Hankinnat ja kilpailutukset

Transkriptio

1 Hankinnat ja kilpailutukset klo 9:00 12:00 Erilaisten hankintatapojen vertailuja, toteutuksia ja hankintatoiminnan kulurakenteen selvittelyä. Kestävien hankintojen suorittaminen ja yhteistyö alihankkijoiden kanssa. Innovatiiviset hankinnat ja verkostoituminen resurssien säästämiseksi. CASE: KOKEMUKSIA HANKINNAN STRATEGIASTA JA ORGANISOINNISTA

2 Toimitusketjun käsite Hankinta Varastointi Tuotanto Markkinointi Hankintojen Kilpailutus Osto suunnittelu Vastaan otto Tavaran käsittely Kierrätys Palvelu Lähetys Pakkaus Hävikki Huo linta Huolto Vakuutus Tullaus Kuljetus Lastaus Kuljetustapa Jakelu Maksatus Laskutus Maksuehdot

3 Aika ajanut logistiikan ohi? Ajanhallinta, läpinäkyvyys ja luottamus tärkeimpiä tekijöitä toimitusketjun hallinnassa

4 Jos haluat tuottoa, keskity hankintaan Yhä tiukempi kilpailu pakottaa yrityksen keskittymään ydinosaamiseensa, kaikki muu on viisasta hankkia ulkopuolelta Tämä näkyy avoimena ulkoistamisena Toimittajalta ostetaan yhä pitemmälle räätälöityä palvelua tavaran ohessa.

5 Hankinnat ovat innovaatioyrityksen ydinosaamista Hankintojen osuus eri toimialojen yrityksissä Suomessa on keskimäärin 80 % kustannuksista. Liikevaihdosta % menee hankintoihin!! Toimitusketju koostuu yhä pienemmistä palasista ja monimutkaisuus kasvaa Yhteistyö on yksilön, ryhmän ja organisaation kannalta parempi vaihtoehtoehto kuin vastakkainasettelu (esim. ei lopputarkastusta ja vastaanottotarkastusta vaan luottamus laadusta) Verkostojen olemus ja pelisäännöt tärkeätä tuntea

6 Hankintatapoja (strategiapäätöksiä) Hankintatoimi = yrityksen ulkopuoliset hankinnat Uhat ja mahdollisuudet pohdinta hankintakokonaisuuden mukaan: tehdäänkö itse vai hankitaanko, ostetaanko vai vuokrataanko, paikallisilta, kansallisilta vai kansainvälisiltä, valmistajalta vai välittäjältä, määrät ja volyymiedut, toimittajayhteistyön tiiviys, paljonko varastoidaan, miten kuljetetaan, kuka hankkii, miten oheiskuluja seurataan

7 Hankintakokonaisuuden määritteleminen Nykyiset ostonimikkeet Niiden toimittajat Olemassa olevat hankintasopimukset Hankintahinnat Käyttövolyymit Hankinnat oheiskulut Hankittujen tuotteiden varastot

8 Hankintatoiminnan kustannukset HINTA Hallintokustannus Kuljetuskustannus Vastaanottokustannus Tarkastuskustannus Käsittelykustannus Varastointikustannus Tilauskustannus

9 Tee hankintakulukartoitus Huomaa ostoehtojen merkitys! (/ )

10 Hankintatoteutuksia Palvelusopimukseen liittyvät elementit SOPIMUS -yleiset sopimusehdot Palvelukuvaus Palvelutasosopimus Laatumittarit

11 Kilpailuttaminen Parhaimmillaan kumppani on ongelmanratkaisija omassa toimitusketjussaan Toimittajan valintakriteeri laatu ja toimitusvarmuus mieluummin kuin alhaisin markkinahinta Eettiset ohjeet toimittajayrityksille; ympäristöön ja sosiaaliseen vastuuseen liittyvä toimittajavastuu -> monitorointi Toimittajia joutuu kouluttamaan

12 Kilpailuttaminen Osaaminen ja suositukset Kustannusvertailu Maksuehdot ja alennukset Resurssit Laatu Kehittymismahdollisuus Toimitusvarmuus ja luotettavuus Arvot ja yrityskulttuuri Omistuspohja Sitoumukset muiden kanssa Tavarantoimittajia: www. Europages.com, purchasing.com Markkinapaikkoja: globalsourcing.com, yrittajanaiset.fi Projekteja: (halvin saa projektin tehtäväkseen)

13 Toimittajien hallintaprosessi Palaute toimittajayrityksille esim. sijaluku Kehittämistoimenpiteet yhdessä toimittajien kanssa Hyvä IT-tuki, järjestelmätuki Miten yhteistyö myynnin kanssa järjestetään?

14 Kestävät hankinnat Turhan ja hukan elimoinointia Parempaa tilansuunnittelua Maantieteellinen sijoittuminen Ennakoivaa huoltoa Energian kokonaiskulutus Energiamuodot, CO 2 -päästöt Pisteytysjärjestelmät Ostopäätöksiä tehdessä katsotaan jakeluketjun juurille asti Paluulogistiikka, kierrätettävyys ja uusiokäyttö Pakkaustekniset innovaatiot jakeluketjussa toimivien yhteistyön tuloksena FTL pitkille etäisyyksille ja lyhyille LTL Älykäs reititys, rahtitilan optimointi, polttoaineen kulutuslukemat, tonnikm Ostojen harventaminen ->vaikutus? Jakeluterminaaleja varastoinnin sijaan, hoidetaan noutokuljetukset samalla kertaa

15 Kestävät hankinnat Selvillä olemisen velvoite Ympäristöraportointi on yksi tapa valmistautua globaaleihin tilanteisiin Vapaaehtoinen yritysvastuun raportointi kannattaa Suomessa ei lakisääteistä velvoitetta; Suomi on johtava maa ympäristöraportoinnissa (Ruotsissa ja Tanskassa lakeja) Innovaatioiden ja parhaiden käytäntöjen raportoinnilla voi löytää kilpailuetua Toimittajasuhteet syvenevät

16 Innovatiivisuutta hankintaan Varastojen hajakeskittäminen Keskitetty varasto on kustannustehokas Paikallisvarastossa hyvä palvelutaso varaston optimointi tärkeää Omat tai yhteiset keskukset Call center, hallintokeskus, asennuskeskus, jakelukeskus, logistiikkakeskus, globaali toimittajaverkko Kaupan kehitys Hyllytilaa, jonka ylläpito tavarantoimittajalla Tuotetietoja, vaihtoehtoja netistä Hyödynnä toimittajan innovaatiokyky

17 Kumppanuusvertailu (Benchmarking) Perinteisesti toimiva yritys voi pohtia, onko mahdollista muokata toimintaa: kotiinkutsuista -> oikeiden toimittajien valintaan tuttujen toimittajien kilpailutuksesta -> uusien etsintään alennusneuvotteluista -> kokonaiskustannusten mallintamiseen kustannusvastuiden siirtelystä -> koko ketjun kustannustehokkuuden optimointiin Mutta Kopioiminen muilta yrityksiltä voi johtaa ongelmiin päähuomio omiin resursseihin, organisointiin ja koulutukseen, ei niinkään yksittäisiin tehtäviin tai rutiineihin liiketoimintaympäristö ja aiempi kehitys määrittelevät suhteet toimittajamarkkinoihin

18 Yhteistyö, alihankinta ja kumppanuus Alihankkija B Alihankkija A Riskejä: Tiivis yhteistyö johtaa riippuvuuteen yhdestä toimittajasta Sinisilmäinen oletus tavoitteiden yhdensuuntaisuudesta Vaikeus valvoa toimittajan kehittymisen suuntaa Avointen kirjojen näennäisyys Kilpailun luoman tehostamispaineen menetys Vaikeus saada oikeudenmukainen kateosuus ketjun tehostumisesta Yhteismyyntiyhtiö OY

19 Säännöllinen seurantamittaristo Alihankkija A Alihankkija B Perustavoitteiden täyttäminen tarkistetaan (laatu, määrä, puutteettomuus, ajoitus, palvelu, asenne ja muut operaatioihin liittyvät mittarit) Suhtautuminen ongelmiin ja kyky ratkaista ne, pyrkimys palvelun jatkuvaan parantamiseen Jatkuva kustannustason alentaminen, yhteisten prosessien parantaminen Yhteiset innovaatiot ja tekninen kehittäminen, yhteisten kykyjen ja resurssien kehittäminen Vakioraportteja, yhteistyötiimejä, tiiveimmillään ohjausta kuten perheenjäsenen kohdalla Yhteismyyntiyhtiö OY

20 Julkiset hankinnat Hankintaprosessi on määrämuotoinen, avoin ja läpinäkyvä (HILMA) Monimutkaisia palvelukokonaisuuksia Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat ilmoitetaan HILMAssa. Kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen osalta sovelletaan hankintayksiköiden omaa ohjeistusta. Kansalliset kynnysarvot euroon Toimittaja valitaan vain arviointi- ja pisteyttämisperustein Yleisimmät ongelmat: Tarjousten vertailussa ei käytetty ilmoitettuja arviointikriteereitä Tyytymättömyys omaan tai kilpailijan saamaan pistemäärään Tarjoukset eivät vastaa tarjouspyyntöä Sorrutaan jälkitinkimiseen (kiellettyä).

21 Hankinnan onnistuminen Keskitytään vain olennaisen seurantaan Jos tavoite ostohintojen minimointi, mitataan ostohintojen kehitystä - laadun kärsimättä Toimittajan ja yhteistyön suoritustason arviointi keskeisillä avainalueilla Jatkuvan kehityksen mittaamiseksi: Onko löytynyt vaihtoehtoisia ratkaisuja, toimittajia ja ideoita,? Miten kustannusrakennetta on pystytty kehittämään? Mitä hyötyjä on luotu loppuasiakkaalle? Säännölliset asiakaskyselyt

22 Laatumittarin rakentaminen Mitä ei mitata, ei voi johtaa. Kokonaistoimiset tehokkuuden mittarit

23 Hankinnan kehitysvaiheet

24 Verkostoituminen Kustannusten hallintaa yhteistyöllä Esimerkki: yksi jakeluauto kerää tavarat useammasta kohteesta, myös kilpailijoilta. Päästään kilpailuttamaan kaikkia yrittäjiä rasittavaa kustannusta tehokkaammin Ei ole järkeä lähettää jakeluautoa puolityhjänä, jos tilan voi myydä sitä tarvitsevalle Purkukohteissa vähemmän ruuhkia

25 Analysoi hyvin Hyödynnä hankintojen ja hankintatoimen globalisoituminen Kulttuurisidonnaista tietotaitoa hankintatoimeen!