Operaatio Kattilankansi Tekniikka- ja ympäristöosastolla / Operation Grytlock på Teknik- och miljöavdelningen

Transkriptio

1 Rakennus- ja ympäristövaliokunta/byggnads - och miljöutskottet Operaatio Kattilankansi Tekniikka- ja ympäristöosastolla / Operation Grytlock på Teknik- och miljöavdelningen RAKYMP 48 Rakennus- ja ympäristövaliokunta/byggnads- och miljöutskottet Valmistelija/Beredare: Tekninen johtaja / Teknisk chef Ilari Myllyvirta, ilari.myllyvirta(at)sipoo.fi Alla on yleiskuvaus Sipoon kunnan Operaatio Kattilankannesta sekä Tekniikka- ja ympäristöosaston (TEKY) Operaatio Kattilankannen säästötavoitteiden toteutustavasta ja taustasta. Tekniikka- ja ympäristöosaston toimintasuunnitelma vuosille sekä vuoden 2014 talousarvion strategiset tavoitteet luovat pohjan Operaatio Kattilankannen toteuttamiseksi osastolla. Nämä tavoitteet muodostavat ensimmäiset askeleet säästöjen aikaansaamiseksi, ja Operaatio Kattilankansi on niiden luonnollinen jatke. Sipoon kunnan Operaatio Kattilankansi Sipoon kunnan Operaatio Kattilankansi on toiminnan kehittämis- ja talouden sopeuttamisohjelma, jonka kokonaistavoitteena on saada aikaan vähintään 10 milj. euron edestä kustannusrakenteen parantumista. Ohjelmassa käydään systemaattisesti läpi kaikki toiminnot ja prosessit sekä kartoitetaan vaihtoehdot, joilla talous saadaan paremmin tasapainoon. Operaatio Kattilankannan tavoitteena on uusien, tehokkaampien toimintatapojen etsiminen, jotta voitaisiin välttyä lomautuksilta ja irtisanomisilta. Toimenpiteet jakautuvat ajallisesti kahteen jaksoon. Osa niistä toteutetaan kuluvan valtuustokauden aikana. Lisäksi niistä rakenteellisista toimenpiteistä, jotka toteutuvat viimeistään vuoteen 2020 mennessä, tehdään sitovat päätökset kuluvan valtuustokauden aikana. Tavoitteena on, että yhteisen poliittisesti hyväksyttävän talouden sopeuttamisohjelman päälinjat valmistuvat talousarviokehyksen hallituskäsittelyyn mennessä. Lopullisen sopeuttamisohjelman on tarkoitus valmistua siten, että kunnanhallitus voi hyväksyä sen syksyn 2014 aikana. Operaatio Kattilankannen valmistelua ohjaamaan on nimetty poliittinen ohjausryhmä, ja valmistelu tehdään tiiviissä yhteistyössä henkilöstön kanssa. Henkilöstöjärjestöjen edustajien kanssa on

2 käynnistetty yhteistoimintamenettely, jonka lopputuloksena syntyy yhteinen henkilöstöohjelma. Operaatio Kattilankannessa käydään lomautuksia ja irtisanomisia lukuun ottamatta läpi kaikki muut mahdolliset vaihtoehdot ja toimenpiteet. TEKYn toimintasuunnitelma Tekniikka- ja ympäristöosasto on vuoden 2013 alussa laatinut toimintasuunnitelman vuosille Toimintasuunnitelman toiminnan painopisteet on määritelty seuraaville neljälle painopistealueelle seuraavasti: 1. Ensin arki kuntoon 2. Investoinnit kokonaishallintaan 3. Kunnan yhteiset toimintatavat ja tavoitteet 4. Asiakaspalvelua, joka vastaa ennen kuin kysytään Arjen kuntoon laitto on käynnistetty luomalla uusi entistä suunnitelmallisempi ja ennakoivampi toimintatapa erityisesti kiinteistöjen ja infran ylläpidon osalta. Työ on toteutettu vuoden 2013 aikana käyttäen yhteisöllisen oppimisen menetelmää. Uuden toimintatavan käyttöönotto on paraikaa käynnissä. Investointien kokonaishallinta käsittää sekä kymmenen vuoden investointiohjelman laatimisen että investointihankkeiden entistä tehokkaamman käytön, suunnittelun ja toteuttamisen. Investointiohjelman prosessi ja ensimmäinen versio luotiin vuonna 2013, ja tänä vuonna ko. prosessia hyödyntäen laaditaan investointiohjelmaa vuosille Nikkilän sydän on esimerkki investointihankkeen kustannustietoisesta suunnitteluprosessista ja sen tuloksista. Vuonna 2013 tehty kehittämistoiminta on merkittävästi auttanut ja mahdollistanut Operaatio Kattilankannen säästökohteiden ja tavoitteiden määrittämisessä. TEKYn talousarvion tavoitteet vuodelle 2014 Vuoden 2014 tavoitteiden lähtökohtana Tekniikka- ja ympäristöosastolla oli toiminnan suunnitelmallisuuden ja ennustettavuuden parantaminen ja kustannusten seurannan ja hallinnan kehittäminen. Lähtökohtana oli kuntien yleinen taloustilanne, joka jo tällöin oli selkeästi nähtävissä. Säästötavoitteet toteutetaan luopumatta kunnan strategisista tavoitteista. Tämä tarkoittaa, että osasto omalta osaltaan varmistaa kunnan kasvustrategian toteutumisen ja samalla huolehtii kunnan kokonaisinvestoinneista, infrasta, julkisesta ympäristöstä ja kiinteistökannasta.

3 TEKYn tavoitteet vuodelle 2014 auttavat omalta osaltaan Operaatio Kattilankannen onnistumista. TEKYn vuoden 2014 keskeisiä strategisia tavoitteita ovat: Osaston johtamista ja toimintatapaa kehitetään kohti suunnitelmallista ja ennakoivaa toimintaa siten, että toiminta on entistä tehokkaampaa ja asiakaslähtöisyyttä palvelevaa. tavoitteena on palvelutason nostaminen ja yksikkökustannusten reaalinen pienentäminen. Osaston sisäisen laskennan kustannusseuranta uusitaan toimintopohjaiseksi siten, että kustannusseuranta palvelee entistä paremmin osaston ja yksiköiden johtamista sekä toimintojen syy-seuraussuhteita päätöksenteon tueksi. tavoitteena on entistä suunnitelmallisempi, kustannustehokkaampi ja asiakaslähtöisempi toiminta. 10 vuoden investointiohjelman täydennetään priorisoiduksi ja perustelluksi investointiohjelmaksi ja Sipoon kunnan toimintatavaksi. Investointiohjelma on keskeinen työkalu kunnan strategian toteuttamisen ohjaamiseen ja investointibudjetin sopeuttamiseen kuntatalouteen kasvukunnassa. TEKYn säästötavoitteiden muodostaminen Operaatio Kattilankanteen Säästökohteiden etsintä on aloitettu yhtä aikaa i) työn suorittamisen tasolta kartoittamalla konkreettisia säästökohteita ja ii) kokonaisuuksista vertailemalla ja määrittämällä näiden kustannustehokkuutta ja säästöpotentiaalia. Molempien menetelmien tuloksena ja synteesinä on laadittu Operaatio Kattilankannen tämän hetken alustavat säästöehdotukset. Säästökohteiden määrittämisen tarkoituksena on löytää konkreettisia säästökohteita. Säästökohteiden etsintä on aloitettu yksiköissä heti projektin alussa, ja sitä on jatkettu osastokokouksessa muodostetuin työryhmin. Tuloksena on saatu lista erilaisista käytännön toimenpiteistä säästöjen toteuttamiseksi.

4 Säästöpotentiaalin määrittämiseksi luotiin menetelmä säästökohteiden määrittämiseksi ja säästötavoitteen arvioimiseksi. Tämän perusteella laadittiin ehdotettavat säästöjen sateenvarjohankkeet ja arvioitiin säästöpotentiaalin ja löydettyjen säästökohteiden avulla tavoitteellinen säästö vuosille 2015, 2016 ja TEKYn luoma menetelmä säästöjen määrittämiseksi Menetelmän periaatteena on, että säästökohteet tuotetaan suurehkoina kokonaisuuksina (sateenvarjohankkeet) yksiköittäin. Koska henkilöstövähennyksiä ei tehdä, säästöt tulee pääasiassa kohdistaa henkilöstömenojen sijaan tiliryhmiin palvelut sekä aineet ja tarvikkeet. Tämä toteuttamisessa on käytettävissä muun muassa seuraavia menettelytapoja: Palveluihin kohdistuvat säästöt voidaan aikaansaada mm. korvaamalla osa ostopalveluista omalla työllä ja olemassa olevalla henkilöstöllä sekä suorittamalla palveluhankinta hyvin. Aineiden ja tarvikkeiden menot kuluvat oman työn tuotokseen ja muihin raaka-aineisiin. Niistä voidaan karsia määrittämällä välttämättömät työt, kilpailuttamalla sekä käyttämällä materiaali tehokkaasti. Henkilöstökuluissa on mahdollista saavuttaa säästöjä, mikäli kaikkia vapautuvia paikkoja ei tarvitse täyttää. Tämä kuitenkin edellyttää, että työtä voidaan ainakin osittain karsia tai tehostaa esimerkiksi jättämällä ei-välttämätön työ tekemättä, saavuttamalla synergiaetuja toimintojen yhdistämisellä tai ostamalla sellaisia palveluita, jotka voidaan saada halvemmalla ostopalveluina. Omaisuuden ja investointien hallinnassa tulee varmistaa oikea investointikohteiden valinta ja tehokas kohteiden toteuttaminen. Tämä edellyttää mm. kohteiden tarkoituksen määrittämistä ja priorisointia (tehdään investointiohjelmaa laadittaessa) hankkeiden tehokkuuden arviointia ja sen mukaista suunnittelua hankkeiden oikeaa kilpailuttamista ja hankintaa sekä hyvää valvontaa Tulojen hallinta: Osaston/keskuksen ulkoisia tuloja voidaan lisätä esimerkiksi korottamalla maksuja siten, että ne vastaavat syntyviä kustannuksia.

5 Operaatio Kattilankannen käsittely Tekniikka- ja ympäristöosastolla Alla on kooste Tekniikka- ja ympäristöosastolla pidetyistä Operaatio Kattilankantta käsittelevistä tilaisuuksista. Tämän lisäksi kunnan johtoryhmä on käsitellyt Kattilankantta viikoittain. Ensimmäinen tilaisuus oli projektin kick off -tilaisuus Kunnan johtoryhmän seminaari: Operaatio Kattilankannen kick off -seminaari TEKYn johtoryhmä: Käytiin läpi Operaatio Kattilankannen perusteet ja kunnan johtoryhmän seminaarin anti TEKYn säästöpuitteista. Sovittiin yksiköiden tehtävistä ja Operaatio Kattilankannen käsittelystä yksiköiden yksikkökokouksissa Käsittely yksikkökokouksissa. Käsittelyä on jatkettu yksiköissä koko ohjelman ajan TEKYn johtoryhmä: Käytiin läpi kunnan johtoryhmän lisätäsmennykset ja yksiköiden ehdotukset. Sovittiin uudesta täsmentävästä tehtävästä TEKY: Menettelytapakuvauksen luominen ja hyväksyttäminen koko kunnan käyttöön Operaatio Kattilankannen säästöjen aikaansaamiseksi TEKYn johtoryhmän kattilankansiseminaari: Käytiin läpi yksiköiden ehdotukset ja luotiin täsmennetyt periaatteet yksiköiden säästöehdotusten luomiselle TEKYn johtoryhmä: Käytiin läpi yksiköiden ehdotukset ja sovittiin, että yksiköt täydentävät ehdotuksensa 4.4. mennessä ja tekninen johtaja muodostaa koosteen ehdotuksista 7.4 mennessä 9.4. TEKYn johtoryhmä: Käytiin läpi TEKY-osaston ehdotukset ja sovittiin, että rakennusvalvonta täydentää ehdotuksia omalta osaltaan koskien kiinteistöveroa ja rakennusvalvonnan taksaa 10.4 TEKYn osastokokous: käytiin läpi Operaatio Kattilankannen sisältö ja tehtiin ryhmätyöt säästöehdotusten laatimiseksi Työryhmät: Yksikkökohtaiset työryhmät jatkoivat osastokokouksessa aloitettua ryhmätyöskentelyä täydentämällä omia säästöehdotuksiaan.

6 16.4. TEKYn johtoryhmä: Koostettiin osastokokouksen anti ja sovittiin, että yksiköt käyvät läpi niitä koskevat ehdotukset ja täydentävät säästökohteitaan mahdollisuuksien mukaan TEKYn johtoryhmä: Koottiin Operaatio Kattilankannesta väliraportti tähän saakka aikaansaadusta tuloksesta. Osaston säästötavoitteet Kunnanhallituksen on tarkoitus päättää sopeuttamisohjelmasta syksyllä Tekniikka- ja ympäristöosaston säästötavoitteet valmistellaan tätä aikataulua silmällä pitäen. Teknisen johtajan ehdotus Rakennus- ja ympäristövaliokunta merkitsee esittelyn tiedoksi ja käy asiasta evästyskeskustelun. Tekniska direktörens förslag Byggnads- och miljöutskottet antecknar föredragningen för kännedom och håller en rådgivande diskussion om saken. Päätös Rakennus- ja ympäristövaliokunta hyväksyi yksimielisesti esittelijän ehdotuksen. Beslut Byggnads- och miljöutskottet godkände enhälligt föredragandens förslag.