Ikäihmisten lautakunta, strateginen palvelutuotantosopimus

Transkriptio

1 PALVELUKETJU Vastuuhenkilö Sitovuustaso Ikääntyneiden palvelut Arja Kumpu Ikäihmisten lautakunta, strateginen palvelutuotantosopimus Palvelualueen toiminnan kuvaus Ikääntyneiden palveluihin sisältyvät varhaiset palvelut, kotihoitoa tukevat palvelut, kotihoito ja kotihoidon tukipalvelut sekä hoiva-asuminen (oma ja osto tuotanto). Toiminnan tavoitteena on vastata asiakkaan palvelutarpeeseen asiakaslähtöisesti sekä siirtää palveluiden painopistettä edistäviin ja palveluntarvetta ennakoiviin palveluihin. Keskeistä on ikääntyneiden kotona asumista tukevien palvelujen kehittäminen vastaamaan asiakastarvetta. Ikääntyneiden palveluiden toteutuksen perustana on ajantasainen palveluiden kustannusten seuranta ja kokonaistaloudellisesti kestävien toimintamallien kehittäminen. Terveydenhuollon kanssa tehtävässä yhteistyössä korostuu asiakas siirtymä terveydenhuollosta ikääntyneiden palveluihin. Asiakkaan osallisuutta vahvistetaan sekä tuetaan asiakkaiden itsenäistä toimintakykyä ja kotona asumista. Toimintamallien ja palveluiden kehittämisessä huomioidaan vanhuspalvelulain (980/2012) ja STM:n (2013:11) laatusuosituksen mukaiset velvoitteet ja sisällön määrittelyt. Vanhuspalvelulain mukaiset odotusajat (palvelutarpeen arviointi, omaishoito, kotihoito, ympärivuorokautinen asuminen) on raportoitu kuukausi- ja osavuosikatsauksissa ikäihmisten lautakunnalle. Toimintaympäristön muutokset Ikääntyneiden palveluissa Askel hankkeen juurruttamisesta arkeen vastasivat asiakkuuspäälliköt. Hankkeen juurruttamisessa on korostunut asiakkaan osallisuus palveluiden suunnittelussa ja kehittämisessä. Asiakkaita ja heidän omaisiaan on kuultu mm. asiakas- ja omaisten illoissa. Ikääntyneiden palveluissa on järjestetty vuonna 2015 asiakas/omaisteniltoja yhteensä 45 kpl ja asiakas/omaisraateja yhteensä 11 kpl. Askel hankkeen kehittämisprojekteista Ikäjelppi käynnistyi ja hoiva-asumiseen luotiin vastuuhoitajamalli. Sen juurruttaminen toteutui suunnitelman mukaisesti. Askel-hankkeessa toteutettiin neljä hyvinvointipalvelujen laajalle johtoryhmälle suunnattua työpajaa, joissa työstettiin kehittämishankkeita, asiakassegmenttejä ja asiakaslupausta. Lisäksi järjestettiin kolme koko hyvinvointipalvelujen henkilöstölle suunnattua seminaaria, joissa käytiin läpi hankkeen tavoitteita ja etenemistä. Ikääntyneiden palvelujen esimiehille järjestettiin kolme saman sisältöistä asiakaslähtöisyyteen ja asiakassegmentointiin liittyvää info-/keskustelutilaisuutta. Loka-marraskuussa toteutettujen asiakaskyselyiden tuloksien koosteet esitellään maaliskuun lautakunnassa. Ikääntyneiden palveluissa toteutettujen asiakaspalautekyselyjen keskiarvo on 4,21 (asteikko 1-5). Ikäjelppi puhelinpalvelu on käynnistynyt ja keskeisenä toiminnassa on palveluneuvonta ja -ohjaus sekä asiakkuuden ensivaiheen arviointi. Ikäjelppi on avoinna ma-pe klo Varhaisten palveluiden henkilöstö on osallistunut Ikäjelpin ohjaus-, neuvonta- ja arviointikäyntien kehittämistyöhön ja käyttöönottoon yhdessä muiden palveluiden kanssa. Yhteistyössä aikuisten palveluiden kanssa on valmisteltu sosiaalihuolto- ja vammaispalvelulain mukaisten kuljetusten yhdistämistä. Valmistelussa on kuultu järjestöjen edustajia, taksiyrittäjiä sekä asiakkaita. Varhaisissa palveluissa on ollut toimintavuoden aikana yhteensä 30 ammattikorkeakoulun opiskelijaa ja esim. geronomiopiskelijoiden opinnäytetöiden esittely on toteutettu Ikäasemalla. Hyvinvointiasematoiminnan kehittämistä on jatkettu erityisesti Myllykosken ja Vuohijärven hyvinvointiasemien osalta yhteistyössä seurakuntien ja järjestöjen kanssa. Hyvinvointiasemat toimivat alueellisesti (yhteensä 5 kpl). Varhaisten palvelujen henkilöstö on osallistunut Terve Kouvola ohjelman työskentelyyn sekä sähköisen terveystarkastuksen valmistelutyöhön. Palveluohjaajista 7 henkilöä on osallistunut Senioripysäkki koulutukseen ja eri puolilla Kouvolaa on käynnistymässä Senioripysäkkiryhmiä yksinäisille ikäihmisille. Kotihoitoa tukevissa palveluissa on vahvistettu ja vakiinnutettu kotiutustiimin toimintaa vuoden 2015 aikana. Kotiutustiimi on toiminut 24/ lukien. Yötyön käynnistyminen on antanut väljyyttä työn suunnitteluun ja asiakkaita on tullut lähinnä Pohjois-Kymen sairaalan päivystyksestä (lähinnä suonensisäistä antibioottihoitoa tarvitsevia asiakkaita). Kotiutustiimi toteuttaa yhteistyössä terveydenhuollon kanssa kotisaattohoitoa. Kotiutustiimin toimintaa on seurattu ja arvioitu resurssin riittävyyttä suhteessa asiakastarpeeseen. Kotiutusyksiköt (Apila ja Lauttaranta) toimivat asiakkaiden jatkokuntoutuspaikkoina ennen kotiutumista. Asiakasmäärän toteutumaan on vaikuttanut Apilan yksikön sisäilmaremontti, hoiva-asumisen hoitopaikkaa jonottavien runsas määrä sekä Valkaman yksikön pitkäaikaisasukkaat. Apilan kotiutusyksikössä on avattu ikäihmisille ns. kriisipaikkoja (5kpl) äkilliseen ympärivuorokautisen hoivan tarpeeseen. 1-12/2015 aikana kriisipaikkaa tarvitsevia asiakkaita on ollut yhteensä 39 henkilöä. Asiakasohjauksesta kriisipaikoille virka-aikana vastaa ao. yksikön palveluohjaaja ja virka-ajan ulkopuolella yksikön hoitohenkilöstö. Omaishoidossa on ollut toimintavuoden aikana asiakkaita yhteensä henkilöä (Tp 2014 verrattuna + 85 asiakasta). Vuoden 2015 aikana tulleista uusista hakemuksista 70,5 % kohdentui yli 65 vuotiaiden palveluohjaajille. Uusien omaishoidon tuen hakemusten käsittelyaika on lyhentynyt vuoden 2015 aikana (ka. käsittelyaika 8 viikkoa). Uusille omaishoitajille (1-8/2015 aloittaneet) on pidetty Omaisinfo syksyllä Ao. tilaisuuden kirjallisen palautteen perus-

2 teella omaishoitajat tarvitsevat vuosikirjeiden ja henkilökohtaisen ohjauksen lisäksi toteutuneen kaltaisia infotilaisuuksia. Kotihoitoa tukevissa palveluissa toteutettiin asiakaspalautekysely loppuvuodesta 2015 ja asiakaspalautteen keskiarvo oli 4,3 (asteikko 1-5). Kotihoidon keskeisimmät toiminnalliset muutokset ovat toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto, siirtyminen yleistyöaikaan sekä kotihoidon sisällön kehittäminen Kotona kokonainen elämä hankkeen tavoitteiden mukaisesti. Kotona kokonainen elämä -hanke päättyi , mutta kotihoidon kehittäminen jatkuu arjen työn yhteydessä. Kotihoidon asiakasvastaavat osallistuivat kiinteästi IkäJelpin toimintamallin kehittämiseen yhdessä muiden palvelujen kanssa. IkäJelppi-puhelimen vastaajana toimii vuorotellen kotihoidon asiakasvastaava tai varhaistentuen palveluohjaaja. Kotihoidon sisällön kehittämisen keskeisiä tavoitteita ovat asiakaslähtöisyyden vahvistaminen, välittömän asiakasajan lisääminen sekä asiakkaiden ja omaisten osallisuuden vahvistaminen. Toteutunut välitön asiakastyöaika oli keskimäärin 45,7 % (otanta vko 53). Hankkeen tavoitteena on ollut, että välitön asiakasaika on 65 %. Toiminnanohjaus on otettu käyttöön koko kotihoidossa ja se on mahdollistanut resurssitiimin (yhteensä 37 työntekijää) perustamisen sijaistamaan äkillisiä poissaoloja alueellisesti. Toiminnanohjauksen käyttö edellyttää ajantasaisia asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmia sekä toimintakyvyn arviointia. Yleistyöaikaan siirtyminen perustui Kuntatyönantajan vaatimukseen. Työajan muutoksen toteuttaminen on ollut haasteellista ja verottanut työntekijöiden jaksamista. Kotihoidon yöpartion osalta on haettu poikkeuslupaa. Kotihoidossa on vahvistettu RAI toimintakykymittarin käyttöönottoa asiakkuuden arvioinnissa. Kotihoidossa toteutettavat asiakas- ja omaisraadit vahvistavat sekä asiakkaiden että omaisten osallisuutta. Valtionvarainministeriön kuntakokeilu Valkealan palvelualueella on toteutunut asetettujen tavoitteiden mukaisesti toimintavuonna Palvelualueella on kehitetty toimintamalleja sekä henkilöstöresurssin hyödyntämistä palvelualueella, lisäksi on aloitettu tiivis yhteistyö alueen ikääntyneiden palvelujen, koulujen, päiväkotien ja järjestöjen kanssa. Mäntylä 1:n palveluasumisen asiakkaat ovat siirtyneet kotihoidon asiakkaiksi vuoden 2016 alusta. Valkealakodin laajennukseen ja peruskorjaukseen sekä Mäntylä 1:n perusparannukseen myönnettiin ARA:n avustusvaraus ja korkotukilaina. Peruskorjaus on käynnistynyt 11/2015 alussa ja asukkaat ovat väistötiloissa Mäkikylän palvelukeskuksessa. Kotiharjun palvelukeskuksen Valkovuokon ja Villiviinin osastoille on asennettu sprinklerijärjestelmä paloturvallisuuden parantamiseksi. Ikäihmisten lautakunta on hyväksynyt kokouksessaan suunnitelman lyhytaikaishoidon keskittämisestä Kotiharjun palvelukeskukseen asteittain vuosien 2015 ja 2016 aikana. Ikääntyneiden palveluiden tehostetun palveluasumisen puitesopimuskumppanit lukien on hyväksytty Ikla:n kokouksissa ja Tavallisen palveluasumisen palveluseteli on otettu käyttöön lukien ja ikäihmisten lautakunta on tarkistanut kokouksessaan ao. palvelusetelin arvon. Elimäkikodin rakentaminen on viivästynyt rakennusteknisten tarkennusten johdosta ja rakentaminen käynnistyy kevään 2016 aikana. Ikääntyneiden palveluissa on otettu käyttöön Aino Health Care järjestelmä, joka tukee henkilöstön työssäjaksamista ja mahdollistaa esimiesten suunnitelmalliset keskustelut pitkittyneiden poissaolojen osalta yhdessä työntekijän kanssa sekä yhdessä sovitun suunnitelman, joka tukee yksilön työssäjaksamista. Ikääntyneiden palveluketjun sairauspoissaolot vaihtelevat palveluittain (ka. 27,2 kalpv/htv). Palveluittain on sovittu yhteistyössä henkilöstöhallinnon ja työterveyshuollon kanssa tukitoimenpiteitä (esim. tehostettu seuranta ja tiimivalmennukset). Työhyvinvoinnin kysely on toteutettu loppuvuodesta Tulokset ovat esimiesten käytettävissä alkuvuodesta 2016 ja tulosten pohjalta sovitaan palveluittain kehittämisalueet. Ikääntyneiden palveluissa on toteutettu kahdesti lähiesimiehille suunnattu palaveri, jonka tavoitteena on ollut vahvistaa lähiesimiesten talouden seurannan osaamista ja kustannusten hallintaa. Riskianalyysi Arvio toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden tasapuolisesti ja kattavasti merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä sekä muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista. Ikääntyneiden palvelujen keskeinen strateginen tavoite on ollut asiakaslähtöisyys ja asiakkaan palvelutarpeeseen perustuvat palvelut. Haasteena on ollut asiakkuuden muutoksen hallinta ja sujuvat palvelupolut asiakkaille sekä kaikkien sitoutuminen uusiin toimintamalleihin. Yhteistyössä terveydenhuollon kanssa on kokoonnuttu säännöllisesti arvioimaan asiakassiirtymän toteutusta terveydenhuollosta ikääntyneiden palveluihin sekä kotiutusprosessin sujuvuutta. Ikääntyneiden palveluissa on pyritty vahvistamaan kotiutusyksiköiden toimintamallia kotiutumista tukevana palveluna sekä vaikuttamaan hoiva-asumisen paikkaa jonottavien määrän vähenemiseen terveydenhuollon puolella. Toimintavuoden aikana on ao. paikkaa jonottavien määrä vähentynyt. Omaishoidon asiakkuudet ovat kasvaneet toimintavuo-

3 den aikana, erityisesti 65 vuotiaiden ja vanhempien ikäryhmässä. Omaishoidossa on vahvistettu omaishoitajien tukimuotoja sekä perhehoidon käyttöä lakisääteisten vapaiden aikaisena hoitomuotona. Kotihoidon osalta haasteena on ollut välittömän asiakasajan nostamisen kohti asetettua tavoitetta sekä kotihoidon sisällön ja toimintamallien kehittäminen vastaamaan asiakkuuteen. Kotihoidon työajan muutos yleistyöaikaan sekä toiminnanohjauksen käyttöönotto on verottanut hoitohenkilöstön jaksamista, mikä näkyy lisääntyneinä poissaoloina. Henkilöstöresurssin riittävyyttä suhteessa muuttuneeseen asiakastarpeeseen on arvioitu toimintavuoden aikana. Kotihoidossa on ns. resurssitiimi vastannut henkilöstön lyhyisiin poissaolojen sijaistamistarpeisiin. Henkilöstön työhyvinvoinnin tukeminen on tärkeää sekä vaikuttaminen henkilöstön sairauspoissaoloihin. Palveluketjussa on tehty tiivistä yhteistyötä henkilöstöhallinnon ja työterveyshuollon kanssa toimintavuoden aikana esim. sovittu yksikkökohtaisista tukitoimenpiteistä sekä henkilöstön uudelleen sijoittaminen yhteistyössä henkilöstöhallinnon kanssa on vahvistunut. Toimintavuoden aikana on pyritty vahvistamaan myös lähiesimiesten johtamisen osaamista ja oman vastuualueen hallintaa sekä koko palveluketjun lähiesimiesten verkostoitumista. TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Kotona asuvat % / 75 vuotta täyttäneet 88,9 91,5 88,3 96,5-3,2 Säännöllisen kotihoidon asiakkaat ,9 229 Säännöllisen kotihoidon peittävyys % / 75 vuotta täyttäneet 13,0 13,2 14,1 106,8 0,9 Hoiva-asumisen asiakkaat ,0 35 Tehostetun palveluasumisen peittävyys % / 75 vuotta täyttän 7,0 9,0 9,1 101,1 0,1 Laitoshoidon (pitkäaikaishoito) peittävyys % / 75 vuotta täytt 2,1 2,1 2,6 123,8 0,5 Kotihoidon odotusaika (keskiarvo/pvä) ,0 0 Omaishoidon odotusaika (keskiarvo/vko) ,0 3 Hoiva-asumisen odotusaika (keskiarvo/pv) ,3-13,6 Palvelutarpeen arvioinnin toteutuminen % ,0 0 Palveluketjun talous Ikääntyneiden palvelujen toimintatulon toteutuma on vuoden 2015 osalta arvioitua korkeampi (111 %). Asiakasmaksutuotot ovat toteutuneet suunnitellusti, lukuun ottamatta hoitopäivämaksun tuottoa (98,3 %). Toimintatuottoon on kirjautunut sotaveteraanien kotipalveluiden järjestämiseen tarkoitettu kuntaosuus yhteensä 0,82 milj. euroa, josta v lisämäärärahaa 0,54 milj. euroa. Toimintamenon toteutuma on 98,8 % (TP ,34 %). Henkilöstömenon toteutuma on 100,1 % ja palvelujen oston toteutuma 97,4 %. Vuoden 2015 toimintakate on 96,2 % (TP ,2 %). Ikääntyneiden palvelut alittaa suunnitellun talousarvion -2,9 milj. euroa. Talousarvion 2015 laadinnan yhteydessä arvioitu henkilöstön tehtäväkohtaisen palkan tarkistus (1,2 %) ei toteutunut toimintavuoden aikana ja lisäksi lomapalkkavelan toteutuma on ollut arvioitua alhaisempi.

4 1 000 e Alkuperäinen talousarvio Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,0 Myyntitulot ,8 Maksutulot ,8 Tuet ja avustukset ,2 Muut toimintatulot ,1 Toimintamenot ,8 Henkilöstömenot ,1 Palkat ja palkkiot ,4 Henkilösivukulut ,6 Eläkekulut ,0 Muut henkilösivukulut ,4 Palvelujen ostot ,4 Asiakaspalvelujen ostot ,7 Muiden palvelujen ostot ,6 Aineet, tarvikkeet, tavarat ,7 Avustukset ,9 Muut toimintamenot ,2 Toimintakate ,2 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot Organisaatio: Talousarvio (2015) Ikääntyneiden palvelut Asiakaslähtöinen toiminta Asiakas ja/tai läheinen osallistuu hoito- ja palvelusuunnitelman laadintaan. Tavoite 90%. Talousarviomuutos strategiapäämäärä strategiatavoite Asiakkaan kuuleminen Varhaisissa palveluissa toteutuu. Kotihoidossa pääsääntöisesti, mutta ruuhka-aikana haastetta. Toteutuminen (%) Vastuu- ja omahoitajamallin rooli ja vastuu selkeytynyt, sovitut asiat dokumentoitu. 90,00 91,00 Hoiva-asumisen vastuuhoitajamalli otettu käyttöön kaikissa yksiköissä. Kotihoidon vastuuhoitajamallin omaksuminen on edennyt. Vastuutyöntekijämalli otettu käyttöön ja toimintamalli määritelty lukien Asiakaslähtöinen toiminta Vastuutyöntekijämalli toteutuu paljon terveydenhuollon palveluita käyttävien osalta (VPL:n mukainen). strategiapäämäärä strategiatavoite Ennaltaehkäisyyn panostaminen

5 Kotiutuksen toimintamalli vahvistunut, Poks:sta palvelusiirtymä sujuvaa. Toistuvat ja monipalveluasiakkuudet ohjattu kokonaisvaltaiseen palvelutarpeen arviointiin. Tavoitteena 65v. täyttäneiden hoitopäivien kasvun pysähtyminen (Poks, Marjoniemen osastot j Toimintamallia ei ole saatu valmiiksi POKS:n ja Sokrin välillä, eikä näin ollen sen kehittämistä ole voitu jatkaa varhaisiin palveluihin. Hoitopäivät 65v.- (lkm) ,00 Odotusaika hoiva-asumiseen (keskiarvo/kk) Keskeisimmät asiakasprosessit kuvataan, kuvattu 3 kpl (kotiutuksen toim.malli, ym). 1,60 Kotiutusyksikkö Apilan, palveluohjauksen ja kotihoidon prosessikuvaus laadittu. Palvekuketjujen väliset asiakasprosessikuvaukset kesken. Kuvatut asiakasprosessit (lkm) 3,00 3,00 Asiakaslähtöinen toiminta Alueellisten asukasfoorumien toiminta on vahvistunut. Toteutuneet tilaisuudet (kpl) Järjestöyhteistyön tavoitteena on monialainen toimijuus, joka tukee ikääntyneiden palveluiden laajaalaista toteutusta. Tavoite _lkm., strategiapäämäärä strategiatavoite Yhteisöllisyyden kehittäminen Varhaisissa palveluissa asukasfoorumitoimintaa ei ehditty toteuttaa (suunnittelu käynnistynyt). Hoiva-asumisessa toiminta ei toteutunut. 0,00 Sovitut yhteistyömuodot (lkm) Hyvinvointiasemat tukevat ikääntyvien itsenäisyyttä, kotona asumista ja sosiaalisten suhteiden ylläpitoa alueellisesti. Kasvutavoite +5%. 0,00 Varhaisissa palveluissa sovitut järjestöyhteistyömuodot. Kuntakokeilualueella (Valkeala) yhteistyössä mukana seitsemän järjestöä/yhdistystä. 19,00 Toinen ostopalvelu hyvinvointiasema ja Ikäasema jäivät käyttäjätavoitteistaan, joten suunniteltu tavoite ei toteutunut. Hyvinvointiasemien käyttäjämäärän kasvu (%) 5,00 0,00 Elinvoimainen kaupunki Sovitaan kaupungin ja palveluntuottajien välisistä yhteistoimintamalleista. strategiapäämäärä strategiatavoite Yrittäjyyden edistäminen päätöksenteossa, johtamisessa ja elinkeinotoimen organisoinnissa Yhteistoimintamalli laadittu, säännöllisiä tapaamisia palvelutuottajien kanssa. Ostopalvelutuottajat (lkm) 33,00

6 Otetaan käyttöön säännöllisen kotihoidon palveluseteli. Säännöllisen kotihoidon sääntökirja on hyväksytty ja palveluseteli tulee käyttöön Palvelusetelituottajat (lkm) 0,00 Palveluseteliasiakkaat (lkm) 0,00 Tasapainoinen talous Määritellään palveluntarpeen muutosta ennakoivia mittareita. RAI- asiakasarviointimittarin tuloksia hyödynnetään tarvelähtöisen toiminnan toteutukseen tiimi- ja yksikkökohtaisesti, asiat dokumentoitu (hyödynnetään THL:n raportointi 6 kk:n välein). strategiapäämäärä strategiatavoite Optimaalinen palvelutarjonta ja -verkko Mittareiden valmistelu kesken. RAI-arviointi asiakkaan hoito- ja palvelusuunnitelman perustana. THL:n tulokset käydään läpi tiimiettäin. Asiakasarvioinnit Eteläinen alue (lkm) 602,00 Asiakasarvioinnit Keskinen alue (lkm) 566,00 Asiakasarvioinnit Pohjoinen alue (lkm) 668,00 Tasapainoinen talous Kaikissa yksiköissä työhyvinvointi parantunut oman toiminnan arvioinnin kehittämisen kautta (t sl-poissaolot 12pv/hlö, koen mielekkyyttä työssäni 8). strategiapäämäärä strategiatavoite Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Henkilöstötyytyväisyyttä on mitattu, analysointi Kehityskeskustelut toteutuneet 80 %. Sairauspoissaolot ovat lisääntyneet tukitoimista huolimatta. Henkilöstötyytyväisyys (1-10) 8,00 7,70 Sairauspoissaolot (kpv/hlö) Vahvistetaan työyhteisöjen osallistavien ja dialogisten toimintamallien käyttöä. 12,00 Dialogikoulutukset toteutuneet suunnitelman mukaan. 27,20 Toteutuneet tilaisuudet (kpl) 89,00 Tasapainoinen talous strategiapäämäärä strategiatavoite Vastuullinen ja osallistava johtaminen

7 Talouden ja toiminnan kuukausitason seuranta käytössä kaikille johtamisen tasoilla ja seurannan perusteella sovitaan tarvittavista toimenpiteistä, muutokset dokumentoidaan. Talouden ja toiminnan seuranta toteutuu kuukausitasolla, toteutettu yhteispalaverit lähiesimiesten kanssa talouden ja toiminnan toteutumisesta. Osallistavan johtamisen menetelmät käytössä. Vastuualueet selkeästi määritelty ja vastuualueet kaikkien tiedossa (organisaatiomuutos ). Osallistavan johtamisen menetelmät käytössä, vaatii edelleen vahvistamista ja sitouttamista. Vastuualueet ja toimintamallit tarkistettu 8/2015, sovitut tarkennukset toteutettu. PALVELU Vastuuhenkilö Ikäihmisten lautakunta Arja Kumpu Palvelualueen toiminnan kuvaus Ikääntyneiden lautakunnan talousarvioon kirjautuu ikääntyneiden hallinnon (5010) ja yhteiset (5020) toimintatulot ja - menot, hankkeiden ja projektien (5040) toimintamenot ja tulot sekä lautakunnan toimintamenot. Toimintaympäristön muutokset Ikääntyneiden hallinto/ yhteiset palvelut ovat aloittaneet henkilöstö- hoitotyö sekä turvallisuus ja kehittäminen vastaavat (6 htv). Ao. henkilöiden työpanos kohdentuu koko palveluketjulle. Vastaavien osalta on toteutettu työtehtävien ja toiminnan arviointi elokuussa 2015 ja arvioinnin osalta on toteutettu sovitut muutokset. Ikääntyneiden palveluissa Kotona kokonainen elämä hanke ja ao. hankkeen Saattaen -osahanke ovat päättyneet Ao. hankkeiden toteutuminen ja tulokset on raportoitu ikäihmisten lautakunnalle kokouksessa. Palvelun talous Ikääntyneiden lautakunnan talousarvio 2015 on alittunut suunnitellusta 0,57 milj. euroa. Toimintatulon toteutuma on 89,8 % ja vastaavasti toimintamenon toteutuma 80,7 % sekä toimintakate 79,9 %. Toimintakatteen muutos verrattuna edelliseen vuoteen on 35,38 %.

8 1 000 e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutos Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,8 Myyntitulot ,0 Maksutulot ,0 Tuet ja avustukset ,4 Muut toimintatulot ,9 Toimintamenot ,7 Henkilöstömenot ,2 Palkat ja palkkiot ,8 Henkilösivukulut ,9 Eläkekulut ,7 Muut henkilösivukulut ,0 Palvelujen ostot ,0 Asiakaspalvelujen ostot ,0 Muiden palvelujen ostot ,0 Aineet, tarvikkeet, tavarat ,2 Avustukset ,4 Muut toimintamenot ,5 Toimintakate ,9 PALVELU Vastuuhenkilö Varhaiset palvelut Kirsi Kiiski Palvelun toiminnan kuvaus Ikääntyneiden varhaisten palvelujen asiakkaina ovat ikääntyneet kuntalaiset ennalta ehkäisevissä ja varhaisen tuen palveluissa ja erityistä tukea tarvitsevat asiakkaat gerontologisen sosiaalityön asiakkaina. Ikääntyneiden varhaisissa palveluissa vahvistetaan ennalta ehkäisevää näkökulmaa sekä varhaista tukea ikäihmisille. Ohjauksen ja neuvonnan sisältöä kehitetään kaikissa palveluissa. Varhaisiin palveluihin kuuluvat hyvinvointiasemat, gerontologinen sosiaalityö, palveluohjaus ja muistikoordinaattorit. Toimintaympäristön muutokset Varhaisissa palveluissa on osallistuttu ASKEL-hankkeessa IkäJelppi ohjaus-, neuvonta ja palvelutarpeen arviointikäyntien kehittämistyöhön ja käyttöönottoon. Henkilöstö on myös osallistunut asiakaslähtöisten palvelujen koulutuksiin. Paletti II- Työtä nuorille ja hyvinvointia ikääntyville kulttuurista -hankkeessa on toiminut alueellisia ryhmiä ikäihmisille ja työstetty Web-sovelluksen kehittämistä kulttuuripalvelutarjottimeksi. Kuljetuspalveluissa kuljetusten yhdistelyyn liittyvät selvitykset saatiin valmiiksi yhteistyössä aikuispalveluiden ja logistiikan kanssa ja asiakkaita, takseja ja järjestöjä kuulleen. Vanhuspalvelulain mukaista vastuutyöntekijämallia on vahvistettu gerontologisen sosiaalityön palveluna. Gerontologisen sosiaalityön asiakasmäärän toteutumiseen on vaikuttanut vuoden aikana se, että yksi sosiaalityöntekijän paikka on ollut täytettynä vain osan vuotta. Johtava sosiaalityöntekijä on tukenut sekä sosiaalityön että palveluohjauksen suunnitelmallista asiakastyötä. Opiskelijoita on ollut noin 30 varhaisissa palveluissa vuoden mittaan ja yhteistyössä Kymenlaakson ammattikorkeakoulun kanssa on järjestetty perinteinen geronomi-opiskelijoiden opinnäyttöiden esittely Ikäasemalla. Yhteistyötä seurakuntien kanssa kaikilla kolmella palvelualueella on jatkettu kaksi kertaa vuodessa pidettävillä yhteistyötapaamisilla. Hyvinvointiasemien kehittämistä on jatkettu erityisesti Myllykosken ja Vuohijärven hyvinvointiasemien osalta yhteistyössä seurakuntien ja järjestöjen kanssa sekä osto palveluhyvinvointiasemien kanssa yhteistyötä tehden. Kotihoidon ja omaishoidon kanssa on pidetty säännöllisiä yhteistyöpalavereja vuoden mittaan yhteistyön kehittämiseksi. Hyvinvointiasemien osalta ei päästy asiakaskäynneissä tavoitteisiin, koska ostopalveluiden hyvinvointiasematoiminnassa jäätiin alle tavoitteiden ja Ikäasemalla työntekijätilanteesta johtuen jouduttiin pitämään pidempiä kesä- ja joulusulkuja kuin oli suunniteltu. Ikäaseman Seniorikuntosalin käyttö on saanut aktiivisia käyttäjiä ja toiminta on lähtenyt hyvin liikkeelle.

9 Terve Kouvola - ohjelma työskentely on käynnistynyt kaupungin tasolla ja ikääntyneiden palveluiden edustajana varhaisten palvelujen edustaja osallistuu työryhmätyöskentelyyn. Sähköisen terveystarkastuksen valmistelutyöhön varhaisten palvelujen edustajat ovat osallistuneet ja ohjauksessa ja neuvonnassa on valmistauduttu ottamaan sitä käyttöön asiakkaiden kanssa. Järjestöyhteistyötä on toteutettu muun muassa teemapäivä- ja teemaviikkosuunnitelman mukaisesti. Ehkäisevän päihdetyön, sosiaalityön ja perhe- ja lähisuhdeväkivallan sekä liikunnan osaamistiimityöskentelyihin on osallistuttu yhdessä muiden palveluketjujen edustajien kanssa. Senioripysäkkikoulutuksessa on edetty vaiheeseen, jossa henkilöstö on aloittanut tai aloittamassa Senioripysäkkiryhmiä yksinäisille ikäihmisille eri puolilla kaupunkia. Koulutus ja alkavat Senioripysäkki-ryhmät ovat vaikuttaneet siihen, että muita ryhmiä ei ole voitu samanaikaisesti toteuttaa ja suunnitelmissa oli, että kaikki ryhmät olisi saatu käyntiin jo vuoden 2015 puolella, mutta osan aloitus on jäänyt vuoteen TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Hyvinvointiasemat/asiakaskäynnit , Ikäaseman liikuntatila/ asiakaskäynnit ,2 336 Palvelutarpeen arvioinnit/ kotikäynnit ,5 45 Gerontologinen sosiaalityö/ asiakkaiden lkm ,6-6 Senioriterveysneuvonta/ asiakaskäynnit ,1 434 Ryhmätoiminta/ asiakkaat ,3-37 Muistikoordinaattorit/ asiakkaiden lkm ,0 6 Palvelun talous Varhaisten palvelujen toimintatulojen toteuma on 97,7 %. Toimintamenojen toteuma on 92,5 % ja henkilöstömenojen toteuma 91,7 %. Toimintakate on 92,0 %. Talousarvio toteutuu myönnettyjen määrärahojen puitteissa e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutos Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,7 Myyntitulot ,7 Maksutulot ,7 Tuet ja avustukset Muut toimintatulot ,1 Toimintamenot ,5 Henkilöstömenot ,7 Palkat ja palkkiot ,7 Henkilösivukulut ,4 Eläkekulut ,0 Muut henkilösivukulut ,7 Palvelujen ostot ,4 Asiakaspalvelujen ostot ,8 Muiden palvelujen ostot ,6 Aineet, tarvikkeet, tavarat ,4 Avustukset Muut toimintamenot ,5 Toimintakate ,0 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot Organisaatio: Käyttösuunnitelma (2015) Varhaiset palvelut

10 strategia-päämäärä Asiakaslähtöinen toiminta strategia-tavoite Asiakkaan kuuleminen Sovitaan toimintamallista asiakkuuden kokonaisvaltaisen haltuunoton osalta. Terveysasemayhteistyön toimintamalli on vakiinnutettu. Asiakkaat (kpl) nyky-arvo tavoite-arvo toteuma-arvo 75,00 Vahvistetaan terveysasemayhteistyön toimintamallia. Vastuutyöntekijämalli otettu käyttöön ja henkilöstö perehdytetty sen käyttöön. Toimintamalli on tukenut asiakaslähtöistä palvelujen toteutumista. Toimintamallit käytössä (kpl/v) nyky-arvo tavoite-arvo toteuma-arvo 1,00 Toimintamallin dokumentointi, seurantamittareiden kehittäminen, henkilöstön perehdyttäminen. Asiakas osallistuu aina hoito- ja palvelusuunnitelman laadintaan. Asiakkaat osallistuneet aina palvelusuunnitelman laadintaan. Toteutuminen (%) nyky-arvo tavoite-arvo 90,00 toteuma-arvo 100,00 Gerontologisen sosiaalityön, palveluohjauksen ja muistikoordinaattoripalvelun asiakas osallistuu aina palvelusuunnitelman laadintaan. strategia-päämäärä Asiakaslähtöinen toiminta strategia-tavoite Ennaltaehkäisyyn panostaminen Toistuvasti POKS/EA:n asiakkuuksien haltuunotto. Toimintamallia ei ole saatu valmiiksi POKS:n ja Sokrin välillä, eikä näin ollen sen kehittämistä ole voitu jatkaa varhaisiin palveluihin. Asiakkaat (kpl) nyky-arvo tavoite-arvo toteuma-arvo 10,00 Määritetellään toimintamalli POKS EA ja Sokrin kanssa toistuvien asiakkaiden osalta. strategia-päämäärä Asiakaslähtöinen toiminta strategia-tavoite Yhteisöllisyyden kehittäminen

11 Kunnan omien ja ostettujen hyvinvointiasemien yhteinen käyttäjämäärä kasvaa 5 % vuoteen 2014 verrattuna. Toinen ostopalvelu hyvinvointiasema ja Ikäasema jäivät käyttäjätavoitteistaan. Ostopalvelu hyvinvointiasema hakee vielä käyttäjäkuntaansa ja Ikäaseman henkilöstötilanteesta johtuen siellä on jouduttu pitämään suunniteltua pidempiä kesä- ja joulutaukoja. Hyvinvointiasemien käyttäjämäärän kasvu (%) nyky-arvo tavoite-arvo 5,00 toteuma-arvo 0,00 Kehitetään hyvinvointiasemien toimintaa asemien yhteistyöllä sekä yhteistyöllä kävijöiden ja järjestöjen kanssa. Järjestöyhteistyötä kehitetään varhaisissa palveluissa. Sovitut yhteistyömuodot teemapäivät, hyvinvointiasemat, seurakunnat, aikuis-, vammais- ja terveydenhuollon sosiaalityö, terveysvalvonta, liikunta, kulttuuri, A-klinikka, omaishoito ja kotihoito. Sovitut yhteistyömuodot (lkm) nyky-arvo tavoite-arvo toteuma-arvo 12,00 Tarkennetaan eri palvelujen järjestöyhteistyömallit: teemapäivät, hyvinvointiasemayhteistyö, palvelukohtaiset säännölliset tapaamiset: muistiyhdistys, omaishoidon järjestöt, yhteisö tapaamiset, liikunta yhteistyö. Otetaan käyttöön asukasfoorumitoiminta. Asukasfoorumitoimintaa ei ehditty käynnistyneestä suunnittelusta huolimatta toteuttaa, mutta suunnittelua hyödynnetään alueellisessa toiminnassa ja yhteistyössä asukasfoorumeiden kanssa. Toteutuneet tilaisuudet (kpl) nyky-arvo tavoite-arvo 2,00 toteuma-arvo 0,00 Järjestetään kaksi alueellista asukasfoorumia. strategia-päämäärä Tasapainoinen talous strategia-tavoite Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Totetutetaan 4-5 kehittämispäivää ja otetaan käyttöön ainakin yksi uusi osallistava menetelmä. Osallistavat ja työhyvinvointia painottavat kehittämispäivät ovat toteutuneet suunnitellusti. Toteutuneet tilaisuudet (kpl) nyky-arvo tavoite-arvo toteuma-arvo 5,00 Järjestetään kehittämispäivät ja otetaan käyttöön Kuvastin-menetelmä palveluohjauksessa.

12 Sairauspoissaolojen vähentäminen. Sairauspoissaoloja on seurattu kehittämispäivissä osana työhyvinvoinnin toteutumista. Sairauspoissaolot (kpv/hlö) nyky-arvo tavoite-arvo 12,00 toteuma-arvo 15,30 Seurataan työhyvinvointia kehittämispäivissä yhdessä henkilöstön kanssa. Henkilöstö kokee työnsä mielekkääksi. Henkilöstötyytyväisyyttä selvitetty työtyytyväisyyskyselyllä. Henkilöstötyytyväisyys (1-10) nyky-arvo tavoite-arvo 8,00 toteuma-arvo 8,00 Kehityskeskusteluissa palautetta, sovitaan muutoksesta. PALVELU Vastuuhenkilö Kotihoitoa tukevat palvelut Anu Parikka Palvelun toiminnan kuvaus Kotihoitoa tukeviin palveluihin kuuluu omaishoidon tuki kaikille ikäryhmille, kotiutusyksiköt Apila ja Lauttaranta sekä kotiutustiimi. Toiminnan tavoitteena on ikääntyneiden kotona asumisen tukeminen ja eri-ikäisten asiakkaiden tarpeista lähtevä hoidon ja hoivan toteutus joko kotiutusyksiköissä tai asiakkaiden omissa kodeissa. Toimintaympäristön muutokset Kotiutustiimin yötyö (alkoi lokakuussa 2015) on osoittautunut todella tarpeelliseksi. Positiivista palautetta on tullut sekä asiakkailta, yhteistyökumppaneilta ja myös tiimin työntekijöiltä itseltään. Asiakkaita vuonna 2015 tiimillä oli 471, joista alle 65v. oli 139 ja asiakaskäyntejä Asiakaskäyntejä v oli 3 602, eli lisäystä n. 400 käyntiä. Yötyö on antanut väljyyttä työn suunnitteluun. Asiakkaita on pääasiallisesti tullut POKS päivystyksestä, lähinnä suonensisäistä antibioottihoitoa tarvitsevia. Asiakkaita on tullut muutama myös Kymenlaakson keskussairaalan osastoilta, POKS osastoilta, kotihoidosta, kotiutusyksiköistä ja hoiva-asumisen yksiköistä. Toimintaa seurataan tiiviisti ja arvioidaan mahdollisen lisäresurssin tarvetta. Kotiutusyksiköissä oli v asiakkaita yhteensä 720. Asiakasmäärään vähentävästi vaikuttivat Apilan sisäilmaongelmasta aiheutunut remontti ja runsas jonottajien määrä sekä osasto Valkaman pitkäaikaisasukkaat. Kotiin kotiutusyksiköistä lähti yhteensä 516 asiakasta. Apila organisoi ikääntyneiden ketjun kriisipaikkoja (ylimääräisiä vuodepaikkoja äkilliseen ikäihmisten sijoittamiseen hoiva-asumisen yksiköissä sekä kotiutusyksiköissä). 1-12/2015 kriisipaikkaa tarvitsevia oli 39. Omaishoidossa oli vuonna 2015 asiakkaita yhteensä Uusia hakemuksia saapui vuoden aikana yhteensä 397. Uusista hakemuksista 70,5 % kohdentui yli 65 vuotiaiden palveluohjaajille. Omaishoidossa uusien omaishoidon tukihakemusten käsittelyajat ovat lyhentyneet vuonna Keskimääräinen käsittelyaika uusille tukihakemuksille oli 8 vko (vaihtelu 5,7 10 vko). Omaishoidossa järjestettiin Kouvolan omaishoidon historian ensimmäisen Omaishoitoinfo. Kutsuimme infoon vuonna 2015 (tammi-elokuu) omaishoitajaksi tulleet. Kutsuttuja oli yhteensä 142, heistä 31 osallistui. Keräsimme osallistujilta kirjallista palautetta, jota hyödynnämme seuraavien infojen suunnittelussa ja kehittämisessä. Omaishoitajille lähetettävien vuosikirjeiden ja palveluohjaajien antaman henkilökohtaisen ohjauksen lisäksi on selkeä tarve myös ryhmäinfoille. Vuonna 2015 lähetimme omaishoitajille infokirjeet tammikuussa ja elokuussa. Palveluohjaajat tekivät omaishoidon seurantakäyntejä 244, mikä on 48 käyntiä enemmän kuin vuonna Omaishoitajista n. 70 % käytti lakisääteisiä vapaita vuonna Osa käytti kaikki 3 kpv/kk, osa vain satunnaisia päiviä koko vuoden aikana. Kaiken kaikkiaan vuoden aikana omaishoidon lakisääteisiä vapaapäiviä pidettiin päivää. Omaishoitajien hyvinvointi- ja terveystarkastuksia pystyttiin tekemään paljon suunniteltua vähemmän, johtuen varhaisten palveluiden ja terveyspalveluiden resursseista.

13 Henkilöstöhallinnon Aino Health Care-järjestelmä otettiin käyttöön. Ohjelman tarkoituksena on helpottaa lähiesimiesten varhaista puuttumista henkilöstön sairauslomiin ja työssäjaksamiseen. Kotihoitoa tukevissa palveluissa asiakastyytyväisyyskysely toteutettiin 2 viikon aikana loppuvuodesta Kotiutusyksiköissä ja kotiutustiimissä asiakkaille jaettiin kyselylomakkeet. Omaishoidossa kysely lähetettiin joka neljännelle omaishoitajalle. Tuloksen keskiarvo koko palvelussa oli 4,3 (1-5). Lokakuussa toteutettiin henkilöstön työtyytyväisyyskysely. Vastausten keskiarvo Kotihoitoa tukevissa palveluissa oli 7,8 (omaishoito 8,3, kotiutustiimi 8,1, Apila 7,6 ja Lauttaranta 7,2). Vastausprosentti oli 67,5 %. Kehittämisalueet, vastuu toteutuksesta ja aikataulutus mietitään yksikkökohtaisesti. TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Omaishoidon asiakkaat alle 18v ,5 44 Omaishoidon asiakkaat 18-64v ,5-10 Omaishoidon asiakkaat 65v ,6 39 Kotiutustiimin asiakasmäärä ,5-129 Kotiutusyksiköiden asiakasmäärä yht ,0-480 Omaishoidon tuen käsittelyajat (vko) ,0 0 Omaishoidon seurantakäynnit (kpl) ,3-56 Omaishoitajien hyvinvointikeskustelut ,0-38 Palvelun talous Kotihoitoa tukevien palveluiden toimintakate 1-12/2015 oli 115,8 %, ylitystä 15,8 %. Tuotot jäivät 5 % alle arvion, johtuen hoitopäivämaksujen määrästä. Hoitopäivämaksujen kertymää on vaikea arvioida etukäteen tarkasti, johtuen maksukattojärjestelmästä. Omaishoidon kokonaisuuden ylitys oli 18,9 %, kotiutusyksikkö Lauttarannan ylitys 17,8 %, kotiutusyksikkö Apilan ylitys 0,4 % ja kotiutustiimin alitus 0,7 %. Omaishoidossa ylitystä aiheuttavat omaishoidon palkkiot ja perhehoidon palkkiot, perhehoitajien kulukorvaukset, omaishoidon lakisääteisten vapaiden aikaisen hoidon ostaminen yksityisiltä palvelun tuottajilta, omaishoitajien omien sijaisten palkat sekä suurin ylittäjä KuEl-palkkaperusteiset eläkemaksut, jonka suuruuteen emme osanneet varautua (ylitystä n. 0,55 milj. euroa). Kotiutusyksikkö Lauttarannassa ylitystä aiheuttivat sijaisten palkat, erilliskorvaukset sekä asiakkaiden kuljetuskustannukset. Kotiutusyksikkö Apilan ja kotiutustiimin osalta talous toteutui suunnitellusti e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutos Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,0 Myyntitulot ,4 Maksutulot ,2 Tuet ja avustukset ,2 Muut toimintatulot ***** Toimintamenot ,1 Henkilöstömenot ,3 Palkat ja palkkiot ,7 Henkilösivukulut ,2 Eläkekulut ,0 Muut henkilösivukulut ,1 Palvelujen ostot ,1 Asiakaspalvelujen ostot ,3 Muiden palvelujen ostot ,4 Aineet, tarvikkeet, tavarat ,0 Avustukset ,7 Muut toimintamenot ,2 Toimintakate ,8

14 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot Organisaatio: Käyttösuunnitelma (2015) Kotihoitoa tukevat palvelut strategia-päämäärä Asiakaslähtöinen toiminta Vastuutyöntekijämallin juurruttaminen. Asiakkaan kuuleminen Mallia kerrataan. - Toteutettu/ei toteutettu Henkilöstö sisäistää vastuutyöntekijämallin ja alkaa toimia sen mukaan. Omahoitajamallin käyttöönotto kotiutusyksiköissä. tavoite-arvo Omahoitajamalli on käytössä. toteuma-arvo - Toteutunut/ei toteutunut Kotiutusyksiköiden työnjako toteutuu omahoitajamallin mukaan. strategiatavoite tavoite-arvo toteuma-arvo 100,00 strategia-päämäärä Asiakaslähtöinen toiminta Kotiutukset turvallisia ja suunnitelmallisia. Ennaltaehkäisyyn panostaminen Kotiutusten onnistumista seurataan edelleen. Hoitopäivät 65v.- (lkm) Kotiutusyksiköiden kotiiutusten kehittäminen yhteistyössä asiakkaan, omaisen ja yhteistyökummpaneiden kanssa. Hoitaja + asiakas + fysioterapeutti laativat yhdessä kuntoutussuunnitelman. Toteutuminen (%) Tehdään kuntoutussuunnitelma vähintään 50 % asiakkaista. strategiatavoite tavoite-arvo toteuma-arvo ,00 Kuntoutussuunnitelmia tehdään lähes kaikille kotiutusyksikköön tuleville asiakkaille. tavoite-arvo 50,00 toteuma-arvo 98,00 strategia-päämäärä Elinvoimainen kaupunki strategiatavoite Yrittäjyyden edistäminen päätöksenteossa, johtamisessa ja elinkeinotoimen organisoinnissa

15 Lisätä omaishoidon palvelusetelituottajien määrää. Palveluntuottajien kanssa on pidetty 2 yhteistyöpalaveria (16.6. ja ) Palvelusetelituottajat (lkm) Tiivistetään yhteistyötä palvelusetelituottajien kanssa. 13,00 tavoite-arvo toteuma-arvo 14,00 strategia-päämäärä Tasapainoinen talous Henkilöstön työhyvinvoinnin lisääminen. Sairauspoissaolot (kpv/htv) Vastuualueet määritelty osastokokouksissa ja kehityskeskusteluissa, osallistavat kehittämisiltapäivät. Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö Yksi esimies on pitänyt kehittämisiltapäivän. Osastokokouksia on pidetty syys-joulukuussa 13 kpl. Pitkiä sairauslomia on tullut lisää. strategiatavoite tavoite-arvo 12,00 toteuma-arvo 25,74 strategia-päämäärä Tasapainoinen talous Lähiesimiesten osaamisen vahvistaminen. Vastuullinen ja osallistava johtaminen Esimiehet ovat osallistuneet kaikkiin esimieskoulutuksiin. Osallistujat (kpl) tavoite-arvo toteuma-arvo 3,00 Toteutuneet tilaisuudet (kpl) Koulutukset. tavoite-arvo toteuma-arvo 6,00 Talous toteutuu suunnitellusti. Toteutuminen (%) Lähiesimiesten vastuuttaminen talousarvioseurantaan, yhteisissä palavereissa käydään/seuranta yksikkökohtaisesti läpi. Talous ei toteutunut suunnitellusti. Ylityksiä sijaisten palkoissa ja asiakkaiden kuljetuksissa. strategiatavoite tavoite-arvo toteuma-arvo 116,00

16 PALVELU Vastuuhenkilö Kotihoito Riitta-Liisa Mynttinen Palvelun toiminnan kuvaus Kotihoidon tavoitteena on tukea asiakkaiden, erityisesti ikääntyvien turvallista kotona asumista, ennaltaehkäistä ja vähentää ympärivuorokautisen hoidon sekä terveyspalvelujen käyttöä. Kotihoidon käynnit voivat olla tilapäisiä tai säännöllisiä. Kotihoito sisältää hoito- ja hoivapalveluja sekä tukipalveluja (päiväkeskus-, turva-, ateria-, kauppa- ja kylpypalveluja). Uudet säännöllisen kotihoidon asiakkaat tulevat arviointijakson kautta, jolloin kartoitetaan asiakkaan palvelutarve ja toimintakyky. Kotihoidon palvelujen myöntämisen edellytyksenä on, että asiakas tarvitsee tukea itsenäiseen selviytymiseen omassa kodissaan. Myönnetyt palvelut perustuvat asiakkaan henkilökohtaiseen palvelutarpeeseen, joka kartoitetaan asiakkaan tullessa kotihoitoon ja päivitetään vähintään 6 kuukauden välein. Säännöllisen kotihoidon asiakkaan ja omaisen kanssa laaditaan hoito- ja palvelusuunnitelma, joka perustuu RAI mittarilla toteutettuun toimintakykyarvioon. Kotihoidon asiakkuudesta vastaa nimetty vastuuhoitaja. Asiakasvirrat kulkevat asiakasvastaavien kautta palvelujen alkaessa ja tarvittaessa siirtyessä ympärivuorokautisten palvelujen piiriin. Toimintaympäristön muutokset Vuoden 2015 aikana keskeiset toiminnalliset muutokset olivat toiminnanohjauksen käyttöönotto, henkilöstö työaikamuodon muuttuminen yleistyöajaksi sekä kotihoidon sisällön kehittäminen Kotona kokonainen elämä- hankkeen avulla. Keskeisenä tavoitteena oli toiminnan asiakaslähtöisyys ja asiakkaiden sekä omaisten osallistaminen palvelujen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Henkilöstön ja esimiesten koulutukseen on panostettu. Toiminnanohjausjärjestelmä FastROI Hilkka otettiin asteittain käyttöön vuoden aikana tiimeissä. Viimeisimpänä mukaan tulivat yöpartio ja sairaanhoitajat joulukuussa. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla perustettiin kotihoidon kotikäyntejä tekevästä henkilöstöstä (321) yhteensä 37 työntekijän resurssitiimi. Tästä resurssitiimistä 6 työntekijän työpanos kohdistuu työnjaon optimointiin Hilkassa sekä taustatietojen päivitykseen, loput 31 työntekijää sijaistavat henkilöstöä akuuteissa poissaoloissa tai resurssitarpeen lisääntyessä. Resurssitiimit jaettiin alueittain pitkien välimatkojen ja henkilöstön vaihtuvuuden vähentämiseksi asiakasnäkökulmasta. Resurssitiimi helpotti henkilöstön painetta sekä esimiesten sijaishankintaa. Asiakastyön laatua kehittävä toiminnanohjaus edellyttää ajantasaista hoito- ja palvelusuunnitelmaa sekä toimintakykyarviota, joten se paransi omalta osaltaan suunnitelmallisuutta asiakkaan palveluissa. Muutos aiheutti henkilöstölle uuden toimintakulttuurin omaksumista ja oman työn johtamisen opettelua. Esimiehille muutos merkitsi myös uuden oppimista ja uudenlaisen johtamistyylin opettelua. Henkilöstö koki muutoksen raskaana ja työn muuttumisen liian kiireiseksi, myös muutosvastarintaa esiintyi. Sairauslomat ovat edelleen lisääntyneet, mutta toisaalta on pystytty järjestämään mukautettuja työnkuvia pitkiltä sairauslomilta työhön palanneille työntekijöille. Työhyvinvointikyselyssä henkilöstö ilmaisi, että heillä ei ole riittävästi aikaa tehdä työtään hyvin ja vaikuttamismahdollisuudet omaan työhön ovat vähentyneet. Toisaalta seurannassa kotikäynteihin käytettiin vähemmin aikaa kuin oli varattu ja arvioitu. Syksyllä tehdyssä työajanseurantamittauksessa välitön asiakastyöaika lisääntyi 5 % verrattuna vuoden 2014 mittaukseen. Viikolla 53/2015 mitatut välittömät asiakastyöajat olivat keskimäärin 45,7 % sekä alueittain eteläinen 45,5, keskinen 45,5 %, pohjoinen 42,0 % ja resurssitiimi 47,3 %. Asiakkailta tullut palaute on koskenut hoitajien vaihtuvuutta ja lyhyitä kotikäyntejä. Tämä tukee hoitajien kokemusta, joten kehittämistyö jatkuu edelleen vuonna Keväällä kotihoito siirtyi yleistyöaikaan Kuntatyönantajan vaatimuksesta. Syynä tähän oli KVTES:n tulkinta siitä, että kotihoidossa ei voida noudattaa jaksotyöaikaa, koska Kouvolassa se ei ole terveyskeskuksen alaista toimintaa. Uusi työaikamuoto ei sovellu kotihoitoon ja se hankaloitti suuresti työvuorojärjestelyjä sekä verotti henkilöstön jaksamista, erityisesti yöpartiolla. Kaupunki teki poikkeuslupaesityksen Aluehallintovirastolle jaksotyöaikamuodon käyttämisestä yöpartiolla, vastausta ei ole vielä saatu. Kotona kokonainen elämä hanke päättyi lokakuun lopussa. Sen myötä kehitettiin kotihoidon sisältöä osallistaen henkilöstöä ja esimiehiä. Hankkeessa tehostettiin palvelutarpeen arviointimenetelmien käyttöä ja lisättiin arviointiosaamista. Tuloksena on ollut mm. Askel -hankkeen kanssa yhteistyönä valmisteltu IkäJelppi puhelinpalvelun käynnistyminen ja yhteisen fraasin rakentaminen Varhaisten palvelujen kanssa palvelutarpeen arviointiin. Hankkeessa paneuduttiin erityisesti asiakaslähtöisyyteen työn sisältöjen kehittämisessä ja työajan käytön suunnittelussa. Vastuuhoitajamallia kehitettiin yhdessä kaikkien työntekijäryhmien kanssa ja vastuuhoitajuus kuvattiin. Asiakkaan kanssa yhdessä tehtävä RAI-arvioinnin sekä hoito-ja palvelusuunnitelman laatimisen osaamista tehostettiin. Asiakas- ja omaisraadit sekä asiakkaiden ja omaisten illat vahvistivat sekä asiakkaiden että omaisten osallisuutta. Toiminnanohjauksen käyttöönottoon liittyen hankkeessa analysoitiin työpäivän rakennetta ja työajan käyttöä. Henkilöstön sekä esimiesten osaamista vahvistettiin luentosarjalla välitehtävineen sekä n. vuoden kestäneellä esimiesvalmennuksella. Muistisairaan asiakkaan palveluita kehitettiin järjestämällä luentosarja henkilöstölle ja mahdollisuus osallistua Kouvolan seudun muisti ry:n ensitietopäiviin. KKE-hankkeen osaprojektina toteutettiin terveyspalveluissa Saattaen- hanke, jossa tavoitteena oli

17 erityisesti kotisaattohoidon kehittäminen. Siinä luotiin valtakunnallisiin saattohoitosuosituksiin perustuva potilaslähtöinen palliatiivisen/saattohoitopotilaan hoitopolku. Henkilöstölle järjestettiin koulutustilaisuuksia toimintamallista. Kotisaattohoidot lisääntyivät hankkeen aikana; 2013 potilaita 32 (ennen hanketta), 2014 potilaita 91, 2015 potilaita 120. Kotisaattohoitokäyntejä tehtiin kotihoidosta 2653 ja kotiutustiimistä 413, yhteensä 3066 käyntiä. Sen sijaan kotikuolemien määrä on pysynyt samana, joten kehitettävää toiminnassa vielä on. Henkilöstöpalvelujen, työsuojelun ja työterveyshuollon kanssa tehtiin yhteistyötä henkilöstön työhyvinvoinnin lisäämiseksi ja sairauspoissaolojen vähentämiseksi. Kotihoidossa on 3 erityisen tuen tiimiä, jotka saavat työterveyshuollon palveluja tehostetusti. Lisäksi joulukuussa käyttöönotettu Aino Health Manager vahvistaa varhaisen puuttumisen toimintamallia hälyttämällä systemaattisesti esimiehelle, mikäli poissaolorajat ylittyvät. TP TA TOT. Tot. Poikkeama TUNNUSLUVUT % Tilapäinen kotihoito asiakasmäärä ,0 109 Tilapäinen kotihoitotuntimäärä , Säännöllinen kotihoito asiakasmäärä ,7 114 Säännöllinen kotihoito tuntimäärä , Palvelun talous Kotihoidon talousarvio toteutui kokonaisuudessa budjetin mukaisesti. Henkilöstömenojen toteumaan vaikutti toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ja resurssitiimin perustaminen. Henkilöstömenoja käytettiin vähemmin kuin talousarvioon oli varattu. Siitä huolimatta sijaismäärärahat ja erilliskorvaukset ylittyivät, koska niihin oli varattu liian niukasti määrärahoja. Pitkiin vuosiloma- ja sairauslomasijaisuuksiin oli palkattava työntekijät. Myös lisääntynyt raskashoitoisten asiakkaiden määrä aiheutti sijaistarvetta. Toisaalta kotihoitoon ei ole tarvinnut jonottaa, joten palveluketju on toiminut sen osalta. Toimintatuotot toteutuivat asiakasmaksujen osalta arvioitua suurempina, toteuma oli kotihoitomaksujen osalta 127,6 %. Tuloja lisäsivät myös vuoden alussa kerralla maksetut sotilasvammalain mukaiset korvaukset. Säännöllisen kotihoidon asiakkaiden määrä toteutui 5 % arvioitua suurempana aikana, asiakkaat lisääntyivät erityisesti valvotun kotihoidon luokassa (191 %), tehostetun kotihoidon määrä jäi alle arvioidun (74 %). Rintamaveteraanien kotipalvelun osalta Valtionkonttorin määräraha ja lisämääräraha eivät riittäneet myönnettyihin palveluihin. Veteraanien palveluja ei ole kuitenkaan lakkautettu, vaan vajaus katetaan kotihoidon ostopalveluista. Uusia veteraaniasiakkaita ei voitu loppuvuonna ottaa palvelun piiriin, vaan heille myönnettiin tarvittaessa kotihoidon palvelut. Ylitystä oli e Alkuperäinen talousarvio Talousarviomuutos Muutettu talousarvio Toteutuma Poikkeama Tot-% Toimintatulot ,5 Myyntitulot ,0 Maksutulot ,4 Tuet ja avustukset ,3 Muut toimintatulot ***** Toimintamenot ,4 Henkilöstömenot ,6 Palkat ja palkkiot ,0 Henkilösivukulut ,8 Eläkekulut ,9 Muut henkilösivukulut ,5 Palvelujen ostot ,6 Asiakaspalvelujen ostot ,9 Muiden palvelujen ostot ,4 Aineet, tarvikkeet, tavarat ,5 Avustukset ,4 Muut toimintamenot ,8 Toimintakate ,8

18 Tavoitteiden (mm. toiminnalliset, ympäristö- ja tuottavuustavoitteet) toteumat ja mittarien arvot Organisaatio: Käyttösuunnitelma (2015) Kotihoito strategia-päämäärä Asiakaslähtöinen toiminta Vastuutyöntekijämallin juurruttaminen kotihoitoon. Säännölliset asiakas/omaisraadit, säännölliset asiakas/ omaistenillat. strategia-tavoite Asiakkaan kuuleminen Henkilöstö on perehdytetty, vastuutyöntekijämallin käyttöä lisättävä. Saadut palautteet käsitellään kotihoidon esimiespalaverissa. Muistutuksiin vastaa palvelupäällikkö ja oikaisuvaatimuksiin asiakkuuspäällikkö. - Kyllä/ei nyky-arvo tavoite-arvo Asiakasraatien kokoontumismäärät (kpl) nyky-arvo tavoite-arvo 11,00 Kuulemis- ja keskustelutilaisuudet (lkm/v) nyky-arvo tavoite-arvo Vastuutyöntekijämälli käytössä asiakkaan tukena. Saatujen palautteiden käsittelyprosessi aukikirjoitettu kotihoidossa. Vastuuhenkilöt nimetty. Vastuuhoitajamallin jalkauttaminen kotihoitoon. 6,00 Vastuuhoitajamallin omaksuminen on edennyt, vaatii vielä vahvistamista ja seurantaa. Asiakastyytyväisyys (1-5) nyky-arvo tavoite-arvo Vastuuhoitaja toimii tehtävänkuvansa mukaisesti ja asiakas tulee kuulluksi. 4,2 Vastuuhoitaja huolehtii, että asiakas ja/tai läheinen on mukana suunnitelman laatimisessa. Asiakas tai omainen pääsääntöisesti mukana hoito- ja palvelusuunnitelman laadinnassa. Ruuhka-aikana haastetta. Toteutuminen (%) nyky-arvo tavoite-arvo 100,00 Asukas ja/tai läheinen osallistuu 100% oman hoito- ja palvelusuunnitelman laadintaan. 86,00 Asiakaslähtöinen toiminta strategia-päämäärä Kokonaisvaltainen palvelutarpeen arviointi asiakkaan tullessa kotihoitoon. Yhteistyö muiden hoitoon osallistujien kanssa. strategia-tavoite Ennaltaehkäisyyn panostaminen Arviointijaksot ovat helpottaneet palvelujen tarpeen arviointia ja vähentäneet säännöllisten palvelujen aloittamista.