Prosessien toipumissuunnitelma KAURA Björn Ziessler. Copyright Ajoneuvohallintokeskus 1(7)

Transkriptio

1 KAURA Prosessien toipumissuunnitelma 0.1 Björn Ziessler 1(7)

2 1. Yleistä Tässä suunnitelmassa kuvataan KAURA kehitysprojektin AT1 prosessien toipuminen tilanteissa, jolloin ATJ järjestelmät eivät ole käytettävissä ja tilanteissa, jolloin ATJ järjestelmät otetaan takaisin käyttöön katkon jälkeen. KAURA projektin AT1 prosesseja ovat Rekisteröintikatsastus, Muutoskatsastus ja Määräaikaiskatsastus (Sovellus- Sovellusyhteydellä sekä selaimella). Katsastusprosessit on mahdollista viedä läpi myös ilman järjestelmätukea. Jatkuvana tilanteena KAURAn järjestelmien toimimattomuus kuitenkin aiheuttaisi suuria ongelmia erityisesti sidosryhmien toiminnalle. Suunnitelmassa ei ole kuvattu toipumista tilanteessa, jossa vain osa järjestelmistä ei ole käytettävissä, koska tästä muodostuvia vaihtoehtoja on käytännössä rajattomasti. Näissä tapauksissa voidaan noudattaa tätä suunnitelmaa soveltuvin osin. Suunnitelmassa ei myöskään ole kuvattu toipumista tilanteessa, jossa järjestelmät joudutaan palauttamaan esim. kantojen korruptoitumisen seurauksena usean päivän takaiseen tilanteeseen. Tähän liittyy paljon avoimia asioita ja prosessipuolen suunnitelma voidaan tehdä vasta, kun tietojärjestelmäpuolella on olemassa ko. tilannetta koskevat suunnitelmat. Myöskään pitkän järjestelmäkatkoksen jälkeen mahdollisesti tehtävää vaiheittaista järjestelmien ylösnostamista ei tässä käsitellä, koska järjestelmäpuolen suunnitelmia ei ole tehty. KAURAn prosesseissa järjestelmien tilanteen palauttaminen esim. muutaman tunnin takaiseksi on kuitenkin pakkotilanteessa tehtävissä käyttäjien ja tapahtumien kohtuullisen lukumäärän johdosta. Tässä suunnitelmassa pyritään ohjaamaan prosessia mahdollisimman pitkälti lainsäädännön rajoissa. Määräaikaiskatsastusten suorittaminen ilman vero- ja vakuutus tarkastusta ei kuitenkaan ole täysin täytä tätä edellytystä. Määräaikaiskatsastuksien suorittaminen asiakkaan esittämiin maksukuitteihin perustuen ei kuitenkaan merkittävästi lisäisi tiedon todellista luotettavuutta, vaan aiheuttaisi katsastustoimipaikkojen ruuhkautumisen. Koska valta osa katsastuksista on määräaikaiskatsastuksia, on varsinkin sen toiminta varmistettava puutteellisesta järjestelmätuesta huolimatta. Kaikissa virhetilanteissa oleellista on nopea ja oikein kohdennettu tiedotus. Tässä auttaa lista Katsastustoimipaikkojen yhteystiedoista, jota ylläpidetään Tekniikka-toimialalla. AT1-järjestelmien välisten yhteyksien vuoksi todennäköisin tilanne on, että ongelmatilanteessa kaikki A-pros järjestelmät ovat alhaalla ja tiedotus hoidetaan keskitetysti, mutta tarvittaessa tiedotetaan suppeammista ongelmista yksiköstä käsin. 2(7)

3 2. Määräaikaiskatsastus (MK) Järjestelmäkatkon sattuessa voi katsastustoimipaikka sovittuaan asiasta AKEn kanssa siirtyä noudattamaan määräaikaiskatsastuksen osalta poikkeusmenettelyä, jossa määräaikaiskatsastusten tiedot syötetään ATJjärjestelmään jälkikäteen. Mikäli tarvittavia tarkastuksia esim. vero- tai vakuutusmaksuista ei voida tehdä, suoritetaan katsastus ilman niitä. Kun määräaikaiskatsastuksen hyväksyntätietoa syötetään ATJ:hin jälkikäteen, katsastuspäätöstä ei muuteta ATJ:sta mahdollisesti tulevien vero- tai maksutietojen nojalla. Hyväksytyn määräaikaiskatsastuksen jälkeen voimassaolevalle rekisteröintitodistukselle tehdään katsastusmerkinnät leimaamalla. Myös mahdolliset korjauskehotukset ja muut huomautukset merkitään käsin todistukselle. Katsastuksen tarkastuskorteista on syytä säilyttää kopio katsastustoimipaikalla, jotta katsastuksen tiedot voidaan syöttää KATSAjärjestelmään käyttökatkon jälkeen. Jos käyttökatko kestää yli kolme vuorokautta, estää AKE määräaikaiskatsastuksessa hyväksytyille ajoneuvoille uusien rekisteröintitodistusten tulostamisen (järjestelmä estää tulostuksen katsastuspäivämäärän perusteella). Käyttökatkon päätyttyä katsastusten tiedot syötetään KATSA-järjestelmään joko selainta tai Sovellus-Sovellus-yhteyttä käyttäen. Muutoin todistukset tulostuvat katsastustoimipaikalle käyttökatkon päätyttyä, josta katsastustoimipaikka toimittaa ne edelleen ajoneuvojen omistajille/haltijoille. Katsastusaseman oman toimistojärjestelmän käytössä on otettava huomioon se, että yhteys ATJ:hin ei toimi katkon aikana, eikä ajoneuvon pohjatietoja katsastusta varten ole muutoinkaan saatavissa. Käyttökatkon päättyessä määräaikaiskatsastukset voidaan ladata AKEn järjestelmään normaalilla tavalla, jolloin käyttökatkon pituudesta riippuen myös uudet rekisteröintitodistukset tulostuvat. 3(7)

4 3. Rekisteröintikatsastus (RK) Järjestelmäkatkon sattuessa voi katsastustoimipaikka halutessaan rekisteröintikatsastuksien osalta siirtyä toimimaan kuten yliheiton aikanakin eli käytännössä katsastuksia voidaan tehdä ja tehdyt katsastukset syötetään järjestelmään jälkikäteen. Hyväksytyn RK:n jälkeen asiakkaalle on annettava todistus rekisteröintikatsastuksessa todetuista teknisistä tiedoista. Tätä varten liitteenä on malli Word-lomakkeista, johon voi tarvittaessa syöttää ajoneuvon rekisteröintikatsastuksessa kerätyt tekniset tiedot. Alkuperäiset kappaleet lomakkeista annetaan asiakkaalle päätöksen liitteeksi ja kopiot säilytetään tietojen myöhempää käyttökatkon jälkeistä rekisteriin tallennusta varten. Tietoja kirjattaessa tulee tarkastaa, että tiedot eivät ole keskenään ristiriitaisia (esim. tieliikenteessä sallittu massa ei saa olla suurempi kuin teknisesti sallittu vastaava massa). Raskaan kaluston kytkentöjen yhteydessä on tarvittaessa syytä selvittää sallitut kytkentämitat ja massat manuaalilaskelmin. Lopulliset kytkentätiedot ajoneuvolle lasketaan ohjelmallisesti tietojen katkon jälkeisen syötön yhteydessä. Hyväksyntäasetuksen edellyttämä ajoneuvon teknisiä tietoja sisältävä todistus on annettava asiakkaalle myös katkon aikana suoritetuista rekisteröintikatsastuksista. ATJ-tulostusmahdollisuuden puuttuessa tämä väliaikainen todistus koostuu tarkastuskortista, johon on kirjattu katsastuspäätös ja huomautukset sekä siihen liitetystä tarkastuskortin liitteenä olevasta teknisten tietojen listauksesta. Tämä listaus voi olla esimerkiksi edellisessä kohdassa mainittu Word-lomake, johon on kirjattu rekisteriin merkittävät tekniset tiedot. Myös kaikki liitteet on yksilöitävä kyseistä ajoneuvoa ja rekisteröintikatsastusta koskeviksi sekä leimattava ja allekirjoitettava. Katsastajan on tallennettava tekemiinsä katsastuksiin liittyvät tiedot ATJtietojärjestelmään. Tietojen jatkokäsittelyn ( mm. rekisteröinti ) kannalta on tärkeää, että katkon aikana hyväksyttyjen ajoneuvojen rekisteröintikatsastustiedot syötetään mahdollisimman pian, kun ATJ:n päivityskäyttö tulee mahdolliseksi. Myös hylätyt katsastukset on talletettava järjestelmään. Tietojen syötön jälkeen ajoneuvolle tulostuu rekisteröintikatsastusta koskeva todistus, kun päätös katsastuksesta talletetaan ATJ-järjestelmään (koskee myös hylättyä rekisteröintikatsastusta). Kyseinen jälkikäteen tulostettu todistus on toimitettava asiakkaalle. Tietoja jälkikäteen talletettaessa on katsastuspäivä muutettava järjestelmään todellista katsastuspäivää vastaavaksi, sillä järjestelmässä katsastuspäivän oletusarvona on kuluva päivä. Koska rekisteröintikatsastuksen tietojen tallennuksen yhteydessä tulostuu myös lopullinen rekisteröintikatsastustodistus, tulee asiakkaan ajoneuvon katsastukseen esittäneen henkilön yhteystiedot kirjata, jotta todistus voidaan katsastustoimipaikalta toimittaa oikealle henkilölle. Rekisteröintikatsastuksen asiakirjojen arkistointi on ATJ:n myötä siirtynyt AKEn hoidettavaksi, ja näin ollen myös katkon aikana tehtyjen katsastusten osalta toimitetaan AKEen. Asiakirjat lähetetään kuitenkin vasta sen jälkeen, kun katsastuksen tiedot on katkon jälkeen syötetty tietojärjestelmään. 4(7)

5 Koska rekisteröintikatsastuksen tuloste ( rekisteröintikatsastustodistus ) annetaan asiakkaalle eikä ATJ-järjestelmästä tulostu "katsastuskirjaa" kuten LTJ:stä, on katkon aikaisten ajoneuvojen rekisteröintikatsastustodistusten teknisistä osista syytä ottaa kopio, joka toimitetaan AKEen arkistoitavaksi muiden katsastusasiakirjojen yhteydessä. 5(7)

6 4. Muutoskatsastus (MK) Katsastustoimipaikka voi järjestelmäkatkon sattuessa rekisteröintikatsastuksien osalta siirtyä toimimaan kuten yliheiton aikanakin eli käytännössä katsastuksia voidaan tehdä ja tehdyt katsastukset syötetään järjestelmään jälkikäteen. Hyväksytyn muutoskatsastuksen ja teknisten tietojen korjauksen jälkeen asiakkaalle on annettava todistus muutetuista teknisistä tiedoista. Yleensä muutos kohdistuu vain muutamiin tietoihin rekisterissä, ja tämän vuoksi muutokset voidaan käyttökatkon aikana kirjata ylös asiakkaalla olevaan rekisteröintitodistukseen. Mikäli muutostietoja on paljon, käytetään vapaamuotoista liitettä teknisten tietojen kirjaamiseksi. Raskaan kaluston kytkentöjen yhteydessä on tarvittaessa syytä selvittää sallitut kytkentämitat ja massat manuaalilaskelmin. Lopulliset kytkentätiedot ajoneuvolle lasketaan ohjelmallisesti tietojen käyttökatkon jälkeisen syötön yhteydessä.. Alkuperäinen muutetuilla tiedoilla (muutokset tehdään käsin), leimalla ja muutospäiväyksellä varustettu rekisteröintitodistus annetaan asiakkaalle katsastuspäätöksen liitteeksi ja kopiot asiakkaalle annetuista asiakirjoista säilytetään katsastusasemalla tietojen myöhempää rekisteriin tallennusta varten. Katsastajan on tallennettava tekemiinsä katsastuksiin liittyvät tiedot ATJtietojärjestelmään. Tietojen jatkokäsittelyn ( mm. rekisteröinti ) kannalta on tärkeää, että käyttökatkon aikana hyväksyttyjen ajoneuvojen katsastustiedot syötetään mahdollisimman pian ATJ:n päivityskäytön tultua mahdolliseksi. Myös hylätyt muutoskatsastukset on tallennettava järjestelmään (ajoneuvolle viedään vireilläolo -rajoitustieto ja hylätty katsastuspäätös), mutta muutokseen liittyviä teknisiä tietoja ei syötetä järjestelmään ennen kuin katsastus hyväksytään. Tarvittaessa käytetään viretietoa hylkäyksen syiden dokumentoimiseksi. Tietojen syötön jälkeen ajoneuvolle tulostuu muutoskatsastusta tai teknisten tietojen korjausta koskeva todistus, kun katsastuspäätös/ muutoskatsastustapahtuma talletetaan ATJ-järjestelmään (koskee myös hylättyä muutoskatsastusta). Kyseinen jälkikäteen tulostettu todistus on toimitettava asiakkaalle. Tietoja jälkikäteen talletettaessa on katsastuspäivä muutettava järjestelmään todellista katsastuspäivää vastaavaksi, sillä järjestelmässä katsastuspäivän oletusarvona on kuluva päivä. Muutoskatsastuksen asiakirjojen arkistointi on ATJ:n myötä siirtynyt AKEn hoidettavaksi, ja näin ollen myös katkon aikana tehtyjen katsastusten osalta toimitetaan AKEen. Asiakirjat lähetetään kuitenkin vasta sen jälkeen, kun katsastuksen tiedot on katkon jälkeen syötetty tietojärjestelmään. Koska muutoskatsastuksen tuloste (muutoskatsastustodistus ) annetaan asiakkaalle eikä ATJ-järjestelmästä tulostu "katsastuskirjaa" kuten LTJ:stä, on katkon aikaisten ajoneuvojen muutoskatsastustodistusten teknisistä osista syytä ottaa kopio, joka toimitetaan AKEen arkistoitavaksi muiden katsastusasiakirjojen yhteydessä. 6(7)

7 5. Järjestelmän suorituskyvyn puutteen aiheuttamat toimet KATSAjärjestelmän tulostuksissa 5.1. Määräaikaiskatsastuksen tuloste Mikäli ATJ-järjestelmästä joudutaan kytkemään toiminnallisuuksia pois suorituskyvyn puutteen vuoksi, on järjestelmään kannalta mahdollista lopettaa rekisteröintikatsastustodistusten tulostaminen määräaikaiskatsastuksen yhteydessä. Tällöin siirryttäisiin toimimaan LTJ:stä tutulla tavalla, ja rekisteröintitodistus leimattaisiin aina hyväksytyn määräaikaiskatsastuksen yhteydessä Sidosryhmätulostuksen poistaminen Sidosryhmätulostuksen poistaminen aiheuttaisi sen, että KATSAjärjestelmän tulosteet tulisivat joko keskitetysti tai oheistulostukseen. Koska suurien rekisteröintitodistusmäärien postittaminen keskitetystä tulostuksesta jokaisen MAKin yhteydessä olisi varsin riskialtista, olisi perusteltua tällöin luopua koko MAKkien yhteydessä tulostettavista rekisteröintitodistuksista (edellinen kohta). 7(7)