Hankinnat ja kilpailuttaminen. Leena Karjalainen

Transkriptio

1 Hankinnat ja kilpailuttaminen Leena Karjalainen Sivu

2 Hanki huolella Nämä ohjeet koskevat maaseuturahastosta ohjelmakaudella rahoitettavia hankkeita Muutoksia voi tulla, mm. hankintalain uudistus menossa Hankinta tarkoittaa palvelua, laitetta, tavaraa, urakkaa Hankintoja tehtäessä on aina selvitettävä kustannusten kohtuullisuus eli yleinen hintataso Hankintamenettelyt kuvattava jo hankesuunnitelmassa - maininta että hankinnat kilpailutetaan lainmukaisin menettelyin Hintatason selvitys ja mahdollinen kilpailutus tehdään jo rahoituksen hakuvaiheessa Sivu

3 Hankinnan suuruus määrää menettelyn: milloin sovelletaan hankintalakia? Laki julkisista hankinnoista ( /348) Yli 50 %:n tuki tuo hanketoimijan lain piiriin, jos kansalliset kynnysarvot ylittyvät Kynnysarvot: - Tavara- ja palveluhankinnat (ilman ALV) - Rakennusurakat (ilman ALV) Sivu

4 Hankinnan suuruus määrää menettelyn: Valtioneuvoston asetus maaseudun hanketoiminnan tukemisesta Valtioneuvoston asetus maaseudun hanketuesta: Jos hankintaan ei sovelleta lakia julkisista hankinnoista, voidaan käyttää Viitekustannuksia tai jos eivät käytettävissä, tulee toimittaa Yli 2500 :n hankinnoista selvitys tavanomaisesta hintatasosta, riittävä määrä tarjouksia tai muu selvitys, jonka perusteella kustannusten kohtuullisuus on mahdollista arvioida Sivu

5 Onko kyseessä rakennusurakka vai palvelut ja tavarat? Ylittääkö hinta ja onko tuki yli 50%? Ylittääkö hinta ja onko tuki yli 50%? Ei. Onko hankinnan arvo yli 2500 vai sen alle? Kyllä. Laki julkisista hankinnoista, HILMAjärjestelmä Ei. Onko hankinnan arvo yli 2500 vai sen alle? Yli Vaihtoehdot hintatason selvittämiselle: Alle 2500 Yli Vaihtoehdot hintatason selvittämiselle: Suunnittelija (arkkitehti tmv.) käyttää viitekustannuksia kustannusarviossa. ELY-keskus tarkistaa hakemusvaiheessa. Hintatason selvitys. Pakollinen, jos hankinta 2500 tai yli. Suositellaan pienempiinkin hankintoihin. Tarjouspyyntömenettely. Suositellaan yli 2500 hankinnoissa, ei pakollinen. Helpoin tapa tehdä hankinta, jos muita kriteereitä kuin hinta. Sivu

6 Sivu

7 Tarjouspyyntömenettely Tarjouskilpailumenettelyä voi käyttää yli 2500 euron hankinnoissa. Laki ei sitä edellytä, mutta tarjouskilpailumenettely on usein helpoin tapa tehdä hankinta, jos haluaa käyttää valintaperusteena muutakin kuin hintaa. Tarjouspyynnön sisältö: - kuka tarjousta pyytää - mitä tarjouspyyntö koskee, mitä aiotaan hankkia - tilausmäärä, kappalemäärä tms. - millä perusteella valinta tehdään (hinta vai kokonaistaloudellinen edullisuus, valintaperusteet) - muita hakijalle tärkeitä seikkoja, esim. mihin mennessä pitäisi toimittaa, vaaditaanko tarkkoja teknisiä ominaisuuksia jne. - mihin mennessä tarjous pitää antaa ja mihin osoitteeseen Sivu

8 Tarjouspyynnön käytännöistä Tarjouspyynnön voi helpoimmin lähettää tarjoajien sähköpostiin. Tarjouksia on pyydettävä vähintään kolmelta tarjoajalta. Kun tarjoukset on saatu, niiden tiedot kootaan yhteen ja päätetään, kuka tarjoajista täyttää valintaperusteet parhaiten, jos kyseessä on muu peruste kuin hinta. Valintapäätös perustellaan kirjallisesti ja allekirjoitetaan. Tarjouspyyntö, kenelle tarjouspyynnöt on lähetetty ja saadut tarjoukset tallennetaan arkistoon ja toimitetaan maksuhakemuksen yhteydessä Hyrrä-järjestelmään. Sivu

9 Hankinnan valintaperusteet tarjouskilpailun jälkeen Hinnan ei tarvitse olla ainoa valintaperuste. Kokonaistaloudellinen edullisuus tarkoittaa sitä, että valitun tuotteen laatu on muita parempi tai tuote soveltuu parhaiten hakijan käyttöön. Mahdollisia kriteerejä ovat myös esimerkiksi toimitusvarmuus, etäisyys, osaaminen jne. Tärkeintä on, että tehty valinta perustellaan ja mainitaan valintaperusteet jo tarjouspyynnössä. Muistiinpanot säilytetään hankkeen muiden asiakirjojen tapaan ja toimitetaan Hyrrään maksatuksen yhteydessä. Sivu

10 Hintatason selvitys Yli 2500 euron suuruisissa hankinnoissa on toimitettava selvitys tavanomaisesta hintatasosta. Suositellaan myös pienemmille hankinnoille. Tavanomaisella hintatasolla tarkoitetaan tavaran- tai palveluntoimittajan yleisesti käyttämiä hintoja. Tavanomainen hintataso voidaan selvittää monella tavalla - Julkisten hankintojen viitekustannuksilla - Nettikaupoissa tai esimerkiksi vertaa.fi osoitteessa - Sähköposti- tai puhelintiedustelulla - Käymällä myymälässä katsomassa - Muista tehdä muistiinpanot! Sivu

11 Hintatason selvityksen dokumentointi Hintatason selvityksestä on tehtävä muistiinpanot, joista käy ilmi: - mitä oltiin ostamassa - mistä hinnat/tarjoukset on saatu - hinnat/tarjoukset - mikä valitaan, lyhyet perustelut (paras laatu, halvin hinta, toimitusaikataulu tms.) Vertailu arkistoidaan yhdessä hankkeen muiden papereiden kanssa ja toimitetaan maksatuksen yhteydessä Hyrrään. Sivu

12 Kiitos! keskisuomenmaaseutu.fi/jyvasriihi Sivu