Talous- ja henkilöstöhallinnon perustietojärjestelmien vaihtoa valmistelevan työryhmän loppuraportti

Transkriptio

1 Talus- ja henkilöstöhallinnn perustietjärjestelmien vaihta valmistelevan työryhmän lppuraprtti

2 Sisällysluettel Kaupunginjhtajan timeksiant 1 1. Talus- ja henkilöstöhallinnn tietjärjestelmiltä tarvittavat minaisuudet 1 2. Nykyiset tietjärjestelmät ja svellukset sekä niiden minaisuudet suhteessa tarpeisiin Kknaan puuttuvat järjestelmät 3 Talussuunnittelu/Budjetintijärjestelmä 3 Hankintajärjestelmä Käytössä levat järjestelmät Käytössä levat järjestelmät ja niiden keskeiset kehittämiskhteet 5 Hansan sapulirekisteri 5 Ostlaskut ja reskntra 5 Myynti ja laskutus 5 Kirjanpit 6 Käyttömaisuusjärjestelmä Innv 7 Palkat ja palkkit 7 Henkilöstöhallint 8 Osaamisen jhtaminen 9 Timinnan ja taluden seuranta, tilinpäätös 9 3. Tarpeiden suhde kaupungin muihin kehittämis- ja tietjärjestelmähankkeisiin Timinnan- ja taludenhjauksen kehittämishanke (Tti) Henkilöstöhallinnn palvelukeskus -hanke Muut valmisteluvaiheessa levat kehittämis-/järjestelmähankkeet Järjestelmien vaihdsta tulevien kustannusten arviinti ja kustannushyötyarvi Jhtpäätökset 12 Liitteet 5.1. Hankkeistaminen Prjektin resurssit ja aikataulut 14

3 Kaupunginjhtajan timeksiant Kaupunginjhtaja n päättänyt asettaa työryhmän valmistelemaan talus- ja henkilöstöhallinnn perustietjärjestelmien vaihta. Työryhmän tehtävänä n: 1. Määritellä talus- ja henkilöstöhallinnn tietjärjestelmiltä tarvittavat minaisuudet 2. Määritellä nykyiset tietjärjestelmät ja svellukset sekä niiden minaisuudet suhteessa tarpeisiin 3. Arviida järjestelmien vaihdsta tulevat kustannusvaikutukset 4. Määritellä mahdllisen järjestelmävaihtprjektin alustava aikataulu ja resursinti Työryhmään nimettiin: Puheenjhtaja talusjhtaja Ari Mäkinen, taluskeskus Sihteeri laskentapäällikkö Seija Liinja, taluskeskus Jäsenet taluspalvelujhtaja Anne Lindqvist, taluspalvelukeskus hankepäällikkö Elisa Vurinen, Tti-hanke prjektipäällikkö Pauliina Lautiainen, Hal-hanke suunnittelupäällikkö Jaakk Ståhlberg, tiethallintkeskus pääsuunnittelija Tarja Mäkelä-Sinerv, tiettekniikan palvelukeskus henkilöstösuunnittelija Urp Matilainen, henkilöstökeskus suunnittelupäällikkö Matti Rautee, tiettekniikan palvelukeskus sastpäällikkö Max Lönnqvist, ssiaalitimi, STe. Työryhmä vi lisäksi kuulla eri asiantuntijita työn edetessä. Työryhmän työn tulee lla valmis mennessä. 1. Talus- ja henkilöstöhallinnn tietjärjestelmiltä tarvittavat minaisuudet Työryhmän jäsenet määrittelivät man vastuu-/tehtäväalueensa näkökulmasta svelluksittain dtukset ja tarpeet tietjärjestelmille sekä järjestelmiltä vaadittavat minaisuudet. Odtukset ja tarpeet määriteltiin seuraavista timint-/tehtäväkknaisuuksista: Operatiivinen talushallint (kirjanpitprsessi, laskutusprsessi, maksuliikenneprsessi, stlaskuprsessi, palkanlaskentaprsessi, varastkirjanpit, käyttömaisuuskirjanpit) Talussuunnittelu ja budjetinti Timinnan ja taluden seuranta Kuntalain mukainen tilinpäätös, ml. knsernitilinpäätös Sisäinen laskenta, kustannuslaskenta Henkilöstöhallint (mm. henkilöstösuunnittelu, rekrytinti, palvelussuhdeasiat, palkkaus ja palkitseminen, kulutus, henkilöstöraprtinti) Hankinnat (kilpailutusten suunnittelu ja tteuttaminen, tilaus-timitusketjun hallinta (SCM, Supply Chain Management), hankintapaikkatiedt, tutetiedt, hankintaspimusten hallinta ja seuranta) Tilastt, viranmaisraprtit (ulkiset; Tilastkeskus, eri ministeriöt jne) 1

4 Määrittelyn ja arviinnin lähtökhtana vat nykytilan talus- ja henkilöstöhallinnn järjestelmät ja niiden vastaavuus dtuksiin ja tarpeisiin. Määrittelyn ja arviinnin perusteella hahmttui kuva perustietjärjestelmistä ja niiden suhteista järjestelmäkknaisuuteen. Tavitetila kert yhteydet ympäröivään maailmaan, jtta siitä lisi helpp havaita, millä kaikilla meneillään levilla ja tulevilla muilla hankkeilla n yhtymäkhtansa tähän hankkeeseen ja sen tietihin. Kska uudella tietjärjestelmällä krvattava alue n laaja, n piirretty kuva tavitetilasta, jtta tarvittaessa krvaamista vidaan vaiheistaa suunnitelmallisesti, eikä synny mielikuvaa tai tdellista tilannetta päällekkäisen työn tekemisestä. Isn kuvan karkea määrittely lu myös lutettavan phjan jatktyöskentelyn tarkennuksille Työryhmän timeksiantna li talus- ja henkilöstöhallinnn perustietjärjestelmien vaihdn valmistelu. Talus- ja henkilöstöhallinnn perustietjärjestelmiä tulee tarkastella kuitenkin kknaisuuden kannalta, jllin humiidaan perustietjärjestelmien suhde kaupungin muihin tietjärjestelmiin sekä kehittämistarpeisiin ja hankkeisiin (esim. Tti, Hal). Uudelta/krvattavalta tietjärjestelmäkknaisuudelta edellytetään vahvasti eri timintja integrivaa järjestelmää, jka sisältää talushallinnn, myynnin, prjekti- /hankehallinnan, henkilöstöhallinnn sekä sttiminnan, materiaalihallinnan ja lgistiikan timintja tukevia svelluksia. Järjestelmän perustana tulee lla yhteiset tiedt eri svelluksille, jllin vidaan vähentää päällekkäistä työtä, npeuttaa eri prsesseja ja saada reaaliaikaista tieta eri tasilta sekä siten varmistaa laadukas ja peratiivisen timinannan tarpeita tukeva raprtinti. Jhtamiseen tarvittavat tiedt tulee lla siirrettävissä peratiivisten tietjärjestelmistä tietvarastn, jlla mahdllistetaan ajan tasalla levat analyysit ja raprtit rganisaatin jhdlle. Talus- ja henkilöstöhallinnn perustietjärjestelmät tuttavat perusraprtit. Luttamus- ja virkamiesjhdn jhtamiseen ja päätöksentekn tarvitsema tiedn tuttaminen, analysinti ja raprtinti hidetaan ja sitä kehitetään tietvarastratkaisua hyödyntävillä välineillä. Tietjärjestelmän tulee mahdllistaa itsepalvelutimintjen käyttämisen henkilöstölle, esimiehille ja jhdlle. Tietjärjestelmän tulee tukea valittua taluden hjaus- ja budjetintimallia, esimerkiksi (spimushjaus, tilaaja-tuttaja, määrärahabudjetinti/palvelukknaisuuksien budjetinti). Organisaatimuutkset tulee lla helpsti tteutettavissa. Järjestelmän kdausrakenteessa n ltava erillinen ulkisen laskennan tilejä, rganisaatita ja kustannuslaskentaa kuvaava kdist, jnka summauslgiikka n irrallisena tilikartasta. Lisäksi tulisi lla perustilikartasta erillään levat kdausmahdllisuudet tilastjen, kustannuslaskennan ja prjektinhallinnan tarpeisiin. Liite 1 Tavitetila/Henkilöstö- ja talushallint 2. Nykyiset tietjärjestelmät ja svellukset sekä niiden minaisuudet suhteessa tarpeisiin Keskeisimmät, kaupungin yhteiskäyttöiset talus- ja henkilöstöhallinnn tukijärjestelmät vat Turun Hansa talustietjärjestelmä (jatkssa Hansa-järjestelmä) sekä Persnec F.K. ja Persnec hr -henkilöstö ja palkkajärjestelmät. Nykyisen Hansa talustietjärjestemän ulkpullella n Turun satama. Hansa-järjestelmä n Turun kaupungin taludenpidn arkkitehtuuriin perustuva, mana työnä tehty IDMS -tietkantaphjainen tietjärjestelmä, jlla hidetaan mm. hinnastt, sa hankinnista, varastkirjanpit, streskntra, myyntireskntra, maksuliikenne ja kir- 2

5 janpit sekä hallintkuntakhtaisia erillissvelluksia. Svellukset integrituvat tisiinsa tiedn rganisaati- ja svellusriippumattman tallennustavan kautta, jssa tiet tallennetaan vain kertaalleen kaikkien Hansa -svellusten käyttöön. Hansa järjestelmän käyttöliittymä n merkkiphjainen. Persnec F.K. ja Persnec hr vat Oracle-tietkantaan phjautuvia ja selain käyttöliittymällä timivia järjestelmiä. Mlemmat vat Aditr Oy:n (ent. TietEnatr) timittamia. Persnec F.K. n Sumessa suurten kaupunkien (mm. Tampere, Oulu, Jyväskylä, Kupi, Lahti, Rvaniemi) käyttämä palkanlaskennan ja henkilöstöhallinnan tietjärjestelmä. Liite 2 Liite 3 Nykytila/Talushallint Nykytila/Henkilöstöhallint Verrattaessa dtuksia ja tarpeita nykyisiin tietjärjestelmiin vidaan tdeta, että kaupungilta jk puuttuu tietjärjestelmä kknaan tai käytössä levissa järjestelmissä n merkittäviä kehitystarpeita tai käytössä n järjestelmiä, jtka elinkaarensa lppupäässä levina tai merkittäviä timinta- ja avainhenkilöriskejä sisältävinä tulisi krvata välittömästi. Tisaalta nykyisiin järjestelmiin n tteutettu minaisuuksia, jtka tukevat talushallinnn eri timintja ja jtka vat myös krvaavilta järjestelmiltä vaadittavia minaisuuksia. Esimerkiksi Turun Hansa talustietjärjestelmä, vaikka n määritelty ja rakennettu j luvun pulivälin jälkeen, vastaa integritua timinnanhjausjärjestelmää. Mahdllinen Hansan krvaava järjestelmä ei vi lla muuta kuin vastaavanlainen integritu talushjauksen ratkaisu tai timinnan hjausjärjestelmä. Hansan heikkutena n kettu sen merkkiphjainen käyttöliittymä ja tilirakenne. Nykyisissä perustietjärjestelmissä ylläpidetään tietsisällöltään samanlaisia tietja, mm. henkilö- ja sitetietja, kattaen laajuudeltaan vain kunkin järjestelmän timinnallisen tarpeen. Samankaltaisia tietja ylläpidetään perustietjärjestelmien lisäksi mnissa peratiivisissa järjestelmissä, kuten esimerkiksi asiakasrekistereissä, jllin ylläpit n mninkertaista ja tietjen yhdisteltävyys vaikeaa. Perustietjärjestelmiä kehitettäessä tulee järjestelmien sisältämien tietjen laatua ja kattavuutta kasvattaa niin, että sasta tietja tulee ns. mastertietja, jita muut järjestelmät jatkssa hyödyntävät. Mastertieta päivittämällä saadaan k. tiet pysymään sitä tarvitsevissa järjestelmissä ajantasaisena, kun n svittu yhtenäisestä mastertietjen hallinninnin arkkitehtuurista ja vastuista. Samin tulee määritellä perustietjärjestelmien metatiedt (tieta tiedsta, tietresursseja kuvailevaa tieta) sekä kerätä ne eri perusjärjestelmistä yhtenäiseen mutn. Lisäksi tulee tunnistaa tiedn laadun merkitys sekä laadukkaan tiedn tumat timinnan hyödyt. Nämä edellä mainitut seikat jhtavat kaupunkitasisten HR (henkilöstöhallinta) sekä CRM (asiakkuudenhallinta) tyyppisten järjestelmien tai sajärjestelmien käyttöönttn ja timintamalliin. Nämä vat edellytyksiä, mikäli kaupunki haluaa siirtyä keskitettyyn asiakaspalvelu (Cntact Center) -tyyppiseen timintaan sekä rakentaa sähköisiä asiakaspalveluja. HR -järjestelmä n edellytys kattavaan tietturvalliseen käyttöikeuksien hallintaan. Master- ja metatiedn hallinta tulee kiireisimmin esiin timinnan- ja taludenhjauksen hankkeessa, jka kerää peratiivisten järjestelmien tiedt tietvarastn ja varmistaa laadukkaan raprtinnin Kknaan puuttuvat järjestelmät Talussuunnittelu/Budjetintijärjestelmä Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - Timinnallisten tavitteiden (suritemäärät, kustannukset) kytkeminen suunnitteluun 3

6 ja suunnittelutavitteiden seurantaan (timinnan ja taluden suunnittelu suritteiden ja kustannusten avulla) - Simulintimahdllisuus Nykyinen excel/wrd hjelmiin phjautuva budjetinti n haavittuva (sis. timinta-, tietjärjestelmä- ja avainhenkilöriskit). Tällä menetelmällä ktaan talusarvin taludelliset tavitteet (ment ja tult summattuina rganisaatiittain, talusarvi-sittain, yhdistelminä jne). Nykyisellä menetelmällä ei le mahdllisuutta suunnitella timintaa ja talutta suritemäärien ja kustannusten avulla. Samin simulintimahdllisuus puuttuu kknaan. Budjetintijärjestelmän tulee tukea spimushjauksen ja/tai tilaaja-tuttaja mallin tteutusta ja siirtymistä määrärahahjauksesta palvelujen/palvelukknaisuuksien budjetintiin. Budjetintitietjärjestelmän tulee tukea timinnan ja taluden hjauksen kehittämistä kaikilla tasilla (knserni, timintayksikkö). Budjetintijärjestelmän hankkiminen n aikataulullisesti kiireisimpiä, mikäli vuden 2009 timinnan ja taluden suunnittelussa siirrytään sin tai kknaan määrärahabudjetinnista palvelukknaisuuksien budjetintiin. Hankintajärjestelmä Turun kaupungilla ei le hankintajärjestelmää, jka tukisi hankinta- ja lgistiikkatiminnan perustehtävien hita sekä timinnan kehittämistä, krdinintia ja seurantaa. Järjestelmän puuttuminen vaikuttaa kaikkiin hankintaprsessin vaiheisiin, kilpailuttamisesta spimusseurantaan. Järjestelmän puuttuminen n esteenä myös reaaliaikaisen seurantatiedn tuttamiselle. Vuden 2008 alussa n alittanut timintansa keskushallinnn alainen yksikkö hankinta- ja lgistiikkakeskus, jka vastaa keskitetyistä hankinta- ja lgistiikkapalveluista. Hankinta- ja lgistiikkakeskuksen tehtävänä n timia kaupungin ydintimintja palvelevana tukitimintna ja varmistaa hankintatimen kustannustehkas ja juridisesti ikea timintatapa. Suurena puutteena hankintatimen kehittämiselle n tilausjärjestelmän puuttuminen. Kaupungin tekemät tilaukset kirjautuvat Hansa järjestelmään vain varasthankintjen salta, jtka vat kuitenkin vain 15% kk materiaalin hankintavlyymista. Kilpailutusta varten ei saada kulutustietja mista järjestelmistä, vaan judutaan pyytämään tavarantimittajien myyntitilastja. Hankintjen hjautumista spimustimittajille n vaikeaa tteuttaa, kun tilauksia pystyy tekemään haluamallaan tavalla ja usein myös haluamastaan paikasta. Spimusseurantaa n mahdtnta tteuttaa nykyisen järjestelmän tietjen perusteella. Hankintatimessa n mahdllista saavuttaa merkittäviä kustannussäästöjä sillä, että tilausprsessi helpttuu ja hankintapaikkjen määrää saadaan vähennettyä hjaamalla tilaukset spimustimittajille. Hankintatinta tukeva tietjärjestelmä n edellytyksenä tavitteiden saavuttamiselle. Järjestelmään tulisi sisältyä kilpailutussi, spimusten hallinta ja tilausliittymä. Oleellinen sa järjestelmää n tutekatalgi, jka sisältää kaikki kaupungin spimustutteet, jita n mahdllista tilata. Tilauksesta jää tiet järjestelmään spimusseurantaa ja seuraavaa kilpailutusta varten. Kaupungin palvelustrategia hjaa timimaan myös seudullisesti, mikä tulisi humiida hankintatinta tukevan tietjärjestelmän hankinnan valmistelussa ja määrittelyssä. 4

7 2.2. Käytössä levat järjestelmät Käytössä levat järjestelmät ja niiden keskeiset kehittämiskhteet Hansan sapulirekisteri Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - Näkymältään erillinen timittajarekisteri ja erillinen asiakasrekisteri Hansa-järjestelmän sapulirekisteri sisältää sekä asiakasrekisterin (maksajat, velalliset) että timittajarekisterin (maksunsaajat, velkjat). Osapulirekisteri ja sen päivitys ja ylläpit n kettu raskaaksi ja hankalaksi. Kehittämistarpeena n esitetty man, erillisen timittajarekisterin lumista, jssa pankkitililliset velkjat n ertettu velallisista. (Hansa- järjestelmän perusideana n llut, että kerran tallennettu tiet n kaikkien käytettävissä. Osapuli vi lla spimussuhteessa kaupunkiin sekä velallisena että velkjana.) Kehittämiskhteeksi n kirjattu esim. asiakas- ja timittajarekisterin tteutus erillisenä tisistaan. Yhteinen Osapulirekisteri n kuitenkin Hansa arkkitehtuurissa niin perusteltu tteutus, ettei sitä kannata jakaa siin vaan mieluummin lisätä sapulien rlituksen tuntemusta kulutuksen ja sitä tukevan käyttöliittymä kehityksen avulla. Ostlaskut ja reskntra Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - laskujen kierrn ja käsittelyn tehstaminen hankintatinta tukevan tietjärjestelmän avulla - ulkmaisten (ulkmaiset pankkitilit) laskujen käsittelyn mahdllisuus järjestelmään - maehtinen raprtinti- ja kyselymahdllisuus Ostlaskujen sähköinen kierrätys ja arkistinti hidetaan Rnd-järjestelmällä ja velkjareskntra sekä stlaskujen maksatus Hansa-järjestelmässä. Laskujen kierrn ja käsittelyn (Tilauksesta laskuun prsessin) tehstaminen edellyttää hankintajärjestelmän ja sttilausliittymän käyttöä. (Hansa-järjestelmässä n tilaussvellus ja liittymä Rndn. Hansa-järjestelmän tilaussvelluksessa ei le liittymää hankintapaikkihin. Armisvelluksesta n liittymät hankintapaikkihin ja Rnd-järjestelmään). Ulkmaankaupan stlaskujen (ulkmaiset pankkitilit) käsittelyn mahdllistava minaisuus puuttuu tällä hetkellä maksureskntrasta. SEPAn myötä yhteiseurppalaisten pankkitilien käsittely kannattanee ttaa Hansan kehityslistalle, mutta valuuttajärjestelmäksi Hansaa ei le alunperinkään ajateltu. Omaehtinen raprtinti- ja kyselymahdllisuus n sekä nykyiseltä että uudelta järjestelmältä vaadittava minaisuus. Myynti ja laskutus Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - keskitetty laskutus- ja reskntrasvellus, jssa kk kaupungin laskutus ja reskntra - manuaalilaskutuksesta tai manuaalisesta laskutustietjen tuttamisesta pis - sisäinen myynti ja sisäisen laskutus krvataan sisäisten talustapahtumien keräämisellä ja suravelituksella Saamisten laskutus ja valvnta hidetaan Hansa laskutus- ja myyntireskntrasvelluksel- 5

8 la sekä jidenkin virastjen ja laitsten erillisillä laskutus- ja reskntrajärjestelmillä. Hajautetut järjestelmät eivät tue keskitettyä saamisten valvntaa ja perintää. Kehittämistarpeena n esitetty yksi laskutus- ja reskntrajärjestelmä, jlla kk kaupungin laskutus, maksuvalvnta ja perintä hidettaisiin. Timinnalliset tiedt ja perustiedt lisivat esijärjestelmissä ja siirrettäisiin yhtenäisellä lgiikalla laskutus- ja reskntrajärjestelmään. Manuaalilaskutuksesta tai manuaalisesta laskutustietjen tuttamisesta tulee päästä pis; tiet syötetään vain kertaalleen ja laskutustiet/laskutusmääräys siirtyy sähköisenä ja yhdenmukaisena järjestelmään. Laskutussvelluksella hidetaan sekä ulkinen että sisäinen laskutus. Sisäinen laskutus ja sisäisten laskujen maksatus sit henkilöresursseja asiakasvirastissa ja taluspalvelukeskuksessa (arvi 8 htv). Kehittämisehdtuksena esitetään sisäisestä laskutuksesta lupumista ja sen krvaamista raprtinnilla. Sisäisestä laskutuksesta lupuminen n timinnallinen päätös, jka vaatii seurakseen raprtinti- ja kirjaustavan määrittelyn, sen jälkeen kehittämistyö nykyiseen tietjärjestelmään n mahdllista. Hansan myyntireskntra kattaa kaiken muun laskutuksen, paitsi vesilaitksen vesilaskutuksen, sataman laskutuksen sekä nuristimen ja liikunnan Timmi laskutukset eli laskutus ja saamisten valvnta ja perintä n varsin keskitettyä j nyt. Kirjanpit Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - Tilirakenne, sisäisen laskennan eriyttäminen ulkisesta kirjanpidsta - merkkiphjaisesta käyttöliittymästä selainphjaiseen - peruskaupungista yksi talusyksikkö, erilliset talusyksiköt vain liikelaitksista (paklliset erillistilinpäätökset) - kaikki kaupungin rganisaatissa levat käyttävät samaa tietjärjestelmää (tällä hetkellä Turun satamalla eri järjestelmä) Keskuskirjanpit, kirjanpit, taludellisten tietjen tteutumisseuranta ja emn tilinpäätös hidetaan Hansa-talustietjärjestelmällä mukaan lukien liikelaitsten erilliskirjanpidt ja erillistilinpäätökset sekä niiden yhdistely sisäiset erät eliminiden peruskaupungin kirjanpitn. Turun satamalla n ma talusjärjestelmä, jsta ei le knekielistä liittymää Hansa-järjestelmään. Hansa-järjestelmän keskuskirjanpit lukee summatasna hallintkuntien päivittämää tilikantaa. Tällöin kaikki edellisen päivän kumulatiiviset tiedt näkyvät suraan myös keskuskirjanpidssa. Knsernitilinpäätös hidetaan BasWare Fiman Grup Cnslidatin -hjelmalla. Kuntalain mukaiset tilinpäätöslaskelmat saadaan siis kahdesta järjestelmästä. Tytäryhtiöillä n eri tietjärjestelmät. Hansa-talustietjärjestelmän keskeisemmäksi ngelmaksi ja kehittämiskhteeksi ketaan sen tilirakenne. Järjestelmän tilirakenne kstuu rganisaatitileistä sekä men- ja tultileistä ja tasetileistä. Tilit vivat lla summa-, est- tai kirjaustilitasisia. Tilirakenteella hidetaan sekä ulkisen laskennan ja sisäisen laskennan että myös tilastinnin ja rahitusselvitysten edellyttämiä tiettarpeita. Tästä syystä tilien määrä n suuri ja tilikdit vat pitkiä. Tilirakenne nusee tai saattaa nusta esille ja ngelmaksi erillisten sakirjanpitjärjestelmien (kirjanpitaineista tuttavien järjestelmien) käyttööntssa (esim. hankintajärjestelmä, matkalaskuhallinta, maksuliikennejärjestelmä). Kehittämistarpeena esitetään kustannuslaskennan eriyttämistä ulkisesta kirjanpidsta. Tarve liittyy sittain yllä esitettyyn tilirakenteeseen. Kun kirjausulttuvuuksia (tilipuitteita) n vain kaksi eli rganisaati ja men- tai tultili, n esim. hanketietja tai kustannuspaikkatietja kirjattu rganisaati-san tileille ja kustannuslajitietja mentilien alatileille. Näin tilikdeista tulee pitkiä. Hansa-järjestelmän sisäiset tilipuitteet ja niiden hyödyntäminen lisäävät kuitenkin ulttuvuuksia ja vähentävät sisäistä laskutusta. Hankkeiden kirjaamisesta erikseen ulkisesta ja sisäisestä kirjanpidsta n menssa esiselvitys. 6

9 Teknisellä sektrilla n kustannuslaskenta eriytetty erillisillä svelluksilla. Kirjanpitsvelluksesta n liittymät mm. kustannuslaskentajärjestelmiin (Kiinteistötiet, TCM, Pr Cntrl, Cst Cntrl), palkanlaskentajärjestelmään (Persnec F.K.) ja Excel-taulukihin (budjettitiedt). Sisäisille menille ja tulille esitetään mat tilit. Nyt sisäiset erät kirjataan samja menja tultilejä käyttäen ja elimininnit samin kuin sisäisten ja ulkisten erien raprtinnit tehdään sisäisen tunnistetilin avulla. Sisäisinä tunnistetileinä timii sisäiset rahitus- ja clearingtilit. Tällä hetkellä Turun Hansassa pidetään erilliskirjanpita 17:sta eri hallintkunnasta (talusyksiköstä), jista pakllisia vat vain liikelaitsten ja muiden taseyksiköiden kirjanpidt ja erillistilinpäätökset (10 talusyksikköä v. 2007). Erilliskirjanpidt ja tilinpäätökset sitvat tarpeettmasti henkilöresursseja. Kehittämistarpeena esitetään, että peruskaupungista (palvelut ja hallint) mudstetaan vain yksi kirjanpityksikkö. Yhden kirjanpityksikön mudstaminen n timinnallinen päätös, jka vaatii seurakseen esim. kirjaustapamääritykset, sen jälkeen kehittämistyö tietjärjestelmään n mahdllista. Ssiaali ja terveystimi yhdistyy j ja Hansaan tteutetaan kahden hallintkunnan (talusyksikön) yhdistäminen. Käyttömaisuusjärjestelmä Innv Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - kysely- ja raprtintiminaisuudet puutteelliset, palvelee lähinnä ulkisen laskennan ja tilinpäätöksen tarpeita - rganisaatimuutsten tteuttaminen hankalaa - merkkiphjaisesta selainphjaiseen käyttöliittymään - krvattavissa kiinteistölaitksen j hankkimalla YAOH2:lla Nykyinen Innv -järjestelmä n vudelta 1992 ja sillä hidetaan tilalaitksen, kiinteistölaitksen ja vesilaitksen rakennusten ja kiinteiden rakenteiden ja laitteiden sekä kaupungin eri laitsten (pl. satama) kneiden ja kalustn kirjanpit ja pistlaskenta. Järjestelmä n elinkaarensa lpussa. Sen kysely- ja raprtintiminaisuudet vat puutteelliset. Järjestelmästä ei le liittymiä muihin tietjärjestelmiin. Järjestelmän ylläpitmaksut AS400-keskuslaitteistn hallinnasta ja perinnista aiheuttavat kustannuksia nimikettä khden suhteettman paljn. Nimikkeet vähenevät kun kiinteistölaitksen hallinnassa leva maisuus siirretään uuteen järjestelmään (YAOH2) ja kneiden ja kalustn hankinnassa n siirrytty leasingrahitukseen. Js maksuliikennehjelmist ja henkilöstökassahjelmist vaihdetaan tiseen, jää AS400:lle vain käyttömaisuuskirjanpit- ja laskenta. YAOH2:een n tteutettu kirjanpitlautakunnan kuntajastn ja kaupungin mia laskentahjeita vastaavat käyttömaisuuskirjanpidn ja pistlaskennan säännöt ja ulkisen laskennan raprtit. Lisäksi n tteutettu jhtamista tukevat kysely- ja raprttiminaisuudet. YAOH2:lla vidaan hitaa nyt Innvssa levien nimikkeiden rekisteröinti- ja pistlaskenta. Palkat ja palkkit Palkanlaskenta ja henkilöstöhallint hidetaan Persnec F.K. ja Persnec hr henkilöstö ja palkkajärjestelmillä. Persnec F.K.:lla hidetaan henkilöstön palkanlaskennan ja luttamushenkilöiden palkkiiden maksatuksen lisäksi myös kaupungin eläkkeiden maksatus (tällä hetkellä 259 kpl) sekä erilaisten palkkiiden (esim. perhehitpalkkit, maishit- 7

10 palkkit, tukipalkkit jne.) ja sellaisten työkrvausten eli laskujen maksatus, jista kuuluu mennä ver tai eläkemaksu (v.2007 n. 250 kpl). Myös apurahat (v n 380 kpl) maksetaan Persnec F.K:lla sen vuksi, että niistä pitää mennä tiet verttajalle. Persnec F.K. :n tietkanta n henkilöstöhallinnn master-tietkanta ja se sisältää kk kaupungin nykyisen ja aikaisemman henkilöstön henkilö-, palvelussuhde- ja pissaltiedt histriineen. Tämän lisäksi Persnec F.K.:n kannassa n tiedt kaupungin vakansseista ja timielimistä. Persnec F.K.:n kanssa integrituja timinnan järjestelmiä ns. palkanmaksun esijärjestelmiä vat mm. työvurn suunnitteluhjelmat Titania (käytössä mm. ssiaalikeskuksessa ja terveysvirastssa) ja Prmern (aluepelastuslaits), perhepäivähidn työtuntien laskentahjelma Pepa, palkanlisien ja pidätysten laskennan esijärjestelmät Transplan (linja-autn kuljettajien lisät), Lunari (lunassetelipidätykset) ja EsMikk (rukamaksupidätykset). Persnec F.K.:lla tutetut ansilaskelmat vat palkansaajan niin halutessa katsttavissa sähköisesti pstin verkkpalvelussa. Henkilöstöhallint Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - rekrytinti ja sijaishallinta - henkilöstön kmpetenssitietjen käsittely - tietjärjestelmien raprtintiminaisuuksien parantaminen - palkansaajan/esimiehen mnipulisen itsenäiskäytön lisääminen, kehittäminen ja helppkäyttöisyys Persnec hr:n tietkantaan päivitetään kerran viikssa (lauantai) Persnec F.K.:sta ns. aktiivisen henkilöstön henkilö- ja palvelussuhdetiedt. Ohjelmaa käytetään mm. palkansaajien henkilö- ja palkkaustietihin khdistuvien erilaisten kyselyjen tekemiseen sekä henkilöstön kulutusrekisterinä ja saamisten (tiedt, taidt ja mm. henkilökhtaisen työsurituksen arvit) rekisterinä. Persnec hr:n kurssinhallintamduulia käytetään kaupungin sisäisten kulutusten järjestämisessä ja hallinninnissa. Persnec F.K.:n raprtintisissa n yli 400 henkilöstön henkilö-, palvelussuhde- ja palkkaustietihin liittyvää valmisraprttia henkilöstöhallinnn henkilöiden käytettäväksi. Kaupunkitasisista raprteista mainittakn mm. vimavararaprtti, jta käytetään valtakunnallisesti vertailtaessa eri kaupunkien vastaavia tunnuslukuja. Palkanmaksun- ja henkilöstöhallinnn perusjärjestelmän, Persnec F.K., salta välitöntä päivitystarvetta ei le. Henkilöstöhallinnn tietjärjestelmien tulevien vusien suurimmat kehittämistarpeet liittyvät rekrytintiin ja sijaishallintaan, henkilöstön kmpetenssitietjen käsittelyyn ja tietjärjestelmien raprtintiminaisuuksien parantamiseen. Laajjen kaupunkitasisten raprttien ajaminen n nykyisin hidasta, mikä vaikeuttaa jhtamista tukevan tiedn tuttamista. Timinnan ja taludenhjauksen kehittämishankkeen (Tti) aikana lutava keskitetty tietvarastratkaisu vi tuda ratkaisun nykyisiin raprtintingelmiin. Hankkeen taviteaikataulun mukaan raprtintityökalut vat jhdn käytössä kuitenkin vasta vuden 2011 lppuun mennessä, jten nykyisen perustietjärjestelmän raprtinnin kehittämistä n kk ajan jatkettava. Tinen keskeinen kehittämistarve n palkansaajan/esimiehen mnipulisen itsenäiskäytön lisääminen, kehittäminen ja helppkäyttöisyys. Tähän tarpeeseen llaan vastaamassa käynnissä levalla itsenäiskäyttösuuden minaisuuden käyttööntlla. ESSminaisuus (Emplyee Self Service itseasiinti) n hankittu Persnec hjelmistn ti- 8

11 mittajalta ja se täydentää Persnec F.K. hjelmista. Itsenäiskäyttö mahdllistaa sen, että sähköisesti valmistellaan ja päätetään suraan järjestelmään esim. työspimukset, vusilmat, kulutuksiin sallistumiset, muut työn keskeytykset ja mien yhteystietjen ilmittamiset. Osaamisen jhtaminen Persnec H.R. järjestelmän kehitysmduuli mahdllistaa kaupunkitasisen saamistietkannan lumisen. Kehitysmduulin hyödyntäminen Turun kaupungilla n kuitenkin llut vähäistä. Osaamiskartitusprsessien käynnistämiseksi vat hallintkunnat tehneet vuden 2007 aikana erilliset käyttöönttsuunnitelmat. Osaamiskartitusprsessien käynnistyessä myös Persnec H.R. järjestelmän kehitysmduulin käyttö tulee lisääntymään ja järjestelmän timinnallisia minaisuuksia päästään käytännössä testaamaan. Timinnan ja taluden seuranta, tilinpäätös Kehittämiskhteet/-ehdtukset: - prautuminen summataslta yksittäiseen timintayksikköön, tietn tai laskuun - suunnittelu- ja tteutumistiedt autmaattisesti seurantajärjestelmään ja jhdn raprtintijärjestelmään timinnan ja taluden hjauksen kehittämishankkeen linjaamalla tavalla - Timinnallisten tavitteiden (suritemäärät, kustannukset) kytkeminen suunnitteluun ja suunnittelutavitteiden seurantaan Timinnan ja taluden seuranta (tilikauden aikana ja tilinpäätöksessä) edellyttää summatasn tietja halutuilta khdistustasilta (kyselytast) ja halutulta aikaväliltä reaaliaikaisesti. Turun Hansa-järjestelmän rakenteellinen ratkaisu mahdllistaa kirjanpidn ja keskuskirjanpidn talustapahtumien päivityksen autmaattisesti sakirjanpidista kirjanpitn ja keskuskirjanpitn (kirjaustileillä välittömästi, summatileillä seuraavana päivänä, sektreittain, peruskaupunki, liikelaitkset, kk kaupunki). Suunnittelu- ja tteutumistiedt n saatava autmaattisesti seurantajärjestelmään ja jhdn raprtintijärjestelmään. Taludellisten tavitteiden (eurmääräiset määrärahat ja tulerät) seuranta timii pääsääntöisesti nykyisessä järjestelmässä. Tällöin puhutaan talusarvin ja käyttösuunnitelmien eurmäärien seurannasta. Timintayksikön taluden hjauksen ja seurannan khdalla nykyinen tilirakenne ketaan ngelmaksi. Timinnallisten tavitteiden (suritemäärät, kustannukset) kytkeminen suunnitteluun ja suunnittelutavitteiden seuranta talustietjärjestelmässä puuttuu. Edellytyksenä n budjetintijärjestelmän kehittäminen, timinnallisten järjestelmien käyttööntt ja kehittäminen, tietvarastja ja tietjen siirrettävyys suunnittelu- ja seurantatietihin. Prautuminen summataslta yksittäiseen timintayksikköön tai tietn tai laskuun tukee virastjen/laitsten seurantaa, tarkastustinta ja mm. cntrller timinta, mikä esitetään kehittämistarpeena taluden seurantaan liittyen. 3. Tarpeiden suhde kaupungin muihin kehittämis- ja tietjärjestelmähankkeisiin 3.1. Timinnan- ja taludenhjauksen kehittämishanke (Tti) Ttin tavitteena n kehittää kaupungin luttamushenkilö- ja virkamiesjhdn tiednhallintaa ja tiedlla jhtamista ja tteuttaa se kaupungin keskitetyllä tietvarastratkaisulla (DataWarehuse, DW) ja siitä jhdetuilla analysinti- ja raprtintivälineillä ((Business Intelligence, BI). Tietvarastn siirretään jhdn tarvitsemaa tieta kaupungin lemassa levista peratiivisista tietjärjestelmistä ja tarvittavista ulkisista tietkannista. Jhdn 9

12 käyttöön tuleva käyttöliittymä, ns. jhdn prtaali, käyttää siten tietvarasta tietlähteenään. Tietvarastintia kehitettäessä kartitetaan jhdn tiettarpeet aina knsernin ylimmästä jhdsta tulsyksikköjhtn asti. Laajalle ja keskitetylle tietvarastlle n minaista yli sektri-, prsessi- ja timintrajjen tapahtuva tiednsiirt ja yhdistely. Tietvarastinnin tulisi myös vähentää raprtintien ja raskaiden, jhtamista tukevien kyselyiden määrää peratiivisiin järjestelmiin. Operatiiviset tietjärjestelmät eivät svellu kvinkaan usein vaativaan tietjen analysintiin tai raprtintiin, kun taas tietvarastt tulisi suunnitella nimenmaan tätä tarvetta varten. Tietvarast itsessään tarjaa käyttäjäryhmille suuren keskitetyn datamassan sekä erilaisia mahdllisuuksia analysida ja raprtida tieta eri ulttuvuuksissa. Siten se mahdllistaa kaupungin eri timintjen yhteenvetjen tekemisen, timintavaihtehtjen arviimisen sekä ympäristössä tapahtuvien tai ennakitavien muutsten vaikutusten tarkastelun. Analysinti- ja raprtintivälineet tukevat raprtinnin lisäksi myös seuraavia jhtamista tukevia erilaisia timintja: strateginen suunnittelu (BSC) budjetinti vusisuunnittelu, talus- ja henkilöstösuunnittelu jne. knslidinti wrkflw prsessien seuraus Päätettäväksi jää, millä teknisillä svelluksilla yllä mainittuja jhtamista tukevia timintja kehitetään. Samin n tehtävä tietiset rajaukset nykyisten/tulevien talus- ja henkilöstöhallinnn tietjärjestelmien raprtinnin kehittämiselle. Tti-hankkeen asettamisen yhteydessä n tehty kuitenkin j päätös, että kaupungin luttamushenkilö- ja virkamiesjhdn tarvitsemaa raprtintia kehitetään DW-ratkaisua hyödyntävillä BI-välineillä. Tti-hankkeen taviteaikataulun mukaisesti peratiivisten tietjärjestelmien tietja hyödyntävät analysinti- ja raprtintityökalut tulisi lla jhdn käytössä vuden 2011 lppuun mennessä. Vunna 2008 mallinnetaan jhdn tiettarpeet knsernin ylimmästä jhdsta Ttin pilttien tulsaluejhdn taslle asti. Vunna 2009 jatketaan Tti-pilttien tulsyksikköjhdn tiettarpeiden mallintamisella. Teknisten DW ja BI -välineiden tarvemäärittelyä tehdään vunna 2008 ja teknisten välineiden valinta alkuvunna Henkilöstöhallinnn palvelukeskus hanke Vuden 2008 alussa n käynnistetty henkilöstöhallinnn palvelukeskus hanke. Hankkeen tavitteena n rganisida kaupungin keskitetysti hidettavien henkilöstöasiiden hit henkilöstöhallinnn palvelukeskukseen kaupunginhallituksen hyväksymän prjektisuunnitelman mukaisesti. Palvelukeskus tuttaisi henkilöstöhallintn liittyviä palveluja kaupungin virastille ja laitksille sekä keskushallinnlle. 3.3 Muut valmisteluvaiheessa levat kehittämis-/järjestelmähankkeet Tietjärjestelmän hankinta- tai käyttöönttvaiheessa vat maksuliikennejärjestelmän krvaaminen Matkahallintajärjestelmän (Ppulus matkahallinta) käyttöönttprjekti Sijaishallinta ja rekrytinti Rekrytinnin ja sijaishallinnan salta n käynnistymässä tarjusmenettely, tavitteena n hankkia rekrytinnin ja sijaishallinnan kknaisjärjestelmä, jta vidaan käyttää hallintkuntien kk rekrytinti- ja sijaishallintaprsessissa. Järjestelmää 10