JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Koulutuksen ja opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämisen ohjausryhmä

Transkriptio

1 KOULUTUKSEN JA OPINTOHALLINNON TIETOJÄRJESTELMIEN KEHITTÄMISEN OHJAUSRYHMÄ MUISTIO 5/2012 Aika: klo Paikka: B338 Läsnä: Peppi Taalas (puheenjohtaja 1-2), poistui 13:55 Antti Auer Petri Heinonen, poistui 15:03 Riikka Hurri, poistui 14:06 Eija Ihanainen, poistui 15:05 Katja Mäntylä, poistui 16:13 Kari Pitkänen (puheenjohtaja 3-8) Petri Ruuskanen, poistui 16:05 Ville Qvist Timo Rantanen (sihteeri) Poissa: Taru Lintunen Juha Merikoski 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Peppi Taalas avasi kokouksen klo 13:19 2. Asialistan ja edellisten muistioiden hyväksyminen Asialista ja edellisen kokousten muistiot hyväksyttiin. Taalas esitti, että esityslistan asioita voisi tulevaisuudessa katsoa laajemmassa kontekstissa jaettuna hankkeet esimerkiksi Student Life ja Academic Life -otsakkeiden alle. Sovittiin, että Kari Pitkänen toimii puheenjohtajana kohdasta kolme eteenpäin. Keskusteltiin ohjausryhmän vastuulla olevien hankkeiden hallinnasta kokonaisarkkitehtuurinäkökulmasta. Tällä hetkellä tilanne on hieman sekava eri hankkeiden ja tietojärjestelmien ohjauksen osalta. Tällä hetkellä pysyvämpiä ryhmiä (koulutuksen tietojärjestelmien ohjausryhmän lisäksi), jotka käsittelevät koulutuksen ja opintohallinnon asioita ovat koulutusneuvosto, Student Life -hankkeen ohjausryhmä sekä opintoasiainkokoukset. Koulutusneuvosto keskittyy koulutuksen laatua koskeviin kysymyksiin ja erityisesti opetuksen pedagogiseen kehittämiseen, Student Life -ohjausryhmä taas ei opintohallinnollisten koulutuksen tukeen kuuluvien asioiden kehittämiseen, kuten 1 / 6

2 opiskelijoiden hyvinvoinnin ja palveluiden kehittämiseen. Opintoasiainkokoukset puolestaan käsittelevät kokouksissaan opintohallinnon asioita. Osa hankkeista on selkeästi jonkun ryhmän ohjauksen alle kuuluva, osa taas kuuluu useamman ryhmän vastuulle. Esimerkiksi ROTI on aika selkeästi opintohallinnon alle kuuluva. Korppi on osin opintohallinnon ja osin opetuksen kehittämisen ja opiskelijan tukipalvelujen piiriin kuuluva järjestelmä. eportfolio menee taas selkeästi opetuksen kehittämisen ja ohjauksen puolelle. Todettiin, että olisi tarpeen kiinnittää hankkeet kokonaisarkkitehtuurin kokonaiskuvaan. Keskusteltiin myös siitä, mikä taho tekee koko yliopistoa koskevia opintohallinnollisia päätöksiä. Pitkänen totesi, että tällä hetkellä vain hallituksella, rehtorilla ja hallintojohtajalla on johtosäännön mukaista päätösvaltaa. Koulutus on laaja kokonaisuus, joka pitäisi jäsentää nykyistä paremmin toimintoihin, palveluihin ja prosesseihin sekä määritellä kenen vastuulle ne kuuluvat. Hän esitti, että myös opintoasiainkokouksesta voisi tehdä virallisen, määritettyä tehtävänkuvaa hoitamaan asetetun elimen. 3. Tilannekatsaukset ROTI Petri Heinonen kertoi ROTI-kehityksen tilanteesta. Rotissa näkyvänä tuotoksena on edelleen vain yksinkertainen käyttöliittymä opinto-oikeuksien lisäämiseen. Kesällä on toteutettu käyttöoikeuksien rajoittamiseen ja peruskoodistojen lataamiseen liittyviä tehtäviä. Käyttöoikeuksien rajaaminen ja lataustyökalujen toteuttaminen mahdollistaa JOREsta siirretyn aidon tuotantodatan (joka sisältää henkilö- ja opinto-oikeustietoja) käyttämisen. Heinonen kertoi, että ROTI-kehityksessä käytetään JIRA-tehtävienhallintaohjelmistoa. Työmäärän ja tehtävän toteuttamiseen kuluvan ajan arviointi on ketterissä menetelmissä erittäin hankalaa. ROTI-kehittäjien ohjelmakoodin tasoa on nostettu. Ohjelmakoodin laadun seurantaan on otettu käyttöön Sonar-pohjainen järjestelmä, jolla seurataan koodin laatua erilaisin mittarein. Tavoitteena on noudattaa hyviä ohjelmointikäytäntöjä, testata riittävästi ja pitää koodin monimutkaisuus mahdollisuuksien mukaan mahdollisimman alhaalla. ROTI-kehityksen tueksi on perustettu käyttöliittymätyöryhmä, joka koostuu pääosin IT-palveluiden käyttöliittymäasiantuntijoista. ROTIin pyritään saamaan yliopiston näköinen käyttöliittymä. ROTI-työryhmän kokoontumisia jatketaan edelleen. Pitkänen kyseli, onko käyttöliittymäryhmään tulossa mukaan loppukäyttäjiä? Heinonen vastasi, että käyttöliittymää käsitellään ROTI-työryhmän kanssa heti, kun saadaan käyttöliittymäryhmästä joku ehdotelma. Riikka Hurri kysyi, mitä vaikutusta IDM:n aikataulun siirtymisellä on ROTI-kehityksen aikatauluun? Heinonen totesi, että aikataulun siirto voi vaikuttaa jopa positiivisesti. Keskusteltiin myös ROTIn kayttöönoton aikataulusta. Heinonen oli luottavainen nykyisen aikataulun suhteen. Vielä ei ole näköpiirissä uhkia sen toteutumiselle. Hän totesi, että viimeistään helmikuussa 2013 tiedetään, onko lokakuun käyttöönotto mahdollinen. Keskusteltiin myös HY, TaY, TY yhteistyöhankkeesta opintohallinnon perusjärjestelmän toteuttamiseksi. Heidän perusjärjestelmä on huomattavasti laajempi ja 2 / 6

3 projektina isompi. ROTI:n kaltainen järjestelmä voisi ihan hyvin toimia osana heidänkin perusjärjestelmää, mutta keskusteluita tiiviimmästä yhteistyöstä ei ole käyty. Korppi Heinonen kertoi, että perus-korpin suhteen on esiintynyt suorituskykyongelmia, joita on pyritty ratkomaan. Avoimelle on perustettu oma Korppi-palvelin ja Korpin ja Kopan yhteistoiminnan mahdollistava KLDAP-palvelimeen on työn alla suorituskykyä lisääviä muutoksia. Tavoitteena on saada toinen tietokantapalvelin entisen rinnalle jakamaan nykyisen palvelimen kuormaa. Syyskuun alussa on odotettavissa vuosittainen ruuhkahuippu Korpin käytössä. Korppi-kehityksessä toteutettavista tehtävistä kurssi-ilmoittautumisen vahvistamisen koostenäkymää on tehty yhdessä kielikeskuksen kanssa. Työharjoittelusopimusprosessin toteuttaminen on edelleen kesken, jossa muutosten laajuus on yllättänyt. TIPTOP Heinonen kertoi, että TIPTOPin toteutus pääsi vauhtiin vasta kesällä. Paikallisesti on näytetty ROTI-työryhmälle TIPTOPissa toteutettavan arviointipalvelun käyttöliittymäprototyyppiä. Myöhäisen käynnistymisen vuoksi TIPTOPissa on esiintynyt resurssien kohdentamisongelmia. Projektin työkäytänteiden yms. sopiminen on vienyt aikaa varsinaiselta toteutukselta. Monien muiden korkeakoulujen kehittämismenetelmät eivät ole olleet samalla tasolla. Heinonen on ehdottanut aikataulun siirtämistä, mutta muilla korkeakouluilla ei ollut tarpeita sen suhteen. JY:ssa on selkeä rekrytointitarve TIPTOP-projektiin. Heinonen totesi, että tuotos/panos suhde on JY:ssä ollut hyvä. Pitkänen kyseli, onko realistista löytää osaavia kehittäjiä? Heinonen selvittää, olisiko nykyisistä harjoittelijoista tai talon sisältä muista kehitystehtävistä irrotettavissa henkilöä. RAKETTI (LVI ja VIRTA) Heinonen kertoi RAKETTI-VIRTA -projektista, jonka tavoitteena on toteuttaa kansallinen tietovaranto viranomaisraportointiin ja KSHJ:n käyttöön valintakiintiöiden muodostamiseksi. VIRTA-tietovarannon toteuttaminen vaatii lakimuutoksen, josta on hallituksen esitys. Lausuntopyyntö VIRTA-tietovarannosta on lähetetty tällekin ryhmälle tiedoksi. Jos lausuttavasta aineistosta on herännyt kysymyksiä tai kommentteja, ne voi laittaa Heinoselle tai Timo Rantaselle. Lausunnon deadline on VIRTA-projekti jalkautuu korkeakouluihin ja JY:oon projekti tulee esittäytymään klo VIRTA-projektin tavoitteena on, että tietovaranto olisi 2013 lopussa tuotantovalmiina. Pitkänen totesi, että VIRTA on elimellisesti kytköksissä KSHJ:ään, joka mahdollistaa ensimmäistä korkeakoulupaikkaa hakevien eri valintakiintiön. Antti Aueria huolestutti kansalliseen oppijanumeroon liittyvät yksityiskohdat. Ulkomaalaisten opiskelijoiden tunnistaminen on haastava tehtävä. Edellyttääkö opiskelijoiden tunnistaminen työtä korkeakouluissa? Sijaitseeko yksilöintipalvelu OPH:n vai korkeakoulun päässä? Keskusteltiin myös UAF:n roolista opiskelijavalinnoissa ja KSHJ:n roolista AMK:jen ulkomaalaisvalinnoissa. 3 / 6

4 Heinonen kertoi, että RAKETTI-LVI -projektiryhmä on selvittänyt lukuvuosi-ilmoittautumiseen ja ylioppilaskunnan jäsenmaksun maksamiseen liittyviä toiminnallisuuksia. Yhtenä tarkastelun kohteena on ollut, voisiko lukuvuosi-ilmoittautuminen olla osa KSHJ:ää. Projektin selvityksen tulos oli, että ammattikorkeakoulujen osalta lukuvuosi-ilmoittautuminen voisi tapahtua KSHJ:ssä, mutta yliopistojen osalta lukuvuosi-ilmoittautuminen ja ylioppilaskunnan jäsenmaksun maksaminen tapahtuisi yliopistojen omissa järjestelmissä. Valtakunnallista yhteistä palvelua ilmoittautumiseen ja jäsenmaksun maksamiseen ei siis ole tulossa. Heinonen kyseli, pitäisikö jo ROTI-projektissakin jollakin tasolla keskusteluissa ollut lukuvuosiilmoittautuminen ja maksupalvelu ottaa selkeämmin osaksi ROTI-projektia ja priorisoida sitä korkeammalle? Tämä toisi suuriakin prosessihyötyjä manuaalisen työn vähenemisenä. Ville Qvist kyseli, miksi ylioppilaskunnan jäsenmaksun verkkomaksamista ei pystyttäisi toteuttamaan, kun meillä on toteutettu jo yliopistoliikuntamaksun maksaminen verkkomaksuna. Todettiin, että taustalla on kaksi eri tiliä ja taloushallinnon järjestelmää, jotka luovat haasteita. Haasteet ovat kuitenkin ratkaistavissa. Heinonen on käynyt ylioppilaskunnan talouspäällikön kanssa alustavia keskusteluita viitesiirtorajapinnan uudistamisesta ja tulevaisuudessa verkkomaksupalvelusta. Keskustelua jatketaan edelleen. Todettiin, että vaikka valtakunnallisesti toteutettaisiinkin yhteinen LVI-palvelu KSHJ:n yhteyteen, se koskisi vain uusia opiskelijoita. Kokonaisuuden kannalta olisi hyödyllistä, että nostetaan lukuvuosiilmoittautumisen prioriteettia ROTIssa. Ehdotus: Lukuvuosi-ilmoittautuminen ja jäsenmaksun maksaminen rakennetaan ROTIn yhteyteen. Päätös: Vaikka RAKETTI LVI-hankkeessa lähdettäisiin rakentamaan yhteistä palvelua, lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu rakennetaan ROTIn yhteyteen, joka kattaa myös muiden kuin ensimmäisen vuoden opiskelijoiden ilmoittautumisen. eportfolio Auer kertoi, että eportfoliota pilotoidaan nyt oikeilla opiskelijoilla. Ensimmäinen käyttäjäryhmä ovat kielten aineenopettajakoulutukseen tulevat uudet opiskelijat, jotka aloittavat eportfolion käytön 2.periodin alusta. Jos eportfolio halutaan ohjauksen välineeksi, tarvitaan myös kommunikaatiovälineitä. Blogit ja oppimispäiväkirjat olisivat yhdenlaisia kommunikoinnin ja ohjauksen välineitä. Vertaistuki on ohjauksen kannalta tärkeä tekijä ja eportfolion pitäisi tarjota välineitä myös siihen. Rekisterirajapintoja ei lähdetä toteuttamaan ensimmäisessä vaiheessa. Testausta jatketaan todellisilla käyttäjillä ja lisärakennetta toteutetaan tarpeen mukaan. Plagiaatintunnistus Rantanen kertoi plagiaatintunnistuksen käyttöönoton tilanteesta. Käyttöönottopilotti on aloitettu järjestelmän toimittajan kanssa ja tavoitteena on, että syyskuun puolessa välissä opettajilla olisi käytössään yksittäisen opinnäytetyön tarkastaminen. Syyskuussa pilotoidaan Moodlen ja Optiman kautta tapahtuvaa tehtävien palauttamista ja niiden tarkastamista plagiaatintunnistusohjelmalla ja tämä toiminnallisuus olisi kaikkien käytettävissä toisen 4 / 6

5 periodin alusta. Koppa/Korppi integraatiota toteutetaan syksyn aikana ja suunnitelmien mukaan se on tuotannossa kevätlukukauden alussa. Perjantaina klo järjestetään tiedotus ja koulutustilaisuus opiskelijoille ja henkilökunnalle plagiaatintunnistuksesta. Tilaisuuteen tulee myös Urkundin edustaja esittelemään järjestelmää. Koulutuksen jälkeen on mahdollisuus testata ohjatusti plagiaatintunnistusohjelmaa atk-luokissa. Koulutuksen jatkoksi tarjotaan tallenteita suomeksi ja englanniksi. Viikoilla järjestetään työpajoja atk-luokissa opettajille. Urkundilla on oma tukiosoite, jonne voi laittaa tukipyynnöt suomeksi, mutta vastaus tulee englanniksi. Yliopistolla on myös oma tukijono ja ohjesivut plagiaatintunnistuksesta. Tukea ja koulutusta järjestetään lisää uusien komponenttien käyttöönottoon (Optima ja Moodle sekä Koppa). 4. etentti Rantanen kertoi etentti-järjestelmän kehittämistarpeesta nykyisten ongelmien pohjalta. etentin käyttöönoton taustalla oli selvitys, jossa selvitettiin mahdolliset vaihtoehdot tenttiakvaarion toteuttamiselle. Silloinen koulutuksen tietojärjestelmien ohjausryhmä teki päätöksen, että ostetaan Sordino Systems Oy:n tarjoamalla järjestelmällä aikaa omalle kehittämistyölle ja lähdetään projektoimaan sitä. etentti on ollut yliopiston käytössä aktiivisemmin syksystä 2010 lähtien. Käyttö on koko ajan lisääntynyt ja esimerkiksi vuoden 2011 tenttijämäärä n tenttijää tullee noin kaksinkertaistumaan vuonna etentti-tilassa on ollut ajoittaisia kapasiteettiongelmia, eivätkä opiskelijat ole päässeet aina tenttimään haluamanaan ajankohtana. Ongelmat, jotka liittyvät etenttiin ovat jaoteltavissa pääosin kolmen otsikon alle: rajapintojen puute, käyttäjähallinnan puute sekä sovelluksen puutteet. Lisäksi puutteita löytyy myös tenttimisen prosesseista avainten luovutuksineen. Rajapintojen puute aiheuttaa sen, että tietoa joudutaan syöttämään useaan paikkaan ja esimerkiksi suoritusta ei voida siirtää suoraan etentti-järjestelmästä opintohallinnon rekisteriin. Myös opintojaksot luodaan sekä Korppiin että etentti-järjestelmään. etentti-järjestelmässä ei voi käyttää yliopiston käyttäjätunnuksia, vaan opettajat käyttävät järjestelmän omia tunnuksia ja opiskelijoille luodaan kertakäyttöiset tunnukset ilmoittautumisen yhteydessä. Sovelluksen keskeisin puute edellä mainittujen lisäksi on kömpelö varauskalenteri, josta opiskelijan on todella hankala selvittää, onko tenttitilassa vapaana tiettynä ajankohtana. Keskusteltiin etentin saamisesta kehityslistalle. Todettiin, että tilan laajentaminen ei tule kyseeseen vaikka tila on periaatteessa rakennettu laajennettavaksi. Kirjasto ei ole halukas tinkimään omasta tilastaan ja jos lähdetään rakentamaan muualle, puhutaan minimissään 100te kustannuksista. Tilakustannuksissa ei ole kyse vain teknisen tilan rakentamisesta, vaan tilaan pitää rakentaa myös tilan kameravalvonta ja hoitaa kulunvalvonta sekä avaimien luovutus. Uusi järjestelmä varustettuna paremmilla rajapinnoilla voisi mahdollistaa kulunvalvontaprosessin automatisoinnin. Keskusteluissa tuli ilmi, että vuosi 2013 on jo keskeneräisten hankkeiden osalta aika täynnä, joten resurssien vuoksi voi olla hankalaa saada uutta etenttiä vuoden 2013 kehityslistalle. Qvist totesi, että olisi hyvä jos edes selvitys ja määrittelytyön voisi tehdä vuoden 2013 aikana. Auer mainitsi, että yhden palaverin voisi uhrata 5 / 6

6 selvittämään, mitä uusi etentti vaatisi kehittämisresursseja ja mikä niiden kustannus olisi sekä voisiko uuden etentin toteuttaa variaationa Kopasta. Jos oman järjestelmän pystyisi toteuttamaan käyttäen Plonen olemassa olevia komponentteja, voisi kehittämistyö olla oletettua pienempi. Todettiin lopuksi, että etentin kehittämistarve on tiedostettu ja uuden järjestelmän kehittäminen toisi etentti-tilan kapasiteetin tehokkaampaan käyttöön ja tämän seurauksena lisätilan rakentamisesta koituvat kalliit tilanrakennuskustannukset voitaisiin lykätä myöhempään ajankohtaan. 5. Ilmoitusasiat Ilmoitusasioita ei ollut. 6. Muut asiat Keskusteltiin ohjausryhmän toimikauden loppumisesta ja mahdollisista henkilövaihdoksista. Todettiin, että monet ohjausryhmän vastuulla olevat hankkeet ovat venyneet ja jatkuvat ensi vuonna. Sen vuoksi olisi järkevää, että tämän ohjausryhmän toimikautta jatkettaisiin vuodella ottaen huomioon esteistä johtuvat henkilövaihdokset. 7. Seuraava kokous Seuraava kokouksen ajankohta selvitetään doodlailemalla. 8. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16:19. 6 / 6