JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO Koulutuksen ja opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämisen ohjausryhmä

Transkriptio

1 KOULUTUKSEN JA OPINTOHALLINNON TIETOJÄRJESTELMIEN KEHITTÄMISEN OHJAUSRYHMÄ MUISTIO 1/2011 Aika: klo Paikka: Läsnä: T115 Peppi Taalas (puheenjohtaja) Antti Auer Petri Heinonen Riikka Hurri (poistui 11:00) Eija Ihanainen Juha Merikoski Kari Pitkänen Petri Ruuskanen Hannu Järvistö Timo Rantanen (sihteeri) Poissa: Taru Lintunen Katja Mäntylä 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Peppi Taalas avasi kokouksen klo Asialistan hyväksyminen Asialista hyväksyttiin seuraavin täydennyksin: Kohdassa muut asiat käydään läpi tulevaa TTSkierrosta tietojärjestelmien kehittämishankkeita ajatellen. 3. Ohjausryhmän järjestäytyminen Taalas kävi läpi ohjausryhmän tehtäviä, tavoitteita ja rajoja. Ohjausryhmän tehtävänä on toimia rajapintana käyttäjien ja kehittäjien välillä. Ohjausryhmä tekee päätöksiä asiakkaan näkökulmasta. Ryhmän tavoitteena on tukea koulutuksen tietojärjestelmien kehittämishankkeita siten, että käyttäjiltä tulevat toiveet arvioidaan ja priorisoidaan. Ohjausryhmän mandaatti liittyy niihin hankkeisiin, jotka yliopisto rahoittaa. Ohjausryhmän ohjaukseen kuuluvat hankkeet on nimetty asettamiskirjeessä, mutta ryhmän seurattavana voi olla myös muita hankkeita. Yksi voisi olla oppimisympäristöjen kehittäminen. Ohjausryhmä raportoi toiminnastaan mm. hallintojohtajalle toimittamalla väliraportin kehittämishankkeiden 1 / 5

2 etenemisestä vuoden 2011 loppuun mennessä. Lisäksi tarvittaessa raportoidaan myös muille tahoille. Ohjausryhmän käsittelyyn on tarkoitus nostaa eri projektien hyvin pohjustettuja esityksiä. Ohjausryhmä voi perustaa myös työ- ja projektiryhmiä työskentelynsä tueksi. Student Life -hanke ei kuulu ohjausryhmän mandaattiin, mutta rajapinnasta tulee huolehtia. Sama koskee koulutusneuvoston tietojärjestelmät -alaryhmän rajapintaa. Ohjausryhmän jäseniä toimii monessa eri ryhmässä. Eri ryhmien edustajien tulisi huolehtia tarpeellisten asioiden nostamista esiin ohjausryhmässä. Eija Ihanainen kertoi, että aikoo jäädä vuorotteluvapaalle viideksi kuukaudeksi. Ohjausryhmän asettamiskirjeessä mainitaan varajäsenen mahdollisuus vain JYY:n osalta. Todettiin, että hallintojohtajan täytyisi nimetä sijainen. Sovittiin, että Ihanainen kysyy sijaisensa Sami Kollanuksen halukkuutta toimia ohjausryhmässä ja Taalas hoitaa sihteeri Timo Rantasen kanssa asian käytännön puolen. Keskusteltiin ohjausryhmän toimintakentästä. Hannu Järvistö kyseli, mikä rooli ohjausryhmällä on mm. etenttiin, opiskelijoiden sähköpostijärjestelmän hankintaan ja muihin hankkeisiin, jotka liittyvät koulutuksen tietojärjestelmiin. Toivottiin kokonaiskuvaa meneillään olevista hankkeista yliopiston sisällä sekä valtakunnallisesti. Sovittiin, että Rantanen laatii esityksen hankkeiden kokonaisuudesta syksyn ohjausryhmän kokoukseen. Kari Pitkänen kertoi, että ohjausryhmän ohjauksen piiriin kuuluvia tietojärjestelmähankkeita viedään eteenpäin rehtorin myöntämällä rahoituksella. Rahoitus on myönnetty kahdelle vuodelle vuoden 2012 loppuun ja seuraavat isommat hankkeet ovat mahdollisia vuodesta 2013 lähtien. Ohjausryhmä edustaa yliopistoyhteisöä, mutta strateginen taso määrittää osin hankkeiden priorisoinnin ja käytännön toteutuksen. Tietojärjestelmähankkeita viedään erilaisia rahoituskanavia pitkin ja niiden ohjaus hoidetaan myös eri kautta. Ohjausryhmä voi kuitenkin esittää kannanottoja myös näihin hankkeisiin liittyen. Petri Heinonen kertoi RAKETTI-hankkeessa hyväksi koetusta toimintatavasta, jossa ryhmä pitää yllä listaa seurattavista projekteista. Ryhmän sisältä voidaan nimetä myös vastuuhenkilö, joka seuraa tiettyä projektia ja on velvollinen raportoimaan siitä ryhmälle. 4. Tilannekatsaus hankkeisiin Plagioinnin tunnistaminen Rantanen kertoi plagioinnin tunnistamisjärjestelmän hankinnan projektista ja sen tilanteesta. Hankintaprojekti polkaistiin käyntiin käytännön tarpeesta. Projektin eteenpäin viemiseksi perustettiin työryhmä, joka laati aluksi vaatimuksia plagioinnin tunnistamisen järjestelmälle. Kahdelta varteenotettavalta toimittajalta pyydettiin esittelyt järjestelmistä. Tämän jälkeen on työstetty tarjouspyyntöasiakirjaa ja testattu järjestelmiä. Seuraavaksi olisi tarkoitus laittaa hankintailmoitus HILMAan ja laittaa tarjouspyynnöt järjestelmän toimittajille. Lopullinen järjestelmän valinta tullee ohjausryhmän käsittelyyn työryhmän esityksen pohjalta syyslukukaudella / 5

3 Pitkänen kertoi plagioinnin tunnistamisjärjestelmän aikataulusta sen verran, että sen tulisi olla vuoden vaihteeseen mennessä käytössä. Järjestelmän hankinnan jälkeen aikaa vievät myös käyttöönottoon liittyvät seikat. Antti Auer totesi, että järjestelmän peruskäyttö onnistuisi nopeasti. Tarkoituksena on kuitenkin kehittää rajapinnat yliopiston järjestelmiin (mm. Koppa, Optima, Moodle), jotta plagioinnin tunnistaminen saadaan toimimaan mahdollisimman juohevasti osana opinnäytteiden, oppimistehtävien ja tutkielmien palautus- ja tarkastamisprosesseja. Auer korosti lisäksi, ettei yliopisto ole hankkimassa järjestelmää, vaan palvelua, joka toimii ulkopuolisen toimittajan palvelimella. Keskusteltiin myös tekijänoikeuslain velvoitteista, järjestelmän tietosuojasta mm. henkilötunnuksiin liittyen sekä todennettujen plagiointitapausten käsittelystä ja sanktioista. Auer kertoi, että Helsingin yliopistolla on meneillään kattava pilotointi, jossa molempia järjestelmiä testataan syksyn 2011 aikana. Vastaava menettelytapa voisi olla mahdollista myös JY:ssa, jolloin järjestelmät saataisiin pilottikäyttöön heti syksyn alussa. Rajapintoja ei kuitenkaan siihen hätään ehditä toteuttaa. Päätettiin, että laitetaan tarjouskilpailu ensin liikkeelle ja käsitellään mahdollinen pilottikäyttö seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa syksyllä. Seurataan tiiviisti myös HY:n pilottia. eportfolio Auer kertoi eportfolio-hankkeesta. Hanke etenee tällä hetkellä pääosin ulkopuolisella ESRrahoituksella. eportfoliosta on kehitetty hyvin kevyt prototyyppi, joka toimii keskustelun avauksena. Suurin ongelma on tällä hetkellä se, ettei vielä tiedetä miten eportfolio kiinnittyy ohjauksen prosessiin. eportfoliota esitellään kutsusta. Pitkänen otti esille ehopsin ja eportfolion suhteen. eportfolio olisi mukana jo ennen opiskelua ja myös opintojen jälkeen. ehops rajoittuisi opintojen aikana tapahtuvaan opintojen aikatauluttamiseen. Hän mainitsi myös, että edellytys eportfolion käyttöönotolle on sen liittäminen tiiviisti ohjauksen prosessiin. Keskusteltiin siitä, että työnhakijat eivät hahmota omaa osaamistaan. Järjestelmät, jotka tukevat oman osaamisen jäsentämistä, voisivat auttaa siinä. Keskusteltiin myös kansainvälisyyden, työllistymisen ja rinnakkaisopetussuunnitelman sitomisesta eportfolion yhteyteen. Sovittiin, että eportfoliosta pidetään esittely ohjausryhmälle syksyllä ROTI ja Korppikehitys Heinonen kertoi ROTI-projektista ja Korppikehityksestä. Roti projektin tavoitteena on uuden opintohallinnon perusjärjestelmän kehittäminen vuosien 2011 ja 2012 aikana. Uusi järjestelmä tulee korvaamaan parikymmentä vuotta käytössä olleet JORE- ja TUTTI-järjestelmät. Tavoitteena on nykyaikaistaa käyttöliittymät, luoda parempia palvelurajapintoja muille järjestelmille, korjata tietorakenne vastaamaan nykytilaa ja minimoida henkilöihin ja 3 / 5

4 teknologiaan liittyvät riskit. Tavoitteena on myös luoda kansallisesti kiinnostava perusjärjestelmä, joka olisi yhteensopiva Raketti-XDW tietovaraston kanssa. Opintohallinnon perusjärjestelmää kehitetään ketteriä kehitysmenetelmiä käyttäen ja vaatimuksia kuvataan iteratiivisesti projektin aikana. Projektin tilanne on tällä hetkellä se, että prosessi- ja vaatimusdokumentit ovat valmiina ja niiden tarkoituksena on toimia keskustelun pohjana laajemmalle käyttäjäryhmälle. Lisäksi on toteutettu pieni prototyyppi kehityksen pohjaksi ja toteutettu lokeihin ja versionhallintaan liittyviä kehitystehtäviä. Projektin ohjauksesta vastaa koulutuksen ja opintohallinnon tietojärjestelmien kehittämisen ohjausryhmä, jolle tarvittaessa tulee priorisointi ja päätösasioita. Heinonen kertoi myös ROTIn kehittämiseen käytettävän teknologian valinnasta. Teknologiavalintaa lähdettiin miettimään Korpin näkökulmasta. Peruslähtökohtana oli se, että kehitystyö oli hidasta nykyisellä teknologialla etenkin käyttöliittymien kehittämisessä ja sitä piti saada nopeutettua. Korpin kehitystiimi lähti kartoittamaan eri teknologia vaihtoehtoja ja ratkaisuksi valikoitui Small Talk pohjainen kehitystyökalu Seaside. Tähänastiset kokemukset ovat osoittaneet, että kehitystyökalu lyhentää kehitystyön aikaa, eikä ole ilmennyt mitään syytä peräytyä teknologiavalinnasta. Korpin kehittämisessä painopiste on opiskelijan ohjauksen ja palautejärjestelmän kehittämisessä. Lisäksi on useita pienempiä kehitystehtäviä. Tutkintoja on koottu pilottikäytössä olevalla toiminnolla neljä kappaletta. Opintokokonaisuuksia on koottu jo lähes viisisataa. Tutkintojen kokoamisen ohella kehitystyön alla ovat kurssi- ja tenttiilmoittautumisen vahvistaminen, palautetyökalut opettajalle, työharjoittelusopimusprosessin tukeminen ja lisäksi selvitystöitä mm. etentti-rajapinnasta. Lisäksi Heinonen mainitsi kytkökset kansallisiin TIPTOP- ja Raketti-hankkeisiin. Keskusteltiin mm. joustavammista opinto-oikeuden käsitteistä, opintoaikojen rajauksesta ja opintojen edistymisen seurannasta. Pitkänen nosti esille kolme keskeistä asiaa perusjärjestelmän kehittämisessä: Olennaista on tietosisältö, jonka tulee olla riittävän kattava ja nykytilaa vastaava, sekä sopeutua myös joustavasti tulevaisuuden tarpeisiin. Toiseksi raportointi on keskeisessä roolissa ja rajapinta tietovarastoon tulee suunnitella hyvin. Kolmanneksi pitäisi miettiä Korpin kehittämistä perusjärjestelmän kehittämisen ohella. mm. opiskelijoiden ilmoittautuminen. Hän nosti esiin myös kysymyksen, pystyykö kansallinen LVIhankkeessa aiottu yhteinen lukuvuosi-ilmoittautuminen hallitsemaan opinto-oikeuskohtaisen ilmoittautumisen. Keskusteltiin myös kurssi-ilmoittautumisen vahvistamisesta. Sovittiin, että Heinonen pyytää Merja Ruuskaa laatimaan esittelyn asiasta, jonka tiedekunnat voisivat laittaa omiin opetussuunnitelmiinsa. 4 / 5

5 5. Ilmoitusasiat Auer mainitsi vastikään esitetyn ekirja-hankkeen, jonka heräte tuli yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitokselta. Kirjaston kanssa on alustavasti keskusteltu asiasta. Tavoitteena olisi lisätä elektronisen aineiston määrää mm. saatavuuden parantamiseksi. ekirjat ovat myös homevapaita. 6. Muut asiat Auer pyysi ryhmän jäseniä miettimään tulevia TTS-kierroksia ajatellen hankkeita, joita olisi tarpeen ruveta kehittämään. Keskusteltiin myös pedagogisesti innostavan oppimisympäristön kehittämisestä. 7. Seuraava kokous Seuraava kokous sovittiin pidettäväksi klo :30 8. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo / 5