Hankintapäätös, Kirkkonummen kunnan kuulutusten ja ilmoitusten julkaiseminen

Transkriptio

1 Kunnanhallitus Kunnanhallitus Hankintapäätös, Kirkkonummen kunnan kuulutusten ja ilmoitusten julkaiseminen 696/ /2016 Kunnanhallitus Kuntalain ( /410) 12 luvun108 :n mukaan, jota sovelletaan 12 luvun (Päätöksenteko- ja hallintomenettely) osalta vuonna 2017 valittavan valtuuston toimikauden alusta lukien, kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu, sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla. Kunta on pyrkinyt saamaan kunnan ilmoitukset mahdollisimman laajasti kunnan asukkaiden tietoon, joten kunta on julkaissut kuulutuksia ja ilmoituksia paitsi omilla internet-sivuillaan ja virallisella ilmoitustaulullaan myös painetuissa ilmoituslehdissä, joita varsinkin vanhempi väestö pystyy seuraamaan. Työpaikkailmoituksia on julkaistu valtakunnallisissa lehdissä, mikäli KuntaRekry-ilmoituskanava ei ole riittänyt. Kunta kilpailutti kunnan viralliset ilmoituslehdet syksyllä 2012 (dnro 562/ /2012). Valintakriteereinä tarjouskilpailussa olivat ilmoitushinta, lehden levikki tai jakelu Kirkkonummella, lehden paikallisuus ja lehden kaksikielisyys. Tarjouskilpailussa valittiin kunnanhallituksen päätöksen mukaisesti kaksi ilmoituslehteä: 1. Kirkkonummen Sanomat, kun kunnan virallisia ilmoituksia ja kuulutuksia sekä mui ta kunnallisia ilmoituksia julkaistaan suomeksi. Koska Kirkkonummen Sanomat on kaksikielinen lehti (suomi ja ruotsi), on siinä tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti voitu julkaista myös ruotsinkielisiä ilmoituksia. 2. Västra Nyland, kun kunnan virallisia ilmoituksia ja kuulutuksia julkaistaan ruotsiksi. Västra Nyland lehdessä on tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti julkaistu virallisia ilmoituksia ja kuulutuksia, mutta lisäksi siinä on voitu julkaista myös muita ruotsinkielisiä ilmoituksia. Sopimukset Kirkkonummen Sanomat Oy:n ja KSF Media Ab / Västra Nylandin kanssa solmittiin kolmeksi vuodeksi. Sopimuskautta jatkettiin hallintojohtajan päätöksellä yhdellä optiovuodella. Nykyiset sopimukset päättyvät Kun syksyn 2012 tarjouskilpailussa valittiin suomenkielisen ilmoituslehden lisäksi myös ruotsinkielinen lehti, pyrittiin kunnan ruotsinkieliselle väestölle (n. 17 % kunnan asukkaista) antamaan mahdollisuus lukea ainakin kunnan viralliset ilmoitukset ja kuulutukset omalla äidinkielellään ruotsinkielisestä lehdestä. Sopimuskautena on nähty ongelmana, että ruotsinkieliset kuulutukset ja viralliset ilmoitukset on jouduttu julkaisemaan osin kahteen kertaan, mikä nostaa kunnan lehti-ilmoittelun kustannuksia

2 - Koska sopimus niin edellyttää, kuulutus tai virallinen ilmoitus on julkaistu Västra Nyland -lehdessä, jonka levikki Kirkkonummella vuonna 2011 oli tarjouksessa saadun tiedon mukaan 670 kpl. - Jotta kuulutuksen näkyvyyttä kuitenkin pystyttäisiin parantamaan, on se toisinaan kuulutuksen julkaisseen yksikön harkinnan mukaan julkaistu myös Kirkkonummella joka talouteen jaettavassa kaksikielisessä ilmaisjakelulehdessä, Kirkkonummen Sanomissa, mikä on sopimusten mukaan mahdollista. Ruotsinkielisten kuntalaisten kannalta ongelmana on ollut se, että jotta he voisivat seurata kunnan kuulutuksia ja ilmoituksia ruotsiksi, he joutuisivat tilaamaan maksullisen lehden (Västra Nyland), jossa ei kuitenkaan sen pienen levikin vuoksi välttämättä ole julkaistu kunnan muita ilmoituksia kuin virallisia ilmoituksia ja kuulutuksia. Ja vaikka Kirkkonummen Sanomissa on julkaistu ilmoituksia ja kuulutuksia myös ruotsiksi, eivät ruotsinkieliset kuntalaiset ole voineet olla kuitenkaan varmoja siitä, että he näkevät siitä kaikki ruotsinkieliset kuulutukset. Kunta säästäisi lehti-ilmoittelun kustannuksia, saavuttaisi ilmoituksilleen paremman näkyvyyden sekä selkeyttäisi kunnan ilmoitusmenettelyä, jos kunta käyttäisi vain yhtä paikallista, joka talouteen jaettavaa kaksikielistä ilmoituslehteä, joka ilmaisjakelulehtenä tavoittaisi myös ruotsinkieliset kuntalaiset. Paikallisessa ilmoituslehdessä kunnan julkaisemien suomen- ja ruotsinkielisten kuulutusten ja ilmoitusten arvioidaan maksavan kunnalle jatkossa yhteensä noin euroa/vuosi (alv 0 %). Koska hankinnan arvo on laskettava hankintalain mukaan neljältä vuodelta, kun kyse on 4-vuotisesta tai sitä pidemmästä palvelusopimuksesta, on hankinnan arvo yhteensä noin euroa (alv 0 %). Hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvon. Tarjouskilpailu tehdään avoimena menettelynä julkaisemalla hankintailmoitus ja tarjouspyyntö HILMA-kanavassa sekä Cloudia Kilpailutusjärjestelmän tarjouspalvelu.fi-kanavassa. Tarjoajille asetetaan tavanomaiset kelpoisuusvaatimukset rekisteritiedoista ja lakisääteisten verojen ja maksujen maksamisesta. Vähimmäisvaatimukset, kunnan viralliselle ilmoituslehdelle ovat - Painettu ilmaisjakelulehti - Ilmestyy vähintään kaksi kertaa viikossa (poik keukset: lehden ei tarvitse ilmestyä kahdesti viikossa, jos syynä on juhlapyhä tai kesälomakausi) - Kaksikielinen (suomi ja ruotsi), jolloin ruotsinkielisen (tai vastaavasti suomenkielisen) toimituksellisen materiaalin ja muiden kirjoitusten ja ei-kaupallisten tiedotteiden osuus lukuun ottamatta Kirkkonummen kunnan julkaisemia kuulutuksia ja ilmoituksia on yhteensä vähintään 1,5 sivua viikossa. - Jakelun toimitusvarmuus on vähintään 90 % Tarjoajan on sitouduttava täyttämään edellä olevat viralliselle ilmoituslehdelle asetetut vähimmäisvaatimukset ennen sopimuskauden alkamista ja sopimuskauden aikana.

3 Kunnan virallisen ilmoituslehden valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin vertailukriteereinä ovat 1. Ilmoitushinta, painoarvo vertailussa 50 % 2. Paikallisuus, painoarvo 40 % Paikallisuutta mitataan lehdessä julkaistulla, suoranaisesti Kirkko nummea ja sen asukkaita, paikallisia yrityksiä ja yhdistyksiä ym. koskevien kirjoitusten ja palstamillimetrimäärällä viikolla X keväällä Kirjoitukset ja kuvat käsittelevät esim. uutisia, tulevia ja men neitä tapahtumia, paikallista urheilua, politiikkaa, kulttuuria jne. Mukaan lue taan myös Kirkkonummea koskevat yleisönosastokirjoitukset ja paikallisten yhdistysten ilmoitukset ja paikallisia tapahtumia koskevat ilmoitukset, mutta ei yritysten kaupallisia ilmoituksia eikä kunnan julkaisemia ilmoituk sia. 3. Jakelu eli Kirkkonummella normaalisti jaettavien lehtien kappalemäärä ilman ns. nouto- ja telinelehtiä, painoarvo 10 % Sopimusaika: kolme vuotta ja sen jälkeen toistaiseksi voimassa kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimuksesta on tarkoitus tehdä pitkäaikainen, jotta kunnan asukkaat tottuvat tarvittaessa löytämään kunnan kuulutukset ja muut ilmoitukset tietystä sanomalehdestä. Myös sopimuksen pitkäaikaisuus selkeyttää lehti-ilmoittelua ja parantaa ilmoitusten näkyvyyttä. Kunta ei sitoudu julkaisemaan kaikkia kuulutuksiaan ja ilmoituksiaan tarjouskilpailussa valittavassa virallisessa ilmoituslehdessä, koska kunta käyttää tiedottamiseen ensisijaisesti kunnan internet-sivuja. Kunta ei myöskään sitoudu mihinkään määrällisiin velvoitteisiin ilmoitustilan hankinnasta. Valmistelija: hankintapäällikkö Oili Toivanen, puh , etunimi.sukunimi@kirkkonummi.fi Ehdotus Kunnanjohtaja Kunnanhallitus päättää että 1 Kirkkonummen kunta kilpailuttaa kunnalle virallisen ilmoitusleh den, joka on paikallinen kaksikielinen painettu ilmaisjakelulehti, jossa jul kaistaan kunnan kuulutuksia ja harkinnan mukaan myös muita il moituksia suomeksi ja ruotsiksi 2 tarjouspyynnössä käytetään edellä kuvattuja tarjoajan soveltu vuusvaatimuk sia, palvelulle asetettuja vähimmäisvaatimuksia, vertailuperus teita sekä ver tailuperusteiden painoarvoja 3

4 kunta tekee sopimuksen tarjouskilpailussa valittavan ilmoituslehden kanssa kolmeksi vuodeksi, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Päätös Kunnanhallitus päätti ehdotuksen mukaisesti. Tiedoksi Muutoksenhakuohje Ei muutoksenhakua, kuntalaki 91 Kunnanhallitus Hankinnan kuvaus ja kohde Kirkkonummen kunnan kuulutukset ja muut ilmoitukset julkaistaan kunnan omilla internet-sivuilla ja virallisella ilmoitustaululla, mutta niitä julkaistaan tarpeen vaatiessa myös painetussa ilmoituslehdessä. Kirkkonummi on kaksikielinen kunta, jossa on suomenkielisiä asukkaita n. 76 % ja ruotsinkielisiä n. 17 %. Tässä hankintapäätöksessä kuvatun tarjouskilpailun tarkoituksena oli valita kunnan viralliseksi ilmoituslehdeksi yksi painettu Kirkkonummen kunnassa laajasti jaettu paikallinen ja kaksikielinen (suomen- ja ruotsinkielinen) ilmaisjakelulehti, jossa julkaistaan Kirkkonummen kunnan kuulutuksia ja muita ilmoituksia suomeksi ja ruotsiksi. Keskittämällä myös ruotsinkieliset ilmoitukset samaan Kirkkonummen kunnassa kattavasti jaettavaan kaksikieliseen ilmaisjakelulehteen erikseen tilattavan lehden sijasta, kunta pyrkii saamaan kunnan kuulutukset ja ilmoitukset mahdollisimman laajasti kunnan eri-ikäisten asukkaiden tietoon. Siksi kunta valitsee tarjouskilpailussa vain yhden virallisen ilmoituslehden ja osatarjoukset eivät olleet mahdollisia. Samalla pyritään säästämään lehti-ilmoittelun kustannuksia. Hankinnan kohteena on ilmoitustilan ostaminen kunnan kuulutuksille ja harkinnan mukaan myös muille kunnan ilmoituksille. Kunta ei ole sitoutunut mihinkään määrällisiin velvoitteisiin ilmoitustilan hankinnasta. Kunta ei sitoudu julkaisemaan kaikkia kuulutuksiaan ja ilmoituksiaan tarjouskilpailussa valittavassa virallisessa ilmoituslehdessä, koska kunta käyttää tiedottamiseen ensisijaisesti kunnan internet-sivuja ja tarvittaessa myös muita lehtiä. Tarjouskilpailussa ei ollut mahdollista jättää vaihtoehtoisia tarjouksia esimerkiksi tarjoamalla Internetissä julkaistavaa lehteä, koska kunnalla on internetissä tiedottamiseen jo käytettävissä omat nettisivunsa. Sopimusaika on kolme (3) vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta ja sen

5 jälkeen sopimus on samoin ehdoin voimassa toistaiseksi kuuden kuukauden irtisanomisajalla. Sopimus tehdään pitkäaikaisena, jotta kunnan asukkaat osaavat katsoa kunnan kuulutuksia ja muita ilmoituksia tietystä paikallislehdestä, jos eivät lue niitä kunnan internet-sivuilta. Sopimuksen jatkuvuus selkeyttää lehti-ilmoittelua ja parantaa ilmoitusten näkyvyyttä. Hankintamenettely Hankinnan ennakoitu arvo neljän vuoden aikana ylittää EU-kynnysarvon. Hankinta on kilpailutettu hankintalain (348/2007) mukaisesti EU-hankintana käyttämällä avointa menettelyä. Tarjouspyyntö (Kirkkonummen kunnan kuulutusten ja ilmoitusten julkaiseminen, nro KH73516/Dnro696/ /2016) lähetettiin Cloudia Kilpailutusjärjestelmästä HILMA-palveluun. Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin sähköisesti HILMA-palvelussa (hankintailmoitukset.fi) ja Tarjouspalvelu.fi-palvelussa sekä EU:n TED-tietokannassa. Tarjouspyynnön julkaisemisesta tiedotettiin sähköpostitse Kirkkonummen Sanomille ja Länsiväylälle. Tarjousaikana ei saapunut tarjouspyyntöä koskevia lisätietokysymyksiä eikä tarjouspyynnössä olevia tietoja tarvinnut täsmentää. Saadut tarjoukset ja tarjousten avaaminen Määräaikaan klo mennessä saapui yksi tarjous: Kirkkonummen Sanomat Oy:n tarjous Tarjouspalvelu.fi-palvelun kautta ja tarjouspyynnössä edellytetty tarjouksen liite (pyydettyjen kahden viikon ilmoituslehdet, joihin tarjoaja oli merkinnyt ja mitannut lehdissä julkaistun paikallisen aineiston) kunnan kirjaamoon. Tarjouksen avaaminen ja avauspöytäkirja tehtiin Cloudia Kilpailutusjärjestelmässä klo 15. Tarjoajan soveltuvuus ja tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus Kirkkonummen Sanomat Oy vakuutti tarjouksessaan ja siihen liittämässään ESPD-lomakkeessa (Yleinen eurooppalainen hankinta-asiakirja), että se täyttää tarjouspyynnössä olevat soveltuvuusvaatimukset ja että sitä ei rasita mikään ESPD-lomakkeessa mainituista pakollisista tai harkinnanvaraisista poissulkemisperusteista. Kirkkonummen Sanomat Oy:n tarjouksen todettiin täyttävän palvelua koskevat ehdottomat vaatimukset (vähimmäisvaatimukset) ja olevan sisällöltään tarjouspyynnön sekä sen liitteiden mukainen. Tarjoukseen sisältyivät kaikki tarjoajan ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Kirkkonummen Sanomat Oy:tä pyydettiin toimittamaan sen soveltuvuudesta tarjouspyynnössä edellytetyt todistukset ja selvitykset liittyen tilaajavastuulain määräyksiin ja tarjoajan taloudellisiin edellytyksiin hankittavien palvelujen toimittajana. Tarjoajalta pyydettiin myös

6 ESPD-lomakkeessa edellytetyt rikosrekisteriotteet yrityksen hallinto-, johtotai valvontaelimen jäsenistä sekä edustus-, päätös ja valvontavaltaa käyttävistä henkilöistä. Lähettämällä edellytetyt todistukset ja selvitykset ja esittämällä rikosrekisteriotteet Kirkkonummen Sanomat osoitti täyttävänsä kaikki tarjouspyynnössä ja ESPD-lomakkeessa olevat soveltuvuus- ja kelpoisuusvaatimukset. Tarjousten vertailu Tarjouspyynnön mukaan tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus ja valintakriteereinä ilmoitushinta (painoarvo 50 %), lehden paikallisuus (painoarvo 40 %) ja Kirkkonummella jaettujen lehtien lukumäärä (painoarvo 10 %). Tarjousten vertailua ei tehty, koska tarjouksia oli vain yksi. Kirkkonummen Sanomat Oy:n tarjous todettiin hinnaltaan kilpailukykyiseksi, koska ilmoitushinta säilyy edellisen kilpailutuksen mukaisena, joten kunta saa 25 %:n alennuksen lehden yleisessä hinnastossa olevasta ilmoitushinnasta. Toimittajan valinta Kirkkonummen viralliseksi ilmoituslehdeksi valitaan tarjouskilpailun perusteella Kirkkonummen Sanomat. Hankintasopimuksen tekeminen ja odotusaika Hankintalain mukaisesti hankintayksikön on tehtävä hankintapäätöksen jälkeen hankintasopimuksen, joka syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus tehdään tarjouspyynnön liitteenä olleen sopimusluonnoksen mukaisesti. EU-kynnysarvon mukaisessa hankinnassa sopimus voidaan hankintalain mukaisesti tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Valmistelija: hankintapäällikkö Oili Toivanen, puh , Ehdotus Kunnanjohtaja Kunnanhallitus päättää että 1 Kirkkonummen kunta valitsee kunnan viralliseksi ilmoituslehdeksi tarjouskilpailun perusteella Kirkkonummen Sanomat Oy:n julkaiseman paikallisen kaksikielisen ilmaisjakelulehden, Kirkkonummen Sanomat,

7 jossa julkaistaan kunnan kuulutuksia ja harkinnan mukaan myös muita ilmoituksia suomeksi ja ruotsiksi; 2 kunta tekee sopimuksen Kirkkonummen Sanomat Oy:n kanssa kolmeksi vuodeksi, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana kuuden kuukauden irtisanomisajalla; 3 kunnanhallituksen pöytäkirja tarkastetaan tämän päätöksen osalta kokouksessa. Käsittely Puheenjohtaja päätti, että esityslistan käsittelyjärjestystä muutetaan siten, että tämä asia käsiteltiin ennen toimielinrakenteen muuttamista koskevaa asiaa. Kunnanvaltuuston II varapuheenjohtaja Emmi Wehka-aho saapui kokoukseen käsittelyn aikana. Hankintapäällikkö Oili Toivanen oli läsnä kokouksessa asian käsittelyn ajan. Päätös Kunnanhallitus: Ehdotuksen mukaisesti. Tiedoksi Muutoksenhakuohje Kirkkonummen Sanomat Oy Hankintaoikaisuohje ja Valitusosoitus markkinaoikeuteen