TARKASTUSLAUTAKUNTA 2/2017. Kokousaika Maanantai klo

Transkriptio

1 1 KINNULAN KUNNAN PÖYTÄKIRJA TARKASTUSLAUTAKUNTA 2/2017 Kokousaika Maanantai klo Kokouspaikka Kunnantalo valtuustosali et läsnä varaet läsnä Pj Pauli Salonpää (x) Ari Urpilainen () Vpj Kalevi Kinnunen (x) Arto Hämäläinen () Marjatta Tuikkanen (x) Sirpa Peltonen () Harri Virtala (x) Tiina Kuivaniemi () Hellin Urpilainen (x) Riitta Voutila () Muut läsnäolijat: Marja Lehtonen, kutsuttu tekniseksi sihteeriksi (BDO/Audiatorin esteellisyyden vuoksi, tark.ltkn päätös ) Kokousasiat :t KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kuntalain mukaan tarkastuslautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet istä on läsnä. Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu lähetetään tarkastuslautakunnan päättämällä tavalla. Tarkastuslautakunta on päättänyt, että kokouskutsu lähetetään sähköpostin välityksellä. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouksiin. Kokouksen ajankohta on päätetty edellisessä tarkastuslautakunnan kokouksessa. Kokousajankohta (tarjousten avaaminen) on sovittu edellisessä kokouksessa ja merkitty pöytäkirjaan. Tarkastuslautakunta toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

2 2 Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 9 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Kaikki lautakunnan et allekirjoittavat pöytäkirjan 10 TILINTARKASTUSPALVEUIDEN KILPAILUTTAMINEN, TILINTARKASTUSYH- TEISÖN VALINTA Tarkastuslautakunta , 59 Uusi kuntalaki astui voimaan Lain 121 :n mukaisesti tulee tarkastuslautakunnan valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain :n 122 mukaisesti valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla JHTT-yhteisö. Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tilintarkastaja toimii tehtävässään virkavastuulla ( /1236). Uuden kuntalain mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita 1 6 vuodeksi kerrallaan. Lain :n 122 mukaan tulee kunnan tytäryhtiön tilintarkastajaksi valita kunnan tilintarkastusyhtiö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Ennen kilpailuttamisasiakirjojen lähettämistä on tarkastuslautakunnassa syytä käydä keskustelua ja suunnitella tarjouspyynnön sisältöjä mm. hankinnan kohteen, sisältöjen, laajuuden, ajan (1 6 v) sekä mahdollisten muiden palvelujen osalta. Samoin on hyvä suunnitella mm. hankinnan kohteen kriteereistä ja niiden painoarvosta. Tarkastuslautakunta käy keskustelun tilintarkastusyhteisön kilpailuttamisesta sekä, suunnittelee ja valmistelee seuraavaan kokoukseen ( ) valmisteltavien tarjouspyyntöasiakirjojen tarvittavat keskeiset sisällöt, laajuuden ja valinnan kriteerit.

3 3 Tarkastuslautakunta evästi kilpailuttamisasiakirjojen laadinnassa seuraavasti: Tarjoukset pyydetään neljäksi vuodeksi eli vuosille Tilintarkastuspäivien määrä vuodessa on seitsemän. Tarkastuslautakunnan kokouksia on vuodessa arviolta noin 7 9, joista tilintarkastajan tulee (sihteerinä) osallistua osana toimeksiantoa tarkastuslautakunnan kokouksiin kuntalain edellyttämällä tavalla. Tällaisten kokousten määrä on arvion mukaan seitsemän kokousta/vuosi. Tarkastuslautakunnan väliaikainen tekninen sihteeri valmistelee tarkastuslautakunnan kokouksessa antaman evästyksen pohjalta tarjouspyyntöasiakirjat, joihin sisällytetään tarjouksen valinnan kriteerit ja niiden pistearvot. Asiaa käsittelevä kokous on klo Tarjousten jättöaika umpeutuu Merkitään pöytäkirjaan että Kalevi Kinnunen poistui kokouksesta klo Tarkastuslautakunta Kilpailuttamisasiakirjaluonnos (työstetty kokouksessa) Kunnansihteeri on tarkastuslautakunnan kokouksen ( ) evästyksen mukaisesti valmistellut kunnan tilintarkastusyhteisön kilpailuttamisasiaa. Tarkastuslautakunta: 1) kilpailuttaa tilintarkastuspalvelut toimikaudelle (neljä vuotta kattaen tilikausien hallinnon ja talouden tarkastuksen (ml tarkastuslautakunnan sihteerin palvelut) 2) päättää hyväksyä tarjousvertailun valintaperusteeksi kokonaistaloudellisen edullisuuden siten, että kokonaishinnan painoarvo on 75 % ja laadun 25 % 3) päättää hyväksyä liitteenä 1 olevan tilintarkastuspalveluiden tarjouspyynnön. Tarjoukset pyydetään klo mennessä. 4) antaa kunnansihteerille oikeuden tehdä mahdolliset tarvittavat tekniset muutokset tarjouspyyntöön ja julkaista tarjouspyynnön HILMApalvelussa Merkitään pöytäkirjaan, että Hellin Urpilainen saapui kokoukseen klo 9.11 tämän pykälän käsittelyn alussa.

4 Tark. ltk Liite 1 (tarjouspyyntö, liitetään pöytäkirjaan) Liite 2 (tarjousten avauspöytäkirja, laaditaan kokouksessa) Kinnulan kunnan tilintarkastuspalveluja koskeva tarjouspyyntö on ollut Hilma palvelussa julkisesti nähtävillä klo päättyneellä tarjoustenjättöajalla. Tarkastuslautakunta toteaa ja avaa määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset ja vastaavatko tarjoukset tarjouspyyntöä Tarkastuslautakunta avasi määräaikaan saapuneet tarjoukset ja totesi ne tarjouspyynnön mukaisiksi. (Liite 2, avauspöytäkirja) Tark.ltk , 10 Liite 1 (tarjousvertailu) Kuntalain 121 :n mukaisesti tulee tarkastuslautakunnan valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntalain :n 122 mukaisesti valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön, jonka tulee olla JHTTyhteisö. Kinnulan tarkastuslautakunta on kilpailuttanut julkisella avoimella haulla Hilma.fi palvelussa Kinnulan kunnan tilaintarkastuspalvelut vuosiksi Tarjouspyyntö on sisältänyt myös tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät. Tarjousvertailu esitetään tarkastuslautakunnan kokouksen esityslistan liitteenä 1. Tarkastuslautakunta päättää esittää kunnanvaltuustolle että Kinnulan kunnan kuntalain (410/2015) 122 :n mukaiset hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat tilintarkastuspalvelut vuosille hankitaan liitteen 1 mukaisesti edullisimman kokonaistarjouksen tehneeltä Talvea Julkishallinnon Palvelut Oy:ltä.

5 5 11 MUUT ASIAT Seuraava kokouksen ajankohdasta päättäminen Muut kokouksessa mahdollisesti esille otettavat asiat. Seuraava tarkastuslautakunnan kokous on KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 9.27 Päiväys ja allekirjoitukset Kinnulassa puheenjohtaja _ pöytäkirjan pitäjä