Tutkimushankkeiden hallinnointivanhat kiemurat ja uudet tuulet

Transkriptio

1 Tutkimushankkeiden hallinnointivanhat kiemurat ja uudet tuulet Tampere Marita Virtanen, Tekes Hannele Teirikari, Tekes Sinikka Välikangas, Suomen Akatemia

2 Sisältö Tutkimushankkeiden hallinnointi rahoittajan näkökulma Rahoitusta koskevista reunaehdoista ja rahoittajan odotuksia rahoituksen saajien suuntaan Tutkimushankkeiden hallinnointi rahoituksen saajan näkökulma? Toiveita ja kehittämisehdotuksia rahoittajan suuntaan: mikä toimii ja mikä mättää? Kilpaillun rahoituksen prosessi, projektien hallinnolliset vaatimukset ja asiointi

3 Tutkimushankkeiden hallinnointi rahoittajan näkökulma

4 Lähtökohta: Rahoittajan ja rahoituksen saajan roolit Rahoittaja valitsee rahoituksen kohteen tavoitteidensa mukaisesti ja asettaa rahoituksen käytölle ehdot. Rahoituspäätöksen taustalla mm. Strategia/rahoituksen vaikuttavuustavoitteet Valtiontukisäännöt, valtionavustuslaki Talousarviomäärärahan käyttötarkoitus Rahoitusehdot Rahoituksen saaja toteuttaa projektin rahoituspäätöksen mukaisesti noudattaen toimintaansa koskevia säännöksiä Kirjanpitosäännökset, hankintasäännökset, verosäännökset, Oman organisaation antamat määräykset ja ohjeet sekä organisaation normaalit toimintatavat Ulkopuolinen rahoitus ei tarkoita helpotuksia normaaleihin toimintatapoihin eikä laajennuksia projektihenkilöstön oikeuksiin Molempien intressi: Hanke onnistuu sisällöllisesti ja hallinto toimii sujuvasti

5 Rahoittaja: Julkisen tutkimusrahoittajan velvoitteet Rahoittajan on otettava rahoituksessaan huomioon EU:n valtiontukisäännöt Komission tiedonanto Puitteet tutkimus- ja kehitystyöhön sekä innovaatiotoimintaan myönnettävälle valtiontuelle (2014/C 198/01) : Vaikutukset rahoitettavan toiminnan sisältöön Tutkimusorganisaation kyky pitää taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kustannukset ja rahoitus toisistaan erillään à tarkoituksena estää ristikkäistuen siirtyminen taloudelliseen toimintaan Valtionapuviranomaisen (VAL 688/2001, 15 & 16 ) on huolehdittava valtionavustuksen asianmukaisesta ja riittävästä valvonnasta hankkimalla valtionavustuksen käyttö- ja seurantatietoja sekä muita tietoja samoin kuin tekemällä tarvittaessa tarkastuksia varmistaakseen, että valtionavustuksen myöntämisen, käyttämisen ja maksamisen edellytykset ovat olleet olemassa valtionavustuksen käytössä muutoin on toimittu hyvän taloudenhoidon edellyttämällä tavalla.

6 Rahoittaja: Projektien valvonta ja tarkastukset Rahoittaja valvoo projektien toteutumista ja taloutta Tekes: projektin sisällöllisestä toteutumisesta raportoitava jokaisen kustannusraportoinnin yhteydessä (ml. loppuraportti) sekä projektin ohjausryhmässä Suomen Akatemia: tieteellisestä sisällöstä ei raportoida jokaisen kustannustilityksen yhteydessä. Tieteellisestä tutkimusraportoinnista, edistymis- ja seurantaraportoinneista on omat erilliset ohjeistuksensa. Suomen Akatemia seuraa projektin etenemistä myös vuotuisen määrärahan käytön pohjalta (± 15 % ). Tekes ja Suomen Akatemia: kustannusraportointi 3 krt / vuosi Tasapainoilua: Mitä kaikkea kustannusten raportoinnissa vaaditaan todistusaineistoksi? Mitä jätetään tilintarkastuksen asiaksi? Tilintarkastajan havainnot täydentävät rahoittajien omaa valvontaa Tarkastusten tavoitteena on varmistaa, että rahoitetut projektit on toteutettu rahoituspäätöksen ja rahoitusehtojen mukaisesti, ja että rahoitettujen projektien toteutus vastaa rahoittajalle annettuja tietoja

7 Rahoittaja: Tarkastuksia eri tasoilla 1/2 Valtionavustuksen saajan itsensä toimittamat tarkastukset Tekes: valtionavustuksen saaja toimittaa projektin loppuraportoinnin yhteydessä projektin toteutusta koskevan tarkastusraportin Kaikissa tutkimusprojekteissa SHOK -tutkimusohjelmissa myös ohjelman aikana Suomen Akatemia: rahoituksen saaja toimittaa tarkastusraportin kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä, huippuyksiköt toimittavat tarkastusraportin kaksi kertaa eli kolmannen ja kuudennen vuoden rahoituksen jälkeen. Akatemiaohjelmahanke, FiDiPro-hanke, huippuyksikön tai strategisen tutkimuksen hanke, aina kun rahoituspäätös >1 milj. euroa Tutkimusinfrastruktuurihankkeet ja yliopistojen profiloitumisen vahvistamiseen liittyvät hankkeet, tilintarkastajan raportti vaaditaan aina Tekesillä ja Suomen Akatemialla on yhteinen tarkastusraporttipohja Tilintarkastajan tarkastusraportti, julkisen tutkimuksen rahoitus, Tekes Tilintarkastajan raportti erikseen sovituista toimenpiteistä, Suomen Akatemia 9/2014

8 Rahoittaja: Tarkastuksia eri tasoilla 2/2 Tekesin ja Suomen Akatemian toteuttamat tarkastukset Rahoittaja teettää myös itse tarkastuksia rahoitettuihin projekteihin Rahoittajan toimintaa valvovien viranomaisten tarkastukset Rahoittajan toimintaa sekä valtiontukiviranomaisena että valtionapuviranomaisena tarkastetaan useilla tasoilla Tarkastukset ulottuvat myös rahoituksen saajiin, mm. Euroopan komission ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tarkastukset VTV:n tarkastukset Rakennerahastohankkeissa (Tekes) tarkastusviranomaisen, hallintoviranomaisen ja todentamisviranomaisen tarkastusoikeudet ulottuvat niin ikään myös rahoituksen saajiin (ns. rahoituslaki 8/2014) Rahoittajan sisäinen tarkastus

9 Rahoituksen saaja: rahoittajan asettamat velvoitteet Rahoittaja odottaa, että Rahoituksen saajan riskien hallinta ja sisäinen valvonta on kunnossa ja toimii myös hanketasolla Toimintaa ohjaavat selkeät, dokumentoidut periaatteet, joita noudatetaan myös kilpaillun rahoituksen hankkeissa Luotettava työaika- ja projektikirjanpito Selkeät hankintaprosessit ja -ohjeet Palkkausta ja henkilöille maksettavia kustannusten korvauksia koskevat periaatteet, mm. matkustussääntö, tutkijaliikkuvuuden periaatteet Rahoituksen saajalla on luotettava kustannuslaskenta Rahoituksen saaja tarjoaa riittävän tuen hankkeen toteuttajille Omarahoitusosuus ja ymmärrys sen muodostumisesta hankkeen toteuttamisen perusedellytykset on turvattu Hallinnollista tukea on saatavilla: rahoituksen saajan toimivaltaan kuuluvia asioita ei pitäisi kysyä rahoittajilta

10 Rahoittajan havaitsemia kehittämiskohteita Hankkeeseen osallistuvien organisaatioiden roolit selviksi Ketkä ovat yhteishankkeen osapuolia (rahoituksen saajia), ketkä palvelun tuottajia rahoituksen saajalle (hankinta) Dokumentoidut toimintatavat, joita noudatetaan Hankinta-asiat kuntoon Kilpailutus pääsääntö, huolellisuutta suorahankintoihin ja hankintalain tulkintoihin Kustannusten kohdentaminen projektille Kokonaiskustannusmallin taustalla kustannuslaskennan periaatteet à Välitön vai välillinen (kertoimen kautta) Työaikakirjanpito kuntoon jo projektin alusta lähtien Tilintarkastusraportteihin reagoiminen jo ennen kuin rahoittaja kysyy lisäselvityksiä

11 Tutkimushankkeiden hallinnointi - rahoituksen saajan näkökulma?

12 Työpaja 4 ryhmät 1-3 Tekes toivoo näkemyksiä Missä asioissa me rahoittajat voimme parantaa toimintaamme ja omalta osaltamme sujuvoittaa hankehallintoa Missä asioissa ja miten rahoituksen saajat itse voivat sujuvoittaa hankkeiden hallinnointia Pohdintaa ryhmissä Ryhmä 1: Kilpaillun tutkimusrahoituksen prosessi Ryhmä 2: Hallinnolliset vaatimukset, rahoitusehdot Ryhmä 3: Asiointi

13 Kilpaillun tutkimusrahoituksen prosessi Työpaja 4 ryhmä 1

14 Taustaa: Tekesin tutkimusrahoitukseen liittyvä prosessi Hakujen vuosikello Haut pyritään julistamaan puoli vuotta ennen haun määräaikaa Haut toteutetaan aihealueittain kolmena hakuaikana Ongelmaksi on tiedostettu liian lyhyet hakuajat Ilmenevät keskeneräisinä hakemuksina ja erityisesti puutteellisina hyödyntämissuunnitelmina ja heikkoina yhteistyöverkostoina Hakuilmoituksessa kerrotaan kyseisen haun sisältö, tavoitteet ja vähimmäisvaatimukset Hakemukset kilpailevat keskenään ja varsinaiseen kilpailuun pääsee, kun hakemus ja projektirakenne täyttää ilmoitetut vähimmäisvaatimukset Rahoitus myönnetään kokonaisarviossa parhaiten menestyvät hakemukset (hakuun varattua rahoitusta ei välttämättä käytetä kokonaan)

15 Taustaa: Tekesin tutkimusrahoitukseen liittyvä prosessi Hakuilmoituksessa kerrotaan hakuun liittyvästä tarkemmasta aikataulutuksesta Infotilaisuus Hanketunnustelu Haussa saatetaan edellyttää alustavaa hankkeen esittelyä ja keskustelua Tekesin asiantuntijoiden kanssa Hyvät kokemukset mahdollisuus palautteeseen ja projektin suuntaamiseen ennen hakemuksen jättämistä Tärkeää Tekesin tutkimusprojekteissa on kiinnittää erityistä huomiota hyödyntämissuunnitelmaan ja projektin hyödyntämiseen elinkeinoelämän uudistumisen kannalta Yritysyhteistyö Yritykset usein tyytymättömiä annettuihin vaikutusmahdollisuuksiin projektin rakennusvaiheessa

16 Taustaa: Tekesin tutkimusrahoitukseen liittyvä prosessi Projektin (hakemuksen) arviointi Tekesin asiantuntija on aina henkilökohtaisesti keskusteluyhteydessä projektin arvioinnin aikana Lisätiedot, tarkennukset, muutokset Projektin seuranta Projektiraportointi aikataulun mukaisesti Projektimuutosten käsittely tarpeen mukaan Projektin ohjausryhmän kokoukset Projektin jälkeen Loppuraportti Tulosten hyödyntäminen mm. yrityskohtaiset keskustelut

17 Suomen Akatemian tutkimusrahoitukseen liittyvä prosessi Suomen Akatemialla on kaksi hakuaikaa vuodessa: keväällä ja syksyllä. Kansainvälisiä hakuja voidaan toteuttaa myös muina aikoina. Hauista ilmoitetaan sivulla Hakuilmoitus julkaistaan aina ennen hakuajan alkamista. Haku on tavallisesti avoinna verkkoasioinnissa noin kuukauden ajan ennen haun päättymistä SUOMEN AKATEMIA

18 Hakemusten käsittely - kuka tekee mitä Valmistelee, esittelee ja toimeenpanee rahoituspäätöksen Esittelijä (tiedeasiantuntija) Antaa tieteellisen arvion (lausunnon) hakemuksesta; kansainvälinen asiantuntijapaneeli Arvioitsijat (paneeli) Tekee päätöksen rahoittamisesta hakemuksen, kansainvälisen arvioinnin lausunnon sekä tutkimuspoliittisten linjausten perusteella Päättäjä (toimikunta) 18 SUOMEN AKATEMIA

19 Hakemuskierto Hakemuksen käsittely Tieteellinen arviointi Toimikunnat ü Hakemusten jättäminen ü Hakemusten ja hakukelpoisuuden tarkistaminen ü Arvijoitsijoiden valinta ja kutsuminen ü Esilausunnot ü Paneelikokous ü Lopulliset lausunnot ü Valmistelevat kokoukset ü Päätökset 19 SUOMEN AKATEMIA

20 Arviointiprosessi Suomen Akatemiassa Hakuilmoitus Avoin kilpailu Useita rahoitusmuotoja Arviointipaneeli Tieteellinen arviointi Hakemusten arvosanat RATING Toimikunta Hakemusten sijoitus RANKING Rahoituspäätökset 20 SUOMEN AKATEMIA

21 Hakemusten arviointiperusteet Tutkimussuunnitelman tieteellinen laatu ja innovatiivisuus Hakijan / tutkimusryhmän pätevyys Tutkimussuunnitelman toteuttamiskelpoisuus Tutkimusympäristön laatu ja sen vahvistaminen Tutkimuksen kansainväliset ja kansalliset yhteistyösuhteet sekä tutkijoiden liikkuvuus Suomen Akatemiaan lähetettyjen hakemuksia arvioi vuosittain noin 1000 asiantuntijaa, joista ulkomaisten arvioijien osuus noin 95 % 21 SUOMEN AKATEMIA

22 Huomioitavaa syyskuun 2015 haussa Liikkuvuus hyvin perusteltua ja tutkimuslähtöistä Avoin tiede: Avoin julkaiseminen ja aineistojen avaaminen Akatemia on sitoutunut edistämään Avoimen tieteen ja tutkimuksen tiekartan toimenpiteitä ja ottaa rahoituspäätöksiä tehdessään huomioon avoimen tieteen edistämisen suunnitelluissa tutkimushankkeissa Akatemia edellyttää rahoittamiltaan hankkeilta sitoutumista julkaisujen avoimeen saatavuuteen sekä kehottaa hankkeita avaamaan tutkimusaineistonsa ja -menetelmänsä. Akatemialta voi hakea rahoitusta tutkimuskuluihin, jotka aiheutuvat tutkimustulosten julkaisemisesta. Rahoitus haetaan lomakkeen kohdassa Hankkeen rahoitus/palvelut, ja perustellaan tutkimussuunnitelmassa. Vaikuttavuus tulisi kuvata jo hakemuksessa 22 SUOMEN AKATEMIA

23 Kysymykset pohdittavaksi - Työpaja 4/ryhmä1 Terveiset ja toiveet rahoittajille: Mikä tutkimusrahoitusprosessissa toimii Tekesissä ja Suomen Akatemiassa? Mitkä asiat eivät toimi / mitä Tekesin pitäisi kehittää? Ehdotuksia lyhyellä aikavälillä Ehdotukset pidemmällä aikavälillä Missä konkreettisissa asioissa rahoittajien olisi hyvä yhtenäistää käytäntöjään? Mitä rahoituksen hakija/saaja voisi parantaa omassa toiminnassaan? Lyhyellä aikavälillä Pidemmällä aikavälillä

24 Hallinnolliset vaatimukset Työpaja 4 ryhmät 2

25 Taustaa: Hallinnolliset vaatimukset Tekesin ja Suomen Akatemian rahoitusta koskee sama lainsäädäntö Rahoitusehdoissa on joitakin eroavuuksia Tekes: julkisen tutkimuksen rahoituksen yleiset ehdot Rahoituspäätöksen liitteenä on päätöspäivän mukaiset rahoitusehdot Suomen Akatemia: Rahoituksen yleiset ehdot ja ohjeet Rahoituspäätöksen liitteenä on hakemisajankohdan mukaiset voimassa olevat rahoitusehdot käyttö/rahoituksen käytön ehdot Suomen Akatemia on juuri julkaissut raportin Kokonaiskustannusmallin vaikuttavuuden ja vaikutusten arviointi. Raportissa on annettu kehittämisehdotuksia myös hallinnollisiin menettelyihin liittyen.

26 Kysymykset pohdittavaksi - Työpaja 4/ryhmä 2 Terveiset ja toiveet rahoittajille: Onko byrokratia kohdillaan? Mitkä asiat eivät toimi / mitä Tekesin pitäisi kehittää? Ehdotuksia lyhyellä aikavälillä Ehdotukset pidemmällä aikavälillä Missä konkreettisissa asioissa rahoittajien olisi hyvä yhtenäistää käytäntöjään? Miten rahoituksensaaja itse voi parantaa kilpaillun rahoituksen hallinnon sujuvuutta Lyhyellä aikavälillä Pidemmällä aikavälillä

27 Asiointi Työpaja 4 ryhmät 3

28 Tekes: asiointi Asioinnin käyttäminen edellyttää rekisteröitymistä Kirjautuminen palveluun tapahtuu omilla pankkitunnisteilla (TUPAS tunnistus) tai vaihtuvalla tekstiviestisalasanalla. Asioinnin kautta voit hakea rahoitusta täydentää hakemusta lukea tiedoksiannot: päätökset, kustannusarviot, maksatukset raportoida projektin edistymistä (kustannustilitys ja sisällöllinen raportointi) Hyödyt Asiointi on turvallista lähetettyjen ja keskeneräisten hakemusten tiedot säilyvät palvelussa (keskeneräiset hakemukset vuoden viimeisestä muokkauksesta) asioinnissa annetut tiedot tallentuvat Tekesin tietokantaan, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta ja nopeuttaa käsittelyä palvelut myös englanniksi ja ruotsiksi

29 Suomen Akatemia: asiointi Verkkoasiointi on tarkoitettu hakijoille, asiantuntijoille, päätöksentekijöille sekä sitoumuksen antajille. Verkkoasioinnilla tarkoitetaan Suomen Akatemian rahoitus- ja asiointijärjestelmää, joka tunnetaan myös lyhenteellä SARA. Järjestelmän käyttö edellyttää rekisteröitymistä osoitteessa Voi hyödyntää HAKA-tunnistautumista. Myös maksatuspyyntöjen hoitaminen edellyttää rekisteröitymistä. hje.pdf 29 SUOMEN AKATEMIA

30 Kysymykset pohdittavaksi Työpaja 4/ryhmä3 Terveiset ja toivomukset rahoittajille: Mikä verkkoasioinnissa toimii Tekesissä ja Suomen Akatemiassa? Mitkä asiat eivät toimi / mitä Tekesin pitäisi kehittää? Ehdotuksia lyhyellä aikavälillä Ehdotukset pidemmällä aikavälillä Missä konkreettisissa asioissa rahoittajien olisi hyvä yhtenäistää käytäntöjään? Mitä rahoituksen hakija voisi omassa toiminnassaan parantaa? Lyhyellä aikavälillä Pidemmällä aikavälillä

31 Kiitos!