valitse kohtaan Uudet sivut (New Pages From) korvaavat sivut sisältävä dokumentti. 6. Valitse kohtaan Sivualue (Pages Range) ne sivut, jotka tuodaan korvattavien sivujen tilalle. Sivuja voi olla enemmän kuin korvattavia sivuja. 7. Valitse, miten käsitellään korvaavien sivujen kommentteja, lomakekenttien tietoja ja kirjanmerkkejä. 8. Napsauta OK.

124 124 PDF-XChange ja Editor Plus Sivujen rajaaminen Rajaaminen poistaa näkyvistä sivun tietoja, mutta ei poista niitä lopullisesti. Rajattu tieto voidaan tarvittaessa palauttaa näkyviin. Vain rajauksessa määritelty alue näkyy näytöllä ja tulostuu. 1. Jos haluat rajata vain tietyn sivun, selaa se näkyviin dokumentti-ikkunaan. 2. Valitse Dokumentti Rajaa sivuja... (Document Crop Pages...) tai vastaava komento Sivut-ruudun Asetukset... (Options...) -valikosta. 3. Tarkista, että kohdassa Ruutu (Box) valittuna on Crop Box. Kehys määrittää näytettävänja tulostettavan sivualueen. Muut vaihtoehdot ovat: Bleed Box. Kirjapainossa tulostettava alue. Art Box. Sivun sisällön rajaus, valkoiset reunat mukaan lukien. Trim Box. Leikatun sivun lopulliset mitat. Jos valitset Näytä kaikki ruudut (Show All Boxes), näkyvät kaikki eri rajaukset pienoiskuvassa erivärisinä kehyksinä. 4. Valitse kohdasta Yksiköt (Units) mitoitukseen sopiva mittayksikkö. 5. Merkitse ruutu Säilytä mittasuhteet (Constrain Proportions), jos sivua rajataan yhtä paljon joka reunasta.

125 Tiedoston sivujen käsittely Kirjoita rajausarvot ruutuihin Vasen (Left), Oikea (Right), Ylä (Top) ja Ala (Bottom). Jos mittasuhteiden säilyttäminen on voimassa, riittää yhden arvon kirjoittaminen. Aseta nollaksi (Set To Zero). Rajausarvot palautetaan nollaksi. Palaa alkuperäiseen (Revert To Original). Aikaisemmin määritelty reunus. Valkoisten reunojen mukaan (Set to White Margins). Sivu rajataan pienimpään mahdolliseen kokoon sisällön mukaan. 7. Valitse kohtaan Sivualue (Pages Range) sivut, joita muutos koskee. Oletuksena on, että rajaus koskee kaikkia sivuja tai valittuja sivuja. Voit muuttaa sen koskemaan vain nykyistä sivua tai tiettyä sivuväliä. Luettelosta Osajoukko (Subset) voit valita, että muutos koskee vain parillisia tai parillisia sivuja. 8. Napsauta OK. Voit ilman mitään muita määrityksiä rajata valitut sivuun pienimpään mahdolliseen näkyvän sisällön mukaiseen kokoon napsauttamalla OK-painikkeen sijaan painiketta Poista valkoiset reunat (Remove White Spaces). Rajauksen poistaminen Palauta valintaikkunassa arvot aikaisempiin arvoihin tai napsauta painiketta Aseta nollaksi (Set To Zero). Rajauksen voi myös kumota. Rajaustyökalu Voit ottaa käyttöön rajaustyökalun ja vetää hiirellä sivulle aluerajan, jonka sisään jää sivulla säästettävä osa. 1. Valitse Dokumentti Rajaustyökalu (Document Crop Page Tool). 2. Vedä hiirellä sivulle jäävä osuus rajauskehyksen sisään. 3. Kun päästät hiiren painikkeen, avautuu rajausvalintaikkuna. Valitsemasi alue näkyy rajauskehyksen sisässä. Napsauta OK ja rajaus suoritetaan. Jos valitset Peruuta (Cancel), palaat dokumentin sivulle ja voit korjata rajausta. Kaksoisnapsauttamalla alueeseen avautuu valintaikkuna uudelleen. Rajaustyökalun poistat käytöstä painamalla Esc tai valitsemalla jonkin toisen työkalun.

126 126 PDF-XChange ja Editor Plus Dokumentin sivukoon muuttaminen Voi jälkikäteen muuttaa valittujen sivujen kokoa. Jos pienennät sivukokoa, jätetään sisällöstä pois osa, joka ei mahdu uuteen sivukokoon. Jos suurennat kokoa, voit osoittaa, mihin kohtaan sisältö sijoitetaan. 1. Jos muutos koskee vain tiettyjä sivuja, valitse ensin aktiiviseksi muokattava sivu tai valitse pienoiskuvista kaikki ne sivut, joita muutos koskee. 2. Valitse Dokumentti Muuta sivukokoa... (Document Resize Pages...) tai vastaava komento Sivut-ruudun Asetukset... (Options...) -valikosta. 3. Valitse uusi paperikoko ja sivun suunta. 4. Määritä kohtaan Sijainti (Placement), miten sisältö sijoitetaan uuteen paperikokoon. Voit määrittää ensin paikan esimerkiksi ylös, alas tai keskelle ja sen jälkeen siirtymämitan (Offset) tästä kohdasta. 5. Tarkista vielä muokattava sivualue ja napsauta OK. Voit valita, että sivulla olevat objektit muokataan uuteen sivukokoon (Transform content together with selected pages). Halutessasi voit kuitenkin säilyttää alkuperäisellä sivulla olleet mittasuhteet (Constraint the aspect ratio of the content).

127 Tiedoston sivujen käsittely Sivujen kiertäminen Voit kääntää kaikki sivut tai vain valitut sivut 90 asteen välein. 1. Jos muutos koskee vain tiettyjä sivuja, valitse ensin aktiiviseksi käännettävä sivu tai valitse pienoiskuvista kaikki ne sivut, jotka haluat kääntää. 2. Valitse Dokumentti Kierrä sivuja... (Document Rotate Pages...) tai vastaava komento Sivut-ruudun Asetukset... (Options...) -valikosta. 3. Valitse kääntösuunta (Direction). Vaihtoehdot ovat: Myötäpäivään 90 astetta (Clockwise 90 degrees) Vastapäivään 90 astetta (Counterclockwise 90 degrees) 180 astetta (180 degrees) 4. Valitse kohtaan Sivualue (Pages Range), mitä sivuja muutos koskee. Oletuksena muutos koskee kaikkia sivuja tái valittuna olleita sivuja. Voit kuitenkin kääntää nykyisen sivun tai vain tietyn sivuvälin. Muutos voi koskea myös vain parillisia tai parittomia sivuja tai vain pysty- (Portrait Pages) tai vaakasuuntaisia sivuja (Landscape Pages). 5. Napsauta OK. Voit tarvittaessa kääntää koko asiakirjan näkymää valitsemalla Näytä Kierrä näkymää (View Rotate View) tai napsauttamalla kääntötyökaluja (Clockwise, Counterclockwise). Tämä muutos on tilapäinen eikä sitä voi tallentaa tiedostoon.

128 128 PDF-XChange ja Editor Plus Dokumentin jakaminen osiin kirjanmerkkien kohdalta Voit jakaa dokumentin osiin päätason kirjanmerkkien mukaisista kohdista. Jako tapahtuu kokonaisina sivuina. Kirjanmerkin teksti siten tuloksessa voi olla keskelläkin sivua tai sitä ei välttämättä näy sivulla ollenkaan. Jokaisesta osasta muodostetaan uusi tiedosto ja oletuksena se nimetään kirjanmerkin otsikon mukaan. 1. Valitse Dokumentti Jaa dokumentti kirjanmerkkien mukaan... (Document Split Document By Pages...) 2. Tarkista valintaikkunasta esimerkiksi alatason kirjanmerkkien kopiointi mukaan, Voit poistaa kirjanmerkit tai valita mukaan vain jaettuun tulostiedostoon liittyvät kirjanmerkit (Copy Related). 3. Napsauta OK. Voit myös jakaa dokumentin sivuja osiin vapaasti eri kohdista. Katso lukua "Sivujen jakaminen"

129 Tiedostojen sisällön käsittely Tiedostojen sisällön käsittely PDF-dokumentin laatija voi suojata asiakirjan niin, että siihen ei voi tehdä mitään muutoksia eikä sen osia voi kopioida. Suojaamattomasta dokumentista sen sijaan voi valita tekstiä. Sen voi kopioida leikepöydälle ja liittää sieltä muihin sovelluksiin. Sisällön muokkaustyökalulla voit myös muuttaa tekstisisältöä ja tekstin ominaisuuksia. 4.1 Tekstin valinta valintatyökalulla 1. Valitse Työkalut Perus Tekstin valintatyökalu (Tools Basic Tools Select Text Tool) tai napsauta valintatyökalua. 2. Vie hiiren osoitin aloituskohtaan. Hiiren osoitin muuttuu I-palkiksi. 3. Vedä valinta loppuun. Kokonaisen sanan voit valita kaksoisnapsauttamalla sanaan. Sivun koko tekstin valitset nopeasti painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+A. Valintoja purat napsauttamalla valinnan ulkopuolelle. 4.2 Tekstin kopioiminen valintatyökalulla Voit kopioida valitun tekstin toiseen sovellukseen leikepöydän avulla. Tekstin voi kopioida myös Editorin merkintöjen teksti-ikkunoihin, esimerkiksi tekstiruutuun tai tarralapun ponnahdusikkunaan. Valitse Muokkaa Kopioi (Edit Copy). Sen jälkeen siirryt kohdesovellukseen tai piirrät esimerkiksi tekstiruudun PDF-sivulle ja valitset sitten Muokkaa Liitä (Edit Paste) tai napsautat liittämispainiketta kohdesovelluksessa. Voit suorittaa kopioinnin myös pikavalikoiden avulla. Jos avaat pikavalikon, voit valita kopioimisen pelkkänä tekstinä tai RTF-muotoisena tekstinä, jolloin muotoilut säilyvät. Pikavalikon komennoilla voit myös muuttaa valittuna olevan tekstin merkityksi kommentilla, esimerkiksi yliviivauksella. Kopioimisen voi toteuttaa myös painamalla Ctrl+C ja liittämisen painamalla Ctrl+V. Tekstin kopioiminen PDF-dokumentissa toiseen paikkaan Jos haluat kopioida valittuna olevan tekstin samaan dokumenttiin olemassa olevan tekstin joukkoon, joudut ottamaan käyttöön sisällön muokkaustyökalun (Edit Content Tool). Kun työkalu on valittu, napsautat ensin valituksi kohteena olevan tekstilohkon ja sen jälkeen osoittimen lisäyskohtaan. Tämän jälkeen suoritat liittämisen. Voit käyttää muokkaustyökalua myös alun perin tekstilohkon aktivoimiseen ja kopioitavan tekstin valitsemiseen. Näin pysyvät muotoilut voimassa varmemmin. Työkalusta kerrotaan enemmän kohdassa "Tekstin ja kuvan muokkaaminen sisällön muokkaustyökalulla"

130 130 PDF-XChange ja Editor Plus Tekstin ja kuvan kopioiminen tilannekuvana Voit kopioida sivulta vapaamuotoisen osan, joka voi sisältää sekä tekstiä että kuvia. Valittu yhdistelmä kopioituu lähdesovellukseen tai osoittamallesi PDF-sivulle kuvana. 1. Valitse Työkalut Perus Tilannekuva-työkalu (Tools Basic Tools Snapshot Tool) tai napsauta tilannekuva-työkalun painiketta. 2. Vedä sivulle kehys valittavan osan päälle. 3. Siirry kohdesovellukseen ja liitä kuva halumaasi kohtaan. Tai 3. Vaihda valituksi käsityökalu, ettet vahingossa ota uutta tilannekuvaa. 4. Siirry dokumentin sivulle, johon kuva sijoitetaan. 5. Liitä kuva sivulle. Kuva sijoitetaan PDF-sivulle keskelle ja kuvaobjekti jää valituksi. Voit muuttaa kuvan kokoa reunojen koonmuuttokahvoista vetämällä. Kuvaa siirrät siten, että osoitat kuvan keskellä olevaa ympyrää. Kun hiiri on nelisuuntainen nuoli, voit vetää kuvaa. Vihreän ympyräkahvan avulla voit kiertää kuvan asentoa.

131 Tiedostojen sisällön käsittely Tekstin ja kuvan muokkaaminen sisällön muokkaustyökalulla Editorissa voi myös muokata tekstiä tekstinkäsittelyn tapaan. Voit poistaa ja lisätä merkkejä, muuttaa fonttia ja fonttikokoa jne. Teksti ei kuitenkaan esimerkiksi siirry seuraavalle sivulle, joten suuret muutokset kannattaa tehdä alkuperäisessä asiakirjan luontiohjelmassa. Muokkaustyökalulla aktivoidaan aina ensin tekstilohko ja sen jälkeen valitaan siitä teksti, jonka ominaisuuksia muutetaan. Tekstilohkoksi tulkitaan kappalemerkillä erotettu kappale. Jos kappaleiden väli on saatu visuaalisesti aikaiseksi kasvattamalla kappaleen edessä olevaa välistystä, tätä ei tulkita kappaleen vaihdoksi vaan tekstilohko jatkuu yhtenäisenä. Tekstilohkon voit myös valita vapaasti siten, että vedät hiirellä kehyksen, joka osoittaa lohkon korkeuden. Tekstin korvaaminen, poistaminen, siirtäminen ja kopioiminen 1. Valitse Työkalut Sisällön muokkaus Sisällön muokkaustyökalu (Tools Content Editing Tools Edit Content Tool) tai napsauta sisällön muokkaustyökalua. 2. Napsauta muokattavaan tekstilohkoon ja valitse alue. Valitse merkki, sana, rivi tms. hiirellä vetämällä. 3. Kirjoita uusi teksti valitun tekstin tilalle. Tai 3. Poista valittu teksti painamalla Delete- tai Askelpalautin-näppäintä. Poistetun tekstin perässä ollut teksti siirtyy poistetun tilalle. Tai Jos poistat koko tekstilohkon, napsauta se valituksi ja paina Delete. Tekstiä ei tarvitse erikseen valita. Ympärillä ollut teksti pysyy ennallaan ja lohkon paikalle syntyy tyhjä tila. 3. Napsauta valintaan hiiren kakkospainikkeella ja valitse haluttu toiminto pikavalikosta. Pikavalikon komentojen avulla voit mm. siirtää ja kopioida valitun tekstin toiseen kohtaan samassa tekstilohkossa tai toiseen tekstilohkoon samassa tai eri dokumentissa. Kopioimisen voi toteuttaa myös painamalla Ctrl+C, leikkaamisen näppäimillä Ctrl+X ja liittämisen painamalla Ctrl+V. Vihje! Jos oikeinkirjoituksen tarkistus on käytössä, merkitään koko suomenkielinen teksti punaisella virhemerkinnällä. Poista tarkistus ohjelman asetuksissa välilehdellä Plug-init (Plug-ins). Poista merkintä ruudusta Spell Checker ja napsauta Poista käytöstä (Disable). Ohjelma pitää käynnistää uudelleen, jotta asetus astuisi voimaan.

132 132 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Uuden tekstin lisääminen tekstin väliin Sisällön muokkaustyökalun avulla voi dokumenttiin lisätä uutta tekstiä. 1. Valitse käyttöön muokkaustyökalu. 2. Aktivoi tekstilohko, napsauta kohdistin lisäyskohtaan ja lisää teksti. Teksti rivittyy automaattisesti lohkon leveyteen. Voit tarvittaessa rivittää tekstin painamalla Enter. Teksti ei jatku seuraavaan lohkoon, vaan lohkon korkeus kasvaa ja saattaa peittää seuraavan tekstin tai jatkua yli sivun. Sivurajan yli jatkuva teksti hylätään tulostuksessa. Tekstin tyyliominaisuuksien muuttaminen Voit monipuolisesti muokata tekstin fontti- ja kappaleominaisuuksia. 1. Valitse käyttöön sisällön muokkaustyökalu. 2. Napsauta tekstilohkoon ja valitse muotoiltava teksti. Ominaisuustyökaluriviin vaihtuvat tekstimuotoilujen valinnat. Jos työkalurivi ei näy, avaa se valitsemalla Näytä Työkalurivit Ominaisuudet (View Toolbars Properties Toolbar) tai painamalla Ctrl+E. 3. Napsauta halutun muotoilun työkalua. Tai Työkalut toimivat kuten tekstikäsittelyssä. Voit vaihtaa fonttia, fonttikokoa tai kappaleen tasaamista aina tarvittaessa. Lihavointi ja muut tyylimuotoilut lisätään ja poistetaan saman painikkeen napsautuksilla. 3. Napsauta valintaan hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Tekstin tyyli (Text Style). 4. Valitse sitten haluamasi tekstin muotoilu. Jos valitset pikavalikosta Poista tekstin muotoilu (Clear Text Formatting), palautetaan ulkoasu tekstiruudun oletusmuotoilujen mukaiseksi. Tai

133 Tiedostojen sisällön käsittely Napsauta valintaan hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Kappale... (Paragraph..). 4. Valitse kohdasta Tasaus (Alignment), mihin reunaan kappaleen teksti tasataan. 5. Valitse kohdasta Sisennys (Indentation) vasemman tai oikean reunan sisennys. Avaamalla luettelon Mukautettu (Special) voit sisentää kappaleen riippuvasti (Hanging) tai vain ensimmäisen rivin (First Line). 6. Kohdassa Välistys (Spacing) voit säätää kappaleen edessä tai jälkeen olevaa tilaa tai muuttaa riviväliä. Riviväli mitoitetaan yleensä suhteessa fonttikokoon, mutta voit myös valita vaihtoehdon Täsmälleen (Exactly) ja antaa arvon pisteinä. 7. Kun muokkaus on valmis, napsauta OK. Jos napsautat työkalurivistä painiketta Ominaisuudet... (Properties...), avautuu näytön oikeaan reunaan ominaisuusruutu. Se näyttää kerralla kaikki valittuna olevan kohteen voimassa olevat ominaisuudet.

134 134 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kun napsautat jonkin ominaisuuden riville, on sen lopussa muotoiluvaihtoehdot avaava nuolipainike. Joissakin kohdissa on enemmänkin valintoja kuin työkaluissa ja valintaikkunoissa. Esimerkiksi tekstin voi ominaisuusruudussa tasata myös niin, että viimeinenkin rivi tasataan molemmista reunoista, vaikka se olisi vajaa (Justify All). Tekstilohkon käsittely hiirellä Kun sisällön muokkaustyökalu on valittuna ja napsautat tekstilohkoon hiirellä, merkitään lohko erilaisilla kahvoilla. Kun osoitat jotain reunan koonmuuttokahvaa, muuttuu hiiri kaksisuuntaiseksi nuoleksi ja voit muuttaa lohkon kokoa. Merkkien fonttikokoa ja välistystä muokataan koko ajan tekstilohkon koon mukaiseksi. Kun osoitat keskellä olevaan ympyrään tai lohkon rajaan, muuttuu hiiren osoitin nelisuuntaiseksi nuoleksi ja voit vetää lohkon uuteen paikkaan. Jos siirrät lohkon olemassa olevan tekstin päälle, ei sille tehdä tilaa, vaan tekstit näkyvät päällekkäin. Kun osoitat vihreää ympyrää, voit kiertää tekstilohkoa haluamaasi asentoon.

135 Tiedostojen sisällön käsittely 135 Kuvan poistaminen, siirtäminen ja koon muuttaminen 1. Valitse käyttöön sisällön muokkaustyökalu. 2. Napsauta kuva valituksi. 3. Poista kuva painamalla Delete-näppäintä tai napsauta kuvaan hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Poista (Delete). Kuvan kohdalle jää tyhjä paikka. Voit esimerkiksi kappaleiden sisennystä muuttamalla rivittää vieressä olevan tekstin tyhjään tilaan. 4. Osoita kuvan keskikohtaa tai rajaa. Kun hiiren osoitin on nelisuuntainen nuoli, voit siirtää kuvaa. 5. Kuvan kokoa voit muuttaa kulmissa ja rajoilla olevilla koonmuuttokahvoilla. Vihreän kiertokahvan avulla voit kiertää kuvan asentoa. 4.5 Tekstin lisäystyökalu Sisällön muokkaustyökaluissa on myös painike tekstin lisäämiseen (Add Text). Jos napsautat olemassa olevan tekstin ulkopuolelle, lisätään sivulle kehys uutta tekstiä varten. Olemassa olevaa tekstiä voit muokata samalla tavalla kuin sisällön muokkaustyökalullakin. Uusi tekstilohko käyttäytyy samalla tavalla kuin alkuperäinen sivulle kiinnitetty teksti. Sitä ei voi valita ja siirtää kuten kommenttityökaluilla tehtyjä huomautuksia. Jos haluat muokata tekstiä jälkeenpäin, on valittava uudelleen tekstin lisäystyökalu tai sisällön muokkaustyökalu.

136 136 PDF-XChange ja Editor Plus Kuvien lisääminen sivulle Sivulle voi lisätä kuvatiedoston. Valitse ensin sivu, jolle kuva sijoitetaan. 1. Valitse Dokumentti (Document) -valikosta Lisää kuva... (Add Image...). 2. Valitse kuva ja napsauta Avaa (Open). 3. Valitse, lisätäänkö kuva leimana (As Stamp Notation) vai sivun sisältönä (As part of page s content). 4. Napsauta Sijoita (Place). Leimaa voit siirtää sivulla sekä muuttaa sen kokoa ja läpinävyyttä, mutta objekti ei vaikuta muuhun sisältöön. Jos valitset lisäämisen sisältönä, otetaan kuvan lisäämisen jälkeen automaattisesti käyttöön sisällön muokkaustyökalu (Edit Content). Voit muuttaa kuvan kokoa ja paikkaa sekä samalla muokata ymärillä olevia tekstilohkoja tarpeen mukaan.

137 Tiedostojen sisällön käsittely Objektien koon ja muodon muokkaus valintaikkunassa Objekti (Object) -valikon komennolla Muokkaa valintaa... (Transform Selection...) voit muuttaa tekstilohkon tai kuvan sijaintia, kokoa ja kiertoa. Kun muutat kuvan kokoa valintaikkunassa, säilyvät sivusuhteet automaattisesti ellet toisin määrää. 1. Valitse käyttöön sisällön muokkaustyökalu ja napsauta valituksi muokattava tekstilohko tai kuva. 2. Valitse Objekti (Object) -valikosta Muokkaa valintaa... (Transform Selection...) 3. Jos haluat siirtää objektia, valitse objektin mitoituksen perustana oleva kohta ja määritä sitten sen mitat vasemmasta ja alareunasta. 4. Kohtaan Leveys (Width) ja Korkeus (Height) voit ilmoittaa objektin uudet mitat. Voit myös ilmoittaa koon muutoksen prosentteina sen hetkiseen tilanteeseen suhteutettuna. Jos sivusuhde on lukittu, riittää vain toisen suunnan arvon muuttaminen ja toinen muuttuu automaattisesti. Voit poistaa sivusuhteen säilymisen napsauttamalla prosenttiruutujen jälkeen olevaa ketjukuvaketta niin, että ketju katkeaa. 5. Kohdassa Kierto (Rotation) voit muuttaa objektin sijoitusasentoa. 6. Kohdassa Leikkaus (Shear) voit muuttaa objektin muotoa vinoksi. 7. Kun kaikki muokkaukset on tehty, napsauta OK.

138 138 PDF-XChange ja Editor Plus Sivujen jakaminen Sivun tai sivut voi jakaa vaakasuunnassa ja/tai pystysuunnassa osiin. Näin voit helposti poimia esimerkiksi tietyn luvun sivulta eri tiedostoon. Jos haluat jakaa eri sivut eri kohdista, on jokainen sivu jaettava erikseen. 1. Valitse Dokumentti Jaa sivuja... (Document Split Pages...) 2. Tarkista sivualueen määrityksistä, koskeeko muutos esimerkiksi kaikkia (All) tai nykyistä sivua (Current Page), joka oli valittuna ennen komennon valintaa. 3. Napsauta vaaka- tai pystysuuntaisen jaon työkalua (Add Horizontal Split, Add Vertical Split) ja jako merkitään sivun esikatseluun. 4. Vedä hiirellä rajaviiva sopivaan kohtaan. Voit myös määrittää mitan manuaalisesti joko napsauttamalla mittaan kaksi kertaa tai napsauttamalla painiketta Muokkaa jakoa... (Edit Split...). Jos merkitset ruudun Käytä suhteellisia arvoja (Use relative offset values), näet rajan kohdan prosentteina sivusta mittayksiköiden sijaan. 5. Lisää sivulle tarvittavat muut jakokohdat. 6. Merkitse kohta Poista lähdesivut jakamisen jälkeen (Remove sourse pages after slitting them), jos alkuperäistä sivua ei enää tarvita. 7. Napsauta OK.

139 Tiedostojen sisällön käsittely 139 Voit poistaa sivulta jonkin jakoviivan valitsemalla sen joko luettelosta tai sivun esikatselusta ja napsauttamalla painiketta Poista jako (Remove Split). Aktiivinen jako näkyy esikatselukuvassa punaisella. Toiminnon suorittamisen jälkeen koko sivujen jakamisen voi kumota kumoamispainikkella. 4.9 Sisällön hävittäminen Hävitystyökaluilla voit hävittää lopullisesti näkyvistä PDF-dokumentissa olevaa luottamuksellista tietoa. Voit esimerkiksi luoda asiakirjasta erilaisia versioita eri vastaanottajille ja peittää esimerkiksi rahasummat, joita ei ole jollekin henkilölle tarkoitettu. Muista tallentaa eri versiot ja säilyttää itselläsi alkuperäinen PDF-dokumentti tai asiakirja, josta se on luotu. Hävitettyä tietoa ei pääse enää tutkimaan millään tavoin. 1. Valitse Dokumentti (Document) -valikosta Sisällön hävitys (Redaction). 2. Valitse Merkitse hävitettäväksi (Mark for Redaction). Ominaisuusriville avautuvat hävitystyökalujen ominaisuudet. 3. Vedä valituksi hävitettävä teksti tai kuva-alue. Alue merkitään punaisilla rajoilla. Työklaujen avulla voit halutessasi vaihtaa merkintäväriä. Kun osoitat alueeseen, näytetään se peitettynä ja voit varmistaa, että se on oikein. Jos aluetta täytyy korjata, napsauta siihen ja se merkitään koonmuuttokahvoilla. Voit siirtää rajausta hiirellä vetämällä. 4. Jatka alueiden merkintää, kunnes kaikki on merkitty. 5. Valitse peittoväri. 6. Napsauta painiketta Ominaisuudet... (Properties...) ja kirjoita halutessasi peitetyn alueen kohdalla näkyvä selitysteksti (Overlay/Text). Voit määrittää tekstin värin ja tyylin sekä valita, että sitä toistetaan koko peitetyn alueen yli (Repeat Text/True). Nämä ominaisuudet löytyvät myös työkalupainikkeina.

140 140 PDF-XChange ja Editor Plus Kun merkintä on valmis, vaihda työkaluksi esimerkiksi käsityökalu ettet tee enempää turhia merkintöjä. Napsauta työkalupainiketta Toteuta (Apply). Jos mikään merkintä ei ole valittuna, on painikkeena Toteuta kaikki (Apply All). Tai Valitse Sisällön hävitys (Redaction) -alivalikosta Toteuta kaikki hävitykset (Apply All Redactions). Avaamalla hävitysmerkinnän kohdalla pikavalikon, voit myös valita hävitettäväksi nykyisen tai kaikki merkinnät. 8. Kun hävitys on suoritettu, näkyy tieto peitettynä valitulla värillä ja merkittynä peittotekstillä. Tallenna dokumentti uudella nimellä. Vaikka myöhemmin siirrät peittoväriruutua muokkaustyökaluilla, ei sen alla ollutta tekstiä saa enää näkyviin Ylä- ja alatunnisteet PDF-dokumenttiin voi tarvittaessa lisätä ylä- tai alatunnisteen. Tunnisteiden reunukset voit mitoittaa valintaikkunassa niin, että tiedot eivät peitä alkuperäistä dokumenttia. Voit lisätä tunnistetietoja kolmeen kenttään, jotka sijoitetaan määrittämiesi mittojen mukaan vasempaan reunukseen, keskelle ja oikeaan reunukseen. Samassa dokumentissa voi olla useita erilaisia tunnisteita ja voit jättää tunnisteet pois esimerkiksi kansisivuilta. Lisäksi voit tehdä parillisille ja parittomille sivuille erilaiset tunnisteet. Tunnisteiden lisääminen 1. Valitse Dokumentti Ylä- ja alatunniste Lisää... (Document Header and Footer Add...).

141 Tiedostojen sisällön käsittely 141 Valintaikkunassa näet paikat ylä- ja alatunnisteille sekä sivun yläreunan ja alareunan. Esikatseluruudussa on merkitty sinisillä katkoviivoilla voimassa olevat tunnisteiden mitoituskohdat. Ylätunniste sijoitetaan kokonaan mittaviivan yläpuolelle ja alatunniste alapuolelle. 2. Mitoita reunusten sijainti ruutuihin Ylä (Top), Ala (Bottom), Vasen (Left) ja Oikea (Right). Esikatseluruudussa paikkoja osoittavat siniset katkoviivat muuttuvat valintojesi mukaisesti. 3. Valitse painikkeella Fontti... (Font...) haluamasi kirjasin, sen koko ja ulkoasu. Valintasi koskevat kaikkia tunnistetekstejä. Voit vaihtaa fontin myös jälkikäteen. 4. Sijoita kohdistin johonkin tunnistekenttään ja kirjoita siihen tuleva teksti. Tunnistetekstissä voi olla useita rivejä. Rivinvaihdon lisäät tavalliseen tapaan painamalla Enter.

142 142 PDF-XChange ja Editor Plus Napsauta painiketta Päiväyksen ja sivunumeron muoto... (Page Number and Date Format...). Valitse kohdasta Päiväyksen muoto (Date Format) sopiva päiväystyyli ja kohdasta Sivunumeron muoto (Page Number Format) sopiva numerointitapa. Tarkista, että aloitusnumero (Start Page Number) on oikein ja napsauta OK. 6. Lisää sivunumero ja päiväys haluamiisi kohtiin napsauttamalla painikkeita Lisää sivunumero (Insert Page Number) ja Lisää päiväys (Insert Date).Huomaa, että tunnistekentissä näkyvät päivittyvät koodit, mutta esikatselu näyttää todellisen mallin. Sivunumero- ja päiväyskoodi eivät sisällä esimerkiksi välilyöntejä. Jos sijoitat useita koodeja peräkkäin tai lisäät esimerkiksi etuliitetekstin, on kaikki tavalliset merkit kirjoitettava itse koodien ja tekstin väliin. 7. Napsauta painiketta Sivualueen asetukset... (Page Range Options...) ja valitse, millä sivuilla tunnistetta käytetään. Jos valitset jonkin sivualueen, määritä alku- ja loppusivu ruutuun Sivut (Pages). Jos tunniste koskee vain parillisia tai parittomia sivuja, valitse tarvittava määritys kohdasta Osajoukko (Subset). 8. Voit luoda samaan dokumenttiin useita erilaisia tunnisteita. Kohdassa Esikatsele sivu (Preview Page) voit tarkistaa tunnistemääritykset dokumentin eri sivuilla. Napsauta lopuksi OK.

143 Tiedostojen sisällön käsittely 143 Tunnistemääritysten tallentaminen Jos haluat käyttää samoja vakiotekstejä ja muotoiluja muissa dokumenteissa, napsauta tunnisteikkunassa painiketta Asetukset (Settings). Valitse Tallenna nykyiset asetukset (Save Current Settings). Kirjoita asetuksille nimi ja napsauta OK. Voit ottaa määritykset käyttöön muissa dokumenteissa valitsemalla tunnisteikkunassa halutun nimen painikkeen Asetukset (Settings) luettelosta. Tunnisteiden muokkaaminen ja poistaminen Jos haluat muuttaa jotain tunnistetietoa, valitse Dokumentti Ylä- ja alatunniste Päivitä... (Document Header & Footer Manage...). Valitse luettelosta muokattava tunniste ja napsauta Muokkaa... (Edit...). Tunnisteikkuna avautuu ja voit tehdä muutokset. Valitsemalla Lisää uusi... (Add New...) voit lisätä dokumenttiin muita tunnisteita. Voit myös valita jonkin tunnisteen ja napsauttaa painiketta Poista (Remove). Poisto pitää vahvistaa. Jos haluat poistaa tunnisteet kokonaan, valitse Dokumentti Ylä- ja alatunniste Poista kaikki... (Document Header & Footer Remove All...) ja vahvista poisto.

144 144 PDF-XChange ja Editor Plus Bates-sivunumerointi Bates-numerointia käytetään varsinkin silloin, kun halutaan numeroida samaan kokonaisuuteen kuuluvien dokumenttien sivut juoksevasti niin, että niiden keskinäinen järjestys on helppo havaita. Bates-numerot näkyvät ylä- tai alatunnisteessa sarjaan kuuluvien dokumenttien sivuilla. Numerointia voi käyttää myös yksittäisessä dokumentissa. 1. Valitse Dokumentti Bates-sivunumerointi Lisää useisiin tiedostoihin... (Document Bates Numbering Add to Multiple Files...). 2. Kerää ikkunaan numeroitavat tiedostot. Lisää tiedostoja... (Add files...) -painikkeen nuolella voit valita avoinna olevia tiedostoja. Voit lisätä luetteloon myös kokonaisxen kansion sisällön. Kun jokin tiedosto on valittuna, voit painikkeella Sivualueen asetukset... (Page Range Options... ) rajata toiminnon tiettyyn sivualueeseen. Nuolipainikkeilla voit järjestää tiedostot haluamaasi numerointijärjestykseen. Voit myös lajitella tiedostot esimerkiksi nimen mukaiseen aakkosjärjestykseen napsauttamalla saraketunnusta Otsikko (Title). 3. Valitse tiedostoille nimeämistapa. Jos valitset tiedostojen nimien korvaamisen Bates-numeroilla (Replace file names with starting and ending Bates number), näet valmiiden tiedostojen nimissä niihin kuuluvat sivut. 4. Napsauta painiketta Asetukset... (Options...). Ylä- ja alatunnisteen ikkuna avautuu.

145 Tiedostojen sisällön käsittely Napsauta kohdistin numeron sijoituslohkoon ja napsauta sitten painiketta Lisää Bates-numerointi... (Add Bates Numbering...): 6. Valitse lukujen määrä (Number of Digits) ja aloitusnumero (Start number). Kirjoita numeron eteen tai perään tuleva liiteteksti (Prefix, Suffix). Ne helpottavat esimerkiksi tiedostojen hakua. Napsauta OK. 7. Tee muut tunnisteen määritykset tavalliseen tapaan. Napsauta OK kaksi kertaa. Kuittaa vahvistusilmoitus napsauttamalla Sulje (Close). Numeroinnin voit poistaa tai sitä voi muokata Dokumentti Bates-sivunumerointi (Document Bates Numbering) -valikon komennoilla samaan tapaan kuin tavallisia tunnisteita.

146 146 PDF-XChange ja Editor Plus Vesileima Vesileima sijaitsee yleensä sivulla olevien muiden elementtien päällä leiman tapaan, mutta voit myös määrätä sen taustalle tai läpinäkyväksi. Vesileimana voit käyttää toista PDF-tiedostoa tai kuvaa. Lisäksi voit kirjoittaa vesileimaksi oman tekstin. Tiedostoon voidaan lisätä useita vesileimoja. Vesileiman lisääminen 1. Valitse Dokumentti Vesileimat Lisää... (Document Watermarks Add...). 2. Valitse kohtaan Lähde (Source), tehdäänkö vesileima tekstistä tai tiedostosta. Jos valitset Teksti (Text), kirjoita teksti sille varattuun ruutuun. Tekstissä voi olla useita rivejä. Määritä tekstin fontti, kirjasinkoko ja väri napsauttamalla painiketta Fontti... (Font...).

147 Tiedostojen sisällön käsittely 147 Jos tekstissä on useita rivejä, voit tasata ne keskenään vasemmalle, keskelle tai oikealle. Jos valitset Tiedosto (File), napsauta selauspainiketta. Etsi sitten tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Jos tiedostossa on useita sivuja, selaa kohtaan Sivu (Page) haluttu sivu. 3. Valitse kohtaan Kierto (Rotation) haluamasi tekstin tai kuvan suunta. 4. Valitse kohtaan Peittävyys (Opacity), kuinka läpinäkyvä leima on. 100% tarkoittaa, että vesileima peittää allaan olevan tiedon kokonaan. 5. Voit määrittää leiman koon joko skaalaten sitä alkuperäisen kuvan mukaan tai suhteessa kohdesivuun. 6. Valitse kohtiin Pystysiirtymä (Vertical Offset) ja Vaakasiirtymä (Horizontal Offset) sopivat mitat ja reuna, josta mitta lasketaan (from). Esikatselukuva näyttää koko ajan sijainnin dokumentissa. 7. Merkitse ruutu Taustalla (As Background), jos leima sijoitetaan sivun PDFsisällön taakse. 8. Valitse kohtaan Sivualue (Pages Range), millä sivuilla vesileimaa haluat käyttää. Jos valitset jonkin sivualueen, määritä alku- ja loppusivu tai erilliset sivut ruutuun Sivut (Pages). Jos leima koskee vain parillisia tai parittomia sivuja, valitse tarvittava määritys kohdasta Osajoukko (Subset). 9. Napsauta OK.

148 148 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Vesileimamääritysten tallentaminen Jos haluat samaa leimaa muissa dokumenteissa, napsauta vesileimaikkunassa painiketta Asetukset (Settings) ja valitse Tallenna nykyiset asetukset (Save Current Settings). Kirjoita asetuksille nimi ja napsauta OK. Voit ottaa vesileimamäärityksen uudelleen käyttöön valitsemalla halutun nimen luettelosta Asetukset (Settings). Useita erilaisia leimoja Dokumentissa voi olla samalla sivulla useita vesileimoja. Luo ensimmäinen leima ja määritä sen sivualue. Valitse sitten Dokumentti Vesileimat Lisää... (Document Watermarks Add...). Määritä uuden leiman sivualue ja sen ominaisuudet. Vesileiman muokkaaminen ja poistaminen Jos haluat muuttaa esimerkiksi ensimmäistä vesileimaa, valitse Dokumentti Vesileima Päivitä... (Docu-ment Watermarks Manage...). Vesileimaluettelo avautuu. Valitse muokattava leima, napsauta Muokkaa... (Edit...) ja voit muuttaa leiman sivualuetta ja ominaisuuksia. Kun hyväksyt päivitetyn leiman, se korvaa valitulla sivualueella olleet aikaisemmat vastaavat leimat. Jos haluat nopeasti poistaa kaikki vesileimat, valitse Dokumentti Vesileimat Poista kaikki... (Document Watermarks Remove All...) ja vahvista poisto. Yhden vesileiman voit poistaa päivitysikkunassa.

149 Tiedostojen sisällön käsittely Tausta Tausta sijoitetaan kaikkien sivulla olevien elementtien taakse. Tausta voi olla esimerkiksi jokin vakiotekstit sisältävä tiedosto, jonka päälle lisätään muuttuvat tiedot vähän samaan tapaan kuin tulostaisit asiakirjan esipainetulle paperille. Taustakuvana voit käyttää toista PDF-tiedostoa tai kuvaa. Tausta voi myös olla jokin väri. Taustamäärityksiä voi olla voimassa vain yksi kerrallaan. Jos dokumentissa on jo tausta ja lisäät uuden taustamäärityksen, se korvaa aikaisemman taustan. Uuden taustan lisääminen 1. Valitse Dokumentti Tausta Lisää... (Document Background Add...). 2. Merkitse vaihtoehto Väri (From Color), napsauta väriruutuun ja valitse paletista haluamasi väri. Tai Jos paletissa ei ole valmiina sopivaa väriä, valitse Lisää värejä... (More Colors...). Valitse värisävy ja tummuus hiirellä tai määritä matemaattiset väriarvot. Napsauta lopuksi OK.

150 150 PDF-XChange ja Editor Plus Merkitse vaihtoehto Tiedosto (Name) ja napsauta selauspainiketta. Valitse tiedostomuoto. Etsi sitten tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Jos tiedostossa on useita sivuja, selaa kohtaan Sivu (Page) haluttu sivu. 3. Valitse kohtaan Kierto (Rotation) haluamasi taustan suunta. 4. Valitse kohtaan Peittävyys (Opacity), kuinka läpinäkyvä tausta on. Mitä pienempi arvo, sitä vaaleampi tausta on. 5. Voit määrittää taustakuvan koon joko skaalaten sitä alkuperäisen kuvan mukaan tai suhteessa kohdesivuun (Scale relative to target page). 6. Valitse kohtiin Pystysiirtymä (Vertical Offset) ja Vaakasiirtymä (Horizontal Offset) sopivat mitat ja reuna, josta mitta lasketaan (from). Esikatselukuva näyttää koko ajan sijainnin dokumentissa. 7. Valitse, millä sivuilla taustaa haluat käyttää. Jos valitset jonkin sivualueen, määritä se ruutuun Sivut (Pages). Jos tausta koskee vain parillisia tai parittomia sivuja, valitse tarvittava määritys kohdasta Osajoukko (Subset). 8. Napsauta OK. Taustamääritysten tallentaminen Jos haluat samaa taustaa muissa dokumenteissa, napsauta taustaikkunassa painiketta Asetukset (Settings) ja valitse Tallenna nykyiset asetukset (Save Current Settings). Kirjoita asetuksille nimi ja napsauta OK. Voit ottaa taustan uudelleen käyttöön valitsemalla halutun nimen luettelosta Asetukset (Settings). Taustan muokkaaminen ja poistaminen Jos haluat muuttaa taustaa, valitse Dokumentti Tausta Päivitä... (Document Background Update...). Taustaikkuna avautuu ja voit muuttaa sivualueita ja tehdä muutokset. Jos haluat poistaa taustat, valitse Dokumentti Tausta Poista... (Document Background Remove...) ja vahvista poisto.

151 Tiedostojen sisällön käsittely Tekstin tunnistus Jos et pysty valitsemaan sivulla olevaa tekstiä, saattaa sivu olla luotu skannaamalla tai luomalla sivu tilannekuvatyökalulla. Teksti on näissä tapauksissa kuva. Tekstintunnistuksella pystyt muuntamaan sivulla näkyvän tekstin tekstiksi, jonka voi valita ja kopioida tekstinvalintatyökalulla. Jos kopioit tekstin esimerkiksi uudeksi sivuksi tekstiruutuun, pääset myös muokkaamaan tekstin sisältöä ja ominaisuuksia. Ohjelman valmistajan sivuilta voit ladata suomenkielen tunnistuspaketin Ohjelman asetuksissa sivulla OCR voit asettaa suomen ensisijaiseksi tunnistuskieleksi. Kun skannaat sivuja, voit kuvien muuntoasetuksissa valita jälkikäsittelyksi automaattisen OCR-tunnistuksen. 1. Avaa kuvadokumentti. 2. Valitse Dokumentti OCR-tekstintunnistus... (Document OCR Pages...) 3. Valitse kaikki sivut (All) tai muunnettava sivualue kohtaan Sivut (Pages). 4. Valitse kohtaan Tunnistus (Recognation) käytettävä kieli (Primary Language) ja tunnistuksen tarkkuustaso (Accuracy). Voit myös ottaa käyttöön automaattisen sisällön oikaisutoiminnon (Auto Deskew). 5. Valitse kohdasta Tulostus (Output Type), säilytetäänkö alkuperäinen kuva luotavan tekstikerroksen alla (Preserve Original Content and Add Text Layer) vai luodaanko tunnistettavista sivuista uusi tekstihakukelpoinen dokumentti (Create New Searchable Document). 6. Napsauta OK.

152 152 PDF-XChange ja Editor Plus Kirjanmerkkien hallinta ja linkit PDF-dokumenttia voi selata sivu kerrallaan tai tarvittavaa kohtaa voi hakea etsimistoiminnon avulla. Dokumentin laatija voi kuitenkin kirjanmerkkien avulla helpottaa laajankin dokumentin hallintaa ja siirtymistä haluttuun yksityiskohtaan. Myös linkkien avulla voi siirtyä dokumentissa toiseen kohtaan tai web-sivulle. 5.1 Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkit luodaan usein otsikoista ja ne muodostavat samalla dokumentin sisällysluettelon. Aikaisemmin PDF-dokumenttien luontia käsiteltäessä todettiin, kuinka PDF-XChangella voi määritellä samalla tavalla muotoiltuja otsikoita automaattisesti kirjanmerkeiksi ja kuinka mm. Wordista voi luoda kirjanmerkit automaattisesti tyylien avulla. Kirjanmerkit voi luoda myös jälkikäteen Editorissa ja ne voivat viitata mihin tahansa dokumentissa olevaan tärkeään kohtaan, johon halutaan lukijan pääsevän nopeasti. Kirjanmerkki voi myös dokumenttihypyn sijaan avata web-sivun. Kirjanmerkit voivat sisältää useita otsikkotasoja, jotka voi laajentaa näkyviin ja supistaa pois tarpeen mukaan. Kirjanmerkkien luominen valmiiseen dokumenttiin Kirjanmerkki on tekstimuotoinen linkki. Kirjanmerkit näkyvät suunnistusruudun Kirjanmerkit (Bookmarks) -välilehdellä. Niiden lisääminen ja muokkaaminen tapahtuu myös samalla välilehdellä olevilla työkaluilla tai kirjanmerkkien pikavalikoilla. 1. Valitse kirjanmerkki, jonka alapuolelle samalle tasolle uusi kirjanmerkki sijoitetaan. Jos et valitse kirjanmerkkiä, sijoitetaan uusi kirjanmerkki viimeiseksi. 2. Selaa esiin kirjanmerkin kohdesivu. 3. Napsauta suunnistusruudussa uuden kirjanmerkin painiketta (New...) tai valitse kirjanmerkin Asetukset... (Options...) -valikosta Uusi kirjanmerkki... (New Bookmark...). 4. Kirjoita valittuna olevan oletustekstin tilalle haluamasi nimi ja napsauta OK. Vihje! Valitse otsikkoteksti tekstinvalintatyökalulla etukäteen, kopioi se ja liitä uuden kirjanmerkin nimi-ikkunaan.

153 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 153 Kirjanmerkin kohteen muokkaaminen Oletuksena kirjanmerkki osoittaa sivulle siihen kohtaan, joka oli näytöllä kirjanmerkkiä luotaessa. Myös näkymätieto tallentuu kirjanmerkkiin. Jos kohde ei ole oikein tai täytyy vaihtaa, voit tehdä sen jälkikäteen. Voit myös kirjoittaa kaikki kirjanmerkit ensin ja määrittää kohteet myöhemmin. 1. Siirry suunnistusruudun Kirjanmerkit (Bookmarks) välilehdelle. 2. Valitse kirjanmerkki, jonka kohteen haluat määrittää tai vaihtaa. 3. Selaa esiin sivu tai sen kohta, johon kirjanmerkin tulee viitata. 4. Muuta näkymä tarvittaessa. 5. Napsauta kirjanmerkkiin hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Määritä kohde (Set Destination). Komento löytyy myös Asetukset... (Options...) -painikkeen valikosta. Kirjanmerkkien nimi ja ulkoasu Jos kirjanmerkin nimi ei ole oikein, voit napsauttaa siihen hiiren kakkospainikkeella ja valita Nimeä uudelleen (Rename). Valintaikkuna avautuu ja voit vaihtaa nimen. Jos kirjanmerkkien nimet ovat pitkiä ja suunnistusruutu halutaan kuitenkin pitää kapeana, voit rivittää pitkät nimet valitsemalla kirjanmerkin Asetukset... (Options...) -valikosta tai pikavalikosta Rivitä pitkät kirjanmerkit (Wrap Long Bookmarks). Toiminnon voi poistaa käytöstä valitsemalla saman komennon uudelleen. Lisää tilaa saat ruutuun myös poistamalla tekstien edessä olevat kuvakkeet komennolla Näytä/Piilota kuvakkeet (Show/Hide Icons). Jos ruudussa on tilaa, voi tekstikokoa suurentaa kohdan Tekstin koko (Text Size) valinnoilla. Muutos vaikuttaa kaikkiin kirjanmerkkeihin. Jos haluat korostaa jotain erityisen tärkeää kohtaa, voit muuttaa kirjanmerkin ulkoasua. 1. Valitse kirjanmerkki tai -merkit, joiden ulkoasua haluat muokata. 2. Napsauta suunnistusruudusta ominaisuuksien muokkauspainiketta (Properties...) tai valitse pikavalikosta Ominaisuudet... (Properties...). Ominaisuuksien tehtäväruutu avautuu dokumentti-ikkunan oikealle puolelle. Jos työkalurivi Ominaisuudet (Properties) on avoinna, näkyvät samat ulkoasun työkalut. 3. Jos valittuna on useita kirjanmerkkejä, voit vaihtaa tekstin väriä, lihavointia ja kursivointia. Jos valittuna on vain yksi kirjanmerkki, voit tehtäväruudussa vaihtaa myös otsikkotekstiä ja kirjanmerkin toimintoa. Kirjanmerkkivalinnan pikavalikosta ja Asetukset... (Options...) -painikkeen valikosta löytyy komento Nykyiset ominaisuudet oletuksiksi (Make Current Properties Default). Voit soveltaa näitä määrityksiä valittuihin kirjanmerkkeihin komennolla Käytä oletusasetuksia (Apply Default Properties).

154 154 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kirjanmerkkien tasojen muuttaminen Uusia kirjanmerkkejä luodaan oletuksena samalle tasolle kuin luontihetkellä valittuna oleva kirjanmerkki. Voit siirtää tasoja suunnistusruudussa. 1. Valitse siirrettävä kirjanmerkki ja vedä se uudelle tasolle. Vetämisen aikana punainen viiva osoittaa uuden sijoituskohdan. Viivan kärki osoittaa uuden tason. Voit siirtää samanaikaisesti useita valittuja kirjanmerkkejä. Jos kirjanmerkit alun perin sijaitsivat hajallaan, ne sijoitetaan uuteen kohtaan peräkkäin. Kirjanmerkkien järjestys Samalla tavalla kuin muutat tasoja hiirellä vetämällä voit järjestää kirjanmerkit uuteen järjestykseen, esimerkiksi aakkosjärjestykseen. Huomaa, että kirjanmerkkien järjestely ei siirrä dokumentin sivuja eri järjestykseen. Kirjanmerkki linkkinä Oletuksena kirjanmerkin avulla siirrytään jollekin avoinna olevan dokumentin sivulle. Kirjanmerkin toiminnoksi voidaan kuitenkin valita siirtyminen toiseen PDFdokumenttiin, jonkin tiedoston avaaminen tai siirtyminen web-sivuston katseluun. Luo kirjanmerkkipalkkiin esimerkiksi loppuun uusi kirjanmerkki, kirjoita sille sopiva nimi ja napsauta painiketta Ominaisuudet... (Properties...), jos tehtäväruutu ei ole valmiiksi avoinna. Napsauta kohdan Toiminnot (Actions) perässä olevaan painikkeeseen (...) Valintaikkunassa Muokkaa toimintoluetteloa (Edit Actions List) voit poistaa dokumentin sisäisen siirtymisen ja lisätä sen sijaan jonkin muun toiminnon. Kirjanmerkin toiminnon määrität samalla tavalla kuin linkin toiminnon. Katso tarkemmat ohjeet seuraavasta luvusta "Linkkien luominen".

155 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 155 Kirjanmerkkien poistaminen Kirjanmerkin poistaminen ei poista sen kohdesivua. 1. Valitse poistettava kirjanmerkki tai kirjanmerkit. 2. Napsauta suunnistusruudussa olevaa kirjanmerkin poistopainiketta (Delete) tai napsauta kirjanmerkkiin tai valintaan hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikosta Poista (Delete Bookmarks). tai paina Delete-näppäintä. 3. Vahvista poisto napsauttamalla Kyllä (Yes). 5.2 Kirjanmerkkien ja sisällysluettelon apuohjelma Editorin koosteesta 311 alkaen on ohjelmassa ollut mukana apuohjelma (plug-in), jonka toiminnot näkyvät valikossa Lisäasetukset (Advanced). Voit mm. luoda asiakirjaan sisällysluettelon.. Sisällysluettelokohdat toimivat linkkeinä vastaaviin kohtiin sivuille samalla tavalla kuin kirjanmerkitkin, mutta sisällysluettelosta muodostuu osa dokumentin tekstiä ja se voidaan tulostaa. Kirjanmerkkien luominen tekstityylien avulla Kun asiakirjan otsikot on luotu yhtenäisten tekstityylien avulla, voit luoda nopeasti otsikoista kirjanmerkit. 1. Valitse Lisäasetukset (Advanced) -valikosta Kirjanmerkit Luo kirjanmerkit sivun tekstistä... (Bookmarks Generate Bookmarks From Page Text...) 2. Valitse sivualue, josta kirjanmerkkejä luodaan, ja napsauta sitten painiketta Lisää... (Add...). 3. Napsauta kohdan Tekstin tyyli (Text Style) -kohdasta Lisää... (Add...). Avautuva ikkuna näyttää luettelon fonteista, joita asiakirjassa on käytetty.

156 156 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse fontti ja napsauta OK. 5. Tee muut fontin määritykset. Helpommalla suoriudut määrityksistä, kun valitset pätkän otsikkotekstiä ennen komentojan avaamista. Sen jälkeen voit napsauttaa valintaikkunassa painiketta Käytä valitun tekstin tyyliä (Get Style from Selected Text). 6. Tarkista kohdasta Tekstisisällön säännöt (Text Content Rules) esimerkiksi kirjainkoon vaikutus valittaviin otsikoihin (Match Text Case). 7. Napsauta OK. 8. Napsauta uudelleen Lisää... (Add...) ja tee seuraavan kirjanmerkkitason määritykset. 9. Kun kaikki tasot on määritelty, napsauta OK. Ennen kirjanmerkkien luomista voit valintaikkunassa määrittää niiden ulkoasun ja mm. kirjainkoon (Resulting Appearance, Title Formatting).

157 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 157 Sisällysluettelon luominen kirjanmerkkipuusta Voit luoda kirjanmerkkipuun avulla dokumenttiin myös erillisen sisällysluettelon.. 1. Valitse Lisäasetukset (Advanced) -valikosta Kirjanmerkit Luo sisällysluettelo... (Bookmarks Build Table of Contents...) 2. Kirjoita kohtaan Otsikko (Title) haluamasi otsikkoteksti, esimerkiksi "Sisällysluettelo" tai "Sisältö". 3. Napsauta Lisää... (Add...).

158 158 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse fontti, fontin tyylimääritykset ja napsauta OK. 5. Napsauta Lisää... (Add...), kunnes kaikki tasot on määritelty. Ensimmäinen kohta määrittää otsikkotekstin, seuraavat kohdat sisällysluettelotasojen tekstien ulkoasun. Ainakin yksi taso otsikon lisäksi täytyy olla määritetty. 6. Valitse kohtaan Sijoita sisällysluettelo ennen sivua (Insert Table of Contents before page), mihin luettelo sijoitetaan. Luettelosta muodostetaan aina erillinen kokonainen sivu. 7. Valitse kohtaan Kirjanmerkit (Bookmarks), mitkä kaikki kirjanmerkit otetaan mukaan sisällysluetteloon. 8. Valitse kohtiin Sivun numerointi (Page Numbering), miten kohdat numeroidaan ja numeroinnin ulkoasu (Output page numbers as, Style). 9. Kun kaikki kohdat on määritelty, napsauta Luo (Build).

159 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit 159 Nimetyt kohteet Kirjanmerkeistä voit luoda myös nimettyjä kohteita. Ne toimivat nimilappuina osoittamassa tiettyä kohtaa dokumentissa. Voit sen jälkeen helposti asettaa linkin tai esimerkiksi kirjanmerkin toiminnon kohteeksi samassa tai toisessa dokumentissa olevan nimetyn kohteen. Kohteet nimeät valitsemalla Lisäasetukset (Advanced) -valikosta Kirjanmerkit Muunna nimetyiksi kohteiksi... (Bookmarks Convert to Named Destinations...). Jos asiakirjassa on nimettyjä kohteita, ne näkyvät toimintoluettelon muokkausikkunassa ja ovat valittavissa hyppyjen päämääräksi. Kirjanmerkkien muokkaus Lisäasetukset (Advanced) -valikossa on lukuisia toimontoja, joilla voit eri tavoin muokata kirjanmerkkien ominaisuuksia tai kirjnamerkkipuuta. Voit esimerkiksi järjestää kirjanmerkit sivujärjestyksen sijaan aakkosjärjestykseen etsimisen helpottamiseksi. Valitse Lisäasetukset (Advanced) -valikosta Kirjanmerkit Lajittele kirjanmerkit... (Bookmarks Sort Bookmarks...). Huomaa, että asiakirjan sivujen järjestys ei muutu ja kirjanmerkit osoittavat edelleen alkuperäisiin oikeisiin kohtiin. Komennolla Lisää kirjanmerkin otsikkotekstiä... (Add Text to Bookmark Title...) voit lisätä otsikoihin etuliitteen tai loppuliitteen. Komennolla Miuuta kirjanmerkkien kirjainkokoa... (Change Bookmark Case...) voit muuttaa otsikoiden kirjaimet esimerkiksi isoiksi kirjaimiksi.. Komennolla Etsi ja korvaa kirjanmerkkitekstiä... (Find And Replace Bookmark Text...) voit vaihtaa otsikoiden tekstejä. Komennolla Tarkasta kirjanmerkit... (Validate Bookmarks...) etsitään virheellisiä merkkejä, esimerkiksi kirjanmerkkejä, joilla ei ole mitään kohdetta.

160 160 PDF-XChange ja Editor Plus Linkkien luominen Linkki on kohta dokumentissa, jota napsauttamalla toteutuu hyppy dokumentin sisällä johonkin muuhun kohtaan. Linkillä voidaan myös siirtyä toiseen dokumenttiin tai avata tiedosto. Jos avattava tiedosto on jokin muu kuin PDF-tiedosto, avautuu samalla tiedoston luontiohjelma. Linkki voi myös avata web-sivun. Linkkiteksti voidaan muotoilla löytämisen helpottamiseksi kuten linkkiteksti websivuilla, mutta linkkinä voi toimia yhtä hyvin kuva. Voit valita linkiksi dokumentin tekstiä tai kirjoittaa erillisen tekstin esimerkiksi kirjoituskonetyökalulla. Linkin tunnistaa sivulla siitä, että sen päällä hiiren osoitin muuttuu osoittavaksi sormeksi. Linkin teet valitsemalla linkkityökalun ja vetämällä sopivan napsautusalueen ohjetekstisi tai kuvan ympärille. Sen jälkeen määrität linkin ulkoasun ja kohteen. Linkki dokumentin toiseen kohtaan 1. Kirjoita esimerkiksi kirjoituskonetyökalulla tai tekstiruutuna linkkiteksti, jos dokumentissa ei ole valmiina sopivaa tekstiä. 2. Avaa Työkalut (Tools) -valikko ja valitse Linkit (Link Tools) kohdasta Linkkityökalu (Link Tool). 3. Piirrä kuvio napsautuskohdan päälle. 4. Avaa tarvittaessa ominaisuuksien työkalurivi. Napsauta linkki valituksi. Jos linkkialue ei ole valittuna, määrität työkalun ominaisuuksia ja silloin muutokset vaikuttavat vasta seuraaviin piirrettäviin linkkeihin. Muotoile halutessasi linkin napsautusalueen ympärille kehys, määritä sen väri ja tyyli. Huomaa, että oletuksena kehysviivan leveys on 0 pistettä eli viivaa ei ole. Määritä linkin korostus sitä napsautettaessa. 5. Napsauta painiketta Ominaisuudet... (Properties...). 6. Napsauta kohdan Toiminnot (Actions) perässä olevaan painikkeeseen (...)

161 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit Avaa painikkeen Lisää... (Add...) valikko ja valitse Siirry tämän dokumentin sivulle (Go To a Page in the Document).

162 162 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse kohdasta Kohteen ominaisuudet (Destination Properties) kohdesivu (Use Page Number). Voit halutessasi muuttaa sivun zoomausta (Use Zoom Level) tai määrittää suorakulmion (Use Rectangle), jonka kokoinen alue sivusta näytetään sille siirryttäessä. Voit myös selata esiin sivun ja suurentaa tai pienentää sitä tarpeen mukaan. Kun napsautat Käytä nykyistä näkymää (Use Current View), kirjataan sen tiedot kohteen ominaisuuksiin. Jos tarvitset dokumentissa useita hyppykohtia, voit luoda näkymistä nimettyjä kohteita ja käyttää niitä aina erikseen tehtävien sivumääritysten sijaan (Use Named Destinations). 9. Napsauta OK kaksi kertaa. 10. Vaihda työkaluksi käsityökalu ja testaa linkin toiminta. Linkki toiseen dokumenttiin 1. Aloita linkin tekeminen samalla tavalla kuin sivulle siirtymisessä. 2. Valitse painikkeen Lisää... (Add...) valikosta Siirry toisen dokumentin sivulle (Go To a Page in Another Document). 3. Valitse kohtaan Kohdedokumentti (Target Document) tiedosto, johon linkillä hypätään.

163 Kirjanmerkkien hallinta ja linkit Valitse kohdasta Avaa (Open In), miten dokumentti pitää avata. 5. Valitse kohdasta Kohteen ominaisuudet (Destination Properties) kohdesivu (Use Page Number). Voit halutessasi muuttaa sivun zoomausta (Use Zoom Level) tai määrittää suorakulmion (Use Rectangle), jonka kokoinen alue sivusta näytetään sille siirryttäessä. Voit myös käyttää esikatselukuvan näkymää tai nimettyjä kohteita samalla tavalla kuin hypyssä dokumentin sisällä. 6. Napsauta OK kaksi kertaa. 7. Vaihda työkaluksi käsityökalu ja testaa linkin toiminta. Linkki Web-sivulle 1. Aloita linkin tekeminen samalla tavalla kuin sivulle siirtymisessä. 2. Valitse painikkeen Lisää... (Add...) valikosta Avaa web-sivu (Open a Web Link). 3. Kirjoita osoite ja napsauta OK kaksi kertaa. Testaa linkki. Tiedoston avaaminen linkin avulla Linkki voi avata myös muita kuin PDF-tiedostoja. Tiedosto avataan sen luontiohjelmaan. 1. Aloita linkin tekeminen samalla tavalla kuin sivulle siirtymisessä. 2. Valitse painikkeen Lisää... (Add...) valikosta Avaa tiedosto (Open a File).

164 164 PDF-XChange ja Editor Plus Napsauta painiketta Selaa... (Browse...) ja valitse avattava kohdetiedosto (Destination) 4. Napsauta OK kaksi kertaa. Testaa linkki. Linkkien muokkaaminen Jos haluat muuttaa linkin kohdetta tai muita ominaisuuksia, valitse ensin käyttöön linkkityökalu, jolloin linkkien paikat korostetaan. Napsauta muokattava linkki valituksi. Voit siirtää ja muuttaa napsautusalueen kokoa tavalliseen tapaan hiirellä vetämällä. Ulkoasumuutoksia, siirtoa ja koon säätämistä varten voit myös valita useita linkkialueita Ctrl-näppäimen ja hiiren avulla. Valitse uudet määritykset työkaluista tai ominaisuuksien tehtäväruudusta. Avaa tarvittaessa toimintoikkuna. Valitse muokattava toiminto ja napsauta Muokkaa... (Edit...). Samassa linkissä voi olla useita peräkkäisiä toimintoja. Toimintojen keskinäistä suoritusjärjestystä voit muuttaa painikkeilla Ylös (Up) ja Alas (Down). Turhan toiminnon poistat painikkeella Poista... (Remove...) Linkkien poistaminen sivulta Linkit poistat napsauttamalla linkkityökalulla linkkialueelle ja painamalla Deletenäppäintä.

165 Kommentit ja merkinnät Kommentit ja merkinnät Kommentilla tarkoitetaan yleensä asiakirjaan liitettyä lisämerkintää. Kommentti voi olla tekstin korostus, tarralappu tai muilla kommenttityökaluilla tehty merkintä. Kommentin voi lisätä dokumenttiin vapaasti valittavaan kohtaan ja niiden ulkoasua voi muokata. Jos merkintä ei sisällä näkyvää tekstiä, siihen voi lisätä ponnahdusikkunan, jossa näkyvät tekijän tiedot ja hänen kirjoittamansa huomautusteksti. 6.1 Asettelun apuvälineet Jos lisäät sivuille joitain kommentteja tai muita elementtejä, haluat ehkä sijoittaa ne samaan linjaan tai nähdä tarkasti niiden asettelun suhteessa muihin objekteihin. Varsinkin lomakkeita suunniteltaessa tarvitaan usein tarkka mitta kahden objektin väliin. Editorissa on useita erilaisia sijoittelun apuvälineitä. Ruudukko Kun valitset Näytä (View) -valikosta Näytä Näytä ruudukko (Show Show Grid), lisätään dokumenttiruutuun vaaka- ja pystysuuntaiset viivaukset. Ruudukko poistetaan valitsemalla sama komento uudelleen. Jos valitset Näytä (View) -valikon kohdasta Tartu (Snap) vaihtoehdon Tartu ruudukkoon (Snap to Grid), uudet objektit sijoitetaan automaattisesti kiinni ruudukon linjoihin. Jos haluat muuttaa linjojen alkukohtaa ja tiheyttä, valitse Muokkaa (Edit) -valikosta Ohjelman asetukset... (Preferences...) ja välilehti Mitoitus (Measurement). Napsauttamalla kohdasta Tartu (Use Snapping) painiketta Mukauta... (Customize...) voit myös valita, mihin objekteihin ja kuinka tiukasti lisäämäsi uudet elementit tarttuvat.

166 166 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Viivaimet Vaaka- ja pystyviivaimen avulla voit tarkistaa sivun objektien sijainnin ja koon. Valitse Näytä (View) -valikosta Näytä Näytä viivaimet (Show Show Rulers). Hiiren osoittimen paikka näkyy viivaimilla oransseina linjoina. Viivainten origopiste on dokumentin vasemmassa yläkulmassa. Viivaimet poistat näkyvistä valitsemalla saman komennon uudelleen. Voit vaihtaa viivainten mittayksikköä napsauttamalla viivaimeen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten haluamasi yksikön. Pikavalikon komennolla voit lisäksi hallita apulinjoja. Apulinjat Voit lisätä dokumentin päälle näkyviin omia vaaka- ja pystysuuntaisia apulinjoja haluamiisi kohtiin. Linjat näkyvät, kun valitset Näytä (View) -valikosta Näytä Näytä apulinjat (Show Show Guides). Linjoja voit vetää näkyviin tarvittavan määrän osoittamalla ensin viivainta ja vetämällä sitten alaspäin tai oikealle. Viivainten yläkulmassa olevasta harmaasta symbolista voit vetää yhtä aikaa pysty- ja vaakalinjan.

167 Kommentit ja merkinnät 167 Napsauttamalla viivaimeen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Lisää apulinjoja sivulle... (Add Page Guides...) voit mm. monistaa asettamasi linjat kaikille sivuille tai lisätä sivulle tietyin välein olevat linjat. Linjoja voit siirtää hiirellä vetämällä (käsityökalu). Linjan voit poistaa vetämällä sen takaisin viivaimen päälle. Kaikki linjat poistat nopeasti napsauttamalla viivaimeen hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Poista apulinjat nykyiseltä sivulta (Delete Guides on Current Page) tai Poista kaikki sivujen apulinjat (Delete All Page Guides). Mittaustieto Näytä (View) -valikossa on myös kohta Näytä Näytä mittaustieto (Show Show Page Measurement Info). Se lisää alareunan palkkiin tieton sivun koosta ja hiiren osoittimen paikasta sivulla. Kun napsautat hiiren kakkospainikkeella tietokohtaan, voit avautuvasta pikavalikosta valita, mitä tietoja näytetään ja mikä on mittayksikkö Samasta pikavalikosta voit myös valita käyttöön kaikki erilaiset apuvälineet ja poistaa ne käytöstä.

168 168 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Mittatyökalut Mittatyökalujen avulla voit mitata etäisyyksiä ja objektien pinta-aloja. Voit avata näkyviin työkalurivin Mittaus (Measuring), joka sisältää kaikki erilaiset mittausvälineet. 1. Valitse tarvittava työkalu. Etäisyystyökalu (Distance Tool) - kahden pisteen välinen etäisyys. Osoita mittauksen aloituskohtaa ja vedä hiiren osoitin lopetuskohtaan ja napsauta. Vedä mittalinja ja ohjausviivat sopivaan kohtaan ja napsauta toisen kerran. Kehätyökalu (Perimeter Tool) - useamman pisteen välinen etäisyys. Osoita mittauksen aloituskohtaa ja napsauta vuorotellen jokaiseen mittauspisteeseen ja kaksoisnapsauta lopetuskohtaan. Aluetyökalu (Area Tool) - alueen pinta-ala. Osoita mittauksen aloituskohtaa ja napsauta vuorotellen jokaiseen alueen kulmapisteeseen ja kaksoisnapsauta lopetuskohtaan. Kehän ja alueen mittauksen lopetukset voit tehdä myös napsauttamalla lopetuskohtaan hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Täydennä (Complete) Jos kesken mittauksen haluat peruuttaa toiminnon, voit valita pikavalikosta Peruuta (Cancel). Käytetty mittakaavamuunnos ja viivan ulkoasu näkyvät ominaisuuksien työkalurivillä. Voit muuttaa mittakaavaa ennen merkinnän tekemistä tai jälkikäteen. Mittausten tulos näkyy ponnahdusikkunassa, kun kaksoisnapsautat mittaviivaa. Etäisyysmittauksen tulos näkyyy oletuksena myös viivalla. Jos alueen viivan muoto on virheellinen, voi valittuna olevaan mittaviivaan lisätä ohjauspisteitä tai poistaa niitä pikavalikon komennolla. Mittaviivan poistat napsauttamalla sen valituksi ja painamalla Delete-näppäintä.

169 Kommentit ja merkinnät Kommenttien lisääminen ja muokkaaminen Kommenttien luomista nopeuttaa, jos avaat näkyviin työkalurivin Kommentti ja merkintä (Commenting). Jos rivi ei ole avoinna, valitse se Näytä Työkalurivit (View Toolbars) -valikosta. Kommentointityökaluja voit ottaa käyttöön myös Työkalut (Tools) -valikosta (Comment and Markup Tools). Työkalun valinnan jälkeen se pysyy käytössä, kunnes valitset jonkin muun työkalun. Ominaisuustyökalurivit Valitse ennen työkalun käyttöä Näytä Työkalurivit Ominaisuudet (View Toolbars Properties Toolbar). Ominaisuusrivi avautuu myös, kun napsautatt työkalun oikeassa alakulmassa olevaan nuoleen. Rivi on erilainen jokaiselle työkalulle. Rivillä voit määrittää seuraavien luotavien kommenttien ulkoasun. Työkalussa on oletuksena voimassa vaihtoehto, jota on käytetty viimeksi. Kun valittuna on yksi tai useampi tehty kommentti tai piirros, vaikuttavat ominaisuusrivin painikkeet näihin valittuihin objekteihin. Jos ominaisuuksien tehtäväruutu on avoinna, osoittaa sen otsikko selvästi, onko kyseessä työkalun vai valitun objektin ominaisuudet.

170 170 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Objektien valitseminen Kun haluat valita merkinnän, napsauta viivalle, kun hiiren osoitin on musta nuolenpää. Suljetuissa ja täyttöväreillä täytetyissä objekteissa riittää napsautus keskelle. Koska kommenttityökalu pysyy edelleen käytössä, on valintaa varten usein helpompi vaihtaa työkaluksi käsityökalu. Näin et vahingossa piirrä turhia kommentteja. Jos haluat valita samanaikaisesti useita objekteja siirrettäväksi tai samoja ulkoasumuutoksia varten, ota käyttöön kommenttityökalujen ensimmäinen painike Muokkaa kommentteja (Edit Multiple Comments). Vedä sen jälkeen kehys valittavien kohteiden ympärille. Useimpia merkintöjä voi siirtää tavalliseen tapaan hiirellä vetämällä, kun osoitin on nelisuuntainen nuoli. Kokoa voi muuttaa kulmakahvoista. Piirto-objekteja voi myös kiertää kuvien tapaan. Tarralappukommentti Tarralappukommenttiin liittyy kuvake, jota kaksoisnapsauttamalla avautuu lapun kaikki viestit sisältävä ponnahdusikkuna. Tekstiä voi kirjoittaa lappuun paljonkin, sillä tarvittaessa siihen lisätään vierityspalkki. Lapun kokoa voi myös muuttaa tarpeen mukaan. Kuvaketta ja tekstiä voi muotoilla monin tavoin. Lisääminen 1. Napsauta kommentointityökaluista tarralappupainiketta tai valitse Työkalut Kommentti- ja merkintä (Tools Comment and Markup Tools) ja sen jälkeen Tarralapputyökalu (Sticky Note Tool). 2. Hiiren osoitin muuttuu hiusristiksi. Napsauta kohtaan, johon lappu sijoitetaan. 3. Kirjoita teksti. 4. Siirrä kuvake ja ponnahdusikkuna sopivaan kohtaan hiirellä vetämällä. Voit siirtää molempia erikseen. Voit sulkea ponnahdusikkunan napsauttamalla sen oikeassa yläkulmassa olevaa sulkemispainiketta. Merkinnän kaksoisnapsauttaminen avaa ponnahdusikkunan, jossa näkyvät huomautuksen lisäksi mahdolliset vastaukset ja kaikki luontitiedot.

171 Kommentit ja merkinnät 171 Muokkaaminen Jokaiseen kommenttityökaluun liittyy merkinnän luontivaiheen oletusominaisuudet sisältävä työkalurivi. Kunkin tehdyn merkinnän omat työkalut näkyvät ominaisuusrivillä aina, kun merkintä on sivulla aktiivinen, ja niillä voit muotoilla jokaista merkintää erikseen. Myös ponnahdusikkunan tekstillä on muotoiluihin oma ominaisuusrivi. Rivi aktivoituu, kun napsautat kohdistimen tekstiin. 1. Avaa ponnahdusikkuna kaksoisnapsauttamalla kuvakkeeseen. 2. Korjaa tekstiä tarpeen mukaan. 3. Suurenna tai pienennä ikkunaa vetämällä alakulmasta. 4. Muotoile tarralapun ominaisuudet työkaluilla tai napsauta painiketta Ominaisuudet... (Properties...), jolloin voit muokata muotoilut tehtäväruudussa. 5. Avaa täyttöväripaletti (Fill Color) ja valitse kuvakkeen ja ponnahdusikkunan väri. Valinta vaikuttaa molempiin. 6. Valitse luettelosta Kuvake (Icon) sopiva tunnus lapulle. Taustalla dokumentissa näet valintasi vaikutuksen. 7. Valitse kohdasta Peittävyys (Opacity), peittääkö kuvake mahdollisesti alla olevan kuvan tai tekstin.

172 172 PDF-XChange ja Editor Plus Täydennä tarvittaessa tekijätietoja ja aihetta tehtäväruudun kohdassa Yleiset (General). Voit myös lukita merkinnän niin, että sitä ei voi siirtää tai ulkoasua muokata (Locked). Jos valitset ponnahdusikkunassa olevaa tekstiä ja ominaisuusrivi on avoinna, voit muokata tekstin ulkoasua sen painikkeilla ja pikavalikon komennolla Kappale... (Paragraph...). Poistaminen Helpoin tapa poistaa yksittäinen huomautus on napsauttaa se valituksi ja painaa Delete-näppäintä. Voit myös napsauttaa huomautukseen hiiren kakkospainikkeella ja valita Poista (Delete). Suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä voi myös poistaa valittuja kommentteja. Tekstin korostaminen Tekstin korostusmerkinnöillä ei muuteta varsinaista dokumenttia, vaan ainoastaan korostetaan tärkeitä kohtia tai esimerkiksi merkitään tekstiä, johon alkuperäisessä asiakirjassa pitäisi tehdä muutoksia. Korostusmerkintään voi liittää ponnahdusikkunan, johon voit täydentää tekstiä tai kirjoittaa merkinnän tarkoituksen ja korjausohjeet. Lisääminen 1. Napsauta kommentointityökaluista haluamaasi korostuspainiketta tai valitse Työkalut Kommentti- ja merkintä (Tools Comment and Markup Tools) ja sen jälkeen korostus (Highlight Text Tool), yliviivaus (Strikeout Text Tool) tai alleviivaus (Underline Text Tool). 2. Vie hiiren I-palkin näköinen osoitin korostuksen aloituskohtaan ja vedä, kunnes kaikki haluamasi teksti on valittu. Kun päästät hiiren painikkeen, merkitään teksti valitsemallasi korostuksella. Voit käydä koko dokumentin läpi samalla työkalulla. Työkalun jatkuva valinta täytyy muistaa poistaa, jos halutaan tehdä välillä muita toimenpiteitä. 3. Jos haluat lisätä merkintään ponnahdusikkunan, kaksoisnapsauta merkittyyn tekstiin. Kirjoita ikkunaan korjaukset tai muut huomautuksesi. 4. Sulje ponnahdusikkuna ja korosta seuraava tekstikohta.

173 Kommentit ja merkinnät 173 Ponnahdusikkunan avaat tarvittaessa kaksoisnapsauttamalla merkintään. Jos suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehti on avoinna, näkyy huomautusteksti merkinnän yhteydessä. Tekstin korostusmerkintöjä ei voi jälkikäteen muuttaa. Jos merkityksi tuli väärä teksti, on merkintä poistettava ja luotava uudestaan. Ulkoasu Ominaisuusrivin työkaluilla tai ominaisuuksien tehtäväruudussa voit muuttaa kaikkien eri korostusten esitysväriä (Fill Color) ja peittävyyttä (Opacity). Lisäksi voit valita päällekkäin olevien objektien värien mahdollisen sekoitustavan. Jos valittuna ei ole yhtään merkintää, vaikuttavat valinnat itse työkaluun eli seuraaviin luotaviin merkintöihin. Poistaminen Napsauta merkintään ja paina Delete-näppäintä. Poistokomento (Delete) löytyy myös pikavalikosta. Voit poistaa merkintöjä myös suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä. Kirjoituskone, tekstiruutu ja puhekupla Kirjoituskoneteksti, tekstiruutu- ja puhekuplakommentit eroavat ponnahdusikkunaan kirjoitetusta huomautuksesta siten, että ne eivät sulkeudu vaan näkyvät koko ajan tekstin päällä. Näihin merkintöihin ei voi liittää erillistä ponnahdusikkunaa. Tekstin voi sijoittaa mihin kohtaan tahansa ja sille varattavaa tilaa voi muuttaa tarpeen mukaan. Puhekupla (Callout) toimii samalla tavalla kuin tekstiruutu, mutta siinä on lisänä nuoli, jolla voit osoittaa merkintään liittyvän kohdan dokumentissa. Kirjoituskoneteksti eroaa tekstiruudusta ja puhekuplasta siten, että sillä ei oletuksena ole näkyvää kehystä tai taustaa. Valitse kommenttityökaluista kirjoituskone (Typewriter Tool), tekstiruutu (Text Box Tool) tai puhekupla (Callout Tool). Vastaavat työkalut löytyvät Työkalut Kommentti- ja merkintä (Tools Comment and Markup Tools) -valikosta. Kirjoituskone 1. Valitse työkalu ja napsauta tekstin aloituskohtaan. Jos ominaisuusrivi on avoinna, voit jo ennen kirjoittamista valita tekstin kirjasimen ja muut ominaisuudet. 2. Kirjoita teksti. Oletuksena ruutu kasvaa tekstin mukaan. Riviä voit vaihtaa painamalla Enter. 3. Napsauta lopuksi ruudun ulkopuolelle. Jos haluat myöhemmin muuttaa tekstiä, kaksoisnapsauta tekstiin. Jos haluat siirtää ruutua, napsauta se valituksi. Osoita tekstiä hiiren nelisuuntaisella nuoliosoittimella ja vedä kehys uuteen kohtaan.

174 174 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kokoa voit muuttaa koonmuuttokahvoista vetämällä. Kun kirjoitettu teksti on muokkaustilassa, näkyvät ominaisuusruudussa tekstin muotoilut. Voit halutessasi mm. vaihtaa tekstin fonttia (Font), fonttikokoa (Font Size), tekstityyliksi lihavoinnin, kursivoinnin, alleviivauksen tai yliviivauksen (Bold, Italic, Underline, Strikethrough) ja tasauksen vasemmalle, keskelle, oikealle tai molempiin reunoihin (Left, Center, Right, Justify, Justify All) sekä tekstin väriä (Fill Color). Muotoilut vaikuttavat vain valittuna olevaan tekstiin tai uuteen ruutuun kirjoitettavaan tekstiin. Painikkeella Määritä oletustyyliksi (Make Default Style) voit asettaa tekemäsi tekstimuotoilut, esimerkiksi fontin ja fonttikoon, uusien kirjoituskonemerkintöjen oletusarvoiksi. Painikkeella Käytä oletustyyliä (Apply Default Style) voit palauttaa koko tekstin ulkoasun valinnat oletusarvoihin. Painikkeella Poista tyyli (Clear Style) palautat ulkoasun ohjelman alkuperäiseen tyyliin. Kun napsautat valituksi kirjoituskonetekstin ruudun, voit vaihtaa taustan ja reunaviivan värin (Fill Color, Stroke Color). Lisäksi voit mm. valita reunaviivan tyylin ja paksuuden (Border Style, Border Width). Oletuksena reunan leveys on 0 pistettä eli kirjoituskonetekstillä ei ole näkyvää rajaviivaa, Kun muutat peittävyyttä (Opacity), se vaikuttaa sekä tekstin että mahdollisen taustan peittävyyteen. Lisäksi voit valita päällekkäin olevien objektien värien mahdollisen sekoitustavan (Blend Mode). Kun haluat poistaa koko tekstin, napsauta se valituksi ja paina Delete-näppäintä. Tekstiruutu 1. Valitse työkalu ja vedä dokumenttiin sopivan kokoinen ruutu. 2. Kirjoita ruutuun tuleva teksti. Jos ominaisuusrivi on avoinna, voit jo ennen kirjoittamista valita tekstin kirjasimen ja muut ominaisuudet. Kun valitset ruudun, voit valita tekstiruudun värin ja viivojen ominaisuudet sekä läpinäkyvyyden samalla tavalla kuin kirjoituskonetekstille. Jos haluat korjata kirjoitettua tekstiä, kaksoisnapsauta tekstiin. Kun tekstiruutu on valittuna, voit poistaa sen painamalla Delete-näppäintä. Puhekupla Puhekuplan teet napsauttamalla ensin kohtaan, johon nuolen pitää osoittaa. Sen jälkeen vedät kuplan tekstiruudun sopivaan kohtaan.

175 Kommentit ja merkinnät 175 Tekstiruutua suurennetaan tarpeen mukaan, mutta voit myös napsauttaa merkinnän valituksi ja muuttaa kokoa koonmuuttokahvoista vetämällä. Puhekuplassa voit erikseen siirtää tekstiruutua ja nuolen osoituskohtaa. Puhekuplan ja sen tekstin ominaisuuksia muokkaat samalla tavalla kuin tekstiruutua. Piirrosmerkinnät Voit lisätä piirtotyökaluilla dokumenttiin viivoja, ympyröitä ja muita yksinkertaisia kuvioita. Näihin piirrosmerkintöihinkin voi lisätä ponnahdusikkunan ja kirjoittaa selventäviä huomautuksia. Lisääminen 1. Valitse työkalu. Työkalujen valinta muuttaa hiiren osoittimen hiusristiksi. 2. Piirrä kuvio seuraavasti: Viiva, nuoli (Line Tool, Arrow Tool): Osoita aloituskohtaa ja vedä hiirellä viiva sopivan pituiseksi haluamaasi suuntaan. Ellipsi, suorakulmio (Oval Tool, Rectangle Tool): Osoita kuvion nurkkaa ja vedä hiirellä kuvio sopivan kokoiseksi. Murtoviiva, monikulmio (Polygin Line Tool, Polygon Tool): Napsauta aloituskohtaan ja sen jälkeen seuraavaan kulmion kääntökohtaan. Kun viiva on valmis, kaksoisnapsauta lopetuskohtaan. Pilvi (Cloud Tool): Pilvityökalulla piirrät pilvikuvion samalla tavalla kun tavallisen monikulmion. Kynä (Pencil Tool): Pidä hiiren painiketta painettuna piirtämisen ajan. Piirtotyökaluissa viimeisenä on pyyhekumityökalu (Eraser Tool), jolla voit pyyhkiä pois kynätyökalulla tehtyjen piirroskuvioiden osia. Jos haluat lisätä piirrettyyn kuvioon ponnahdusikkunan, kaksoisnapsauta kuvioon ja kirjoita viesti. Muokkaaminen Kun napsautat kuvion valituksi, voit siirtää sitä hiirellä vetämällä. Jos kuviossa ei ole täyttöväriä, vedät viivasta tai valitun kuvion keskellä olevasta ympyrästä. Kuvion kokoa tai muotoa muutat vetämällä jostakin sen koonmuuttokahvasta. Ominaisuudet (Properties) -työkaluriviin vaihtuvat kulloinkin valittuna olevan kuvion ulkoasun muokkausvaihtoehdot. Kuviosta riippuen voit määrittää täyttövärin, viivan värin, viivan ja nuolen tyylin, paksuuden sekä peittävyyden ja päällekkäin olevien värien sekoitustavan.

176 176 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Jos haluat muokata kaikkia ominaisuuksia tehtäväruudussa, voit napsauttaa painiketta Ominaisuudet... (Properties...). Poistaminen Napsauta kuvio valituksi ja paina Delete-näppäintä. Tiedostokommentti Kommentiksi voi liittää kokonaisen toisen tiedoston. 1. Valitse liitetiedostotyökalu ja napsauta kommentin sijoituskohtaan. 2. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Voit kaksoisnapsauttaa merkkiin ja lisätä ponnahdusikkunaan esimerkiksi tiedoston kuvauksen. Jos suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehti on avoinna, näkyy huomautusteksti merkinnän yhteydessä. Kommenttiliitteet näkyvät suunnistusruudussa välilehdillä Liitteet (Attachments) ja Kommentit (Comments). Ulkoasu Ominaisuusrivin työkaluilla tai ominaisuuksien tehtäväruudussa voit muuttaa liitemerkinnän kuvaketta, täyttöväriä (Fill Color) ja peittävyyttä (Opacity). Liitteen avaaminen Avaa näkyviin Liitteet (Attachments) -ruutu Näytä (View) -valikon kohdasta Muut ruudut (Other Panes) tai dokumenttityökalujen painikkeesta Asetukset (Options). Oletuksena ruutu avataan näytön alareunaan, mutta sen voi tarvittaessa siirtää vasemman reunan suunnistusruututilaan. Kaksoisnapsauta avattavaa tiedostoa tai valitse avattava tiedosto ja napsauta Avaa (Open). Jos tiedost on jokin muu kuin PDF-tiedosto, avataan samalla sen luontiohjelma. Tiedostoliitteen voi avata myös kaksoisnapsauttamalla kommenttimerkintään. Poistaminen Napsauta merkintään ja paina Delete-näppäintä. Poistokomento (Delete) löytyy myös merkinnän pikavalikosta. Voit poistaa liitteitä myös suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä tai liiteruudussa.

177 Kommentit ja merkinnät Kommenttityylit Jos tarvitset erityyppisiin asiakirjoihin tai esimerkiksi eritasoisiin tarralappuhuomautuksiin ulkoasultaan erilaisia merkintöjä, voit luoda ulkoasuista tyylejä. Painikkeen kuvake näyttää valittuna olevan ulkoasun. Luodut tyylit näet napsauttamalla painikkeen oikeassa alakulmassa olevaan pieneen nuoleen ja pitämällä hiiren painiketta painettuna tai napsauttamalla työkaluun hiiren kakkospainikkeella. Voit vaihtaa tyyliä napsauttamalla uuteen tyyliin. Voit myös suoraan muuttaa oletustyylin Nykyinen tyyli (Current Style) ulkoasua, jos et tarvitse useita erilaisia tyylejä. Tyylejä pääset luomaan ja muokkaamaan valitsemalla Kommentit (Comments) - valikosta Kommenttityylipaletti (Comment Styles Palette). 1. Valitse ensin vasemmanpuoleisesta luettelosta työkalu. 2. Valitse sitten tyyleistä uuden tyylin pohjaksi sopiva tyyli ja napsauta painiketta Kopioi (Clone). Voit myös suoraan muuttaa oletustyylin Nykyinen tyyli (Current Style) ulkoasua, jos et tarvitse useita erilaisia tyylejä. 3. Napsauta kopio valituksi ja valitse ikkunan oikeasta reunasta sopiva ulkoasu. Jos ominaisuudet eivät näy, napsauta painiketta Ominaisuudet (Properties).

178 178 PDF-XChange ja Editor Plus Napsauta painiketta Nimeä uudelleen (Rename) ja anna uudelle tyylille kuvaava nimi. Napsauta OK. 5. Kun haluat liittää tyylin työkaluun, napsauta painiketta Valitse nykyinen (Set Current). Jos haluat palauttaa työkalun tyylin ohjelman alkuperäisiin oletusarvoihin, valitse tyyli Nykyinen tyyli (Current Style) ja napsauta Palauta (Reset). Vahvista palautus. Sulje tyyli-ikkuna. Tarpeettoman itse luomasi valittuna olevan tyylin tai tyylit voit poistaa painikkeella Poista (Delete). 6.4 Leimasimet Leimasimien avulla voit merkitä dokumentin esimerkiksi luonnosversioksi tai luottamukselliseksi tai lisätä tiliöintileiman samaan tapaan kuin leimaisit paperiasiakirjaa. Alkuperäiset ohjelman leimat ovat englanninkielisiä, mutta voit luoda niiden lisäksi omia leimoja tarpeen mukaan. Leiman lisääminen dokumenttiin Leimasimet löytyvät kommentointityökaluista tai valitsemalla Työkalut Kommentti ja merkintä Leimasimet (Tools Comment and Markup Tools Stamp Tool). Viimeksi käytetty leima jää oletusarvoksi, jonka voit lisätä vain napsauttamalla leimasintyökalua. 1. Avaa kommentointityökalurivistä leimasinpainikkeen luettelo ja valitse sopiva leima. 2. Hiiren osoitin muuttuu valitsemaksesi leimasimeksi. Napsauta dokumenttiin siihen kohtaan, johon haluat leiman sijoittaa. 3. Jos haluat kirjoittaa ponnahdusikkunatekstin, kaksoisnapsauta leimaan.

179 Kommentit ja merkinnät 179 Kun valinta- tai käsityökalu on valittuna, voit napsauttaa leimaan ja muuttaa sen kokoa kulmakahvoista vetämällä. Leimaa voit siirtää hiirellä vetämällä. Jos haluat muuttaa esimerkiksi leiman läpinäkyvyyttä, voit valita ulkoasun ominaisuustyökalurivistä tai ominaisuuksien tehtäväruudusta. Poistaminen Napsauta leimaan ja paina Delete-näppäintä. Poistokomento (Delete) löytyy myös pikavalikosta. Oman leimasimen luominen Omia leimasimia voit luoda PDF-tiedostoista, kuvista ja tilannekuvatyökalulla kopioidusta leikepöydän sisällöstä. 1. Avaa kommentointityökalurivistä Leimasin (Stamp Tool) -työkalun luettelo ja valitse Leimasimet -paletti (Stamps Palette) tai vastaava komento Työkalut Kommentti- ja merkintä (Tools Comment and Markup Tools) -valikosta. Leimasinpaletti-ikkunassa voit suurentaa ja pienentää leimojen kuvakkeita tarpeen mukaan (Zoom In, Zoom Out).

180 180 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Leima kuvatiedostosta 1. Napsauta Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa painiketta Uusi tiedostosta... (New from File...). 2. Napsauta selauspainiketta kohdassa Lähde (Source). Valitse kuvan tallennuspaikka ja sen jälkeen leimaksi luotava kuva. Napsauta Avaa (Open). 3. Kirjoita leimasimelle nimi (Stamp Title). 4. Jos sopiva leimaluokka on olemassa, valitse se ruutuun Kokoelma (Target Collection). Jos omille leimoille ei ole valmiina sopivaa kokoelmaa, napsauta painiketta Lisää uusi... (Add New...). Kirjoita kokoelmalle nimi ja napsauta OK.

181 Kommentit ja merkinnät Napsauta lopuksi OK Leima ja uusi luokka lisätään leimasinpalettiin. Nimeämispainikkeella (Rename) voit myöhemmin muuttaa itse luomiesi leimasinten nimiä. Leima PDF-tiedostosta Voit luoda leiman kokonaisesta PDF-tiedoston sivusta. Näinkin voit koota päällekkäin esimerkiksi logon ja muut muuttumattomat perustiedot sisältävän sivun ja varsinaisen tietoja sisältävän sivun tai luoda jonkin PDF-tiedoston sivusta toiselle sivulle vesileiman tapaisen vaalean taustakuvan. Leimaa ei voi kuitenkaan sijoittaa tekstin ja kuvien taakse taustakuvan tapaan, ainoastaan sen läpinäkyvyyttä voi säätää niin, että mahdollinen päällekkäinen varsinainen sisältö erottuu. Huomaa, että vaakasuuntainenkin sivu käännetään pystyksi leimaksi. 1. Aloita leiman luominen samalla tavalla kuin kuvatiedostoleimankin. 2. Kun olet avannut tiedoston, valitse esikatseluruutuun sivu, josta leima luodaan..

182 182 PDF-XChange ja Editor Plus Täydennä nimi ja valitse kokoelma, johon leima sijoitetaan. 4. Napsauta lopuksi OK. Leima leikepöydän sisällöstä Voit luoda leiman PDF-tiedoston sivulta tilannekuvatyökalulla kopioimastasi leikkeestä. 1. Kopioi tilannekuvatyökalulla (Snapshot Tool) leikepöydälle tieto, josta leima luodaan. 2. Napsauta painiketta Uusi leikepöydältä... (New from Clipboard...). 3. Leike lisätään esikatseluikkunaan. Kirjoita leimalle nimi ja valitse sille sopiva kokoelma. 4. Napsauta OK.

183 Kommentit ja merkinnät 183 Omat leimaluokat ja niiden leimasimet löytyvät leimasintyökalun valikosta samalla tavalla kuin valmiit leimat. Jos et halua leimoja näkyviin, napsauta leimasinpaletti-ikkunassa tai työkalun luettelossa luokan nimen edessä olevaa nuolta. Nuolella voit tarvittaessa laajentaa luokan leiman näkyviin. Oman leimasimen poistaminen Voit poistaa itse luomiasi kokoelmia ja leimoja (Delete) sekä muuttaa niiden nimiä nimipainikkeella. 1. Valitse Leimasinpaletti (Stamps Palette) -ikkunassa luokka, joka poistetaan. tai valitse leimasin. 2. Napsauta Poista (Delete). Jos poistettava luokka sisältää leimasimia, myös ne kaikki poistetaan. Poisto on vahvistettava. Vihje! Omat leimasinkokoelmat tallentuvat käyttäjänimen alle haaraan AppData/ Roaming ja ne on sieltä tarvittaessa kopioitavissa toiselle koneelle.

184 184 PDF-XChange ja Editor Plus Kommenttien hallinta suunnistusruudussa Suunnistusruudun Kommentit (Comments) -välilehdellä näkyvät kaikki asiakirjassa olevat erilaiset kommentit ja tekstin korostukset. Kommentteja voi mm. järjestellä eri tavoin. Kommenttiruudun voit avata monella tavalla. Voit valita Näytä (View) -valikosta Muut ruudut (Other Panes) ja sen jälkeen Kommentit (Comments). Vastaava komento löytyy myös dokumenttityökalujen Asetukset (Options) -valikosta. Kommentit (Comments) -valikosta löytyy myös vastaava komento Näytä kommenttiluettelo (Show Comments List). Kommenttiruutua voit suurentaa tai pienentää vetämällä sen oikeanpuoleisesta rajasta. Kommenttien tarkastelu Oletuksena kommentit näkyvät yksirivisinä ryhmiteltynä sivun mukaan. Kommenttitekstin edessä on nuoli, jota napsauttamalla saat esiin koko tekstin ja vastaavasti uudelleen supistettua tekstin näytön yhdeksi riviksi. Suunnistusruudun Asetukset... (Options...) -valinnoilla voit laajentaa tai supistaa kaikki kommentit (Expand All, Collapse All). Yksittäisen kommenttiryhmän laajennat näkyviin edessä olevalla nuolipainikkeella. Nuolella voit supistaa luettelokohdan uudelleen.

185 Kommentit ja merkinnät 185 Kun kommentti valitaan suunnistusruudussa, korostetaan samalla sen paikka dokumentissa. Kommentteja voit selata yhden kommentin kerrallaan suunnistusruudun nuolityökaluilla (Next Comment, Previous Comment). Jos kaksoisnapsautat kommenttiin suunnistusruudussa, avataan sen ponnahdusikkuna. Asetuspainikkeen valinnoilla voit määrittää, mitä tietoja kommenteista näytetään (Show Subjects, Show Authors, Show Dates, Show Text, Show Statuses, Show Colors). Kommenttien tila Kommentin oikeassa yläkulmassa on ruutu, johon voit napsauttaa merkin, että olet käsitellyt kommentin. Sekä suunnistusruudussa ja dokumentissa olevan kommentin pikavalikossa on kohta Tila (Status), jonka valinnoilla voit merkitä tilan tarkemmin esimerkiksi hylätyksi tai suoritetuksi. Kommenttien ryhmittely Kommentit ovat kommenttiluettelossa oletuksena luontijärjestyksessä ryhmiteltynä sivun mukaan (Group By Page). Asetukset... (Options...) -painikkeen valikosta tai pikavalikon kohdasta Ryhmitä (Group By) voit vaihtaa ryhmittelyperusteeksi tyypin (Group By Type), luonti- tai muokkauspäivän (Group By Creation Date, Group By Modification Date), laatijan (Group By Author), värin (Group By Color) tai aiheen eli kommenttityypin (Group By Subject). Vastaaminen kommenttiin Jos haluat kommentoida edelleen esimerkiksi jonkun toisen tekemää huomautusta, voit vastata siihen. Kaikkiin kommenttityyppeihin ei kuitenkaan voi vastata. 1. Valitse vastattava kommentti. 2. Napsauta suunnistusruudusta vastauspainiketta (Add Reply). 3. Ponnahdusikkuna avautuu ja siinä on tila uudelle alikommentille. 4. Kirjoita viesti.

186 186 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Jos alikommentit ovat suljettuina, näkyy alkuperäisessä kommentissa suunnistusruudussa nuoli osoittamassa että siihen on vastattu. Kun napsautat rivin nuolipainiketta, avataan näkyviin kaikki vastaukset. Kun dokumentissa oleva kommentin ponnahdusikkuna avataan, näkyvät myös siinä kaikki vastauskommentit. Myös ponnahdusikkunassa vastaukset voi avata ja sulkea näkyvistä. Kommenttien poistaminen Yksittäisen kommentin poistat dokumentista valitsemalla sen ja painamalla Delete-näppäintä. Samalla tavalla voit poistaa yhden tai useamman valitun kommentin suunnistusruudussa. Kommenttiluettelosta voit poistaa valittuja kommentteja myös napsauttamalla poistotyökalua (Delete). 6.6 Kommenttien kiinnittäminen Asiakirjassa olevia kommentteja voi poistaa ja muuttaa. Jos kuitenkin haluat esimerkiksi kirjoituskonetyökalulla kirjoitetun huomautuksen, tekstiruudun kommentit pysyviksi tai varmistaa allekirjoitusleimasi, voit kiinnittää ne asiakirjaan. Tämän jälkeen ne poistetaan kommenttiluettelosta eikä niitä voi enää poistaa dokumentista. Jos kiinnität dokumenttiin merkintöjä, joihin liittyy ponnahdusikkuna, poistetaan merkintä kommenttiluettelosta ja ponnahdusikkuna tuhotaan. Merkintä kuitenkin jää pysyvästi dokumenttiin eikä sitä voi poistaa. Tarkista ennen komennon toteuttamista, millaisia kommentteja kiinnitettävällä alueella on, ettei sivuille jää esimerkiksi ylimääräisiä tarralappujen kuvakkeita. Toimintoa ei voi kumota. Kommentit kiinnität valitsemalla Kommentit (Comments) -valikosta Kiinnitä kommentit... (Flatten Comments...). Voit rajata toiminnon esimerkiksi nykyiseen sivuun tai johonkin tiettyyn sivualueeseen.

187 Kommentit ja merkinnät Kommenttien tulostaminen ja yhteenveto Dokumentin ja kommenttimerkintöjen tulostaminen Kun valitset Tiedosto Tulosta... (File Print...), voit tulostusikkunan kohdasta Tulostuksen lisäasetukset (Advanced Print Opions) valita tulostettavaksi pelkän dokumentin (Document), dokumentin ja kaikki siinä olevat merkinnät (Document and Markups) tai dokumentin ja leimat (Document and Stamps). Ponnahdusikkunoiden tekstejä ei tulosteta. Ikkunan esikatseluruudussa näet, mitä asiakirjasta tulostetaan. Kommenttien yhteenveto Kun haluat tulostaa myös kaikkien ponnahdusikkunoiden tekstit tai koko kommenttiluettelon, täytyy niistä ensin luoda yhteenveto uuteen PDF-tiedostoon tai esimerkiksi tekstitiedostoon. 1. Aloita yhteenvedon luominen suunnistusruudun yhteenvetopainikkeella (Summarize Comments...) tai valitsemalla Kommentit Kommenttien yhteenveto... (Comments Summarize Comments...).

188 188 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse ensin, miten kommentit ryhmitellään (Group by) ja lajitellaan (Sort by). Molemmissa kohdissa on samat vaihtoehdot Sivu (Page), Tyyppi (Type), Tekijä (Author), Päivä (Date) ja Aihe (Subject). 3. Merkitse ruutu Jätä pois vastaukset (Exclude replies), jos luettelossa tarvitaan vain alkuperäinen huomautus. 4. Valitse yhteenvetoon mukaan otettavat sivut kohdasta Sivualue (Pages Range). 5. Valitse kohdasta Tulos (Output) ensin, mihin tiedostomuotoon haluat tuloksen (Type). 6. Valitse sitten tulostiedoston asetukset (Options). Kohdasta Asettelu (Layout) valitset, miten kommentit tai sivut ja niihin liittyvät kommentit tulostetaan.

189 Kommentit ja merkinnät 189 Jos tulostat pelkän kommenttiluettelon, voit merkitä Sijoita jokainen ryhmä eri paperille (Place each group on separate page). Jos tulostat sivuja ja kommentteja, voit merkitä Ohita sivut, joissa ei ole kommentteja (Skip pages without comments). 7. Napsauta OK ja yhteenvetotiedosto luodaan. Tallenna tulos, jos se on tarpeen, ja tulosta dokumentti. Yhteenvedossa voit tulostaa asiakirjan ja sen kommentit monin eri tavoin yhdistettynä tai vain pelkän kommenttiluettelon. Yhteenvetoon voidaan luoda esimerkiksi vuorotellen dokumentin sivu ja sillä olevat kommentit. Jos kommentteja on paljon, voi sama dokumenttisivu toistua useamman kerran, kunnes kaikki kommentit on koottu sivun viereen.

190 190 PDF-XChange ja Editor Plus Lomakkeet Vuorovaikutteisessa lomakkeessa on suoraan näytöllä täytettäviä kenttiä. Lomake voidaan täytön jälkeen tulostaa ja tallentaa. PDF-lomakkeita voidaan myös luoda, muokata ja niihin voi lisätä uusia kenttiä. Jos dokumentti sisältää lomakekenttiä, on siitä huomautuksena vihreä palkki. Ohjelman asetuksissa voi määrätä, että lomakkeita avattaessa täytettävät kentät korostetaan värillisinä. Näin ne on helpompi löytää laajasta asiakirjasta. Voit myös avata painikkeen Korosta lomakekentät (Highlight Form Fields) valikon tai valita Lomake Korosta lomakekentät (Form Highlight Form Fields) ja valita sen jälkeen korostettavaksi kaikki tai vain tietyn tyyppiset kentät. 7.1 Lomakkeen täyttäminen Lomakkeen täyttöön valitaan käsi- tai valintatyökalu. Vuorovaikutteisen kentän päällä hiiren osoitin muuttuu tekstikohdistimeksi (palkiksi), nuoleksi tai osoittavaksi sormeksi. Kun olet syöttänyt tiedon tai tehnyt valinnan, siirry seuraavaan kenttään painamalla Sarkain. Takaisin edelliseen kenttään pääset painamalla Vaihto+Sarkain. Mihin tahansa kenttään voit siirtyä hiirellä napsauttamalla. Jos lomakkeeseen on kenttiin sijoitettu valmiiksi laskentakaavoja, lasketaan kaavan tulos, kun napsautat kenttään. Asetuksissa voi ottaa käyttöön myös automaattisen laskennan päivityksen. Jos haluat tallentaa täyttämäsi lomakkeen, tallenna se uudella nimellä tai kopiona, jotta alkuperäinen tyhjä lomakepohja jää edelleen käyttöön. Lomake (Form) -valikossa on myös komento Tyhjennä lomake (Reset Form), jolla saat poistettua kaikki kenttiin täytetyt tiedot ja aloittaa uuden täyttämisen. Lomakekenttien kiinnittäminen Samalla tavalla kuin kommenteissakin, voit muuntaa lomakkeen täytettävien kenttien sen hetkiset tiedot pysyväksi osaksi dokumenttia. Kenttiä ei voi enää tämän jälkeen täyttää eikä tietoja muuttaa. Monissa lomakkeissa on valmiina lähetyspainike, johon on valmiiksi ohjelmoitu palautusosoite. Usein lomakkeista tiedot poimitaan suoraan johonkin tietokantaan. Tällaisen lomakkeen kenttiä ei pidä kiinnittää, jotta tietojen kerääminen ohjelmallisesti onnistuu. Kiinnittämisen teet valitsemalla Kommentit (Comments) -valikosta Kiinnitä kommentit... (Flatten Comments...). Tarkista sitten, että kohdassa Lomakekentät (Form Fields) on voimassa kiinnitys ja napsauta OK.

191 Lomakkeet Lomaketietojen vieminen ja tuominen Lomaketietoja voi lähettää eteenpäin tai säilyttää täytettynä PDF-tiedostona tai esimerkiksi Adobe Acrobatin lomaketiedostoina FDF- (Form Data Format) tai XFDF-muodossa, joka XML-pohjainen FDF. Nämä tiedostomuodot ovat pienikokoisia, joten ne on helppo arkistoida tai lähettää sähköpostissa. FDF- ja XFDF-tiedostoista tiedot voidaan palauttaa takaisin tyhjään samannimiseen lomakkeeseen. XML- ja TXT-tiedostoja ymmärtävät monet ohjelmat, mm Excel-taulukkolaskenta. Tietojen vieminen tiedostoon ja tuominen 1. Avaa lomake ja täytä se. 2. Valitse Lomake Lomaketietojen käsittely Vie tiedot... (Form Manage Form Data Export Data...). 3. Avaa luettelo Tallennusmuoto (Save as type) ja valitse vientimuoto. 4. Muuta tarvittaessa tallennuskansio ja tiedoston nimi. 5. Napsauta Tallenna (Save). Tiedot palautat tyhjään lomakepohjaan komennolla Lomake Lomaketietojen käsittely Tuo tiedot... (Form Manage Form Data Import Data...) 7.3 Lomakkeen luominen Jos haluat luoda lomakkeen teksteineen alusta asti Editorissa, voit luoda ensin tyhjän PDF-dokumentin ja lisätä siihen tarvittavat lomakekentät ja tekstit kommenttityökaluilla. Vaihtoehtoisesti voit tehdä perustyön, esimerkiksi vakiotekstit ja ohjeet muilla ohjelmilla kuten Wordilla. Sen jälkeen luodaan PDF, johon lisätään vuorovaikutteiset lomakekentät. Ennen lomakkeen kenttien luomista kannattaa lomake suunnitella hyvin ja varmistaa, että se näkyy erilaisilla näyttötarkkuuksilla. Kentät tulee asetella loogiseen järjestykseen, jotta täyttö olisi sujuvaa. Asettelussa kannattaa hyödyntää viivainta, ruudukkoa ja apulinjoja. Katso ohjeita kohdasta "Asettelun apuvälineet". Lomakkeitten työstämiseen siirryt napsauttamalla painiketta Muokkaa lomaketta (Edit Form) tai valitsemalla Lomake Muokkaa lomaketta (Form Edit Form). Näytölle avautuvat lomaketyökalut. Kun haluat poistua muokkauksesta, voit sulkea muokkaustilan napsauttamalla johonkin muuhun painikkeeseen. Käsi- ja valintapainikkeilla voit testata lomakkeen toimintaa.

192 192 PDF-XChange ja Editor Plus Syöttökenttien lisääminen Kentät lisätään muokkaustilassa. Valitse tarvittava kenttätyökalu. Vedä sivulle halutun kokoinen kenttä tai napsauta kentän kohtaan, jolloin sivulle lisätään oletuskokoinen kenttä. Apuviivat auttavat kohdistamaan objektin esimerkiksi samaan linjaan muiden kenttien kanssa. Jos haluat lisätä monta samantyyppistä kenttää, voit napauttaa työkalurivistä valituksi painikkeen Säilytä tila (Keep Mode). Kun olet luonut kentän, se jää valituksi ja ominaisuudet näkyvät näytön oikean reunan ominaisuusruudussa. Sen avaat tarvittaessa painikkeella Ominaisuudet... (Properties...). Muutamia ulkoasun perusominaisuuksia näkyy myös työkalurivinä. Ominaisuudet vaihtelevat kenttätyypin mukaan. Esimerkiksi tekstikenttään voi asettaa ehtoja ja laskentaominaisuuksia. Jos tarvitset useita samantyyppisiä ominaisuuksia sisältäviä kenttiä, voit luoda kentälle oletusominaisuudet. Kun olet muokannut ominaisuudet, napsauta kenttään hiiren kakkospainikkeella ja valitse Nykyiset ominaisuudet oletuksiksi (Make Current Properties Default). Pikavalikon avulla voit myös esimerkiksi lisätä uusia kenttiä.

193 Lomakkeet 193 Tekstikenttä Tekstikenttään käyttäjä voi kirjoittaa tekstiä tai muita merkkejä. 1. Valitse tekstikenttätyökalu ja napsauta kentän lisäyskohtaan tai vedä sivulle sopivan kokoinen kenttä. Kenttä jää valituksi ja sen ominaisuudet näkyvät ominaisuusruudussa. 2. Napsauta ruutuun Kentän nimi (Field Name) ja kirjoita kentälle yksilöllinen nimi. 3. Ruutuun Työkaluvihje (Tooltip) voit kirjoittaa tekstin, joka näkyy lomaketta täytettäessä, kun hiiri siirretään kentän päälle. 4. Valitse kaikki muut tarvittavat ominaisuudet. Riville Vaadittu (Required) voit valita, että kentän tieto on pakollinen. Kohdissa Tyyli (Style), Sijainti (Position) ja Oletustekstimuoto (Default Text Format) voit muuttaa kentän kehyksen ja tekstin muotoilua ja hienosäätää sijaintia sekä kokoa. Jos fonttikokorivillä (Font Size) on valintana Automaattinen (Auto), sovitetaan fontin koko ruutuun kirjoitetun tekstimäärän mukaan. Kohdassa Asetukset (Options) voit mm. vaihtaa tekstin tasauksen (Alignment) ja antaa kenttään valmiin oletusarvon (Default Value). Jos riveille Monirivinen (Multi Line) ja Vieritä (Scroll) valitaan Kyllä (Yes), voi kenttään kirjoittaa pitkän tekstin. Kenttään lisätään vieritysnuolet, joilla tekstiä selataan. Rivillä Merkkiraja (Characters Limit) voi kuitenkin rajoittaa kirjoitettavan tekstin määrää. Jos rivillä Salli muotoiltu teksti (Allow Rich Text) on valittuna Kyllä (Yes), voi käyttäjä esimerkiksi lihavoida syötettävää tekstiä. Kohdassa Muotoile arvo (Format Value) voit valita kenttään syötettävän tiedon luokan. Jos rivin perässä on keltainen varoituskolmio, ei arvoa voi muuttaa jonkin muun ominaisuusmäärityksen takia.

194 194 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Numeroille voit valita mm. desimaalien määrän, erottimen ja valuuttasymbolin. Päivämäärälle ja kellonajalle on valmiina erilaisia esitystapoja. Luokassa Erityinen (Special) on muotoiluna mm. postinumero ja puhelinnumero. Jos tiedon tyyppi on esimerkiksi Numero (Number), voit määrittää muotoilun lisäksi tarkistusehdoksi (Value Validation) arvoalueen (Value in Range), jonka sisällä syötetyn arvon pitää olla. Kenttien laskenta Kun kentillä on arvona Numero (Number), voit suorittaa kenttien tietojen laskentaa. 1. Valitse ensin tuloskenttä ja sen jälkeen ominaisuusikkunassa kohdasta Arvojen laskenta (Value Calculation) riviltä Laskenta (Calculation) haluamasi laskutoimitus. 2. Napsauta rivillä Kentät (Fields) rivin lopun pistepainikkeeseen. Valintaikkuna Kenttien valinta (Field Selection) avautuu. 3. Merkitse laskentaan mukaan tulevat kentät ja napsauta OK.

195 Lomakkeet 195 Valintaruutu Valintaruutujen avulla näytetään käyttäjälle joukko vaihtoehtoja, joista voi valita useitakin vaihtoehtoja yhtä aikaa. 1. Valitse valintaruututyökalu. 2. Vedä dokumenttiin sopivan kokoinen ruutu tai napsauta ruudun kohtaan, jolloin sivulle lisätään oletuskokoinen ruutu. 3. Kirjoita ominaisuusruudussa nimiriville kentän nimi. 4. Valitse kohdasta Tyyli (Style) ruudun ulkoasu. 5. Valitse luettelosta Valintaruudun tyyli (Check Box Style), miten valinta merkitään ruutuun. 6. Määritä riville Valittu oletuksena (Checked By Default), onko valintaruutu lomaketta avattaessa merkittynä. Valintanappi Valintanappien avulla näytetään joukko vaihtoehtoja, joista voi valita yhden. Toisiinsa liittyvien valintanappien ryhmä luodaan siten, että kaikilla on sama nimi, mutta kaikilla pitää olla yksilöllinen vaihtoehtoarvo. 1. Valitse valintanappityökalu. 2. Vedä dokumenttiin sopivan kokoinen nappi tai napsauta sijoituskohtaan, jolloin sivulle lisätään oletuskokoinen nappi. 3. Kirjoita ominaisuusruudussa nimiriville nappiryhmän nimi. Samaan valintaryhmään kuuluvilla napeilla tulee olla sama nimi. Anna painikkeelle yksilöllinen merkitys kohtaan Asetukset (Options) riville Napin vaihtoehto (Button Choice), esimerkiksi 1 tai punainen. 4. Valitse napin yleiset asetukset ja ulkoasu samaan tapaan kuin tekstiruudulle.

196 196 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse luettelosta Valintanapin tyyli (Radio Button Style), miten valinta merkitään. 6. Määritä, onko nappi oletuksena merkittynä (Checked By Default). Luetteloruutu Luetteloruutu sisältää vaihtoehtoja, joista yleensä valitaan yksi. 1. Valitse luetteloruudun työkalu. 2. Vedä dokumenttiin sopivan kokoinen ruutu tai napsauta ruudun kohtaan, jolloin sivulle lisätään oletuskokoinen ruutu. 3. Kirjoita ominaisuusruudussa nimiriville kentän nimi. 4. Valitse luetteloruudun yleiset asetukset ja ulkoasu samaan tapaan kuin tekstiruudulle. 5. Napsauta kohdassa Asetukset (Options) riville Luetteloruudun kohdat (List Box Items) 6. Napsauta valintaikkunan painiketta Lisää uusi (Add New). Kirjoita ensimmäinen luettelon arvo. Kohtaan Vientiarvo (Export Value) määritetään, mikä on ulkoiseen CGI-sovellukseen lomakkeen täytön yhteydessä kirjoitettava valintaa osoittava arvo. Jos et kirjoita mitään, on arvo sama kuin kohteen nimi. 7. Napsauta sitten painiketta Lisää uusi (Add New) ja syötä samalla tavalla loput valmiit vaihtoehdot, kunnes kaikki kohdat näkyvät luettelossa. Voit muuttaa kohteiden järjestystä painikkeilla Siirrä ylös (Move Up) ja Siirrä ylas (Move Down) 8 Voit lajitella kohdat aakkosjärjestykseen valitsemalla riville Lajittele kohteet (Sort Items) vaihtoehdon Kyllä (Yes). Jos kaikki vaihtoehdot eivät mahdu näkyviin ruudulle varattuun tilaan, lisätään ruutuun vierityspalkki.

197 Lomakkeet 197 Yhdistelmäruutu Yhdistelmäruutu sisältää pudotusvalikossa valmiita vaihtoehtoja, joista voi valita yhden tai ruutuun voi syöttää myös oman arvon. 1. Valitse yhdistelmäruudun työkalu. 2. Vedä dokumenttiin sopivan kokoinen ruutu tai napsauta ruudun kohtaan, jolloin sivulle lisätään oletuskokoinen ruutu. 3. Kirjoita ominaisuusruudussa nimiriville kentän nimi. 4. Merkitse ruutu Vaadittu (Required), jos jokin vaihtoehto pitää valita. 5. Valitse ruudun yleiset asetukset ja ulkoasu samaan tapaan kuin tekstiruudulle. 6. Napsauta kohdassa Asetukset (Options) riville Yhdistelmäruudun kohdat (List Box Items) 7. Napsauta valintaikkunan painiketta Lisää uusi (Add New). Kirjoita ensimmäinen luettelon arvo. 8. Napsauta sitten painiketta Lisää uusi (Add New) ja syötä samalla tavalla loput valmiit vaihtoehdot, kunnes kaikki kohdat näkyvät luettelossa. Voit muuttaa kohteiden järjestystä painikkeilla Siirrä ylös (Move Up) ja Siirrä ylas (Move Down) 9 Voit lajitella kohdat aakkosjärjestykseen valitsemalla riville Lajittele kohteet (Sort Items) vaihtoehdon Kyllä (Yes). 10. Merkitse ruutu Salli muokkaus (Allow user to enter custom text), jos käyttäjä voi syöttää ruutuun arvon, jota ei ole luettelossa. Jos syöttö sallitaan, on oletuskohde valittuna ja sen tilalle voi kirjoittaa oman tekstin.

198 198 PDF-XChange ja Editor Plus Painikekenttien lisääminen Painikkeiden avulla voi määrittää erilaisia toimintoja, kuten tietojen lähettämisen tai lomakkeen tyhjentämisen. Painikkeita voi lisätä muihinkin dokumentteihin kuin lomakkeisiin. 1. Valitse painiketyökalu. 2. Vedä dokumenttiin sopivan kokoinen painike tai napsauta sijoituskohtaan, jolloin sivulle lisätään oletuskokoinen painike. 3. Kirjoita ominaisuusruudussa nimiriville painikkeen kenttänimi. 4. Valitse painikkeen yleiset asetukset ja ulkoasu samaan tapaan kuin tekstiruudulle. 5. Siirry kohtaan Asetukset (Options). 6. Valitse kohdasta Asettelu (Layout), miten painikkeen tekstit ja mahdolliset symbolit asetellaan. 7. Valitse riviltä Käyttäytyminen (Behaviour), miltä painike näyttää, kun sitä napsautetaan. 8. Kirjoita painikkeeseen tuleva teksti riville Painiketeksti (Up Label). 9. Valitse kohdasta Toiminnot (Actions), mihin hiiren toimintoon haluat liittää painikkeen toiminnon. Napsauta halutun rivin pistepainikkeeseen. Valintaikkuna Muokkaa toimintoluetteloa (Edit Actions List) avautuu. 10. Napsauta painiketta Lisää... (Add...)

199 Lomakkeet Valitse luettelosta toiminto, jonka painike suorittaa. Jos esimerkiksi valitset lomakkeen tyhjentämisen (Reset a Form), määrität tarkemmin, mitkä kaikki kentät haluat tyhjennettäväksi: Jos painike suorittaa jonkin valikkokomennon, esimerkiksi lomakkeen tulostamisen, valitset ensin toiminnoksi Suorita komento (Execute a Command) ja sen jälkeen tarvittava toiminto valikot sisältävästä luettelosta (Command name).

200 200 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Jos valitse toiminnoksi lomakkeen lähettämisen (Submit a Form), kirjoitat lähetysosoitteen, valitset lähetettävät kentät ja lähetysmuodon. Huomaa, että painike voi toteuttaa useamman toiminnon sarjan. Valitut toiminnot näkyvät peräkkäin valintaikkunassa Voit muuttaa niiden suoritusjärjestystä, muokata toimintoja ja poistaa tarpeettomat toiminnot.

201 Lomakkeet Kenttien muokkaaminen Kenttien valitseminen Valinnat teet lomaketyökaluissa olevalla valintatyökalulla. Yhden kentän valitseminen Napsauta kenttään. Kenttä korostetaan ja siihen lisätään koonmuuttokahvat. Useiden kenttien valitseminen Useita kenttiä valitset siten, että napsautat ensimmäiseen kenttään ja pidät Ctrlnäppäintä painettuna samalla kun napsautat viimeiseen valittavaan kenttään. Voit myös vetää hiirellä kehyksen valittavien kenttien ympärille. Jos osakin kentästä tulee mukaan kehykseen, se otetaan mukaan valintaan. Ensiksi valittu kenttä merkitään ankkurikentäksi pienillä ympyröillä. Kaikki kentät valitset painamalla Ctrl+A. Koon muuttaminen ja siirtäminen Yhden kentän kokoa voit muuttaa jostain valintakahvasta vetämällä, kun hiiren osoitin on kaksisuuntainen nuoli. Jos haluat, että sivujen suhteet eivät muutu, vedä kulmakahvasta ja pidä samalla Vaihto-näppäintä painettuna. Jos pidät Ctrl-näppäintä painettuna, muutetaan kokoa siten, että keskipiste pysyy paikallaan. Jos haluat muuttaa useita kenttiä samankokoisiksi, ja vedä ensin yksi kenttä halutun kokoiseksi ja valitse sitten mukaan muut muutettavat kentät. Napsauta sitten oikean kokoiseen ankkurikenttään hiiren kakkospainikkeella, valitse ensin Tasaa (Align) ja sitten Muokkaa samankokoisiksi (Make Same Size). Valittua kenttää voit siirtää siten, että osoitat kenttää ja kun hiiren osoitin on musta nuoli, voit vetää kentän sopivaan kohtaan. Useita valittuja kenttiä siirrät siten, että osoitat niiden väliin ja kun hiiri muuttuu nelisuuntaiseksi nuoleksi, vedät koko ryhmän uuteen paikkaan. Kenttien tasaaminen Ruudukkojen ja apulinjojen avulla voit sijoittaa kentät täsmällisesti haluamaasi kohtiin. Voit määrittää kenttien reunat tarttumaan ruudukkoviivaan. Nämä apuviivat eivät tulostu lopulliseen lomakkeeseen. Tasaaminen 1. Valitse tasattavat kentät siten, että valitset ensimmäiseksi ankkurikentäksi paikallaan pysyvän kentän. 2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valintaan ja ja valitse Tasaa (Align). 3. Valitse tasaustapa. Tasaa keskikohdat pystysuunnassa (Align Vertical Centers) ja Tasaa keskikohdat vaakasuunnassa (Align Horizontal Centers) tasaavat kentät akselin mukaisesti. Muut valinnat tasaavat reunojen mukaisesti. Jakaminen 1. Valitse jaettavat kentät. Kenttiä tulee olla vähintään kolme. 2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella valintaan ja valitse Tasaa (Align). 3. Jaa pystysuunnassa (Distribute Vertically) jakaa kaikki kentät tasaisesti ylimmän ja alimman kentän väliin, Jaa vaakasuunnassa (Distribute Horizontally) vasemman- ja oikeanpuoleisimman kentän väliin.

202 202 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kenttien kopioiminen Voit kopioida valmiiksi muotoiltua kenttää. 1. Luo ensin ankkurikenttä eli rivin tai sarakkeen ensimmäinen kenttä tai alueen vasemman yläkulman kenttä ja tarkista, että se on valittuna. 2. Napsauta kenttään hiiren kakkospainikkeella ja valitse Luo useita kopioita... (Create Multiple Copies...). 3. Valitse kohdasta Kenttien määrä (Number of Fields), kuinka monta riviä alas (Copy selected fields down X times) tai saraketta sivulle kenttiä kopioidaan (Copy selected fields across X times). 4. Kohdan Etäisyys/Yhteiskoko (Distance/Overall Size) mitoilla voit tiivistää tai harventaa kenttäjoukkoa. Määrität joko kenttien välit tai niiden yhteensä tarvitseman tilan. 5. Kohdan Yhteissijainti (Overall Position) määrityksillä voit siirtää koko kenttäjoukkoa haluamaasi suuntaan. 6. Jos ruutu Esikatselu (Preview) on merkittynä, näet koko ajan dokumentissa valintojesi vaikutuksen. 7. Napsauta lopuksi OK. Kopioiduille kentille annetaan oma yksilöllinen nimi siten, että lähtökenttä on esimerkiksi "Valintaruutu0.0". Kopiot saavat rivistä ja sarakkeesta riippuen numeroiksi rivillä 0.1, 0.2 ja alaspäin 1.0 jne. Voit muokata kunkin kopion ominaisuuksia erikseen.

203 Lomakkeet 203 Kenttien monistaminen Jos monistat kenttää, on kaikilla kopioilla sama nimi. Jos kenttään syötetään tieto, se samalla täytetään kaikkiin monistettuihin kopioihin. Näin voit esimerkiksi syöttää nimen tai muokkauspäivämäärän monisivuiseen lomakkeeseen jokaiselle sivulle. Jos haluat monistetun kopion dokumentin samalle sivulle, voit vetää kopion hiirellä siten, että pidät Ctrl-näppäintä painettuna. Jos haluat monistaa kentästä useita kappaleita tai eri sivuille, tee näin: 1. Valitse monistettava kenttä. 2. Napsauta hiiren kakkospainiketta ja valitse Monista huomautukset... (Duplicate Annotations...). 3. Valitse, kuinka monta kopiota luodaan ja mihin suuntaan tai mille sivulle ne sijoitetaan. 4. Napsauta OK. Kenttien poistaminen Valitse kenttä tai kentät ja paina Delete-näppäintä. Kenttiä voi poistaa myös suunnistusruudun kenttäluettelosta välilehdellä Kentät (Fields).

204 204 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Kenttien sarkainjärjestys Täytettävästä kentästä toiseen edetään hiirellä napsauttamalla tai painamalla Sarkain-näppäintä. Jos sarkainjärjestystä ei erikseen määritetä, on se sama kuin kenttien luontijärjestys. Lomakkeen muokkaustilassa voit muuttaa jälkikäteen sarkainjärjestystä joko hiirellä vetämällä tai rivien ja sarakkeitten mukaan. 1. Tarkista, että suunnistusruudun välilehdellä Kentät (Fields) asetusten lajitteluvalintana on Sivujärjestys (Order By Pages). 2. Avaa kohdan Sarkainjärjestys (Tab Order) valikoima ja valitse tarvittava järjestys Sarkainjärjestys rakenteen mukaan (Order Tabs by Structure) - Dokumentin rakenteen mukainen järjestys. Sarkainjärjestys riveittäin (Order Tabs by Row) - lomakkeen vasemmasta yläkulmasta alkaen vasemmalta oikealle ja sen jälkeen rivi alas. Sarkainjärjestys sarakkeittain (Order Tabs by Column) - lomakkeen vasemmasta yläkulmasta alkaen ylhäältä alas ja sen jälkeen sarake kerrallaan vasemmalta oikealle. Sarkainjärjestys manuaalisesti (Order Tabs Manually) - voit vetää kentät haluamaasi järjestykseen suunnistusruudun välilehdellä Kentät (Fields). Voit siirtää yhtä kenttää kerrallaan. Kenttää ei voi kuitenkaan näin siirtää toiselle sivulle eikä esimerkiksi valintanappia toiseen ryhmään. Voit valita kentän pikavalikosta Näytä sarkainnumero (Show Tab Numbers) ja sarkainjärjestys näkyy lomakkeen kenttien kulmissa pieninä numeroina.

205 Tiedostojen suojaus Tiedostojen suojaus Dokumentin ominaisuuksissa on tietoja asiakirjasta. Osa niistä syntyy automaattisesti, mutta laatija voi määrittää ominaisuuksissa mm. dokumentin käyttöoikeudet ja näyttötavan asiakirjaa avattaessa. Ominaisuustiedot näet valitsemalla Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...). 8.1 Salasanasuojaus Ominaisuusikkunan välilehdellä Suojaus (Security) näkyy, mitä asiakirjalle voi tehdä. Jos haluat estää dokumentin avaamisen ilman salasanaa tai suojata sen muutoksilta, avaa luettelo Suojausmenetelmä (Security Method) ja valitse Salasanasuojaus (Password Security).

206 206 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Salaustaso ja suojausvaihtoehdot riippuvat Acrobat-yhteensopivuusvalinnasta (Compatibility). Acrobat 3.0 -versiossa on mahdollista ottaa käyttöön vain 40-bittinen salaustaso. Acrobat 7.0 -versiosta lähtien voit salata halutessasi tiedoston osista vain tiedostoliitteet. Jos haluat liittää dokumentin avaukseen salasanan, merkitse ruutu Dokumentin avaamiseen vaaditaan salasana (Require password to open the document) ja kirjoita salasana. Huomaa, että salasanoissa isot ja pienet kirjaimet ovat eri merkkejä. Jos haluat rajoittaa dokumentin käyttöä, merkitse ruutu Rajoita dokumentin muokkaus- ja tulostusoikeuksia (Restrict editing and printing of the Document) ja kirjoita salasana. Tämä salasana vaaditaan jatkossa salasanojen ja käyttöoikeuksien muuttamiseen. Dokumentin voi avata myös tällä salasanalla. Salasana ei voi olla sama kuin avauksen salasana. Valitse luettelosta Tulostus sallittu (Printing Allowed), miten dokumenttia voi tulostaa. Valinnalla Ei sallittu (Not Allowed) estät tulostamisen kokonaan.

207 Tiedostojen suojaus 207 Valitse luettelosta Sallitut muutokset (Changing Allowed), miten dokumenttia voi käsitellä. Valinnalla Ei sallittu (Not Allowed) estät kaikki muokkaukset. Vaihtoehdot ovat: Ei sallittu (Not Allowed), Sivujen lisääminen, poistaminen ja kääntäminen (Inserting, deleting and rotating pages), Lomakekenttien täyttäminen ja allekirjoituskenttien allekirjoittaminen (Filling in form fields and signing existing signature fields), Kommentointi, lomakekenttien täyttö ja olemassa olevien allekirjoituskenttien täyttö (Commenting, filling in form fields and signing existing signature fields) ja Kaikki paitsi sivujen poimiminen (Any except extracting pages). Tarkista, että ruutu Tekstin, kuvien ja muun sisällön kopiointi sallittu (Enable copying of text, images and other content) ei ole merkittynä, jos haluat estää kaiken tietojen kopioimisen. Salaus astuu voimaan vasta kun dokumentti on tallennettu. Suojauksen muuttaminen 1. Valitse Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...) ja välilehti Suojaus (Security). 2. Napsauta OK ja sitten painiketta Muuta asetuksia... (Change Settings...). 3. Kirjoita salasana ja napsauta OK. 4. Tee muutokset ja napsauta OK. Suojauksen poistaminen 1. Valitse Tiedosto Dokumentin ominaisuudet... (File Document Properties...) ja välilehti Suojaus (Security). 2. Valitse kohtaan Suojausmenetelmä (Security Method) vaihtoehto Ei suojausta (No Security). 3. Vahvista suojauksen poisto.

208 208 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Suojatun dokumentin käyttö Otsikkorivillä ja ikkunan välilehtikielekkeessä näkyy tiedoston nimen perässä, että se on suojattu. Jos dokumentin avaukseen on liitetty salasana, joudut kirjoittamaan sen ennen avaamista. Jos dokumentin muokkauksia on rajattu, ovat kaikki estetyt toiminnot valikoissa muutettu harmaiksi. 8.2 Dokumentin allekirjoittaminen ja nimikirjaimet Digitaalinen allekirjoitus vastaa perinteistä paperille tehtyä allekirjoitusta. Useat eri henkilöt voivat allekirjoittaa dokumentin, jos tarkistavat ja hyväksyvät sen. Dokumentissa voi olla valmiina kenttä allekirjoitusta varten, esimerkiksi matkalaskulomakkeessa kenttä esimiehen hyväksyntää varten. Nimikirjaimet voivat olla mikä tahansa piirretty puumerkki tai esimerkiksi allekirjoituksesta tehty valmis kuvatiedosto. 1. Valitse Dokumentti Digitaalinen allekirjoitus Sijoita allekirjoitus... (Document Signing Place Signature...). 2. Piirrä allekirjoitukselle alue sopivaan kohtaan. 3. Allekirjoituksen valintaikkuna avautuu.

209 Tiedostojen suojaus Valitse sopiva allekirjoitus kohdasta Valitse sertifikaatti (Select Certificate). 5. Kirjoita kohtaan Allekirjoituksen syy (Reason for Signing) allekirjoituksesi tarkoitus tai valitse se valmiista vaihtoehtoluettelosta. 6. Täytä halutessasi muut tiedot, esimerkiksi yhteystietoihin sähköpostiosoitteesi tms.

210 210 PDF-XChange ja Editor Plus Valitse kohdasta Malli (Sign Template) sopiva ulkoasu. Jos napsautat painiketta Hallinta... (Manage...), näet mallit kuvina. Voit myös muokata (Edit...) allekirjoitusta mm. määrittämällä, mitä tietoja siinä näytetään. 8. Napsauta lopuksi OK, tallenna dokumentti ja allekirjoitus sijoitetaan paikalleen.

211 Tiedostojen suojaus 211 Kun allekirjoitusta napsautetaan, avautuu valintaikkuna, jossa näkyvät yksityiskohtaiset tiedot allekirjoituksesta. Suunnistusruutuun voi avata ruudun Allekirjoitukset (Signatures), jossa myös näet allekirjoitustiedot. Jos napsautat suunnistusruudussa painiketta Poista allekirjoitukset (Clear All), tyhjennetään allekirjoituskenttä ja muokkaushistoria, jonka avulla voi mm. tarkistaa, millainen oli allekirjoituksella vahvistettu versio.

212 212 PDF-XChange ja Editor Plus 6.0 Nimikirjaimet Digitaalisen allekirjoittamisen sijaan voit lisätä sivuille puumerkin, kuten nimikirjoituksesta tehdyn kuvatiedoston tai piirretyn merkin, joka vahvistaa esimerkiksi tekijän tai hyväksymisen. Kun nimikirjainmerkki otetaan käyttöön, se muuttuu pysyvästi sivulle kiinnitetyksi. 1. Valitse Dokumentti Allekirjoitukset ja nimikirjaimet (Document Signatures and Initials). 2. Valitse valikosta haluttu puumerkki ja napsauta se sivulle haluamaasi kohtaan. Muuta tarvittaessa kokoa koonmuuttokahvoista vetämällä. 3. Kun napsautat Käytä kaikkia allekirjoituksia (Apply All Signatures), et enää voi muokata merkintää. Ennen tiedoston tallentamista voit vielä tarvittaessa kumota toiminnon. Uuden puumerkin luominen 1. Jos sopivaa merkintää ei ole valmiina, napsauta valikosta komentoa Hallinta... (Manage...). 2. Napsauta painiketta Lisää uusi... (Add New...). 3. Valitse Tuo tiedostosta (Import From File), valitse tiedosto, napsauta Avaa (Open) ja sen jälkeen OK tai valitse Piirrä allekirjoitus (Draw Signature).

213 Tiedostojen suojaus 213 Piirrä puumerkki tms. ja napsauta OK. 4. Kirjoita allekirjoitukselle nimi (Signature Name) ja salasanat, jos allekirjoituksen käyttö vaatii vahvistukseksi salasanan (Requires password to use the signature). Napsauta OK. 5. Napsauta lopuksi Sulje (Close).