Taloushallinto verkkoliiketoiminnassa

Transkriptio

1 Taloushallinto verkkoliiketoiminnassa Kaupan Liiton Verkkokauppakoulutus Mikko Siivola Toimitusjohtaja ProCountor International Oy

2 Esityksen sisältö ProCountor, hyvin lyhyesti Sähköinen taloushallinto Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon Reskontra ja kirjanpito eri maksutapoja käytettäessä Integraatioiden toteutus Erikoistilanteiden haasteita

3 % % alkaen työntekijää tilitoimistoa asiakasta käyttäjää pääkäyttäjistä suosittelee vientiä kuukaudessa euroa liikevaihtoa ennuste 2013 kasvua

4 Sähköinen taloushallinto

5 Sähköinen taloushallinto on paljon muutakin kuin verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottoa muodostaa kokonaisuuden, johon kuuluu esimerkiksi: myynti- ja ostolaskujen käsittely matka- ja kululaskut sekä palkanlaskenta viranomaisilmoitukset ja maksuliikenne kirjanpito, sisäinen laskenta ja raportointi tarjoaa merkittäviä hyötyjä: Poistaa päällekkäistä työtä ja tehostaa ajankäyttöä On kustannustehokasta Mahdollistaa ajantasaisen reskontran ja kirjanpidon Helpottaa viranomaisilmoitusten lähettämistä

6 Asiakas Asiakas Asiakas Yritys Tilitoimisto Taloushallinto-ohjelmisto Verkkokauppa Ostolaskut Myyntilaskut Matkalaskut Kirjanpito Palkanlaskenta Raportointi Pankit Tulostuspalvelu Verkkolaskutus Skannauspalvelu Viranomaiset

7 Joustava työnjako Asiakasyritys Myyntilaskutus Ostolaskujen käsittely Matkalaskujen hallinta Palkkatietojen katselu Pankkiyhteydet Raportointi ja seuranta Ajantasainen taloustieto Taloushallintoohjelmisto Jaetut tiedot sähköisessä muodossa Tilitoimisto Kirjanpito Reskontra Palkanlaskenta ALV- ja muut ilmoitukset Tilinpäätös Raportointi ja seuranta Konsultointi

8 Myyjäyritys Ostajayritys Myyntilasku Tulostus, kuoritus, postitus = manuaalityötä Ostolasku Manuaalinen tallennus tai skannaus = työtä ja virheitä Jopa 80 % taloushallinnon työstä koostuu myynti- ja ostolaskuista

9 Verkkolasku Myyjäyritys Ostajayritys Myyntilasku Tulostus, kuoritus, postitus = manuaalityötä Ostolasku Manuaalinen tallennus tai skannaus = työtä ja virheitä Automaatio tehostaa toimintaa ja tuo säästöjä

10 Tositteet paperilla tai sähköpostissa Asiakasyritys Tilitoimisto Raportit paperilla tai sähköpostissa Samat tiedot tallennetaan kahdesti Raportoinnissa on pitkät viiveet Perinteinen kirjanpitotyö perustuu pitkälti tallentamiseen

11 Jaetut tiedot pilvipalvelussa Asiakasyritys Tilitoimisto Laskut syötetään vain kerran Kirjanpito automatisoituu Sähköiset pankkiyhteydet Samat tiedot tallennetaan kahdesti Raportoinnissa on pitkät viiveet Sähköinen taloushallinto tehostaa prosesseja ja parantaa palvelua

12 Perinteinen vs. sähköinen Perinteinen kirjanpito-ohjelma Paljon manuaalista tiedon syöttöä Tietoa säilytetään myös paperimuodossa Perustoiminnot ulkoista laskentaa varten Tiukat roolit asiakkaan ja kirjanpitäjän välillä Eri järjestelmät asiakasyritykselle ja tilitoimistolle Paikallinen asennus tai oma palvelin Lisenssipohjainen hinnoittelu, edellyttää investointia Ulkoiset yhteydet rakennettava erikseen Ohjelmiston käyttö mahdollista vain paikallisesti tai erityisratkaisuin (VPN, Citrix, tms.) Sähköinen taloushallinto-ohjelmisto Automaatio, tiedot syötetään vain yhden kerran Kaikki tiedot sähköisessä muodossa Kattavat toiminnot myös sisäiseen laskentaan Joustava työnjako Yhteiskäytössä asiakkaalla ja tilitoimistolla Pilvipalvelu, ei asennuksia eikä ylläpitoa Joustava kuukausihinnoittelu Ulkoiset yhteydet valmiina kokonaisuudessa Ohjelmisto käytettävissä internetissä riippumatta ajasta ja paikasta

13 Verkkokaupan liittäminen taloushallintoon

14 Verkkokauppa & taloushallinto Verkkokauppa-ohjelmisto Tuote- ja asiakasrekisterit Ostoskori, tilaaminen ja maksutavat Tilaustietojen siirto taloushallintoon Palautusten ja reklamaatioiden käsittely Taloushallinto-ohjelmisto Myyntilaskujen automaattinen muodostus Laskutus ja reskontra Kirjanpidon ja reskontran automaattinen päivittäminen Optiona reskontratiedon siirto takaisin verkkokauppaan

15 Verkkokaupasta kirjanpitoon Tilaustiedot verkkokaupasta, myyntilasku taloushallintoon Viitemaksut noudetaan pankista ja kohdistetaan reskontraan Raportointi ja viranomaisilmoitukset Myyntilasku avoimena reskontraan Automaattinen kirjanpito laskulle Viitemaksu kuittaa laskun maksetuksi Poikkeustapausten käsittely Raportointi, ilmoitukset Kirjanpito automaattisesti oletustiliöintien perusteella Esim. viitteettömät, maksut, maksumuistutukset ja perintään siirto

16 Reskontra ja kirjanpito eri maksutapoja käytettäessä

17 Maksutavat Verkkokaupoissa käytetään monia maksutapoja Esim. lasku, postiennakko, luottokortti, verkkopankki, Paypal, maksupalveluoperaattorit, Yhä useampi verkkokauppias tarjoaa useita maksuvaihtoehtoja palvellakseen asiakkaita aina vain paremmin Käytettävät maksutavat vaikuttavat reskontranhoidon ja kirjanpidon prosessiin

18 Prosessi: pankin verkkomaksu Asiakas Pankki 1 2. Maksu Pankki 2 1. Tilaus Pankki 3 4. Tiliote (ja viite) Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Monen pankin käyttäminen lisää pankkikuluja sekä hankaloittaa täsmäyttämistä. Palautusten käsittely manuaalisesti kirjanpitoon. Kirjanpito ja reskontra

19 Prosessi: maksupalveluoperaattori Asiakas Maksupalveluoperaattori 5. Tilitys Pankki 1 2. Maksu Pankki 2 (4. Maksutieto) 1. Tilaus Pankki 3 6. Tiliote ja viite Verkkokauppa 3. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra Maksupalveluoperaattorin käyttö helpottaa maksujen seurantaa ja automatisoi palautusten ja reklamaatioiden käsittelyä. Viitenumero kannattaa pitää samana koko ketjun ajan.

20 Prosessi: laskulla maksaminen Asiakas 4. Viitemaksu Pankki 3. Lasku 1. Tilaus 5. Tiliote ja viite Verkkokauppa 2. Tilaustiedot Taloushallintoohjelmisto Kirjanpito ja reskontra

21 Maksutavoissa huomioitavaa Yleistä Mitä maksutapoja tarjotaan asiakkaille? Millä tavalla maksutapahtumat kohdistuvat myyntitapahtumaan? Saadaanko kohdistumiseen viitetieto mukaan? Jos laskulla maksamista tarjotaan, saadaanko laskut lähtemään automaattisesti? Tilitykset erikseen vain könttänä? Jos könttänä, tehdäänkö kirjanpitokin koontina? Erittelystä tulee selvitä alv-prosentit sekä ulkomaan kauppa erillään kotimaan kaupasta. Tilitykset bruttona vai nettona? Jos on myyty 100 eurolla, saadaanko tilille koko summa vai onko siitä vähennetty esim. maksupalveluoperaattorin provisiot? Jos nettona, miten kirjataan kulujen veloitukset? Kirjanpidosta täytyy näkyä sekä tuotot että kulut.

22 Integraatioiden toteutus

23 Verkkokaupan integrointi taloushallintoon Käytössä olevan verkkokauppasovelluksen ja toiminnaohjaus-/taloushallintojärjestelmän integrointi tehostaa taloushallinnon prosesseja merkittävästi Kuinka isosta projektista on kyse ajallisesti ja euroina? Nopeimmillaan kyse voi olla valmiin integraation käyttöönotosta ja toisaalta edessä saattaa olla hyvinkin työläs projekti

24 Esimerkki: tiedonsiirtotekniikka Verkkokauppa -ohjelmisto 1) Tilauksen vastaanotto 2) Finvoice-XMLpohjaisen siirtotiedoston muodostus 3) Tiedoston SFTP-siirto taloushallintoohjelmiston palvelimelle Taloushallinto - ohjelmisto 4) XMLtiedoston sisäänluku 5) Laskujen tallentaminen reskontraan ja kirjanpitoon 6) Laskujen jatkokäsittely automaattisiirto

25 Esimerkki: tuotetiedon master A Verkkokauppa Tuotetiedot Taloushallintoohjelmisto B Yksisuuntainen päivitys verkkokaupasta taloushallintoon Verkkokauppa Tuotetiedot Taloushallintoohjelmisto Yksisuuntainen päivitys taloushallinnosta verkkokauppaan C Verkkokauppa Tuotetiedot Taloushallintoohjelmisto Kaksisuuntainen päivitys ohjelmistojen välillä

26 Erikoistilanteiden haasteita

27 Vaihtojen ja palautusten käsittely Tuotevaihto / Tuotepalautus /Osapalautus Huomioitavaa Logistiikka Varastosaldojen päivitys Maksutapahtumien hyvitys tai osahyvitys Erikoistilanteista tulee siirtyä tieto reskontraan ja kirjanpitoon

28 Valuutat ulkomaille myytäessä Myynti asiakkaan valuutassa Rahat pankkitilille euroissa Seurauksena valuuttakurssieroja Täsmääkö reskontra Kirjanpito aina euroissa

29 ALV-käsittely ulkomaille myytäessä Huomioitavaa Kohdemaa ja myyntimaa? Kuluttaja vai yritys? Tavara vai palvelu? Vaatimukset verkkokaupan ja taloushallinnon integraatiolle Arvonlisäveron ilmoittaminen kausiveroilmoituksella sekä yhteenvetoilmoituksella

30 B-to-C verkkokauppa ulkomaille B-to-C-kaupassa EU-alueella myytäessä hinnat sisältävät arvonlisäveron Muista tarkistaa alv-säännökset myytäessä EUalueen ulkopuolelle

31 B-to-B verkkokauppa ulkomaille Ostolaskuille vaaditut yleiset laskumerkintävaatimukset koskevat myös nettikauppaa Yrityksen on ostoista aina saatava lasku, missä arvonlisäverotiedot ovat oikein Yleiset laskumerkintävaatimukset ovat samat kaikissa EUmaissa. Yhteisökaupan laskuihin on muiden yleisten laskumerkintöjen lisäksi merkittävä myyjän ja ostajan ALV-numerot sekä myynnin verottomuus, esimerkiksi: FI VAT 0%, Intra-community sales of goods

32 Lopuksi Otathan verkkokauppaprojektiin mukaan myös. Talousjohtajan tai -päällikön Tilitoimiston tai oman talousosaston Taloushallinto- tai toiminnanohjausjärjestelmän toimittajan

33 Kiitos! Kysymyksiä? Mikko Siivola toimitusjohtaja puh