Minna Dammert

Transkriptio

1 Minna Dammert Pitkän aikavälin strategia Yleensä poliittinen päätös, mutta voisiko sisäinen palvelutuottaja itse olla aktiivinen? Palvelukilpailutusprosessi edellyttää noin vuoden toteutusaikaa Toimialarajoen yli tarpeiden tarkastelu, esim. kotiateriat kauppakassi ruoka ja siivous/kiinteistöpalvelut, kouluisäntäpalvelut Omien sopimusvelvoitteiden tarkastelu, esim. kuljetukset, työvaatteet, elintarvikkeet jne. 1

2 Henkilöstön eläköityminen Kilpailutilanne Tuotantotilojen puute Mahdollisuus kilpailuttaa ruokatuotteiden valmistaminen, jättää palvelu omaksi työksi Kustannukset Halutaan luopua esim. sellaisesta osakokonaisuudesta, joka ei ole kunnan järjestämisvastuulla Kotiateriat Peruspalveluiden ulkoistaminen Nettobudjetoitu yksikkö tai liikelaitos ei voi myydä tukipalveluita yrityksille Tilaaja Tilaajan näkemys laatutasosta Tilaajan sitoutuminen määriin Ei välttämättä osaamista substanssista ja/tai kilpailuttamisesta Tuottaja Osaamista ainakin substanssista Mahdollisuus valvoa sopimusehtojen toteutumista Vääristääkö kilpailutilannetta? Ulkoistetaanko ne kohteet, mitkä itsellekin haastavia Siirtyykö ulkoisen palvelutuottajan liikesalaisuuksia kilpailijalle Tilaaja-tuottajamalli hämärtyy 2

3 Ruoka- ja siivous ainakin aina pakettina Myös isoissa kohteissa tarvitaan yhdistelmätehtävänkuvauksia Ei ripellyksiä, vaan kokonaisuus, joka mahdollistaa järkevän liiketoiminnan Kaupan pilkkominen pieniin osiin Vähentää tarjouspyynnön houkuttelevuutta Lisää valvontatyötä PK-yrityksien huomiointi Ruoka- ja siivouspalvelun toimintavarmuusvaatimukset tiukat ja toimialan katetaso alhainen, ei kiinnosta pk-yrityksiä Mahdollisesti toimitusvarmuus- ja laatuhaasteita Varataan noin vuosi aikaa Omasta palvelusta kirjataan palvelukuvaukset ja lasketaan totetumaperusteinen hinta eri palvelutuotteille kohteittain Tavataan potentiaaliset palvelutuottajat Kerrotaan, mitä aikomuksena Kuullaan, millaisia toiveita Päätös, mitä ja milloin Vuodenvaihde ei paras mahdollinen aloitusajankohta Mikäli liikkeenluovutus, suunnitellaan yt-menettely Kirjataan tarjouspyyntö, palvelukuvaukset, vastuunjakotaulukot, alustava sopimus ja hinnoittelulomakkeet ajoissa Kommenttikierrokset ainakin tilaaja-asiakkailla Juridinen tarkastelu 3

4 Laatuvertailu kyseenalainen; on osattava määrittää haluttu laatu ja kysyä sille hintaa Varottava turhan tarkkoja määrityksiä, jotta toiminnoilla mahdollisuus uudistua Satojen sivujen pituiset tarjouspyynnöt ja tarjoukset Suositus: kumpikin osapuoli kertoo vain oleellisen Kysytään hintaa toteutuvan ateriamäärän pohjalta, ei kokonaispotentiaalin Henkilöstön pätevyysvaatimukset tiukat, mutta realistiset Paketoidut kokonaisuudet nostavat yleensä hintaa Erillishinnoitellut välitystuotteet Päiväkodeissa erikseen aamupala, lounas, välipala Tilaaja ei sitoudu ostomääriin totta kai on sitouduttava, määrämuutos muuttaa hintaa Toimittajan käyttöön jäävät laitteet ja mahdollisesti astiat, pitää olla selkeä ja kattava listaus Ei tiukkoja määrityksiä ruokalistalle Erityisruokavalioille eri hinta ja pelisääntö Valvonta-ateria on samanhintainen kuin muukin henkilöstöateria Ravitsemussuosituksien täyttäminen tulee mainita niin, että pitkällä aikavälillä ravitsemussuosituksien periaatteet täyttyvät (ei päivä- ja ateriatasolla) Retkieväät, erillinen hinnasto 4

5 Kysytään hintaa siivottavien neliöiden pohjalta kohteittain, ei bruttoneliöiden Järkevä työnjako tilaajien kanssa Ei tiukkoja määrityksiä siivousajankohdalle On tarkkaan harkittava tarjouspyynnössä, vaaditaanko tiettyä tuntimäärää vai ostetaanko haluttua laatua Kysytään kuitenkin työtunnit sekä pidätetään oikeus tarkastaa toteutuneet työtunnit Siivouksen laadun omavalvonta ja raportointi Tarvittaessa ulkopuolisen arvioijan käyttö Perus- ja jaksosiivousten maksaminen vasta kun työ on tehty Molemminpuolisia ja kohtuullisia Tähdellisiä oikeasta haitasta pitää tietenkin maksaa korvauksia Toistuvuus on myös tärkeä näkökulma Mitä palvelupoikkeamia sanktioidaan, tilastoidaan myös omasta toiminnasta Sanktiomaksu tai muu korvaus suunnataan sille taholle, joka vahingon on kärsinyt 5

6 Reklamaation vasteaika yli kaksi arkipäivää Oiva-arvosana ei ole vähintään hyvä tuottajasta johtuvasta syystä Ruuan laatu- tai/ja riittävyysongelmat toistuvia Erityisruokavalioasiakas saa väärän tuotteen Asiakasyhteydenpitoa tai asiakaskyselyjä ei ole toteutettu sovitusti Jakso- tai vuosisiivoukset tehdään merkittävällä viiveellä, siivouksen omavalvontaraportteja ei toimiteta sovitusti Siivouksen laatu ei ole huomautuksista huolimatta sovitulla tasolla, mielellään kolmannen osapuolen arvioinnin mukaan Kumpikin sopimusosapuoli perehdyttää yhdessä ja erikseen oman henkilökuntansa sopimuksen sisältöön tarvittavilta osin, jotta molemmilla osapuolilla on yhtenevä käsitys sovitusta palvelusta ja sen laadusta Vanhempien, omaisten, median ym. sidosryhmien tiedottaminen Etenkin sopimuksen alkuvaiheessa tiivis yhteydenpito, esim. palautepalaverit Kohtuullinen maksuaika Laskujen maksaminen ajallaan 6

7 Ulkoistetaan kerrallaan liian pieni kokonaisuus/pilkotaan osiin, ei ulkoisteta tehokkuutta mahdollistavaa kokonaisuutta Paketoidut palvelut nostavat joissakin tapauksissa hintaa Liikkeenluovutukset Kouluruuan arvonlisäverokohtelu Oman toiminnan kustannuksia ei tunneta, tuotteistamista ei ole tehty kustannusetu ei ole näkyvä (esim. hinnoittelu asiakaspotentiaalin mukaan) Ulkoiselta toimijalta vaaditaan enemmän ja parempaa kuin omalta toiminnalta on vaadittu Toimitilavuokrat siirtyvät palvelutuottajalle, joka laskee katteen myös tästä kulusta Sopimuskauden pituus minimissään 3 vuotta + erikseen yhdessä sovittavia optiovuosia Optiovuosien käyttöönotosta päätetään yhdessä Hintaa voidaan pyytää tarjouspyyntövaiheessa esim. kahdelle ensimmäiselle vuodelle Hintaneuvottelujen perusteeksi vaaditaan tarkat tuoteryhmä- ja toimipaikkakohtaiset perustelut Tuottajan tulee esittää myös hinnankorotustarpeen eliminoivia tai minimoivia vaihtoehtoisia tuote- ja palveluratkaisuja Mahdollisuus irtautua puolin ja toisin sopimuksesta esim. tilanteissa Jos palvelun laatu ei vastaa sovittua Jos palvelumäärät eivät vastaa tarjouspyynnössä esitettyä Avustamisvelvollisuus palvelutuottajan vaihtuessa 7