Tallennus ja tiedostot

Transkriptio

1 Tallennus ja tiedostot Tiedostot Lomakkeen välitallennus RTF-pohjat Tiedostot E-lomakkeella voidaan kerätä vastaajilta tiedostoja lomakkeen liitteenä. Liitetiedostoja koskevat asetukset löytyvät lomakkeen muokkauseditorista Lomake > Tallennus & tiedostot > Tallennukseen voi liittää tiedostoja (yhden tiedoston maksimikoko on 16 Mt eli tiedostojen koon tulee olla alle sen). Lomakkeen ylläpitäjä voi valita, kuinka monta liitettä vastaukseen voi liittää. Liitteen lisäämisen voi asettaa myös pakolliseksi (vähintään yksi liite jätettävä). Lomakkeelle kerätyt liitteet avataan lomakkeen raporttinäkymässä. Paperiliitin-ikoni ( ) vastausrivin alussa kertoo lomakkeen ylläpitäjälle, että kyseessä olevaan vastaukseen on liitetty liitetiedosto(ja). Liitetiedostoihin pääse käsiksi muokkausnapista. Jos lomakkeella käytössä vaiheittainen käsittely, näyttää muokkausnappi normaalista poikkeavalta - sinisen donitsin täytteenä on tällöin tekstikääröltä näyttävä symboli:

2 Lomakkeen välitallennus Pitkissä lomakkeissa voi olla hyvä antaa vastaajalle vastauksen välitallennusmahdollisuus eli vastausta voi palata myöhemmin täydentämään. Asetuksen saa päälle kohdasta Tallennus & tiedostot > Lomakkeen tallennusta saa jatkaa myöhemmin. Huom. asetus vaatii, että lomake näytetään yhdellä sivulla eli sivutetussa lomakkeessa ei välitallennusmahdollisuutta ole. Tarkista siis ulkoasu-asetukset, jos kohta ei ole valittavissa lomakkeellasi - lomake ei myöskään saa olla julkisessa käytössä jos haluat muuttaa tätä asetusta. Välitallennustoiminto luo lomakkeen loppuun kentän, jonne vastaaja voi syöttää sähköpostiosoitteensa. Sähköpostiin toimitetaan linkki, josta pääsee jatkamaan omaa vastausta, yhden kerran! Osoite pitää antaa kettään aina uudelleen, jos vastaaja haluaa tehdä välitallennuksen useita kertoja. Huom. mikäli vastaaja hukkaa sähköpostiin lähetetyn linkin tai ei palaa täydentämään vastaustaan valmiiksi, jää hänen vastauksensa tilaan "keskeneräinen" raportilla. Linkkiä ei valitettavasti lomakkeen laatija voi lähettää uudelleen vastaajalle. Epäselvissä tapauksissa kannattaa ottaa yhteyttä vastaajaan. RTF-pohjat RTF-tiedostopohjaa voidaan E-lomakkeella hyödyntää lomakkeella kerättyjen *vastausten tulostamiseen tai niiden tallentamiseen omalle tietokoneelle (yksitellen, yksi vastaus yhdellä sivulla/tiedostona). Se sopii hyvin esimerkiksi hakulomakkeiden tai ilmoittautumislomakkeiden tulostamiseen helppolukuisessa muodossa (katso esimerkkikuva aivan tämän sivun lopusta). RTF-tulostusasetukset voi lomakkeelle laittaa missä vaiheessa tahansa, myös, kun vastausaineisto on jo kokonaan tai osin kerätty ja vaikka lomake olisi vielä julkinen. Tiedostopohjan mukainen tulostus voidaan sallia joko ainoastaan lomakkeen ylläpitäjille tai myös vastaajille itselleen. Joskus voi olla hyödyllistä, että myös vastaaja voi tiedostomuodossa tallentaa tai tulostaa oman vastauksensa (esimerkiksi täyttämänsä hakulomakkeen).

3 Ensin laaditaan uusi RTF-pohja, johon tuodaan lomakkeen kentät (kysymys ja vastaustekstit) lomakkeen muokkauseditorissa kohdassa "Tallennus & tiedostot" > Lomakkeen kentät RTF-tiedostopohjaan. RTF-tiedostopohjaan voidaan valita tarpeen mukaan joko kaikki lomakkeen kentät tai vain osa kentistä (eli kysymyksistä ja vastauksista). RTFtiedostopohjaan valitaan kaikki halutut kentät merkitsemällä ne hiirellä aktiiviseksi sivulla "Kenttien poiminta". Kun kaikki halutut kentät koodeineen on hiirellä maalattu aktiiviseksi (kuten yllä olevassa kuvassa), valitaan hiiren oikean puoleisesta näppäimestä "Copy /Kopioi". Tämän jälkeen avataan omalta tietokoneelta tekstinkäsittelyohjelmisto, esimerkiksi MS-Word. Tekstinkäsittelyohjelmassa valitaan "Edit/Muokkaa" > "Paste/Liitä". Saat kysymysten ja vastausten koodit liitettyä tekstitiedostoon ja lopputulos on jotakuinkin tämännäköinen:

4 Nyt voit muotoilla tekstitiedostoa sellaiseksi, miltä haluat tulostettavan tiedoston näyttävän. Voit liittää tiedostoon ylä- ja alatunnisteen, kuvia, voit muotoilla kirjasintyylejä, tekstikokoja, marginaaleja jne. Tärkeää on kuitenkin säilyttää kentän otsikot ja vastauskoodit muuttumattomina! Alla olevassa esimerkissä Wordillä laadittuun tiedostopohjaan on liitetty ylätunnisteeseen yliopiston logo ja taulukolle on annettu otsikko. Lisäksi kysymysten koodi -sarake on poistettu kokonaan, jotta kysymystekstit eivät turhaan toistu taulukossa (kentän otsikko riittää). Lisäksi taulukkoon on lisätty tulostuvat reunukset.

5 Nyt tiedostopohja on valmis tallennettavaksi omalle tietokoneelle RTF-muodossa eli tiedoston tallennustyypiksi tulee ehdottomasti valita Rich Text Format. Muussa muodossa tiedostopohja ei toimi! Huomioithan, että tiedostonimessä ei voi käyttää erikoismerkkejä, välilyöntejä, skandeja tai alaviivaa (viime ksi mainittua käytetään vain rinnakkaislomakkeiden RTF-pohjissa!). Tiedoston nimen tulee olla valita mahdollisimman ytimekäs ja selkeä erityisesti, jos tulostus sallitaan myös vastaajille, koska silloin tiedoston nimi näkyy myös vastaajalle. Tiedostonimi voisi olla esimerkiksi "hakulomake2009.rtf" tai "yhteenveto.rtf" tai "vastaukset.rtf".

6 Tämän jälkeen voidaan siirtyä takaisin E-lomakkeelle liittämään lomakkeeseen edellä laadittu RTF-tiedostopohja muokkauseditorissa kohdassa "Tallennus & tiedostot" > RTF-tiedostopohjan asetukset.

7 Ensin valitaan, kenelle RTF-pohjan mukainen tulostus sallitaan; vastaajille vai ylläpitäjille. Ensin mainitussa vaihtoehdossa sekä vastaajat että ylläpitäjät voivat tulostusta hyödyntää, jälkimmäisessä ainoastaan ylläpitäjät (lomakkeen tekijä sekä muut mahdolliset ylläpitäjät). Esimerkissä RTF-tulostus on sallittu vain lomakkeen ylläpitäjille. Sitten haetaan aiemmin tehty ja omalle tietokoneelle tallennettu RTF-pohja "Browse"-toiminnolla. Tallenna. Nyt RTF-tiedostopohja tulee näkyviin "RTF-tiedostopohjan asetukset" sivun alareunaan kohtaan "Lomakkeella on käytössä seuraavat RTF-tiedostopohjat". Huom. Asetukset tulee vielä muistaa tallentaa oikean reunan editorissa!

8 RTF-pohjia voi yhdellä lomakkeella olla useita. Myös rinnakkaislomakkeille voidaan tehdä RTF-tulostus. Tällöin RTF-pohjat tulee nimetä rinnakkaislomakken nimeä ja alaviivaa hyödyntäen, kuten asetukset-sivun alareunassa on ohjeistettu. Sitten, kun lomakkeella on vastauksia ja ne halutaan tulostaa/tallentaa RTF-pohjan mukaisesti, siirrytään E-lomakkeen raporttinäkymään. Tulostus tehdään niin, että valitaan vastausrivin vasemmasta reunasta muokkaa-ikoni (sininen rengas). Näin saadaan auki yksi kokonainen vastaus. Sivun alareunasta löytyy uutena vaihtoehtona "Lataa tiedostona", josta valitaan lomakkeelle tallennettu RTF-pohja. Näin vastaus voidaan joko avata tulostettavaksi tai tallentaa omalle tietokoneelle. Esimerkissä laaditun RTF-pohjan mukainen yksittäinen lomakkeelle tullut vastaus näyttää tällaiselta:

9